貨運記帳：車主司機的每日津貼、IFTA 與 2290 表

貨運公司或車主司機的帳怎麼記？

貨運帳簿由銀行和信用卡的資料連線，加上銀行看不到的四種記錄組成。沒有這四種記錄，利潤數字缺乏支持，燃油稅和每日津貼的申報也沒有記錄作依據。

先備齊這些：所有結算單、燃油和過路費記錄、按州劃分的里程、卡車貸款對帳單、提交過 2290 表時蓋章的 Schedule 1（如果卡車是由運輸公司登記的，請問它誰繳了稅），以及離家天數記錄。

兩項測試決定您的卡車要提交哪些申報表：

兩項測試都不符合的卡車，兩種申報表都不用提交。結算單、燃油、每日津貼和卡車貸款的記帳方式相同。

以下情況不是簡單個案：您要離開運輸公司的租賃、改用自己的營運許可營運；漏報了 IFTA 的某一季或 2290 表；有一年的結算單從未對帳；業務是 S 公司；或您沒有可以出發的基地。這些情況每一種都會改變帳簿或稅務結果，而不只是文書工作：請見末尾的您的情況不同嗎？。本頁涵蓋美國聯邦規定和 IFTA 協議；州所得稅、其他州道路稅、許可證，以及購買卡車的銷售稅，各州不同。跨多州的所得稅，請見在其他州的經營所得稅。

我怎麼記運輸公司結算單：總收入、扣款、燃油預支和託管款？

運載的總額按收入入帳，每項扣款（chargeback，運輸公司從您的報酬中扣掉的款項）各單列一行。存入銀行的金額只是結算單的最後一行。

如果您掛靠運輸公司，聯邦租賃規定（49 CFR 376.12）要求書面租約列出運輸公司可以扣款的每個項目以及各自的計算方式，並向您提供扣款所依據的文件。報酬須在您提交送達文件後 15 天內支付。這裡的「總額」指扣款前的報酬：如果您按貨運收入的一定百分比領取報酬，租約必須寫明運輸公司最遲在結算時向您提供已計價的運費單，讓您核對自己的份額。把租約當作核對清單：租約沒有列出的扣款，入帳前要先問清楚。

租約必須寫明託管款可以用於什麼。運輸公司必須在結算單或每月帳目中顯示每筆增加和扣減，至少每季支付利息，並在租約結束後 45 天內退還餘額。被扣留的託管款在被扣留的當年是否屬於應稅收入，取決於租約條款和您的會計方法；無論如何都先記為餘額，稅務時點交給報稅員決定。

如果您以獨資經營者身份領取報酬，運輸公司可能寄來 1099-NEC 表；如果它把卡車租金與您的駕駛報酬分開申報，還可能寄來 1099-MISC 表（1099 填表說明），其合計可能與您的存款不同。兩者都要與結算單核對。Schedule C 填表說明指出，如果第 1 欄的合計高於所申報的總收入，須附上說明。支付給公司（包括按 S 公司課稅的 LLC）的款項，一般不在 1099-NEC 表上申報（1099 填表說明），所以對 S 公司來說，結算單可能是唯一的記錄。按扣款後的淨額記收入，也會隱藏真實的費用。

燃油、租賃費、保險、過路費、過磅費、許可證和輪胎，帳簿裡記什麼？

每項成本按卡車記在各自的科目，這樣同一批記錄可同時支持 Schedule C、IFTA 申報表和 2290 表。租約必須寫明誰支付燃油、燃油稅、許可證、過路費、渡輪費、滯留費、基地車牌和執照（49 CFR 376.12）；只記您自己支付的。

我怎麼按州追蹤 IFTA 的燃油和里程？申報表什麼時候到期？

在兩個或以上 IFTA 成員轄區行駛的合格機動車輛，須向其基地轄區（base jurisdiction，即卡車登記所在、營運受控制、且有部分行程發生的成員州或省）申請 IFTA 執照，並在 每個曆季之後次月的最後一天 提交申報表。合格機動車輛是指兩軸、總重或登記總重超過 26,000 磅 的車輛，或任何重量的三軸以上車輛，或屬於超過該重量的組合車輛。成員包括美國本土 48 州和加拿大 10 個省；偶爾行駛可改用行程許可證（IFTA, Inc.）。

