公司信用卡上的個人消費：償還、計入 W-2 或沖銷

公司信用卡上出現個人消費時會怎麼樣？

公司信用卡上的個人消費有三種結局：持卡人償還、成為應稅工資，或（持卡人是所有者時）成為分配或貸款。它不能被沖銷：個人消費絕不是業務費用，也不能一直留在費用科目裡。

結果取決於持卡人是誰、公司是否要求還款，以及款項多快歸還。以下的時限原本針對業務費用安排，並非針對個人消費，因此只是最接近的參考標準，最終要看信用卡安排的具體事實。出現以下情形時，情況就不簡單：

• 多人持有信用卡，所有者和員工共用同一套信用卡方案；
• 個人消費被記為餐飲、用品或差旅；
• W-2 表或工資稅表已經提交；
• 這些消費跨越不止一個年度。

在做任何決定之前，先收齊所有信用卡對帳單、收據、信用卡政策、工資報告和已提交的 W-2 表。

個人消費什麼時候會成為員工 W-2 表上的工資？

公司為員工支付的個人消費，如果沒有及時償還，就成為應稅工資（參考時限為 費用支付或發生後 120 天，見下文）。IRS Publication 15-B 指出，任何附加福利都要納稅，除非法律明確排除；計入的金額會減去員工為此自付的部分。它還指出，使用簽帳卡或信用卡絕不能作為微不足道的福利排除，不論金額多小。

W-2 表填表說明規定，應稅附加福利填入 1 欄，適用時還要填入 3 欄和 5 欄。工資核算把追加的金額視為補充工資（Publication 15）：

最遲須在還款期限屆滿後的第一個工資期間，把該金額計入工資（Publication 15；26 CFR 1.62-2(h)）。

什麼能讓還款不計入 W-2 表：報銷計劃規則和時限？

當公司的信用卡安排符合報銷計劃（accountable plan）的三項規則，且款項在合理期間內歸還時，還款可以不計入 W-2 表。IRS 制定這些規則，針對的是業務費用報銷，因此它們是目前最接近的公開標準。三項規則是：款項與業務費用有關；員工以收據和目的加以證明（substantiate）；員工歸還多出的部分（Publication 15）。

法規把透過信用卡系統記在公司帳上的款項，視為該安排的一部分。個人消費不是業務費用，因此無法證明。結合「歸還多出款項」的規則來看，它屬於超出已證明業務費用的部分，員工必須歸還。安全港（safe harbor）是法規視為合理的時限。與信用卡消費有關的安全港期限如下：

以上是安全港。什麼算合理期間，要看具體事實（Publication 15；26 CFR 1.62-2(g)）。沒有及時歸還的款項，視同在非報銷計劃（nonaccountable plan）下支付，屬於工資。

超過期限才還款？安全港就不再適用，要看具體事實。這裡引用的資料並未說明，遲來的還款能否推翻已經到期的工資，所以在提交 W-2 表之前，請先請人審核。

兩個陷阱：

• 沒有還款規則。如果該安排不要求證明業務用途和歸還多出的部分，法規會把該安排下支付的全部款項（不只個人消費）視為非報銷計劃款項。就業務費用報銷而言，事後自願還款也不能改變這一點（Publication 463）；這如何適用於個人消費，要看具體事實。
• 固定做法。如果公司在某一年有計劃或慣例，付給員工的金額多於其證明的金額，以避免申報和預扣，該年就不能使用安全港。存在濫用模式時，每一筆付款都屬於非報銷計劃款項（26 CFR 1.62-2(g)(3) 和 (k)）。

員工及時還款的話，帳怎麼記？

及時償還的個人消費是對員工的應收款項，不是費用。消費入帳時記為應收雇員款，款項收到後沖平。

增加工資的那次工資核算，會記錄預扣的稅款和雇主的工資稅。還款方式可以是支票、轉帳，或在州工資法允許時從工資中扣款。關於刷卡付款和每月對帳，請見帳簿中的信用卡付款。

持卡人是 S 公司所有者時有什麼不同？

身為高級職員或其他雇員的 S 公司所有者，適用上述工資規則，另外還有兩種結局：分配或貸款。IRS 表示，可以把付給股東雇員的款項從分配重新歸類為工資（IRS）。1120-S 表填表說明指出，付給公司高級職員的款項，在屬於服務的合理報酬的範圍內，必須視為工資。

