一人 S 公司自行處理工資：941 表、940 表與 W-2 表

單人 S 公司可以不透過服務商自己處理工資嗎？

可以。雇主可以把部分或全部工資職責外包，而外包的雇主仍須對預扣、存款和稅表負責（IRS：Publication 15）。自己在公司內部處理，下面的時間表就由所有者來承擔。

所有者在公司工作時，必須發放工資。高級職員為公司提供的服務超過少量，並已獲得或有權獲得報酬時，這些付款就是工資，身份是股東並不改變這一點（IRS：S 公司高級職員）。S 公司必須先向股東雇員支付合理薪金，才能作非工資性質的分配，IRS 可以把分配重新認定為工資（IRS：薪酬問題）。薪金該定多少，請見 S 公司所有者薪金。

下面的流程適用於首次發薪日、存款和稅表都準時的公司。出現下列情況，就需要更多協助：

• 年中才開始發放工資，或今年還沒發放過工資。 請見S 公司工資從未發放。
• 存款或稅表已經逾期，或收到了 IRS 通知。 請見工資稅欠繳。
• 941 表與帳簿不一致。 第 12 行應與帳簿顯示該季應付的聯邦工資稅相符（預扣的所得稅，加上社會安全稅和醫療保險稅的雙方部分，未計任何調整或抵免），而不是工資費用。差距一直存在時，須要把稅表、存款確認書和總帳並排核對，請見記帳協助。
• 工資在多個州賺取，或有其他雇員加入。 請見在其他州的雇員和設定工資處理。

先準備好： 公司的 EIN、所有者的 W-4 表、州要求的州雇主帳號、電子存款的登入權限、以往季度已提交的 941 表（它們決定存款時間表），以及一份記錄每個發薪日的清單，載明薪金總額、各項預扣、淨薪金和每次存款的確認號碼。

每月、每季和每年，我要存繳和提交什麼？

單一所有者的 S 公司只有一個循環：每次發薪都產生一筆存款，每季以一份 941 表結束，每年以 W-2 表、W-3 表和 940 表結束。存款的到期日早於稅表，通常早幾個星期。

遇到星期六、星期日或法定假日的日期，順延到下一個工作日（IRS：Publication 15）。本稅務年度的 1 月 31 日是星期日，因此第四季的 941 表和 940 表須於 2027 年 2 月 1 日 提交。州帳戶有各自的日曆。

我自己的薪金，預扣額怎麼算？

公司對所有者工資的預扣方式，與任何雇員相同：所得稅由 W-4 表和 IRS 的稅額表決定，社會安全稅和醫療保險稅則按固定稅率計算。把款項匯給 IRS 的是公司，而不是所有者個人。

1. 取得 W-4 表。 所有者填寫第 1 步（姓名、地址、社會安全號碼、申報身份）並在第 5 步簽名；第 2、3、4 步只在相關時才填（IRS：Publication 15-T）。如果沒有填好的表格，就按單身或已婚單獨申報預扣，且第 2 至 4 步不填任何內容（IRS：Publication 15）。
2. 計算所得稅： 依據發薪週期、薪金總額和 W-4 表。自動化工資系統使用百分比法稅額表和 Worksheet 1A；手工系統則使用工資級距法或手工百分比法稅額表（IRS：Publication 15-T）。
3. 預扣社會安全稅和醫療保險稅：社會安全稅 6.2%，適用於不超過 $184,500 的工資；醫療保險稅 1.45%，適用於全部工資（IRS：Publication 15）。另外預扣 0.9% 的額外醫療保險稅，僅針對公司在曆年內支付、超過 $200,000 的工資，從超過該金額的那張薪金支票開始預扣；這項稅只由所有者負擔，公司不須配對繳納（IRS：Publication 15）。

淨薪金是薪金總額減去上述各項及任何州預扣款。預扣的所得稅，以及雇員負擔的社會安全稅和醫療保險稅，屬於信託基金稅款（trust fund taxes）：是所有者工資中公司欠財政部的部分，不是公司的錢（IRS：Publication 15）。

除了我的薪金，S 公司還要付什麼？

單一所有者的 S 公司，除了所有者的工資之外，還要負擔雇主一半的社會安全稅和醫療保險稅、聯邦失業稅，通常還有州失業稅。

如果公司在今年或上一年的任何一季支付了 $1,500 或以上的工資，或在這兩年中任何一年有雇員工作滿至少 20 個不同的週，就須繳納 FUTA 稅（IRS：Publication 15）。