到期日若遇週末或假日，順延到下一個營業日；即使卡車沒有行駛，也須提交申報表（協議條款）。您的基地轄區網站列出其申報方式。

如果您掛靠運輸公司，要確認由誰申報。 租期 30 天或以上時，您和運輸公司可以書面約定由誰申報並繳納燃油稅；租約沒有寫明的，由運輸公司負責。租期 29 天或以下時，由卡車所有者負責（協議條款 R530）。由運輸公司申報時，您仍要為它保留燃油收據和行程記錄，並用它們核對運輸公司收取的燃油稅扣款。

每輛卡車、每個季度保留下列資料（程序手冊）：

• 里程： 行程日期、起點和終點、路線、里程表起止讀數、總里程、在各轄區的里程，以及卡車編號。追蹤系統的記錄必須能以試算表或分隔格式文字檔提供；PDF 或圖片匯出檔不被接受。
• 燃油： 收據、發票或燃油卡明細，須列出日期、賣方名稱和地址、數量、燃油類型、價格、加油的卡車和購買人。沒有這些，該筆購買就沒有已繳稅款抵免。
• 彙總： 每輛卡車每月的里程和燃油彙總，包括合計和按轄區分列。審查時可能需要，基地轄區也可以要求提供。

燃油按全額成本按卡車入帳。IFTA 的付款是燃油稅，所以與燃油成本記在一起，退款則沖減它。記錄須保存至申報表到期日或提交日（以較晚者為準）之後 四年。

如果基地轄區認為記錄不足，會把申報的燃油效率降到每加侖 4.00 英里，或降低 20%，使稅款增加。逾期、漏報或少繳申報表，可能被處以 $50 或未繳稅款的 10% 罰款（以較高者為準），另加利息，執照也可能被暫停或吊銷。基地轄區自己的法律還可能加上其他罰款。協議規定的罰款可以因合理原因而免除。IFTA 只涵蓋機動車燃料使用稅；其他適用的稅，請向您的基地轄區查詢。

如果您漏報了某一季： 根據燃油卡對帳單、收據和行程記錄重建按州的里程和加侖數，然後向基地轄區提交逾期申報表。如果記錄遺失，審查可能導致上述每加侖 4.00 英里的評定。

車主司機可以扣除每日津貼嗎？經營 S 公司會有什麼不同？

自僱司機可能可以按每日固定標準，扣除離家期間的餐費：美國本土為 $80，本土以外為 $86。受聯邦駕駛時數規定（美國交通部對駕駛時間的限制）約束的司機，該金額的 80% 可以扣除。S 公司所有者一般不能在個人稅表上扣除，這項扣除要透過公司的報銷計劃進行。IRS 每年秋季在年度特別每日津貼通知中重新公布標準；設定標準前請先讀最新的一期。

自僱的車主司機

獨資經營者，以及按獨資經營者課稅的單一成員 LLC，在 Schedule C 上扣除每日津貼。

• 誰符合資格： 工作直接涉及以卡車運送貨物，並經常需要離家出差，且同一趟行程停靠的地點適用不同的聯邦餐費標準（Revenue Procedure 2019-48）。
• 離家： 您的職責必須使您離開稅務所在地的時間，實質上長於一般工作日，而且您需要睡眠或休息。當天返回、只有短暫用餐休息的司機，不算離家（Publication 463）。
• 稅務所在地（tax home）： 您的經常性或主要營業地點，不論您的家人住在哪裡。以場站為基地的司機，可以把場站所在地區當作稅務所在地，此時在該處的餐食和住宿不屬於差旅。如果工作沒有經常性或主要營業地點，您的住家可以是稅務所在地。由三個因素決定：您在該地區進行部分業務並在該處住宿；您在該處有因外出而重複負擔的生活開支；您沒有放棄該地區（家人住在那裡，或您經常住在那裡）。三項都符合，就是您的稅務所在地；符合兩項，視具體事實而定；只符合一項，您就是流動工作者（itinerant），不能扣除差旅費（Publication 463）。以卡車為家的司機有沒有稅務所在地，取決於這些事實。
• 金額： 每個離家日按每日標準計算，行程第一天和最後一天按標準的 四分之三 計算。標準只涵蓋餐費和雜費；酒店住宿按實際費用扣除。全曆年使用運輸業標準，同一天不要再另外扣除實際餐費。
• 比例： 受交通部駕駛時數規定約束的州際卡車司機為 80%（第 274(n)(3) 條；Schedule C 填表說明）。不受這些規定約束的司機，應確認適用哪個比例。其他大多數商務餐費限於 50%：見商務餐費扣除指南。
• 證明： 每天一份記錄，載明時間、地點和業務目的。標準取代的是餐費收據，不取代記錄。填在 Schedule C 的可扣除餐費行。

