건설업 장부 관리: 공사별 원가, 기성 청구, 유보금

건설회사 장부를 어떻게 관리해야 공사마다 이익이 보이나요?

계약 하나하나를 별도의 장부로 다루세요. 예산을 세우고, 모든 비용을 공사에 코드로 배정하고, 모든 청구를 계약에 연결하고, 매달 비용, 청구액, 실제 발생한 매출을 비교합니다. 공사의 이익은 승인된 변경 지시서(change order, 가격이나 공사 범위를 서면으로 바꾸는 문서)를 포함한 계약 금액에서 그 공사에 배정된 비용을 뺀 금액입니다. 간접비는 공사 밖에 두므로 이것은 간접비를 빼기 전의 이익입니다. 사업이 돈을 벌었는지 보려면 매달 공사들의 이익을 합산하고 간접비를 빼세요.

매달 하는 일은 다음과 같습니다.

1. 서명한 계약마다 공사를 열고, 계약 금액과 원가 코드별 예산을 입력하세요.
2. 비용을 입력할 때 청구서, 급여 시간, 카드 결제, 장비 등 모든 비용에 공사와 원가 코드를 붙이세요.
3. 한꺼번에 청구하지 말고 공사 항목별 금액표(schedule of values)를 기준으로 청구하세요.
4. 월말에 진행 중인 공사마다 완공까지 남은 비용을 추정하고 진행률을 계산하세요.
5. 실제 발생한 매출을 청구액과 비교하고, 그 차이에 맞게 장부를 조정하세요.
6. 공사마다 이익을 처음 예산과 비교하세요.

다음과 같은 경우에는 간단한 경우가 아닙니다.

• 어느 공사에서 이익이나 손실이 났는지, 그 이유가 무엇인지 말할 수 없을 때
• 첫 대규모 기성 청구서(pay application) 제출 기한이 다가오는데 공사 항목별 금액표가 없을 때
• 발주자가 본인의 유보금을 쥐고 있고 본인은 하도급업자의 유보금을 쥐고 있는 식으로 양쪽에 유보금이 있는데, 연말 잔액에 공사별 내역이 없을 때
• 공공 공사이거나, 연방 자금이 투입되었거나, 지역 통상임금(prevailing wage)이 적용되는 공사일 때
• 공사가 연말을 넘겨서 장부와 세금 처리 방식에 따라 소득이 다르게 나타날 수 있을 때
• 하도급업자의 서류가 갖춰지기 전에 대금을 지급할 때
• 장부가 현금주의이고 은행 연동 거래 내역으로만 만들어질 때

계약서와 변경 지시서, 공사 항목별 금액표, 기성 청구서, 하도급 계약서와 청구서, 유치권 포기서, 공사별 급여 자료를 모으세요. IRS는 사업 장부에 총소득, 공제, 세액공제가 나타나야 하고 이를 증빙 서류가 뒷받침해야 한다고 설명합니다(Publication 583).

공사 예산은 어떻게 만들고, 어떤 비용이 공사에 들어가나요?

견적서를 기준으로 줄마다 예산을 세우되, 실제 비용을 기록할 때 쓸 원가 코드와 같은 코드를 쓰세요. 원가 코드는 골조 공사나 전기 공사처럼 작업이나 비용의 종류에 붙이는 짧은 번호입니다. 그 공사 때문에 생긴 비용은 공사에 속하고, 공사가 없어도 생겼을 비용은 간접비입니다.

여러 공사를 맡는 현장 관리자나 자재 야적장 인력은 시간이나 공사 규모 같은 고정 규칙으로 각 공사에 배분하거나 간접비로 둡니다. 규칙 하나를 정해 모든 공사에 똑같이 적용하세요.

현장에서 일하는 소유주는 정해진 시간당 금액으로 공사에 배정하세요. 그렇지 않으면 공사가 실제보다 더 수익성 있어 보입니다. 소유주가 급여 대상이 아니라면 그 금액은 공사 보고서에만 두세요.

