没有账本如何补报税表：用银行对账单重建记录

小企业没有任何记录，怎样补报以往年度的税？

IRS 要求所有到期的税表都要报，无论能否全额缴税，所以请用别人手里的记录来重建数字。美国联邦规定要求保存足以证明总收入、扣除和抵免的记录。没有账本时，银行对账单就是账本：IRS 说，对大多数小企业来说，企业支票账户是记账分录的主要来源。

重建账目很重要，因为 IRS 代编的替代税表可能不会给您扣除额的抵免。有凭证的支出，才能让税表从利润算起，而不是从总收入（扣除任何成本前的销售总额）算起。

出现以下情况，就不算简单：

• 有两个或更多年度没报税，或者已经收到 IRS 通知或替代税表；
• 客户的钱经过个人账户、支付应用或现金；
• 企业收过销售税、发过工资，或者有不止一位所有人；
• 存款、1099 表和您自己对收入的记忆互不一致。

如果符合其中任何一条，请先让报税人员审查方案，再建分类账，因为年度的先后顺序和每笔存款的处理方式，会影响每一年的税表。应该报哪些年度、按什么顺序报，见补报未报的税表；LLC、合伙企业或公司请从未报的企业税表开始。

先收集：每个账户每个月的对账单、支付处理商报告、每一张 1099 表、IRS 税务摘录、以往税表，以及贷款和主体文件。

我应该先收集什么？去哪里拿副本？

先拿到与企业有关的每个账户的每一份对账单，再补充对账单无法证明的第三方记录。

IRS 税务摘录页面说明了各类摘录的年限范围。税表摘录涵盖当前年度及之前三个纳税年度。账户摘录和工资及收入摘录，在 IRS 在线账户中可查之前九个年度。摘录不是影印件：以往税表的副本要通过 4506 表申请。未申报核实函说明 IRS 没有处理过 1040 系列税表的记录，但并不表示您必须报税。该函可查之前三个纳税年度，更早的年度需要用 4506-T 表申请。

怎样查到开给我或我的 EIN 的 1099 表清单？

先申请以您的 SSN 或 ITIN 为准的工资及收入税务摘录，再向付款方和平台索取以 EIN 报送的表格。工资及收入税务摘录列出 IRS 收到的 W-2、1098、1099 和 5498 表，涵盖当前年度及之前九个纳税年度。您可以在 IRS 在线账户申请，也可以用 4506-T 表第 8 行申请；在线申请超过约 85 份文件时会失败，这种情况请用 4506-T 表。已向 IRS 备案 2848 表的代理人，可以接收并查阅您的账户信息。

以企业 EIN 报送的表格是空白点。4506-T 表告诉报 1040 表和 Schedule C 的独资经营者填写 SSN，EIN 则留给企业税表使用。上述 IRS 页面没有说明可以查到以企业 EIN 报送的表格的摘录，所以这类表格要向付款方索取。1099-K 表上的号码可能是 EIN，而 4506-T 表说，要拿 1099 表的副本，请先联系付款方。

这份清单有多可信：

• 可能不全。清单只显示报送给 IRS 的表格，而这些表格不一定反映开给您的全部表格。许多付款方只在超过门槛时才报送：支付应用或交易平台在超过 $20,000 且交易超过 200 笔后报送，不过 IRS 说，低于这个数额您也可能收到表格；信用卡处理商不论金额多少都报送（IRS）；1099-NEC 表在 2025 年及以前的门槛是 $600（IRS，2025 年填报说明），之后是 $2,000（IRS）。
• 没有表格不等于没有收入。您必须申报全部经营收入，包括没有开具 1099 表的收入。
• 也可能有误。表格上可能是个人款项、重复的记录或别人的钱。见下文的核对部分。

怎样根据银行对账单重建收入和支出？

一次只处理一个账户、一个月、一个年度，给每一行标注类别，并证明每个月的数字能对上。IRS 审查人员查看银行记录时，做法与此类似。国内税收手册是 IRS 给审查人员的内部指引，其中介绍的银行账户分析，是把存款加总，扣除转账和不应税的资金，剩下的视为应税存款。

