报税前的记账整理清单：先核对哪些账目

交给报税人员之前，我的账簿应该体现什么？

账簿必须体现总收入、扣除和抵免，每一笔记录都要能追溯到凭证（第 583 号出版物）。任何记账系统都可以，只要能清楚显示收入和支出。合伙企业或公司的税表若需要附资产负债表（Schedule L），表上数字也应与账簿一致（1065 表、1120-S 表和1120 表的填报说明）。

请按下面的顺序逐项处理，每一步都为下一步打好基础。

以下情况就不简单了：

• 已报税的年度对不上账。 先查明原因再动手改，因为已提交的税表可能受到影响。
• 合伙企业或 S 公司有没人跟踪的资本账户或贷款账户。 税表上的资产负债表应与账簿一致；合伙企业对任何差异要附上说明，S 公司的股东贷款要与 K-1 核对一致。
• 老板资金混在好几个月的经营交易里。 必须先把每笔交易分清，账簿才能使用。
• 有些月份没有记录，或者落后了好几年。 要先补记缺失的月份，才能使用这份清单；请参阅补做逾期账簿。
• 税表很快就要到期。 留给查找和修正差异的时间不多。
• 老板或母公司在美国境外。 外资持有的美国公司可能需要申报与外国老板之间的交易（5472 表），所以老板转账清单必须完整。

先准备好：每个银行、信用卡和贷款账户的对账单、去年已报税的税表、收到的所有 1099 表，以及一份企业与老板之间资金往来的清单。

每个银行和信用卡账户在年末都与对账单一致吗？

把每个银行和信用卡账户，都与期末最后一天的对账单核对。把尚未入账的项目列出来之后，账簿和对账单的余额应当一致。第 583 号出版物要求企业账户与个人账户分开，并每月对账。对账的做法如下：

1. 把对账单上的每笔存款和付款与账簿逐一比对，记下每处差异。
2. 列出已在账簿中、但尚未出现在对账单上的项目，例如未兑现的支票和在途存款。
3. 把已在对账单上、但账簿里没有的项目补记进去，例如银行手续费。
4. 检查调整后的对账单余额是否等于调整后的账簿余额。如果不等，说明还有错误。

对每个账户和每张卡都做同样的核对，包括很少使用的和已关闭的账户。信用卡和贷款余额也要与各自的对账单核对。银行账户连接软件并不等于对账：请参阅为什么银行连接记录不等于对账。

账户核对一致，只说明现金余额正确，不说明分类也正确。

银行连接记录中的项目：未匹配和重复的交易应该排除还是删除？

对于重复的记录，或不属于这套账簿的项目，请选择排除，不要删除。这里指的是仍停留在银行连接记录中的项目；已经记入账簿的项目，则要在账簿里更正。在 QuickBooks Online 中，被排除的项目不会再次导入，而被删除的项目会再次从银行下载（Intuit 文档）。没有官方资料说明各类银行连接的运作方式，其他软件的做法可能不同，所以请先查看该软件的帮助说明，再决定是否照此处理。

把每个未匹配的项目归入以下三类之一：

• 真实发生、但还没入账： 选好分类后记入账簿。
• 已经入账（通过手工录入、发票收款，或另一个账户中的转账）：与那条记录匹配。
• 不属于这套账簿，或是另一笔的重复副本： 排除。

只排除确实不属于这套账簿的项目。如果排除了一笔真实的存款，账簿金额就会比对账单少，这个缺口会在下次对账时显现出来。

如何找出并删除重复的收入和支出？

按金额和日期找出第二份记录，然后删除那条与银行记录或凭证对不上的。重复记录会表现为账簿余额比对账单高或低，或者收入大于存款。

常见来源：

• 发票已标记为已付款，同一笔存款又被当作收入再记了一次。
• 同一份银行文件既通过银行连接导入，又通过上传再导入一次。
• 同一张信用卡连接了两次。
• 信用卡还款记成了支出，卡上的各笔消费又各记了一次。
• 自己名下两个账户之间的转账，在一个账户记成收入，在另一个账户记成支出。两边都不是收入，也不是支出。

查找的办法：把对账单上的存款加总，与已记录的收入加上不属于收入的存款之和比较。然后按金额排序，在相近日期里找相同的数字。对账缺口可能正好等于一笔重复记录。第 583 号出版物说明，记录应当能识别收款的来源，以便区分经营资金与非经营资金、应税资金与免税资金。如果重复记录的日期落在已报税的年度，请先告诉报税人员，再删除。