처음 예산은 절대 덮어쓰지 마세요. 승인된 변경 지시서는 각각 별도 줄로 추가해서 처음 마진과 수정 후 마진이 모두 보이게 하세요. 공사에 직접 들어간 비용은 보통 총이익 위쪽에 놓입니다. 서비스업의 매출원가를 참고하세요. 자재에 판매세가 붙는지는 건설업자의 자재 판매세에서 다룹니다.

공사 항목별 금액표(AIA 방식)로 기성 청구를 어떻게 기록하나요?

공사 항목별 금액표는 계약 금액을 철거, 골조, 전기 같은 항목으로 나눈 표입니다. AIA 방식의 기성 청구서(미국건축가협회 양식을 본뜬 것으로, 흔히 pay app이라고 부름)는 항목마다 이번 기간에 한 작업, 지금까지 한 작업의 합계, 보관 중인 자재, 보류한 유보금, 지금 청구할 금액을 보고합니다. 청구 문서는 기성 청구서이고, 장부는 이를 따릅니다.

연방 정액 건설 계약도 비슷한 수준의 내역을 요구합니다. 계약자의 청구는 공사 요소별로 금액을 항목화하고, 하도급업자별 공사 금액을 적고, 하도급업자에게 이전 대금을 지급했다는 증명을 포함해야 합니다(FAR 52.232-5). 민간 공사는 계약이 무엇을 언제 청구할 수 있는지 정합니다.

기성 청구서마다 공사별로 청구서 한 장으로 기록하고 번호를 맞추세요.

월말 조정은 아래의 초과·부족 청구 부분에서 설명하며, 매출을 실제 발생한 금액에 맞춥니다.

유보금이란 무엇이고 어떻게 기록하나요?

유보금(retainage, retention이라고도 함)은 공사가 끝나거나 인수될 때까지 발주자가 기성 대금마다 보류하는 부분입니다. 장부의 양쪽에 모두 나타납니다. 발주자에 대한 유보금 채권, 그리고 청구서에서 일부를 보류한 하도급업자에 대한 유보금 채무입니다.

유보금 채권은 발주자가 아직 대금을 치르지 않은 완료된 작업이므로 청구액에 속합니다. 이를 빼면 공사가 실제보다 덜 청구된 것처럼 보입니다. 두 잔액은 각각 해제일이 다르므로 공사별로 추적하세요. 연말 유보금 잔액에 공사별 내역이 없다면 보통 아무도 추적하지 않았다는 뜻입니다. 해제 승인은 지급이 아닙니다. 돈이 실제로 움직일 때 현금을 기록하세요.

유보금은 언제 받고, 주 법과 연방 규정은 해제에 대해 무엇이라고 하나요?

유보 비율과 해제일은 계약이 정하되, 법이 그 종류의 공사에 두는 한도 안에서 정해야 합니다. 공공 공사는 법 조항이 가장 명확합니다. 민간 공사의 한도는 주마다 다르므로 서명하기 전에 해당 주의 법을 읽으세요.

공공 공사는 하도급업자에게서 보류하는 금액과 대금을 지급하는 시기도 제한합니다. 연방 하도급 계약은 정해진 비율을 보류할 수 있지만(FAR 52.232-27), 계약자는 하도급업자에게서 보류할 의사가 있는 금액을 청구에서 뺐다는 사실을 증명해야 합니다(FAR 52.232-5). 연방 원도급 계약은 또한 모든 하도급 계약에, 정부가 계약자에게 대금을 지급한 뒤 7일 이내에 하도급업자에게 지급하고, 늦으면 이자를 지급하며, 이 조항을 하위 단계에 전달한다는 약속을 넣도록 요구합니다. 합의된 유보금과 적법한 통지 후의 보류는 예외입니다(FAR 52.232-27). 플로리다 주에서는 공공기관이 하도급업자의 몫인 유보금을 지급하면 계약자가 이를 제때 전달해야 합니다(Fla. Stat. 255.078). 워싱턴 주에서는 공공 사업의 계약자가 하도급업자에게서 5%를 넘게 보류할 수 없고, 보류 자금으로 계약자가 얻는 이율로 이자를 지급해야 합니다(RCW 60.28.011).