S 公司所有者

履行超過次要服務的 S 公司高級職員屬於雇員，其服務所得是工資（IRS）。雇員一般不能在個人稅表上扣除未獲報銷的差旅費，因為 2017 年之後的稅務年度不允許雜項分項扣除（第 67(h) 條；Publication 463）。所以扣除要透過公司進行，並受同一規則限制：駕駛時數規定下的司機為 80%。

• 報銷計劃（accountable plan）： 公司依一項計劃報銷差旅餐費，該計劃須與業務有關、有每趟行程的記錄，並要求退還多領的部分。計劃有任何一項不符，付款就成為應稅工資（Publication 463）。公司那時就須預扣並繳納工資稅，掌管工資並故意不繳納的高級職員，可能要個人承擔（第 6672 條）。該罰款的測試和時效見S 公司報銷。
• 不能代替薪酬： 以減少所有者工資的方式償還費用的安排，視為非報銷計劃（nonaccountable plan）（Publication 463），工資仍須合理：見S 公司所有者薪金。

符合報銷計劃測試的報銷，記為公司的差旅成本，由每日記錄佐證，不記為分配。不符合的，則是工資。

2290 表是什麼，誰要提交，什麼時候到期？

2290 表是美國聯邦的年度重型公路車輛使用稅申報表。卡車在 2290 表年度（7 月 1 日至 6 月 30 日）首次使用時，登記名下或應登記名下的人，在卡車的應稅總重量達到 55,000 磅 或以上時提交。到期日是卡車首次在公共道路上使用當月之後那個月的最後一天（2290 表填表說明）。

• 稅額： 按重量，每年 $100 至 $550，7 月之後首次使用的按月比例計算（2290 表；第 4481 條）。應稅總重量是卡車的空車重量，加上通常搭配使用的拖車，再加上通常載運的最重貨物，且不得低於州登記所申報的最高重量（如該州登記有申報重量）。
• 到期日： 與首次使用掛鉤，而不是與登記續期日掛鉤（貨運稅務中心）。7 月首次使用的卡車，須在 8 月 31 日前提交；之後每晚一個月，到期日順延一個月，遇週末或假日則順延到下一個營業日。
• 提交方式： 須有 EIN；不接受社會安全號碼。達到 25 輛車 或以上時必須電子報稅。屬於被忽略實體的單一所有者 LLC，以 LLC 自己的 EIN 提交。
• 租賃的卡車： 卡車若同時登記在所有者和另一人名下（包括因租賃而登記），由所有者負責。卡車若只登記在運輸公司名下，由登記名下的人提交；要確認租約是否透過扣款把這筆費用轉給您。
• 證明： 蓋章的 Schedule 1 是各州在卡車登記時要求的繳稅證明（Publication 510）。請保存。
• 低使用量與變更： 預計在該期間行駛 5,000 英里 或以下的卡車，可以申報為暫停。若超過該限額，或應稅總重量升到更高的類別，須在變更當月之後那個月的最後一天前提交更正的 2290 表。卡車出售、毀損或失竊可以申請抵免；買家登記二手卡車，則依填表說明中的二手車輛規則辦理。

