यह किसके लिए है
- अमेरिका के ठेकेदार और रीमॉडलिंग करने वाले, जो चरणबद्ध भुगतान के बिल बनाते हैं
- निर्माण कंपनियाँ, जो अपने बहीखाते में जॉब कॉस्टिंग, रिटेनेज और उप-ठेकेदारों का हिसाब जोड़ रही हैं
यहाँ शामिल नहीं
- लंबे अनुबंधों के लिए कर की पद्धति चुनना, जैसे काम पूरा होने के प्रतिशत की पद्धति
- ठेकेदार का लाइसेंस, बॉन्डिंग और लिएन दाखिल करने की समय-सीमाएँ
- सामग्री पर बिक्री कर, पेरोल कर और कामगार वर्गीकरण
निर्माण कंपनी का बहीखाता कैसे रखूँ, ताकि हर काम का मुनाफ़ा दिखे?
हर अनुबंध को उसके अपने बहीखाते की तरह लें: एक बजट, हर खर्च उस काम के कोड पर, हर बिल अनुबंध से जुड़ा, और हर महीने लागत, बिल और कमाए गए राजस्व की तुलना। किसी काम का मुनाफ़ा उसकी अनुबंध कीमत है, जिसमें मंज़ूर चेंज ऑर्डर (कीमत या काम के दायरे में लिखित बदलाव) शामिल हैं, घटा उस पर डाली गई लागतें। ओवरहेड काम के बाहर रहता है, इसलिए यह ओवरहेड से पहले का मुनाफ़ा है: हर महीने कामों का मुनाफ़ा जोड़ें और ओवरहेड घटाएँ, तब पता चलता है कि व्यवसाय ने कमाया या नहीं।
मासिक दिनचर्या:
- हर हस्ताक्षरित अनुबंध के लिए एक काम खोलें, उसकी कीमत और कॉस्ट कोड के हिसाब से बजट के साथ।
- हर खर्च दर्ज करते समय उसे काम और कॉस्ट कोड पर डालें: बिल, पेरोल के घंटे, कार्ड के खर्च, उपकरण।
- एकमुश्त रकम की जगह वैल्यू शेड्यूल (schedule of values) से बिल बनाएँ।
- महीने के अंत में हर खुले काम को पूरा करने की अनुमानित लागत निकालें और पूरा हुआ प्रतिशत निकालें।
- कमाए गए राजस्व की तुलना बिल की रकम से करें और बहीखाते को अंतर के हिसाब से समायोजित करें।
- हर काम के मुनाफ़े की तुलना मूल बजट से करें।
मामला सीधा नहीं है जब:
- आप यह नहीं बता सकते कि किन कामों में कमाया या गँवाया, या क्यों;
- आपका पहला बड़ा पे एप्लिकेशन (pay application) देय है और वैल्यू शेड्यूल बना ही नहीं;
- रिटेनेज दोनों तरफ़ रोका गया है, मालिक ने आपका रोका है और आपने अपने उप-ठेकेदारों का, और साल के अंत में शेष राशियाँ बिना काम-वार ब्योरे के दिखती हैं;
- काम सार्वजनिक है, संघीय निधि से चल रहा है, या प्रचलित मज़दूरी दर (prevailing wage) वाला है;
- काम साल के अंत को पार करते हैं, इसलिए बहीखाता और कर की पद्धति अलग-अलग आय दिखा सकते हैं;
- उप-ठेकेदारों को उनके कागज़ पूरे होने से पहले भुगतान हो जाता है;
- बहीखाता नकद आधार पर है और बैंक फ़ीड से बना है।
अनुबंध और चेंज ऑर्डर, वैल्यू शेड्यूल, पे एप्लिकेशन, उप-ठेकेदार के अनुबंध और चालान, ग्रहणाधिकार माफ़ीनामे (lien waiver), और काम-वार पेरोल जमा करें। IRS कहता है कि व्यावसायिक बहीखाते में सकल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट दिखने चाहिए, जिन्हें सहायक दस्तावेज़ों का समर्थन हो (Publication 583)।
प्रोजेक्ट बजट कैसे बनाऊँ, और कौन-सी लागतें काम पर जाती हैं?
