S 公司记账：会计科目表、高管工资、分配

S 公司的账要体现哪些内容？

IRS 不要求特定的记账系统，只要求记录能够清楚反映收入和费用。1120-S 表要的不只是损益表：还有高管工资、应与公司账目一致的资产负债表、按股东列示的分配，以及股东贷款。

出现以下任何一种情况，账目就不简单：

• 所有人是通过提款拿钱，或根本没有领过工资。
• 分配被记成了费用，或者贷款和分配共用一个权益科目。
• 个人开销走了公司账户。
• 账是从公司还是独资经营或有限责任公司时开始记的，至今仍在用所有人提款和所有人资本科目。
• 所有人的医疗保险从未计入 W-2 表，或者资产负债表与银行余额对不上。

以上任何一种，都可能需要先更正，报税人员才能开始准备税表。

请在报税人员开口之前先备好：

• S 公司选择的文件：2553 表以及 IRS 的任何回复
• 每个发薪日的发薪报表
• 全年的银行账户和信用卡对账单
• 公司与股东之间的借款票据
• 上一次提交的税表
• 账目是按收付实现制还是权责发生制记的，因为税表沿用账目所用的方法

S 公司需要哪些会计科目（会计科目表）？

除了常见的银行、信用卡、费用、设备、债务、应收和应付科目，S 公司还需要六组科目，用来填 1120-S 表。科目名称属于记账习惯，不是 IRS 的规定：IRS 没有公布必须使用的会计科目表。

雇主承担的工资税作为税费扣除，不作为工资（第 334 号出版物；第 535 号出版物，2022 年最后修订），所以不计入第 7 行和第 8 行。税表其他位置已申报的工资，例如计入销货成本的工资或员工选择的 401(k) 供款，也不计入这两行。

请把所有人工资、分配和贷款分记在三个不同的地方。如果共用一个所有人提款科目，就看不出哪些钱是工资，哪些是分配，哪些必须偿还。

高管工资怎么记？工资税与 941 表、940 表、W-2 表怎么对上？

高管如果为 S 公司做的不只是零星工作，并且已获支付或有权获得支付，就是员工，这笔钱即使同时是股东所得也属于工资（IRS）。如果高管符合这个描述，这笔钱就要通过发薪记为工资，不能走所有人提款科目。谁是高管，由公司按注册成立所在州的法律决定；付给不担任高管职务、但在公司上班的所有人的钱，一般作为工资记在第 8 行。公司在作非工资分配之前，必须先为这些劳务支付合理工资。多少算合理，请见 S 公司所有人工资。

每个发薪日：

1. 高管工资总额记入高管工资科目。
2. 已预扣的所得税，以及社会保障税与 Medicare 税的双方份额，在缴存之前都放在应付工资税负债科目里，失业税也一样。
3. 每笔缴存冲减对应的负债，并保留日期和金额。

缴存的截止日早于税表。按月缴存的雇主在 次月第 15 日 前缴存；回溯期税额较高的雇主按半周时间表缴存，金额较大的负债可能要求次日缴存（第 15 号出版物）。联邦失业税有自己的缴存规则，请见自己做发薪。预扣的税属于政府：负有责任的人如果故意不上缴，个人可能要缴纳未缴预扣税款的 100% 作为罚款（第 6672 条；信托基金追回罚款）。一直冲不掉的工资税负债，请见冲不掉的工资税负债。

有三份申报应当与这些科目对得上：

周末、假日和按时缴存的规则可能改变这些日期（第 15 号出版物）。IRS 书面通知过要提交 944 表的雇主，每年提交一次，不用按季度提交 941 表。怎样记一次发薪，请见发薪分录。如果从未给所有人发过工资，请见 S 公司从未发薪。

分配（所有人提款）怎么记，才不会进入费用？

分配记为权益的减少，绝不能记为费用。分配是公司因所有人持有股票而付给所有人的款项，所以不能出现在损益表上。“所有人提款”是独资经营者的说法。在 S 公司里，付给所有人的钱只有这几种：通过发薪支付的工资、通过权益记录的分配、必须偿还的公司借出的贷款、所有人自己所借贷款的偿还，或者对所有人垫付的经营费用的报销（从未报销的 S 公司费用）。税表在 Schedule K 第 16d 行申报非股息分配，每位股东的 K-1 在第 16 栏用代码 D 显示该股东自己的金额。如果公司有 C 公司年度遗留的累计盈利和利润，可以把一部分分配作为股息支付，股息在 Schedule K 第 17c 行和 1099-DIV 表申报，不在 K-1 上；请见 S 公司怎样征税。

每笔分配都要按日期、股东和金额，记入该股东自己的权益科目。分配也不能代替工资：如果工资过低，IRS 可以把付给在公司上班的股东的款项认定为工资。逐行怎样记，以及分配为什么会让 Schedule L 对不上，请见记录 S 公司分配。

分配为什么必须按持股比例进行？

S 公司只能有一类股票。这通常是指，按公司章程、章程细则、州法律和有约束力的协议，每股在分配和清算所得上权利相同（财政部条例 1.1361-1(l)）。实际操作中，每笔分配都按持股比例分给各股东。

出现第二类股票，就会终止 S 公司选择，所以向所有人不均等付款，不只是记账错误。对无意中造成的终止可以申请补救，但 IRS 必须认定是无意的，公司还必须纠正原因并同意作出调整（第 1362(f) 条）。如果公司的管理文件赋予各股东相同的权利，分配在时间或金额上的差异本身不会产生第二类股票，但会根据事实产生税务影响。分配不均等的情况，应当在报税前请专业人士复核。

