Ghi sổ xây dựng: giá thành công trình, AIA, tiền giữ lại

Làm sao ghi sổ cho công ty xây dựng để mỗi công trình cho thấy lợi nhuận của nó?

Hãy coi mỗi hợp đồng như một bộ sổ riêng: một ngân sách, mọi chi phí được gắn mã vào công trình, mọi hóa đơn xuất ra gắn với hợp đồng, và mỗi tháng so sánh chi phí, doanh thu đã xuất hóa đơn và doanh thu đã thực hiện. Lợi nhuận của một công trình là giá hợp đồng, gồm các lệnh thay đổi (change order, tức thay đổi bằng văn bản về giá hoặc phạm vi) đã được duyệt, trừ các chi phí tính vào công trình. Chi phí chung (overhead) nằm ngoài công trình, nên đây là lợi nhuận trước chi phí chung: mỗi tháng, hãy cộng lợi nhuận của các công trình rồi trừ chi phí chung để biết doanh nghiệp có lãi hay không.

Quy trình hằng tháng:

1. Mở một công trình cho mỗi hợp đồng đã ký, kèm giá hợp đồng và ngân sách theo mã chi phí.
2. Gắn mỗi chi phí vào một công trình và một mã chi phí ngay khi nhập: hóa đơn, giờ công, khoản thanh toán bằng thẻ, thiết bị.
3. Xuất hóa đơn theo bảng phân bổ giá trị hợp đồng (schedule of values), không xuất một khoản gộp.
4. Cuối tháng, ước tính chi phí để hoàn thành từng công trình đang mở và tính tỷ lệ hoàn thành.
5. So sánh doanh thu đã thực hiện với số đã xuất hóa đơn và điều chỉnh sổ theo chênh lệch.
6. So sánh lợi nhuận của từng công trình với ngân sách ban đầu.

Trường hợp không đơn giản khi:

• bạn không nói được công trình nào lãi hay lỗ, hoặc vì sao;
• hồ sơ đề nghị thanh toán (pay application) lớn đầu tiên của bạn sắp đến hạn mà chưa có bảng phân bổ giá trị hợp đồng;
• tiền giữ lại bị giữ ở cả hai phía, chủ công trình giữ của bạn và bạn giữ của các nhà thầu phụ, và cuối năm xuất hiện số dư không có chi tiết theo công trình;
• công trình là công trình công, được liên bang tài trợ hoặc áp dụng mức lương hiện hành (prevailing wage);
• các công trình kéo dài qua cuối năm, nên sổ sách và phương pháp tính thuế có thể cho thấy thu nhập khác nhau;
• nhà thầu phụ được trả trước khi giấy tờ của họ đầy đủ;
• sổ sách theo phương pháp tiền mặt và được dựng từ dữ liệu ngân hàng tự động.

Hãy gom hợp đồng và các lệnh thay đổi, bảng phân bổ giá trị hợp đồng, hồ sơ đề nghị thanh toán, hợp đồng nhà thầu phụ và hóa đơn, giấy từ bỏ quyền cầm giữ (lien waiver) và bảng lương theo công trình. IRS nói sổ sách kinh doanh phải thể hiện tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế, có chứng từ hỗ trợ (Publication 583).

Làm sao lập ngân sách dự án, và những chi phí nào được tính vào công trình?

Hãy lập ngân sách từ bản dự toán, từng dòng một, dùng đúng các mã chi phí mà sổ sách sẽ dùng cho chi phí thực tế. Mã chi phí là một số ngắn cho một loại công việc hoặc chi phí, chẳng hạn dựng khung hoặc điện. Một chi phí thuộc về công trình khi nó phát sinh vì công trình đó; chi phí vẫn có dù không có công trình là chi phí chung.

Quản lý dự án hoặc đội làm việc ở bãi vật tư phục vụ nhiều công trình sẽ được phân bổ theo một quy tắc cố định, chẳng hạn theo giờ hoặc quy mô công trình, hoặc để trong chi phí chung. Hãy chọn một quy tắc và áp dụng cho mọi công trình.

Hãy tính chủ sở hữu doanh nghiệp làm việc tại công trường vào các công trình theo một mức lương giờ cố định, nếu không các công trình sẽ trông có lãi hơn thực tế. Nếu chủ sở hữu không có trong bảng lương, hãy chỉ giữ mức đó trên báo cáo công trình.