बजट अनुमान से, लाइन-दर-लाइन बनाएँ, उन्हीं कॉस्ट कोड के साथ जिन्हें बहीखाता असल लागत के लिए इस्तेमाल करेगा। कॉस्ट कोड किसी तरह के काम या लागत का छोटा नंबर होता है, जैसे फ़्रेमिंग या इलेक्ट्रिकल। कोई लागत तब काम की होती है जब वह उसी काम की वजह से बनी हो; जो लागत वैसे भी रहती, वह ओवरहेड है।
| लागत | उदाहरण | कहाँ जाती है |
|---|---|---|
| श्रम | काम पर लगे घंटों का वेतन, पेरोल कर, कामगारों के मुआवज़े का प्रीमियम और लाभ | काम |
| सामग्री | लकड़ी, फ़िक्सचर, डिलीवरी, काम के लिए रखी सामग्री | काम |
| उप-ठेकेदार | उप-ठेकेदार के चालान, जिनमें रिटेनेज के रूप में रोकी गई रकम भी है | काम |
| उपकरण | किराये के उपकरण; अपने उपकरण, जिन पर घंटे की दर से लागत डाली जाती है | काम |
| अन्य सीधी लागतें | परमिट, डंपस्टर, काम के लिए खरीदे बॉन्ड और बीमा | काम |
| ओवरहेड | दफ़्तर का किराया, अनुमान लगाने वाले और दफ़्तर के वेतन, सामान्य बीमा, सॉफ़्टवेयर | ओवरहेड |
जो प्रोजेक्ट मैनेजर या यार्ड क्रू कई कामों की सेवा करता है, उसकी लागत या तो घंटे या काम के आकार जैसे तय नियम से कामों पर बाँटी जाती है, या ओवरहेड में छोड़ी जाती है। एक नियम चुनें और हर काम पर लागू करें।
जो मालिक खुद साइट पर काम करता है, उसकी तय घंटे की दर से कामों पर लागत डालें, वरना काम असल से ज़्यादा मुनाफ़े वाले दिखते हैं। अगर मालिक पेरोल पर नहीं है, तो वह दर सिर्फ़ काम की रिपोर्ट में रखें।
मूल बजट पर कभी ऊपर से न लिखें। हर मंज़ूर चेंज ऑर्डर को उसकी अपनी लाइन के रूप में जोड़ें, ताकि मूल और संशोधित मार्जिन दोनों दिखें। काम की सीधी लागतें आम तौर पर सकल मुनाफ़े के ऊपर होती हैं; देखें सेवा व्यवसाय के लिए बेची गई वस्तुओं की लागत। सामग्री पर बिक्री कर लगता है या नहीं, यह ठेकेदारों का सामग्री पर बिक्री कर में है।
वैल्यू शेड्यूल (AIA बिलिंग) के साथ चरणबद्ध बिलिंग कैसे दर्ज करूँ?
वैल्यू शेड्यूल (schedule of values) अनुबंध की कीमत को लाइन मदों में बाँटता है, जैसे तोड़-फोड़, फ़्रेमिंग और इलेक्ट्रिकल। AIA-शैली का पे एप्लिकेशन (American Institute of Architects के फ़ॉर्म पर बना, जिसे अक्सर पे ऐप कहते हैं) फिर हर लाइन के लिए बताता है: इस अवधि का काम, अब तक का कुल काम, रखी हुई सामग्री, रोका गया रिटेनेज और अब देय रकम। पे एप्लिकेशन ही बिल का दस्तावेज़ है; बहीखाता उसका पालन करता है।
संघीय निश्चित-कीमत निर्माण अनुबंधों में भी इसी तरह का ब्योरा माँगा जाता है। ठेकेदार के अनुरोध में रकमें काम के हर हिस्से के हिसाब से अलग-अलग लिखनी होती हैं, हर उप-ठेकेदार के काम की रकम बतानी होती है, और यह प्रमाणन लगाना होता है कि उप-ठेकेदारों को पहले के भुगतान हो चुके हैं (FAR 52.232-5)। निजी काम में अनुबंध तय करता है कि क्या बिल हो सकता है और कब।
हर पे एप्लिकेशन को हर काम के लिए एक चालान के रूप में दर्ज करें, मेल खाते नंबर के साथ:
| घटना | डेबिट | क्रेडिट |
|---|---|---|
| पे एप्लिकेशन का बिल बना | प्राप्य खाते (अभी देय रकम) और रिटेनेज प्राप्य (रोकी गई रकम) | अनुबंध राजस्व (सकल बिल) |
| मालिक देय रकम चुकाता है | नकद | प्राप्य खाते |
| मालिक रिलीज़ किया रिटेनेज चुकाता है | नकद | रिटेनेज प्राप्य |
नीचे ज़्यादा-कम बिलिंग वाले भाग का महीने के अंत का समायोजन राजस्व को उस रकम पर लाता है जो कमाई गई।
रिटेनेज क्या है, और उसे कैसे दर्ज करूँ?
रिटेनेज (जिसे retention भी कहते हैं) हर चरणबद्ध भुगतान का वह हिस्सा है जो मालिक काम पूरा होने या स्वीकार होने तक रोक लेता है। यह बहीखाते के दोनों तरफ़ दिखता है: मालिक से रिटेनेज प्राप्य, और उन उप-ठेकेदारों को रिटेनेज देय जिनके बिल से आप रकम रोकते हैं।
| घटना | डेबिट | क्रेडिट |
|---|---|---|
| उप-ठेकेदार का बिल मंज़ूर हुआ | काम की लागत (पूरा बिल) | देय खाते (रिटेनेज घटाकर) और रिटेनेज देय (रोकी गई रकम) |
| आप उप-ठेकेदार को भुगतान करते हैं | देय खाते | नकद |
| आप उप-ठेकेदार का रिलीज़ किया रिटेनेज चुकाते हैं | रिटेनेज देय | नकद |
रिटेनेज प्राप्य कमाया हुआ काम है जिसका मालिक ने अभी भुगतान नहीं किया, इसलिए वह बिलिंग में आता है। उसे छोड़ दें तो काम कम बिल हुआ दिखता है। दोनों शेष राशियों को काम-वार ट्रैक करें, क्योंकि हर एक अपनी तारीख पर रिलीज़ होती है। साल के अंत में बिना काम-वार ब्योरे का रिटेनेज शेष आम तौर पर बताता है कि किसी ने उसे ट्रैक नहीं किया। रिलीज़ की मंज़ूरी भुगतान नहीं है: नकद तब दर्ज करें जब पैसा सचमुच चले।
रिटेनेज कब वसूलूँ, और रिलीज़ के बारे में राज्य और संघीय नियम क्या कहते हैं?