1. 先确认资料齐全。把每个账户的对账单按日期排好。每个月的期初余额应等于上个月的期末余额；对不上，通常说明缺了某份对账单。如果有转入或转出的账户不在您的清单上，说明还有另一个账户要去申请对账单。
2. 从最早的未报年度开始，把每一年的期末余额结转到下一年。
3. 给每一行标注类别。收入的钱，要么是客户的钱，要么是别的钱（见下一节）。支出的钱，要么是经营成本，要么不是。手册列出的非经营付款，包括个人生活开支、资本性购置、账户之间的转账和偿还负债。购置资产要单独记录，因为适用折旧规则；有些资产仍可一次全额扣除，但小额资产安全港要在按时报送的原始税表上选择，所以晚了多年才报的税表可能不符合条件，而 Section 179 选择可以用在逾期报送的原始税表上。请为报税人员列出每项资产、成本和投入使用的时间；见未报年度的 Schedule C 支出。企业贷款的还款要拆分：利息可以作为经营支出，用于减少本金余额的部分则不可以。
4. 按税表本身的类别汇总。独资经营者的 Schedule C 有固定的收入和支出栏目；合伙企业和公司的税表有各自的栏目。信用卡付款只计一次：信用卡对账单列出购买的项目，而银行账户中还信用卡账单的那一行是转账。
5. 逐月验证。核对：期初余额加上收入的钱，减去支出的钱，应等于期末余额。
6. 在年末截断。在许多小企业采用的收付实现制下，收入在收到或可以无限制支取时计入，支出在支付时计入。12 月最后一周收到、但 1 月才存入的支票，一般属于前一年。销售商品的企业可能需要采用存货和权责发生制的规则；见没有记录时的存货和销货成本。

合伙企业或公司的税表还可能要求提供与账目一致的年末资产负债表（1065 表填报说明、1120 表填报说明），所以企业的分类账还要记录所有人账户和余额。如何与上一年的税表衔接，见补齐逾期未做的账目。

每个补报的年度，都要使用该年度自己的表格和门槛。第一个年度结账前，请先和报税人员确认会计方法。

哪些存款不算收入？怎样证明？

客户付款是收入。转账、贷款所得和部分代收的钱不是。手册说，扣除不应税收款后，存款证明就是应税收入的证据。因此，每一笔不属于收入的存款，都需要有书面凭证，详见手册。

如果销售税是向您这个卖家征收的，代收的金额属于总收入；适用哪一种由州法律决定，应收而未收的税款见补报未代收的销售税。所有人投入和取出的钱，见记录所有人提款。

给每一笔存款都加上标签。手册说，来源不明的存款会因金额、整数、来源和日期，看起来像收入，所以“其他”这一类是薄弱点。

怎样把重建的收入与 1099-K 表和 1099-NEC 表对上？

您重建的总收入应当能解释每一张表格，但不一定等于表格金额之和。表格显示的是付款方申报的数字，对账单显示的是实际到账的钱。

• 1099-NEC 表。非雇员报酬栏（第 1 栏，新版表格为第 1a 栏）中正确列示的金额，属于总收入。Schedule C 填报说明说，如果第 1 栏合计超过您申报的总收入，要附上说明差异的声明。
• 不要重复计算。通过信用卡或支付网络付款的，在 1099-K 表上申报，而不是在 1099-NEC 表或 1099-MISC 表上。请检查同一笔销售有没有在两张表上都出现。同一笔付款在两张表上如何申报，见同一笔收入出现在两张税表上。
• 1099-K 表。第 1a 栏是总额：它没有扣除手续费、抵免、退款、运费或折扣，所以银行存款会比它低。表上列出的付款不一定自动要纳税。平台的年终报告会列出从总额到打款额的差异。
• 表格有误或重复。如果是个人款项、别人的钱或重复的记录，请向开具机构要求更正表格；IRS 无法更正，您也不必等待，照常报税。请检查表格上的收款人姓名和号码，是否与申报这笔收入的税表一致：如果收入在 1065 表、1120 表或 1120-S 表上申报，而表格却用的是所有人的个人姓名和号码，就需要更正。

