物業經理的業主對帳單：Schedule E 怎麼記帳

我應該申報業主提款，還是物業經理對帳單上的租金總額？

物業經理以您代理人的身份替您收取的租金，按收取的金額計入，而不是按業主提款的金額。如果您授權某人以代理人身份收租，代理人收到租金時，您就視為已收到（Publication 538）。無實質限制地提供給您支配的收入，即使您還沒提領也要計入（26 CFR 1.451-2）。物業經理在付款給您之前扣除的管理費、維修費和其他費用，是另外的扣除項目。

IRS 對租客從租金中扣除維修帳單的處理方式相同：您要計入全額租金，並另行扣除維修費（IRS 出租稅務提示）。在 Schedule E 上，租金總收入填在第 3 行，每處房產一欄，各項費用則填在各自的費用行（Schedule E 填表說明）。

哪些情況不單純：

• 一份對帳單涵蓋多處房產或多位所有者。
• 物業經理持有準備金或押金。
• 物業經理在 12 月收了租金，1 月才付款給您。
• 一筆標為「維護」的大額費用，可能其實是改良。
• 您住在其他州或國外，而對帳單顯示有預扣稅款。
• 以前的稅表把提款當作租金申報。
• 物業經理經營短期住宿，提供清潔、床上用品或其他房客服務，所以這項出租可能應列在 Schedule C，而不是 Schedule E。
• 物業經理保證您的租金，或向您承租該單位，所以上述代理人規則可能不適用。以合約為準。

開始前請準備：每處房產的十二份月對帳單和年終對帳單、1099-MISC 表、物業管理合約，以及顯示每筆提款的銀行對帳單。

如果以前的稅表把提款當作租金申報、對帳單與您的銀行記錄對不上，或您住在國外，請在提交前先看最後一節「您的情況不同嗎？」。

物業經理對帳單上的哪些項目屬於收入、費用，或兩者都不是？

每一項要麼是您收到的租金，要麼是您可以扣除的費用，要麼只是在流動或等待處理的資金。只有前兩類會進入 Schedule E。出租收入是為使用或佔用該房產而支付的任何款項，不只是每月租金（Publication 527）。

管理費、招租費、廣告費、檢查費和維修費在 Schedule E 上記入哪裡？

每項費用都記入該房產各自的費用行，不得與租金相抵。Schedule E 填表說明把管理費和代理人佣金列為您可以扣除的普通且必要費用（填表說明）。

第 19 行可填寫第 5 行至第 18 行未列出的任何普通且必要費用（填表說明）。檢查費應列在這裡，除非合約把檢查納入月管理費，那就屬於第 11 行的一部分。

Schedule E 填表說明把管理費和代理人佣金列為可扣除項目，但沒有為對帳單上的每項費用指定行次。上面的行次是常見的歸類。如果某項費用可能歸入兩個行次，請詢問您的報稅員。為捍衛產權或改良房產而支付的律師費，則應資本化（填表說明）。

這些是個人稅表的 Schedule E 行次，取自最新發佈的 Schedule E；提交前請核對現行表格。合夥企業或按合夥企業課稅的 LLC，則在 8825 表上申報出租，該表的行次編號不同：租金總收入是第 2a 行，維修費是第 11 行，而且沒有管理費這一行，所以管理費要列入第 17 行的其他扣除（8825 表填表說明）。與這些行次對應的科目名稱，請參閱出租房產的會計科目表。

租約說明。出租人一般須把訂立租約的成本（包括協助訂立租約的費用）資本化，並在租期內回收。若租約連同您合理預期的續約，在開始後 12 個月內結束，或該租約全部交易成本合計為 $5,000 或以下，則可以一次扣除（26 CFR 1.263(a)-4；26 CFR 1.167(a)-3）。起草租約的律師費適用同一規則。在全額扣除招租費之前，請讓報稅員核對租期、續約和總成本。

