企业贷款记账分录：本金与利息怎么拆分

我该怎样把企业贷款记入账簿？

企业贷款是负债，不是收入。资金到账时，现金增加，贷款余额同时增加相同的金额，所以损益表不变。如果贷款没有这样入账，利润就会不准，而贷款机构或税表可能已经用了这个数字。IRS 表示，通过真实贷款借入的资金不算收入。贷款是否真实，要看具体事实；没有书面文件的贷款，或来自业主、亲属的贷款，最容易在这一点上出问题。

记账分录是：借记银行账户，贷记该贷款机构对应的贷款账户。定期贷款、设备贷款、SBA（美国小企业管理局）贷款和信用额度贷款的记法相同。如果贷款机构在交易结算时把款项直接付给第三方，则借记所购入的项目，而不是银行账户。

独资经营者、合伙企业和公司的分录相同，只是承载利息的税表栏目不同。以下情况就不简单了：还款在已结账或已报税的年度被记成了费用；部分资金用于个人开支；涉及旧车折价、手续费或被豁免的余额；贷款登记在您个人名下而企业在使用这笔钱；或者贷款机构是业主、合伙人或亲属。

请备齐：贷款合同、贷款机构的还款计划表、贷款开始以来的每份贷款机构对账单、结算单、所融资项目的购买发票，以及显示款项入账的银行对账单。

我该怎样把贷款还款拆成本金和利息？

以贷款机构的还款计划表为准。没有计划表，就向贷款机构索取，或使用每份对账单上列出的利息和本金。分期还款贷款的每笔还款都包含利息部分和本金部分：利息按尚欠的余额计算，其余是本金。最初几期的利息最多，随着余额下降而减少。把每笔还款记为一笔分录，分三行：

记账软件把这笔还款显示为一笔支出。唯一要决定的是它的分类：把它拆开，分别记入利息费用账户和贷款账户。把整笔支出都归入费用类别，是导致费用虚高的常见错误。

• 以还款计划表为准，而不是公式。 还款日期、计息天数、利率变动、额外还款和只付利息的期间，都会改变拆分结果。如果双方没有另行约定，IRS 将部分还款先用于利息，其余用于本金（第 535 号出版物）。
• 贷款机构的其他收费既不是利息，也不是本金。 托管款（escrow）、滞纳金和年费各用单独的账户。
• 信用额度的做法相同。 每次提款使余额增加；每笔还款按其本金部分减少余额。

因为本金不进入损益表，利润可能看起来不错，而现金却在减少：见有利润却没现金。

贷款还款中哪一部分可以扣除？有哪些限制？

只有利息部分可以扣除，而且只限于借款用于企业经营的部分。本金是偿还已经收到的钱；对于部分还款，IRS 允许扣除利息，不允许扣除其余部分（第 535 号出版物）。利息要通过三项测试：

1. 资金用途。 利息看资金花在哪里，而不是贷款以什么作担保。以企业财产作担保、但用来买私人汽车的贷款，产生的是个人利息。一笔贷款同时用于企业和个人开支时，利息必须分摊（第 334 号出版物）。为贷款资金单独开一个账户，更便于追踪。
2. 真实的债务。 借款人必须负有法律上的偿还责任，双方都必须有偿还的意图，并且必须是真正的债务人与债权人关系（第 535 号出版物，这是 IRS 已停止发行的出版物，最后一版仍留在网上）。
3. 第 163(j) 款限额。 企业如果不是避税工具（tax shelter），且前 3 个纳税年度的年均总收入不超过 $32,000,000，通常不受该上限约束。关联企业的收入要合并计算；合伙企业或 S 公司的所有人要计入其应占的收入份额。房地产或农业企业可以选择不适用该限额；该选择不可撤销，并要求对某些财产采用替代折旧制度，所以应交由报税人员处理。其他企业的企业利息扣除，最多为企业利息收入，加上调整后应税收入的 30%，再加上库存融资（floor plan financing）利息。不允许扣除的利息可向后结转；8990 表用于报告该限额和结转额（第 163(j) 款；8990 表填报说明）。