如果打款差异一直无法解释，见核对销售额与打款。如果 IRS 之后寄来税表与表格不符的通知，见 CP2000 通知。

没有存入银行的现金销售怎么办？

现金就是收入，不论有没有存入银行，也不论有没有开具表格。IRS 说，收到的现金付款必须申报，即使没有 1099-K 表。

现金收入要用当时留下的记录重建：收据簿、发票、收银机或销售点报告、预约日历和销售税税表。IRS 有一份重建企业记录的指引，原本是为灾后恢复而写的，其中说，存款应当与销售额基本吻合，而且以前的联邦、州和地方税表，包括销售税报告，都会显示某一期间的销售总额。

然后把这些合计数与存款比较。差额就是已经花掉或留在手里的现金；请写下它的去向。手册的存款法假定用于支出的现金来自应税来源，除非已作出说明，举证责任在纳税人。手册还说，如果企业有大量现金不存入银行，存款法并不适用，所以审查人员可能改用依据企业经营活动的其他方法。

估算能否站得住，取决于书面依据：用了哪些记录、哪个期间，以及怎么计算的。如果报税人员看到数字似乎有误、与重要事实不符或不完整，必须就此作出合理询问。今后每天怎样做记录，见现金生意的销售记录。

没有收据的支出，以及同一账户里的个人开销怎么办？

银行或信用卡的一行记录，只显示付给谁、多少钱和何时付；经营理由要靠其他记录来证明。IRS 说，证明文件应当写明收款人、金额、付款证明、日期，以及能说明这是经营支出的描述，可能需要多份文件结合起来。经营理由可以用供应商发票或账户历史、订单邮件、合同，或您现在写下并注明是现在补写的带日期说明来补充。

第 583 号出版物说，如果拿不到现金付款的收据，应当在付款时就在记录里作出充分说明；而重建以往年度的账目，往往做不到这一点。差旅、礼品和车辆费用的要求更严：第 463 号出版物说，大致估计或推算的金额不能扣除，只有记录因您无法控制的原因被毁时，才允许重建。见丢失收据的经营支出。

个人开销要标注为个人，不计入支出。第 334 号出版物介绍了提款账户，用来记录从经营收入中取出、用于个人和家庭开销的钱。既用于经营又用于个人的物品，例如车辆，只能支持其经营使用的部分。如果个人资金和经营资金全程混在一起，见整理混在一起的经营资金和个人资金。

CPA 能根据银行对账单帮我补报以往年度的税表吗？

可以，前提是重建的记录能支持每一个数字，且未解决的问题都有答案。财政部对执业人员的规定说，报税人员一般可以善意地依赖客户提供的信息，无需另行核实。但报税人员不能无视这些信息所暗示的内容；如果信息显得有误、与重要事实不符或不完整，必须作出合理询问。预计会被问到：标注为“其他”的存款、缺失的月份，或者合计金额超过申报总收入的 1099 表。

只有银行对账单，还不算分类账。请向报税人员提供：

• 每个账户每个月的对账单，并列出缺失的部分；
• 已标注类别的分类账，每个需要判断的地方都附上说明；
• 每一张 1099 表、支付处理商报告和 IRS 税务摘录；
• 以往税表、资产清单、贷款文件和主体文件。

税表以分类账为依据，对账单作为后盾。每种主体要报哪些税表、按什么顺序报，见未报的企业税表；各年度的 Schedule C 成本，见未报年度的 Schedule C 支出。