해제는 달력만이 아니라 준공, 마무리 점검 목록(punch list, 발주자가 인수 전에 요구하는 마지막 보수 목록), 준공 서류, 유치권 포기서 같은 조건에도 달려 있는 경우가 많습니다. 공사마다 해제 조건을 기록하세요.

초과 청구와 부족 청구란 무엇이고, 재무상태표에는 어디에 나타나나요?

발생주의 장부에서 초과 청구(over-billing)는 번 것보다 많이 청구했다는 뜻이며 부채로 나타납니다. 부족 청구(under-billing)는 청구한 것보다 많이 벌었다는 뜻이며 자산으로 나타납니다. 이는 세법 용어가 아니라 회계 용어이고, 이를 정의하는 공식 출처는 없으며 계정 이름도 다양합니다. 현금주의 장부에는 두 잔액이 모두 나타나지 않으므로, 이 비교는 원장 밖의 진행 중 공사 현황표에 두세요.

측정하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 진행률 = 지금까지의 비용 ÷ 추정 총비용입니다. 설치한 수량이나 엔지니어의 추정치를 쓰는 회사도 있습니다. 산 자재가 아직 설치되지 않았다면 지금까지의 비용이 실제 작업보다 앞설 수 있으므로, 많은 건설업자는 설치될 때까지 이를 제외합니다.
2. 실제 발생한 매출 = 계약 금액 × 진행률입니다.
3. 실제 발생한 매출을 지금까지의 청구액과 비교하세요.

공사 항목별 금액표가 초기 작업에 몰려 있으면 초과 청구가 생깁니다. 이익처럼 보이지만 아직 하지 않은 작업을 위해 쥐고 있는 현금입니다. 비용이 뒤처진 공사에서 초과 청구 잔액이 커지는 것은 경고 신호입니다. 부족 청구는 작업은 했지만 청구하지 않았다는 뜻입니다. 다음 청구서에서 계약이 허용하는 만큼 청구하고, 아직 허용되지 않는 부분은 따로 추적하세요.

발생주의 관리용 장부에서는 공사마다 초과 청구 부채나 부족 청구 자산을 청구액과 실제 발생한 매출의 누적 차이에 맞추고, 지난달 잔액과의 변동분만 기록하세요. 부족 청구가 늘면 자산을 차변에, 공사 매출을 대변에 기록합니다. 초과 청구가 늘면 공사 매출을 차변에, 부채를 대변에 기록합니다.

진행 중인 공사와 완공까지 남은 비용 추정치는 어떻게 추적하나요?

진행 중 공사 현황표를 만드세요. 진행 중인 공사마다 한 줄씩 두고 매달 갱신합니다. 각 줄에는 승인된 변경 지시서를 포함한 계약 금액, 추정 총비용, 지금까지의 비용, 진행률, 실제 발생한 매출, 지금까지의 청구액, 초과 또는 부족 청구, 예상 이익을 적습니다.

추정 총비용은 지금까지의 비용에 공사를 맡은 사람이 새로 추정한 완공까지의 비용을 더한 금액입니다. 예산에서 쓴 금액을 뺀 값을 쓰지 마세요. 공사가 대부분 지출되었는데 일부만 지어졌을 수 있고, 예산에서 쓴 금액을 뺀 값은 이를 숨깁니다.

