未付发票坏账核销：收付实现制和权责发生制怎么处理

客户一直没付的发票，能核销吗？

美国企业只有在发票金额已经计入收入的情况下，才能把未付的客户发票作为坏账扣除（IRS 第 453 号专题；第 334 号出版物）。权责发生制企业在赚到这笔钱时就已把发票计入收入，所以债务无法收回（收不回来）后，可以扣除未付部分。收付实现制企业从未把它计入收入，因此通常没有可扣除的金额。

有三种情况会让事情变复杂。第一，决定能否扣除的，是已报税表上采用的方法，而不是软件报表里的收付实现制或权责发生制设置。请查看最近一份税表上的会计方法栏：Schedule C 第 F 行、1120 表 Schedule K 第 1 行、1120-S 表 Schedule B 第 1 行，或 1065 表 H 项。如果账簿和税表用的方法不同，这张未付发票可能从未进入税表。第二，金额大、账龄长或涉及破产的发票，需要有证据，并且要放在正确的年度。第三，账簿落后或有多年税表未报时，发票可能记错年度或漏记，而在更早年度已经变成坏账的债务，现在可能只剩一个有时限的退税申请。

权责发生制的服务类企业，还可能被允许不对预计收不回的服务费计提应收，这会改变答案：见下文关于备抵的一节。

请备齐这些资料：发票、应收账款账龄表（按账龄列出未付发票）、每一次催收记录、任何破产或停业通知，以及最近一份税表上显示的会计方法。

收付实现制企业为什么不能扣除未付发票？

收付实现制企业只在收到付款时才申报收入，所以未付发票从未进入税表，而坏账扣除只适用于已经申报的收入。按第 538 号出版物，收付实现制下的收入在收到时计入；第 334 号出版物明确说明，从未计入收入的未付款项不允许扣除。法规列举的例子包括未付的工资、薪金、服务费和租金（26 CFR 1.166-1(e)）。

这笔收不到的款项不会被重复扣除：它从未增加应税收入，而收付实现制企业通常在付款当年扣除为完成工作而付出的成本，例如材料、分包商和工资（第 538 号出版物）。

有存货的企业，可能把一部分发票计入了收入，另一部分没有。必须核算存货、又不属于小企业纳税人的企业，购销商品用权责发生制，其他项目通常可用收付实现制（第 538 号出版物，混合法）。请逐张发票对照税表。适用哪种方法，见小企业该选收付实现制还是权责发生制。

权责发生制下，未付发票什么时候成为坏账？

权责发生制企业的发票，在债务无法收回的那一年成为可扣除的坏账；无法收回是指事实表明已没有合理的收回希望（第 453 号专题）。官方资料没有规定逾期多少天算数，要根据具体事实判断。

• 在同一年扣除。 扣除属于债务变得无法收回的那一年。企业不必等到发票到期（第 453 号专题）。
• 逐张发票处理。 企业扣除的是具体已变坏的债务，而不是对全部应收账款的估计（第 334 号出版物）。

全部无法收回的债务，必须在它变得无法收回的那一年扣除，不能放到以后的年度。如果那一年已经过去，退税申请可能还在有限的期限内：见下文“更早年度已无法收回的债务”一节。赊销给客户形成的债务属于经营性债务；贷款是另一类债务：见下文“借出的款项、朋友或亲属”一节。

怎么证明发票确实没付、而且已无法收回？

要证明您已采取合理的催收措施，并且综合全部事实，已不可能再收到款项（第 453 号专题）。法规要求考察所有相关证据，包括担保物的价值和债务人的财务状况（26 CFR 1.166-2(a)）。如果事实表明起诉也大概收不回判决款，则不必起诉（26 CFR 1.166-2(b)）。

破产通常表明，无担保、无优先权的债务至少部分无法收回。债务可能在案件了结之前就已无法收回，也可能到了结时才无法收回。如果事实在更早时已显示债务无法收回，案件到以后年度才结束，并不会把扣除挪到那个以后的年度（26 CFR 1.166-2(c)）。

账簿上核销，本身不能证明债务已无法收回。法规还要求，申请坏账扣除的税表要附上说明支持事实的陈述（26 CFR 1.166-1(b)）。至于一个只是不再回复的客户是否在某一年已无法收回，属于判断问题，IRS 可以提出质疑。

可以只核销发票的一部分吗？

可以。对已计入收入、但只有部分能收回的经营性债务，可以扣除无法收回的部分，但扣除额以当年在账上核销的金额为限（第 334 号出版物；26 CFR 1.166-3）。企业必须能说明哪一部分无法收回，以及核销了多少。

如果客户付了一部分，剩下的永远收不回，那么未付余额属于全部无法收回的债务，而不是部分无法收回。全部无法收回的债务，扣除并不取决于账簿分录，但仍应记账：如果 IRS 日后认定这笔债务只是部分无法收回，当年没有核销的金额不能扣除（第 334 号出版物）。

