美國出租房記錄：沒有收據時該留什麼

美國房東申報 Schedule E，應該保留哪些出租房記錄？

您保留的記錄，必須足以證明稅表上每一筆租金收入和每一項扣除。法律要求保存記錄（26 U.S.C. 6001；26 CFR 1.6001-1），但一般不要求特定種類的記錄，而且每個項目都由納稅人負責舉證（IRS 記錄保存）。Schedule E 填表說明提醒，沒有適當的文件，您可能要多繳稅，還可能受到罰款。

Schedule E 填表說明和 Publication 527 都要求保存記錄，但沒有列出具體清單。IRS 的小企業記錄頁面和 Publication 583 最接近；套用到出租房上，可以得出下面這份實用清單：

出現下列情況，個案就不單純：多年記錄缺失、IRS 來函要求您佐證 Schedule E、即將出售房產而計稅基礎記錄已遺失、房產由多位業主或某個實體持有，或業主住在境外。下面各節講的是一般情形，並說明在哪裡就不再適用。

先收集： 租約，所有與出租房有關的銀行帳戶和信用卡帳戶的對帳單，購房成交結算單，1098 表和 1099 表，房產稅單，物業經理的業主對帳單，以及一份您付過錢的所有工作人員名單（附姓名和地址）。

哪些收入記錄重要：租約、租金流水帳、存款和平台報告？

請保留能顯示您因房產使用而收到的每一筆款項、付款人和付款時間的記錄。租金收入是指任何為使用或佔用房產而支付的款項，不只是每月租金（Publication 527）。

• 租約和修訂。 租約載明租金、押金條款，以及誰負責哪些費用。
• 租金流水帳。 每筆付款一行：日期、租客、房產、金額、付款方式。每一行都要對應到銀行、付款應用程式或轉帳記錄。收取現金租金時，要開收據並保留收據簿；Publication 583 把收據簿和銀行存款單列為總收入記錄。
• 押金和預收租金。 押金在收到時是否算作收入，取決於您是否可能需要退還；預收租金（包括預定用作最後一個月租金的押金）在收到時就是收入（Topic 414）。請保留租約條款和押金記錄；處理方式見出租房帳目中的押金。
• 平台報告。 撥款報告和 1099-K 表顯示的是平台經手的款項，可能與您實際賺到的租金不同。兩者都要保留並相互對帳；請見付款平台表格上的租金。

扣除出租房的維修費或其他支出，一定要有收據或發票嗎？

法律一般不要求特定文件，但您的記錄加起來，應該能顯示五件事：收款人、金額、付款證明、費用發生日期，以及買了什麼或做了什麼。IRS 表示，可能需要多份文件組合起來才能涵蓋這些事項（IRS）。再加上這筆費用用在哪處房產。

差旅和汽車費用是例外：法律只在您能證明金額、時間和地點，以及業務目的時才允許扣除，證明方式是完整的記錄，或足以佐證您自己陳述的充分證據（26 U.S.C. 274(d)；Publication 527）。本指南其餘部分談的是一般的維修、用品和費用。

Publication 583 把已兌現支票、收銀機小票、帳戶對帳單、信用卡簽單、發票和小額現金單據列為費用文件。一般的收據規則（包括小額採購）見收據要求。如果儲存方式符合 IRS 的檢驗標準，照片或掃描件可以代替紙本：請見用掃描收據代替紙本。

信用卡交易清單夠用嗎，還是每張收據都要留？

對帳單本身只能證明已付款，不能證明可以扣除。Publication 583 說，還要保留銷售單和發票等其他文件，以顯示這筆費用確實發生。

沒有已兌現的支票時，如果金融機構開具的對帳單清晰易讀，並顯示金額、收款人和日期（支票另需支票號碼），也可以證明已付款。

對帳單上的一行（例如五金店的刷卡款）只顯示您付款給這家店。它看不出您買了什麼、用在哪處房產，也看不出這項工作是維修還是改良。請補上商店的明細記錄，並為每處房產各寫一則簡短備註。您根據對帳單自行打字整理的清單不等於對帳單本身，請保留原件。

雜工沒有開發票，我用現金付的維修費要怎麼證明？

沒有發票時，請收集幾份記錄，合起來顯示收款人、金額、付款、日期和用途。工作人員簽名的詳細聲明可以涵蓋其中幾項；缺口再用其他記錄補上。

記錄在災難中遺失時，IRS 列出可作為證據的包括：承包人驗證工作和費用的聲明、照片，以及銀行和信用卡對帳單（IRS）；請把這看作哪些東西可算證據的參考，而不是平常記錄出現缺口時的規則。