另外还有两条规则。采用收付实现制的企业在利息支付时扣除，采用权责发生制的企业在利息产生时扣除，预付利息只能在到期的那一年扣除。用于生产不动产或某些其他长期财产的贷款，其利息可能必须计入该财产的成本，除非该企业是小企业纳税人（small business taxpayer）（第 535 号出版物）。

表格的行号可能随年度变化。

如果我把整笔贷款还款都记成了费用，怎么办？

利润会少记本金部分，账簿里的贷款余额则偏高。到贷款结束时，被记为费用的本金总额等于借款金额。更正方法是把本金从费用转入贷款余额：

1. 根据贷款机构的还款计划表和对账单，列出贷款开始以来每笔还款中的本金，并按年度汇总。
2. 在尚未结账的年度，为该年度的本金记一笔分录：借记贷款余额，贷记原来记录这些还款的费用账户。
3. 对于更早的年度，先在表格上算出每年的更正数，再记账。更正会改变该年度的利润以及下一年度的期初权益，所以账簿将不再与已提交的税表一致（见留存收益与上年税表不一致）。
4. 确认账簿中的贷款余额现在与贷款机构在同一日期的余额相等。

本金不可扣除，所以已提交的税表如果扣除了整笔还款，可能多扣了规则允许的金额。是否更正，取决于年度、金额和实体类型。自雇的业主可以先看因业务费用错误而更正税表。K-1 已经发出的合伙企业或 S 公司，应阅读更正已提交的企业税表。

我该怎样记录用贷款购买的车辆或设备？

资产按全额成本入账，贷款按借款金额入账。现金只减少签约时实际付出的部分。成本包括以现金、债务、其他财产或服务支付的款项，加上销售税、运费和安装费等项目（第 551 号出版物；第 946 号出版物）。购买带有债务的财产的所有人，被视为该财产的所有人，可以对其计提折旧（第 946 号出版物）。

之后的每笔还款都是利息费用，加上贷款余额的减少。它绝不是“卡车还款”这种费用，也绝不能加到资产成本里。成本通过折旧回收，适用时也可通过首年扣除回收：见设备在购入当年一次性扣除。

部分用于个人驾驶的车辆利息。 自雇的业主通常可以在 Schedule C 上扣除利息中的企业使用部分，即使采用标准里程费率也是如此（第 334 号出版物；第 463 号出版物）。个人部分不进入损益表。如果车辆属于公司或合伙企业，利息由该实体支付，业主的个人驾驶则是另一个关于取酬或分配的问题：见通过企业购买车辆。

旧车折价。 如果折价额接近旧车的市场价值，账簿中新车按合同价入账，旧车按成本减累计折旧转出，折价额与此之间的差额记为收益或亏损。如果经销商的报价和折价看起来都被抬高，成本和收益就需要报税人员来处理。就税务而言，普通车辆的旧车折价换购，是出售旧车并购买新车，因为同类财产互换的处理现在只适用于不动产（26 U.S.C. 1031；第 544 号出版物），尽管第 463 号出版物仍保留着较早的折价换购文字。请把旧车的税务计税基础、折旧记录、企业使用记录和折价合同交给报税人员，以计算税务上的收益或亏损，以及新车的税务计税基础。

贷款手续费和点数可以立即扣除吗？

通常不可以。取得贷款的大多数费用要按贷款期限分摊。点数，也称为发放费或折扣点，属于预付利息，通常不能在支付当年全额扣除（第 535 号出版物）。对于以企业财产作担保的贷款，第 551 号出版物指出，信用报告费和贷款机构要求的评估费，要作为取得贷款的成本资本化，并在贷款期限内扣除，点数通常也在贷款期限内扣除。根据法规，债务发行成本（即必须资本化的交易成本）视同降低了贷款的发行价格，在贷款期限内扣除（26 CFR 1.446-5）。相关法规规定，为争取借款而发生的成本（员工薪酬和日常开销除外）合计不超过 $5,000 的，可以不资本化；佣金不算在内；合计超过该金额，则全部都不适用（26 CFR 1.263(a)-5）。第 551 号出版物没有提到这条规则，所以除点数之外的小额费用能否在支付时扣除，要问报税人员。

