Tenue de livres en construction : coûts par chantier et retenue

Comment tenir les livres d'une entreprise de construction pour que chaque chantier montre son bénéfice?

Traitez chaque contrat comme un jeu de livres distinct : un budget, chaque coût codé au chantier, chaque facturation rattachée au contrat, et une comparaison mensuelle des coûts, de la facturation et du revenu gagné. Le bénéfice d'un chantier est le prix du contrat, y compris les ordres de modification approuvés (changements écrits de prix ou d'étendue des travaux), moins les coûts qui lui sont imputés. Les frais généraux restent en dehors du chantier : il s'agit donc du bénéfice avant frais généraux. Chaque mois, additionnez le bénéfice des chantiers et soustrayez les frais généraux pour voir si l'entreprise a fait de l'argent.

La routine mensuelle :

1. Ouvrez un chantier pour chaque contrat signé, avec son prix et un budget par code de coût.
2. Codez chaque coût à un chantier et à un code de coût dès son inscription : factures, heures de paie, achats par carte, équipement.
3. Facturez à partir d'un échéancier des valeurs, non d'une somme forfaitaire.
4. À la fin du mois, estimez le coût à l'achèvement de chaque chantier ouvert et calculez le pourcentage d'avancement.
5. Comparez le revenu gagné à la facturation et ajustez les livres de la différence.
6. Comparez le bénéfice de chaque chantier au budget initial.

Un dossier n'est pas simple dans les cas suivants :

• vous ne pouvez pas dire quels chantiers ont rapporté ou perdu de l'argent, ni pourquoi;
• votre première grosse demande de paiement est à produire et aucun échéancier des valeurs n'existe;
• la retenue de garantie est gardée des deux côtés, le propriétaire de l'ouvrage gardant la vôtre et vous gardant celle de vos sous-traitants, et la fin d'exercice montre des soldes sans détail par chantier;
• le chantier est public, financé par le gouvernement fédéral ou assujetti au salaire en vigueur;
• des chantiers traversent la fin d'exercice, de sorte que les livres et la méthode fiscale peuvent montrer des revenus différents;
• des sous-traitants sont payés avant que leurs documents soient complets;
• les livres sont tenus selon la méthode de caisse et bâtis à partir du flux bancaire.

Réunissez le contrat et les ordres de modification, l'échéancier des valeurs, les demandes de paiement, les conventions et les factures des sous-traitants, les renonciations aux privilèges de construction et la paie par chantier. L'IRS précise que les livres d'une entreprise doivent montrer le revenu brut, les déductions et les crédits, appuyés par des pièces justificatives (Publication 583).

Comment créer un budget de projet, et quels coûts vont dans le chantier?

Bâtissez le budget à partir de l'estimation, ligne par ligne, avec les mêmes codes de coût que les livres utiliseront pour les coûts réels. Un code de coût est un court numéro qui désigne un genre de travaux ou de coût, comme la charpente ou l'électricité. Un coût appartient à un chantier quand il existe à cause de ce chantier; un coût qui existerait de toute façon fait partie des frais généraux.

Un chargé de projet ou une équipe de cour qui sert plusieurs chantiers est soit imputé selon une règle fixe, comme les heures ou la taille du chantier, soit laissé dans les frais généraux. Choisissez une règle et appliquez-la à tous les chantiers.

Imputez aux chantiers, à un taux horaire fixe, le propriétaire qui travaille sur place, sinon les chantiers paraissent plus rentables qu'ils ne le sont. Si le propriétaire n'est pas à la paie, gardez ce taux seulement dans le rapport du chantier.

N'écrasez jamais le budget initial. Ajoutez chaque ordre de modification approuvé sur sa propre ligne, afin que la marge initiale et la marge révisée apparaissent toutes deux. Les coûts directs d'un chantier se placent habituellement au-dessus du bénéfice brut; voyez coût des marchandises vendues pour une entreprise de services. L'application de la taxe de vente aux matériaux est expliquée dans taxe de vente des entrepreneurs sur les matériaux.

Comment inscrire la facturation progressive avec un échéancier des valeurs (facturation AIA)?

Un échéancier des valeurs (schedule of values) divise le prix du contrat en postes, comme la démolition, la charpente et l'électricité. Une demande de paiement de type AIA (inspirée du formulaire de l'American Institute of Architects, souvent appelée pay app) indique ensuite, pour chaque poste, les travaux faits pendant la période, le total fait à ce jour, les matériaux entreposés, la retenue de garantie gardée et le montant maintenant dû. La demande de paiement est le document de facturation; les livres la suivent.

