工資記錄保存多久：IRS、勞動法與州規定

工資記錄需要保存多久？

IRS 要求雇用稅記錄至少保存 四年，其他規定對同樣的記錄還各有自己的期限。每份記錄要保存到適用於它的最長期限屆滿為止（IRS）。

就工資登記表而言，IRS 的期限通常是最長的聯邦期限：它從次年年初提交的第四季度稅表起算，所以比 三年 的工資工時期限、三年 的年齡歧視期限和 三年 的家庭假期限都長。抵免記錄、長期雇員的 I-9 表、州的期限，以及仍在進行的審查或索賠，都可能延長保存期限。

出現以下任何一種情況，就不是簡單的案例：

• 有工資稅表從未提交。對從未提交的稅表，IRS 評定稅款沒有時間限制（26 U.S.C. 6501(c)(3)），所以那些期間的記錄，在稅表提交且評定期間屆滿之前都很重要。請看拖欠工資稅。
• 您所在州要求保存記錄的時間比 IRS 更長，例如紐約州，以及加州對付給服務提供者的某些款項。
• 部分工作人員領的是現金，或憑 1099 表領錢，沒有工資記錄。沒有任何東西可以從服務商匯出或重建，首先要問的是應該提交哪些稅表；請看可能屬於雇員的承包人和拖欠工資稅。
• 記錄的唯一副本存放在可能關閉的工資服務商帳戶中。
• IRS 或州的審查、工資索賠，或 EEOC 或州機關的歧視指控正在進行或即將到來，而檔案有缺口。
• 加州的現任或前任雇員要求調閱工資記錄。答覆期限是自要求之日起 21 個日曆日；請看下文的加州部分。

丟棄或取消任何東西之前，先備齊：工資登記表、W-4 表、I-9 表、存款確認、附有確認號碼的已提交稅表、W-2 表和 W-3 表副本，以及工時和福利記錄。

IRS 要求保存哪些工資記錄？哪些要保存更久？

IRS 要求，所有雇用稅記錄至少在提交當年的第四季度稅表（941 表）後保存 四年（IRS）。法規對同一期限的算法，是從該稅表所屬期間的稅款到期日或稅款繳納日兩者中較晚的一天起算（26 CFR 31.6001-1(e)）。實務上，從第四季度稅表的到期日、其提交日和該年最後一筆稅款的繳納日三者中最晚的一天起算。提交 944 表的雇主，從年度稅表起以同樣方式計算。如果您申請雇用稅的退稅或抵免，請在申請提交後，至少保存其證明記錄 四年（26 CFR 31.6001-1(e)(2)）。

IRS 的記錄清單包括：

• 您的雇主識別號碼。
• 所有工資付款的金額和日期，以及實物工資的公平市價。
• 雇員向您申報的小費金額，以及分配小費的記錄。
• 每位雇員的姓名、地址、社會安全號碼、職業和僱用日期。
• W-4 表副本，以及因無法投遞而退回的雇員 W-2 表副本。
• 雇員因疾病或受傷缺勤期間照付工資的期間和金額。
• 稅款存款的日期和金額，以及電子存款的確認號碼。
• 已提交稅表的副本，以及確認號碼。
• 附加福利和費用報銷，以及證明文件。
• 證明您申請的任何抵免的文件。

抵免記錄要保存更久。2021 年 3 月 31 日之後、2021 年 10 月 1 日之前請假的合格病假和家庭假工資，記錄至少保存 六年。2021 年 6 月 30 日之後所付工資的雇員留用抵免，記錄至少保存 七年（Publication 15；941-X 表填表說明）。IRS 雇用稅記錄保存頁面對這兩項仍寫六年，所以請採用較長的期限。依法律規定，對於不當申請的雇員留用抵免，IRS 可以在稅表提交日、視為提交日和抵免或退稅申請日三者中最晚者之後六年內評定（26 U.S.C. 3134(l)）。因此，之後再提出申請會延長期限；記錄要保存到那一天為止，並涵蓋任何尚未結束的審查。如果您從未申請這些抵免，則不適用。

聯邦工資工時法要求工資記錄和工時卡保存多久？

聯邦工資工時法（《公平勞動標準法》，Fair Labor Standards Act）要求受其涵蓋的雇主，自最後登記日起至少保存工資記錄 三年，並至少保存工時卡、工資率表和類似的工資計算記錄 兩年（29 CFR 516.5；29 CFR 516.6；DOL Fact Sheet #21）。