销售收入被重复记录的情况，请参阅账簿中的重复收入。存款与销售报告对不上的情况，请参阅销售额与平台打款的对账。信用卡还款被重复计算的情况，请参阅账簿中的信用卡还款。

我的期初余额与去年已报税表一致吗？

应该一致。今年的期初余额就是去年的期末余额；合伙企业或公司还可以把它们逐行与已报税表上的资产负债表核对。

规模较小的实体，如果对税表上的规模问题回答“是”（1065 表和 1120-S 表在 Schedule B 上，1120 表在 Schedule K 上），可以不填 Schedule L；规模较小的合伙企业还可以不填 Schedule M-2 和每份 Schedule K-1 的第 L 项（1065 表）。这种情况下，改为与去年的最终账簿和年末对账单核对。账簿仍然要与去年的期末余额一致。

核对时，把去年的年末资产负债表和今年的期初资产负债表并排放好，列出每一行不一致的地方。常见的原因是：某笔记录的日期在已结账的年度，却在税表编制完成后被改动。合伙企业已报税的资产负债表可能按税务基础编制，第 L 项报告的是按税务基础计算的资本，所以如果是有意造成的差异，请先向报税人员要一份说明，再判断账簿是否有误。

在弄清差异原因之前，不要用今年的一笔分录把缺口填平。请参阅已结账期间的期初余额变动、留存收益与税表不符和锁定已报税的年度。

企业账户里的个人开销和老板转账该怎么处理？

提款、投入和老板贷款都记入老板账户，绝不记入收入或支出。工资和保证付款另当别论，由报税人员来分类。第 334 号出版物把个人、生活和家庭开支列为不可扣除的支出，并说明混合性支出中的个人部分要分开。它还介绍了一种单独的提款账户，用来记录为个人用途而取走的经营收入。

第 583 号出版物建议把每笔存款标明为经营收入、个人资金或贷款，并且只在个人提款时才给自己开支票。通过真实贷款借入的钱不是收入。

把全年企业与老板之间的每一笔转账列成一张清单：日期、金额、账户和用途。把个人开销从支出中拿出来，记入老板账户。账户名称并不决定税务上的归类；报税人员会综合全年的情况来分类这些转账。

若有好几个月的资金混在一起，请参阅整理混用的企业资金与个人资金。合伙人的报酬请参阅保证付款与合伙人提款。S 公司的老板转账请参阅S 公司补记账簿和S 公司支付的个人开销。C 公司请参阅C 公司支付的老板开销。

发送任何资料之前，如何清理未分类项目和暂记账户？

给每笔交易一个能对应到税表某一行的分类，或者写一条说明未知情况的备注。未分类收入、未分类支出和笼统的过渡账户中都不要留任何东西。

1. 列出这些账户里的每一笔交易。
2. 逐笔归类：收入、经营支出、老板资金、自己名下账户之间的转账、贷款或信用卡还款，还是设备购置。
3. 对没有凭证的项目，查看银行或信用卡对账单。对账单可以证明付款发生过，但仅有付款证明并不能确立扣除；发票或收据也要保存。
4. 对无法识别的项目，把日期、金额和收款方写成备注留给报税人员。不要猜测分类。

完整的方法请参阅报税前的未分类支出。收据缺失的情况，请参阅丢失的经营支出收据。

我的收入与 1099-K 表和 1099-NEC 表一致吗？

按付款方或平台，把每份表格的金额加总，与该来源已入账的收入比较，并用备注解释每处差异。IRS 要求把 1099-K 表与其他记录一起使用，并且无论是否收到表格，都要申报全部收入。账簿上的收入可以比表格多；账簿上的收入比表格少，则需要有书面可查的理由。

支付卡处理机构无论金额多少，都会为刷卡付款寄出 1099-K 表。支付应用或线上交易平台，在商品或服务的付款超过 $20,000 且交易超过 200 笔时必须寄出，金额更低时也可以寄出。家人和朋友的赠与款，或偿还个人开销的款项，不应出现在 1099-K 表上（IRS）。第 583 号出版物把 1099-MISC 表和 1099-NEC 表列为可以支持总收入的文件。

差异通常来自手续费、退款、代收的销售税、时间差、个人款项、重复记录，或表格本身的错误。买方负担的销售税，由卖方代州政府收取时不算收入；卖方自己负担的销售税，则属于总收入（第 334 号出版物）。时间差包括：账簿按权责发生制记账、税表按收付实现制申报时，年末尚未收款的发票（第 583 号出版物；请参阅权责发生制账簿与收付实现制税表）。如果 1099-NEC 表和 1099-K 表可能报告了同一笔付款，只能计算一次：请参阅同一笔收入出现在两份税表上。

