Mở doanh nghiệp thứ hai: DBA, LLC riêng hay công ty mẹ?

Hai doanh nghiệp hoặc hai thương hiệu có thể hoạt động trong cùng một LLC hoặc một công ty không?

Có. Một LLC hoặc một công ty có thể kinh doanh nhiều hoạt động hoặc dùng nhiều thương hiệu. Hoạt động thứ hai tự nó không tạo ra người nộp thuế liên bang mới hay tờ khai thuế thu nhập mới. IRS thừa nhận công ty có nhiều hoạt động kinh doanh và yêu cầu thông tin chi tiết về từng hoạt động khi cần (hướng dẫn Form 1120-S).

Cả hai hoạt động vẫn thuộc cùng một pháp nhân. Tên thương mại và sổ sách tách riêng không tạo ra bức tường pháp lý giữa chúng. Nếu việc tách rủi ro pháp lý của một hoạt động là quan trọng, hãy cùng luật sư so sánh phương án lập pháp nhân mới theo luật của từng tiểu bang, đồng thời rà soát hợp đồng, giấy phép và bảo hiểm trước khi chuyển hoạt động sang.

Chủ doanh nghiệp một chủ tự chịu thuế lương của doanh nghiệp, không cần xét đến yếu tố cố ý. Đối với LLC, công ty hoặc hợp danh, người kiểm soát việc nộp thuế đã khấu trừ, chẳng hạn thành viên, cán bộ điều hành (officer) hoặc thành viên hợp danh, có thể phải tự chịu khoản thuế đó theo IRC section 6672 nếu việc không nộp là cố ý (hướng dẫn của IRS về trách nhiệm; hướng dẫn của IRS về tiền phạt). Đối với thuế khấu trừ trên tiền lương, IRS thường có ba năm tính từ ngày 15 tháng 4 của năm sau hoặc từ ngày nộp tờ khai (nếu muộn hơn) để ấn định tiền phạt này, rồi có mười năm tính từ ngày ấn định để thu; tờ khai bị thiếu hoặc sai và các trường hợp tạm ngừng tính thời hạn theo luật có thể làm các thời hạn này thay đổi (giới hạn thời gian ấn định của IRS; giới hạn thời gian thu của IRS).

LLC bị bỏ qua về thuế thu nhập liên bang (disregarded) khi hoạt động của LLC được khai trên tờ khai của chủ sở hữu, thay vì tờ khai thuế thu nhập riêng của LLC.

Quy tắc của IRS về LLC một chủ và LLC nhiều chủ là cơ sở cho các kết quả mặc định trong bảng. LLC đủ điều kiện do vợ chồng sở hữu toàn bộ như tài sản chung (community property) có thể được coi là bị bỏ qua về thuế; việc đổi cách khai này được coi là một lần chuyển đổi về thuế liên bang (quy tắc của IRS). Hãy xác nhận quyền sở hữu và cách khai thuế trước khi cho rằng phải nộp Form 1065. Việc bầu chọn cũng có thể thay đổi các mặc định này; xem LLC bị đánh thuế thế nào.

Về thuế thu nhập, chủ sở hữu duy nhất khai trực tiếp hoạt động kinh doanh bị bỏ qua về thuế trên tờ khai của mình, thành viên hợp danh và cổ đông S corporation khai phần của mình trên tờ khai riêng, còn C corporation nộp thuế trên thu nhập của chính công ty (IRS: LLC một thành viên; IRS: S corporation; hướng dẫn Form 1065; hướng dẫn Form 1120).

Khi nào tên thứ hai cần đăng ký DBA, và có cần EIN hoặc tờ khai riêng không?

DBA là tên thương mại, không phải pháp nhân mới. Nếu tên bạn dùng với công chúng khác với tên pháp lý của chủ sở hữu, hãy kiểm tra quy định đăng ký tại nơi bạn hoạt động. California yêu cầu doanh nghiệp đăng ký tên kinh doanh giả định (fictitious business name) với quận nơi đặt trụ sở chính (California Secretary of State); công ty và LLC tại New York dùng tên khác phải nộp Certificate of Assumed Name cho tiểu bang (New York Department of State).

