出租房產帳目落後：如何補帳並補報稅表

出租房產的帳目落後好幾年，要從哪裡開始？

從最早的遺漏年度開始，往後逐年處理，一次一處房產。這裡混著兩個問題：文件（遺失或有誤的帳簿和記錄）和申報（從未提交的稅表）。IRS 說，所有逾期的稅表都要補報，即使無法全額繳稅。IRS 期望補報幾年，請看補報未提交的稅表。

順序很重要，因為每一年都從前一年接續：計稅基礎（您購買房產的成本，每年調整）、已提的折舊，以及任何暫停扣除的被動虧損（規定暫時不讓您使用、要結轉到以後年度的出租虧損），全都逐年結轉。步驟如下：

1. 列出每一處房產、誰持有產權（您、LLC、信託、共同所有人），以及出租的日期。
2. 用稅務記錄單查明 IRS 手上有哪些稅表。
3. 收集最早遺漏年度的文件。
4. 逐處房產重建該年度，申報後，把年底的餘額結轉到下一年。

每處房產要收集：銀行和信用卡對帳單、成交結算單、1098 表或貸款機構對帳單、房產稅帳單、租約和租金記錄、物業經理的對帳單，以及您最後一次提交的稅表和 IRS 稅務記錄單。沒有保存的對帳單，要向銀行、發卡機構和貸款機構索取；他們能提供多久以前的資料各不相同。工作量等於房產數乘以實體數乘以帳戶數乘以月數，所以每多一年、多一個實體或多一個未對帳的帳戶，工作就多一層。

下列情況不單純：遺漏兩年或以上、不止一處房產、由 LLC 或信託持有產權、前任記帳員留下無法信賴的帳目、已收到 IRS 來函，或貸款機構、法院或新的報稅員在等一個日期。請看文末的「您的情況不同嗎？」。

遺漏的是哪些稅表：我的 1040 表、LLC 的 1065 表，還是兩者都有？

該用哪份稅表，一般取決於誰持有房產的產權，而不是誰收了租金。

美國本土的合夥企業必須提交 1065 表，除非既沒有收入也沒有扣除；有至少兩位成員、沒有做選擇的 LLC，歸類為合夥企業（1065 表填表說明）。選擇按公司課稅的 LLC 要提交公司稅表，本頁不涵蓋。只由已婚夫妻以夫妻共同財產形式擁有的 LLC，可以視為被忽略實體，也可以視為合夥企業，IRS 接受夫妻自己選擇的處理方式（Revenue Procedure 2002-69）；改變這種處理方式，視為實體的轉換。LLC 的分類也隨成員而變：只有一位成員的 LLC 加入第二位業主後，從那一天起成為合夥企業，而一個人買下所有其他權益時，合夥企業即告終止，所以同一個 LLC 可能有適用 Schedule E 的年度，也有適用 1065 表的年度（Revenue Ruling 99-5 和 99-6）。請列出每位業主加入或退出的日期。

先補報合夥企業的稅表，從最早的年度開始：每位合夥人的個人稅表都需要 K-1。LLC 從未提交過稅表的情況，請看未提交的企業稅表。直接持有產權的共同所有人，請看Schedule E 還是合夥企業稅表。合夥人的資本帳戶和 K-1，請看重建合夥企業資本帳戶。LLC、信託與您個人之間的資金往來，通常是貸款、出資或分配，不是出租收入或費用：請看每處出租房產的 LLC 帳目和混在一起的資金。

怎麼取得舊稅表和 IRS 已經掌握的收入表格？

為每個遺漏的年度，以及您最後提交稅表的年度，申請稅務記錄單。記錄單顯示 IRS 手上的資料，是檢驗您重建結果的第一關（IRS 記錄單類型）。

工資與收入記錄單只顯示提交給 IRS 的表格，可能不是發給您的所有表格。線上最多顯示約 85 份文件；超過的部分，IRS 會請您用 4506-T 表申請。未申報證明函不會說明您是否須提交稅表。物業經理把付給業主的租金達到該表格的申報門檻時，會用 1099-MISC 表申報（填表說明）；請把這類表格與經理的對帳單和您的存款對照。