• 償還或工資：與員工的處理相同。
• 分配：不是工資，但其稅務處理取決於所有者的股票計稅基礎（分配會使其降低，見第 1367 條），也取決於公司是否有累積的盈餘及利潤（earnings and profits，第 1368 條）。如果還有其他股東，只為某一位所有者支付的款項，也必須依照單一類別股票規則給予適當的稅務處理（26 CFR 1.1361-1(l)(2)）。
• 貸款：所有者依書面條款償還公司。是否構成真實貸款，要看具體事實；請見向自己的公司借款和下方的 S 公司指南。

關於如何分類和記帳，請見S 公司支付個人費用和S 公司分配的記帳方式。

所有者在 C 公司時有什麼不同？

C 公司替所有者支付個人帳單，如果既沒有償還，也不是真實貸款，這筆款項要麼是服務報酬，要麼是對股東的分配。分配在公司盈餘及利潤（earnings and profits，即當年和累積的利潤，按稅法計算）的範圍內屬於股息。其餘部分沖減所有者的股票計稅基礎，超出計稅基礎的部分為利得（第 301 條；第 316 條）。

分配不是服務報酬，所以公司對它沒有薪酬扣除。適用哪種處理，取決於具體事實。請見C 公司支付所有者費用，其中也說明如何在 1099-DIV 表上申報股息。

公司可以扣除它代付的個人消費嗎？

不可以。公司不能把個人消費當作業務費用扣除。第 262 條不允許扣除個人、生活或家庭費用。第 162 條允許扣除普通且必要的業務費用，包括對實際提供服務的合理報酬。

被記為餐飲、用品或差旅的個人消費，會失去這項扣除。計入工資的消費，如果總報酬對所提供的服務合理，可以作為工資扣除。已償還的消費、分配或貸款都不產生扣除。

年底怎麼檢查公司信用卡，把業務和個人消費分開？

逐筆檢查當年每張信用卡對帳單，先把每一筆標為業務或個人，再決定誰該還多少。Publication 463 指出，員工必須說明刷在雇主信用卡上的款項，並提供 IRS 為扣除會要求的那類記錄。

1. 調出每張公司信用卡、每位持卡人的對帳單。
2. 把每筆消費標為業務、個人或不確定。混合消費要拆開，只有個人的部分才算個人消費。對不確定的項目，向持卡人索取收據和業務目的。
3. 按持卡人合計個人消費，並註明哪些持卡人是所有者。
4. 對每筆個人消費，查明是否償還、何時償還，天數從消費日起算。
5. 分類尚未償還的款項：員工的款項計入工資；所有者的款項可歸入工資、分配或貸款。
6. 找出每筆個人消費記在哪個科目，並把它從餐飲、用品或差旅中移出。
7. 核對已經提交的文件：每個受影響年度的 W-2 表、工資稅表和公司稅表。

什麼樣的信用卡政策能避免個人消費再次出現？

符合報銷計劃規則的信用卡政策，會規定誰可以持卡、卡可以用在什麼地方、何時報告消費，以及個人消費何時償還。

如果慣例是讓個人消費一直不償還、也不計入 W-2 表，而這是為了避免申報和預扣的計劃或慣例，就可能落入上述固定做法規則。Revenue Ruling 2003-106 涉及的是另一種安排：員工自己把每筆信用卡消費標為個人或業務，並對發卡機構負個人責任，雇主只憑核准的費用報告報銷業務消費。它沒有談到公司先代付個人消費、之後再收回的情形。

如果已提交的 W-2 表或工資稅表沒有包含這些消費怎麼辦？

工資最遲須在允許還款的期限屆滿後的第一次工資發放時到期（26 CFR 1.62-2(h)）。該次工資所在的季度決定如何更正：

• 該季的 941 表已經提交：每個季度提交一份 941-X 表（提交 944 表的雇主，按年度使用 944-X 表）。如果該年度的 W-2 表也已提交，再加上 W-2c 表（941-X 表填表說明；W-2 表填表說明）。
• 該季的 941 表尚未提交，或允許還款的期限尚未屆滿：最遲在那次工資發放時把工資計入。這些工資填入該季的 941 表，以及包含該次工資發放年度的 W-2 表。

更正通常不加收利息，也不加收逾期付款和逾期存款罰款，條件是在發現錯誤的那個季度的 941 表到期日（每個季度後第一個月的最後一天）前提交 941-X 表，並在提交時繳清稅款。申報人明知而少報的稅款不在此列（941-X 表填表說明）。