Đừng bao giờ ghi đè ngân sách ban đầu. Hãy thêm mỗi lệnh thay đổi đã duyệt thành một dòng riêng, để cả biên lợi nhuận ban đầu và biên lợi nhuận sau điều chỉnh đều hiện ra. Chi phí trực tiếp của công trình thường nằm phía trên lợi nhuận gộp; hãy xem giá vốn hàng bán của doanh nghiệp dịch vụ. Việc thuế bán hàng có áp dụng cho vật liệu hay không được nêu trong thuế bán hàng của nhà thầu trên vật liệu.

Làm sao ghi thanh toán theo tiến độ với bảng phân bổ giá trị hợp đồng (AIA billing)?

Bảng phân bổ giá trị hợp đồng (schedule of values) chia giá hợp đồng thành các hạng mục, chẳng hạn phá dỡ, dựng khung và điện. Một hồ sơ đề nghị thanh toán kiểu AIA (theo mẫu của Viện Kiến trúc sư Hoa Kỳ, thường gọi là pay app) sau đó báo cáo, cho từng hạng mục, công việc làm trong kỳ này, tổng đã làm đến nay, vật liệu lưu kho, tiền giữ lại và số tiền đến hạn trả. Hồ sơ đề nghị thanh toán là chứng từ xuất hóa đơn; sổ sách đi theo nó.

Hợp đồng xây dựng giá cố định của liên bang cũng yêu cầu chi tiết tương tự. Đề nghị của nhà thầu phải liệt kê số tiền theo từng hạng mục công việc, nêu số tiền cho công việc của từng nhà thầu phụ, và kèm xác nhận rằng các khoản thanh toán trước đó cho nhà thầu phụ đã được thực hiện (FAR 52.232-5). Với công trình tư, hợp đồng quyết định cái gì được xuất hóa đơn và vào lúc nào.

Ghi mỗi hồ sơ đề nghị thanh toán thành một hóa đơn cho mỗi công trình, đánh số khớp nhau:

Bút toán điều chỉnh cuối tháng ở phần về hóa đơn vượt và thiếu bên dưới đưa doanh thu về đúng mức đã thực hiện.

Tiền giữ lại (retainage) là gì, và ghi sổ thế nào?

Tiền giữ lại (retainage, còn gọi là retention) là phần của mỗi khoản thanh toán theo tiến độ mà chủ công trình giữ lại cho đến khi công việc hoàn tất hoặc được nghiệm thu. Nó xuất hiện ở cả hai phía của sổ sách: khoản phải thu tiền giữ lại từ chủ công trình, và khoản phải trả tiền giữ lại cho các nhà thầu phụ mà bạn giữ lại một phần hóa đơn.

Khoản phải thu tiền giữ lại là công việc đã thực hiện mà chủ công trình chưa trả, nên nó thuộc về số đã xuất hóa đơn. Bỏ nó ra thì công trình trông như xuất hóa đơn thiếu. Hãy theo dõi cả hai số dư theo công trình, vì mỗi khoản được giải tỏa vào ngày riêng. Số dư tiền giữ lại cuối năm không có chi tiết công trình thường nghĩa là không ai theo dõi nó. Duyệt giải tỏa không phải là thanh toán: hãy ghi tiền mặt khi tiền thực sự chuyển.

Khi nào tôi thu được tiền giữ lại, và quy định của tiểu bang và liên bang nói gì về việc giải tỏa?

Hợp đồng quy định tỷ lệ phần trăm và ngày giải tỏa, trong giới hạn mà luật đặt ra cho loại công trình đó. Công trình công có quy định pháp luật rõ nhất. Giới hạn với công trình tư khác nhau theo tiểu bang, nên hãy đọc luật tiểu bang của bạn trước khi ký.

Công trình công cũng giới hạn số tiền bạn giữ của nhà thầu phụ và thời điểm bạn trả họ. Hợp đồng thầu phụ liên bang có thể giữ lại một tỷ lệ phần trăm xác định (FAR 52.232-27), nhưng nhà thầu xác nhận rằng đề nghị thanh toán của mình không gồm số tiền nhà thầu định giữ lại từ nhà thầu phụ (FAR 52.232-5). Hợp đồng chính của liên bang cũng yêu cầu mọi hợp đồng thầu phụ buộc nhà thầu trả cho nhà thầu phụ trong vòng 7 ngày sau khi chính phủ trả cho nhà thầu, kèm tiền lãi cho khoản trả trễ, và chuyển các điều khoản đó xuống các cấp thấp hơn. Tiền giữ lại đã thỏa thuận và khoản giữ lại sau thông báo hợp lệ là các ngoại lệ (FAR 52.232-27). Tại Florida, khi cơ quan công trả tiền giữ lại thuộc về nhà thầu phụ, nhà thầu phải chuyển lại đúng hạn (Fla. Stat. 255.078). Tại Washington, nhà thầu của một dự án công không được giữ của nhà thầu phụ quá 5% và phải trả tiền lãi theo mức nhà thầu kiếm được trên số tiền bị giữ (RCW 60.28.011).

