外币支出记账：该记哪个汇率和金额

外币支付的费用，账上该记哪个金额？

按您的申报货币记账（美国税表用美元，加拿大税表用加元），金额按付款当天的汇率折算（如果先入账后付款，则按应计当天的汇率），并且每次都使用同一个有记录的汇率来源。IRS 要求按您收到、支付或应计外币费用时的通行汇率折算。《所得税法》则采用该金额产生当天的汇率。

一笔购买会产生三个金额：

入账时记折算金额。如果信用卡实际多扣或少扣了，就把差额记入“信用卡及汇兑手续费”科目，让账户与账单一致，两份文件都要留存。IRS 和 CRA 都没有说这两个金额哪个优先；它们规定的只是按当天有记录的汇率折算，所以这只是一种记账方法，不是规定。

如果外币支出经过多张信用卡或多个账户、收据和账单对不上、员工带回大量收据，或者企业在两国都要报税，情况就不简单了。请准备好收据、信用卡和银行对账单、行程日期和目的、所用汇率来源的名称，以及每张外文收据内容的简短说明（商家、项目、金额）。

该用哪一天的汇率：购买日、信用卡入账日，还是报销日？

用购买日，也就是收据上的日期。两国的规则都把汇率与费用支付或产生的那一天挂钩，都没有提到信用卡的入账日，所以每张卡都以购买日为准。

供应商发票日后才付款，则有所不同。IRS 说，要用您“收到、支付或应计”该项目时的汇率。对于先入账后付款的美国企业，条例把汇率定在费用“应计或以其他方式计入”的那一天，这不一定是发票日。到付款日为止的汇率变动，是另一笔汇兑损益（见美国账簿中的外币账户和美元账户的汇兑损益）。付款时才扣除费用的美国企业，按付款日折算。在加拿大，《所得税法》用的是该金额产生的那一天；对于未付的发票，CRA 专题指引没有说明这是发票日还是付款日，所以请选定一种有记录的方法，并每年沿用。

报销，是指企业事后用您的申报货币，补偿一笔已经发生的费用。规则把汇率与费用支付或产生的那一天挂钩，而不是后来的报销日。

如果加拿大银行当天没有报价（周末或假日），《所得税法》采用最近的、有报价的前一天。IRS 没有对应的书面规定；美国账簿请采用同样的做法，并坚持使用。

IRS 和 CRA 接受哪些汇率来源？

美国接受任何公布的汇率，只要前后一致。加拿大默认采用加拿大银行的汇率，只有满足规定条件时才接受其他来源。

加拿大银行的汇率是参考性的，每个工作日发布一次。每笔分录都要保存汇率、来源和日期。

能用月平均或年平均汇率，代替每天的汇率吗？

对于费用，每一笔都按各自当天的汇率折算。平均汇率只是个别的例外。

• 美国：一般规则是按付款当天的汇率。IRS 公布了年度平均汇率表，并接受“任何公布的、前后一致使用的汇率”，但其页面没有说明每笔费用能否使用年度平均汇率。按每天的汇率折算，就不会有这个问题。条例允许对某些应付款和应收款的汇兑损益，采用一个季度或更短期间的汇率惯例，但不适用于当场付款的费用折算；见美国账簿中的外币账户。
• 加拿大：CRA 专题指引说，某些收入项目可能接受平均汇率，但汇率波动大时一般不接受。
• GST/HST：对于以外币标示的 GST/HST 金额，备忘录 3-6 有自己的规则，包括月平均汇率。

外国收据没有税额明细，需要什么证明？

为了支持所得税扣除，收据不必有税额一行。资料来源要求的是：买了什么、何时买、在哪里买、花了多少钱。

• 美国：第 463 号出版物认为，收据列明金额、日期、地点和费用的基本性质，通常就足够了。差旅记录还需要行程日期和商务目的，估算的金额不能扣除。第 583 号出版物把账户对账单、信用卡单据和发票列为支持文件。
• 加拿大：CRA 说，收据要写明日期、卖方和买方的名称与地址，以及完整的描述。只有卖方是 GST/HST 登记人时才需要卖方的商业号码（有金额门槛）；未登记的卖方，比如许多加拿大境外的卖家，没有号码可写。没有收据时，请把细节写进费用日记账。

请在每笔分录里写上外币金额、币种、汇率和汇率来源。收据、账单和汇率记录要放在一起保存：加拿大一般保存 六年，美国一般保存 3 年，有些情况下更长。收据的完整规则，见 IRS 收据指南和 CRA 收据指南。

外国购买能申请 GST/HST 或销售税抵免吗？

只有已支付或已应缴的 GST/HST 才可以。加拿大境外的卖家往往不收这项税，但请核查进口时缴的税，或者就从国外购买的服务或软件自行评估的税。外国的增值税（VAT）或销售税不是 GST/HST。如果外国卖家按简化登记制度收取了 GST/HST，登记人不能把它作为抵免申请。

• 加拿大：进项税抵免源于已应缴或已支付的 GST/HST，并且需要在提交申报表之前备齐证明文件。CRA 说，无需缴纳 GST/HST 时，不得申请抵免。非居民供应商按简化制度向登记人收取的税，不得用于抵免和退款（第 211.17 条）；CRA 说，要向该供应商提供您的登记证明，而对于已被收取的税，办法是向供应商要求退款或抵免。
• 美国：第 334 号出版物把您为经营采购所付的销售税，算作所购物品成本的一部分，而不是单独的抵免。它讲的是美国销售税，不涉及外国 VAT。如果外国会向外国企业退还 VAT，这次行程的实际成本可能会变，请在关账之前提出。