您最後提交的稅表，載有重建的起點數字：至今的折舊、任何暫停扣除的被動虧損，以及每處房產的計稅基礎。若這些資料在舊報稅員或軟體手上，請現在就去要；請看重建遺失的折舊表。

銀行對帳單能重建哪些內容，哪些必須向別人取得？

銀行和信用卡對帳單可以重建資金何時流動、流動了多少。但它們不顯示一筆付款的用途，也不顯示房產的成本。對帳單若顯示收款人、金額和日期（支票還要有支票號碼），可以證明款項已付，但光是付款證明並不能確立扣除額；請保留發票或收據（Publication 583）。

產權公司或代管公司、貸款機構和郡稅務評估官可以提供副本；IRS 在災後重建記錄的指引中點名了這些單位，該指引雖然是為意外損失而寫，但指向的是同樣的機構（IRS）。成交結算單怎麼記入帳目，請看把結算單記入帳目。只靠銀行對帳單重建的做法，請看用銀行對帳單重建帳目。

帳目還在，但前任記帳員做錯了，怎麼辦？

不要從舊的合計數開始。把每個銀行、信用卡和貸款帳戶，逐月與對帳單對帳，然後檢查舊帳目如何處理下列項目：

• 未分類或暫記餘額；
• 記為租金、實際上是保證金、貸款款項或自己帳戶之間轉帳的存款；
• 記為費用的貸款本金；
• 記為維修的改良工程；
• 混進來的個人開支；
• 從未入帳的折舊。

把每年的租金合計，與工資與收入記錄單、已提交的稅表和租約比對。沒有任何對帳單或文件支持的數字，要質疑，不要結轉。如果已提交的稅表用了錯誤的數字，請看為過去稅表漏報的收入提交更正。

每筆存款和付款，怎麼分類為租金、保證金、貸款本金、利息、維修、改良和個人開支？

先把每一行分類，再合計。存款、貸款還款或個人付款放錯位置，就會改變當年的收入（Publication 527）。

包含代管帳戶（escrow）的貸款還款，由利息、本金和存入款項三部分組成。存入的款項不是費用：貸款機構代付房產稅和保險時，用代管帳戶對帳單記錄；就房產稅而言，只有貸款機構實際付出的才可以扣除（Publication 530）。各類項目請看租客保證金、維修還是改良、物業經理的業主對帳單；如果出租資金和個人資金放在同一個帳戶，請看混在一起的資金。

用現金支付或沒有收據的維修，怎麼處理？

收集所有其他能顯示付給誰、付了多少、何時付、為了什麼的記錄，並且現在就寫下註明日期的說明。IRS 說，現金付款沒有收據時，應當在付款當時於記錄裡寫下適當的說明（Publication 583）。過去年度的那個時刻已經過去，所以您寫的任何內容都要註明是今天寫的，千萬不要讓文件看起來比實際更早。

完全沒有記錄的費用是否可以估算，取決於事實，缺乏佐證的費用在審查時可能被不予認可。哪些算佐證，請看出租房產的記錄和收據。

每處房產的計稅基礎、土地占比和折舊，怎麼重建？

對每處為出租而購買的房產，從成本開始，扣除土地，從房產準備好可供出租的那天起計算折舊，並按已許可或應許可的折舊減少計稅基礎。住宅出租建築物，一般依一般折舊制度，用直線法在 27.5 年 內折舊，採用當月中旬慣例，第一年只計算實際使用的月份（Publication 527）。

