客戶不付款的發票能否註銷？現金制與權責制壞帳

客戶一直沒付的發票，可以註銷嗎？

美國企業只有在發票金額已計入收入的情況下，才能把客戶未付的發票當作壞帳扣除（IRS Topic 453；Publication 334）。權責發生制的企業在賺到這筆錢時就已計入收入，所以債權變得無法收回（uncollectible）後，可以扣除未收回的部分。現金收付制的企業從未把它計入收入，一般沒有可扣除的金額。

有三種情況會讓案情不那麼單純。第一，決定能否扣除的，是已提交稅表上的會計方法，而不是會計軟體報表上的現金制或權責制設定。請查看最近一份稅表上的會計方法欄位：Schedule C 第 F 行、1120 表 Schedule K 第 1 行、1120-S 表 Schedule B 第 1 行，或 1065 表 H 項。如果帳簿和稅表用的方法不同，這筆未收回的發票可能從未進入稅表。第二，金額大、帳齡久或涉及破產的發票，需要有證據，也要放在正確的年度。第三，帳簿落後或有好幾年稅表未提交時，發票可能被放在錯的年度或漏記，而在以前年度已變成壞帳的債權，現在可能是有時限的退稅申請。

提供服務的權責發生制企業，也可能可以不把預期收不回的服務費計入應計收入，這會改變答案：請見下方關於備抵的章節。

請準備好發票、帳齡報告（按帳齡列出未收回發票的清單）、每一次催收的記錄、任何破產或結業通知，以及最近一份稅表上顯示的會計方法。

為什麼現金收付制的企業不能扣除未收回的發票？

現金收付制的企業只在收到款項時才申報收入，所以未收回的發票從未進入稅表，而壞帳扣除只適用於已申報的收入。依 Publication 538，現金收付制下的收入在收到時計算；Publication 334 也說明，從未計入收入的未付款項不允許扣除。法規列舉的例子包括未付的工資、薪金、服務費和租金（26 CFR 1.166-1(e)）。

損失的這筆款項不會被重複扣除：它從未增加應稅收入，而現金收付制的企業一般在付款的那一年，就扣除為完成工作所付出的成本，例如材料、分包商和工資（Publication 538）。

有存貨的企業，可能把部分發票計入了收入，另一部分則沒有。必須核算存貨、且不屬於小企業納稅人的企業，買賣貨物用權責發生制，其他項目一般可用現金收付制（Publication 538，混合制）。請逐張發票對照稅表。適用哪一種方法，請見小企業該選現金制還是權責制。

權責發生制下，未收回的發票何時成為壞帳？

權責發生制的發票，在變得無法收回的那一年成為可扣除的壞帳，也就是事實顯示已沒有合理的收回希望（Topic 453）。官方資料沒有規定逾期多少天。這要依事實判斷。

• 在某一年扣除。 扣除應放在債權變得無法收回的那一年。企業不必等到發票到期（Topic 453）。
• 逐張發票處理。 企業扣除的是已經變成壞帳的具體債權，而不是對全部應收帳款所做的估計（Publication 334）。

完全無法收回的債權，須在其變得無法收回的那一年扣除，不能放到之後的年度。如果那一年已經過去，在有限的期間內可能仍可申請退稅：請見下方關於以前年度已無法收回的債權的章節。賒銷給客戶形成的債權屬於營業債權；貸款則是另一種債權：請見下方關於貸款，以及借給朋友或親屬的款項的章節。

怎麼證明發票確實沒收到款、而且已無法收回？

要說明您已採取合理的催收步驟，而且依全部事實，不會再有款項收回（Topic 453）。法規會看所有相關證據，包括擔保品的價值和債務人的財務狀況（26 CFR 1.166-2(a)）。如果事實顯示起訴也很可能無法執行判決、收不回款項，就不必提起訴訟（26 CFR 1.166-2(b)）。

破產一般表明，無擔保且無優先權的債權至少部分已無法收回。債權可能在案件了結前就已無法收回，也可能到了結時才無法收回。如果事實早已顯示債權無法收回，案件在之後的年度結束，並不會把扣除移到之後的年度（26 CFR 1.166-2(c)）。

在帳簿上註銷，本身並不能證明債權已無法收回。法規還要求隨稅表附上一份說明，列出支持壞帳扣除的事實（26 CFR 1.166-1(b)）。客戶只是不再回應，是否已在某一年變得無法收回，是 IRS 可以質疑的判斷。

發票可以只註銷一部分嗎？

可以。已計入收入的營業債權若只能部分收回，可以扣除，但扣除額以當年在帳簿上沖銷的金額為限（Publication 334；26 CFR 1.166-3）。企業須能說明有多少已無法收回、多少已沖銷。

如果客戶付了一部分，其餘永遠收不回來，未付餘額屬於完全無法收回的債權，而不是部分無法收回。完全無法收回的債權，扣除並不取決於帳簿分錄，但仍然建議入帳：如果 IRS 之後認定這筆債權只是部分無法收回，當年未沖銷的金額就不能扣除（Publication 334）。

