销售税应付余额与申报表对不上：怎么查、怎么改

为什么我的销售税应付余额与已提交的申报表对不上？

销售税应付余额（记录欠州政府税款的负债科目）、销售税负债报表和已提交的申报表，用三种方式衡量同一笔税，所以在补回每一项已知差异之前，三者都不一致。应付余额等于已开票或已代收的销售税，加上计提的使用税，减去已缴的税。负债报表加总的是该期间客户发票上的税。申报表报告总销售额、应税销售额和应税采购额，算出税额，再减去任何折扣或抵免（得克萨斯州填表说明；纽约州公告）。本文以得克萨斯州、纽约州和加州的申报表为例；具体的行次、折扣和更正途径，以您所在州的表格为准。

在涉及多个州或税率、余额已经对不上超过一个季度、应付余额比已付给州的更多、申报表已更正过一次，或者收到州的通知时，情况就不简单，往往需要专业人士复核。请准备好每份已提交的申报表及其付款确认和银行对账单、按辖区列出的销售税报表、应付科目的明细账、免税证明，以及任何更正后的申报表或通知。

先从一个州、一个期间开始：拿已提交的申报表，而不是软件里的草稿，把缴纳的金额与银行扣款对上，再逐项解释表中的每一处差异。

州销售税申报表要求填什么，每个数字在我的账目里来自哪里？

许多州的申报表，例如得克萨斯州、纽约州和加州，是从销售额出发，而不是从您代收的税出发，再由应税销售额和采购额算出税额。得克萨斯州要求填总销售额、应税销售额和应税采购额；纽约州和加州要求填总销售额、免税部分，以及应缴使用税的采购额。

根据应税销售额算税的申报表，可能与记录了发票实际收取税额的应付余额不同。只有在每张发票都对正确的项目按正确的税率计税等条件都满足时，两者才一致。

我怎么找到申报表要求的“总销售额”？

总销售额是该州该期间的每一笔销售，无论是否应税，不含销售税本身。哪些算销售，各州自己规定。得克萨斯州把在得克萨斯州营业地点或向得克萨斯州发生的全部销售、服务、租赁和出租，连同相关费用，都计算在内（填表说明）。加州计算与其加州业务有关的全部销售，包括人工、服务、运费和手续费以及租赁和出租收入（CDTFA）。

根据账目得出这个数字：

1. 取一个州的销售额，用申报表规定的确切起止日期。
2. 扣除销售税。得克萨斯州的总销售额一行不含税，加州的申报表有总销售额中所含税款一行。代收的税是否也是收入，取决于该州法律对谁征税（IRS 第 334 号出版物）；例如加州规定卖家负责缴税。请看已代收和已缴的销售税。
3. 加入应计入销售额的相关费用，例如运费、手续费和服务费。检查当期出售的设备和其他经营资产：加州把它们作为固定装置和设备的销售申报，售价可能与账目中的收益或亏损不同。
4. 免税、转售和平台销售都留在里面。它们之后会作为不应税的销售扣除。
5. 把合计数与申报表比较。剩下的差异，通常是日期落在期间前后的销售、账目里缺失的销售来源，或者税款仍在销售额里。

时间也可能不同。纽约州和加州都要求销售在发生的期间申报，无论客户是否已付款（纽约州第 750 号出版物；加州第 73 号出版物）。收付实现制账目，会落后于期末尚未付款的发票；请看收付实现制还是权责发生制。存款和 1099-K 表合计，请看核对销售额和付款。

哪些销售在总销售额里却不带税？

向转售商和免税买家的销售、由平台代收税款的销售、发往州外的销售，以及不应税的商品，都留在总销售额里，并从应税销售额中扣除。加州表示，卖家的记录必须显示全部销售（即使卖家认为免税）的总收入。

在许多会计软件里，除非客户或商品被标记为免税，否则负债报表会把销售视为应税；请检查您的软件如何处理。在标记与证明一致之前，应税销售额不会与申报表一致。请看客户的免税证明；申报表上的平台销售，请看申报销售税。

