公司账户付个人开支：能扣除吗？怎么记账？

我能用公司账户付个人开支并扣除吗？

不能。用公司账户支付的个人账单仍然是个人开支，而个人、生活和家庭支出不能扣除，除非《国内税收法典》有具体条款允许。只有经营活动中普通且必要的支出才是经营扣除项。钱从哪个账户出，并不改变它付的是什么，而且 Schedule C 填报说明要求，不要把个人、生活和家庭支出列入“其他费用”。

税务问题出在把这笔付款扣除的时候；在多成员 LLC 中，超过成员计税基础的分配还可能需要纳税。在账上，个人付款属于业主提款：是您从公司拿走的钱，不是经营成本。第 334 号出版物指出，独资经营者不能扣除从企业提取的个人款项。个人资金和经营资金这样混在一起，叫资金混用。

本文适用于独资经营者，以及按独资经营或合伙企业纳税的 LLC。如果您的 LLC 已选择按 S 公司或 C 公司纳税，请改看S 公司支付个人开支或C 公司支付所有人开支。

出现以下任一情况，您的情形就不简单：

• 个人付款跨越了几个月或几年。
• 其中有任何一笔已在已提交的税表上扣除。
• 同一个账户被不止一位成员使用。
• IRS 已就该税表来函，或者贷款机构、买家或投资人即将审阅账目。

分类前先准备好：企业用过的每个账户和信用卡的对账单；对拿不准的付款，准备相应的收据或发票；企业的纳税方式（独资经营、单一成员 LLC、多成员 LLC 或公司）；成员多于一位时的经营协议；以及可能已扣除这些费用的税表。

什么样的支出可以扣除？什么算个人、生活或家庭支出？

支出必须对经营既普通又必要，才能扣除。第 334 号出版物把普通支出定义为本行业内常见且被接受的支出，把必要支出定义为对您的企业有帮助且合适的支出。个人、生活或家庭支出，无论由谁支付、从哪个账户支出，都通不过这个标准。

第 262 条下的法规列出了大部分个人开支的例子：

独资经营者本人的退休计划供款和一半自雇税，也在业主本人的税表上有单独的扣除，而不是在 Schedule C 上（第 334 号出版物）。请把每笔付款记为提款，符合条件时再在那里申请扣除。请见自雇人士健康保险在账上的处理。

成立 LLC 或以公司名义购物，就能扣除吗？

不能。一项支出能否扣除，取决于它的用途，而不是卡、发票或所有权证书上写的是谁的名字。

就所得税而言，单一成员 LLC 除非选择按公司纳税，否则属于税务上被忽略的实体，不与所有人分开。它的经营活动记在所有人的税表上，经营个体业务的个人一般记在 Schedule C。成立 LLC 并不会让个人开支变得可以扣除。

在美国注册、有两名或以上成员的 LLC，联邦所得税上属于合伙企业，除非选择按公司纳税（IRS）。如果夫妻是仅有的所有人，并依州法律将 LLC 作为夫妻共同财产持有，IRS 接受按被忽略实体或按合伙企业两种处理中的任一种，所以请核对您的税表一直采用哪一种（IRS）。合伙企业在 1065 表第 9 至 21 行的扣除，仅限于贸易或经营扣除（填报说明），所以成员的个人账单不属于这里。

身份年内也可能变化：默认情况下，单一成员 LLC 增加第二名成员就成为合伙企业，合伙企业只剩一名成员就成为被忽略实体；8832 表的选择最早可追溯到提交日之前 75 天 生效（填报说明）。请按每笔付款发生的日期核对身份。

以公司名义买的物品，只有经营用途的部分可以扣除，比如汽车的经营里程。

本文讲的是联邦所得税。资金混用是否影响 LLC 的责任保护，本文不作解答；请见处理企业与个人资金混用。

公司账户里付的个人款项，该怎么记账？

记为权益账户中的业主提款，不要记为费用。第 334 号出版物把提款账户描述为一个单独的账户，用来记录为支付个人和家庭开支而提取的经营收入。

1. 在账户对账单上找出每一笔个人付款。
2. 把它的类别从费用改为业主提款账户。
3. 加一条备注，写明这笔钱付的是什么。
4. 把账户与对账单核对。

提款不是扣除项，所以不会降低利润。如果把个人付款误记为费用，利润就被少算了，把它改记到提款账户会使利润增加相同金额。提款也不是额外的收入：独资经营者来自企业的收入是净利润，即经营收入减去经营费用（第 334 号出版物）。提款在损益表和资产负债表上的位置，请见业主提款的记账方法。