प्रतिशत और रिलीज़ की तारीख अनुबंध तय करता है, उन सीमाओं के भीतर जो कानून उस तरह के काम पर लगाता है। सार्वजनिक कामों के लिए कानून सबसे साफ़ हैं। निजी कामों की सीमाएँ राज्य के हिसाब से अलग हैं, इसलिए हस्ताक्षर से पहले अपने राज्य का कानून पढ़ें।
| काम | नियम क्या कहता है |
|---|---|
| संघीय निश्चित-कीमत निर्माण | कॉन्ट्रैक्टिंग ऑफ़िसर (सरकार का प्रतिनिधि) चरणबद्ध भुगतान का अधिकतम 10% तभी रोक सकता है जब प्रगति असंतोषजनक हो। काम के बड़े हिस्से के पूरा होने पर, अधिकारी सुरक्षा के लिए जो पर्याप्त हो वह रखता है और बाकी रिलीज़ कर देता है। चरणबद्ध भुगतान सही अनुरोध के 14 दिन बाद देय होते हैं। रोकी गई रकमें अनुबंध के अनुसार देय हैं, और अगर अनुबंध कुछ न कहे, तो अधिकारी के रिलीज़ मंज़ूर करने के 30 दिन बाद (FAR 52.232-5; FAR 52.232-27)। |
| Florida की सार्वजनिक संस्था | हर चरणबद्ध भुगतान का अधिकतम 5%। यह धारा $200,000 या उससे कम की लागत वाली निर्माण सेवाओं पर लागू नहीं होती, और सीमा उस काम पर लागू नहीं होती जिसका पूरा या आंशिक भुगतान संघीय निधि से होता है और विपरीत संघीय ज़रूरतें हैं। जिस भुगतान अनुरोध में रिटेनेज शामिल है, उस पर भुगतान की समय-सीमाएँ बाकी अनुरोधों जैसी ही हैं (Fla. Stat. 255.078)। |
| Washington का सार्वजनिक सुधार कार्य | कमाई गई रकम का अधिकतम 5%; संघीय परिवहन निधि से चलने वाले अनुबंध इसके बजाय अनुबंध बॉन्ड पर निर्भर होते हैं। सार्वजनिक संस्था को रोकी गई रकमें अनुबंध का सारा काम पूरा होने के 60 दिन बाद रिलीज़ करनी होती हैं, अध्याय की अन्य शर्तों के अधीन (RCW 60.28.011)। |
सार्वजनिक काम यह भी सीमित करता है कि आप उप-ठेकेदारों से क्या रोक सकते हैं और उन्हें कब भुगतान करते हैं। संघीय उप-अनुबंध एक तय प्रतिशत रोक सकता है (FAR 52.232-27), लेकिन ठेकेदार प्रमाणित करता है कि उसके भुगतान अनुरोध में वे रकमें शामिल नहीं हैं जो वह उप-ठेकेदार से रोकना चाहता है (FAR 52.232-5)। संघीय मुख्य अनुबंध यह भी चाहता है कि हर उप-अनुबंध ठेकेदार को पाबंद करे कि सरकार से भुगतान मिलने के 7 दिन के अंदर वह उप-ठेकेदार को चुकाए, देर से भुगतान पर ब्याज के साथ, और ये शर्तें निचले स्तरों तक पहुँचाए। तय रिटेनेज और उचित सूचना के बाद रोक अपवाद हैं (FAR 52.232-27)। Florida में, जब सार्वजनिक संस्था वह रिटेनेज चुकाती है जो उप-ठेकेदारों का है, तो ठेकेदार को उसे समय पर आगे देना होता है (Fla. Stat. 255.078)। Washington में, सार्वजनिक परियोजना का ठेकेदार उप-ठेकेदार से 5% से ज़्यादा नहीं रोक सकता और उस दर पर ब्याज देता है जो ठेकेदार को रिज़र्व की गई निधि पर मिलती है (RCW 60.28.011)।
रिलीज़ अक्सर कैलेंडर से ज़्यादा पर निर्भर होता है: काम पूरा होना, पंच लिस्ट (स्वीकृति से पहले मालिक की आखिरी सुधार-सूची), समापन के दस्तावेज़ और ग्रहणाधिकार माफ़ीनामे। हर काम के लिए हर रिलीज़ शर्त दर्ज करें।
ज़्यादा बिलिंग और कम बिलिंग क्या है, और वह मेरे तुलन पत्र में कहाँ दिखती है?