按时申报折扣和卖家抵免该记在哪里？

在申报表上，折扣或抵免减少的是您缴的金额，而不是税额。卖家实际缴的比代收的少时，差额留在应付余额里，直到转到专门的科目；分录请看已代收和已缴的销售税。

得克萨斯州允许持有许可证的卖家，对按时申报并缴纳的税款享受 0.5%，另外，按月或按季申报的卖家如果预缴对该期间税款的合理估算数并符合其他预缴规则，还可再享受 1.25%（得克萨斯州审计长；预缴常见问题）。预缴者在申报表上的抵免大于预缴的现金，因为抵免包含折扣（填表说明）。纽约州的卖家代收抵免为所报税费的 5%，每个季度或年度期间最高 $200；按月申报者没有这项抵免（TB-ST-925）。

得克萨斯州的折扣和纽约州的抵免，都取决于按时申报和缴款。得克萨斯州告诉申报人，如果申报表或付款迟了，不要享受这项折扣。纽约州对逾期或更正的申报表，或者没有按时全额缴款的情况，不给抵免，也不结转。不是每个州都有；加州的卖家许可证指南没有介绍任何这类折扣。

四舍五入、含税定价和运费征税，怎样造成小额差异？

四舍五入、含税定价和运费征税，每张发票各自使税额偏差几美分，或偏差发票的某个比例，所以它们是排查小额差异的第一站。

• 四舍五入。得克萨斯州要求卖家按销售算到小数点后第三位，五或以上则进位到下一个美分（得克萨斯州常见问题），然后销售额各行按整美元申报（填表说明）。加州允许卖家把申报表四舍五入到整美元。纽约州要求，当各项物品适用同一税率时，卖家按整笔交易的总额计税，而不是逐项计税（第 750 号出版物）。逐张发票加总的税，与按期间合计算出的税，可能相差几美分。
• 含税价。价格含税时，销售价格等于价格除以一加税率，其余是税（得克萨斯州常见问题）。如果把全价记为销售额，销售额就被高估，税款也落在了收入里，而不是应付科目里。
• 运费和送货费。得克萨斯州对与应税物品有关的送货和运费征税。纽约州在计算应税财产的税额时包含运费、手续费和送货费。在这些州，发票如果对商品计税而对运费不计税，或者相反，代收的金额就和申报表算出的金额不同。加州对发票上单独列明的、支付给独立承运人的送货费予以扣除；超出实际成本的部分仍然应税。在把运费差异当作错误之前，先查您所在州的规则。

每张发票差几美分，可能是四舍五入，但在下这个结论之前，请按该州的规则重新计算发票和申报表。税率或应税性上的小错误，看起来可能一样，而且没有入账的四舍五入，可能逐期累积。只清除计算能解释的金额。

使用税为什么出现在申报表上，却不在负债报表里？

申报表会加上企业自己应税采购的税，而根据客户发票生成的负债报表看不到这些采购。持有许可证的得克萨斯州卖家，在第 3 项“应税采购额”申报使用税。已登记的纽约州企业在销售税申报表上申报，例如从没有收纽约州税的州外卖家处购买的应税财产（TB-ST-910）。加州的申报表有一行是应缴使用税的采购额。

使用税还涵盖只含部分税款的采购，以及从转售库存中取出供企业自用的物品。得克萨斯州的第 3 项和使用税页面都有说明；纽约州的申报表涵盖在一个辖区购买、在税率更高的另一辖区使用的采购。

因此，申报表上的应缴税款，是销售税加使用税。如果使用税从未在账目中计提，那么付款就比应付余额多出这个金额。哪些要征税以及怎样入账，请看企业采购的使用税和已代收和已缴的销售税。

贷项通知单、退款和坏账会对余额造成什么影响？

只有在该州允许您扣除时，贷项通知单或退款才会减少您欠的税，而且申报表可能在与账目不同的期间扣除。条件因州而异。

• 加州只有在退回或抵免了包括税在内的全价时，才扣除退回的应税商品；应税销售的坏账，只有在已注销时才扣除；条件见CDTFA 的说明。以前申报表上已申报并已缴的税款，在单独的明细表中申请，对应发生抵免的期间。本应属于较早的、已提交申报表的抵免，需要提交更正申报表或申请退税。
• 得克萨斯州要求卖家在第 2 项中申请抵免，方法是减去错误缴税或已退款的销售额，并附上 01-148 表。坏账抵免必须以电子方式提交（填表说明）。

