Dành cho ai
- Chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh và công ty chuyển từ chương trình kế toán này sang chương trình khác trong năm
- Chủ doanh nghiệp đang cân nhắc giữa việc chuyển đổi giữa năm và đợi đến cuối năm
Không đề cập ở đây
- Chọn sản phẩm, hoặc kế toán viên hỗ trợ những sản phẩm nào
- Đặt số dư đầu kỳ từ tờ khai đã nộp sau khi đổi kế toán viên
- Đổi đơn vị xử lý bảng lương, hoặc chuyển từ kế toán tiền mặt sang kế toán dồn tích
- Các bước xuất dữ liệu trong từng sản phẩm cụ thể
- Doanh nghiệp tại Canada
Nên đổi phần mềm ghi sổ kế toán giữa năm hay đợi đến cuối năm?
Cuối năm là thời điểm đổi đơn giản nhất, vì lúc đó một hệ thống chứa toàn bộ năm thuế. Đổi giữa năm vẫn được nếu sổ sách đã đối chiếu đến cuối một tháng và file cũ được giữ lại, nhưng khi đó tờ khai, các Form 1099 và các biểu mẫu tiền lương phải được lập từ hai hệ thống.
Đợi đến cuối năm phù hợp với doanh nghiệp có chương trình cũ vẫn chạy tốt và đã trả phí đến hết năm. Đổi sớm hơn phù hợp với doanh nghiệp bị mất hỗ trợ hoặc quyền truy cập, hoặc phải gia hạn gói trước thời điểm đó: hãy chọn cuối tháng tiếp theo mà các tài khoản đã được đối chiếu. Giá tăng một mình không thay đổi những việc cần làm khi chuyển đổi.
| Mục | Đổi vào cuối năm | Đổi giữa năm |
|---|---|---|
| Báo cáo kết quả kinh doanh dùng cho tờ khai | Một hệ thống, sau khi năm đã khóa sổ | Hệ thống cũ đến ngày chuyển đổi cộng hệ thống mới sau ngày đó |
| Tổng số tiền đã trả cho từng nhà cung cấp để lập Form 1099 | Một hệ thống | Cả hai hệ thống, cộng theo từng người nhận tiền |
| Tổng số liệu tiền lương | Một hệ thống | Tiền lương và thuế lũy kế từ đầu năm phải được chuyển sang |
| Kỳ khai thuế bán hàng | Kỳ mới chỉ bắt đầu gọn gàng khi kỳ khai do tiểu bang ấn định cũng kết thúc vào ngày chuyển đổi | Một kỳ khai thuế có thể nằm vắt ngang ngày chuyển đổi |
Cột cuối năm giả định năm thuế kết thúc ngày 31 tháng 12. Nếu năm thuế kết thúc vào tháng khác, thì chỉ báo cáo kết quả kinh doanh nằm gọn trong một hệ thống: Form 1099 khai theo năm dương lịch và tờ khai tiền lương theo quý hoặc năm dương lịch. Kỳ khai thuế bán hàng theo lịch do tiểu bang ấn định, nên ngay cả ngày chuyển đổi 31 tháng 12 cũng có thể nằm trong một kỳ: California có kỳ khai hằng năm theo năm tài chính, kết thúc ngày 30 tháng 6.
Việc đổi phần mềm không đơn giản khi có bất kỳ điều nào sau đây:
- Bảng lương được xử lý ngay trong file kế toán.
- Thuế bán hàng được thu ở nhiều hơn một tiểu bang.
- Doanh nghiệp có hàng tồn kho.
- Có nhiều nguồn dữ liệu ngân hàng hoặc thẻ tự động nhập vào (feed), hoặc có nhiều hơn một pháp nhân.
- Một tài khoản giữ ngoại tệ, hoặc chủ sở hữu hay công ty mẹ ở ngoài Hoa Kỳ.
- Một số tháng trước ngày chuyển đổi chưa được đối chiếu.
- Năm thuế kết thúc vào một tháng khác tháng 12.
Hãy chuẩn bị những thứ sau trước khi chọn ngày:
- Bảng cân đối thử (trial balance): số dư của mọi tài khoản vào một ngày, lấy ở cuối tháng cuối cùng đã đối chiếu.
- Báo cáo tuổi nợ của khoản phải thu và khoản phải trả: hóa đơn khách hàng chưa thanh toán và hóa đơn nhà cung cấp chưa thanh toán, mỗi hóa đơn kèm ngày.
- Danh sách tài sản cố định, kèm giá gốc và khấu hao lũy kế.
