加拿大公司与美国公司记账：公司间往来、代收款与汇率

加拿大公司和它的美国子公司或兄弟公司，需要分开记账、分开开银行账户、分开报税吗？

需要分开记账；公司还要分开报税：即使两家公司都归您所有，每家公司也是独立的纳税人。加拿大要求保存足以确定税款的记录，IRS 要求每家企业各有一套完整且独立的账簿，所以每家公司的销售、费用、资产和负债，都要记在各自的账簿里。每家公司单独开一个银行账户，是一项记账控制措施，这些来源并没有把它列为规定，但它是证明哪笔钱属于谁的最简单办法。《所得税法》第 230 条；IRS 第 583 号出版物。

加拿大居民商业公司要提交自己的 T2 税表，即使公司没有经营活动也要提交；如果在魁北克或阿尔伯塔省设有营业机构，还要提交魁北克的 CO-17 或阿尔伯塔省的 AT1。美国国内公司通常提交 1120 表。公司在哪里注册，并不总能决定它是哪国的居民：由加拿大管理的美国公司，可能同时是两国的居民；这时加美税收协定规定，仅依美国法律成立的公司只算美国居民，加拿大则通过视同非居民来认可这一点。CRA：谁须提交；魁北克税务局：CO-17；阿尔伯塔省：公司所得税；1120 表填报说明；协定第四条第 3 款；《所得税法》第 250(5) 款。

拥有该美国公司的加拿大公司，还可能须提交外国关联企业信息申报（T1134 表，须在其年末后10 个月内提交）。如果美国公司不是它的外国关联企业，美国公司欠它的款项，在其外国财产总成本超过 C$100,000 后，可能属于 T1135 表（境外财产申报）要求申报的外国财产，除非这笔款项仅用于它自己的积极经营业务：参阅外国财产与关联企业申报。《所得税法》第 233.4 条；《所得税法》第 233.3 条。

美国 LLC 要自己记账，即使美国在所得税上忽略它（单一成员 LLC 通常被忽略，除非它通过 8832 表选择按公司处理）。无论美国如何处理，CRA 都把美国 LLC 当作加拿大税法下的应税公司，所以两国可能对同一个 LLC 作出不同的分类：参阅加拿大居民持有美国 LLC。IRS：LLC 分类；CRA：IC71-17R6 第 88 段。

怎样设置互相对应的应收、应付公司间账户？

在每家公司的账簿里，分别为对方公司设一个专门的应收账户和应付账户。核对时按所欠币种匹配原始交易、日期和金额；加元账簿和美元账簿的合计数不一定相等。

每一张发票、收款、付款和结算，都使用同一个参考编号，并保留一张核对明细表（“示例”中有一份）：列明原币种和金额、事项日期、汇率，以及各自账簿中入账的金额。贷款和所有权投资不要记入普通的代收款账户；两家公司按净额结算时，也要保留收款和付款的总额。这些账户名称只是实用的做法，不是 CRA 或 IRS 的要求。IRS 第 583 号出版物：记录保存。

客户把钱付给了另一家公司，或只有一家公司有商户账户：销售该记在谁的账上？

按客户合同和发票，作为卖方的公司通常记录这笔销售，无论现金进入了哪个账户。谁是卖方，取决于谁同意向客户供货、谁开具发票、谁承担客户不付款和退款的风险，以及两家公司的书面协议怎么约定。

如果另一家公司只是作为卖方的代理收款，它记录的是现金和应付卖方的款项，不是收入。如果收款的公司自己向客户开了发票（例如因为另一家公司没有商户账户），它通常就是卖方，它之后的转账也不是代收款的结算：请按下一节的方式标注清楚，并参阅加拿大公司与美国公司之间的定价。

以权责发生制的账簿为例，假设美国公司是卖方，加拿大公司作为其代理收款：

如果卖方是加拿大公司，把公司名称对调即可。如果美国卖方采用收付实现制，其授权代理收到款项，通常视同卖方收到款项，所以它在收款当日记录这笔销售和应收加拿大公司的款项。IRS 第 538 号出版物：推定收到。如果美国公司是单一成员 LLC，两国对哪份税表要申报这笔销售，看法可能不同：参阅加拿大居民持有美国 LLC。

手续费、退款和客户税款要分开列明；只有一笔净额结算款，不足以证明销售额。关于结算款记录，请参阅美元销售及平台结算款；关于 1099-K 表，请参阅销售额与结算款的核对。

