QuickBooks Desktop ngừng bán: ở lại, chuyển hay đổi phần mềm

QuickBooks Desktop ngừng bán: sản phẩm nào bị ảnh hưởng, và tôi nên làm gì?

Intuit đã ngừng bán gói đăng ký mới tại Hoa Kỳ cho một số sản phẩm Desktop và không còn làm các phiên bản không đăng ký. Danh mục hỗ trợ của Intuit nêu rằng từ ngày 1 tháng 10 năm 2024, Intuit không còn bán gói đăng ký mới cho các sản phẩm dưới đây, và vẫn tiếp tục cập nhật bảo mật, cập nhật sản phẩm và hỗ trợ cho người đăng ký hiện tại.

Danh mục hỗ trợ không nêu ngày kết thúc cho các sản phẩm Plus. Điều khoản giấy phép của Intuit nêu rằng Intuit giữ quyền ngừng cung cấp phần mềm và hỗ trợ theo các chính sách ngừng cung cấp, nên tình hình có thể thay đổi. Các ngày và điều khoản này do Intuit đưa ra, không phải IRS, và Intuit có thể thay đổi. Điều khoản giấy phép được viết cho một phiên bản Desktop, nên hãy kiểm tra điều khoản của phiên bản bạn dùng.

Ít rủi ro hơn khi tệp công ty Desktop chỉ có vài năm lịch sử, không có bảng lương và bạn định tiếp tục gia hạn. Nhiều rủi ro hơn khi bảng lương chạy qua tệp, bạn theo dõi hàng tồn kho hoặc giữ nhiều công ty, tệp có nhiều năm dữ liệu, hoặc bạn không muốn đăng ký gói mà chưa có kế hoạch. Trong các trường hợp đó, ngày bạn rời đi, phần nào được chuyển và phần nào giữ lại làm lưu trữ đều liên quan đến bảng lương, ngày kết thúc năm và tờ khai thuế, nên cần quyết định trước khi đến ngày gia hạn hoặc ngày hết hạn.

Hãy chuẩn bị trước khi chọn:

• Gói sản phẩm (edition) và phiên bản bạn đang dùng, cùng ngày gia hạn.
• Bảng lương có phải là gói đăng ký riêng không, và khi nào gia hạn.
• Dung lượng tệp và số năm lịch sử trong tệp.
• Một bản sao lưu đầy đủ của tệp công ty.
• Ai khác mở tệp này (kế toán hoặc nhân viên ghi sổ của bạn), và họ dùng phiên bản nào.

Chuyện gì xảy ra khi gói đăng ký QuickBooks Desktop của tôi kết thúc?

Khi gói đăng ký Desktop kết thúc hoặc hết hạn, điều khoản giấy phép của Intuit nêu rằng giấy phép chấm dứt, phần mềm bị vô hiệu hóa trên máy tính của bạn và hỗ trợ ngừng. Điều này kể cả khi bạn chỉ đơn giản không gia hạn.

Điều khoản nêu cả việc phần mềm bị vô hiệu hóa lẫn việc tệp có thể mở ở chế độ chỉ xem, và không giải thích hai điều này khớp nhau thế nào. Quyền chỉ xem không phải là một kế hoạch an toàn: điều khoản gắn nó với việc cập nhật lên phiên bản mới nhất trước, và quyền chỉ đọc bổ sung là theo quyết định riêng của Intuit. Hãy giữ bản sao lưu gốc và các báo cáo, và quyết định cách mở bản sao lưu sau khi hủy (bước 3 bên dưới). Bài viết về chuyển sang Online của Intuit nhắc đến giai đoạn chỉ xem trong phần chữ của video, nhưng điều khoản không quy định giai đoạn nào.

Lịch sử của tôi sẽ ra sao khi QuickBooks Desktop ngừng bán?

Theo điều khoản của Intuit, tệp công ty vẫn nằm trên thiết bị của bạn khi gói đăng ký kết thúc, nên lịch sử không bị xóa. Điều bạn có thể mất là khả năng mở và dùng tệp. Trang chuyển đổi của Intuit nêu rằng sau khi chuyển sang Online Advanced, bạn vẫn giữ tệp công ty Desktop.

Hủy gói không chuyển nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ sang Intuit. IRS nêu rằng người nộp thuế tự chịu trách nhiệm giữ sổ sách và hồ sơ của mình. Quy định về hồ sơ của Bộ Tài chính Hoa Kỳ bổ sung rằng hồ sơ phải luôn sẵn sàng để kiểm tra chừng nào nội dung còn có thể liên quan đến bất kỳ luật thuế nào (26 CFR 1.6001-1(e)). Hãy coi tệp bạn đang giữ là bản gốc, và sao lưu trước khi gói đăng ký kết thúc (các bước nằm ở phần hồ sơ IRS bên dưới).