- Khoản đã trả cho nhà cung cấp từ đầu năm đến nay, cùng báo cáo tiền lương và thuế bán hàng lũy kế từ đầu năm.
- Bản sao lưu đầy đủ của file cũ.
Hãy báo cho người chuẩn bị tờ khai biết ngày chuyển đổi trước khi chuyển: cuối năm, người đó cần báo cáo của cả hai hệ thống.
Đổi phần mềm có làm thay đổi năm thuế hay phương pháp kế toán của tôi không?
Không. Đổi phần mềm không làm thay đổi năm thuế lẫn phương pháp kế toán: cả hai đều xuất phát từ các tờ khai đã nộp, không phải từ phần mềm. Các ấn phẩm của IRS được dẫn ở đây không đề cập đến chính việc đổi phần mềm; kết luận này suy ra từ định nghĩa năm thuế và phương pháp kế toán trong Publication 538.
| Mục | Là gì | Đổi phần mềm có làm thay đổi nó không? |
|---|---|---|
| Năm thuế | Kỳ kế toán hằng năm để lưu giữ hồ sơ và khai thu nhập, chi phí, theo năm dương lịch hoặc năm tài chính | Không. Muốn đổi thì nói chung cần IRS chấp thuận trên Form 1128 |
| Phương pháp kế toán | Quy tắc về thời điểm và cách khai thu nhập, chi phí, như phương pháp tiền mặt hoặc dồn tích | Không, nhưng file mới phải theo phương pháp trên các tờ khai đã nộp hoặc đối chiếu được với phương pháp đó |
Tờ khai bao gồm cả năm thuế, nên không bị chia ra tại ngày chuyển đổi.
Publication 583 nêu rằng phải dùng cùng một phương pháp kế toán để tính thu nhập chịu thuế và để ghi sổ; Publication 334 nêu như vậy cho doanh nghiệp nhỏ. Quy định thì linh hoạt hơn: hồ sơ kế toán bao gồm bản đối chiếu mọi chênh lệch giữa sổ sách và tờ khai. Sổ sách theo một phương pháp và tờ khai theo phương pháp khác: xem sổ sách dồn tích và tờ khai thuế theo phương pháp tiền mặt. Cái bẫy nằm ở một thiết lập trong file mới mà tờ khai được lập từ đó. Nếu cơ sở báo cáo, cách tính giá hàng tồn kho hoặc khấu hao khác với cách các tờ khai đã nộp dùng, cách xử lý một khoản trọng yếu có thể thay đổi. Publication 538 nêu rằng thay đổi phương pháp bao gồm thay đổi cách xử lý bất kỳ khoản trọng yếu nào, và những thay đổi như phương pháp định giá hàng tồn kho hoặc phương pháp khấu hao nói chung cần IRS chấp thuận, yêu cầu trên Form 3115. Thay đổi tự động đi kèm tờ khai nộp đúng hạn của năm thay đổi, cộng một bản có chữ ký gửi IRS chậm nhất vào ngày nộp tờ khai; thay đổi không tự động thì nộp trong năm đó. Sửa lỗi tính toán hoặc lỗi ghi sổ không phải là thay đổi phương pháp. Một chênh lệch thuộc loại nào là do người chuẩn bị tờ khai quyết định, trước khi file mới được dùng để lập tờ khai. Cố ý chuyển từ phương pháp tiền mặt sang dồn tích: chuyển từ kế toán tiền mặt sang kế toán dồn tích.
Tôi nên chọn ngày chuyển đổi nào?
Hãy chọn ngày cuối của một tháng mà tài khoản ngân hàng và thẻ đã được đối chiếu với sao kê, và ngày cuối của năm thuế nếu bạn có thể đợi. Publication 583 nêu rằng nên đối chiếu tài khoản séc mỗi tháng.
| Ngày chuyển đổi | Bạn được gì | Cái giá phải trả |
|---|---|---|
| Ngày cuối của năm thuế | Số dư đầu kỳ là số dư cuối của năm cũ, sau khi các bút toán cuối năm của người chuẩn bị tờ khai đã được ghi; một hệ thống chứa trọn mỗi năm thuế | Phải đợi |
| Ngày cuối của một quý dương lịch | Một quý tiền lương kết thúc vào ngày đó (người nộp Form 941 nộp bốn lần mỗi năm; người sử dụng lao động được ấn định nộp Form 944 hằng năm thì không có quý để khớp), và một kỳ thuế bán hàng cũng có thể kết thúc vào ngày đó, tùy lịch do tiểu bang ấn định | Năm thuế vẫn nằm trong hai hệ thống |
| Cuối một tháng khác | Dùng được khi đã đối chiếu | Quý tiền lương và kỳ thuế bán hàng có thể vắt ngang ngày đó |
| Giữa tháng | Không có lợi thế | Khoản gửi đang chuyển, séc chưa được thanh toán và lương trả một phần của tháng vắt ngang ngày đó |
Chuyển đổi vào cuối năm vẫn phải đợi các bút toán mà người chuẩn bị tờ khai ghi sau cuối năm, như khấu hao và khoản dồn tích. Nếu file mới đã mở trước khi các bút toán này được ghi, hãy nhập từng khoản thành một bút toán có ghi ngày, nếu không số dư đầu kỳ sẽ không khớp với tờ khai đã nộp.