LLC 有多名成员时：这笔付款记入谁的资本账户？

记给受益的那位成员。多成员 LLC 为某位成员支付个人账单时，应视为该成员的提款，记在该成员的资本账户下，而不是 LLC 的费用，除非它是贷款或服务报酬。其他成员的账户不变。

合伙人的资本账户会因提款和分配而减少（1065 表填报说明）。分配不计入合伙人应分得的收入或亏损，所以不会改变这一份额（第 541 号出版物）。

三个陷阱：

• 它也可能是一笔贷款。 如果成员们约定该成员要还给 LLC，它就是向该成员发放的贷款，合伙企业在 Schedule L 上申报（填报说明）。具体属于哪种，取决于经营协议和成员实际怎么做。
• 服务付款则不同。 合伙企业为服务付给合伙人、且与合伙企业收入无关的款项，可能属于保证付款（第 707(c) 款；第 541 号出版物）。个人账单本身不是保证付款，但如果用它来抵偿合伙企业欠该合伙人的服务费，则可能是，无论账上怎么叫。合伙企业为合伙人支付的健康保险视同保证付款，合伙企业可以扣除，合伙人需计为收入。如果合伙企业改记为减少分配，合伙企业就不能扣除（第 541 号出版物）。请见保证付款与合伙人提款的区别。
• 大额分配可能需要纳税。 合伙人收到现金分配，一般只有超出其合伙权益调整后计税基础的部分，才确认为收益（第 541 号出版物）；请见合伙人资本账户。

部分属于经营、部分属于个人的支出怎么办，比如汽车、电话或住所？

只有经营用途的部分可以扣除。第 334 号出版物说，应把部分属于个人的支出中的个人部分与经营部分分开，个人部分一般不能扣除。

汽车要保留行车记录簿、日记或日志，第 463 号出版物把它们列为能证明经营用途的记录。经营比例和汽车折旧限额，请见混合用途支出与经营比例；家庭办公室的测试，请见家庭办公室扣除。

我已在税表上扣除了个人开支：要改什么？可能有什么罚款？

已报税表如果把个人开支当作经营费用扣除，当年的利润就被少算了，所以每个受影响的年度都可能需要更正。

• 独资经营者或单一成员 LLC： 每个年度各提交一份单独的 1040-X 表。所得税和自雇税都可能变化，州税表也可能需要修改。联合报税的，夫妻双方都要签字，通常也都要对补缴的税款、利息和罚款负责，但可能适用无辜配偶减免（填报说明）。
• 合伙企业或多成员 LLC： 提交更正后的 1065 表，并为合伙人提交更正后的 Schedule K-1。适用集中审计规则的合伙企业（除非在按时提交的税表上选择退出，否则默认适用）改为提交行政调整申请，一般须在提交日与到期日两者中较晚者之后 3 年 内提交（第 6227(c) 款；填报说明）。每位合伙人本人的税表也可能要改。

有两件事决定罚款风险：当初为什么扣除，以及您是否在 IRS 首次就审查与您联系之前更正。

税率和测试标准来自 IRS 申报不准确罚款页面。对未在到期日前缴纳的税款以及这些罚款，IRS 还会收取利息（1040-X 表填报说明）。如果您能证明少缴部分有合理理由，并且是善意行事，申报不准确罚款就不适用于该部分（26 U.S.C. 6664(c)）。

时机很重要。在到期日（含延期）之后、法规规定的最早截止时间之前（例如 IRS 首次就审查该税表与您联系）提交的更正税表，或按时提交的行政调整申请，属于合格更正税表：计算申报不准确罚款时，其补缴税额视为税表上已申报的税额，但与欺诈立场有关的部分除外（26 CFR 1.6664-2）。对于合伙企业项目，截止时间还包括 IRS 首次就审查其税表与合伙企业联系。是否更正，取决于具体事实。请见因经营费用错误更正税表。