在物業經理的對帳單上，如何分辨維修和改良？

維修是讓房產維持正常使用狀態；改良則是使房產更好、恢復原狀，或改作新用途，必須資本化並折舊（Publication 527）。IRS 把修理壞掉的門鎖或粉刷房間列為維修，把更換整套暖通空調（HVAC）系統、新屋頂、熱水器或地板列為改良（Schedule E 填表說明；Publication 527）。

不能以物業經理的標示為準。標為「維護」的一行，可能含有屋頂或整套設備更換。大額費用請索取發票，並把改良費用單獨保存：折舊以及日後出售都需要它們（Publication 527）。

安全港仍可能讓小額項目或例行工作可以扣除，其中有些只有在您於稅表上選擇適用時才有效（Publication 527）。維修或改良指南說明了各項測試和安全港。

物業經理持有的押金和業主準備金會怎麼處理？

打算退還的押金，收到時不算收入；準備金是被留下的您自己的租金，不是費用。有兩種押金情況不同：名為押金但要充當最後一個月租金的款項，屬於預付租金，在您或您的物業經理收到時就是收入；租客違約而由您留下的押金，在您留下的年度計為收入（Publication 527）。租客押金指南涵蓋這兩種情況和分錄。

由您的租金提撥的準備金，在物業經理收取該租金時已經是收入。只有當物業經理從中支付可扣除費用時，才成為費用，並在付款年度扣除（Publication 527）。從準備金退回給您的款項，不會第二次算作收入。從物業經理角度看業主資金說明了物業經理的帳簿應記錄什麼。

物業經理在 12 月收租、1 月才付款給我，應算哪一年？

採用現金收付制（大多數個人採用）時，以物業經理收取租金的年度為準（Publication 527）。由於代理人收到就等於您收到，12 月收取的租金即為 12 月的收入，即使提款到 1 月才到帳（Publication 538）。租客在 12 月提前繳付的 1 月租金屬於預付租金，同樣是 12 月的收入，不論您用哪種會計方法（Publication 527；26 CFR 1.61-8(b)）。除此之外，採用權責發生制的所有者在租金賺取時申報租金（Publication 527），而特殊的租賃規定可能改變時間點，所以請詢問報稅員適用哪種方法和規定。

採用現金收付制時，出租費用在您付款的年度扣除（Publication 527）。Publication 538 中的代理人規則適用於您透過代理人收到的收入，並沒有說明物業經理用您的錢支付的帳單何時算已付款，所以年底前後支付的帳單，請詢問報稅員。請採用物業經理交易明細中的收款日和付款日，而不是對帳單的月份。1 月的對帳單可能包含 12 月 30 日收到的租金。

如何把對帳單與銀行存款和 1099-MISC 表核對？

每份對帳單都應能對得上：物業經理收到的現金，減去物業經理已付或留存的款項，等於提款。然後全年的提款應與您的銀行存款相符，並把 1099-MISC 表與全年的租金比較。

1. 每個月都先列出上一份對帳單結轉進來的餘額，以及物業經理收到的所有現金：租金、租客費用、押金和您匯入的任何款項。減去物業經理的費用、已付的成本、預扣的稅款、轉入業主準備金或押金帳戶的金額，以及結轉出去的餘額，再加回從這兩者釋出的金額。結果應等於業主提款。
2. 把每筆提款與一筆銀行存款配對。提款日期和存款日期可能相差幾天；任何配對不上的金額，請詢問物業經理。
3. 加上租客直接付給您的租金。對帳單上不會顯示這些。
4. 加總每處房產全年的租金總額，並與 1099-MISC 表比較。

物業經理必須在 1099-MISC 表的 1 欄申報付給所有者的租金，即使物業經理自己留下一筆費用（IRS 填表說明；26 CFR 1.6041-1(e)(5)，Example 5；26 CFR 1.6041-3(d)）。申報的金額是應計入收款人總收入的金額，在許多情況下是扣除費用、佣金和支出之前的總額（26 CFR 1.6041-1(f)）。這並不保證該表等於租金總額，所以請與對帳單比較，不要想當然。如果兩者不一致，請在提交前要求物業經理說明或更正。您的稅表申報的是您實際的租金，不論該表上是什麼。