उपार्जन आधार के बहीखाते में ज़्यादा बिलिंग (over-billing) का मतलब है कि आपने कमाई से ज़्यादा का बिल बनाया, और वह देनदारी के रूप में दिखती है। कम बिलिंग (under-billing) का मतलब है कि आपने बिल से ज़्यादा कमाया, और वह संपत्ति के रूप में दिखती है। ये लेखा के शब्द हैं, कर के नहीं, और कोई आधिकारिक स्रोत इन्हें परिभाषित नहीं करता; खातों के नाम अलग-अलग होते हैं। नकद आधार के बहीखाते में दोनों शेष नहीं दिखते; तुलना वर्क-इन-प्रोग्रेस शेड्यूल पर रखें, बही के बाहर।
इन्हें नापने के लिए:
- पूरा हुआ प्रतिशत = अब तक की लागत भाग अनुमानित कुल लागत। कुछ कंपनियाँ इसकी जगह लगाई गई इकाइयाँ या इंजीनियर का अनुमान इस्तेमाल करती हैं। जो सामग्री खरीदी गई पर अभी लगी नहीं, वह अब तक की लागत को असल काम से आगे धकेल सकती है, इसलिए कई ठेकेदार उसे लगने तक छोड़ देते हैं।
- कमाया गया राजस्व = अनुबंध कीमत गुणा पूरा हुआ प्रतिशत।
- कमाए गए राजस्व की तुलना अब तक के बिलों से करें।
| स्थिति | मतलब | तुलन पत्र | आम खाते का नाम |
|---|---|---|---|
| ज़्यादा बिल हुआ | बिल कमाए गए राजस्व से ज़्यादा हैं | देनदारी | Billings in excess of costs and estimated earnings (लागत और अनुमानित कमाई से ज़्यादा बिलिंग) |
| कम बिल हुआ | कमाया गया राजस्व बिलों से ज़्यादा है | संपत्ति | Costs and estimated earnings in excess of billings (बिलिंग से ज़्यादा लागत और अनुमानित कमाई) |
शुरुआती कामों की तरफ़ झुका वैल्यू शेड्यूल ज़्यादा बिलिंग बनाता है, जो मुनाफ़े जैसा दिखता है पर असल में वह नकद है जो आप उस काम के लिए रखे हैं जो अभी हुआ नहीं। जिस काम की लागतें पीछे चल रही हैं, उसमें बढ़ती ज़्यादा बिलिंग चेतावनी है। कम बिलिंग का मतलब है कि काम हो गया पर बिल नहीं बना; अगले एप्लिकेशन में वह बिल करें जो अनुबंध बिल करने देता है, और जो अभी नहीं देता उसे ट्रैक करें।
उपार्जन आधार के प्रबंधन बहीखाते में, हर काम की ज़्यादा बिलिंग देनदारी या कम बिलिंग संपत्ति को बिलों और कमाए गए राजस्व के संचित अंतर पर रखें, और सिर्फ़ पिछले महीने की शेष राशि से बदलाव दर्ज करें। बड़ी कम बिलिंग संपत्ति को डेबिट और अनुबंध राजस्व को क्रेडिट करती है; बड़ी ज़्यादा बिलिंग अनुबंध राजस्व को डेबिट और देनदारी को क्रेडिट करती है।
चालू काम और पूरा करने की अनुमानित लागत कैसे ट्रैक करूँ?
वर्क-इन-प्रोग्रेस शेड्यूल रखें: हर खुले काम की एक पंक्ति, हर महीने अपडेट। हर पंक्ति में मंज़ूर चेंज ऑर्डर के साथ अनुबंध कीमत, अनुमानित कुल लागत, अब तक की लागत, पूरा हुआ प्रतिशत, कमाया गया राजस्व, अब तक का बिल, ज़्यादा या कम बिलिंग, और अपेक्षित मुनाफ़ा दिखता है।
अनुमानित कुल लागत है अब तक की लागत जमा काम चलाने वाले व्यक्ति का पूरा करने की लागत का नया अनुमान। बजट घटा खर्च का इस्तेमाल न करें। कोई काम ज़्यादातर खर्च हो चुका हो पर आंशिक रूप से ही बना हो सकता है, और बजट-घटा-खर्च का आँकड़ा यह छिपा देता है।
अपेक्षित मुनाफ़ा है अनुबंध कीमत घटा अनुमानित कुल लागत। घाटे वाला काम उस महीने दिखता है जब अनुमानित कुल लागत अनुबंध कीमत से ऊपर निकल जाती है। उपार्जन के व्यवहार में, जिस काम में घाटा अपेक्षित है, उसके पूरे अपेक्षित घाटे को पता चलते ही लिख दिया जाता है, इसलिए उसे तभी चिह्नित करें, काम बंद होने पर नहीं। अपेक्षित मुनाफ़े की तुलना बोली के मार्जिन से करने पर दिखता है कि किस तरह की बोलियाँ घाटे में जाती हैं।
जो उप-ठेकेदार का काम हो गया पर चालान नहीं आया, उसे उपार्जित करें। वरना अब तक की लागत और पूरा हुआ प्रतिशत बहुत कम निकलते हैं और काम असल से ज़्यादा मुनाफ़े वाला दिखता है।
काम पर चेंज ऑर्डर, अग्रिम जमा और उप-ठेकेदार के बिल कैसे सँभालूँ?