在账目中，贷项通知单在其日期当天减少应付余额。如果申报表在另一个期间扣除这笔抵免，两个余额在那之前都不一致。分录请看记录退款和注销未付的客户发票。

销售税余额为什么一直清不掉？

一直清不掉的余额，通常是某笔付款记错了期间、州或科目，或者是某个差异从未入账。每种原因在账里留下的痕迹不同。

由折扣、使用税或预缴留下的余额，在上面各节已经说明。

税率不对，差异不会因此消失。得克萨斯州要求卖家缴纳正确的金额（常见问题）。在加州，多收的税必须退还客户，或缴给州并申报；申报表上有多收税款一行。纽约州要求申报人把代收的全部税款都汇缴，即使超过应缴的税额。先改正发票和设置，再决定怎样更正该期间。

申报日当天，哪些步骤能把申报表、付款和账目对上？

一次对一个州、一个期间，从已提交的申报表出发，向账目回推。

1. 取已提交的申报表及其付款确认书，而不是草稿。
2. 比较申报表上的总销售额与账目中不含税的销售额。用上面的期间截止、渠道和销售额含税检查来解释差异。
3. 比较申报表上的应税销售额与负债报表。用免税、转售和平台销售来解释差异。
4. 比较销售的税额与账目中代收的税。列出税率不对或对错误项目计税的发票。
5. 加上使用税，然后按申报表的顺序处理抵免、折扣和付款。得克萨斯州的预缴抵免已经包含它的折扣，按时申报折扣只适用于预缴抵免之后剩余的余额。得克萨斯州在应税销售额内处理退款和错误抵免，所以税额已经反映了它们；加州对较早期间的抵免，则从税额中扣除。减去已适用于该期间的往期付款或多缴款，再加上任何罚款和利息。如果每项差异都已说明，结果就应与申报表上的应缴金额一致，而付款应等于这个金额。
6. 把每笔付款，包括任何预缴款，与银行扣款、入账记录以及州政府账户在该期间的历史记录逐一对上。
7. 滚动推算应付余额：期初余额，加上已开票或已代收的销售税（包括未付发票上的税，如果该州按销售发生的期间申报），加上计提的使用税，减去贷项通知单和退款中的税，减去付款，减去已入账的折扣，等于期末余额。如果滚动推算成立，期末余额就与尚未缴纳期间的税和计提的使用税一致。按州和期间提供支持资料。
8. 列出剩下的任何差异，按发票或付款列示。

对无法解释的差异怎么办，什么时候该更正申报？

先缩小范围，再调整。把无法解释的差异记入收入或费用，会让科目归零，但掩盖了原因。

在找到原因之前，保留这笔金额的一种办法，是把它留在应付科目里，并加上带日期的备注；一旦规律显示它只是四舍五入，就可以转入四舍五入科目。用滚动推算找出余额开始对不上的第一个期间，然后列出该期间的发票、付款和抵免。

应付余额大于已付给州的金额，可能是代收了税却从未上缴。纽约州可以要求所有人、高级职员、董事、员工、合伙人或成员承担个人责任，加州可以对控制企业的人这样要求，前提是该企业最终欠下其故意未缴的代收税款。申报销售税说明了各州由谁欠税，以及州可以追溯核定多久。

是否更正申报，取决于已提交的申报表是否报告了该期间正确的销售额、应税销售额和税额，以及该州的更正规则。如果申报表有错，该期间可能需要更正。如果申报表与法律要求的一致，只是账目有误，就应改账目。申报表可能与发票一致却仍然有误，比如发票用了错误的税率，或者对错误的项目计了税。

