卡车司机记账：车主司机的每日津贴、IFTA 与 2290 表

卡车运输公司或车主司机应该怎样记账？

卡车运输的账簿，由银行和信用卡的交易记录，加上银行永远不会显示的四类记录构成。没有这四类记录，利润数字就没有依据，燃油税和每日津贴的扣除也没有记录支持。

请先备齐：每一份结算单、燃油和过路费记录、按州统计的里程、卡车贷款对账单、如果提交过 2290 表则有盖章的 Schedule 1（如果卡车由承运公司登记，请问清楚税款是谁缴的），以及离家天数记录。

两项判断标准决定您的卡车适用哪些申报：

两项标准都不符合的卡车，两种申报都不用提交。结算单、燃油、每日津贴和卡车贷款的记账方式不变。

出现以下情况，就不算简单：您要结束承运公司的租赁，改用自己的营运资质；漏报了某个 IFTA 季度或 2290 表；有一年的结算单从未核对；企业是 S 公司；或您没有可以出发的固定基地。这些情况改变的是账簿或税务结果，不只是文书手续：请看文末的您的情况不同？。本文涵盖联邦规定和 IFTA 协议；州所得税、其他州道路税、许可证以及购买卡车的销售税，各州不同。涉及多个州的所得税，请看在其他州的经营所得税。

承运公司的结算单怎么记：总收入、扣款、燃油预支款和托管资金？

把装运的总额记为收入，每笔扣款（承运公司从您的报酬中扣掉的金额）各记一行。存入银行的金额只是结算单的最后一行。

如果您租给承运公司，联邦租赁规定（49 CFR 376.12）要求书面租约列明承运公司可以扣款的每一个项目及各项的计算方式，并向您提供扣款所依据的文件。付款期限为您提交送货文件后 15 天内。“总额”是指扣款之前的报酬：如果您按每趟运费收入的一定比例领取报酬，租约必须写明承运公司会在结算时或之前向您提供已计价的运费单，让您核对自己的份额。把租约当作核对清单：它没有列出的扣款项目，记账前先问清楚。

租约必须写明托管资金可以用于什么用途。承运公司必须在结算单或月度账目中列明每一笔增加和扣减，至少每季度支付一次利息，并在租约终止后 45 天内退还余额。被扣留的托管资金是否在扣留当年属于应税收入，取决于租约条款和您的会计方法；无论如何都先记为余额，税务时间点由报税人员决定。

如果您以独资经营者的身份领取报酬，承运公司可能会寄给您一份 1099-NEC 表；如果它把卡车租金与您的驾驶报酬分开申报，还会有一份 1099-MISC 表（1099 表填报说明），两者的合计可能与您的存款不同。请把两者都与结算单对应起来。Schedule C 填报说明要求：第 1 栏合计超过所申报的总收入时，要附上一份说明。付给公司的款项，包括按 S 公司纳税的 LLC，一般不在 1099-NEC 表上申报（1099 表填报说明），所以对 S 公司而言，结算单可能是唯一的记录。收入按扣款后的净额入账，也会掩盖真实的费用。

燃油、租赁费、保险、过路费、磅秤费、许可证和轮胎怎么入账？

每项成本都记入各自的账户，并按卡车分开，这样同一批记录既能支持 Schedule C，也能支持 IFTA 申报表和 2290 表文件。租约必须写明谁来支付燃油、燃油税、许可证、过路费、渡轮费、滞留费、基本车牌和执照（49 CFR 376.12）；只记您自己付的。

我怎样按州记录燃油和里程来满足 IFTA 要求？申报表什么时候到期？

在两个或以上 IFTA 成员辖区行驶的合格机动车，需要从其登记所在辖区（base jurisdiction，即卡车登记、营运受控制且有部分行驶发生的成员州或省）取得 IFTA 许可证，并在 每个日历季度之后一个月的最后一日 前提交申报表。合格机动车是指有两个车轴、总重或登记总重超过 26,000 磅，或有三个及以上车轴（不论重量），或属于超过该重量的组合车辆。成员包括美国本土 48 个州和加拿大 10 个省；偶尔出行可以改用行程许可证（IFTA, Inc.）。