हर एक को उसके काम से जोड़ें: चेंज ऑर्डर कीमत तब बढ़ाता है जब वह लिखित में मंज़ूर हो, अग्रिम जमा तब तक देनदारी है जब तक वह कमाई न जाए, और उप-ठेकेदार का बिल काम की लागत है।
- चेंज ऑर्डर: उन्हें अनुबंध कीमत और बजट में तभी जोड़ें जब वे लिखित में मंज़ूर हों। तब तक लंबित रकम अलग से ट्रैक करें। अतिरिक्त काम की लागतें पहले दिन से काम की लागत हैं, मंज़ूर हों या नहीं।
- अग्रिम जमा: उपार्जन आधार के बहीखाते में, काम पूरा होने से पहले मिली जमा काम से जुड़ी देनदारी है, राजस्व नहीं। उसे पे एप्लिकेशन के विरुद्ध अनुबंध के अनुसार समायोजित करें, और राजस्व तब पहचानें जब काम कमाया जाए। अग्रिम जमा पर कर कब लगता है, यह कर की पद्धति पर निर्भर है; देखें दीर्घकालिक अनुबंध।
- उप-ठेकेदार के बिल: हर बिल को काम और कॉस्ट कोड पर डालें, उप-अनुबंध के अनुसार रिटेनेज रोकें, और भुगतान से पहले उप-ठेकेदार जितने प्रतिशत का बिल करता है उसकी तुलना अपनी साइट की जाँच से करें।
हर उप-ठेकेदार से मुझे कौन-से कागज़ चाहिए?
पहले भुगतान से पहले ये जमा करें।
| दस्तावेज़ | यह क्यों चाहिए |
|---|---|
| हस्ताक्षरित उप-अनुबंध | काम का दायरा, कीमत, रिटेनेज और भुगतान की शर्तें बताती हैं कि आप पर क्या देय है और काम का बजट क्या है। |
| Form W-9 | 1099-NEC के लिए नाम और कर पहचान संख्या देता है (IRS)। जो पाने वाला सही पहचान संख्या नहीं देता, उससे बैकअप विथहोल्डिंग शुरू हो सकती है: भुगतान करने वाले को 24% काटना होता है और जो रकम उसे इकट्ठा करनी चाहिए थी उसके लिए वह देनदार हो सकता है (IRS; Publication 1099)। देखें ठेकेदारों से कर पहचान संख्या लेना। |
| Form 1099-NEC का डेटा | जिस पाने वाले को कैलेंडर वर्ष में सेवा के $2,000 या ज़्यादा के भुगतान हों और जो C या S corporation नहीं है, उसके भुगतान आम तौर पर रिपोर्ट करने योग्य हैं, उन पुर्ज़ों और सामग्री समेत जो उप-ठेकेदार सेवा के हिस्से के रूप में देता है। कंपनी को भुगतान, केवल माल का भुगतान, और कार्ड या तीसरे पक्ष के भुगतान नेटवर्क से भुगतान (उन्हें प्रोसेसर Form 1099-K पर रिपोर्ट करता है) आम तौर पर नहीं (IRS के निर्देश)। W-9 बताता है कि आपके सामने कौन-सा पाने वाला है; हर बिल पर भुगतान का तरीका रखें। इस कर वर्ष के भुगतानों की समय-सीमा 1 फ़रवरी 2027 है। देखें किन ठेकेदारों को कर फ़ॉर्म मिलता है। |
| बीमा प्रमाणपत्र | वह कवरेज दिखाता है जो उप-अनुबंध माँगता है; उसे अनुबंध के साथ रखें। |
| हर भुगतान के साथ ग्रहणाधिकार माफ़ीनामा (lien waiver) | जिस काम का भुगतान हुआ, उसके लिए उप-ठेकेदार के ग्रहणाधिकार के अधिकारों का हस्ताक्षरित त्याग। फ़ॉर्म और नियम राज्य के हिसाब से अलग हैं। उदाहरण के लिए Florida पहले से किए गए ग्रहणाधिकार माफ़ीनामे को लागू करने योग्य नहीं मानता, और उसका चरणबद्ध भुगतान का फ़ॉर्म एक बताई गई तारीख तक का काम कवर करता है और रिटेनेज को छोड़ता है (Fla. Stat. 713.20)। |
| प्रचलित मज़दूरी वाले कामों पर कामगार-वार पेरोल | Davis-Bacon $2,000 से ऊपर के संघीय निधि से चलने या सहायता प्राप्त निर्माण अनुबंधों पर लागू होता है और स्थानीय प्रचलित मज़दूरी माँगता है (Department of Labor)। शामिल ठेकेदारों और उप-ठेकेदारों को हर हफ़्ते प्रमाणित पेरोल जमा करना होता है (Department of Labor)। मुख्य ठेकेदार इसके लिए ज़िम्मेदार है कि उसके सभी उप-ठेकेदारों के पेरोल जमा हों, और बिना चुकाई मज़दूरी के लिए ज़िम्मेदार उप-ठेकेदार के साथ देनदार है (29 CFR 5.5(a)(3)(ii) और (a)(6))। |
कोई कामगार उप-ठेकेदार है भी या नहीं, यह पूरे रिश्ते पर टिका है: व्यवहार पर नियंत्रण, आर्थिक नियंत्रण और रिश्ते का प्रकार (IRS)। देखें ठेकेदार जो कर्मचारी हो सकते हैं। उप-ठेकेदार को नकद भुगतान उप-ठेकेदारों को नकद भुगतान में है।
क्या कामों को इस तरह ट्रैक करने से मेरी कर पद्धति बदलती है?