Việc giải tỏa thường phụ thuộc vào nhiều thứ hơn lịch: hoàn thành, danh sách sửa lần cuối (punch list, danh sách các việc cuối cùng chủ công trình yêu cầu sửa trước khi nghiệm thu), hồ sơ kết thúc dự án và giấy từ bỏ quyền cầm giữ. Hãy ghi lại từng điều kiện giải tỏa theo công trình.

Hóa đơn vượt (over-billing) và hóa đơn thiếu (under-billing) là gì, và chúng hiện ở đâu trên bảng cân đối kế toán?

Trong sổ theo phương pháp dồn tích, hóa đơn vượt nghĩa là bạn xuất hóa đơn nhiều hơn số đã thực hiện, và nó hiện là nợ phải trả. Hóa đơn thiếu nghĩa là bạn thực hiện nhiều hơn số đã xuất hóa đơn, và nó hiện là tài sản. Đây là thuật ngữ kế toán, không phải thuật ngữ thuế, và không nguồn chính thức nào định nghĩa chúng; tên tài khoản khác nhau. Sổ theo phương pháp tiền mặt không có số dư nào trong hai loại này; hãy giữ phần so sánh trong bảng công trình dở dang (work-in-progress schedule), ngoài sổ cái.

Để đo chúng:

1. Tỷ lệ hoàn thành = chi phí đến nay chia cho tổng chi phí ước tính. Một số công ty dùng khối lượng đã lắp đặt hoặc ước tính của kỹ sư. Vật liệu đã mua nhưng chưa lắp có thể đẩy chi phí đến nay vượt trước công việc thực, nên nhiều nhà thầu để chúng ra ngoài cho đến khi lắp xong.
2. Doanh thu đã thực hiện = giá hợp đồng nhân tỷ lệ hoàn thành.
3. So sánh doanh thu đã thực hiện với số đã xuất hóa đơn đến nay.

Bảng phân bổ giá trị hợp đồng dồn về công việc đầu tạo ra hóa đơn vượt, trông như lợi nhuận nhưng thực ra là tiền bạn đang giữ cho công việc chưa làm. Số dư hóa đơn vượt tăng ở công trình có chi phí chậm là một cảnh báo. Hóa đơn thiếu nghĩa là công việc đã xong nhưng chưa xuất hóa đơn; hãy xuất hóa đơn phần hợp đồng cho phép ở hồ sơ đề nghị thanh toán kế tiếp, và theo dõi phần hợp đồng chưa cho phép.

Trong sổ quản trị theo phương pháp dồn tích, hãy đặt khoản nợ hóa đơn vượt hoặc tài sản hóa đơn thiếu của từng công trình bằng chênh lệch lũy kế giữa số đã xuất hóa đơn và doanh thu đã thực hiện, và chỉ ghi phần thay đổi so với số dư tháng trước. Hóa đơn thiếu tăng thì ghi nợ tài sản và ghi có doanh thu hợp đồng; hóa đơn vượt tăng thì ghi nợ doanh thu hợp đồng và ghi có khoản nợ.

Làm sao theo dõi công việc dở dang và chi phí ước tính để hoàn thành?

Hãy giữ một bảng công trình dở dang: mỗi công trình đang mở một hàng, cập nhật mỗi tháng. Mỗi hàng cho thấy giá hợp đồng kèm các lệnh thay đổi đã duyệt, tổng chi phí ước tính, chi phí đến nay, tỷ lệ hoàn thành, doanh thu đã thực hiện, số đã xuất hóa đơn đến nay, hóa đơn vượt hoặc thiếu, và lợi nhuận dự kiến.

Tổng chi phí ước tính là chi phí đến nay cộng một ước tính mới về chi phí để hoàn thành từ người điều hành công trình. Đừng dùng ngân sách trừ số đã chi. Một công trình có thể đã chi gần hết mà mới xây một phần, và con số ngân sách trừ số đã chi che mất điều đó.