Dù chọn ngày nào, hãy ghi lại ngày đó, ngừng nhập mọi giao dịch có ngày sau đó vào file cũ, và đặt ngày khóa sổ (lock date, ngày mà trước đó file từ chối bút toán mới) ở file cũ nếu có. Khóa một kỳ: ngày khóa sổ sau khi nộp thuế.
Tôi cần mang gì vào phần mềm mới?
Hãy mang số dư tại ngày chuyển đổi, không phải toàn bộ lịch sử: một bảng cân đối thử đầu kỳ, hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng còn mở theo từng chứng từ, các danh sách và danh sách tài sản.
| Mang theo | Dưới dạng |
|---|---|
| Bảng cân đối thử tại ngày chuyển đổi, mọi tài khoản trừ khoản phải thu và khoản phải trả | Một bút toán hoặc một lần nhập có ghi ngày |
| Hóa đơn khách hàng còn mở, sổ sách dồn tích | Một bút toán cho mỗi hóa đơn, giữ nguyên số hóa đơn gốc và ngày đến hạn, ghi đối ứng với bút toán đầu kỳ để không tạo thêm doanh thu bán hàng |
| Hóa đơn nhà cung cấp còn mở, sổ sách dồn tích | Một bút toán cho mỗi hóa đơn, ghi theo cách tương tự để không tạo thêm chi phí |
| Hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng chưa thanh toán, sổ sách theo phương pháp tiền mặt | Chỉ là danh sách, không phải bút toán: mỗi khoản thanh toán được tính là thu nhập hoặc chi phí khi được thanh toán |
| Danh sách khách hàng, nhà cung cấp và tài khoản | Tên, mã số thuế của nhà cung cấp, loại pháp nhân và tình trạng Form W-9, hệ thống tài khoản kế toán |
| Danh sách tài sản cố định | Giá gốc, ngày đưa vào sử dụng, khấu hao đã tính đến nay |
| Hàng tồn kho, nếu có | Số lượng và giá gốc theo từng mặt hàng |
Publication 583 nêu rằng hồ sơ tài sản ghi giá mua, chi phí cải tạo, khoản khấu trừ theo Section 179 và khấu hao đã tính, và chứng từ về hàng tồn kho ghi số tiền đã trả. Hệ thống ghi sổ kép tự cân đối, nên bút toán đầu kỳ không cân là có lỗi trong đó.
Số dư đầu kỳ khớp với tờ khai đã nộp: số dư đầu kỳ sau khi đổi kế toán viên.
Tôi nên chuyển các giao dịch cũ, hay chỉ chuyển số dư và lưu trữ bản cũ?
Số dư kèm bản lưu trữ thường là đủ cho tờ khai. Chỉ chuyển giao dịch cũ khi có người cần chi tiết đó ngay trong hệ thống mới, như bên cho vay hoặc nhà đầu tư muốn so sánh các tháng trong năm.
- Số dư được đưa vào qua bút toán đầu kỳ, như trên.
- Bản lưu trữ là toàn bộ file cũ, giữ nguyên. Đây vẫn là hồ sơ gốc của mọi giao dịch trước đó: file được dựng lại bằng cách nhập lại giao dịch không phải bản sao của sổ sách và hồ sơ ghi lần đầu, và không đáp ứng yêu cầu của IRS về bản sao lưu.
- Giao dịch là phần rủi ro: mỗi giao dịch chuyển sang là thêm một cơ hội đếm trùng. Nếu bạn cần cả năm trong một file, hãy mở file mới vào ngày đầu tiên của năm thuế và nhập các tháng đã qua từ sao kê, như số dư đầu kỳ sau khi đổi kế toán viên mô tả, thay vì nhập một đoạn lịch sử. Với sổ sách dồn tích, sao kê chưa đủ: hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng và các bút toán không dùng tiền, như khấu hao, cũng phải được nhập.