逾期提交，每逾期一個月或不足一個月，加收未繳稅款的 5%，最高 25%；逾期繳款每月加收 0.5%；兩者同月適用時，繳款罰款會減少提交罰款（第 6651 條）。未繳稅款另計利息。如果您漏報了 2290 表： 就卡車首次使用的月份提交，並繳納稅款。如果 IRS 評定了罰款，而您認為有合理原因，請另寫一封信說明原因寄給 IRS；不要把說明附在稅表上。每輛卡車的記錄，連同車輛識別號碼（VIN）和日期，須保存至稅款到期日或繳款日（以較晚者為準）之後 3 年。稅款與執照記在一起。

我怎麼記錄卡車：貸款還款、利息、本金和折舊？

每筆貸款還款要拆開記。利息是費用，本金沖減貸款餘額，卡車的成本則透過折舊回收，而不是透過還款。

1. 購買時： 把卡車按成本記為資產，貸款記為負債。企業購買的州和地方銷售稅屬於卡車成本的一部分，不是稅費支出（Schedule C 填表說明）。超過第 4051 條重量限制的新卡車、拖車或牽引車，還要加收聯邦零售消費稅，為價格的 12%，由賣方在首次零售時收取（Publication 510）。它包含在您支付的價格中，所以屬於成本的一部分。
2. 每次還款： 貸款機構的對帳單會顯示利息。這部分記為利息費用，其餘沖減貸款。哪些利息可以扣除以及有什麼限制，見記錄企業貸款。
3. 每年： 從卡車投入使用之日起記折舊。方法和首年的一次性扣除見設備首年全額扣除。

如果卡車也供個人使用，只有業務部分的成本可以扣除。以個人名義還是透過公司購買，會改變誰擁有資產和貸款：見透過企業購買車輛。

我需要另設企業帳戶嗎？年底要保留哪些記錄？

IRS 告訴新企業要開設企業支票帳戶，並與個人帳戶分開（Publication 583）。對貨運司機來說，這還讓每一筆結算單存款和燃油支出都能追溯到對帳單或收據。是否有規定要求這樣做，以及混用資金對 LLC 有什麼影響，見企業銀行帳戶指南。

年底結帳前，核對下列各項：

• 每張結算單與其存款，以及託管款和預支款餘額與運輸公司的對帳單。
• 您收到的所有 1099 表（1099-NEC 表；如果運輸公司另行申報卡車租金，還有 1099-MISC 表）的合計，與已入帳的收入。
• 燃油卡對帳單與收據（按卡車），以及四份 IFTA 申報表中的里程和加侖數與帳簿。
• 離家天數與已申報的每日津貼。
• 貸款利息與貸款機構的年終數字，以及 2290 表的付款和 Schedule 1 與已入帳的稅款。

軟體方面，請見Schedule C 適用的記帳應用程式；要決定自己記帳還是請人協助，請見自己記帳還是請記帳員。

離開運輸公司的租賃、改用自己的營運許可營運，會有什麼改變？

用自己的營運許可營運，會把運輸公司原來處理的成本和申報轉到您身上，並把一張結算單換成一連串向客戶開立的發票。

• 登記： 受聯邦管轄的付費運輸承運人（for-hire motor carrier），只有向聯邦政府登記後才可以提供運輸（49 U.S.C. 13901），登記還要求已備案的保證金、保險單或其他擔保（49 U.S.C. 13906）。用自己的營運許可營運時，登記及其擔保由您支付並入帳。
• 保險： 在州際貿易中使用 10,001 磅或以上車輛運送非危險財產的付費承運人，必須投保至少 $750,000 的公共責任險（49 CFR 387.9）。用自己的營運許可營運時，保單及保費由您負擔。
• 租約原本分配的成本： 租約必須寫明誰支付燃油、燃油稅、許可證、過路費和車牌。重讀租約，從第一趟貨起，把每一項以您自己的名義入帳。
• IFTA 和 2290 表： 向您的基地轄區開立 IFTA 帳戶。卡車若登記在您名下，以您自己的 EIN 提交 2290 表，並在第一趟貨之前申請 EIN：IRS 說明，新的 EIN 約需四週才會在其系統中建立（貨運稅務中心）。
• 統一承運人登記（Unified Carrier Registration）： 每年的州際費用，按承運人擁有或營運的車輛數目決定，向其基地州繳納（49 U.S.C. 14504a）。長期租賃下的卡車算作承運人的車輛，所以這筆費用原本由運輸公司負擔；現在由您負擔。與執照一起入帳。
• 收入： 向經紀人和托運人開立的發票取代結算單。15 天付款規定涵蓋承運人向出租人的付款，所以客戶的條款在他們的合約中。記錄每位客戶欠您多少。如果保理公司（factoring company）墊付發票的一部分，把它的費用記為單獨的費用，它扣留的準備金記為欠您的款項；墊付款屬於出售還是貸款，取決於保理合約。
• 託管款： 在收到退還時入帳；運輸公司的 45 天期限見上文。