अपने आप नहीं, लेकिन दोनों जुड़े हैं। कर योग्य आय उस पद्धति से निकाली जाती है जो करदाता नियमित रूप से बहीखाते में इस्तेमाल करता है, और उस पद्धति को बदलने के लिए आम तौर पर IRS की सहमति चाहिए, जो Form 3115 पर माँगी जाती है (26 U.S.C. 446; IRS के निर्देश)। पूरा हुआ प्रतिशत नापने वाली काम की अनुसूची रिटर्न की पद्धति तय नहीं करती, पर बहीखाते और रिटर्न के बीच का अंतर सोच-समझकर लिया गया चुनाव होना चाहिए।
संघीय कानून कुछ दीर्घकालिक अनुबंधों के लिए काम पूरा होने के प्रतिशत की पद्धति ज़रूरी करता है और दूसरों को छूट देता है, जिनमें कुछ आवासीय निर्माण अनुबंध शामिल हैं और, उस व्यवसाय के लिए जो धारा 448(c) की सकल प्राप्तियों की सीमा के भीतर है और प्रतिबंधित टैक्स शेल्टर नहीं है, वे निर्माण अनुबंध जिन्हें वह दो साल के अंदर पूरा करने की उम्मीद करता है (26 U.S.C. 460(e); Public Law 119-21, section 70430)। हर छूट एक तय कसौटी है, इसलिए कोई अनुबंध योग्य है या नहीं, यह उसकी अवधि, उसके प्रकार और आपके आकार पर निर्भर है।
कर के लिए पद्धति के नियम, रिटेनेज और अग्रिम जमा दीर्घकालिक अनुबंध में हैं। नकद बनाम उपार्जन बहीखाता नकद से उपार्जन लेखा पर जाना में है।
उदाहरण
इन उदाहरणों में अमेरिकी डॉलर और गोल, समझाने के लिए बनाए आँकड़े हैं।
कम बिल हुआ रीमॉडल
एक रीमॉडलिंग ठेकेदार $250,000 का काम साइन करता है और उसने $125,000 का बिल बनाया है। अब तक की लागत $90,000 है, जबकि अनुमानित कुल लागत $150,000 है, इसलिए काम 60% पूरा है और कमाया गया राजस्व $150,000 है। $25,000 का अंतर कम बिलिंग है, जो तुलन पत्र पर संपत्ति है। अगर यह काम का पहला समायोजन है, तो महीने के अंत की प्रविष्टि costs and estimated earnings in excess of billings को $25,000 से डेबिट और अनुबंध राजस्व को क्रेडिट करती है। अपेक्षित मुनाफ़ा $100,000 है। अगर अनुबंध अनुमति दे, तो अगला पे एप्लिकेशन वह काम बिल करे; अगर नहीं, तो ट्रैक करें कि क्या उसे रोक रहा है।
दोनों तरफ़ रिटेनेज
$300,000 का व्यावसायिक अनुबंध 10% रोकता है। $200,000 का काम बिल होने के बाद, $180,000 अभी प्राप्य है और $20,000 रिटेनेज प्राप्य में है। फ़्रेमिंग का एक उप-ठेकेदार $90,000 का बिल बनाता है, और ठेकेदार 10% रोकता है: $81,000 अभी देय है और $9,000 रिटेनेज देय है। दोनों रिटेनेज शेष तब साफ़ होते हैं जब रिलीज़ हुआ पैसा चुकाया जाता है, चालान पर नहीं।
वह काम जो घाटे में है जबकि नकद ठीक लगता है
$200,000 के काम की बोली $170,000 की लागत पर लगी थी। पाँच महीने बाद, अब तक की लागत $110,000 है और प्रोजेक्ट मैनेजर का अनुमान है कि पूरा करने में $110,000 और लगेंगे, इसलिए अनुमानित कुल लागत $220,000 है और काम 50% पूरा है। कमाया गया राजस्व $100,000 है। शुरुआती कामों की तरफ़ झुके वैल्यू शेड्यूल ने $120,000 का बिल बनाया है, और मालिक ने उसे चुका दिया है, इसलिए काम $20,000 से ज़्यादा बिल हुआ है और बैंक शेष स्वस्थ दिखता है। अपेक्षित मुनाफ़ा $20,000 का घाटा है, जो काम बंद होने पर नहीं, इसी महीने दिखता है। कमाया राजस्व घटा अब तक की लागत अभी सिर्फ़ $10,000 का घाटा दिखाती है; ऊपर बताई पूरे घाटे की रीति में, बाकी $10,000 को आने वाले घाटे के प्रावधान के रूप में दर्ज करें। यह बहीखाते की प्रविष्टि है; कर रिटर्न की पद्धति के अनुसार चलता है।
आपके मामले में फ़र्क?