Mỗi kỳ chỉ dùng một nguồn cho hoạt động ngân hàng: file cũ, hoặc sao kê, hoặc nguồn dữ liệu ngân hàng tự động, không bao giờ dùng hai nguồn.
Làm sao có báo cáo kết quả kinh doanh cả năm khi năm nằm trong hai hệ thống?
Báo cáo kết quả kinh doanh cả năm là báo cáo của hệ thống cũ từ ngày đầu năm thuế đến ngày chuyển đổi, cộng báo cáo của hệ thống mới từ ngày hôm sau đến ngày cuối năm, cộng theo từng tài khoản, trừ khi file mới đã chứa các tháng đầu. Hãy chọn một trong ba cách trước khi nhập dữ liệu, và đừng bao giờ cộng báo cáo cũ vào file mới đã chứa các tháng đầu.
| Cách làm | File mới chứa | Cả năm lấy từ | Cần lưu ý |
|---|---|---|---|
| Cộng hai báo cáo | Các tài khoản bảng cân đối kế toán tại ngày chuyển đổi; lợi nhuận đến nay nằm trong vốn chủ sở hữu | Báo cáo cũ đến ngày chuyển đổi cộng báo cáo mới sau ngày đó | Tên tài khoản khác nhau giữa hai hệ thống |
| Nhập thu nhập và chi phí lũy kế từ đầu năm | Bảng cân đối thử đầu kỳ gồm cả số dư thu nhập và chi phí lũy kế từ đầu năm | Chỉ file mới, với các tháng đầu gộp thành một khoản cho mỗi tài khoản | Phần mềm từ chối tài khoản thu nhập và chi phí trong bút toán đầu kỳ |
| Nhập lại các tháng đầu | Số dư đầu kỳ vào ngày đầu năm, sau đó từng tháng từ sao kê, cùng hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng và bút toán không dùng tiền với sổ sách dồn tích | Chỉ file mới, có chi tiết theo tháng | Tốn nhiều công nhất và dễ trùng lặp nhất |
Dù chọn cách nào:
- Trước ngày chuyển đổi, hãy ghép mỗi tài khoản cũ với một tài khoản mới trên một bảng.
- Chạy báo cáo kết quả kinh doanh cũ từ ngày đầu năm đến ngày chuyển đổi và lưu thành file.
- Vào cuối năm, chạy báo cáo kết quả kinh doanh mới cho đúng khoảng ngày tương ứng.
- Đối chiếu thu nhập ròng từ đầu năm của hệ thống cũ với số mà file mới ghi cho khoản đó: trong vốn chủ sở hữu theo cách thứ nhất, trong số dư thu nhập và chi phí theo cách thứ hai.
- Đưa cho người chuẩn bị tờ khai cả hai báo cáo gốc và báo cáo đã gộp.
Hợp danh hoặc S corporation còn cần vốn chủ sở hữu chia theo từng chủ sở hữu tại ngày chuyển đổi; xem thiết lập vốn chủ sở hữu của chủ sở hữu.
Làm sao giữ tổng tiền trả nhà cung cấp từ đầu năm cho Form 1099 chính xác khi có hai hệ thống?
Hãy cộng khoản đã trả cho từng người nhận từ cả hai hệ thống theo năm dương lịch trước khi quyết định ai nhận Form 1099-NEC. Tiêu chí là bạn có trả cho người nhận từ $2.000 trở lên trong năm hay không. Người nhận dưới mức đó ở từng hệ thống vẫn có thể vượt mức khi cộng lại. Người nhận mà bạn đã khấu trừ thuế thu nhập liên bang theo khấu trừ dự phòng cần có biểu mẫu bất kể tổng số.
- Trước ngày chuyển đổi, hãy chạy báo cáo khoản đã trả theo nhà cung cấp từ ngày 1 tháng 1 đến ngày chuyển đổi. Dùng khoản đã trả, không dùng hóa đơn mua hàng: tiêu chí tính số tiền đã trả.
- Giữ báo cáo đó cùng tên, mã số thuế, loại pháp nhân và tình trạng Form W-9 của từng người nhận.
- Trong hệ thống mới, hãy tạo mỗi người nhận một lần, cùng tên và mã số thuế. Người nhận viết tên theo hai cách sẽ làm tổng bị tách đôi.
- Vào cuối năm, cộng khoản đã trả trước ngày chuyển đổi vào báo cáo của hệ thống mới, theo từng người nhận.
- Loại ra những gì biểu mẫu không bao gồm. Ai nhận biểu mẫu, kể cả khoản trả bằng thẻ và công ty, có trong nhà thầu nào nhận Form 1099.