1 欄的租金門檻是 $2,000，所以小額所有者可能收不到這份表，但租金仍須申報。物業經理必須在付款年度之後的 1 月 31 日 前提供該表；如果當天是週末或法定假日，則順延到下一個工作日（26 U.S.C. 7503）。如果您的租金被備用預扣稅，不論金額多少都可能收到該表，例如您沒有向物業經理提供納稅人識別號碼（IRS 填表說明）。W-9 表就是向物業經理提供該號碼的表。

如果物業經理從租金中替我支付房貸、房產稅或社區協會會費，怎麼處理？

這些付款仍然是您的成本，在付款年度扣除，也會使提款變少。每一項在您的帳簿中都需要單獨一行，以免把提款誤當成淨租金。

• 房貸：只有利息可以扣除。本金是在償還貸款。請用貸款機構的年終 1098 表或利息對帳單來拆分付款，付給銀行的利息填在第 12 行（Schedule E 填表說明；Publication 527）。
• 託管：房貸付款可能包含稅款和保險的存款。在貸款機構繳付帳單之前，該存款不算費用，以其託管對帳單顯示為準（Publication 530，為屋主而寫；Publication 527）。
• 房產稅：填第 16 行，在付給稅務機關的年度扣除，不論由物業經理支付還是從託管款中支付。
• 保險：填第 9 行，涵蓋超過一年的保費，只就其涵蓋的年度扣除（Publication 527）。
• 共管公寓會費：用於維護公共部分的會費可以扣除。為改良而收的特別攤派則不可扣除，但可以折舊（Publication 527）。

如果物業經理支付部分月份的房貸，而您在其他月份自己付給貸款機構，加總利息時兩部分都要算進去。

一份對帳單涵蓋多處房產時，我該怎麼處理？

Schedule E 把每處房產各列一欄，一份表三處，所以每處房產都需要自己的租金和費用合計；超過三處時，附上更多 Schedule E，並把合併總額填在其中一份（Schedule E 填表說明）。請向物業經理索取每處房產各自的對帳單。

如果一項費用涵蓋多處房產，請以您能說明的基準分攤到各處，例如每個單位平均分攤，並保留顯示分攤方式的發票。如果您只擁有房產的一部分，只申報您應佔的租金和費用（Schedule E 填表說明；Publication 527）。分別由不同 LLC 持有的房產需要各自的帳簿；參閱每處出租房產一家 LLC 的帳簿。

如果我住在其他州或國外，適用哪些州稅表和預扣？

住在別處不會改變對帳單的記帳方式，但可能增加州稅和預扣。

其他州。房產所在州一般對租金課稅，不論您是否住在該州。例如加州將來自加州不動產的收入視為加州來源收入（FTB Publication 1017）。物業經理把加州房產的租金付給非居民所有者時，一般會預扣 7%，但有例外和免預扣（FTB Publication 1017）。加州預扣指南說明了門檻和免預扣申請。其他州各有自己的申報門檻和預扣規定；參閱各州非居民稅表門檻。

國外。聯邦預扣取決於所有者的美國稅務身份，而不是郵寄地址。住在國外的美國人（例如美國公民）向物業經理提供 W-9 表後，不適用外國所有者的預扣（Publication 515）。對外國所有者，如果付款人無法證明對方是美國人，一般會就美國租金總額預扣，而不是就扣除費用後的租金預扣；所有者可以選擇改按淨租金課稅，並向物業經理提供 W-8ECI 表（Publication 515；IRS：不動產收入）。物業經理沒有預扣應預扣的稅款，要承擔個人責任，所有者也仍然有責任（Publication 515）。物業經理付款給外國所有者時，租金要在 1042-S 表上申報，而不是 1099-MISC 表（Publication 515）；請索取該表並交給報稅員。非居民房東指南說明了稅率、選擇和漏報的年度。