對於以前的年度，941-X 表通常不能更正未被視為應稅的付款所涉及的聯邦所得稅預扣。工資仍須用 941-X 表和 W-2c 表更正（941-X 表填表說明）。員工該年度的收入也會改變。把這些消費當作費用扣除的公司稅表，需要另行檢查。

誰來付稅。公司須繳納它沒有預扣的稅款。在州工資法允許時，公司可以從員工之後的工資中扣回；所得稅最遲須在該曆年最後一天之前扣回（Publication 15）。員工就這些工資繳納所得稅之後，第 3402(d) 條禁止向公司追收該筆稅款，但罰款不在此限：員工填寫 4669 表，公司提交 4670 表（4670 表說明）。對預扣負有責任的所有者或高級職員，可能須就未繳的預扣稅款承擔個人責任：對故意不履行者，信託基金追繳罰款（trust fund recovery penalty）為該稅款的 100%，IRS 通常有 3 年 的評定期間（第 6672 條；Publication 15）。請見信託基金追繳罰款。

更正步驟請見更正工資錯誤。

舉例

所示金額僅作說明，以美元計。

員工及時還款

一位非所有者的員工在 3 月把 US$400 的雜貨記在公司信用卡上。信用卡政策要求償還個人消費，該員工在 20 天內還了 US$400。公司把 US$400 記為應收雇員款，收到還款後沖平。W-2 表上不填任何內容，也沒有任何扣除。如果這 US$400 在消費後 120 天仍未償還，公司可以把它視為工資，並在之後的第一次工資發放時計入。

S 公司的所有者兼雇員

年底檢查發現，S 公司唯一股東的信用卡上有 US$6,000 的個人消費。

• 及時償還：應收款項沖平，W-2 表上不填任何內容。如果償還期限已過，就屬於上文所說的遲延償還問題。
• 計入工資：W-2 表 1 欄增加 US$6,000。如果所有者的工資總額（含這筆金額）仍低於社會安全稅工資基數上限，雙方各需繳納約 US$459 的社會安全稅和醫療保險稅，另加所得稅預扣。
• 視為分配：降低股票計稅基礎，超出計稅基礎的部分為利得。如果所有者的正常薪酬低於其工作的合理報酬，IRS 可以將其重新歸類為工資。
• 視為貸款：須有書面借據和還款條款，且事實支持這是真實貸款。在這個金額下，推定利息的小額貸款例外可能適用。

這些消費已被記為費用

同樣的 US$6,000 分別記在餐飲（US$4,000）和用品（US$2,000）。這些扣除要從帳上撤出。如果該金額成為工資，就轉入工資費用。如果工資稅表已提交，選擇計入工資意味著，工資所屬的每個已提交季度都要提交一份 941-X 表；如果該年度的 W-2 表也已提交，還要提交 W-2c 表。扣除了餐飲和用品的公司稅表也需要檢查。

您的情況不同嗎？

• 檢查發現多位持卡人有個人消費，其中一些被記為費用或已出現在已提交的稅表中：收齊對帳單、收據、信用卡政策、工資報告和已提交的 W-2 表，再尋求記帳協助，釐清誰要還款、哪些款項走工資、哪些是分配或貸款，以及哪些申報需要更正。
• 消費跨越多個年度，或信用卡餘額對不上：先看記帳整理清單，再尋求記帳協助。
• 只有 S 公司所有者有這類支出：請見S 公司支付個人費用。
• 您擁有 C 公司：請見C 公司支付所有者費用。
• 這筆支出是所有者個人墊付的真實業務成本：請見報銷所有者費用和個人信用卡上的業務費用。
• 所有者住在美國境外，或不是美國公民或居民：對外國所有者的分配可能需要美國預扣和申報（Publication 515），而且 S 公司不能有非居民外國人股東（第 1361(b)(1)(C) 條）。請透過跨境稅務協助和記帳協助一併檢查。
• 您擁有按獨資經營或合夥企業課稅的 LLC，或您是獨資經營者：本頁涵蓋公司；請見從企業帳戶支付個人費用和修復企業與個人資金混用。
• 您所在的州限制工資扣款或對這些工資課稅：聯邦處理方式不能決定州的結果。請查看州主管機關的規則；如果帳需要修改，請把結論帶到記帳協助。