請現在就請工作人員提供一份聲明：姓名、房產地址、完成的工作、金額、付款日期，以及聲明的書寫日期。您寫的每一則備註，都要註明當天的日期，絕不要製作看起來像是付款當時才做的文件。請見用現金付款給分包人。

資料來源沒有說明的事。 IRS 的記錄保存頁面以及 Publication 527 和 583，都沒有說明在完全沒有記錄時，費用能不能估算。這取決於具體事實，沒有佐證的費用在審查時可能被不予扣除。差旅和汽車費用是例外：它們必須有上述記錄。以上內容不保證任何扣除。今後請取得發票，並以支票或轉帳付款，這樣日期、工作內容、金額和付款都有記錄可查。

折舊和日後出售房產，需要保留哪些購買和改良記錄？

請保留成交結算單、每張改良發票和每年的折舊記錄，直到您處置該房產那一年的時效期間屆滿為止（IRS）。它們決定您現在能扣除的折舊，以及出售時的收益或損失（Publication 583）。您的計稅基礎大致是購買價加改良費、減折舊，兩者都由它決定。

成交結算單如何入帳，請見入帳方法。維修還是改良，請見維修指南。多年沒有申報的折舊，請見漏報的折舊。

出租房記錄要保留多久，出售房產時時效會變嗎？

支持稅表某個項目的記錄，要保留到該年度稅表的時效期間屆滿為止（即您可以更正稅表申請退稅，或 IRS 可以追加評稅的期間），一般是提交稅表後 3 年。房產記錄要保留到您應稅處置該房產那一年的時效期間屆滿為止（IRS；Topic 305）。

出售房產時，時效的起算會改變：出租房的購買和改良記錄，可能比出租本身還要多保留許多年。另有較長的期間：如果漏報的收入超過稅表所示總收入的 25%，期間為 6 年（誇大計稅基礎也算漏報，見 26 U.S.C. 6501(e)）；申請退稅的期間為提交後 3 年，或付款後 2 年，以較晚者為準；沒有提交稅表或稅表有詐欺情形，則沒有期限。如果出租房的損失結轉到以後年度，請保留收入和支出記錄以及損失計算表，直到使用該損失的那一年稅表的時效期間結束（26 U.S.C. 469(b)；26 CFR 1.6001-1(e)）。一般規則見商業記錄要保留多久。已提交稅表的副本也要保留。貸款機構和保險公司可能要求保存更久，IRS 也建議丟棄前先確認。

我要向雜工和清潔人員收集什麼資料，什麼時候必須提交 1099 表？

第一次付款之前，請向每位工作人員索取 W-9 表和發票。載明日期、房產地址、工作內容和金額的發票有助於佐證扣除；付款證明也要保留。IRS 建議請美國的收款人填寫 W-9 表（一般填表說明）。

如果您在經營業務過程中，一年內為服務支付某人至少 $2,000，或您依備用預扣規定從某位收款人處預扣了聯邦所得稅（不論金額多少），您就要提交 1099-NEC 表（填表說明）。2025 年及以前的付款，門檻為 $600。須在付款年度之後的 1 月 31 日，向 IRS 提交，並給工作人員一份副本（如遇週末或假日，順延到下一個營業日）。如果工作人員沒有提供納稅人號碼，應申報的付款可能適用 24% 的備用預扣稅，付款方若沒有預扣，可能要對未預扣的金額承擔責任（W-9 填表說明）。Schedule E 的 A 行會問您是否作過需要提交 1099 表的付款。

某處出租房是否構成貿易或業務，以及哪些收款人要計入，取決於具體事實。個人付款，以及一般而言付給公司的款項，不需要由您申報。信用卡付款和透過第三方付款網路的付款，由支付處理方在 1099-K 表上申報，不由您申報；只在銀行帳戶之間轉帳的應用程式不屬於這類網路，所以請記下每筆款項的付款方式，並把銀行轉帳計入該工作人員的總額（26 CFR 1.6041-1(a)(1)(iv)；26 CFR 1.6050W-1，範例 3）。哪些人要計入，請見房東 1099 指南。

維修安全港對發票有什麼依賴？

每個安全港依賴的記錄都不同。安全港決定的是一筆費用該當期扣除還是資本化；它並不免除您證明金額和付款的需要。

各項檢驗和限制見維修還是改良，其來源是 IRS 的有形財產頁面和 26 CFR 1.263(a)-3。法規按每張發票、或按發票所證明的每個項目設定微量支出上限（26 CFR 1.263(a)-1(f)），所以沒有發票的現金工程，很難放進這個上限之內。同一張發票上的運送或安裝費用，也要計入上限。沒有任何 IRS 資料說明，缺少發票時可以用什麼來代替。

