הנהלת חשבונות לבנייה: עלות לפי פרויקט, חיוב AIA וסכום מעוכב

איך מנהלים הנהלת חשבונות לחברת בנייה כך שכל פרויקט יציג את הרווח שלו?

התייחסו לכל חוזה כאל ספרים נפרדים: תקציב, כל עלות מקודדת לפרויקט, כל חיוב קשור לחוזה, והשוואה חודשית בין עלות, חיוב והכנסה שהושגה. הרווח של פרויקט הוא מחיר החוזה, כולל הוראות שינוי מאושרות (change orders, שינויים בכתב במחיר או בהיקף), פחות העלויות שחויבו אליו. הוצאות כלליות (overhead) נשארות מחוץ לפרויקט, ולכן זה רווח לפני הוצאות כלליות: בכל חודש סכמו את הרווח של הפרויקטים וחסרו את ההוצאות הכלליות כדי לראות אם העסק הרוויח.

השגרה החודשית:

1. פתחו פרויקט לכל חוזה חתום, עם המחיר שלו ותקציב לפי קוד עלות.
2. קודדו כל עלות לפרויקט ולקוד עלות ברגע ההזנה: חשבוניות, שעות שכר, חיובי כרטיס, ציוד.
3. חייבו לפי לוח ערכים (schedule of values), לא בסכום כולל אחד.
4. בסוף החודש, העריכו את העלות להשלמה של כל פרויקט פתוח וחשבו את אחוז ההשלמה.
5. השוו הכנסה שהושגה לחיובים והתאימו את הספרים להפרש.
6. השוו את הרווח של כל פרויקט לתקציב המקורי.

המקרה אינו פשוט כאשר:

• אינכם יכולים לומר אילו פרויקטים הרוויחו או הפסידו, או מדוע;
• בקשת התשלום הגדולה הראשונה שלכם מגיעה ואין לוח ערכים;
• סכום מעוכב מוחזק בשני הצדדים, בעל הפרויקט מחזיק את שלכם ואתם מחזיקים את של קבלני המשנה, ובסוף השנה מופיעות יתרות בלי פירוט לפי פרויקט;
• הפרויקט ציבורי, ממומן פדרלית או כפוף לשכר מקובל (prevailing wage);
• פרויקטים חוצים את סוף השנה, ולכן הספרים ושיטת המס יכולים להציג הכנסה שונה;
• קבלני משנה מקבלים תשלום לפני שהניירת שלהם הושלמה;
• הספרים בשיטת מזומן ונבנו מהזנת הבנק.

אספו את החוזה והוראות השינוי, לוח הערכים, בקשות התשלום, הסכמי קבלני המשנה והחשבוניות, ויתורים על שעבוד ושכר לפי פרויקט. IRS קובע שספרי עסק חייבים להראות הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים, בגיבוי מסמכים תומכים (פרסום 583).

איך יוצרים תקציב לפרויקט, ואילו עלויות נכנסות לפרויקט?

בנו את התקציב מהערכת העלויות, שורה אחר שורה, באותם קודי עלות שהספרים ישתמשו בהם לעלויות בפועל. קוד עלות הוא מספר קצר לסוג עבודה או עלות, כמו שלד או חשמל. עלות שייכת לפרויקט כשהיא קיימת בגללו; עלות שהייתה קיימת בכל מקרה היא הוצאה כללית.

מנהל פרויקט או צוות מחסן שמשרתים כמה פרויקטים מחויבים לפי כלל קבוע, כמו שעות או גודל הפרויקט, או נשארים בהוצאות הכלליות. בחרו כלל אחד והחילו אותו על כל הפרויקטים.

חייבו בעלים שעובד באתר לפרויקטים בתעריף שעתי קבוע, אחרת הפרויקטים נראים רווחיים יותר ממה שהם. אם הבעלים אינו בשכר, השאירו את התעריף הזה בדוח הפרויקט בלבד.

לעולם אל תדרסו את התקציב המקורי. הוסיפו כל הוראת שינוי מאושרת כשורה נפרדת, כדי שהמרווח המקורי והמעודכן יוצגו שניהם. עלויות ישירות של פרויקט נמצאות בדרך כלל מעל הרווח הגולמי; ראו עלות המכר בעסק שירותים. אם מס מכירה חל על חומרים מוסבר במס מכירה של קבלנים על חומרים.

איך רושמים חיוב לפי התקדמות באמצעות לוח ערכים (חיוב AIA)?