IRS ghi tên pháp lý và tên DBA ở hai mục riêng trên Form SS-4. Chỉ riêng việc có thêm tên thương mại mới không đòi hỏi tờ khai thuế thu nhập liên bang mới hay EIN mới; chủ sở hữu và các nghĩa vụ thuế hiện có vẫn như cũ. Hướng dẫn Form SS-4 nêu rõ chủ doanh nghiệp một chủ thường dùng một EIN cho nhiều doanh nghiệp hoặc nhiều tên thương mại. Pháp nhân mới thành lập, việc thuê nhân viên hoặc các nghĩa vụ thuế khác có thể làm câu trả lời về EIN thay đổi.

Nên sở hữu LLC thứ hai trực tiếp hay qua công ty hiện có?

Nếu bạn sở hữu trực tiếp một LLC bị bỏ qua về thuế, hoạt động mới thường được khai trên tờ khai của bạn. Nếu công ty sở hữu LLC, hoạt động đó được khai trên tờ khai của công ty nếu công ty có nộp tờ khai; nếu không, hãy lần theo chuỗi các pháp nhân bị bỏ qua về thuế để tìm chủ sở hữu liên bang cuối cùng. LLC một chủ thường không có tờ khai thuế thu nhập liên bang riêng (IRS: LLC một thành viên).

Nếu bạn trực tiếp sở hữu LLC, thu nhập kinh doanh của LLC thường được đưa vào tờ khai cá nhân của bạn. Nếu một công ty hoặc hợp danh hiện có sở hữu LLC, thì về thuế thu nhập liên bang LLC thường được coi như một bộ phận của công ty đó. Nhờ vậy, hoạt động thứ hai có thể nằm trong tờ khai thuế thu nhập của công ty hiện có, trong khi vẫn là một LLC riêng theo luật tiểu bang. Lợi nhuận của LLC do công ty sở hữu không trở thành thu nhập Schedule C của bạn với tư cách chủ doanh nghiệp một chủ chỉ vì bạn sở hữu công ty.

Hãy so sánh ai sẽ ký hợp đồng, nắm giữ tài sản, thuê nhân viên, nhận lợi nhuận và chịu nghĩa vụ. Nhờ luật sư đánh giá mức độ tách biệt pháp lý bạn cần. Việc chuyển quyền sở hữu sau khi thành lập có thể gây ra hệ quả về thuế và pháp lý; hãy xác định chủ sở hữu dự kiến và các bầu chọn hiện có trước khi ký chuyển giao. Nếu hoạt động ở tiểu bang thứ hai, xem Đăng ký ở tiểu bang khác.

S corporation có thể điều hành doanh nghiệp thứ hai hoặc sở hữu LLC một thành viên không?

Có. S corporation có thể khai nhiều hoạt động trên Form 1120-S của mình, và có thể sở hữu một LLC một thành viên chưa bầu chọn đánh thuế như công ty. Thu nhập và khoản khấu trừ của công ty con đó khi ấy được đưa vào tờ khai của S corporation như một bộ phận (IRS: LLC một thành viên; hướng dẫn Form 1120-S).

LLC vẫn được coi là riêng biệt đối với một số loại thuế khác. Nếu LLC có nhân viên, LLC bị bỏ qua về thuế dùng tên và EIN riêng của mình để khai thuế lương; một số loại thuế tiêu thụ đặc biệt (excise tax) cũng coi LLC là chủ thể riêng (IRS: LLC một thành viên). Công ty con bầu chọn đánh thuế như công ty sẽ làm thay đổi cấu trúc tờ khai liên bang. Xem S corporation bị đánh thuế thế nào.

LLC nắm giữ vốn (holding) có thể sở hữu S corporation mà không làm mất quy chế S không?

Chỉ khi người được coi là chủ sở hữu cổ phần S corporation là cổ đông S đủ điều kiện. LLC holding bị bỏ qua về thuế có thể nắm giữ cổ phần khi chủ sở hữu thuế duy nhất của nó đủ điều kiện. S corporation trả lời câu hỏi 3 của Schedule B trên Form 1120-S và đính kèm Schedule B-1 nêu tên LLC cùng chủ sở hữu liên bang của LLC (IRS: điều kiện của S corporation; Schedule B-1).