Chuyện gì xảy ra với bảng lương nếu gói đăng ký Desktop hết hạn?

Bảng lương cho Desktop là một gói đăng ký riêng. Nếu chính gói đăng ký Desktop hết hạn, giấy phép chấm dứt và phần mềm bị vô hiệu hóa, nên không thể chạy bảng lương trong đó. Nếu chỉ gói bảng lương hết hạn, điều khoản giấy phép của Intuit nêu rằng bạn vẫn giữ giấy phép Desktop đến hết thời hạn phần mềm, nhưng mất các dịch vụ bảng lương.

Cũng các điều khoản đó nêu:

• Nếu gói bảng lương hết hạn, bạn không thể xử lý bảng lương bằng bảng thuế hoặc biểu mẫu của Intuit cho đến khi gia hạn gói và cập nhật phiên bản mới nhất.
• Nộp thuế lương điện tử và chuyển lương trực tiếp đều cần gói bảng lương còn hiệu lực và giấy phép hợp lệ cho phiên bản phần mềm tương thích, còn được hỗ trợ.
• Không kết nối thường xuyên với dịch vụ bảng lương có thể dẫn đến khấu trừ thuế không chính xác.

Gói bảng lương hết hạn làm ngừng việc chạy bảng lương bằng bảng thuế và biểu mẫu của Intuit, nên ngày gia hạn bảng lương có thể là hạn sớm hơn. Việc này không tạm dừng các khoản nộp thuế lương hay tờ khai của người sử dụng lao động: người sử dụng lao động vẫn chịu trách nhiệm (IRS), và người có trách nhiệm cố ý không nộp thuế đã khấu trừ có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân theo tiền phạt thu hồi thuế ủy thác, tức khoản phạt thu hồi thuế ủy thác. Trước khi bảng lương trong Desktop kết thúc, hãy quyết định ai nộp các khoản còn lại và ai nộp các tờ khai cùng Form W-2 còn lại. Lịch sử bảng lương cần một nơi lưu dù dùng phần mềm nào; thời hạn lưu hồ sơ thuế lương nằm trong nên giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu. Đổi đơn vị làm lương giữa năm: đổi đơn vị làm lương.

Ở lại Desktop, chuyển sang Online, nâng cấp, hay đổi phần mềm?

Lựa chọn tùy vào việc bạn còn gia hạn được bao lâu, tệp chứa gì và bảng lương có chạy qua tệp không. Trang nâng cấp của Intuit nêu rằng việc chuyển phụ thuộc vào sản phẩm bạn chuyển sang và lượng dữ liệu bạn mang theo.

Ở lại là quyết định gia hạn được đưa ra mỗi năm. Chuyển là một dự án có ngày cụ thể. Trường hợp doanh nghiệp đã lớn hơn sản phẩm là một câu hỏi khác: khi doanh nghiệp vượt quá QuickBooks.

Có phần mềm kế toán desktop không đăng ký không, và nếu tôi không muốn đăng ký gói thì sao?

Từ Intuit thì không: các trang của Intuit không liệt kê sản phẩm Desktop không đăng ký nào đang bán. Danh mục hỗ trợ của Intuit nêu rằng Intuit không còn làm các phiên bản Pro, Premier và Mac không đăng ký, và hướng người mua đến gói đăng ký Enterprise hoặc QuickBooks Online. Phần mềm khác là một lựa chọn riêng, được nêu ở hướng thứ ba dưới đây.

Nếu bạn không muốn đăng ký gói, còn ba hướng:

• Tiếp tục gia hạn gói đăng ký bạn đang có, chừng nào Intuit còn nhận gia hạn.
• Dùng bản bạn đã sở hữu. Danh mục hỗ trợ của Intuit không nêu điều gì áp dụng cho bản không đăng ký cũ, và bản đó có giấy phép riêng. Điều khoản giấy phép nêu rằng khi một phiên bản bị ngừng, Intuit không cung cấp thêm cập nhật, hỗ trợ hay bản tải thay thế, các dịch vụ kết nối như tải dữ liệu ngân hàng sẽ hết hạn, và phần mềm có thể ngừng hoạt động hoặc mất an toàn. Chính sách ngừng cung cấp của Intuit nêu một số phiên bản cũ, như Desktop 2023, là đã ngừng. Hãy kiểm tra giấy phép của bạn và chính sách đó cho phiên bản bạn dùng, và xem bảng lương còn chạy được không.
• Chuyển sổ sách sang phần mềm khác. Đó là lựa chọn phần mềm và một lần chuyển đổi: phần mềm rẻ hơn mà kế toán của bạn hỗ trợ.