在账簿中，把手续费记为递延融资成本，每月转一部分进利息费用。贷款机构从贷款款项中扣除费用时，到账的存款是净额，但贷款余额是全额。从款项中扣除的折扣或点数，并不是收到贷款时已支付的利息（第 535 号出版物），应按上述分摊到贷款期限的规则处理。其他费用按上述各自类型的规则处理：从款项中扣除某项费用，本身并不能决定它何时可以扣除。如果贷款提前结清，尚未摊销的手续费和点数可能可在当年扣除，但与同一贷款机构再融资，通常会把它们转入新贷款的期限。

如果部分贷款被豁免或注销，怎么办？

第三方贷款机构豁免部分余额时，要冲销该余额，并在同一笔分录中记录一笔收益。如果贷款机构是业主、合伙人或股东，豁免通常按出资处理；但当债务超过业主在该债务中的计税基础时，公司仍可能产生债务注销收入：见业主出资与对 LLC 的贷款。就税务而言，债务以低于欠款金额被注销的，在注销当年通常要纳税，除非适用例外或排除规定（第 431 号专题）。

• 例外情形优先适用。对于采用收付实现制的借款人，被注销的未付利息如果在支付时本可扣除，则不算收入；但被注销的本金没有这种减免（26 U.S.C. 108(e)(2)）。卖方对您从该卖方购买的财产给予的合格降价，不算收入，也不需要减少税务属性（第 431 号专题）。
• 排除情形包括：破产案件中被注销的债务（以借款人资不抵债的程度为限）、合格农业债务，以及对于非 C 公司的借款人，合格不动产经营债务。被排除的金额通常要减少税务属性，例如亏损结转和资产计税基础，并在 982 表上报告（第 4681 号出版物）。不动产排除是一项选择：在按时提交的税表（含延期）上勾选 982 表第 1d 行。按时报税但漏选的借款人，通常仍可在税表未延期截止日之后的 6 个月 内，通过更正税表作出选择（982 表填报说明）。
• 薪资保护计划（PPP）贷款。 符合条件贷款的豁免，由其自身的法规排除在总收入之外，而不是依据第 108 条，所以在账簿中是收益，但在税表上不是收入（税务程序 2021-20）。其他救助计划有各自的规则。
• 1099-C 表。 在发生可识别事件后注销 $600 或以上的受规管贷款机构必须提交该表，无论借款人是否需要申报这笔收入（填报说明）。如果贷款机构继续催收，债务可能并未被注销。无论表上怎么写，借款人都要申报正确的金额。
• 收回抵押财产或止赎。 债权人拿走担保债务的财产，被视为购买了该财产，从而对该财产产生收益或亏损。借款人负有个人偿还责任的债务，还可能产生债务注销收入；无追索权债务则不会（第 431 号专题）。
• 合伙企业和 S 公司。 排除规定和不动产选择，对合伙企业在合伙人层面适用（由各合伙人分别选择），对 S 公司则在公司层面适用（26 U.S.C. 108(d)）。

我该怎样每月核对贷款余额？

把账簿中的贷款余额与贷款机构在同一日期的对账单余额相比较，再确认利息加本金等于还款额。IRS 建议每月核对企业支票账户（第 583 号出版物）。

抵押贷款机构在一年内利息和某些点数达到 $600 或以上时，通常会寄出 1098 表（第 535 号出版物）。该表涵盖从个人（包括独资经营者）收到的利息，所以合伙企业或公司要依靠贷款机构的年终对账单（1098 表填报说明）。如果贷款机构是私人或其他非公司贷款人，企业在该贷款人一年的利息达到 $2,000 时，可能要向其开具 1099-INT 表；公司制贷款机构除外（26 U.S.C. 6041；1099-INT 表填报说明）。出现差额的常见原因有：一笔款项跨月末才入账、额外的本金还款、被记为本金的费用或托管款，或一笔从未入账的信用额度提款。余额对不上，也会反映在看起来不对的资产负债表上。