Form 1099 khai số tiền đã trả trong năm dương lịch, nên doanh nghiệp có năm thuế theo năm tài chính mà đổi vào cuối năm tài chính vẫn có một năm dương lịch bị chia trong hai hệ thống. Các biểu mẫu đã bỏ sót: biểu mẫu thuế cho nhà thầu và nhân viên nộp trễ.
Làm sao tránh đếm trùng cùng một hóa đơn, khoản gửi vào hoặc hóa đơn mua hàng?
Mỗi khoản chỉ nhập một lần: số dư vào qua bút toán đầu kỳ, hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng còn mở (sổ sách dồn tích) chỉ dưới dạng khoản mở, còn thu nhập và chi phí có ngày từ ngày chuyển đổi trở về trước chỉ vào qua cách tính cả năm mà bạn đã chọn.
| Đếm trùng | Xảy ra thế nào | Cách ngăn |
|---|---|---|
| Khoản phải thu | Tổng khoản phải thu trong bút toán đầu kỳ, cộng chính những hóa đơn đó được nhập thêm | Chỉ mở khoản phải thu theo từng hóa đơn |
| Khoản phải trả | Tổng khoản phải trả, cộng chính những hóa đơn đó | Chỉ mở khoản phải trả theo từng hóa đơn |
| Khoản thanh toán cho khoản đang mở | Khoản thanh toán sau ngày chuyển đổi được nhập như một khoản bán hàng hoặc chi phí mới, thay vì được áp vào hóa đơn còn mở | Áp vào khoản đang mở |
| Séc chưa được thanh toán và khoản gửi đang chuyển | Chúng được ngân hàng thanh toán sau ngày chuyển đổi, và nguồn dữ liệu ngân hàng tự động đưa chúng vào như giao dịch mới | Liệt kê chúng tại ngày chuyển đổi; ghép chúng trong lần đối chiếu đầu tiên |
| Nguồn dữ liệu tự động chồng nhau | Nguồn dữ liệu ngân hàng bắt đầu trước ngày chuyển đổi | Cho mọi nguồn bắt đầu từ ngày hôm sau |
| Điều chỉnh muộn | Một điều chỉnh cho tháng trước ngày chuyển đổi chỉ được ghi ở một file | Ghi vào file cũ, rồi lặp lại bằng một bút toán có ghi ngày trong file mới |
Ba hàng đầu áp dụng cho sổ sách dồn tích. Theo phương pháp tiền mặt, hóa đơn bán hàng hay hóa đơn mua hàng chưa thanh toán chưa phải thu nhập hay chi phí: phương pháp tiền mặt tính thu nhập khi nhận và phương pháp dồn tích tính khi phát sinh, nên khoản thanh toán sau ngày chuyển đổi là thu nhập hoặc chi phí mới trong sổ sách tiền mặt, còn trong sổ sách dồn tích chỉ tất toán khoản đang mở. Xem thêm số dư đầu kỳ sau khi đổi kế toán viên. Dữ liệu trùng đã có trong file: thu nhập bị trùng lặp.
Làm sao kiểm tra file mới khớp với file cũ tại ngày chuyển đổi?
File mới khớp khi mọi tài khoản bảng cân đối kế toán trên bảng cân đối thử tại ngày chuyển đổi bằng số của file cũ sau khi ghép tài khoản, và lợi nhuận lũy kế từ đầu năm khớp nhau.
| Hạng mục kiểm tra | Đạt khi |
|---|---|
| Bảng cân đối thử | Tổng bên nợ bằng tổng bên có, và mỗi tài khoản bảng cân đối kế toán bằng bảng cân đối thử cũ sau khi hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng đã vào. Các tài khoản thu nhập và chi phí cũng khớp ở cách thứ hai và thứ ba; ở cách thứ nhất, số ròng của chúng nằm trong vốn chủ sở hữu |
| Tiền mặt và thẻ | Mỗi tài khoản bằng sao kê của nó, sau khi liệt kê séc chưa được thanh toán và khoản gửi đang chuyển |
| Khoản phải thu và khoản phải trả (sổ sách dồn tích) | Mỗi khoản bằng tổng các hóa đơn còn mở của nó, và doanh thu hay chi phí của các hóa đơn đó không xuất hiện trong báo cáo kết quả kinh doanh của file mới sau ngày chuyển đổi |
| Tài sản cố định | Giá gốc trừ khấu hao lũy kế bằng số trên bảng cân đối kế toán |
| Hàng tồn kho | Số lượng nhân giá gốc bằng số dư hàng tồn kho |
| Nợ tiền lương và thuế bán hàng phải nộp | Mỗi khoản bằng số còn chưa nộp sau lần nộp tiền hoặc tờ khai gần nhất |
| Vốn chủ sở hữu | Bằng tài sản trừ nợ phải trả, chia theo từng chủ sở hữu khi có nhiều hơn một |
| Lợi nhuận lũy kế từ đầu năm | Bằng thu nhập ròng của báo cáo cũ đến ngày chuyển đổi, dù file mới ghi trong vốn chủ sở hữu hay trong các tài khoản thu nhập và chi phí |
| Khoản thu đầu tiên và khoản trả hóa đơn đầu tiên sau ngày chuyển đổi | Sổ sách dồn tích: mỗi khoản tất toán khoản đang mở và không thêm thu nhập hay chi phí. Sổ sách tiền mặt: mỗi khoản thêm thu nhập hoặc chi phí một lần |
Lưu cả hai bảng cân đối thử thành file có ghi ngày; đó là bằng chứng hai file khớp nhau. Hãy đối chiếu tháng đầu tiên trong file mới trước khi nhập tháng thứ hai.