部分无法收回的债务可以在以后年度继续核销，但债务全部无法收回的那一年之后，任何部分都不能再扣除（第 334 号出版物）。非经营性债务完全不能按部分扣除（第 453 号专题）。

客户以后又付款了怎么办？

权责发生制企业如果已经扣除这笔债务，之后又收回了全部或一部分，收回的款项算作收入，金额以已扣除的数额为上限，并减去当初那次扣除中没有减少税款的部分（第 334 号出版物；26 CFR 1.166-1(f)）。它按其他收入申报。如果那次扣除增加了尚未到期的净经营亏损结转额，则视为已减少税款（第 334 号出版物）。

收付实现制企业没有扣除过任何金额，所以迟到的付款是收到当年的普通收入（第 538 号出版物）。

账簿上怎么记录核销和坏账费用？

权责发生制账簿上的分录是：借记坏账费用，贷记应收账款，日期为债务变得无法收回的那一年。核销，就是把这张发票从应收账款（客户欠您的钱）中转出，计入坏账费用。记账上把这种做法叫直接核销法。收付实现制账簿上没有费用需要记录。

请单独设一个坏账费用账户，这样总额可以追溯到税表。每笔分录都要保留客户名称、发票编号、日期和证据。如果发票含销售税，入账前先把价款和税款分开，并让分录平衡。向买家征收、再转交给州政府的销售税不是您的收入，因此不在坏账扣除范围之内（26 CFR 1.166-1(e)；第 334 号出版物）。向卖家您本人征收的税则属于总收入的一部分，所以跟着发票走。税款部分怎样冲销、州政府是否允许您收回，要看各州的规定：见应付销售税与税表不一致和申报销售税。客户退款或贷项通知单不是坏账：见在账簿里记录退款。如果账簿和税表用的方法不同，见权责发生制账簿与收付实现制税表。核销一张发票不需要提交 1099-C 表：该表由放款机构和类似的债权人提交，而不是由赊销的普通企业提交（1099-A 表和 1099-C 表填报说明）。

可以扣除坏账备抵吗？

通常不可以。企业一般必须采用具体核销法，在每笔债务变坏时逐笔扣除（第 334 号出版物）。国会已经废除第 166 条中一般性的坏账准备金（26 U.S.C. 166）；银行另有自己的规定。

账簿上的备抵只是一种估计。为计提它而记的费用不是税务扣除，所以请把这个差异记下来，交给负责报税的人。真正的扣除要到以后，逐张发票才能确定。

服务提供者适用另一条规则。权责发生制企业如果从事医疗、法律、工程、建筑、会计、精算、表演艺术或咨询，或在以往所有年度都符合第 448(c) 条的小企业总收入测试，就不必对依自身经验预计收不回的服务费计提应收。这涵盖了许多小型服务企业。对带有利息或逾期付款罚款的款项，这条规则不适用（26 U.S.C. 448(d)(5)；第 334 号出版物）。以这种方式没有计提的服务费从未成为收入，所以以后也不能作为坏账扣除。这是附带条件的会计方法问题，而不是备抵的扣除：请问问负责报税的人，您的账簿采用哪种方法。

坏账在税表上填在哪里？记录要保存多久？

经营性坏账填在企业自己的税表上，收回的款项填在其他收入一行。下面的行号来自最新发布的表格；请在您实际提交的表格上再核对一遍。

资料来源：Schedule C、1065 表、1120-S 表和1120 表的填报说明。收付实现制的公司或合伙企业，除非该金额以前已计入收入，否则不能申报坏账；合伙企业和 S 公司的相关行只涵盖经营性债务。

支持坏账扣除的记录请保存 7 年，这是第 583 号出版物对坏账申请给出的期限，从债务变得无法收回那一年的税表截止日起算（26 U.S.C. 6511(d)(1)）。这比大多数记录需要保存的时间都长。其他记录的保存期限，见企业记录要保存多久。

债务在更早的年度已无法收回，但我一直没扣除，怎么办？

企业或其所有人可以申请退税，而不必在原来的年度扣除。申请期限是该行两个日期中较晚的一个（第 334 号出版物；26 U.S.C. 6511(d)(1)）。

穿透实体的更正会改变其所有人的收入，所以所有人通常也要更正自己的税表，个人用 1040-X 表，才能申请退税。AAR 必须在合伙企业税表提交日期与不含延期的截止日期两者中较晚日期之后的 3 年 内提交，而且不得晚于行政程序通知寄出之日（26 U.S.C. 6227；1065-X 表填报说明）。上面较长的期限不会延长这一时限；合伙企业或 S 公司如要依靠这些期限，请先问问报税人员。

申请退税需要同样的无法收回证明和发生年度，对于部分无法收回的债务，只涵盖当年在账上核销的部分（第 334 号出版物，表 8-1；26 CFR 1.166-3）。每个年度都有各自的期限，所以越早的年度越先到期。