如果我不报税，由 IRS 代我报，会怎样？

IRS 可以依据第 6020(b) 条编制替代税表，而这份税表可能不给您应得的扣除和豁免。该条适用于任何必须报送的税表，不只是个人税表。对于个人税表，包括带 Schedule C 的税表，IRS 随后会寄出欠税核定通知（Notice of Deficiency，即 CP3219N 通知，也叫 90 天信函），提出核定金额。如果您不同意其中的数字，请在通知所列日期之前报送自己的税表；IRS 说，不能申请延期报税。向税务法院提起诉讼另有期限：自通知寄出之日起 90 天（如果通知寄往美国境外的人，则为 150 天），或通知上写明的最后日期。报了税表也不会延长这一期限。既不报税也不起诉，IRS 就会继续核定。如果已经收到通知，请立即让报税人员核对其中的日期；见补报未报的税表。

合伙企业或 S 公司逾期报税，还会按月罚款，按合伙人或股东人数计算，并向企业征收（第 6698 条、第 6699 条）；C 公司逾期报税，则适用第 6651 条的附加税。罚款和合理理由抗辩，见逾期报税和逾期缴税罚款。

IRS 代编的税表不会启动核定税款的时效，而对没有报税的年度，税款可以在任何时候核定。IRS 说，即使它已经代编了替代税表，您也应当自己报税，这样才能得到应得的扣除和抵免；它一般会据此调整您的账户。要为某一年度申请预扣税或预估税的退税，请在该年度截止日起 三年 内报送该年度的税表。法规还会加上报税的延期时间，例外情况也可能改变截止时间，所以请报税人员核对每一年度的退税期限。税表逾期未报期间，IRS 也会扣留退税。

重建的记录要保存多久？

至少保存到每份税表的时效届满。IRS 的保存规则从税表报送之日算起，所以逾期税表是从您实际报税之日起算。

其他期限，例如漏报的收入、退税申请和雇佣税，见经营记录要保存多久。

请把分类账、说明、对账单和已报税表的副本放在一起。法规要求记录保存到其内容对任何国内税收法律可能仍然重要为止。

示例

以下示例仅作说明，金额均以美元计。

三个年度未报税的自由职业设计师

这位设计师的 1099-NEC 表合计 $80,000，手上只有银行对账单。每个年度的存款先分成客户付款和其他款项，再从信用卡和银行记录中找出支出。

第二年有 $2,500 来自一位没有开具表格的小客户。这仍然是收入，所以总收入高于表格金额。三年合计，表格金额为 $80,000，重建的总收入为 $82,500，净利润为 $66,500。替代税表可能只从表格金额算起，不给经营支出的抵免。

单一成员 LLC 零售商

这家 LLC 一年有 $150,000 的存款。对账单显示，有 $12,000 是从所有人的储蓄账户转入，另有 $8,000 银行贷款，合计 $20,000 不是销售收入。假设其余存款都是销售收入，且没有代收销售税，则收入为 $130,000。重建账目时必须证明这一点：转账与所有人的储蓄账户对账单相符，贷款与签署的协议相符。缺少这两项，这 $20,000 看起来就可能像销售收入。销货成本需要另行重建。

网店卖家

1099-K 表显示 $45,000，但存款合计 $38,000。平台扣留了 $7,000：$4,500 手续费和 $2,500 退款。平台的年终报告可以把两个数字对上。总收入从 $45,000 算起；退款冲减销售额，手续费计为支出。只记 $38,000 的存款，会低估销售额，还会漏掉手续费。

您的情况不同？

• 您已经落后两个或更多年度而且没有分类账，已收到 IRS 通知或替代税表，或者企业还涉及销售税、工资或合伙人：先重建哪些年度、怎样把对账单变成税表可以依据的账目，以及报税人员需要什么，都取决于一篇文章无法判断的事实。哪些年度要报，见补报未报的税表；整理费用见补账要花多少钱；重建账目本身见补账年度的记账服务。
• 企业是有多位所有人的 LLC、合伙企业或 S 公司：见未报的企业税表和 S 公司补账。
• 企业销售商品：销货成本需要单独重建；见没有记录时的存货和销货成本。
• 漏缴了工资税存款或漏报了工资税税表：见拖欠工资税。
• 对账单中出现外国账户：见补报漏报的境外申报。
• IRS 已经给企业来信：见IRS 寄给企业的通知。
• 您的账目已有，只是落后了几个月：见补齐逾期未做的账目。