Lịch sử tiền lương và thuế bán hàng cần gì khi đổi phần mềm?
Tiền lương và thuế bán hàng đều cần số dư lũy kế từ đầu năm và các kỳ khai, không chỉ bảng cân đối kế toán.
| Lĩnh vực | Mang theo | Lý do |
|---|---|---|
| Bảng lương xử lý trong file | Tiền lương, khoản khấu trừ và thuế người sử dụng lao động lũy kế từ đầu năm theo từng nhân viên, và các khoản nợ tiền lương chưa nộp | Publication 15 yêu cầu người sử dụng lao động đối chiếu tổng Form W-3 với bốn Form 941 hằng quý, hoặc Form 943 hay Form 944 hằng năm. Thuế An sinh Xã hội dừng ở mức tiền lương chịu thuế $184.500 cho mỗi nhân viên trong năm, nên tiền lương lũy kế từ đầu năm của từng nhân viên phải được chuyển sang |
| Thuế bán hàng | Thuế bán hàng phải nộp theo tiểu bang, và theo địa phương khi tiểu bang tách riêng, cùng kỳ khai gần nhất đã nộp | Tiểu bang quy định tần suất nộp (California ấn định tần suất cho doanh nghiệp; Texas thông báo cho người mới được cấp giấy phép), nên nếu chuyển đổi rơi vào giữa một kỳ thì tờ khai kỳ đó được lập từ cả hai hệ thống, cộng theo địa phương |
| Hàng tồn kho | Số lượng và giá gốc theo từng mặt hàng, và phương pháp định giá | Thay đổi phương pháp định giá hàng tồn kho cần Form 3115 |
Hãy giữ chi tiết tiền lương và thuế bán hàng, không chỉ tổng số. Hồ sơ thuế lao động gồm số tiền và ngày trả lương, và các khoản nộp thuế, và mỗi tiểu bang tự quy định thời gian lưu hồ sơ thuế bán hàng.
Đổi đơn vị xử lý bảng lương là một việc riêng: đổi đơn vị xử lý bảng lương. Tần suất khai và hạn nộp: nộp tờ khai thuế bán hàng. Khoản phải trả không còn khớp với tờ khai: thuế bán hàng phải nộp không khớp với tờ khai.
Tôi giữ dữ liệu cũ bao lâu, và dưới dạng nào?
Hãy giữ dữ liệu cũ chừng nào các tờ khai mà nó hỗ trợ còn có thể bị kiểm tra hoặc điều chỉnh, và giữ toàn bộ file, không chỉ các báo cáo.
Hồ sơ thu nhập, khoản khấu trừ và tín thuế nói chung cần được giữ trong 3 năm kể từ ngày nộp tờ khai hoặc ngày đến hạn, tùy ngày nào muộn hơn. Hồ sơ thuế lao động cần được giữ ít nhất bốn năm kể từ khi thuế đến hạn hoặc đã nộp, tùy mốc nào muộn hơn. Hồ sơ về tài sản bạn sở hữu, như danh sách tài sản, được giữ cho đến khi thời hiệu kết thúc của năm bạn thanh lý tài sản. Bảng thời gian lưu hồ sơ của IRS liệt kê các trường hợp phải giữ lâu hơn, và thời gian lưu hồ sơ kinh doanh giải thích chúng.
Cần giữ gì:
- File sao lưu đầy đủ của hệ thống cũ. IRS yêu cầu file sao lưu phần mềm kế toán ngay từ đầu cuộc kiểm tra trong hầu hết trường hợp sổ sách được lưu trong phần mềm, kèm đăng nhập quản trị viên. IRS nêu rằng bản sao dạng bảng tính không thể kiểm tra như bản gốc, và dữ liệu rút gọn không được chấp nhận cho các năm đang bị kiểm tra.