예상 이익은 계약 금액에서 추정 총비용을 뺀 금액입니다. 손실이 나는 공사는 추정 총비용이 계약 금액을 넘는 달에 드러납니다. 발생주의 실무에서는 손실이 예상되는 공사의 예상 손실 전액을 알게 된 시점에 평가 감액하므로, 준공 시점이 아니라 그때 표시하세요. 예상 이익을 입찰 마진과 비교하면 어떤 종류의 입찰이 손실을 내는지 알 수 있습니다.

하도급업자가 한 작업 중 아직 청구서를 받지 않은 부분은 발생 비용으로 기록하세요. 그렇지 않으면 지금까지의 비용과 진행률이 너무 낮아져서 공사가 실제보다 더 수익성 있어 보입니다.

공사에서 변경 지시서, 선수금, 하도급업자 청구서는 어떻게 처리하나요?

각각을 해당 공사에 연결하세요. 변경 지시서는 서면으로 승인된 뒤에만 가격이 올라가고, 선수금은 번 때까지 부채이며, 하도급업자 청구서는 공사 원가입니다.

• 변경 지시서: 서면으로 승인되었을 때만 계약 금액과 예산에 더하세요. 그전까지는 보류 중인 금액을 따로 추적하세요. 추가 공사의 비용은 승인 여부와 관계없이 처음부터 공사 원가입니다.
• 선수금: 발생주의 장부에서 공사가 끝나기 전에 받은 선수금은 매출이 아니라 공사에 연결된 부채입니다. 계약에서 정한 대로 기성 청구서에 충당하고, 작업이 이루어지는 만큼 매출로 인식하세요. 선수금이 언제 과세되는지는 세금 처리 방식에 달려 있습니다. 장기 계약을 참고하세요.
• 하도급업자 청구서: 청구서마다 공사와 원가 코드를 붙이고, 하도급 계약에 따라 유보금을 보류하며, 대금을 지급하기 전에 하도급업자가 청구한 진행률을 본인의 현장 확인과 비교하세요.

하도급업자마다 어떤 서류가 필요한가요?

첫 대금을 지급하기 전에 다음 서류를 받으세요.

어떤 사람이 하도급업자인지는 행동 통제, 재정 통제, 관계의 종류를 포함한 전체 관계로 판단합니다(IRS). 직원일 수 있는 계약자를 참고하세요. 하도급업자에게 현금으로 지급하는 경우는 하도급업자에게 현금으로 지급하기에서 다룹니다.

이렇게 공사별로 추적하면 세금 처리 방식이 바뀌나요?

그 자체로는 바뀌지 않지만 둘은 연결되어 있습니다. 과세소득은 납세자가 장부를 기록할 때 정기적으로 쓰는 방식에 따라 계산하며, 그 방식을 바꾸려면 일반적으로 IRS의 동의가 필요하고 Form 3115로 신청합니다(26 U.S.C. 446; IRS 작성 안내). 진행률을 측정하는 공사 현황표가 신고서의 방식을 정하지는 않지만, 장부와 신고서의 차이는 의도적인 선택이어야 합니다.

연방법은 일부 장기 계약에는 진행기준을 요구하고 다른 계약은 면제합니다. 면제 대상에는 일부 주거용 건설 계약과, section 448(c)의 총수입 한도 안에 있고 금지된 조세 회피 사업체가 아닌 사업체가 2년 이내에 끝날 것으로 예상하는 건설 계약이 포함됩니다(26 U.S.C. 460(e); Public Law 119-21, section 70430). 각 면제는 정해진 기준이므로 계약이 해당하는지는 계약 기간, 종류, 사업 규모에 따라 달라집니다.

세금 처리 방식의 규칙, 유보금, 선수금의 세무 처리는 장기 계약에 있습니다. 현금주의 장부와 발생주의 장부의 차이는 현금주의에서 발생주의로 전환하기에 있습니다.

예시

이 예시는 미국 달러로 쓰였으며 설명을 위해 반올림한 숫자입니다.