如果一家公司替另一家公司付账单或工资，怎么处理？

一家公司支付了属于另一家公司的义务时，付款方记录一笔对该公司的应收款，负有该义务的公司则记录自己的成本和一笔应付付款方的款项。费用只记一次：付款记录显示现金的流动，供应商单据显示买了什么。IRS 第 583 号出版物。例如，加拿大公司支付了美国公司已有的一张供应商账单：

工资不同，因为雇主要缴工资代扣款。如果加拿大公司是雇主，它的员工为美国公司工作，工资仍留在加拿大公司的账簿里，由加拿大公司向美国公司转收这笔费用：

如果美国公司是雇主，加拿大公司只是垫付了现金，就按上面代付账单的方式处理；参阅跨美加边境雇用员工。关于这笔费用及其单据，请参阅加拿大公司与美国公司之间的定价；关于发票上的 GST/HST，请参阅向美国客户收取 GST/HST。

每个账簿应使用哪种货币和汇率？

每个账簿都用自己所在国家的货币记账（加拿大公司用加元，美国公司用美元），这也是各国税务结果的默认币种。每笔公司间分录，按当天的汇率（即期汇率）折算，并在旁边保留原币种金额。

加拿大税务采用加拿大银行公布的、金额发生当天的汇率，除非 CRA 接受其他汇率。加拿大居民公司只有在税年首日后 60 天内，通过 T1296 表选择功能货币申报，才能用外币申报，而且该货币必须是合资格货币（例如美元），公司主要用它记账；仅仅用美元记账或有美元银行账户，不会改变税务币种。《所得税法》第 261 条；CRA：功能货币。美元销售及平台结算款讲解了这项选择。美国公司的税务功能货币通常是美元，美国税务在收到、支付或应计某个项目时使用即期汇率；只要前后一致，IRS 接受任何已公布的汇率。26 CFR 1.985-1；IRS：汇率。

账面上的汇兑调整，不会自动产生应税收入或扣除。CRA S5-F4-C1 专刊第 1.4–1.6.1 段。

这笔余额是贸易往来款、贷款、出资还是股息？

要根据交易内容和条款来判断余额的性质，而不是看账户名称。把一笔旧的应付款转入权益，并不能证明它是出资。

谁持有谁，会改变这笔款项的性质。兄弟公司之间的余额通常是贸易往来款或贷款；没有发票或还款条款的转款，需要会计师审查。以低于价值的对价转移财产，还可能令接收方公司在差额范围内，就转让方未缴的税款承担连带责任（《所得税法》第 160 条）。母公司与子公司之间，向下的款项可能是贷款或投资，向上的款项可能是还款、股息或资本返还。经股东个人账户过手的款项，则属于股东贷款问题。

双向都要标出账龄较长的余额，即使账户标注为贸易往来款：

• 加拿大公司的应收款。如果非居民欠加拿大公司的款项，若超过一年未偿还且没有按合理利率计息，加拿大公司可能要把视同利息计入收入。普通贸易例外要求，除其他条件外，两家公司互不关联，所以对同一所有人控制的公司，应当假定这个例外用不上；受控外国关联企业因其积极经营业务而欠的款项，另有例外（第 17(8) 款）。《所得税法》第 17 条。
• 加拿大公司的应付款。加拿大公司欠关联公司，或欠其他非独立交易关系的人的可扣除费用，如果到费用发生年度之后的第二个纳税年度末仍未支付，就要加到它下一个纳税年度的收入里。两家公司也可以改为在该下一年度的申报截止日前，提交一份规定格式的协议；协议会把这笔款项视为已支付并已借回。《所得税法》第 78 条。
• 美国公司的应付款。美国公司欠关联外国人士的应计利息（即使协定免除了美国税），或某些美国来源租金和特许权使用费，通常要等到实际支付后才能扣除。26 CFR 1.267(a)-3。

定价指南涵盖这些规则及其例外。

月末应该核对什么？

先核对每个银行账户，再按原币种核对公司间的往来和期末余额。每个差异都要用证据解释；不要把它记入说不清原因的费用账户。

1. 把两家公司的公司间账簿，导出到同一个截止日期。
2. 期初余额要与上期已签字确认的明细表一致。
3. 每一张发票、收款、付款和结算，都要按参考编号、日期和原币种金额逐笔核对。
4. 查找缺失的分录、重复分录、贷项通知单、手续费和在途转账；保留每家银行的实际交易日期。
5. 按每种币种和每类余额，列出期初余额、增加总额、减少总额和期末余额。
6. 已批准的汇兑调整，要与已核对的金额分开记录。
7. 检查逾期项目，并与负责另一家公司账簿的人确认期末明细表。