- Khung 14 tháng. Nhân viên kiểm tra thuế có thể yêu cầu bản sao lưu bao gồm cả tháng trước và tháng sau năm đang kiểm tra, để kiểm tra việc cắt kỳ. Chuyển đổi vào cuối năm vẫn để các tháng đó nằm trong hai file.
- Báo cáo đã xuất, đọc được mà không cần chương trình cũ: báo cáo kết quả kinh doanh hằng năm, bảng cân đối kế toán, sổ cái, bảng cân đối thử, báo cáo tuổi nợ, báo cáo khoản trả nhà cung cấp và báo cáo tiền lương.
- Chứng từ hỗ trợ chỉ được giữ dưới dạng tệp đính kèm trong file cũ. IRS nêu rằng giao dịch mua, bán, tiền lương và các giao dịch khác tạo ra chứng từ hỗ trợ chứa thông tin bạn ghi vào sổ sách.
- Mô tả hệ thống: Publication 583 yêu cầu hồ sơ đọc được bằng máy và mô tả đầy đủ phần được vi tính hóa, gồm các kiểm soát và hệ thống tài khoản kế toán.
Lưu hai bản ở hai nơi riêng, và thử mở bản sao lưu trước khi gói đăng ký cũ hết hạn. Nên xuất gì trước khi hủy: hồ sơ cần giữ khi hủy phần mềm.
Ví dụ
Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.
S corporation tư vấn đổi phần mềm vào ngày 1 tháng 7
Một S corporation theo năm dương lịch, dùng phương pháp dồn tích, đổi phần mềm vào ngày 1 tháng 7 sau khi đối chiếu tháng 6. Hệ thống cũ cho thấy doanh số từ tháng 1 đến tháng 6 là US$180.000 và chi phí là US$120.000. File mới mở với số dư ngày 30 tháng 6 không gồm khoản phải thu, US$40.000 hóa đơn còn mở nhập theo từng hóa đơn, và danh sách tài sản. Từ tháng 7 đến tháng 12, hệ thống mới cho thấy doanh số US$170.000 và chi phí US$115.000.
Báo cáo kết quả kinh doanh dùng cho tờ khai là tổng của hai báo cáo: doanh số US$350.000, chi phí US$235.000, lợi nhuận US$115.000. US$40.000 hóa đơn đã nằm trong doanh số của hệ thống cũ, nên các khoản thanh toán cho chúng vào tháng 7 và tháng 8 tất toán những hóa đơn đó và không phải doanh số tháng 7.
Chủ doanh nghiệp một chủ đếm trùng tháng 3
Một chủ doanh nghiệp một chủ dùng phương pháp dồn tích đổi phần mềm vào ngày 1 tháng 4. Hóa đơn chưa thanh toán cho công việc tháng 3 tổng cộng US$6.000. Chủ doanh nghiệp nhập khoản phải thu ngày 31 tháng 3 như một tổng US$6.000 và đồng thời nhập các hóa đơn tháng 3. Khoản phải thu hiện là US$12.000. Các hóa đơn được nhập cũng ghi US$6.000 doanh số tháng 3 trong file mới, nên mọi báo cáo kết quả kinh doanh cả năm đọc file mới từ ngày 1 tháng 1 sẽ đếm khoản thu nhập đó hai lần. Cách sửa là xóa khoản tổng và mở khoản phải thu theo từng hóa đơn, một lần, ghi đối ứng với bút toán đầu kỳ.
Một người làm việc tự do có khoản thanh toán nằm trong hai hệ thống
Một LLC hai thành viên được tính thuế như hợp danh trả cho một người làm việc tự do US$1.500 bằng séc trước khi đổi phần mềm và US$1.200 bằng chuyển khoản ngân hàng sau đó, cả hai cho dịch vụ. Mỗi hệ thống cho thấy người nhận dưới ngưỡng $2.000, nhưng tổng là US$2.700. LLC chạy báo cáo khoản đã trả theo nhà cung cấp từ hệ thống cũ đến ngày chuyển đổi, cộng báo cáo của hệ thống mới, và nếu người làm việc tự do không phải là công ty thì có thể phải nộp Form 1099-NEC cho US$2.700.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Việc đổi diễn ra giữa năm và file bạn rời bỏ đang xử lý bảng lương, thuế bán hàng, hàng tồn kho hoặc nhiều nguồn dữ liệu ngân hàng: ngày chuyển đổi, lịch sử được mang sang, số liệu cả năm và tổng Form 1099 lập từ hai hệ thống, và số dư đầu kỳ khớp với file cũ đều phụ thuộc lẫn nhau, và một sai sót ở một chỗ sẽ lộ ra ở các chỗ còn lại. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán trước khi chuyển.