有三種情況會使 FUTA 稅高於 0.6%（IRS：940 表填表說明）：

• 州把公司高級職員排除在州失業稅之外。 這些工資的 FUTA 稅就是 6.0%，因為沒有州稅可以抵免。州所指定的零稅率則不同，仍可獲得全額抵免。
• 州稅在 940 表到期日之後才繳納。 逾期繳納只能取得抵免的 90%。
• 工資發生在抵免減少州（credit reduction state）。 這類州是指尚未還清為支付失業福利而向聯邦政府借的款項的州，由勞工部決定是哪些州。

請先查看所有者所在的州，再假設適用較低的稅率；美國勞工部列出了各州的主管機構。

工資稅怎麼存款、什麼時候存：按月還是每週兩次？

單一所有者的 S 公司，每次發薪後按月或每週兩次的時間表存款，具體由回溯期（lookback）決定；新企業在第一個曆年按月存款。存款涵蓋預扣的所得稅，加上社會安全稅和醫療保險稅的雙方部分；FUTA 依下面另有的規則處理（IRS：Publication 15）。

回溯期是把上一年 6 月 30 日止的四個季度的四份 941 表，其第 12 行的合計相加。從未提交過 941 表的公司，在那裡申報的是零（IRS：Publication 15）。

這些名稱並不是指發放工資的頻率，每個到期日都從發薪日起算（IRS：Publication 15）。

什麼情況下可以隨稅表一併繳款？ 如果第 12 行在本季或上一季低於 $2,500，且本季沒有出現 $100,000 的次一工作日存款義務，公司可以不存款，而是隨準時提交的 941 表一併繳款（IRS：Publication 15；IRS：941 表填表說明）。當本季合計可能更高時，請按時間表存款。應存款卻隨稅表繳納，會被罰款 10%。

如何付款。 聯邦存款必須以電子方式繳納：透過 EFTPS、IRS Direct Pay 或 IRS 企業稅務帳戶，或透過代表公司的稅務專業人士、銀行或工資服務。每筆付款都有一個 EFT 追蹤號碼，請保留作為收據（IRS：Publication 15）。EFTPS 免費，登記最多可能需要五個工作日（IRS：EFTPS），所以請在第一個發薪日之前登記。EFTPS 接受在工作日美東時間下午 3:00 前提交、金額為 $100 萬 或以下的當日付款；金額更大的，須在前一天美東時間晚上 8:00 前提交。第三方可能設有更早的截止時間（IRS：Publication 15）。

現金制帳簿會改變工資稅的到期日嗎？

不會。聯邦存款的期限從支付工資的日期起算，而不是從帳簿上計入成本的時間起算（IRS：Publication 15）。現金制和權責發生制的公司，在同一天要存同樣的款項，差別只在費用何時入帳。分錄的做法，請見工資分錄。

每季要提交什麼？941 表什麼時候到期？

除非 IRS 指定了 944 表，單一所有者的 S 公司每季提交一份 941 表，到期日為季度結束後次月的最後一天；如果該季所有存款都準時且足額繳納，則可再延 10 天（IRS：941 表填表說明）。該表申報本季的工資、預扣的所得稅，以及社會安全稅和醫療保險稅。

多出的 10 天，適用於準時存款並足額繳清本季稅款的情況。隨稅表一併繳款的季度沒有存款，填表說明也沒有說它符合條件，所以請使用較早的日期。

• 每一季都要提交。 第一份 941 表涵蓋首次支付工資的那一季。此後每一季都要提交，即使沒有可申報的內容也一樣，除非雇主是季節性的，或已提交最後一份稅表（IRS：941 表填表說明）。如果工資永久停止，請在第 17 行標明這是最後一份稅表。
• 重要的行次。 第 12 行是本季稅款總額，第 13 行是存款總額，第 14 行是應補餘額。按月存款者在第 16 行按發薪日列出每月的稅負，合計必須等於第 12 行；每週兩次的存款者則改附 Schedule B。符合上面 $2,500 規則的季度，勾選第 16 行的第一個方框，不列任何內容。除此之外，如果每月金額缺漏或有誤，IRS 可以評定「平均化」的未存款罰款，其算法是假設本季稅款在整季平均累積，而不是按實際發薪日累積（IRS：941 表填表說明；IRS：Publication 15）。
• 如何提交。 可以紙本提交或透過 IRS e-file；電子提交可能收取費用（IRS：僱傭稅到期日）。報稅軟體或稅務專業人士可以電子提交稅表，並在同一步驟透過電子資金扣款繳納應補餘額，但電子資金扣款不適用於聯邦稅款存款。公司本來必須存款時，應補餘額以 EFT 繳納；公司不必存款時（例如適用上面的 $2,500 規則），也可以用信用卡、支票或匯票，不過填表說明要求以電子方式付款（IRS：941 表填表說明，第 14 行）。