截止日遇到周末或假日，顺延到下一个工作日；即使卡车没有行驶，也必须提交申报表（协议条款）。您的登记所在辖区的网站会列出其申报方式。

如果您租给承运公司，先确认由谁申报。 租期 30 天或以上的，您和承运公司可以书面约定由谁申报并缴纳燃油税；租约没有约定的，由承运公司负责。租期 29 天或以下的，由卡车车主负责（协议条款 R530）。承运公司申报时，您仍然要为它保存燃油收据和行程记录，并对照这些记录核对它扣收的燃油税。

每辆卡车、每个季度都要保存以下记录（操作手册）：

• 里程： 行程日期、出发地和目的地、路线、里程表起止读数、总里程、各辖区的里程，以及卡车编号。来自定位系统的记录必须能以电子表格或分隔文件提供；PDF 或图片导出文件不被接受。
• 燃油： 一份收据、发票或加油卡明细，列明日期、卖方名称和地址、数量、燃油类型、价格、加油的卡车和购买人。没有这些，该笔购买就没有已缴税抵免。
• 汇总： 每辆卡车每月的里程和燃油汇总，包括总计和按辖区分列。审计时可能需要，登记所在辖区也可以要求提供。

燃油按卡车以全额成本入账。IFTA 缴纳的款项是燃油税，所以与燃油成本放在一起，退款则冲减燃油成本。记录要在申报表到期日或实际申报日（以较晚者为准）之后保存 四年。

如果登记所在辖区认定记录不充分，会把申报的油耗调低到每加仑 4.00 英里，或调低 20%，从而使税款增加。逾期、漏报或少缴的申报表，可能被罚 $50，或未缴税款的 10%，以较高者为准，另加利息，许可证也可能被暂停或吊销。登记所在辖区自己的法律还可能加处其他罚款。协议规定的罚款有合理理由时可以豁免。IFTA 只涉及机动车燃油使用税；还适用什么，由您的登记所在辖区告知。

如果漏报了某个季度： 根据加油卡对账单、收据和行程记录，重建按州统计的里程和加仑数，然后向您的登记所在辖区提交逾期申报表。如果记录已经丢失，审计时可能按上述每加仑 4.00 英里计税。

车主司机可以扣除每日津贴吗？如果我经营 S 公司，情况有何不同？

自雇的司机离家期间的餐费，可以按每日固定标准扣除：美国本土为 $80，美国本土以外为 $86。受联邦驾驶时数规定（美国交通部对驾驶时间的限制）约束的司机，该金额的 80% 可以扣除。S 公司的所有人一般不能在个人税表上扣除；这项扣除要通过公司的报销计划来实现。IRS 每年秋季在年度特殊每日津贴通知中重新公布标准；确定标准前，请先看最新的一份。

自雇的车主司机

独资经营者，以及按独资经营者纳税的单一成员 LLC，在 Schedule C 上扣除每日津贴。

• 谁符合条件： 工作直接涉及用卡车运送货物，并经常需要离家出差，且同一趟行程中要停留在联邦餐费标准不同的地方（税务程序 2019-48）。
• 离家： 您的工作必须让您离开税务所在地的时间明显长于普通的一个工作日，并且您需要睡觉或休息。当天返回、只有短暂吃饭休息的司机，不算离家（第 463 号出版物）。
• 税务所在地（tax home）： 您经常或主要的营业地点，无论您的家人住在哪里。以货运站为基地的司机，可以把货运站所在地区作为税务所在地，那么在当地的餐费和住宿就不算差旅。如果工作没有固定或主要的营业地点，您的住所可以作为税务所在地。由三个因素决定：您在该地区经营一部分业务并在当地住宿；您在当地有因外出而重复发生的生活开支；您没有放弃该地区（家人住在那里，或您经常在那里停留）。三项都符合，就是您的税务所在地；符合两项要看具体情况；只符合一项则属于流动人员，不能扣除差旅费（第 463 号出版物）。住在卡车里的司机是否有税务所在地，取决于这些事实。
• 金额： 每个离家日按每日标准计算，行程第一天和最后一天按标准的 四分之三 计算。这个标准只涵盖餐费和杂费；住酒店按实际费用扣除。整个日历年度都使用运输业的标准，同一天不得再扣除实际餐费。
• 比例： 受交通部驾驶时数规定约束的州际卡车运营人为 80%（第 274(n)(3) 款；Schedule C 填报说明）。不受这些规定约束的司机，应确认适用哪个比例。大多数其他业务餐费限于 50%：请看业务餐费扣除指南。
• 证明： 一份记录，写明每一天的时间、地点和业务目的。这个标准取代的是餐费收据，不取代记录。填在 Schedule C 的可扣除餐费一行。