收入与销售报告对不上的情况，请参阅销售额与平台打款的对账。逾期账簿的收入如何与表格核对，请参阅补做逾期账簿。

哪些贷款、信用卡和设备应该列入资产负债表？

欠的钱和企业拥有的东西，应记入资产负债表，而不是损益表。资产负债表显示某一日期的资产、负债和所有者权益（第 583 号出版物）。

• 贷款： 余额与贷款方的年末对账单一致。借来的钱不是收入，企业债务的利息才是计入支出的成本（第 334 号出版物）。请参阅记录企业贷款。
• 信用卡： 余额与信用卡对账单一致。还信用卡账单是把钱从银行转到信用卡，不是第二笔支出。请参阅账簿中的信用卡还款。
• 设备： 企业使用、预期使用超过一年的财产，一般不能在购买当年全额扣除；成本要分摊到多个纳税年度，作为折旧（第 334 号出版物）。Section 179 扣除（第 583 号出版物）、额外折旧，以及小额物品的小额购置安全港选择，可以允许更多的首年扣除；该安全港只适用于在账簿中已作为费用扣除的金额（第 334 号出版物）。请保留取得日期、价格、改良支出、已作的 Section 179 扣除和已计提的折旧（第 583 号出版物）。

如果有设备被记成了维修或用品支出，或有购置的资产没出现在资产清单上，请标出来提醒报税人员。把小额购置转入资产负债表之前，先问清是否使用了安全港选择：请参阅小额购置应该费用化还是资本化。资产明细表缺失的情况，请参阅重建缺失的折旧明细表。

账簿整理干净后，要交给报税人员哪些资料？

把整理好的账簿和背后的凭证一起交出，并附上尚未解决事项的说明。

报税人员需要调取哪些报告，请参阅从账簿到企业税表。12 月 31 日之后还有哪些事项要结账，请参阅年末结账清单。

示例

以下示例仅作说明；所有金额均为美元。

支票账户对不上的自由职业设计师

账簿显示支票账户有 US$18,400，12 月 31 日的对账单显示 US$17,950。没有未兑现的支票，也没有在途存款。这 US$450 的差额，是一笔支付处理机构的存款被银行连接重复记录了两次。删除多出的那条记录后，只剩一笔存款，账簿余额变为 US$17,950。仍在银行连接记录中等待处理的副本要选择排除，这样它不会再回来。

期初现金对不上的双成员 LLC

一家按合伙企业课税的双成员 LLC，账簿上年初现金是 US$31,000。去年已报税的 Schedule L 显示年末现金为 US$26,500。这 US$4,500 的差额，可能来自一条日期在已结账年度、却在税表编制完成后被改动的记录。处理的第一步是找出原因，而不是调整今年的现金。如果原因是报税人员从未见过的改动，已报税的税表可能需要重新检查；这由报税人员判断。

替老板付房租的 S 公司

一家 S 公司用企业信用卡替老板支付了 US$6,000 的个人房租，并记成了房租支出。在报税人员综合全年情况，判断这笔钱属于报酬、分配还是股东贷款之前，这 US$6,000 先记入老板账户。如果它是分配或贷款，从房租支出中拿掉后，支出减少 US$6,000，账面利润增加同样的金额。如果它是对劳务的合理报酬，则仍作为工资支出，并按发薪规定申报，利润不变。

您的情况不同？

• 某个余额与已报税的年度对不上，或者您不确定该整理旧账、重做，还是另起新账： 请参阅已结账期间的期初余额变动、留存收益与税表不符、整理旧账还是重新开始和补做账簿要花多少钱，并获取记账帮助。
• 有些月份没有记录，或者税表很快就要到期： 请参阅补做逾期账簿，并获取记账帮助。
• 老板资金混在好几个月的交易里： 请参阅整理混用的企业资金与个人资金，并获取记账帮助。
• 合伙企业或 S 公司有没人跟踪的资本账户或股东贷款账户： 请参阅S 公司补记账簿和保证付款与合伙人提款，并获取记账帮助。
• 老板住在境外、企业由外国公司持有，或账户开在境外： 请参阅外资持有的美国公司记账、外资持有的 LLC 的交易记录和公司境外账户的 FBAR 申报，并获取跨境税务帮助。
• 存款与您的销售报告对不上： 请参阅销售额与平台打款的对账。