如果前幾年漏提折舊，請看出租房產漏提的折舊。

被動虧損和折舊如何逐年結轉，為什麼一年出錯會影響之後的每一年？

每一年的年底餘額，就是下一年的年初餘額，所以某一年出錯的數字，之後每一年都是錯的。

出租虧損一般屬於被動虧損，某些不動產專業人士除外。積極參與的房東，指擁有至少 10% 並做出管理決定（例如批准租客和維修）的人，可以用最多 $25,000 的出租虧損抵扣其他收入。這項額度在單身或聯合申報者的修正後調整總收入達到 $100,000 到 $150,000 之間逐步取消，所以收入較高的房東，其虧損會被暫停扣除（Publication 527）。已婚分開申報者，如果年內任何時候與配偶同住，就沒有這項額度；如果全年分居，額度是 $12,500（在 $50,000 到 $75,000 之間逐步取消）（Publication 501、Publication 527）。合夥企業不替合夥人記錄暫停扣除的虧損；由合夥人自己追蹤（8582 表填表說明）。

漏提折舊的一年、錯誤的土地占比，或記成改良的維修，都不會只留在那一年。從未提交的年度，要用正確的餘額補報。已提交的年度，更正稅表也許可以修正錯誤的折舊金額，但同樣的錯誤處理（即使是完全不提）連續出現在兩份或以上已提交的稅表上，就成為您的方法，而改變方法一般要用 3115 表（Publication 527、Publication 946）；請看出租房產漏提的折舊。這就是重建要從最早年度開始的原因。

逾期申報要付出什麼代價？如果我應該退稅呢？

逾期申報和逾期繳稅，每個月或不足一個月，各自加收未繳稅款的一個百分比，上限分別為 25% 和 25%（申報、繳稅），而且利息會就未繳稅款和罰款計算。個人稅表的細節請看補報未提交的稅表。罰款是未繳稅款的百分比，所以預扣和付款已涵蓋稅款的年度，可能沒有按百分比計算的罰款。

逾期提交 1065 表則不同：每位合夥人每個月或不足一個月罰一筆固定金額，上限為 12 個月，不論是否欠稅。這筆金額每年按指數調整；各稅表到期日的基本金額見未按時申報罰款頁面的表格。要申請減免，請看逾期合夥企業稅表罰款和小型合夥企業減免的指南。

對從未提交的年度，IRS 可以隨時評稅；您自己提交稅表後，才開始起算通常的三年評稅期限，如果稅表漏報的收入超過其所示總收入的 25%，則為六年（IRS、26 U.S.C. 6501）。如果預扣或預估稅款超過某年度的稅額，一般必須在該稅表到期日起 三年（加上您獲得的申報延期時間）內提交稅表，才能申請退稅；總統宣布的災區可以增加時間（IRS）。有較早的稅表逾期未報時，IRS 會扣住本年度的退稅（IRS）。

IRS 來函、貸款機構、離婚或新的報稅員在等一個日期，怎麼辦？

先看信函上的日期或貸款機構的要求。工作順序不變，仍然是最早的年度優先，只是節奏改變；法定期限（例如向稅務法院提出申請的日期）要在那一天當天完成。

當利害關係是再融資、開庭日期或 IRS 的期限時，年度和實體的先後順序，以及到那天為止什麼切實可行，都需要判斷。請看下文的「您的情況不同嗎？」。

補帳需要軟體嗎？還是試算表就夠了？

多數情況下，法律並不要求任何特定種類的記錄；任何能清楚顯示您收入和費用的系統都可以（Publication 583）。補帳需要每處房產一本分類帳，能與 Schedule E 各行對上，把維修和改良分開，並逐年結轉計稅基礎和折舊。各種做法的利弊，請看出租房產該用試算表還是軟體記帳。

補完之後，怎麼讓帳目保持最新？

每月結帳，並保存能證明每筆分錄的資料：

1. 每月按房產，用上面的分類記錄每筆存款和付款。
2. 把每個帳戶與其對帳單對帳，這樣漏記或重複的分錄在還小的時候就能發現（Publication 583）。
3. 維修或改良在付款時就正確入帳，並保留發票；改良工程的成本是折舊和出售時所需要的（Publication 527）。
4. 讓出租的資金放在用於出租的帳戶：每處出租房產各開一個銀行帳戶。
5. 房產記錄要保存到您處置該房產那一年的時效期滿為止，從未提交的年度則要無限期保存（IRS）。