S 公司的所有人

S 公司的高级职员如果提供的服务超过少量程度，就是员工，为这些服务支付的报酬是工资（IRS）。员工一般不能在个人税表上扣除未获报销的差旅费，因为 2017 年之后的纳税年度不允许杂项逐项扣除（第 67(h) 款；第 463 号出版物）。所以这项扣除要通过公司来实现，并受同样的规定限制：驾驶时数规定约束的司机为 80%。

• 责任报销计划（accountable plan）： 公司按照一项计划报销差旅餐费，该计划须具有业务关联、保存每趟行程的记录，并退回任何多余款项。计划不符合其中任何一项，付款就成为应税工资（第 463 号出版物）。公司随后必须预扣并缴纳工资税；掌控工资发放、故意不缴纳的高级职员，可能要个人承担（第 6672 条）。这项罚款的判断标准和时效，请看 S 公司报销。
• 不能代替薪酬： 以降低所有人工资的方式来偿还费用的安排，被视为非责任报销计划（第 463 号出版物），而且工资仍必须合理：请看 S 公司所有人的工资。

符合责任报销计划标准的报销，记为公司的差旅成本，并有日志作为依据，不记为分配。不符合的，就是工资。

2290 表是什么？谁要提交？什么时候到期？

2290 表是联邦的年度重型公路车辆使用税申报表。2290 表年度（7 月 1 日至 6 月 30 日）内，卡车首次使用时登记名下的人（或应登记的人），在卡车应税总重达到 55,000 磅 或以上时提交。截止日是卡车首次在公共公路上使用的当月之后一个月的最后一天（2290 表填报说明）。

• 税额： 按重量，每年 $100 至 $550；首次使用在 7 月之后的，按月份比例计算（2290 表；第 4481 条）。应税总重是卡车空载重量，加上通常与它配套使用的挂车，加上通常运载的最重货物，并且不得低于州登记中所申报的最高重量（如果有申报）。
• 截止日期： 与首次使用挂钩，与登记续期日无关（货运税务中心）。7 月首次使用的卡车，应在 8 月 31 日前申报；每晚一个月，截止日顺延一个月，遇周末或假日则顺延到下一个工作日。
• 申报： 必须有 EIN；不接受社会保障号码。达到 25 辆车 或以上，必须电子申报。属于被忽略实体的单一所有人 LLC，使用该 LLC 自己的 EIN 申报。
• 租赁的卡车： 如果卡车同时登记在车主和另一人名下，包括通过租约登记，车主负有责任。如果卡车只登记在承运公司名下，则由登记名下的人申报；请查看租约是否通过扣款把这笔费用转给了您。
• 证明： 盖章的 Schedule 1 是各州在卡车登记时要求提供的缴税证明（第 510 号出版物）。请妥善保存。
• 低使用量和变更： 预计该期间内行驶不超过 5,000 英里 的卡车，可以申报为暂停使用。如果超过该限制，或应税总重升至更高类别，须在变更当月之后一个月的最后一天前，提交更正的 2290 表。卡车已出售、损毁或被盗的，可以申请抵免；登记二手卡车的买方，适用填报说明中的二手车规定。