• 加州表示，不要因为以前的错误而调整当期的总销售额：应为出错的期间提交更正申报表。最终得出抵免的更正申报表，会被视为退税申请（CDTFA）。
• 得克萨斯州允许以纸质或在线方式提交更正申报表。如果显示少缴了税，要连同任何罚款和利息补缴；如果显示多缴并且您想要退款，就必须符合退税申请的要求。错误缴纳的税、退回的商品和记账错误，是在当期申报表上用 01-148 表申请的抵免（填表说明）。

在放弃一个旧期间之前，先查退税期限。得克萨斯州一般允许 自税款到期应缴之日起四年（审计长办公室）。加州的期限是 以下三者中最晚者：自税表截止日起三年、自多缴税款起六个月，或账单最终确定后六个月（第 117 号出版物；第 6902 条）。纽约州允许 自税款到期之日起三年，或自缴款之日起两年，以较晚者为准（TB-ST-350）。账里带日期的备注并不能保住申请权。

哪种途径合适，要逐州判断。差异跨越几个期间或几个州，或已经多年无法解释的，应交由专业人士复核。

示例

这些示例仅作说明。金额均为美元。

得克萨斯州零售商：折扣留在应付余额里

一家得克萨斯州零售商按时申报并缴款，没有预缴，某个月的应税销售额为 $48,000，综合税率为 8.25%，因此税额为 $3,960。0.5% 的按时申报折扣为 $19.80，所以实际缴纳 $3,940.20。应付余额里记着代收的 $3,960，缴款之后还剩 $19.80。这一笔就是折扣，不是错误，因为每张发票都按 8.25% 计了税。把它记入专门科目，应付余额就清零了。

网店卖家：免税和转售销售

一家网店卖家某个季度记录了 $120,000 的销售额，税率按假设的 8% 计算，没有使用税、折扣或抵免。负债报表在应税销售额下显示 $120,000，但税额一列是 $7,200，因为对卖给转售商和免税买家的 $30,000 没有收税。申报表报告总销售额 $120,000、应税销售额 $90,000，因此税额是 $7,200，与应付余额一致。差异只出现在应税销售额这一列。在这个示例里，把这 $30,000 标记为不应税并保存好证明，报表就能对上。如果应付余额显示的是 $9,600，那就是对免税销售也收了税，这部分多收的需要另行处理。

纽约州企业：使用税和卖家抵免

一家纽约州企业按季申报，并按时全额缴款。它按正确税率向客户代收了 $3,000 的税，并从一家没有收纽约州税的州外卖家处购买了 $5,000 的用品。按假设的 8% 税率，使用税是 $400。申报表显示税额 $3,400。卖家抵免是 $3,400 的 5%，即 $170，低于 $200 的上限，所以付款额是 $3,230。应付余额里只有代收的 $3,000，所以比付款少 $230。在这个示例里，差异就是没有计提的 $400 使用税，减去没有入账的 $170 抵免。按月申报者没有抵免，所以付款是 $3,400，差额是 $400。

您的情况不同？

• 余额已经无法解释超过一个季度、涉及多个州或税率、应付余额大于已付给州的金额、申报表已更正过一次，或者收到了通知：到底是账目错了还是申报表错了，哪些期间需要提交更正申报表，应付余额应当怎样重建，这些问题需要由专业人士判断。请把已提交的申报表、付款确认书、按辖区列出的销售税报表和应付科目明细账，带给记账服务。
• 州政府发来审计函或资料调取要求：请看销售税审计指南。
• 您漏报了申报表，或者州政府发来了估算账单：请看申报销售税。
• 您每个期间都要这样核对，或在多个州申报：即使有软件，仍需要人来处理的部分，请看外包销售税申报。
• 差异来自按错误的本地税率收税：请看按收货地址确定销售税来源。
• 您本应代收税款却没有收：请看补收未代收的销售税；如果发票已经付清，请看未含销售税的已开发票。
• 您的销售通过平台、支付处理商或餐厅 POS 进行：请看核对销售额和付款或餐厅销售税与 POS 对账。
• 您需要已代收、已缴税款和使用税的会计分录：请看已代收和已缴的销售税和企业采购的使用税。