- Các tháng trước ngày chuyển đổi chưa bao giờ được đối chiếu: số dư đầu kỳ sẽ thừa hưởng mọi lỗi, nên hãy đối chiếu trước. Xem bắt kịp sổ sách quá hạn và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Một tài khoản giữ ngoại tệ, hoặc chủ sở hữu hay công ty mẹ ở ngoài Hoa Kỳ: xem tài khoản ngoại tệ trong sổ sách tại Hoa Kỳ, sổ sách cho công ty con tại Hoa Kỳ của công ty mẹ nước ngoài và, về hồ sơ khai thuế, hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
- Bạn cũng đã đổi kế toán viên và chỉ có báo cáo của năm ngoái: xem số dư đầu kỳ sau khi đổi kế toán viên.
- Chương trình kế toán của bạn sắp ngừng hỗ trợ: xem phần mềm kế toán cài trên máy bị ngừng. Nếu số dư bị sai sau khi chuyển, xem số dư sai sau khi chuyển từ bản cài trên máy sang bản trực tuyến và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Bạn vẫn đang chọn chương trình mới: xem phần mềm mà kế toán viên của bạn hỗ trợ và so sánh hai sản phẩm.
- Bảng lương cũng đang chuyển: xem đổi đơn vị xử lý bảng lương.
- Thiết lập của file mới sẽ đổi phương pháp tiền mặt thành dồn tích, hoặc đổi cách xử lý hàng tồn kho hay khấu hao: đó có thể là thay đổi phương pháp; xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang kế toán dồn tích và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Năm đã nộp thuế liên tục bị thay đổi trong file mới: xem ngày khóa sổ sau khi nộp thuế.
- Có thông báo hoặc cuộc kiểm tra đang mở: IRS nêu rằng dữ liệu rút gọn không được chấp nhận cho các năm đang bị kiểm tra, và file nhập lại không phải bản sao của sổ sách gốc. Xem IRS kiểm tra một doanh nghiệp nhỏ trước khi thay đổi file cũ.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Ngưỡng khai báo Form 1099-NEC đối với các khoản thanh toán thực hiện năm 2026 Thông thường, các khoản thanh toán dịch vụ phải khai báo cho một người nhận trong năm 2026; khấu trừ dự phòng có thể buộc phải nộp ở bất kỳ mức nào | $2.000 Năm thuế 2026 | IRS: Tôi có bắt buộc phải nộp Form 1099 hoặc tờ khai thông tin khác không? Đã kiểm tra |
| Mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội Tổng tiền lương và thu nhập ròng từ tự kinh doanh tối đa chịu phần An sinh Xã hội của thuế | $184.500 Năm thuế 2026 | IRS: Form 1040-ES (2026) Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ chứng minh thuế thu nhập thông thường Nhìn chung tính sau ngày nộp tờ khai hoặc hạn nộp tờ khai, tùy ngày nào muộn hơn; một số trường hợp cụ thể có thời hạn dài hơn. Hồ sơ giá gốc tài sản phải giữ đến hết thời hạn của năm chuyển nhượng chịu thuế; tờ khai chưa nộp và tờ khai gian lận không có thời hạn. | 3 năm | IRS: Publication 583, thời gian lưu giữ hồ sơ và Table 3 Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ thuế lao động của Hoa Kỳ Tối thiểu, tính từ ngày thuế đến hạn hoặc ngày thuế được nộp, tùy ngày nào muộn hơn | Bốn năm | IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- IRS: Publication 538, Kỳ kế toán và phương pháp kế toán
- IRS: Publication 334, Hướng dẫn thuế cho doanh nghiệp nhỏ
- IRS: Hướng dẫn Form 3115
- 26 CFR 1.446-1, Quy tắc chung về phương pháp kế toán
- IRS: Hướng dẫn Form 1099-MISC và 1099-NEC
- IRS: Hướng dẫn chung cho một số tờ khai thông tin
- IRS: Lưu giữ hồ sơ
- IRS: Cần giữ hồ sơ trong bao lâu?
- IRS: Việc dùng hồ sơ phần mềm kế toán điện tử, các câu hỏi thường gặp
- IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động
- California CDTFA: Ngày nộp tờ khai thuế bán hàng và thuế sử dụng
- Texas Comptroller: Thuế bán hàng và thuế sử dụng
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.