我可以用 944 表每年提交一次，代替 941 表嗎？

所有者的工資很少適用。944 表適用於每年社會安全稅、醫療保險稅和預扣所得稅合計為 $1,000 或以下的雇主，而且雇主必須先收到 IRS 的書面通知才能使用（IRS：關於 944 表）。雇主可以在年初 941 表填表說明規定的期間內，以電話或信函提出申請，並在收到書面通知之前，繼續提交 941 表（IRS：941 表填表說明）。反過來也一樣：IRS 已書面通知須提交 944 表的公司，就按該表提交，而不是按季提交 941 表，即使年度稅額超過 $1,000 也一樣，直到 IRS 以書面確認變更為止（IRS：944 表填表說明）。

IRS 表示，全年工資為 $5,000 或以下時，稅額一般不會超過該上限（IRS：944 表填表說明）。

年底要提交什麼：W-2 表、W-3 表和 940 表？

年底，單一所有者的 S 公司要給所有者一份 W-2 表，把 A 聯連同一份 W-3 表提交給美國社會安全局，並就聯邦失業稅提交 940 表。

• 必須提交 W-2 表：只要預扣過任何所得稅、社會安全稅或醫療保險稅，不論工資多少；即使沒有預扣，工資達到 $2,000 時也必須提交（IRS：W-2 表和 W-3 表填表說明）。
• 電子提交是強制的，僅在全年有 10 份或以上資訊申報表時適用，W-2 表與 1099 表等類似申報表合併計算。美國社會安全局的 Business Services Online 提供可填寫的表格，並自動生成 W-3 表（IRS：W-2 表和 W-3 表填表說明）。
• 公司為所有者支付的健康保險，對持股超過 2% 的股東，有自己的工資申報規則（IRS：薪酬問題）；請見所有者的健康保險。
• 稅額再小，940 表也要提交。 符合 FUTA 測試的公司都要提交（IRS：940 表填表說明）。只有在本季稅額（加上任何結轉）超過 $500 時，才須存入 FUTA 稅款，期限為季度結束後次月的最後一天（IRS：Publication 15）。一位雇員在 $7,000 工資基數上的 FUTA 稅，即使按全額 6.0% 計算也低於這個數額，所以可以隨 940 表繳納，不必存款。延長 10 天，適用於按期存入的 FUTA 稅款；填表說明沒有說這也適用於隨稅表繳納的稅款（IRS：940 表填表說明）。

州的部分和帳簿還要增加什麼？

州帳戶、記錄和年底核對，是自己處理工資時，沒有任何聯邦表格會提醒您的部分。

• 州帳戶。 大多數雇主除了聯邦失業稅，還要繳州失業稅（IRS：Publication 15）。州是否還要求預扣所得稅和提交工資報告，取決於所有者的工作地點；IRS 連結了各州的雇主頁面（IRS：各州政府網站）。加州的情況，請見加州工資稅與 EDD 設定。全部 50 個州也都有新雇員登記系統，所有者的首次發薪可能就要申報（IRS：Publication 15）；請見設定工資處理。
• 記錄。 僱傭稅記錄至少要保存 四年：按日期列出的工資、W-4 表，以及每次存款的日期、金額和 EFTPS 確認號碼（IRS：Publication 15）。其餘部分，請見工資記錄的保存期限。
• 從 941 表核對到 W-3 表。 W-3 表上的預扣所得稅、社會安全工資和醫療保險工資，應與當年的四份 941 表相符。四份稅表上的社會安全稅和醫療保險稅（包括雇主負擔的部分），應該約為 W-3 表上稅額的兩倍。如果不相符，IRS 和美國社會安全局可能會聯絡雇主（IRS：W-2 表和 W-3 表填表說明）。在帳簿中，第 12 行應與當季產生的聯邦工資稅負債相符，工資則與稅表上的工資相符；存款是減少未付餘額，不是費用。請見工資分錄。

如果漏繳存款或漏交稅表，會怎樣？誰要負責？

公司要負擔稅款、罰款和利息，所有者可能要對信託基金部分承擔個人責任：即預扣的所得稅，以及雇員負擔的社會安全稅和醫療保險稅。工資服務並不會轉移這項責任：服務漏繳存款時，雇主仍須負責（IRS：Publication 15）。