Les contrats fédéraux de construction à prix fixe exigent un détail semblable. La demande de l'entrepreneur doit détailler les montants par élément de travail, indiquer le montant des travaux de chaque sous-traitant et comporter une attestation que les paiements antérieurs aux sous-traitants ont été faits (FAR 52.232-5). Pour les travaux privés, c'est le contrat qui décide de ce qui est facturable et du moment.

Inscrivez chaque demande de paiement comme une facture par chantier, numérotée en conséquence :

L'ajustement de fin de mois décrit dans la section sur la surfacturation et la sous-facturation plus bas ramène les revenus à ce qui a été gagné.

Qu'est-ce que la retenue de garantie, et comment l'inscrire?

La retenue de garantie (retainage ou retention) est la partie de chaque paiement progressif qu'un propriétaire garde jusqu'à ce que les travaux soient terminés ou acceptés. Elle apparaît des deux côtés des livres : retenue de garantie à recevoir du propriétaire de l'ouvrage, et retenue de garantie à payer aux sous-traitants dont vous gardez une partie des factures.

La retenue de garantie à recevoir est du travail gagné que le propriétaire de l'ouvrage n'a pas encore payé : elle appartient donc à la facturation. Si vous l'omettez, le chantier paraît sous-facturé. Suivez les deux soldes par chantier, car chacun est libéré à sa propre date. Un solde de retenue de garantie en fin d'exercice sans détail par chantier signifie habituellement que personne ne l'a suivi. L'approbation de la libération n'est pas un paiement : inscrivez l'encaisse quand l'argent circule.

Quand puis-je percevoir la retenue de garantie, et que disent les règles des États et du gouvernement fédéral sur sa libération?

Le contrat fixe le pourcentage et la date de libération, dans les limites que la loi impose à ce genre de chantier. Les chantiers publics ont les lois les plus claires. Les limites pour les chantiers privés varient selon l'État : lisez la loi de votre État avant de signer.

Les travaux publics limitent aussi ce que vous retenez de vos sous-traitants et le moment où vous les payez. Un sous-contrat fédéral peut prévoir la retenue d'un pourcentage déterminé (FAR 52.232-27), mais l'entrepreneur atteste que sa demande de paiement exclut les montants qu'il compte retenir d'un sous-traitant (FAR 52.232-5). Un contrat principal fédéral exige aussi que chaque sous-contrat oblige l'entrepreneur à payer le sous-traitant dans les 7 jours suivant le paiement de l'entrepreneur par le gouvernement, avec intérêts sur les paiements tardifs, et à transmettre ces clauses aux niveaux inférieurs. La retenue de garantie convenue et la retenue après avis en bonne et due forme font exception (FAR 52.232-27). En Floride, lorsqu'un organisme public paie une retenue de garantie qui appartient aux sous-traitants, l'entrepreneur doit la transmettre à temps (Fla. Stat. 255.078). À Washington, un entrepreneur d'un projet public ne peut retenir plus de 5 % d'un sous-traitant et lui doit des intérêts au taux que l'entrepreneur gagne sur les fonds réservés (RCW 60.28.011).

La libération dépend souvent de plus que le calendrier : l'achèvement, la liste de déficiences (punch list, la dernière liste de corrections du propriétaire avant l'acceptation), les documents de fin de chantier et les renonciations aux privilèges de construction. Notez chaque condition de libération par chantier.

Que sont la surfacturation et la sous-facturation, et où apparaissent-elles dans mon bilan?

Dans des livres tenus selon la méthode d'exercice, il y a surfacturation quand vous avez facturé plus que vous avez gagné, et elle figure au passif. Il y a sous-facturation quand vous avez gagné plus que vous avez facturé, et elle figure à l'actif. Ce sont des termes comptables, non des termes fiscaux, et aucune source officielle ne les définit; les noms de comptes varient. Des livres tenus selon la méthode de caisse n'affichent aucun de ces soldes; gardez la comparaison dans l'état des travaux en cours, en dehors du grand livre.

Pour les mesurer :

1. Pourcentage d'avancement = coût à ce jour divisé par le coût total estimé. Certaines entreprises utilisent plutôt les unités installées ou l'estimation d'un ingénieur. Les matériaux achetés mais pas encore installés peuvent faire passer le coût à ce jour devant le travail réel : de nombreux entrepreneurs les excluent jusqu'à leur installation.
2. Revenu gagné = prix du contrat multiplié par le pourcentage d'avancement.
3. Comparez le revenu gagné à la facturation à ce jour.