Lợi nhuận dự kiến là giá hợp đồng trừ tổng chi phí ước tính. Công trình thua lỗ hiện ra vào tháng tổng chi phí ước tính vượt giá hợp đồng. Trong thực hành kế toán dồn tích, công trình dự kiến lỗ được ghi giảm toàn bộ khoản lỗ dự kiến ngay khi biết, nên hãy đánh dấu vào lúc đó, không đợi đến khi kết thúc. So lợi nhuận dự kiến với biên lợi nhuận khi dự thầu cho thấy loại gói thầu nào bị lỗ.

Hãy ghi dồn tích công việc của nhà thầu phụ đã làm nhưng chưa xuất hóa đơn. Nếu không, chi phí đến nay và tỷ lệ hoàn thành quá thấp và công trình trông có lãi hơn thực tế.

Xử lý lệnh thay đổi, tiền đặt cọc và hóa đơn nhà thầu phụ trong một công trình thế nào?

Gắn từng khoản với công trình của nó: lệnh thay đổi chỉ làm tăng giá khi được duyệt bằng văn bản, tiền đặt cọc là khoản nợ cho đến khi được thực hiện, và hóa đơn nhà thầu phụ là chi phí công trình.

• Lệnh thay đổi: chỉ thêm vào giá hợp đồng và ngân sách khi được duyệt bằng văn bản. Cho đến lúc đó, hãy theo dõi số tiền đang chờ riêng. Chi phí của công việc phát sinh là chi phí công trình ngay từ ngày đầu, dù đã duyệt hay chưa.
• Tiền đặt cọc: trong sổ theo phương pháp dồn tích, tiền đặt cọc nhận trước khi công việc hoàn thành là khoản nợ gắn với công trình, không phải doanh thu. Hãy trừ nó vào các hồ sơ đề nghị thanh toán theo hợp đồng, và ghi nhận doanh thu khi công việc được thực hiện. Thời điểm tiền đặt cọc bị tính thuế phụ thuộc vào phương pháp tính thuế; hãy xem hợp đồng dài hạn.
• Hóa đơn nhà thầu phụ: gắn mỗi hóa đơn vào một công trình và mã chi phí, giữ lại tiền giữ lại theo hợp đồng thầu phụ, và so tỷ lệ phần trăm nhà thầu phụ xuất hóa đơn với kiểm tra thực địa của chính bạn trước khi trả.

Tôi cần những giấy tờ nào từ mỗi nhà thầu phụ?

Hãy thu thập những giấy tờ này trước lần thanh toán đầu tiên.

Một người lao động có phải là nhà thầu phụ hay không tùy vào toàn bộ mối quan hệ: kiểm soát hành vi, kiểm soát tài chính và loại quan hệ (IRS). Hãy xem nhà thầu có thể là nhân viên. Việc trả nhà thầu phụ bằng tiền mặt được nêu trong trả nhà thầu phụ bằng tiền mặt.

Theo dõi công trình theo cách này có làm thay đổi phương pháp tính thuế của tôi không?

Không tự nó thay đổi, nhưng hai thứ có liên hệ. Thu nhập chịu thuế được tính theo phương pháp người nộp thuế thường dùng khi ghi sổ, và thay đổi phương pháp đó nhìn chung cần IRS đồng ý, yêu cầu bằng Form 3115 (26 U.S.C. 446; hướng dẫn của IRS). Bảng công trình đo tỷ lệ hoàn thành không quyết định phương pháp của tờ khai, nhưng chênh lệch giữa sổ sách và tờ khai nên là một lựa chọn có chủ ý.

Luật liên bang yêu cầu dùng phương pháp tỷ lệ hoàn thành cho một số hợp đồng dài hạn và miễn cho các hợp đồng khác, gồm một số hợp đồng xây dựng nhà ở và, với doanh nghiệp nằm trong giới hạn tổng doanh thu của section 448(c) mà không phải là tax shelter bị cấm, các hợp đồng xây dựng dự kiến hoàn thành trong vòng hai năm (26 U.S.C. 460(e); Public Law 119-21, section 70430). Mỗi trường hợp miễn là một phép thử được xác định, nên hợp đồng có đủ điều kiện hay không phụ thuộc vào thời hạn, loại hợp đồng và quy mô của bạn.

Quy tắc phương pháp, tiền giữ lại và tiền đặt cọc về thuế nằm trong hợp đồng dài hạn. Sổ theo phương pháp tiền mặt so với dồn tích nằm trong chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Hoa Kỳ và số liệu làm tròn, chỉ mang tính minh họa.