哪些记录能说明哪些付款是经营用途、哪些是个人用途？

银行对账单只能说明钱从账户里出去了，不能说明付的是什么。第 583 号出版物说，费用的证明文件应显示支付金额，并说明这是经营费用。它还说，仅有付款证明不足以确立扣除，所以要保留能证明成本确实发生的发票或收据。

对每一笔已扣除的项目，都要保留相关记录，直到该税表的时效期满为止，一般是税表提交后 3 年（提前提交的，从到期日起算）。如果漏报的总收入超过 25%，期限为 6 年；从未提交的税表或欺诈的税表则没有期限（IRS）。收据丢失的情形，请见丢失的经营支出收据。

以后怎样避免个人资金和经营资金混用？

经营只用一个账户，取钱靠转账。第 583 号出版物说，要把经营账户与个人支票账户分开，只用于经营，并且开给自己的支票只用于个人提款。下面第 2、3、5 步是有帮助的习惯，不是 IRS 的规定。

1. 经营成本只用经营账户支付，或用只供经营使用的信用卡支付。
2. 用转账给自己账户的方式给自己发钱，并标注为业主提款。许多业主在固定日期转固定金额，这样异常的付款一眼就能看出来。
3. 个人账单用个人账户支付。万一用错了，发现时把这笔付款记为提款。
4. 每月把经营账户与对账单核对一次。
5. 多成员 LLC 中，每位成员各设一个提款账户。

开设账户请见LLC 或独资经营者的企业银行账户。给自己取酬的方式，请见从 LLC 取酬。

示例

这些示例仅作说明，所有金额均为美元。

独资经营者用公司账户付了家庭旅行和杂货

一名独资经营者的企业在扣除这些项目前的利润为 $60,000。她用经营账户支付了 $1,200 的家庭旅行和 $300 的杂货账单。

• 两笔都是个人开支，所以她把 $1,500 记为业主提款。Schedule C 上的利润仍为 $60,000。
• 如果她把它们记成费用，利润会显示为 $58,500，少报了 $1,500。

以单一成员 LLC 名义购买的汽车

一位业主听朋友说，以新成立的单一成员 LLC 的名义买车就能全额扣除，便以该 LLC 的名义买了一辆 $40,000 的 SUV。LLC 在所得税上被忽略，所以只有经营用途才计入。里程日志显示 70% 的里程是经营用途。一般只有这一比例可以扣除：经营里程按标准里程费率计算，或按实际费用和允许的折旧的约 70% 计算。其余 30% 属于个人用途。车辆有特殊的折旧和记录规则（第 334 号出版物），所以该比例适用于这些规则所允许的金额。

双成员 LLC 支付某位成员孩子的学费

一家双成员 LLC 用 LLC 账户支付了其中一位成员孩子的 $2,000 学费。除非成员们约定这是贷款或服务报酬，否则应记为该成员的提款：使该成员的资本账户减少 $2,000，并作为分配申报，而不是合伙企业费用。只有超过该成员计税基础的部分，这笔分配才需纳税；本示例假设没有超过。另一位成员的资本账户和 LLC 的利润都不变。

您的情况不同？

• 混合付款跨越几个月或几年，或者您分不清哪些是经营用途： 逐笔分类、把每笔个人付款记为提款并核对每个账户，正是处理企业与个人资金混用里讲的工作。要重建对不上的账目，可以找记账服务。
• 个人开支已在已报税表上扣除： 是否更正、更正哪几个年度、还剩多大罚款风险，取决于具体事实和时机。先看因经营费用错误更正税表，也可以考虑用记账服务，根据对账单重建受影响的月份。
• IRS 已来函： 信函的日期和类型会影响您还能自己做什么。请见IRS 给企业的通知和IRS 对小企业的审查。
• 多位成员用过该账户，或成员对哪些算个人开支有分歧： 请见合伙人资本账户和保证付款与合伙人提款的区别。分清每笔付款属于哪位成员，并记入该成员的资本账户，属于记账服务的工作。
• 您的 LLC 已选择按 S 公司或 C 公司纳税： 请见S 公司支付个人开支或C 公司支付所有人开支。
• 您是用个人信用卡支付了经营费用： 请见个人信用卡上的经营费用。
• 您不确定 LLC 怎么纳税： 请见LLC 如何纳税。