如果未付款是借出的钱，或借给朋友、亲属的，而不是销售款，怎么办？

贷款是另一类债务。只有出于经营原因发放的贷款，才是经营性坏账，例如借给客户、供应商、员工或经销商的款项（第 334 号出版物）。

债务还必须是真实的：一项有效、可强制执行、金额固定或可确定的付款义务（26 CFR 1.166-1(c)）。借出的现金同样算数，所以收付实现制企业不需要把它申报为收入（第 453 号专题）。C 公司不适用非经营性规则，所以变成坏账的贷款按一般坏账规则检验，包括债务是否真实、是否属于赠与等条件（26 U.S.C. 166(d)(1)）。

业主或业主控制的其他公司所欠的未付余额，可能是股东贷款或成员贷款，而不是客户发票：见资产负债表上的股东贷款。如果是亲属借钱给企业，见家人给企业的借款。

年末怎么清理旧发票和应收账款？

让每张未结发票都有证据支持，只核销确实无法收回的发票。按下面的顺序做，账簿和税表才能保持一致。

1. 确认已报税表上的会计方法（Schedule C、1120 表、1120-S 表或 1065 表上的会计方法栏）。
2. 生成应收账款账龄表，并把合计数与资产负债表上的应收账款余额核对。
3. 把每张旧发票分类：仍可收回、有争议（贷项或退款）、已部分付款，或已无法收回。
4. 对每张无法收回的发票，备齐发票、催收记录以及任何破产或停业通知，并记下它变得无法收回的日期。
5. 权责发生制账簿上，把每张无法收回的发票（或其中收不回的部分）在它变得无法收回的那一年核销。收付实现制账簿上，作废那些永远不会收到款的发票。
6. 把收到的款项对应到正确的发票，并检查 1 月收到、实际属于 12 月的款项（下一纳税年度才付款的发票）。
7. 给报税人员一份每笔核销的清单：客户、金额、开票日期、变得无法收回的日期，以及证据。

年末结账的其余步骤，见年末结账清单。

示例

所有数字仅为示意，单位为美元。

收付实现制的顾问，款项一直没收到

一位按收付实现制报税的独资顾问在 3 月开出 $5,000 的发票，客户始终没付款。这张发票从未作为收入申报，所以没有坏账扣除。Schedule C 的利润从来没有包含这 $5,000。账簿上把未结发票作废。如果客户在以后年度付了款，这 $5,000 在收到时才算收入。

权责发生制的公司与破产

第 1 年，一家按权责发生制报税的设计公司开出发票并申报了 $12,000 的收入。第 2 年，客户申请破产，公司看不到有资产可以偿还债权人。公司认定这笔债务在当年已无法收回，保留了法院通知和催收记录，并在第 2 年的账簿和税表上核销 $12,000。第 3 年，破产受托人发现了一项资产，付给公司 $2,000。如果第 2 年的扣除减少了公司的税款，这 $2,000 就是第 3 年的收入，按其他收入申报。

借给朋友的 $3,000

一位业主交给朋友 $3,000，后来把它说成未付发票。如果这是一笔真正的贷款，背后又没有经营原因，那么它属于非经营性债务：是短期资本亏损，只能在全部无法收回的那一年申报，并附上说明。如果双方都明白朋友可能不会还，它就是赠与，什么都不能扣除。出于经营原因发放的贷款（例如借给客户或供应商），以及真实的服务赊销，适用上面的经营性规则。

您的情况不同？

• 应收账款金额大或账龄长，或您说不清税表用的是哪种方法： 先要弄清会计方法、哪些发票曾计入收入，以及每笔核销该放在哪一年，然后才能核销。请找记账服务，把应收账款与已报税表核对清楚。
• 账簿按权责发生制，税表按收付实现制： 未付发票可能从未进入税表。见权责发生制账簿与收付实现制税表和记账服务。
• 客户申请了破产： 债务无法收回的年度，可能不同于案件结束的年度。请在该年度账簿结账前，把通知和发票带给记账服务。
• 有多年税表未报，或账簿落后： 这些年度的应收账款可能记在错误的年度，或者漏记。见补做逾期账簿和记账服务。
• 您必须或想要从收付实现制改为权责发生制： 这一改变会影响哪些发票算收入，而上一年度年末已经无法收回的应收账款不计入调整额（税务程序 2025-23，sec. 15.01(3)(a)）。见从收付实现制改为权责发生制。
• 您卖掉或关闭了企业，但保留了应收账款： 这些款项以后变成坏账，仍属于经营性债务（第 334 号出版物），所以账簿结清之后也要保留证据。请把发票带给记账服务。
• 未付的这笔销售已经缴过销售税： 能收回多少，由州法律决定。见申报销售税。
• 这笔钱是您自己在企业之外借出的： 损失记在谁的税表上，取决于是谁放的款。见个人报税服务。
• 您在加拿大： 见加拿大未付客户发票的核销。