示例

以下示例仅作说明，金额以美元计。

定期贷款：只有利息进入损益表

一家企业以 8% 的利率借款 $100,000，期限 5 年，每月等额还款约 $2,028。收到款项时，银行账户借记 $100,000，贷款贷记 $100,000。损益表不变。

第一个月，利息约为 $667（$100,000 × 8% ÷ 12），本金约为 $1,361。分录借记利息费用 $667 和贷款 $1,361，贷记银行 $2,028。第二个月，利息约为 $658，本金约为 $1,370，因为利息是按更小的余额计算的。还款十二次后，全年利息约为 $7,388，本金约为 $16,944，贷款余额约为 $83,056。只有 $7,388 进入损益表。

用首付款、贷款和旧车折价购买卡车

一位自雇的业主以 $60,000 购买一辆卡车，首付 $10,000，贷款 $50,000。分录借记卡车 $60,000，贷记现金 $10,000，贷记贷款 $50,000。按 7% 计算，第一个月的利息约为 $292。这辆卡车 80% 用于企业，所以约 $233 是企业利息费用，约 $58 是个人部分，不进入损益表。

现在假设同样 $60,000 的卡车是用旧车折价购买的。旧卡车成本 $30,000，账簿中的累计折旧为 $20,000。经销商给旧车折价 $12,000（约等于其市场价值），业主付现金 $8,000，并贷款 $40,000。

账簿中的收益是 $12,000 的折价额减去旧卡车 $10,000 的账面价值。税务上的收益或亏损使用旧卡车的税务计税基础，两者可能不同。

每笔还款都记为费用

以第一笔贷款为例。十二笔还款（每笔约 $2,028）都被记入费用账户，所以约 $24,332 被记为费用，而其中只有约 $7,388 是利息。费用虚增约 $16,944，利润则少记同样的金额：账簿显示 $30,000 利润的，应为约 $46,944。资产负债表仍把贷款显示为 $100,000，而贷款机构显示约 $83,056，差额逐年扩大。如果该年度尚未结账，借记贷款 $16,944、贷记费用账户 $16,944 即可更正。

您的情况不一样吗？

• 还款整笔被记成费用已满一年或更久，或已提交的税表使用了错误的利润： 更正分录、税表是否要改，以及正确的期初贷款余额，都需要专业判断。可以先看因业务费用错误而更正税表或更正已提交的企业税表，并寻求记账协助。
• 一笔贷款同时用于企业和个人开支： 必须追踪并分摊利息，并把个人部分从账簿中剔除。请寻求记账协助，根据对账单重建拆分。
• 手续费、豁免或旧车折价使分录变复杂： 账簿分录和税务处理可能不同。入账前请寻求记账协助；如果车辆属于企业，请阅读通过企业购买车辆。
• 业主、合伙人或股东出借了资金，或贷款登记在您个人名下而企业在使用： 此时企业可能不是借款人，利息和还款的记账方式也不同。请参阅业主出资与对 LLC 的贷款或股东对 S 公司的贷款，并寻求记账协助，理清哪些是出借、哪些是出资。亲属提供的、没有书面文件的贷款，请参阅亲属对您企业的贷款。
• 贷款是附认股权证的风险债务，或余额在信用卡上： 请参阅风险债务与认股权证或账簿中的信用卡还款。
• 银行放贷前要求提供财务报表，或账簿已落后数月： 请参阅银行贷款所需的财务报表或补做逾期账簿，并寻求记账协助，把贷款账户更新到位。