對帳單上的預扣項目是預繳您自己的稅款，不是出租費用。

我該把什麼交給報稅員？又該向物業經理索取什麼？

請把顯示總額的文件交給報稅員，而不只是提款記錄。向物業經理索取通常缺少的記錄。

把上面「開始前請準備」中的所有文件交給報稅員，再加上：

• 任何州預扣對帳單
• 貸款機構的年終利息對帳單和房產稅帳單
• 每筆大額維修或採購背後的發票
• 去年的折舊明細表

向物業經理索取：

• 每處房產各自的對帳單，並註明收租日期和付款日期
• 按類別列出租金總額、費用和成本的年終摘要
• 維修發票，並標明哪些是改良
• 押金明細帳，以及持有的任何準備金
• 您的 1099-MISC 表，或外國所有者的 1042-S 表，以及任何州預扣對帳單

關於房東應為每項費用保留的記錄，請參閱出租房產的記錄與收據。

舉例

以下範例僅作說明，所有金額以美元計。

正常的一個月

一份對帳單顯示收到租金 $2,000，8% 的管理費 $160，一筆 $240 的水龍頭維修，以及 $1,600 的業主提款。帳簿記錄：第 3 行租金 $2,000，第 11 行管理費 $160，第 14 行維修費 $240。$1,600 的銀行存款是同一筆拆分分錄的餘額：$2,000 減 $160 再減 $240 等於 $1,600。若只申報 $1,600 的提款，租金會比物業經理實際收到的少 $400，而且管理費和維修費也不會出現在各自的行次上。

記為維護費的屋頂

後來一份對帳單把一筆 $6,000 的屋頂更換列為維護，所有者匯錢補足缺口。新屋頂在 IRS 的改良清單上，所以一般是要在第 18 行折舊的資本成本，而不是第 14 行的 $6,000 維修費。若記為維修，除非適用安全港，否則會一次扣除全部 $6,000；維修或改良指南涵蓋這個問題。發票會顯示它屬於哪一種。

物業經理持有的準備金

合約規定物業經理從所有者的租金中留存 $500 準備金。1 月的對帳單顯示在提款前留下了這 $500。它在收取時就是租金，所以租金仍按全額計算，而這 $500 不是費用。3 月，物業經理從準備金中支付了一筆 $300 的大門維修費。這時 $300 才是第 14 行的維修費，準備金中還剩 $200。

您的情況不同嗎？

• 對帳單來自多位物業經理或多個州：每位物業經理和每個州都有自己的格式和預扣。請先看各州非居民稅表門檻。每月固定整理，把租金總額和分項費用交給報稅員，這就是每月記帳。
• 對帳單與您的存款或 1099-MISC 表對不上，物業經理也無法解釋差額：這些差異需要逐行追查。根據對帳單和銀行記錄重建全年的帳目，就是對帳工作。
• 以前的稅表把淨提款當作租金申報，或多年的對帳單從未入帳：請參閱更正稅表以補報過去漏報的收入和補做出租房產的帳。根據對帳單重建這些年度，就是補帳。
• 押金或準備金不明，或物業經理保證您的租金：由合約決定誰持有什麼。請參閱出租帳簿中的押金和從物業經理角度看業主資金。建立能追蹤每筆押金和準備金的帳簿，屬於記帳工作。
• 您住在國外：預扣和淨租金選擇都適用。請參閱從國外出租美國房產。如果對帳單上有預扣，在帳簿中把它與出租費用分開，屬於記帳工作。
• 您的物業經理經營短期或度假出租：對帳單從房客付款、平台費和清潔費開始，這項出租可能應列在 Schedule C。請參閱短期出租收入：Schedule C 還是 Schedule E和短期出租的收款：總額還是淨額。
• 合夥企業或按合夥企業課稅的 LLC 持有該出租房產：對帳單的讀法相同，但合夥企業一般在 8825 表上申報出租，其行次編號與 Schedule E 不同（IRS：8825 表）。請參閱共同擁有的出租房產：Schedule E 還是合夥企業稅表。
• 您自己付錢給清潔工或維修工：請參閱房東適用的承包人稅務表格。