- आप ऐसे काम की बोली लगाते हैं जो घाटे में जाते हैं और कारण नहीं बता सकते, आपका पहला बड़ा पे एप्लिकेशन देय है, या साल के अंत में ऐसा रिटेनेज दिखता है जिसे किसी ने ट्रैक नहीं किया: कॉस्ट कोड और वर्क-इन-प्रोग्रेस शेड्यूल एक बार सेट होते हैं, और बहीखाता ऐसा बनाया जा सकता है जो लागू कर पद्धति को डेटा दे। बहीखाता सहायता से शुरू करें।
- आपका बहीखाता महीनों पीछे है: देखें पिछड़े बहीखाते को पूरा करना और बहीखाता सहायता।
- आपका बहीखाता नकद आधार पर है और काम साल के अंत को पार करते हैं: देखें नकद से उपार्जन लेखा पर जाना।
- बैंक या बॉन्डिंग कंपनी विवरण या वर्क-इन-प्रोग्रेस शेड्यूल माँगती है: देखें बैंक ऋण के लिए वित्तीय विवरण और बहीखाता सहायता।
- अनुबंध साल के अंत के बाद भी चलते हैं, या आपको कर की पद्धति चुननी या बदलनी है: दीर्घकालिक अनुबंध देखें।
- आपका 1099 पूरे काम की रकम दिखाता है पर उसमें से कामगारों को भुगतान हुआ: देखें Schedule C पर उप-ठेकेदार पास-थ्रू।
- उप-ठेकेदार असल में कर्मचारी हो सकते हैं: देखें ठेकेदार जो कर्मचारी हो सकते हैं।
- काम संघीय निधि से चलता है या प्रचलित मज़दूरी वाला है: शामिल ठेकेदार हर हफ़्ते पेरोल जमा करते हैं, इसलिए पहले पे एप्लिकेशन से ही काम और कामगार के हिसाब से पेरोल ट्रैक करें। देखें बहीखाता सहायता।
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| आँकड़ा | मान | स्रोत |
|---|---|---|
| संघीय निर्धारित कीमत वाला निर्माण अनुबंध: प्रगति असंतोषजनक होने पर प्रगति भुगतान से अधिकतम रिटेनेज FAR 52.232-5(e): यदि संतोषजनक प्रगति नहीं हुई है, तो contracting officer प्रगति होने तक भुगतान का इतना हिस्सा तक रोक सकता है | 10% | Acquisition.gov: FAR 52.232-5, Payments under Fixed-Price Construction Contracts (निश्चित कीमत वाले निर्माण अनुबंधों में भुगतान) जाँचा गया |
| संघीय निर्धारित कीमत वाला निर्माण अनुबंध: सही अनुरोध के बाद प्रगति भुगतान करने के दिन FAR 52.232-27(a)(1)(i)(A): निर्धारित बिलिंग कार्यालय को सही भुगतान अनुरोध मिलने के इतने समय बाद देय तारीख आती है | 14 दिन | Acquisition.gov: FAR 52.232-27, Prompt Payment for Construction Contracts (निर्माण अनुबंधों में समय पर भुगतान) जाँचा गया |
| संघीय निर्धारित कीमत वाला निर्माण अनुबंध: अनुबंध में न बताया हो, तो contracting officer द्वारा रिलीज़ मंज़ूर करने के बाद रोकी गई राशि चुकाने के दिन FAR 52.232-27(a)(1)(i)(B): FAR 52.232-5 के तहत रोकी गई राशियाँ अनुबंध में बताए समय पर देय होती हैं, या न बताए जाने पर रिलीज़ की मंज़ूरी के इतने समय बाद | 30 दिन | Acquisition.gov: FAR 52.232-27, Prompt Payment for Construction Contracts (निर्माण अनुबंधों में समय पर भुगतान) जाँचा गया |
| Florida का सार्वजनिक निर्माण: हर प्रगति भुगतान पर अधिकतम रिटेनेज Fla. Stat. 255.078(1): सार्वजनिक संस्था हर प्रगति भुगतान का इतना हिस्सा तक रोक सकती है; कम या घटती दर की भी अनुमति है | 5% | Florida Legislature: Fla. Stat. 255.078, सार्वजनिक निर्माण में रिटेनेज जाँचा गया |
| Florida की सार्वजनिक निर्माण रिटेनेज धारा: अनुबंध की वह लागत, जिस पर या जिससे कम होने पर यह लागू नहीं होती Fla. Stat. 255.078(6): यह धारा तब लागू नहीं होती जब सार्वजनिक संस्था द्वारा खरीदी गई निर्माण सेवाओं की अनुबंध में बताई कुल लागत इस राशि या उससे कम हो | $200,000 | Florida Legislature: Fla. Stat. 255.078, सार्वजनिक निर्माण में रिटेनेज जाँचा गया |
| Washington के सार्वजनिक सुधार (public improvement) अनुबंध: अधिकतम रिटेनेज RCW 60.28.011(1)(a): रिटेनेज ठेकेदार की कमाई गई राशि के इस हिस्से से ज़्यादा नहीं हो सकता; जिन अनुबंधों को पूरी तरह या आंशिक रूप से संघीय परिवहन निधि से पैसा मिलता है, उनमें इसके बजाय अनुबंध बॉन्ड पर भरोसा किया जाता है | 5% | Washington State Legislature: RCW 60.28.011, रोका गया प्रतिशत जाँचा गया |