Dù chọn hướng nào, hãy sao lưu đầy đủ tệp công ty trước (các bước nằm ở phần hồ sơ IRS bên dưới). Nếu không có kế hoạch, ngày gia hạn sẽ trở thành hạn chót.

Làm sao giữ dữ liệu QuickBooks Desktop cũ ở dạng đọc được cho IRS?

Hãy giữ nguyên tệp sao lưu đầy đủ của công ty, không chỉnh sửa, cùng thông tin đăng nhập quản trị viên, và các báo cáo cuối năm. IRS nêu rằng nhân viên kiểm tra thuế yêu cầu tệp sao lưu phần mềm từ sớm trong cuộc kiểm tra, kèm tên đăng nhập và mật khẩu quản trị viên, trong phần lớn trường hợp sổ sách được lưu bằng phần mềm (hỏi đáp của IRS). Một cuộc kiểm tra hẹp, như chỉ một khoản chi phí, có thể không cần tệp này.

Hỏi đáp của IRS cũng nêu:

• Bản sao lưu là bản sao chính xác của sổ ghi chép gốc. Báo cáo đã chuyển sang bảng tính không thể được kiểm tra theo cùng cách.
• Tệp mới được dựng bằng cách nhập lại giao dịch không phải là bản sao của sổ gốc, và không đáp ứng yêu cầu cung cấp tài liệu.
• Nén dữ liệu (condense) thay chi tiết của các giao dịch cũ, đã đóng trong tệp đang dùng bằng các bút toán tóm tắt. Dữ liệu đã nén không được chấp nhận cho các năm đang bị kiểm tra. Các kỳ trước chỉ được nén nếu dữ liệu nén không chứa giao dịch nào được tạo hoặc sửa trong các năm đang bị kiểm tra, và không chứa giao dịch nào từ các năm trước mà ảnh hưởng đến chúng. IRS có thể yêu cầu bản sao lưu trước khi nén hoặc tệp lưu trữ nếu cuộc kiểm tra mở rộng.
• Nhân viên kiểm tra thuế có thể yêu cầu tháng trước và tháng sau của năm, tức khoảng mười bốn tháng, để kiểm tra việc cắt kỳ, và yêu cầu khoảng thời gian rộng hơn nếu chưa đủ.

Publication 583 nêu thêm rằng hồ sơ trên máy tính phải đối chiếu được với sổ sách và tờ khai của bạn, kèm mô tả hệ thống máy tính, và bạn phải giữ chừng nào chúng còn có thể liên quan đến bất kỳ luật thuế nào. Mỗi loại hồ sơ phải giữ bao lâu: nên giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Trước khi gói đăng ký kết thúc:

1. Cập nhật lên bản phát hành mới nhất. Điều khoản của Intuit gắn việc chuyển sang chế độ chỉ xem với bước này.
2. Sao lưu đầy đủ tệp công ty. Giữ hai bản ở hai nơi riêng biệt.
3. Mở hoặc khôi phục bản sao lưu trên máy tính vẫn chạy phần mềm, để biết bản sao lưu dùng được. Sau đó quyết định cách mở nó khi gói đăng ký đã kết thúc; điều khoản của Intuit nêu rằng gói đăng ký mới tương thích có thể khôi phục toàn quyền truy cập. Hãy giữ kế hoạch đó cùng bản sao lưu và thử lại khi máy tính hoặc phần mềm thay đổi.
4. Ghi lại ai giữ thông tin đăng nhập quản trị viên.
5. Lưu báo cáo cuối năm dưới dạng PDF và bảng tính. Danh sách đầy đủ: hồ sơ cần giữ khi hủy QuickBooks.
6. Không nén, xóa hay nhập lại tệp lưu trữ.

Nên chuyển bao nhiêu lịch sử, và nên lưu trữ bao nhiêu?

Hãy chuyển những gì hệ thống mới cần để chạy và lưu trữ phần còn lại. Không có quy tắc nào ấn định con số. Quy tắc của IRS nói về tệp gốc, không phải bản sao bạn chuyển đi. Intuit cho phép chuyển một phần hoặc toàn bộ dữ liệu: giao dịch trong một khoảng ngày, số dư, các danh sách cụ thể, hoặc chỉ danh sách và số dư (khách hàng, nhà cung cấp, hệ thống tài khoản kế toán, nhân viên và mặt hàng).