逾期申报，每个月或不足一个月，按未缴税款加收 5%，最高 25%；逾期缴税，每月另加 0.5%；两项罚款同时适用的月份，缴税罚款会抵减申报罚款（第 6651 条）。未缴税款还会计息。如果漏报了 2290 表： 按卡车首次使用的月份补报并缴税。如果 IRS 核定了罚款，而您认为自己有合理理由，请寄信说明原因；不要把说明附在税表上。每辆卡车的记录，连同车辆识别号码（VIN）和日期，要在税款到期日或缴税日（以较晚者为准）之后保存 3 年。这笔税款记入税费和执照费。

卡车本身怎么入账：贷款还款、利息、本金和折旧？

每笔贷款还款都要拆分。利息是费用，本金冲减贷款余额，卡车的成本则通过折旧收回，而不是通过还款收回。

1. 购买时： 把卡车按成本记为资产，把贷款记为负债。企业购买时缴纳的州和地方销售税，是卡车成本的一部分，不是税费支出（Schedule C 填报说明）。超过第 4051 条所列重量限制的新卡车、挂车或牵引车，还要缴纳按售价 12% 计算的联邦零售消费税，由卖方在首次零售时收取（第 510 号出版物）。它已含在您付的价格里，所以属于成本的一部分。
2. 每次还款： 贷款机构的对账单会显示利息。把这部分记为利息费用，其余冲减贷款。哪些利息可以扣除以及有什么限制，请看记录企业贷款。
3. 每年： 从卡车投入使用之日起记折旧。方法和第一年的一次性扣除，请看第一年一次性扣除设备。

如果卡车也用于个人用途，只有业务使用部分的成本可以扣除。以个人名义购买还是通过公司购买，会改变资产和贷款的所有人：请看通过企业购买车辆。

我需要单独的企业账户吗？年末要保留哪些记录？

IRS 告诉新企业，要开立企业支票账户，并与个人账户分开（第 583 号出版物）。对卡车司机来说，这还能让每一笔结算单存款和燃油消费，都追溯到对账单或收据。是否有规定要求这样做，以及混用资金对 LLC 有什么影响，请看企业银行账户指南。

年末结账前，核对以下各项：

• 每份结算单与其存款，托管资金和预支款的余额与承运公司的对账单。
• 您收到的所有 1099 表的合计（1099-NEC 表，以及承运公司单独申报卡车租金时的 1099-MISC 表）与已入账的收入。
• 加油卡对账单与收据，按卡车分开；四份 IFTA 申报表中的里程和加仑数与账簿。
• 离家天数与已申报的每日津贴。
• 贷款利息与贷款机构的年末数字，2290 表的付款和 Schedule 1 与已入账的税款。

关于软件，请看 Schedule C 的记账应用；要决定自己记账还是请人帮忙，请看自己记账还是聘请记账员。

结束承运公司的租赁、改用自己的营运资质，会有什么变化？

使用自己的营运资质，意味着承运公司原来办理的费用和申报都落到您身上，同时一份结算单被一连串给客户的发票取代。

• 登记： 运输受联邦管辖的营利性汽车承运人，只有在联邦政府登记后才可以提供运输服务（49 U.S.C. 13901），而登记需要提交保证金、保险单或其他担保（49 U.S.C. 13906）。使用自己的营运资质，登记及其担保由您支付并入账。
• 保险： 在州际贸易中，使用 10,001 磅或以上车辆运送非危险财产的营利性承运人，必须至少投保 $750,000 的公共责任险（49 CFR 387.9）。使用自己的营运资质，保单及保费由您承担。
• 租约原来分配的费用： 租约必须写明谁来支付燃油、燃油税、许可证、过路费和车牌。重读租约，然后从第一趟货运起，以您自己的名义逐项入账。
• IFTA 和 2290 表： 向您的登记所在辖区开立 IFTA 账户。如果卡车以您的名义登记，用您自己的 EIN 提交 2290 表，并在第一趟货运之前申请 EIN：IRS 表示，新的 EIN 大约需要四周才能在其系统中设置好（货运税务中心）。
• 统一承运人登记（Unified Carrier Registration）： 一项州际年费，根据承运人拥有或经营的车辆数量确定，缴给其登记所在州（49 U.S.C. 14504a）。长期租赁下的卡车算作承运公司的车辆，所以这笔费用原来是承运公司的；现在轮到您。记入执照费。
• 收入： 给经纪人和托运人的发票取代结算单。15 天的付款规定适用于承运公司向出租人付款，所以您的客户的付款条件在他们的合同里。要记录每个客户欠您多少。如果保理公司垫付了发票的一部分，它的费用记为单独的费用，它扣留的储备金记为欠您的款项；垫付是出售还是贷款，取决于保理合同。
• 托管资金： 在退还时入账；承运公司的 45 天期限见上文。