部分無法收回的債權可以在之後的年度沖銷，但債權在變得完全無法收回的那一年之後，任何部分都不能再扣除（Publication 334）。非營業債權完全不能扣除一部分（Topic 453）。

客戶之後付款了怎麼辦？

權責發生制的企業若已扣除這筆債權，之後收回了全部或一部分，收回的金額在已扣除的金額範圍內須計為收入，但要減去當初扣除後並未減少稅款的部分（Publication 334；26 CFR 1.166-1(f)）。這筆收回的款項以其他收入申報。如果扣除增加了尚未到期的淨營業虧損結轉，則視為已減少稅款（Publication 334）。

現金收付制的企業沒有扣除過任何金額，所以遲到的款項在收到那一年是普通收入（Publication 538）。

帳簿中的註銷和壞帳費用怎麼記？

權責發生制帳簿的日記帳分錄是：借記壞帳費用，貸記應收帳款，日期放在債權變得無法收回的那一年。沖銷指的是把發票從應收帳款（客戶欠您的錢）中移除，並記為壞帳費用。記帳上把這稱為直接沖銷法。現金收付制的帳簿沒有費用可記。

請另設一個壞帳費用帳戶，這樣總額才能追溯到稅表。每一筆分錄都要保存客戶名稱、發票號碼、日期和證據。如果發票含銷售稅，入帳前先把價款和稅額分開，並讓分錄保持平衡。由買方負擔、由您代收並轉交州政府的銷售稅不是您的收入，所以不屬於壞帳扣除的範圍（26 CFR 1.166-1(e)；Publication 334）。由賣方您負擔的稅屬於總收入的一部分，所以跟著發票走。稅額部分如何沖掉，以及州政府是否允許您追回，要依州的規定：請見應付銷售稅與稅表不一致和提交銷售稅申報表。客戶退款或貸項通知單不是壞帳：請見在帳簿中記錄退款。如果帳簿和稅表用的方法不同，請見權責制帳簿與現金制稅表。註銷發票不需要提交 1099-C 表：該表由放款機構和類似的債權人提交，不是賒銷的一般企業提交（1099-A 表和 1099-C 表填表說明）。

可以扣除備抵呆帳嗎？

一般不可以。企業一般須採用特定沖銷法，即每筆債權變成壞帳時逐筆扣除（Publication 334）。國會已在 section 166 中廢除一般壞帳準備金（26 U.S.C. 166）；銀行另有自己的規則。

帳簿中的備抵是一種估計。為建立備抵而記的費用不是稅務扣除，因此請記下兩者的差異，交給負責報稅的人。真正的扣除要等到之後，逐張發票進行。

提供服務的企業另有不同規則。權責發生制的企業若從事醫療保健、法律、工程、建築、會計、精算、表演藝術或諮詢，或在以前所有年度都符合 section 448(c) 的小企業總收入測試，就不必把依自身經驗預期收不回的服務費計入應計收入。許多小型服務企業都屬於這一類。含有利息或逾期付款罰款的款項不適用這項規則（26 U.S.C. 448(d)(5)；Publication 334）。以這種方式不計入應計的服務費從未成為收入，因此之後不能再當壞帳扣除。這是一個有條件的會計方法問題，而不是備抵的扣除：請向負責報稅的人確認您的帳簿採用哪一種方法。

壞帳要填在稅表的哪裡？記錄要保存多久？

企業的營業壞帳填在企業自己的稅表上，收回的款項填在其他收入欄。以下行號取自最新公布的表格；請在您實際提交的表格上再確認一次。

資料來源：Schedule C、1065 表、1120-S 表和 1120 表的填表說明。現金收付制的公司或合夥企業，除非該金額先前已計入收入，否則不能申報壞帳；合夥企業和 S 公司的對應行次只涵蓋營業債權。

請把支持壞帳扣除的記錄保存 7 年，這是 Publication 583 對壞帳申報給出的期間，從債權變得無法收回那一年的稅表截止日起算（26 U.S.C. 6511(d)(1)）。這比大多數記錄需要保存的時間長。其他記錄的保存期間，請見企業記錄要保存多久。

如果債權在以前年度已無法收回，我當時沒有扣除，怎麼辦？

企業或其所有者可以提出退稅申請，而不必在原年度扣除。期限是該行列出的兩個日期中較晚的一個（Publication 334；26 U.S.C. 6511(d)(1)）。

穿透實體的更正會改變其所有者的收入，所以所有者通常也要更正自己的稅表，個人用 1040-X 表，才能申請退稅。AAR 須在合夥企業稅表提交日，或不含延期的截止日（以較晚者為準）之後的 3 年 內提出，並且不得在行政程序通知寄出之後提出（26 U.S.C. 6227；1065-X 表填表說明）。上方較長的期間不會延長這個期限；合夥企業或 S 公司若想依賴這些期間，請先問報稅人。

這項申請需要同樣的無法收回證明和發生的年度；部分無法收回的債權，只涵蓋當年在帳簿上沖銷的那一部分（Publication 334，Table 8-1；26 CFR 1.166-3）。每一年都有自己的期限，所以較早的年度會先截止。