941 表逾期提交、稅款逾期繳納，以及收到 IRS 通知後仍未繳清的稅款，還會有進一步的罰款和利息；稅率以及如何申請減免，請見工資稅欠繳。

如果違規是由於合理原因而非故意疏忽，存款罰款不適用；逾期提交和逾期繳納罰款，也同樣不會因合理原因而被徵收（IRS：Publication 15）。

信託基金追回罰款是另一項個人罰款（依《國內稅收法典》（Internal Revenue Code）第 6672 條）。應預扣的所得稅或雇員負擔的社會安全稅和醫療保險稅，如果沒有預扣，或預扣後沒有繳給財政部，罰款等於未繳金額的 100%。IRS 可以向其認定有責任且故意不履行的每個人評定這項罰款，簽發支票或可以動用企業資金的人，可能符合條件；企業不必已經結束營業（IRS：Publication 15；IRS：僱傭稅與信託基金追回罰款）。評定的一般時效，是從工資年度之後的 4 月 15 日（或較晚的實際提交日）起算 3 年，而未提交稅表的期間則沒有時效（IRS：Internal Revenue Manual 5.7.3）。個人責任的部分，請見信託基金追回罰款。

什麼時候值得把工資交給別人處理？

出問題的是時間表，而不是算術的時候。單一所有者的工資，每次發薪只有幾個數字，但每次發薪都定下一個存款日，每一季都定下一份稅表，而所有者是唯一可能漏掉它們的人。

已經漏繳存款或漏交稅表、年中才開始發放工資、941 表與帳簿不一致、工資在多個州賺取，或即將有其他雇員時，值得考慮把工資交出去。

即使這樣，公司仍須負責，所以 IRS 建議登記 EFTPS 以核對每筆付款，並把服務商第一次漏繳或延遲付款視為警訊（IRS：將工資職責外包）。

工資服務會直接從公司的銀行帳戶扣繳稅款嗎？

聯邦規定要求以電子方式存款，並允許工資服務或其他受信任的第三方代表公司辦理（IRS：Publication 15）。IRS 介紹了由雇主先提供資金、再由服務商處理工資的服務（IRS：將工資職責外包）。服務商何時、如何從公司的銀行帳戶收取這些資金，屬於與該服務商約定的一部分，所以簽約前要看清楚。年中更換服務商的情況，請見更換工資服務商。

舉例

以下為說明性舉例；所有金額均以美元計。

第一年工資，薪金 $60,000

德州一位顧問的 S 公司，在工資發放的第一年，每年付給所有者 $60,000，即每月 $5,000。公司負擔的社會安全稅和醫療保險稅 7.65%，是工資之外的每年 $4,590，所有者負擔的相同 $4,590 則從薪金中扣除。假設每月預扣所得稅 $400。

回溯期內沒有 941 表，所以公司按月存款。每月存款額為 $400 + $382.50 + $382.50 = $1,165，須在次月 15 日前存入。假設州把所有者的工資計入失業稅，公司也按時繳納該稅；那麼全年 FUTA 稅是 $7,000 的 0.6%，即 $42，隨 940 表繳納。州失業稅另計。

低於小額稅負上限的一季

某位所有者 1 月至 3 月的 941 表，第 12 行的稅款總額為 $1,800。這低於 $2,500，且沒有出現次一工作日的存款義務，所以公司可以隨稅表繳納這 $1,800，不必存款。稅表仍須在 4 月 30 日提交。如果該季可能超過 $2,500，而且上一季沒有低於這個數額，公司就要按時間表存款。

每月 15 日發薪給自己

一位所有者每月 15 日給自己發放 $5,000 的薪金總額。預扣額為所得稅 $400、社會安全稅 $310 和醫療保險稅 $72.50，因此轉入她銀行帳戶的是 $4,217.50。其餘的 $782.50 留在公司，連同公司自己負擔的 $382.50 一起交給 IRS。存入這筆 $1,165 存款並提交該季 941 表的，是公司，而不是所有者。

您的情況不同嗎？

• 您持有尚未選擇 S 公司身份的單一成員 LLC： 工資規則不同，請見從自己的單一成員 LLC 領取工資。
• 今年尚未發放過工資： 在使用這套流程之前，請先看S 公司工資從未發放。
• 存款或稅表已經遺漏、年中才開始發放工資，或 941 表與帳簿不一致： 每一種都需要把已提交的稅表、存款記錄和帳簿並排核對。通知與罰款，請見工資稅欠繳；帳簿與記錄的部分，請見記帳協助。
• 工資服務商漏繳了存款，或某次發薪有誤： 請見工資服務商沒有繳納您的稅款和更正工資錯誤。
• 您想確定薪金數額，或還要繳納自己的預估稅： 請見S 公司所有者薪金和S 公司預估稅繳納。
• 所有者在加州或其他州工作： 請見加州工資稅與 EDD 設定或在其他州的雇員。
• 您要聘請第一位雇員，或把工資處理轉給新的服務商： 請見設定工資處理或更換工資服務商。