LLC holding có nhiều chủ sở hữu liên bang thường là hợp danh, nên chuyển cổ phần S corporation hiện có vào LLC đó có thể làm mất hiệu lực quy chế S. LLC holding bị đánh thuế như C corporation cũng gặp cùng vấn đề về cổ đông. Thay vào đó, một công ty holding mới đủ điều kiện có thể nắm S corporation cũ như một QSub (công ty con S đủ điều kiện) trong một F reorganization; quy chế S cũ được chuyển sang công ty mẹ mà không cần Form 2553 mới. Cán bộ điều hành được ủy quyền của công ty mẹ ký Form 8869 cho công ty con, thường trong khoảng từ 12 tháng trước đến 2 tháng và 15 ngày sau ngày hiệu lực được yêu cầu (quyết định của IRS; hướng dẫn Form 8869). Nếu bầu chọn này bị trễ, Rev. Proc. 2013-30 có thể cho phép khắc phục trong vòng ba năm 75 ngày khi đáp ứng các điều kiện (IRS: miễn trách nhiệm khi bầu chọn trễ). Hãy xác minh chủ sở hữu thuế thực tế và các bầu chọn trước khi chuyển cổ phần S. Nếu cổ đông không đủ điều kiện nhận cổ phần, quy chế S thường chấm dứt vào ngày công ty mất đủ điều kiện (hướng dẫn Form 1120-S).

Khi nào LLC do một công ty khác sở hữu phải nộp tờ khai thuế thu nhập liên bang riêng?

Câu trả lời nằm ở cách phân loại liên bang của LLC, không phải vị trí của LLC trên sơ đồ sở hữu. LLC trong nước Hoa Kỳ có một chủ sở hữu liên bang thường bị bỏ qua về thuế và khai thu nhập trên tờ khai của chủ sở hữu đó; có nhiều chủ sở hữu liên bang thì thường là hợp danh nộp Form 1065; LLC bầu chọn đánh thuế như công ty nộp tờ khai theo quy tắc của công ty (IRS: LLC một thành viên; hướng dẫn Form 1065).

Để được đánh thuế như công ty, các thành viên hiện tại hoặc cán bộ điều hành, người quản lý hay thành viên được ủy quyền ký Form 8832; chủ sở hữu cũ cũng ký nếu bầu chọn bao gồm thời gian họ sở hữu. Ngày hiệu lực thường không sớm hơn 75 ngày trước ngày nộp hoặc không muộn hơn 12 tháng sau ngày nộp. Một lần đổi cách phân loại bằng bầu chọn thường chặn lần đổi khác trong 60 tháng, trừ bầu chọn ban đầu có hiệu lực từ lúc thành lập và một số trường hợp miễn trừ hạn chế khác (hướng dẫn Form 8832). LLC đủ điều kiện cũng có thể chọn quy chế S trên Form 2553, do cán bộ điều hành được ủy quyền ký kèm sự đồng ý của cổ đông, thường trong vòng 2 tháng và 15 ngày sau khi năm thuế có hiệu lực bắt đầu (hướng dẫn Form 2553).

Hãy lần theo quyền sở hữu qua từng LLC bị bỏ qua về thuế để tìm chủ sở hữu liên bang. LLC theo luật tiểu bang đó vẫn có thể phải nộp hồ sơ riêng về thuế lương, thuế tiêu thụ đặc biệt và hồ sơ tiểu bang. LLC của Hoa Kỳ bị bỏ qua về thuế, do người nước ngoài sở hữu toàn bộ và có giao dịch với bên liên quan phải báo cáo, cũng có thể phải đính kèm Form 5472 vào một Form 1120 pro forma, dù LLC không có tờ khai thuế thu nhập riêng (hướng dẫn Form 5472). Xem Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào để có bản đồ nộp hồ sơ đầy đủ.

Nhiều hoạt động trong một công ty thì nộp một tờ khai hay nhiều Schedule C riêng?

Một công ty thường nộp Form 1120 hoặc Form 1120-S riêng cho các hoạt động của mình; một hợp danh thường nộp Form 1065. Các thương hiệu khác nhau không tạo thêm tờ khai của pháp nhân (hướng dẫn Form 1120; IRS: S corporation; hướng dẫn Form 1065).