以前年度已經遺失的出租房記錄，我能怎麼辦？

請向持有副本的人索取，並用他們寄來的資料重建一份帶日期的日誌。IRS 的重建清單雖然是為災難而寫，但可以看出 IRS 把納稅人引向哪些來源（IRS）；物業經理是另一個來源：

1. 稅務記錄。 可向 IRS 取得稅表摘要（線上免費）、帳戶摘要，以及工資和收入報表（摘要）。往年稅表的影本可用 4506 表申請，每份稅表收費 $30；因災難提出的申請，IRS 免收費用。
2. 購房文件。 經辦購房的產權公司、託管公司或貸款機構。評估價值（用來拆分土地和建築物）可向縣評估處索取。
3. 銀行和信用卡對帳單。 向銀行或信用卡公司索取，它們通常在線上提供過去的對帳單。
4. 貸款文件。 向貸款機構索取 1098 表和房屋改良貸款的文件。
5. 承包人。 能確認工作和費用的聲明。
6. 物業經理。 過去的業主對帳單、1099 表，以及他們安排的工作的發票。

您現在製作的任何資料，都請註明製作日期，取得的資料則保持原樣。多年記錄有缺口時，請見補做出租房帳目和遺失的收據。

如果 IRS 來函要求我佐證 Schedule E，該怎麼辦？

請看函件中的年度、項目和回覆日期，並在該日期前回覆；IRS 表示，在到期日前回覆，才能保證您的申訴權利（IRS）。請按函件的指示辦理，並附上函件要求的文件副本。記錄有缺失時，請寄出您依上面各節重建的資料，註明您製作的日期，並清楚說明哪些找不到。切勿製作看起來比實際更早的文件。要寄什麼、對缺口怎麼說明，取決於函件和它涵蓋的年度。

舉例

以下舉例僅作說明，金額以美元計。

沒有發票的現金維修

一位房東用現金付給雜工 US$1,800，修理出租房的漏水管線。雜工沒有開發票。房東收集了當週的 ATM 提款記錄、雜工報價並約定日期的簡訊記錄、帶日期的維修前後照片、管件的商店收據，以及雜工簽名的字條，字條上寫明他的姓名、房產地址、工作內容、金額和付款日期，並註明簽字當天的日期。這些資料合起來說明了收款人、金額、付款、日期和用途。審查人員是否接受是一種判斷，以上內容不保證可以扣除。

信用卡對帳單不夠

一位房東的信用卡對帳單顯示，全年在五金店刷卡 US$6,200，分攤在兩處出租房上。對帳單證明了對這家店的付款。房東向商店索取了逐項購買記錄，按房產分類每筆採購，並標出哪些是維修、哪些是改良。

十二年後出售，成交結算單已遺失

一位房東在第 1 年買下一處出租房，每年扣除折舊，並在第 6 年以 US$14,000 更換屋頂。第 12 年出售房產時，購房成交結算單已經遺失。在第 12 年稅表的時效期間屆滿之前，該房產的記錄都還有用；時效一般是提交後三年，如果收益少報超過稅表所示總收入的四分之一，則為六年，而誇大計稅基礎可能造成這種情況。房東向產權公司索取副本，收集屋頂發票和每份已提交稅表上的折舊，並列出每項改良的日期和費用。

您的情況不一樣？

• 多年記錄缺失，或帳目落後： 哪些缺口可以重建、先後順序如何，取決於涉及的年度和帳戶。請見補做出租房帳目；重建帳目屬於記帳服務。
• IRS 來函要求您佐證 Schedule E： 函件決定年度和回覆日期，而哪些缺口可以重建、要寄什麼替代證明，則取決於這兩點。重建記錄屬於記帳協助；另請見記錄不全的罰款。
• 即將出售房產，但計稅基礎記錄已遺失： 請見出售出租房與折舊追回；出售前重建計稅基礎檔案，是記帳的工作。
• 您從未扣除折舊： 請見出租房漏報的折舊。
• 出租房與他人共有，或由 LLC 持有： 記錄可能屬於合夥企業稅表，而不是 Schedule E；請見共同擁有的出租房和每處出租房各設一家 LLC 的帳目。
• 您提供住客服務，或做短期出租： 提供重大服務會使這項活動改按 Schedule C 申報（Schedule E 填表說明）；工資損失的記錄見短期出租損失記錄。
• 您或共有人住在美國境外，或出租房由外國人持有： 請見非居民房東和跨境稅務協助。