對適用最低工資或加班規定的雇員，工資記錄要顯示身份、每天和每週的工作小時數、工資率、正常工時工資和加班工資、工資的增加與扣除、工資總額和發薪日。

完整清單見 29 CFR 516.2。記錄可以存放在工作場所，也可以存放在中央記錄辦公室；存放在中央辦公室的，必須在接到通知後 72 小時 內可供調閱（29 CFR 516.7）。

工時卡 兩年 的期限是最低要求，不是可以放心丟棄的日期。根據這部法律，未付最低工資或加班費的索賠，可以在產生後 兩年 內提出，故意違法的為 三年（29 U.S.C. 255(a)）。在兩年時就丟棄的工時卡，在索賠追溯更久時可能留下缺口。

還有哪些聯邦期限：I-9 表、年齡歧視、招聘記錄和家庭假？

I-9 表、《就業年齡歧視法》（ADEA）、聯邦人事記錄規則和《家庭與醫療假法》（FMLA），各有各的起算點和適用範圍。期限列在第一個表格中。

規模較小的私營雇主可能不受年齡歧視和家庭假規則約束，但其所在州可能有自己的規定。聯邦承包商和分包商有單獨的人事記錄規則，保存期限可能更長（41 CFR 60-300.80）。I-9 表和人事記錄按每位雇員計算，從該雇員自己的日期起算，不是從年底起算。如果您經營退休或醫療計劃，該計劃的記錄有自己的期限（29 U.S.C. 1027）；請詢問計劃管理人。六年 的期限只涵蓋計劃報告的證明資料。雇主還必須保存足以確定應付或可能應付給雇員的福利的記錄（29 U.S.C. 1059(a)(1)），所以不要只按報告的期限丟棄計劃參加者的舊工資和服務記錄。

同一份記錄適用好幾個期限：我該按哪一個？

按適用於該記錄的最長期限。聯邦工資工時規則說明，它們並不免除遵守任何其他聯邦、州或地方記錄保存規定的義務（29 CFR 516.1(c)）。

每個期限都從各自的起算點開始算。IRS 的期限從第四季度到期日、其提交日和最後一筆稅款繳納日三者中最晚的一天起算；工資工時的期限從最後一筆登記起算；I-9 表的期限從僱用日或僱傭結束日起算。按年度歸檔，有助於處理 IRS 和工資工時的期限。I-9 表和人事記錄按每位雇員計算，所以請把這些記錄放在每位雇員自己的檔案中，直到他們的期限結束。

這裡引用的 IRS 和工資工時規則，對與尚未結束的審查或工資索賠有關的記錄，沒有另外規定丟棄日期，但招聘和人事規則要求這些記錄保存到指控或訴訟結束為止。事項未結束時，把記錄保存到超過正常日期之後，可以避免出現缺口。審查會要求提供什麼，請看IRS 對小企業的審查。

工資記錄可以用什麼形式保存：紙本、電子檔，還是留在服務商的帳戶中？

這裡引用的聯邦規則沒有規定特定的形式，電子記錄只要準確、可以閱讀、並能應要求提供就可以。州規則或 I-9 表規則可能增加條件，例如記錄存放在哪裡。IRS 對雇用稅記錄沒有要求特定的形式，只要記錄能讓它判斷是否欠稅和欠多少（26 CFR 31.6001-1(a)）。工資工時規則沒有規定形式，允許使用縮微膠片或資料處理記錄，只要清晰、可按日期或發薪期辨識，並能應要求轉錄（29 CFR 516.1(a)）。家庭假記錄遵循同樣的做法（29 CFR 825.500(b)），但醫療證明、重新證明和病史要作為機密醫療記錄，與一般人事檔案分開保存（29 CFR 825.500(g)）。I-9 表可以是紙本、電子檔或縮微膠片，並且接到至少三個營業日的通知後，必須提供檢查（USCIS；8 CFR 274a.2(b)(2)(ii)）。電子 I-9 表要求更多：系統必須能應要求提供這些表格、證明文件及其相關的稽核軌跡，並且在表格必須保存期間，所使用的每一個系統都必須保持可存取（8 CFR 274a.2(e)）。

電子系統必須能以清晰可讀的形式，為記錄建立索引、儲存、保存、檢索和重現。如果您用它取代紙本，只要它對稅法的執行還有重要性，就必須保留該系統，而且只有在系統經過測試後，才能銷毀紙本（Publication 583）。