Cá nhân điều hành nhiều doanh nghiệp một chủ riêng biệt nộp một Schedule C riêng cho từng doanh nghiệp, kể cả khi các doanh nghiệp cùng một chủ sở hữu hoặc cùng một LLC bị bỏ qua về thuế. Một thương hiệu không nhất thiết là một doanh nghiệp riêng; hãy xét các hoạt động thực tế thay vì số lượng tên gọi (hướng dẫn Schedule C). Hãy giữ các hồ sơ cần thiết để phân biệt các hoạt động, kể cả khi chúng cùng nằm trên một tờ khai của pháp nhân.

Công ty holding có làm phát sinh thêm tờ khai liên bang không?

Đôi khi có. LLC holding một chủ không bầu chọn đánh thuế như công ty thường không làm phát sinh thêm tờ khai thuế thu nhập liên bang cho chính nó. Hoạt động của công ty con bị bỏ qua về thuế đi vào tờ khai của chủ sở hữu cuối cùng, nhưng công ty con được phân loại là hợp danh hoặc công ty có thể nộp tờ khai riêng. LLC holding nhiều chủ thường nộp Form 1065, tùy theo ngoại lệ tài sản chung của vợ chồng nêu trên; công ty holding bị đánh thuế như công ty thường có tờ khai công ty riêng (IRS: LLC một thành viên; hướng dẫn Form 1065; hướng dẫn Form 1120).

Hãy đếm số tờ khai theo cách phân loại của từng pháp nhân, không theo cụm từ "công ty holding". Nếu LLC holding sẽ sở hữu cổ phần S corporation, hãy xác nhận chủ sở hữu thuế liên bang của LLC là cổ đông S đủ điều kiện (IRS: S corporation). Hướng dẫn phân loại LLC giải thích các bầu chọn.

Mỗi LLC hoặc mỗi series có làm phát sinh thêm hồ sơ tiểu bang và chi phí hằng năm không?

Có thể. Việc bị bỏ qua về thuế liên bang không xóa nghĩa vụ với tiểu bang. California thường thu thuế hằng năm $800 đối với LLC được thành lập, đăng ký hoặc kinh doanh tại đó. LLC được phân loại là hợp danh hoặc bị bỏ qua về thuế thường nộp Form 568 trong các điều kiện này. Thu nhập có nguồn từ California có thể yêu cầu nộp hồ sơ ngay cả khi không có các điều kiện đó, nhưng biểu mẫu tùy vào cách phân loại và việc đăng ký. LLC bị đánh thuế như công ty thì theo quy tắc nộp hồ sơ và đóng thuế công ty của California (tập hướng dẫn Form 568 của California). Vì vậy, LLC thứ hai tại California có thể làm tăng thêm một hồ sơ và một khoản thuế mà không thêm tờ khai thuế thu nhập liên bang.

Mỗi tiểu bang tự đặt quy tắc về thành lập, đăng ký, báo cáo, thuế hằng năm và phí đặc quyền kinh doanh. California coi một số series đủ điều kiện là các LLC riêng đối với Form 568 và thuế cùng phí LLC hằng năm khi series được đăng ký hoặc kinh doanh tại đó (tập hướng dẫn Form 568 của California). Về các mức tiền và ngoại lệ của California, xem thuế tối thiểu và phí LLC của California; về hoạt động ở nơi khác, xem Đăng ký ở tiểu bang khác.

Series LLC có thể thay thế các LLC riêng không, và mỗi series có phải là người nộp thuế riêng không?

Series LLC có thể tách biệt tài sản theo luật của tiểu bang cho phép lập series, nhưng không phải là giải pháp thay thế chung cho các LLC riêng và không bảo đảm chỉ có một tờ khai. Ví dụ, Delaware gắn giới hạn trách nhiệm của series đã đăng ký với việc ghi chép tài sản riêng và các hồ sơ bắt buộc (Delaware LLC Act). California cho biết không thể lập series LLC tại đó và mô tả các thủ tục nộp tiền và nộp tờ khai riêng cho series hoạt động tại California (California Franchise Tax Board).

Cách đối xử ở cấp liên bang cần thận trọng: IRS mới công bố quy định đề xuất, chưa phải quy định chính thức, về phân loại series. Đề xuất này coi series trong nước Hoa Kỳ là một pháp nhân được lập theo luật địa phương và lưu ý rằng hướng dẫn cụ thể theo luật hiện hành còn hạn chế. Đừng cho rằng mỗi series đều nộp tờ khai riêng, hay cả cấu trúc chỉ nộp một lần, chỉ dựa vào tên gọi series (quy định series đề xuất của IRS). Hãy nhờ luật sư kiểm tra trách nhiệm pháp lý và việc các tiểu bang khác có công nhận hay không, đồng thời xác nhận cách đối xử về thuế liên bang và của từng tiểu bang trước khi dùng series.