Bài viết về chuyển sang Online của Intuit yêu cầu chỉ số Total Targets, tức phép kiểm tra dung lượng tệp, phải là ít hơn 4.000.000 targets, và nêu rằng nếu cao hơn thì hãy nén dữ liệu trước. Hãy sao lưu đầy đủ trước khi nén, vì việc nén xóa chi tiết khỏi tệp đang dùng. Bản lưu trữ là bản sao lưu gốc, không chỉnh sửa.

Ngày chuyển đổi, bảng cân đối thử đầu kỳ và lượng lịch sử cần mang theo: đổi phần mềm kế toán giữa năm.

Tôi cần kiểm tra và sao lưu gì trước khi chuyển bất cứ thứ gì?

Hãy kiểm tra tệp, quyền truy cập và thời gian, rồi sao lưu. Với việc chuyển sang Online, bài viết của Intuit nêu:

• Cập nhật QuickBooks Desktop lên bản phát hành mới nhất.
• Đăng nhập bằng quản trị viên công ty, có quyền quản trị cả tệp Desktop lẫn tài khoản Online.
• Người dùng Mac trước tiên lưu một bản sao lưu của tệp công ty dành cho Windows.
• Intuit cho 90 ngày theo lịch để chuyển dữ liệu nếu bạn tự đăng ký Online, và lâu hơn nếu kế toán của bạn đăng ký. Bài viết không nói thời gian bắt đầu tính từ khi nào, nên hãy xác nhận trước khi tạo tài khoản Online.
• Đọc danh sách các mục không chuyển được của Intuit. Đối chiếu với những gì tệp của bạn dùng: bảng lương, hàng tồn kho, nhiều công ty, báo cáo tùy chỉnh.
• Sau khi chuyển, chạy cùng các báo cáo cho cùng ngày và cùng cơ sở kế toán ở cả hai sản phẩm rồi so sánh, ví dụ báo cáo kết quả kinh doanh từ đầu năm đến nay và bảng cân đối kế toán cùng một ngày.

Sau đó thêm các bước kiểm tra riêng của bạn: hóa đơn và phiếu thanh toán còn mở, tình trạng bảng lương và kỳ lương gần nhất, và các tờ khai đã nộp cho từng năm trong tệp. Nếu chỉ một phần lịch sử được chuyển, hãy so sánh số dư đầu kỳ và các kỳ bạn đã mang theo, và ghi lại những chênh lệch bạn dự kiến. Các bước sao lưu nằm ở phần hồ sơ IRS ở trên. Khi gói đăng ký Desktop kết thúc, phần mềm bị vô hiệu hóa, nên hãy so sánh khi nó còn mở được. Chênh lệch bạn không giải thích được: số dư bị lệch khi chuyển từ Desktop sang Online.

Khi nào nên đợi đến cuối năm mới chuyển, và khi nào không nên?

Có thể đợi đến cuối năm nếu quyền truy cập, hỗ trợ và dịch vụ bảng lương bạn cần vẫn còn đến lúc đó, kể cả nhờ gia hạn hoặc cập nhật đúng hạn. Không có quy tắc nào ấn định ngày chuyển; đây là cách hiểu thực tế từ điều khoản giấy phép của Intuit.

Nếu không mốc nào rơi trước cuối năm và sổ sách đã được đối chiếu đến ngày chuyển đổi, chuyển vào cuối năm là khả thi. Chuyển sổ sách không tự động chuyển bảng lương; chuyển cả hai cùng lúc vào cuối năm có thể giữ tiền lương của năm ở một nơi, tùy đơn vị làm lương. Chuyển vào cuối năm vẫn để lại Form W-2 của năm (hạn ngày 1 tháng 2 năm 2027), Form 940 (hạn ngày 31 tháng 1 sau năm trả lương) và Form 941 quý bốn (hạn ngày cuối cùng của tháng đầu tiên sau mỗi quý) cần chuẩn bị sau cuối năm; nếu phần mềm cũ lập các biểu mẫu này thì gói bảng lương của nó phải còn đến khi nộp xong. Chuyển giữa năm khiến một phần giao dịch và bảng lương của năm nằm ở mỗi hệ thống. Ngay cả chuyển vào cuối năm vẫn để tháng trước hoặc sau của năm ở tệp kia, và nhân viên kiểm tra thuế yêu cầu khoảng mười bốn tháng có thể cần cả hai tệp. Chi tiết về bảng lương: đổi đơn vị làm lương.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