Un échéancier des valeurs chargé vers les premiers travaux crée de la surfacturation, qui ressemble à du bénéfice mais qui est de l'argent que vous détenez pour des travaux pas encore faits. Un solde de surfacturation qui grossit sur un chantier dont les coûts traînent est un avertissement. La sous-facturation signifie que le travail est fait mais pas facturé : facturez ce que le contrat vous permet de facturer dans la demande suivante, et suivez ce qu'il ne permet pas encore.

Dans des livres de gestion tenus selon la méthode d'exercice, ajustez le passif de surfacturation ou l'actif de sous-facturation de chaque chantier à la différence cumulative entre la facturation et le revenu gagné, et ne comptabilisez que la variation par rapport au solde du mois précédent. Une sous-facturation plus grande débite l'actif et crédite les revenus de contrat; une surfacturation plus grande débite les revenus de contrat et crédite le passif.

Comment suivre les travaux en cours et le coût estimé à l'achèvement?

Tenez un état des travaux en cours : une ligne par chantier ouvert, mise à jour chaque mois. Chaque ligne indique le prix du contrat avec les ordres de modification approuvés, le coût total estimé, le coût à ce jour, le pourcentage d'avancement, le revenu gagné, le facturé à ce jour, la surfacturation ou la sous-facturation, et le bénéfice prévu.

Le coût total estimé est le coût à ce jour plus une nouvelle estimation du coût à l'achèvement fournie par la personne qui dirige le chantier. N'utilisez pas le budget moins le dépensé. Un chantier peut être presque entièrement dépensé et seulement en partie construit, et un chiffre de budget moins dépensé le cache.

Le bénéfice prévu est le prix du contrat moins le coût total estimé. Un chantier perdant apparaît le mois où le coût total estimé dépasse le prix du contrat. Dans la pratique de la méthode d'exercice, un chantier dont on prévoit une perte est radié de la perte prévue en entier dès qu'elle est connue : signalez-le à ce moment, non à la clôture. Comparer le bénéfice prévu à la marge de la soumission montre quels genres de soumissions perdent de l'argent.

Comptabilisez les travaux de sous-traitants faits mais pas encore facturés. Sinon, le coût à ce jour et le pourcentage d'avancement sont trop bas et le chantier paraît plus rentable qu'il ne l'est.

Comment gérer les ordres de modification, les dépôts et les factures de sous-traitants sur un chantier?

Rattachez chacun à son chantier : un ordre de modification ne relève le prix qu'une fois approuvé par écrit, un dépôt est un passif tant qu'il n'est pas gagné, et une facture de sous-traitant est un coût du chantier.

• Ordres de modification : ajoutez-les au prix du contrat et au budget seulement quand ils sont approuvés par écrit. D'ici là, suivez le montant en attente séparément. Les coûts des travaux supplémentaires sont des coûts du chantier dès le premier jour, approuvés ou non.
• Dépôts : dans des livres tenus selon la méthode d'exercice, un dépôt reçu avant que les travaux soient faits est un passif rattaché au chantier, non un revenu. Imputez-le aux demandes de paiement comme le prévoit le contrat, et constatez le revenu à mesure que les travaux sont gagnés. Le moment où un dépôt est imposé dépend de la méthode fiscale; voyez contrats à long terme.
• Factures de sous-traitants : codez chaque facture à un chantier et à un code de coût, gardez la retenue de garantie comme le prévoit le sous-contrat, et comparez le pourcentage facturé par le sous-traitant à votre propre vérification sur le terrain avant de payer.

Quels documents me faut-il de chaque sous-traitant?

Recueillez-les avant le premier paiement.

Savoir si un travailleur est vraiment un sous-traitant dépend de l'ensemble de la relation : le contrôle du comportement, le contrôle financier et le genre de relation (IRS). Voyez entrepreneurs qui pourraient être des employés. Payer un sous-traitant en espèces est expliqué dans payer des sous-traitants en espèces.

Le suivi des chantiers de cette façon change-t-il ma méthode fiscale?

Pas en soi, mais les deux sont liés. Le revenu imposable se calcule selon la méthode que le contribuable utilise régulièrement pour tenir ses livres, et un changement de cette méthode exige généralement le consentement de l'IRS, demandé au moyen du formulaire 3115 (26 U.S.C. 446; instructions de l'IRS). Un échéancier par chantier qui mesure le pourcentage d'avancement ne choisit pas la méthode de la déclaration, mais un écart entre les livres et la déclaration doit être un choix délibéré.