示例

这些示例仅作说明；所有金额以美元计。

有扣款和托管资金的结算

一位租给承运公司的车主司机，一年的装运报酬为 $180,000（扣款前）。承运公司因保险和费用扣款 $14,000，并扣留 $3,000 作为托管资金。存款合计 $163,000。账簿显示收入 $180,000，费用 $14,000 记入各自的账户，托管资金 $3,000 记为资产。

自雇司机和 S 公司的每日津贴

一位自雇的州际司机，受驾驶时数规定约束，并有可以出发的税务所在地，一年离家 200 天，全部在美国本土：180 个整天，20 个出发或返回日。整天的金额为 180 × $80 = $14,400。部分天数为 20 × $60（标准的四分之三）= $1,200。合计 $15,600，其中 80%，即 $12,480，可以扣除。

如果同一位司机拥有一家 S 公司，公司按责任报销计划报销 $15,600（部分天数同样按四分之三计算），并扣除 $12,480。所有人个人一般没有扣除。

重型卡车的 2290 表

一辆应税总重 80,000 磅、登记在车主名下的卡车，于 7 月 2 日首次在公共公路上使用。2290 表的截止日是 8 月 31 日，税额为 $550，盖章的 Schedule 1 是各州在登记时一般要求提供的缴税证明。如果它是 11 月首次使用，截止日会是 12 月 31 日，税款只涵盖该期间剩余的月份。

您的情况不同？

• 您要结束承运公司的租赁、改用自己的营运资质： 登记、保险、燃油税和 2290 表各有自己的截止日期和罚款，每日津贴从第一趟行程起就需要日志，您选择的实体决定您怎样领取报酬、从第一趟货运起要记录什么。请看首趟货运之前的记账协助。
• 漏报了某个 IFTA 季度或 2290 表： 罚款和利息会不断累积，IFTA 许可证可能被暂停或吊销。补报要从燃油和里程记录开始：请看补做逾期的账簿和处理漏报的记账协助。
• 有一年的结算单从未核对： 结算、燃油和托管资金记录必须一致，才能编制税表。请看补做逾期的账簿和核对整年账目的记账协助。
• 承运公司每次结算都扣一笔卡车款项： 合同决定这是租金还是购买，资产、利息和折旧都不同。请看处理卡车付款的记账协助。
• 您经营或正在考虑成立 S 公司： 薪酬、每日津贴和责任报销计划必须配合。请看 S 公司所有人的工资、S 公司报销和 S 公司的记账协助。
• 您没有固定基地，或住在卡车里： 差旅费能否扣除，取决于您的税务所在地，需要专业人士判断。请看记账协助。
• 您的配偶或合伙人与您一起开车，或共同拥有卡车： 谁拥有这项业务，会改变它是用一份 Schedule C 报税，还是按合伙企业报税。请看配偶和家庭 LLC。
• 您付钱请另一位司机： 是员工还是承包商，会改变工资发放、税表和账簿。请看可能属于员工的承包商。
• 您的货运进入加拿大： IFTA 也涵盖各省的燃油使用税，但不解决边境两边的所得税或销售税。请看跨境税务协助。
• 您要购买或更换卡车： 请看通过企业购买车辆。
• 您的行程单、燃油收据或里程表记录丢失了： 登记所在辖区可以因记录不充分而核定税款。同样的方法用于汽车的情形，请看重建里程日志。