Nên theo dõi thu nhập, chi phí và các khoản chuyển tiền thế nào?

Hãy giữ hồ sơ đầy đủ và riêng biệt cho từng hoạt động kinh doanh, kể cả khi cùng nằm trong một công ty. IRS cho biết hồ sơ riêng giúp khai thu nhập, chi phí và thuế chính xác khi có nhiều doanh nghiệp (Publication 583).

• Ghi nhận doanh thu, chi phí trực tiếp, tài sản và nợ theo từng hoạt động. Dùng một phương pháp nhất quán, có ghi chép, cho các chi phí dùng chung.
• Với các pháp nhân riêng, hãy giữ sổ sách và tài khoản của từng pháp nhân tách biệt. Ghi nhận các khoản chuyển tiền đúng bản chất giao dịch thực tế, chẳng hạn góp vốn, phân phối, khoản vay hoặc thanh toán cho hàng hóa hay dịch vụ; lưu lại thỏa thuận và tài liệu hỗ trợ.
• Hãy lưu chung sơ đồ sở hữu, giấy tờ thành lập, đăng ký DBA, các bầu chọn về thuế, thông báo EIN, đăng ký tiểu bang và các tờ khai năm trước. Các giấy tờ này xác lập ai sở hữu từng hoạt động và mỗi pháp nhân nộp hồ sơ gì.

Ví dụ

Chỉ để minh họa; mọi số tiền đều là đô la Hoa Kỳ. Một người sở hữu một S corporation cung cấp dịch vụ tư vấn. Công ty mở thêm một cửa hàng trực tuyến dưới một tên thương mại đã đăng ký. Hoạt động tư vấn có doanh thu $100.000 và chi phí $40.000; cửa hàng có doanh thu $60.000 và chi phí $35.000. Cả hai hoạt động thuộc về S corporation, công ty theo dõi riêng từng hoạt động và đưa khoản lợi nhuận minh họa gộp $85.000 vào một Form 1120-S, trước các khoản khác.

Nếu thay vào đó S corporation lập và một mình sở hữu một LLC mới cho cửa hàng, và LLC này vẫn bị bỏ qua về thuế, thì khoản lợi nhuận minh họa $25.000 của cửa hàng vẫn đi vào Form 1120-S của công ty. Tuy vậy, LLC vẫn có thể phải nộp hồ sơ riêng về thuế lương, thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc tiểu bang. Nếu người đó trực tiếp sở hữu LLC mới bị bỏ qua về thuế, công ty khai khoản lợi nhuận tư vấn minh họa $60.000 trên Form 1120-S, còn người đó thường khai $25.000 của cửa hàng trên Schedule C. Giấy tờ sở hữu làm thay đổi kết quả, dù cửa hàng vẫn hoạt động như cũ (IRS: LLC một thành viên).

Tình huống của bạn khác?

• Bạn cần xác định mọi tờ khai của doanh nghiệp: xem Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào.
• Bạn đang cân nhắc bầu chọn cách đánh thuế cho LLC: xem LLC bị đánh thuế thế nào.
• Bạn đang chuyển cổ phần S corporation sang một công ty holding hoặc thay đổi công ty con S: hãy xác nhận điều kiện của cổ đông và hệ quả của các bầu chọn trước khi ký. Xem S corporation bị đánh thuế thế nào và Thành lập doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp thứ hai sẽ hoạt động ở tiểu bang khác: xem Đăng ký ở tiểu bang khác.
• LLC hoặc series của bạn hoạt động tại California: xem thuế tối thiểu và phí LLC của California.
• Hoạt động mới nắm giữ bất động sản cho thuê: xem Nhà cho thuê trong LLC.
• Bạn cần chọn chủ sở hữu, lập hồ sơ cho việc chuyển giao hoặc đánh giá mức độ tách biệt pháp lý: hãy mang sơ đồ sở hữu, các bầu chọn hiện tại, hồ sơ tiểu bang, hợp đồng và sổ sách riêng đến Thành lập doanh nghiệp.