如果未收回的款項是貸款，或是借給朋友、親屬，而不是銷售款，怎麼辦？

貸款是另一種債權。只有出於經營原因所貸出的款項，例如借給客戶、供應商、雇員或經銷商，才是營業壞帳（Publication 334）。

債權還必須是真實的：一項有效且可強制執行、金額固定或可確定的付款義務（26 CFR 1.166-1(c)）。借出的現金也算在內，所以現金收付制的企業不需要先把它申報為收入（Topic 453）。C 公司不適用非營業債權的規則，所以已變成壞帳的貸款，要按一般壞帳規則來檢驗，包括債權須為真實，以及是否屬於贈與的條件（26 U.S.C. 166(d)(1)）。

所有者、或所有者控制的其他公司所欠的未付餘額，可能是股東或成員貸款，而不是客戶發票：請見資產負債表上的股東貸款。如果是親屬把錢借給企業，請見親友借給企業的貸款。

年底怎麼清理舊發票和應收帳款？

每一張未結清的發票都要有證據對應，然後只註銷確實已無法收回的。按以下順序做，帳簿和稅表才會一致。

1. 確認已提交稅表上的會計方法（Schedule C、1120 表、1120-S 表或 1065 表上的會計方法欄位）。
2. 產生帳齡報告，並把其總額與資產負債表上的應收帳款餘額核對。
3. 把每張舊發票分類：仍可收回、有爭議（貸項通知單或退款）、已部分付款，或已無法收回。
4. 每張已無法收回的發票，都要收齊發票、催收記錄和任何破產或結業通知，並記下它變得無法收回的日期。
5. 權責制帳簿中，在債權變得無法收回的那一年，把每張無法收回的發票或其無法收回的部分沖銷。現金收付制帳簿中，作廢那些永遠不會付款的發票。
6. 把收款對應到正確的發票，並檢查一月收到、但屬於十二月的款項（在下一個稅務年度才付款的發票）。
7. 給報稅人一份每筆沖銷的清單：客戶、金額、開票日期、變得無法收回的日期和證據。

其餘結帳工作請見年底結帳清單。

舉例

所示金額僅作說明，以美元計。

現金收付制的顧問一直沒收到款

採用現金收付制的獨資經營者顧問在三月開出 $5,000 的發票，客戶始終沒有付款。這張發票從未申報為收入，所以沒有壞帳扣除。Schedule C 的利潤從未包含這 $5,000。帳簿中作廢這張未結清的發票。如果客戶在之後的年度付款，這 $5,000 在收到時計為收入。

權責發生制的公司與一宗破產

第 1 年，一家採用權責發生制的設計公司開票並申報 $12,000 的收入。第 2 年，客戶申請破產，公司看不到任何可用來償還債權人的資產。公司認定這筆債權在當年已無法收回，保存了法院通知和催收記錄，並在第 2 年的帳簿和稅表上沖銷 $12,000。第 3 年，破產管理人發現一項資產，並支付了 $2,000。如果第 2 年的扣除減少了公司的稅款，這 $2,000 就是第 3 年的收入，以其他收入申報。

給朋友的 $3,000

一位所有者交給朋友 $3,000，後來稱這是一張未付的發票。如果這是一筆真正的貸款，背後沒有經營原因，那它就是非營業債權：短期資本損失，只能在完全無法收回的那一年認列，並須附上說明。如果雙方都明白朋友可能不會還，這就是贈與，什麼都不能扣除。出於經營原因所貸出的款項，例如借給客戶或供應商，以及真正的賒銷服務，則適用上方的營業規則。

您的情況不同嗎？

• 應收帳款金額大或帳齡久，或您無法確定稅表用的是哪一種方法： 在沖銷任何發票之前，必須先釐清所用的方法、哪些發票曾計入收入，以及每筆沖銷應屬於哪一年。請洽記帳協助，把應收帳款與稅表核對清楚。
• 您的帳簿用權責發生制，但稅表用現金收付制： 未收回的發票可能從未進入稅表。請見權責制帳簿與現金制稅表和記帳協助。
• 有客戶申請破產： 債權無法收回的年度，可能與案件結束的年度不同。請在該年度帳簿結帳前，把通知和發票帶來給記帳協助。
• 有好幾年的稅表未提交，或帳簿落後： 那幾年的應收帳款可能放錯了年度或漏記了。請見補做逾期帳簿和記帳協助。
• 您必須或想從現金收付制轉為權責發生制： 轉換會改變哪些發票計入收入，而前一年底已無法收回的應收帳款不計入調整（Rev. Proc. 2025-23，sec. 15.01(3)(a)）。請見從現金制轉為權責制。
• 您出售或結束了企業，但保留了應收帳款： 這些款項之後若變成壞帳，仍屬於營業債權（Publication 334），所以帳簿結帳後也要保存證據。請把發票交給記帳協助。
• 未收款的銷售已經繳了銷售稅： 能追回多少，由州法律決定。請見提交銷售稅申報表。
• 這筆錢是您自己借出的，不在企業之內： 損失由誰的稅表承擔，取決於是誰出借的。請見個人報稅協助。
• 您在加拿大： 請見加拿大的客戶未付發票註銷。