부족 청구가 생긴 리모델링 공사

한 리모델링 업체가 $250,000 공사를 계약했고 $125,000을 청구했습니다. 지금까지의 비용은 $90,000이고 추정 총비용은 $150,000이므로 공사는 60% 진행되었고 실제 발생한 매출은 $150,000입니다. $25,000의 차이가 부족 청구이며 재무상태표에서 자산입니다. 이것이 공사의 첫 조정이라면 월말 분개는 청구액을 초과한 비용과 추정 이익을 $25,000만큼 차변에, 공사 매출을 대변에 기록합니다. 예상 이익은 $100,000입니다. 계약이 허용하면 다음 기성 청구서에서 그 작업을 청구하고, 허용하지 않으면 무엇이 막고 있는지 추적하세요.

양쪽에 유보금이 있는 경우

$300,000 상업용 건물 계약에서 10%를 보류합니다. $200,000의 작업을 청구하면 $180,000은 지금 받을 채권이고 $20,000은 유보금 채권에 남습니다. 골조 하도급업자가 $90,000을 청구하고 계약자가 10%를 보류하면 $81,000은 지금 지급할 채무이고 $9,000은 유보금 채무입니다. 두 유보금 잔액은 청구서 단계가 아니라 해제된 돈을 지급할 때 정리됩니다.

현금은 괜찮아 보이는데 손실이 나는 공사

$200,000 공사를 원가 $170,000으로 입찰했습니다. 5개월이 지난 시점에 지금까지의 비용은 $110,000이고, 현장 관리자는 완공까지 $110,000이 더 들 것으로 추정하므로 추정 총비용은 $220,000이고 공사는 50% 진행되었습니다. 실제 발생한 매출은 $100,000입니다. 초기 작업에 몰려 있는 공사 항목별 금액표로 $120,000을 청구했고 발주자가 이를 지급했으므로 공사는 $20,000만큼 초과 청구되었고 은행 잔고는 건강해 보입니다. 예상 이익은 $20,000의 손실이며, 준공 시점이 아니라 이번 달에 보입니다. 실제 발생한 매출에서 지금까지의 비용을 빼면 지금까지는 $10,000의 손실만 보입니다. 위에서 설명한 전액 손실 인식 방식에 따라 나머지 $10,000은 앞으로 발생할 손실에 대한 충당금으로 기록하세요. 이것은 장부상의 기록이며 세금은 신고서의 방식에 따릅니다.

상황이 다르다면?

• 손실이 나는 공사를 입찰하는데 이유를 말할 수 없거나, 첫 대규모 기성 청구서 제출이 다가오거나, 연말에 아무도 추적하지 않은 유보금이 나타나는 경우: 원가 코드와 진행 중 공사 현황표는 한 번 설정해 두면 되고, 장부를 어떤 세금 처리 방식에도 맞출 수 있게 만들 수 있습니다. 장부 관리 도움부터 받으세요.
• 장부가 몇 달째 밀린 경우: 밀린 장부 정리하기와 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 장부가 현금주의이고 공사가 연말을 넘기는 경우: 현금주의에서 발생주의로 전환하기를 참고하세요.
• 은행이나 보증 회사가 재무제표나 진행 중 공사 현황표를 요구하는 경우: 은행 대출용 재무제표와 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 계약이 연말을 넘어 이어지거나 세금 처리 방식을 선택하거나 바꿔야 하는 경우: 장기 계약을 이용하세요.
• 1099에는 공사 금액 전체가 나와 있는데 그 안에서 인부들에게 급여를 지급한 경우: Schedule C의 하도급 대금 처리를 참고하세요.
• 하도급업자가 실제로는 직원일 수 있는 경우: 직원일 수 있는 계약자를 참고하세요.
• 공사에 연방 자금이 투입되었거나 지역 통상임금이 적용되는 경우: 적용 대상 계약자는 급여 보고서를 매주 제출하므로 첫 기성 청구서부터 공사별, 근로자별로 급여를 추적하세요. 장부 관리 도움을 참고하세요.