企业是否须对从加拿大境外购买的服务或软件自行评估 GST/HST（CRA），以及能否就此申请抵免，取决于登记状况和该项购买的用途；见外国供应商发票。

员工用外币收据报销差旅费，怎么处理？

把每张收据按各自当天的汇率折算，用您的申报货币支付总额，并保留员工的记录。IRS 和 CRA 都没有为报销申请设定汇率；企业自己的费用，适用上面的折算规则。

1. 员工逐张列出收据：日期、地点、商务目的、外币金额和币种，并附上收据。
2. 雇主按所选汇率来源，用每张收据的日期折算每一行，并把汇率和来源写在报告上。
3. 雇主支付总额，员工退回没有花掉的预支款。
4. 雇主保存报告、收据和汇率记录。

请书面规定员工是按有记录的汇率获得补偿，还是按信用卡实际扣款的金额获得补偿，并对所有人采用同一规则。下面的测试取决于员工的实际支出，所以请把信用卡账单与报告放在一起。在货币兑换处买的现金，请保留兑换单据。

我自己或老板垫付的外国行程费用，怎么报销？

折算方法相同；怎么把钱还给老板，取决于实体类型。

混合了商务日和私人日的行程，要先拆分；见含私人日的商务差旅。

出国差旅的每日津贴（per diem）有什么不同？

方法相同，费率表不同。

• 美国：第 463 号出版物说，美国国务院设定国外地区的每日津贴标准。就您自己的扣除而言，标准餐费补贴只涵盖餐费和杂费；没有标准住宿金额，所以国外住宿按当天汇率折算的实际费用计算。标准餐费补贴适用通常的 50% 餐费限额。
• 美国，雇主的每日津贴：只有在符合其他条件的前提下，形式与联邦标准相似且不超过联邦标准，员工又证明了日期、地点和目的，才算作充分说明开支。持有公司股票超过 10% 的老板，与雇主属于关联方，必须能向 IRS 证明这些支出。
• 加拿大：CRA 要看津贴是否涵盖您合理预期员工会支付的费用，以及您能否说明理由。其差旅费用页面没有给出国外每日津贴标准，所以请按实际收据报销，或准备好说明津贴合理的依据。餐费一般按 50% 扣除（《所得税法》）。

费用是从外币余额或错误币种的账户里付的，怎么办？

按付款当天（如果先入了账单，则按应计当天）折算的金额记账，再把差额对到付款的账户上。

• 用同币种余额支付（用欧元余额付欧元账单）：费用是账单金额按当天汇率折算的结果。该余额自己的汇兑损益是另一笔分录，IRS 指出美国的汇兑损益规则（第 988 条）可能要求确认。见美国账簿中的外币账户和美元账户的汇兑损益。
• 用另一种币种的账户支付（用美元账户付欧元账单）：银行按自己的汇率折算，账户被扣的金额就是实际流出的金额。费用按账单金额和您有记录的汇率入账；差额记入银行及汇兑手续费科目，让账户与账单一致。
• 用个人账户支付：见自己垫付的经营费用。

客户把款项付入错误币种的账户，属于收入，不是费用；见账簿中的多币种余额。

示例

下面的汇率都是取整的示例数字，不是真实报价。

芝加哥一家 LLC 支付柏林酒店费用

这家 LLC 在 5 月 12 日用公司信用卡支付了 €300 的酒店发票。当天汇率来源显示每欧元 1.10 美元。信用卡账单入账 US$335。

一种可行的记法：US$330 记入差旅费，US$5 的差额记入信用卡及汇兑手续费科目，让信用卡账户与账单一致。账单并没有说明这个差额是发卡行的汇率还是手续费，而且 IRS 和 CRA 都没有规定账单与汇率孰先孰后。档案里要有发票、账单和汇率记录。

多伦多一家公司的员工从伦敦出差回来

员工带回 £1,200 的收据。每张收据按其日期的加拿大银行汇率折算，员工向公司提交收据副本和费用报告。

公司报销 C$2,210，并保存报告、收据和汇率记录。

安大略省一位独资经营者向美国供应商购买软件

发票金额 US$800，入账当天付款；供应商没有收 GST/HST，所以没有供应商所收的税可以申请抵免。按 1.40 计算，费用为 C$1,120，尚未计入自行评估的税。这位独资经营者是否须自行评估 GST/HST、能否申请相关抵免，取决于登记状况和用途；见外国供应商发票。

您的情况不同？

• 外币支出经过多张信用卡或多个账户，或以往分录的入账金额不一致（有的按信用卡扣款，有的按折算）：准备税表或报销之前，账簿需要先统一一种汇率方法；见记账协助。
• 报销或年终申请涉及几十张外币收据，与账单对不上：付款之前先折算并核对清楚，可借助记账协助。
• 您在两国都有业务，账簿与税表对不上：见加拿大公司及其美国公司的账簿、加拿大人持有的美国 LLC 的账簿和记账协助。
• 账簿落后了好几个月：见补记加拿大的逾期账簿或补记美国的逾期账簿，并配合记账协助。
• 企业主要以另一个国家的货币记账（外国分支机构或办事处，或选择以功能货币申报的加拿大公司）：IRS 允许某些这类单位以该货币进行核算；见海外企业的资产负债表。加拿大公司可以选择以美元、欧元、英镑、日元或澳元申报，须在开始适用那一年的第一天后 60 天内提交（《所得税法》第 261(3) 款）；这样的话，本页的加元折算就不适用。见公司税表上的汇兑收益。
• 收据遗失或从未开具：见美国遗失的经营费用收据或加拿大无收据的经营费用。