Công trình cải tạo xuất thiếu hóa đơn

Một công ty cải tạo nhà ký công trình $250.000 và đã xuất hóa đơn $125.000. Chi phí đến nay là $90.000 trên tổng chi phí ước tính $150.000, nên công trình hoàn thành 60% và doanh thu đã thực hiện là $150.000. Khoản chênh lệch $25.000 là hóa đơn thiếu, một tài sản trên bảng cân đối kế toán. Nếu đây là lần điều chỉnh đầu tiên của công trình, bút toán cuối tháng ghi nợ chi phí và lợi nhuận ước tính vượt hóa đơn và ghi có doanh thu hợp đồng $25.000. Lợi nhuận dự kiến là $100.000. Nếu hợp đồng cho phép, hồ sơ đề nghị thanh toán kế tiếp nên xuất hóa đơn phần việc đó; nếu không, hãy theo dõi điều gì đang cản trở.

Tiền giữ lại ở cả hai phía

Hợp đồng thương mại $300.000 giữ lại 10%. Sau khi xuất hóa đơn $200.000 công việc, $180.000 là khoản phải thu ngay và $20.000 nằm ở khoản phải thu tiền giữ lại. Nhà thầu phụ dựng khung xuất hóa đơn $90.000, và nhà thầu giữ lại 10%: $81.000 phải trả ngay và $9.000 là khoản phải trả tiền giữ lại. Cả hai số dư tiền giữ lại được xóa khi tiền giải tỏa được trả, không phải lúc có hóa đơn.

Công trình thua lỗ trong khi tiền mặt trông vẫn ổn

Một công trình $200.000 được dự thầu với chi phí $170.000. Sau năm tháng, chi phí đến nay là $110.000 và quản lý dự án ước tính cần thêm $110.000 để hoàn thành, nên tổng chi phí ước tính là $220.000 và công trình hoàn thành 50%. Doanh thu đã thực hiện là $100.000. Bảng phân bổ giá trị hợp đồng dồn về công việc đầu đã xuất hóa đơn $120.000, và chủ công trình đã trả, nên công trình bị xuất vượt hóa đơn $20.000 và số dư ngân hàng trông khỏe mạnh. Lợi nhuận dự kiến là khoản lỗ $20.000, thấy được trong tháng này thay vì lúc kết thúc. Doanh thu đã thực hiện trừ chi phí đến nay mới chỉ cho thấy khoản lỗ $10.000; theo thực hành ghi toàn bộ khoản lỗ ở trên, hãy ghi $10.000 còn lại là khoản dự phòng cho khoản lỗ sắp tới. Đó là bút toán sổ sách; thuế đi theo phương pháp của tờ khai.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn dự thầu các công trình thua lỗ mà không nói được vì sao, hồ sơ đề nghị thanh toán lớn đầu tiên sắp đến hạn, hoặc cuối năm xuất hiện tiền giữ lại không ai theo dõi: các mã chi phí và bảng công trình dở dang chỉ cần thiết lập một lần, và sổ sách có thể được dựng để cấp dữ liệu cho phương pháp tính thuế nào áp dụng. Hãy bắt đầu với dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách của bạn chậm nhiều tháng: hãy xem bắt kịp sổ sách quá hạn và dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách của bạn theo phương pháp tiền mặt và các công trình kéo dài qua cuối năm: hãy xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.
• Ngân hàng hoặc công ty bảo lãnh muốn có báo cáo hoặc bảng công trình dở dang: hãy xem báo cáo tài chính để vay ngân hàng và dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Hợp đồng kéo dài qua cuối năm, hoặc bạn phải chọn hay đổi phương pháp tính thuế: hãy dùng hợp đồng dài hạn.
• Form 1099 của bạn cho thấy toàn bộ số tiền công trình nhưng đội thợ đã được trả từ khoản đó: hãy xem chuyển tiếp tiền cho nhà thầu phụ trên Schedule C.
• Nhà thầu phụ có thể thật ra là nhân viên: hãy xem nhà thầu có thể là nhân viên.
• Công trình được liên bang tài trợ hoặc áp dụng mức lương hiện hành: nhà thầu thuộc diện áp dụng nộp bảng lương hằng tuần, nên hãy theo dõi bảng lương theo công trình và theo người lao động từ hồ sơ đề nghị thanh toán đầu tiên. Hãy xem dịch vụ ghi sổ kế toán.