La loi fédérale américaine exige la méthode de l'avancement des travaux pour certains contrats à long terme et en exempte d'autres, notamment certains contrats de construction résidentielle et, pour une entreprise sous le plafond de recettes brutes de l'article 448(c) qui n'est pas un abri fiscal interdit, les contrats de construction qu'elle prévoit terminer en deux ans (26 U.S.C. 460(e); Public Law 119-21, article 70430). Chaque exemption est un critère défini : savoir si un contrat y est admissible dépend de sa durée, de son genre et de votre taille.

Les règles de méthode, la retenue de garantie et les dépôts aux fins de l'impôt sont expliqués dans contrats à long terme. La méthode de caisse et la méthode d'exercice sont expliquées dans passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.

Exemple

Ces exemples utilisent des dollars américains et des chiffres arrondis, à titre d'illustration.

Une rénovation sous-facturée

Un rénovateur signe un chantier de 250 000 $ et a facturé 125 000 $. Les coûts à ce jour sont de 90 000 $ sur un coût total estimé de 150 000 $ : le chantier est donc avancé à 60 % et le revenu gagné est de 150 000 $. L'écart de 25 000 $ est de la sous-facturation, un actif au bilan. S'il s'agit du premier ajustement du chantier, l'écriture de fin de mois débite les coûts et les bénéfices estimés en sus de la facturation et crédite les revenus de contrat de 25 000 $. Le bénéfice prévu est de 100 000 $. Si le contrat le permet, la prochaine demande de paiement devrait facturer ces travaux; sinon, suivez ce qui les retient.

Retenue de garantie des deux côtés

Un contrat commercial de 300 000 $ prévoit une retenue de 10 %. Après la facturation de 200 000 $ de travaux, 180 000 $ sont à recevoir maintenant et 20 000 $ sont en retenue de garantie à recevoir. Un sous-traitant en charpente facture 90 000 $, et l'entrepreneur retient 10 % : 81 000 $ sont payables maintenant et 9 000 $ sont en retenue de garantie à payer. Les deux soldes de retenue de garantie sont éteints quand l'argent libéré est payé, non à la facture.

Un chantier qui perd de l'argent alors que la trésorerie semble bonne

Un chantier de 200 000 $ a été soumissionné avec un coût de 170 000 $. Après cinq mois, les coûts à ce jour sont de 110 000 $ et le chargé de projet estime 110 000 $ de plus à l'achèvement : le coût total estimé est donc de 220 000 $ et le chantier est avancé à 50 %. Le revenu gagné est de 100 000 $. Un échéancier des valeurs chargé vers les premiers travaux a facturé 120 000 $, et le propriétaire de l'ouvrage les a payés : le chantier est donc surfacturé de 20 000 $ et le solde bancaire semble sain. Le bénéfice prévu est une perte de 20 000 $, visible ce mois-ci plutôt qu'à la clôture. Le revenu gagné moins le coût à ce jour ne montre qu'une perte de 10 000 $ jusqu'ici; selon la pratique de la perte complète décrite plus haut, inscrivez les autres 10 000 $ comme provision pour la perte à venir. C'est une écriture des livres; l'impôt suit la méthode de la déclaration.

Votre situation est différente?

• Vous soumissionnez des chantiers qui perdent de l'argent sans pouvoir dire pourquoi, votre première grosse demande de paiement est à produire, ou la fin d'exercice montre une retenue de garantie que personne n'a suivie : les codes de coût et l'état des travaux en cours se mettent en place une fois, et les livres peuvent être bâtis pour alimenter la méthode fiscale qui s'applique. Commencez par l'aide en tenue de livres.
• Vos livres ont des mois de retard : voyez rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• Vos livres sont tenus selon la méthode de caisse et des chantiers traversent la fin d'exercice : voyez passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.
• Une banque ou une société de cautionnement veut des états financiers ou un état des travaux en cours : voyez états financiers pour un prêt bancaire et l'aide en tenue de livres.
• Vos contrats s'étendent au-delà de la fin d'exercice, ou vous devez choisir ou changer une méthode fiscale : utilisez contrats à long terme.
• Votre formulaire 1099 montre le plein montant du chantier, mais des équipes ont été payées à même ce montant : voyez sous-traitants et montants transmis dans l'annexe C.
• Vos sous-traitants pourraient être de véritables employés : voyez entrepreneurs qui pourraient être des employés.
• Le chantier est financé par le gouvernement fédéral ou assujetti au salaire en vigueur : les entrepreneurs visés soumettent leur paie chaque semaine; suivez donc la paie par chantier et par travailleur dès la première demande de paiement. Voyez l'aide en tenue de livres.