舉例

以下舉例僅作說明；所有金額以美元計。

有扣款和託管款的結算單

一位掛靠的車主司機，一年運貨報酬為 $180,000，這是扣款前的金額。運輸公司扣款 $14,000 用於保險和費用，並扣留 $3,000 作為託管款。存款合計 $163,000。帳簿顯示收入 $180,000，費用 $14,000 記在各自的科目，託管款 $3,000 記為資產。

自僱司機和 S 公司的每日津貼

一位自僱的州際司機，受駕駛時數規定約束，有稅務所在地可供外出，一年離家 200 天，全部在美國本土：180 個整天，20 個出發或返回日。整天為 180 × $80 = $14,400。部分日為 20 × $60（標準的四分之三）= $1,200。合計 $15,600，其中 80% 即 $12,480 可以扣除。

如果同一位司機擁有一家 S 公司，公司依報銷計劃報銷 $15,600，部分日同樣適用四分之三規則，並扣除 $12,480。所有者一般沒有個人扣除。

重型卡車的 2290 表

一輛應稅總重量 80,000 磅、登記在所有者名下的卡車，在 7 月 2 日首次在公共道路上使用。2290 表的到期日是 8 月 31 日，稅額為 $550，蓋章的 Schedule 1 是各州一般在登記時要求的繳稅證明。如果首次使用是在 11 月，到期日就是 12 月 31 日，稅款只涵蓋該期間剩餘的月份。

您的情況不同嗎？

• 您要離開運輸公司的租賃，改用自己的營運許可營運： 登記、保險、燃油稅和 2290 表各有自己的期限和罰款，每日津貼從第一趟行程起就需要每日記錄，您選擇的實體決定您如何領取報酬以及從第一趟貨起要追蹤什麼。請見第一趟貨之前的記帳協助。
• 漏報了 IFTA 的某一季或 2290 表： 罰款和利息會累積，IFTA 執照也可能被暫停或吊銷。補報要從燃油和里程記錄開始：請見補做逾期帳目和處理漏報申報的記帳協助。
• 有一年的結算單從未對帳： 準備稅表之前，結算單、燃油和託管款記錄必須一致。請見補做逾期帳目和為該年度對帳的記帳協助。
• 運輸公司從每張結算單扣一筆卡車款項： 合約決定這是租金還是購買，資產、利息和折舊都不同。請見處理卡車款項的記帳協助。
• 您經營或正在考慮設立 S 公司： 薪酬、每日津貼和報銷計劃必須配合運作。請見S 公司所有者薪金、S 公司報銷和S 公司的記帳協助。
• 您沒有基地，或以卡車為家： 差旅能否扣除取決於您的稅務所在地，這需要專業人員判斷。請見記帳協助。
• 您的配偶或合夥人與您一起開車，或共同擁有卡車： 誰擁有這門生意，可能改變它是以一份 Schedule C 提交，還是以合夥企業提交。請見配偶和家庭 LLC。
• 您付錢請另一位司機： 雇員還是承包人，會改變工資、稅表和帳簿。請見可能是雇員的承包人。
• 您的貨運進入加拿大： IFTA 也涵蓋各省的燃料使用稅，但並不解決邊境兩側的所得稅或銷售稅。請見跨境稅務協助。
• 您正在購買或更換卡車： 請見透過企業購買車輛。
• 您的行程單、燃油收據或里程表記錄遺失： 基地轄區可以按不足的記錄評定稅款。請見重建里程記錄，其方法同樣適用於汽車。