服務商的帳戶只是存放記錄的地方，不是保證。IRS 指出，由第三方服務商處理工資時，雇主仍然是責任方，服務商沒有繳納的稅款、罰款和利息，雇主都可能要負責（IRS）。負有責任而故意不代收或不上繳預扣稅款的人，還可能要個人承擔相當於該稅款的罰款（26 U.S.C. 6672(a)；請看信託基金追繳罰款）。經認證的專業雇主組織在雇用稅方面有不同的處理（26 U.S.C. 3511），所以請確認您的服務商是哪一種。雇用稅記錄必須隨時供 IRS 人員查閱和檢查（26 CFR 31.6001-1(e)(1)）。如果帳戶是唯一的副本，而它關閉了，就沒有東西可以提供了。

各州在聯邦工資記錄規則之外增加了什麼？

各州可以規定更長的期限和額外的記錄，而且每個州的期限與聯邦期限分別計算。三個例子顯示差別有多大：

這些只是例子，不是完整清單。其他州請閱讀該州失業保險機關、勞工部門和稅務部門的記錄保存頁面。住在或在另一個州工作的雇員，可能適用該州的規則；請看在另一個州的雇員。

加州雇主要把工資記錄保存多久？

加州雇主要為加州就業發展局（EDD）至少保存工資記錄 四年，並至少保存數種工資法記錄 三年。

EDD 指出，記錄必須反映所有受僱、已不再受僱、休假的工作人員，以及獨立承包人。對每位工作人員，記錄要顯示全名、社會安全號碼、僱用日期和復職日期、最後服務日期、工作地點、付款的日期和金額及對應的發薪期、實物報酬的價值、預扣金額和支付記錄（EDD 指南）。

兩項人事記錄的規定同時適用時，請以較晚的日期為準：四年 的規定，可能比僱傭結束後 三年 的規定更久。有三點需要留意。八年 的期限適用於您認為自己不是應受規範的雇主，或您的工作人員屬於豁免的情況，EDD 說明它涵蓋付給服務提供者的款項。如果您把工作人員當作承包人付款，請向 EDD 或專業人士確認它是否涵蓋他們；請看可能屬於雇員的承包人。每個行業各有自己的工資令（wage order），Order 4-2001 涵蓋它所列出的行業，其他行業有各自的工資令，所以請確認適用於您企業的那一項。另外，DIR 小冊子轉載的工資明細單規則是較舊的版本，所以在依賴細節之前，請先確認現行的 Labor Code 條文。向 EDD 登記，請看加州工資稅與 EDD 設定。

前雇員要求調閱工資記錄：在加州我要多快答覆？

在加州，雇主收到現任或前任雇員查閱或複印工資記錄的書面或口頭要求後，必須盡快遵辦，最遲在要求之日起 21 個日曆日 內。逾期的，雇員可以在民事訴訟中追討罰款（DIR）。雇主可以採取合理措施確認身份，並可以收取實際的複印成本（Labor Code 226，DIR 彙編版）。

調閱人事檔案的要求是另一個獨立的期限：雇主自收到書面要求起有 30 個日曆日，前雇員每年可以提出一次這樣的要求（DIR）。

期限從要求之日起算，不是從您找到檔案那天起算。記下要求送達的日期，並立即向服務商調取記錄。

這裡引用的聯邦記錄保存規則，沒有規定答覆雇員要求的期限。其他州可能有自己的規定，所以請查看您所在州的勞工機關。

我的工資服務商或訂閱即將結束：先匯出什麼？

先匯出沒有其他存放處的記錄，再匯出仍在任何期限之內的各年度所有其他資料。按以下順序：

1. 先問服務商。以書面詢問它能匯出哪些年度和報表，以及您取消後帳戶保留多久。在最後一次工資發放之前做這件事。
2. 存款記錄。每筆稅款存款的日期、金額和確認號碼。雇主自己在聯邦存款系統上的網上付款歷史，只能追溯 16 個月（IRS）。服務商可能漏繳的存款，請看工資服務商沒有替您繳稅。
3. 其他所有資料。附有確認號碼的已提交稅表、按期間和按雇員的工資登記表、雇員檔案（W-4 表、僱用日期、I-9 表）和工資單。如果 I-9 表是以電子方式完成的，每份表格的 PDF 檔不夠：還要索取證明文件、稽核軌跡和簽名記錄，並確認帳戶關閉後它們會放在哪裡。更換服務商時要收集什麼，請看更換工資服務商。
4. 核對。打開每個檔案。把每年的工資和預扣相加，與已提交的稅表比較。對不上，表示匯出不完整，或者某份稅表或帳簿需要進一步檢查。