S corporation dịch vụ cảnh quan, bảng lương trong Desktop

Một S corporation làm dịch vụ cảnh quan (landscaping) có doanh thu US$900.000, 12 năm lịch sử trong Desktop, hiện dùng gói đăng ký Pro Plus, và chạy bảng lương qua Desktop. Cả hai gói đăng ký gia hạn vào tháng 3, nên cả hai còn hiệu lực qua các hồ sơ phải nộp trong tháng 1. Công ty gia hạn, tiếp tục chạy bảng lương trong Desktop, và chuyển cả bảng lương lẫn sổ sách vào cuối năm, nên tiền lương từ đầu năm đến nay và đợt chạy W-2 nằm ở một hệ thống. Nếu chuyển vào tháng 8, lịch sử bảng lương sẽ bị chia ra hai hệ thống. Nếu gói bảng lương hết hạn vào tháng 10, doanh nghiệp sẽ phải gia hạn hoặc sắp xếp bảng lương thay thế trước khi dịch vụ dừng. Sổ sách có thể chuyển riêng.

Chủ doanh nghiệp một chủ không thích gói đăng ký

Một chủ doanh nghiệp một chủ có thu nhập US$60.000 và dùng Desktop Pro Plus. Intuit cho biết người đăng ký hiện tại vẫn nhận cập nhật và hỗ trợ, nên câu hỏi là ở lại bao lâu, không phải có chuyển ngay hôm nay hay không. Intuit không liệt kê sản phẩm không đăng ký nào để mua thay thế. Chủ doanh nghiệp gia hạn, mỗi năm lưu một bản sao lưu đầy đủ và các báo cáo đã xuất vào thư mục lưu trữ, và xem lại lựa chọn mỗi lần gia hạn. Nếu rời đi, thư mục lưu trữ có bản sao lưu và báo cáo của từng năm.

LLC hai thành viên chuyển sang Online

Một LLC hai thành viên chịu thuế như hợp danh có 8 năm dữ liệu trong Desktop. Công ty có thể chuyển sang Online với giao dịch của 2 năm gần nhất cùng số dư đầu kỳ, để tệp mới nhỏ hơn. 2 năm có đủ hay không tùy vào bên cho vay, tờ khai và các khoản còn mở. Công ty giữ nguyên bản sao lưu Desktop đầy đủ 8 năm, không chỉnh sửa, phòng khi IRS yêu cầu.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bảng lương chạy qua tệp, hoặc ngày gia hạn sắp đến: thời điểm của bảng lương quyết định hạn chót ở đây. Xem đổi đơn vị làm lương, và dịch vụ ghi sổ kế toán nếu việc chuyển và ngày bảng lương trùng nhau.
• Nhiều năm lịch sử, hàng tồn kho, nhiều công ty, hoặc chưa có kế hoạch vì không muốn đăng ký gói: phần nào được chuyển, phần nào giữ làm lưu trữ, và ngày chuyển đều liên quan đến ngày kết thúc năm và tờ khai. Hãy quyết định trước ngày gia hạn, cùng dịch vụ ghi sổ kế toán. Nhiều công ty: sổ sách cho nhiều công ty.
• Bạn đang dùng bản cũ không đăng ký: phiên bản đã ngừng sẽ mất cập nhật, hỗ trợ và các dịch vụ kết nối như tải dữ liệu ngân hàng. Hãy so phiên bản của bạn với chính sách ngừng cung cấp của Intuit, và quyết định việc chuyển cùng dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Số dư bị lệch sau khi chuyển sang Online: xem số dư bị lệch khi chuyển từ Desktop sang Online và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn đang đặt ngày chuyển đổi và số dư đầu kỳ: xem đổi phần mềm kế toán giữa năm.
• Bạn muốn phần mềm rẻ hơn mà kế toán của bạn hỗ trợ: xem các lựa chọn thay QuickBooks mà kế toán của bạn hỗ trợ.
• Bạn dùng QuickBooks Self-Employed: xem QuickBooks Self-Employed ngừng hoạt động.
• Đang có thông báo hoặc cuộc kiểm tra của IRS: hỏi đáp của IRS nêu rằng dữ liệu đã nén không được chấp nhận cho các năm đang bị kiểm tra. Xem IRS kiểm tra thuế doanh nghiệp nhỏ và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán trước khi thay đổi tệp.