舉例

這些舉例僅作說明，金額以美元計。

兩間公寓，三年沒報稅

一位房東以個人名義擁有兩間公寓，三年沒有報稅，稱為第 1 年到第 3 年。租金合計每年約 $36,000，現金費用（利息、房產稅、保險、維修）約 $28,000，折舊約 $10,000，依各自的成交結算單和土地占比算出。假設兩間公寓三年都全年出租，房東沒有其他被動活動的收入，沒有前一年暫停扣除的虧損，也沒有風險限額，而且沒有出售任何一間。修正後調整總收入至少是 $150,000，所以出租虧損額度為零（見結轉一節），每年的虧損都被暫停扣除：保留並結轉到以後年度，而不是現在扣除。

房東先重建第 1 年，提交一份每間公寓各占一欄的 Schedule E，再從第 1 年年底的計稅基礎和暫停扣除的虧損開始第 2 年。如果第 1 年漏提折舊，就會顯示 $8,000 的收入，而不是 $2,000 的虧損，第 2 年和第 3 年也會從錯誤的計稅基礎和錯誤的結轉數開始。

再融資在等兩年的稅表

一位房東計劃為一處出租房產再融資 $400,000 的貸款。貸款機構要求最近兩年的稅表。這兩年都沒有提交；在這兩年之前的那一年已提交。貸款機構的日期決定時間表，而不是順序：兩年中較早的一年先重建，從最後提交的稅表所載的計稅基礎和結轉數開始，申報後再處理較新的一年。IRS 說處理約需 6 週，所以時間表要從貸款機構的日期往回推這段時間，再加上重建每一年所需的時間。如果日期比這更近，就需要問貸款機構願意接受什麼。

兩位合夥人和一個出租 LLC

兩個人以 50-50 的比例共同持有一個出租 LLC，沒有做實體選擇。兩年來沒有提交 1065 表或 K-1。該 LLC 為每一年各提交一份 1065 表，從最早的年度開始，而每位合夥人自己的稅表從 K-1 取得出租數字。逾期申報的罰款按每位合夥人每月計算：2 位合夥人乘以最多 12 個月，每年最多 24 個合夥人月，按該年度的金額計算，除非獲得減免。合夥人那幾年的個人稅表要等 K-1。

您的情況不同嗎？

• 遺漏兩年或以上，或涉及不止一處房產、LLC 或信託：哪些年度和實體先申報，以及帳目要重建到什麼程度，都需要判斷。請尋求記帳協助，個人稅表方面請看補報未提交的稅表。
• LLC 或合夥企業從未提交 1065 表：請按照未提交的企業稅表處理，並把帳目交給記帳協助。
• 已收到 IRS 來函：通知有自己的期限。替代稅表請看補報未提交的稅表，數字不符的來函請看回覆資料不符通知，然後就它要求的記錄尋求記帳協助。
• 貸款機構、法院或新的報稅員在等一個日期：到那天為止什麼切實可行，取決於涉及的年度、實體和記錄。請尋求記帳協助；貸款機構要的報表，請看給貸款機構的出租房產損益表。
• 折舊從未提取，或舊的折舊表已遺失：請看出租房產漏提的折舊。
• 前任記帳員或報稅員留下無法信賴的帳目，或已提交的稅表漏報了租金：哪些分錄保留、哪些年度要重做，以及已提交的稅表是否需要更正，都需要判斷。請尋求記帳協助；已提交稅表漏報的收入，請看為過去稅表漏報的收入提交更正。
• 您正在出售或已經出售出租房產：請看出售出租房產時的折舊追回。
• 您住在美國境外：請看非居民房東。
• 帳目落後，但不是出租房產：請看補做逾期的帳目。