把每年的資料各放在自己的資料夾，並在服務商的系統之外保留一份副本。每年 1 月，第四季度稅表和 W-2 表提交後，把該年度的資料（登記表、稅表、W-2 表和 W-3 表副本、存款確認）存到服務商之外。以後有人要求調閱，就只是下載，不用重建。會計軟體的情況，請看取消會計軟體時要保存的記錄。

如果工資記錄已經遺失或不完整怎麼辦？

根據其他人手上的資料重建，標明哪些是重建的，並先查清是否每份稅表都已提交。

1. 問 IRS。企業稅務帳戶可以查看紀錄副本（transcript）。IRS 提供 2023 稅務年度起的雇用稅稅表紀錄副本，以及顯示聯邦稅款存款、付款、罰款和稅表提交日期的稅務帳戶紀錄副本。已提交稅表的副本要用 4506 表申請，需付費（IRS）。
2. 利用銀行。對帳單和已兌現支票顯示實發工資、存款和付款日期。
3. 問持有人。舊服務商、州機關帳戶和雇員（工資單、W-2 表副本），可能各自持有部分資料。
4. 核實每個季度都已提交。從未提交的稅表，會讓 IRS 的時效一直不結束；請看拖欠工資稅。
5. 標明重建的記錄。記下重建日期和使用的來源。不要讓重建的記錄看起來像原件。

記錄有缺口會有什麼後果，取決於機關和索賠，沒有單一的後果。已經收到通知或索賠、整個季度或更長期間的工資記錄缺失、工作人員領的是現金或不在工資核算內，或者銀行、服務商和 IRS 紀錄副本對不上時，值得請專業人士介入。

舉例

以下例子僅作說明。

德州的餐廳與離職廚師

一間德州餐廳有 12 名雇員，2021 年 3 月僱用了一名廚師，他在 2026 年 6 月離職。他的 I-9 表保存到 2024 年 3 月（僱用後三年）與 2027 年 6 月（離職後一年）中較晚的日期，即 2027 年 6 月。他 2026 年工資的登記表屬於 2026 年第四季度稅表，該稅表在 2027 年 1 月提交，所以 IRS 的期限最早到 2031 年 1 月結束。工資工時法要求他的工時卡至少保存兩年，德州勞動力機關的規則則規定工資記錄保存四年。這些工時卡可能是登記表背後工作時數的唯一證明，所以餐廳把它們與登記表一起保存。

加州的商店與前雇員

一間加州商店在 3 月 3 日收到前雇員的電子郵件，要求調閱她的工資記錄。商店必須盡快答覆，最遲在 3 月 24 日，即 21 個日曆日。她也書面要求調閱人事檔案；這項要求有自己的 30 個日曆日。商店本來就至少保存工資明細單三年，並至少為 EDD 保存工資記錄四年。

老闆取消工資軟體

一位老闆在 2026 年 7 月 1 日更換了工資服務商，打算在當年年底取消舊軟體。舊帳戶中存有 2022 年至 2026 年 6 月的工資資料。

單看 IRS 的期限，只有 2022 年接近屆滿，即 2027 年 1 月。州規則、I-9 表和上文其他期限可能更長，所以她在丟棄任何東西之前，要逐一核對。之後的每一年，記錄還需要保存很多年，所以在帳戶關閉之前，她要匯出帳戶內所有年度的登記表、季度和年度稅表、W-2 表副本和存款記錄。

您的情況不一樣？

• 工資稅表從未提交，或收到了 IRS 的工資通知：在這些期間結束之前，記錄都很重要。請看拖欠工資稅。如果這些稅表所依據的帳簿也落後了，記帳服務可以幫您補上。
• 記錄遺失，或留在已關閉或已更換的服務商中，而且收到了審查、工資索賠或機關來信：工資資料往往可以根據銀行記錄、IRS 紀錄副本和已提交的稅表重建，這是在帳簿上做的記帳工作。請看記帳服務和IRS 對小企業的審查。
• 您是工資核算中唯一的人（S 公司所有者給自己發工資）：IRS 的雇用稅期限同樣適用於您自己的工資。請保存同樣的登記表、存款、稅表和 W-2 表副本。請看自己執行工資核算。
• 您把可能屬於雇員的工作人員當作承包人付款：請看可能屬於雇員的承包人和向承包人收集稅務識別號碼。
• 您在加州僱用員工：請看加州工資稅與 EDD 設定。
• 您要結束或出售企業，或需要的是收據和稅表，而不是工資資料：請看企業記錄要保存多久。
• 您還沒有設定工資核算：請看設定工資核算。
• 您是加拿大雇主：適用不同的法律；請看加拿大企業記錄要保存多久。