把已签字确认的明细表与报表和支持文件放在一起，让别人能够追溯。IRS 第 583 号出版物。如果贷款方要合并（合计）数字，就从每家公司自己的报表和这份明细表出发；合并是会计师的专项工作，不在本文范围内。

这些余额在税表和财务报表里出现在哪里？

应收款属于债权人的资产，对应的应付款属于债务人的负债；所有权出资则按投资和权益的分类处理。

如果美国公司是 LLC，不要想当然地认为适用 1120 表的这一行：参阅加拿大居民持有美国 LLC。CRA：GIFI；1120 表填报说明：Schedule L。关于报告一年内关联方活动的表格（T106 和 5472 表），请参阅加拿大公司与美国公司之间的定价。

每家公司必须在哪里、把哪些记录保存多久？

两套账簿由同一位记账员保管，并不能取代任何一家公司各自的记录保存义务。

存放在境外、从加拿大通过电子方式访问的记录，不算保存在加拿大，所以依赖境外托管之前，要确认存放地点和任何书面许可。加拿大的电子记录必须保持可读；逾期报税、异议、申诉或 CRA 的保存要求，都可能延长保存期。CRA：记录存放地点和保存期限；《所得税法》第 230 条；《所得税条例》第 5800 条；IRS 第 583 号出版物。

第 6038A 条规定的记录通常必须保存在美国。只要公司能在收到请求后60 天内，把所需记录交给 IRS，并能在收到翻译请求后30 天内提供译文，或能在同样期限内把记录转回美国，同时备有索引和美国境内的保管人，并从此一直保存在美国，就可以把记录保存在境外，例如由加拿大记账员保管。26 CFR 1.6038A-3(f)–(g)；26 CFR 1.6038A-1。小型公司的例外，见加拿大公司与美国公司之间的定价；外资单一成员 LLC 的记录要求，见其申报指南。州和省的公司要求须另行核查。

保留客户和供应商发票、收款指示、工资记录、银行对账单、公司间协议、汇率来源、两份核对明细表，以及贷款和资本变动的批准文件。

什么时候需要请记账员或跨境会计师？

当销售方、付款安排和入账政策都明确后，记账员就可以负责每月的核对。如果这些事项不确定、余额变成了融资，或者账簿币种与税务币种不一致，就应由会计师先理清结构。

请带上上面列出的记录，以及年末余额、汇率来源和未核对项目，并说明两家公司分别由谁持有、哪一家与客户签约和雇用员工。账簿核对无误，只证明算术正确；它不能解决税务分类，也不能解决账龄较长的跨境债务的影响。加拿大企业何时需要跨境会计师介绍了这类会计师负责的工作，以及与记账员如何分工。

示例

美国公司销售服务，收入 US$10,000。加拿大公司仅作为代理代收这张发票。假设采用权责发生制，没有客户税款或手续费，银行当即把收款换成加元，且两个日期之间没有重估。所有数字和汇率仅为说明。

每一步的原币种余额都能对上，双方的余额也都清零。加拿大公司的汇兑损失，说明了多花出去的加元现金；它不是客户销售，其税务处理由会计师确定。这里的协议约定，无论汇率如何，代收方都欠 US$10,000；由谁承担汇率风险是协议的一项条款，而代收方若承担汇率风险，就是不能只把它当作代理的一项事实。

您的情况不同？

• 重复出现交叉代收，或涉及两种币种的差异：每月核对可使用记账服务；请带上两家公司的账簿、银行对账单和未核对项目清单。
• 不确定谁是卖方、雇主、LLC 的分类，或有账龄较长的跨境资金往来：在调整分录之前，请使用跨境税务服务，审查结构和税务后果。
• 正在考虑是否自己记账：请参阅加拿大记账方式的选择或美国记账方式的选择。
• 余额是与您个人之间的：请参阅股东贷款。
• 加拿大账簿已落后好几个月：请参阅补齐逾期账簿。
• 您只需要为加拿大公司开一个美国银行账户：请参阅加拿大公司的美国银行账户。