股东兼员工的医疗保险记在哪里？

如果股东兼员工在一年中任何一天持有的股票或表决权超过 2%，公司为其支付的保费，在所得税预扣上被视为付给该股东的工资，账上应和所有人工资放在一起，而不是放在员工福利里。配偶、子女、孙子女或父母持有的股票，可以计入这项测试（第 1372(b) 条）。常见的疏漏是：从公司账户付了保费，却从未把它加进所有人的 W-2 表。

IRS 表示，公司可以扣除这些保费，并把它们计入 W-2 表第 1 栏。如果保费是按适用于全体员工或某一类员工的计划或制度支付的，则不属于社会保障税、Medicare 税或联邦失业税的工资，不计入 W-2 表第 3 栏和第 5 栏，所以发薪记录里要保留这种划分。1120-S 表填报说明把它们放在第 7 行或第 8 行（或 1125-E 表）。对于持股比例在 2% 测试线或以下的员工，计划供款作为员工福利项目记在第 18 行。所有人能否在个人税表上扣除这些保费，还有其他条件：请见S 公司所有人的医疗保险。

我借给公司的钱，或我从公司借出的钱，怎么记？

股东借给公司的贷款记为负债，公司借给股东的贷款记为资产。

Schedule L 上的股东借入贷款一行，一般应与 K-1 上的金额核对一致，股东只是共同签署或担保的债务不计入。

每笔贷款都要有书面记录，写明金额、日期和还款条款。7203 表填报说明把有书面票据的贷款与往来账户上的预付款分开处理。一笔钱算贷款还是资本，取决于事实；请见 S 公司的股东贷款。

每个月和每个季度要核对什么？

每月核对每个银行、信用卡和发薪账户，每季度把工资总额与 941 表核对一致。这些核对属于记账习惯，不是 IRS 的规定。

我需要 Schedule L、Schedule M-1、Schedule M-2 和 1125-E 表吗？

除非公司在 Schedule B 第 11 题答“是”，否则必须提交 Schedule L。总收入达到 $500,000 并且扣除了高管工资时，必须提交 1125-E 表。

总收入的范围大于销售收入：包括总收入、其他收入行，以及部分 Schedule K 和 8825 表的收入（1125-E 表填报说明）。账目里的哪些报表对应这几页，请见从账目到公司税表；软件出不了的资产负债表，请见公司税表上的 Schedule L 资产负债表。

每位股东的资料要保存哪些，由谁保存？

公司保存生成每份 K-1 的账簿，股东保存计税基础的记录。

7203 表填报说明指出，股东有责任保存计算股票计税基础所需的信息，并且超过股票计税基础的非股息分配要作为资本收益申报。请见 S 公司股东计税基础和超过计税基础的分配。保存期限：1120-S 表填报说明和 IRS 记录保存。

示例

这些示例仅作说明，金额为美元。

单人咨询顾问

一家 S 公司的总收入为 US$180,000。所有人通过发薪领取 US$70,000 工资，并拿走 US$50,000 的分配。工资和公司承担的工资税是费用。分配记入权益，完全不进入损益表。如果总资产也低于 US$250,000，第 11 题可以答“是”，不需要提交 Schedule L 和 M-1，但账上仍要保留资产负债表。工资金额仅作示意；合理工资取决于所做的工作。

两位股东

两位股东分别持股 60% 和 40%。一笔 US$100,000 的分配，要记为 US$60,000 和 US$40,000，每位股东各记一笔，因为公司只有一类股票。如果只向持股 60% 的所有人支付全部 US$100,000，付款就与持股比例不符。这是否无碍，要看公司的管理文件，所以报税前需要专业人士复核。

总收入超过 1125-E 表的门槛

一家公司的总收入为 US$520,000，付给唯一的高管兼唯一股东 US$90,000 工资，还为这位所有人支付了 US$6,000 的医疗保险。保费要加进所有人的 W-2 表第 1 栏，并算作高管工资。因为总收入超过 US$500,000，必须提交 1125-E 表，表上是 US$96,000，税表其他位置没有扣除高管工资，所以这个合计数记入 1120-S 表第 7 行。因为总收入也超过 US$250,000，还必须提交 Schedule L，并提供与账目一致的资产负债表。

您的情况不同？

• 您的第一份 1120-S 表快到期，账目又很乱：您没发过工资、分配被记成了费用、个人开销走了公司账户，或者仍在用旧的独资经营或有限责任公司账套。从哪里重新开始记账、哪些要重述、报税人员需要您提供什么，最好在报税前和专业人士确认：S 公司记账帮助。
• 所有人从未发过工资，或您不确定工资是否合理：请见 S 公司从未发薪和 S 公司所有人工资。账目和 1120-S 表之后要一起更正，所以报税前应当让专业人士看一下前几个月的情况：S 公司记账帮助。
• 有股东不是美国公民或居民：S 公司不能有非居民外国人股东，而且只是搬到境外并不构成判断标准，所以在整理账目之前，要请专业人士看一下所有权和税务身份。请见 S 公司怎样征税和跨境税务帮助。
• 您想知道 S 公司是否需要新建一套账：请见 S 公司选择后的账目。
• 您正在选软件，或想知道入门级软件能否处理 S 公司发薪：请见 S 公司记账软件。
• 账目已落后几个月：请见 S 公司补账和记账帮助。
• 公司付了您的个人账单：请见 S 公司支付个人开销。
• 您拥有几家公司：请见多家公司的账目。
• 您想知道 S 公司的记账员和报税人员要花多少钱：请见 S 公司会计费用。