| Washington के सार्वजनिक सुधार (public improvement) अनुबंध: अनुबंध का सारा काम पूरा होने के बाद के वे दिन, जब सार्वजनिक संस्था को रोकी गई राशियाँ रिलीज़ करनी होती हैं RCW 60.28.011(3)(b): अनुबंध का सारा काम पूरा होने के साठ दिन बाद सार्वजनिक संस्था को रोकी गई राशियाँ पूरी तरह रिलीज़ करके चुकानी होंगी, बशर्ते chapter 39.12 RCW और इसी chapter के प्रावधान लागू हों | 60 दिन | Washington State Legislature: RCW 60.28.011, रोका गया प्रतिशत जाँचा गया |
| संघीय निर्माण अनुबंध: सरकार द्वारा ठेकेदार को भुगतान करने के बाद ठेकेदार के पास उप-ठेकेदार को भुगतान करने के दिन FAR 52.232-27(c)(1): हर उप-अनुबंध में ऐसा खंड होना चाहिए जो ठेकेदार को संतोषजनक काम का भुगतान, भुगतान मिलने के बाद इससे ज़्यादा देर किए बिना, करने के लिए बाध्य करे; साथ में (c)(2) के तहत ब्याज-दंड का खंड और (c)(3) के तहत flowdown हो; सहमत रिटेनेज और सूचना देकर रोकी गई राशि (d) के तहत अपवाद हैं | 7 दिन | Acquisition.gov: FAR 52.232-27, Prompt Payment for Construction Contracts (निर्माण अनुबंधों में समय पर भुगतान) जाँचा गया |
| रिपोर्ट योग्य भुगतानों पर बैकअप विथहोल्डिंग की दर लागू नियम के तहत आने वाले भुगतानों पर मौजूदा संघीय बैकअप विथहोल्डिंग दर | 24% | IRS: बैकअप विथहोल्डिंग जाँचा गया |
| 2026 में किए गए भुगतानों के लिए Form 1099-NEC रिपोर्टिंग की सीमा आमतौर पर 2026 के दौरान एक प्राप्तकर्ता को रिपोर्ट योग्य सेवा भुगतान; बैकअप विथहोल्डिंग किसी भी राशि पर फ़ाइलिंग ज़रूरी कर सकती है | $2,000 कर वर्ष 2026 | IRS: क्या मुझे Form 1099 या अन्य सूचना रिटर्न फ़ाइल करना ज़रूरी है? जाँचा गया |
| 2026 में किए गए भुगतानों के लिए Form 1099-NEC दाखिल करने और पाने वाले को देने की समय-सीमा सामान्य 31 जनवरी की तारीख़ 2027 में रविवार को पड़ती है, इसलिए देय तिथि अगले कार्य दिवस पर चली जाती है | 1 फ़रवरी 2027 कर वर्ष 2026 | IRS: कुछ सूचना रिटर्न के सामान्य निर्देश जाँचा गया |
| Davis-Bacon: संघीय सरकार से वित्तपोषित या सहायता प्राप्त निर्माण अनुबंध का वह आकार, जिसके ऊपर प्रचलित वेतन (prevailing wages) लागू होते हैं संघीय सरकार से वित्तपोषित या सहायता प्राप्त निर्माण, बदलाव या मरम्मत के ऐसे अनुबंध, जो इस राशि से अधिक के हों, उनमें ठेकेदारों और उप-ठेकेदारों को स्थानीय प्रचलित वेतन (prevailing wages) देना होगा | $2,000 | U.S. Department of Labor: Davis-Bacon और संबंधित अधिनियम जाँचा गया |
प्राथमिक स्रोत
- IRS: Publication 583, Starting a Business and Keeping Records (व्यवसाय शुरू करना और रिकॉर्ड रखना)
- Acquisition.gov: FAR 52.232-5, Payments under Fixed-Price Construction Contracts (निश्चित कीमत वाले निर्माण अनुबंधों में भुगतान)
- Acquisition.gov: FAR 52.232-27, Prompt Payment for Construction Contracts (निर्माण अनुबंधों में समय पर भुगतान)
- Florida Legislature: Fla. Stat. 255.078, सार्वजनिक निर्माण में रिटेनेज
- Washington State Legislature: RCW 60.28.011, रोका गया प्रतिशत
- Florida Legislature: Fla. Stat. 713.20, लिएन की माफ़ी या रिलीज़
- IRS: Form W-9 के बारे में
- IRS: बैकअप विथहोल्डिंग
- IRS: Forms 1099-MISC और 1099-NEC के निर्देश
- IRS: Publication 1099, General Instructions for Certain Information Returns (कुछ सूचना रिटर्न के सामान्य निर्देश)
- IRS: स्वतंत्र ठेकेदार (स्वरोज़गार) या कर्मचारी?
- U.S. Department of Labor: Davis-Bacon और संबंधित अधिनियम
- U.S. Department of Labor: Form WH-347 के निर्देश
- 29 CFR 5.5, अनुबंध की शर्तें और संबंधित मामले (Davis-Bacon)
- 26 U.S.C. 446, लेखा पद्धतियों का सामान्य नियम
- IRS: Form 3115 के निर्देश, लेखा पद्धति में बदलाव का आवेदन
- 26 U.S.C. 460, दीर्घकालिक अनुबंधों के विशेष नियम
- Public Law 119-21, section 70430, आवासीय निर्माण अनुबंधों का अपवाद
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यह दिखाए गए कर वर्ष के सामान्य नियम समझाता है। यह आपकी स्थिति के लिए सलाह नहीं है।
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- : पहली बार प्रकाशित।