לוח ערכים (schedule of values) מפצל את מחיר החוזה לסעיפים, כמו הריסה, שלד וחשמל. בקשת תשלום בסגנון AIA (על פי הטופס של המכון האמריקאי לאדריכלים, ולעיתים נקראת pay app) מדווחת אחר כך, לכל סעיף, את העבודה שבוצעה בתקופה, את הסך שבוצע עד היום, חומרים מאוחסנים, סכום מעוכב והסכום לתשלום עכשיו. בקשת התשלום היא מסמך החיוב; הספרים עוקבים אחריה.

חוזי בנייה פדרליים במחיר קבוע דורשים פירוט דומה. בקשת הקבלן חייבת לפרט את הסכומים לפי רכיב עבודה, לציין את הסכום עבור העבודה של כל קבלן משנה, ולכלול אישור שתשלומים קודמים לקבלני משנה בוצעו (FAR 52.232-5). בעבודה פרטית, החוזה קובע מה ניתן לחייב ומתי.

רשמו כל בקשת תשלום כחשבונית אחת לכל פרויקט, ממוספרת בהתאמה:

ההתאמה בסוף החודש בסעיף על חיוב יתר וחיוב חסר שלהלן מביאה את ההכנסות לסכום שהושג.

מהו סכום מעוכב (retainage), ואיך רושמים אותו?

סכום מעוכב (retainage, ונקרא גם retention) הוא החלק מכל תשלום התקדמות שבעל הפרויקט מחזיק עד שהעבודה מסתיימת או מתקבלת. הוא מופיע בשני צדי הספרים: סכום מעוכב לקבל מבעל הפרויקט, וסכום מעוכב לשלם לקבלני משנה שאת החשבוניות שלהם אתם מעכבים.

סכום מעוכב לקבל הוא עבודה שהושגה ובעל הפרויקט עדיין לא שילם עליה, ולכן הוא שייך לחיובים. השמיטו אותו והפרויקט ייראה כמחויב חסר. עקבו אחרי שתי היתרות לפי פרויקט, כי כל אחת משוחררת בתאריך משלה. יתרת סכום מעוכב בסוף שנה בלי פירוט לפי פרויקט פירושה בדרך כלל שאיש לא עקב אחריה. אישור שחרור אינו תשלום: רשמו את המזומן כשהכסף זז.

מתי גובים סכום מעוכב, ומה כללי המדינות והממשל הפדרלי על שחרור?

החוזה קובע את האחוז ואת מועד השחרור, במסגרת המגבלות שהחוק מציב לסוג כזה של עבודה. לעבודות ציבוריות יש החוקים הברורים ביותר. מגבלות בעבודות פרטיות משתנות ממדינה למדינה, ולכן קראו את החוק במדינה שלכם לפני שאתם חותמים.

עבודה ציבורית מגבילה גם מה אתם מעכבים מקבלני משנה ומתי אתם משלמים להם. בחוזה משנה פדרלי אפשר לעכב אחוז מוגדר (FAR 52.232-27), אבל הקבלן מאשר שבקשת התשלום שלו משמיטה סכומים שהוא מתכוון לעכב מקבלן משנה (FAR 52.232-5). חוזה ראשי פדרלי גם מחייב שכל חוזה משנה יחייב את הקבלן לשלם לקבלן המשנה תוך 7 ימים אחרי שהממשלה משלמת לקבלן, עם ריבית על תשלומים מאוחרים, ולהעביר את הסעיפים האלה לדרגות נמוכות יותר. סכום מעוכב מוסכם ועיכוב אחרי הודעה תקינה הם היוצאים מן הכלל (FAR 52.232-27). בפלורידה, כשגוף ציבורי משלם סכום מעוכב ששייך לקבלני משנה, הקבלן חייב להעביר אותו בזמן (Fla. Stat. 255.078). בוושינגטון, קבלן בפרויקט ציבורי רשאי לעכב מקבלן משנה לא יותר מ-⁠⁦5%⁩ וחייב לו ריבית בשיעור שהקבלן מרוויח על הכספים השמורים (RCW 60.28.011).

שחרור תלוי לעיתים קרובות בעוד דברים מלבד לוח השנה: השלמה, רשימת תיקונים אחרונים (punch list, רשימת התיקונים האחרונה של בעל הפרויקט לפני קבלת העבודה), מסמכי סגירה וויתורים על שעבוד. רשמו כל תנאי שחרור לכל פרויקט.

מהם חיוב יתר וחיוב חסר, ואיפה הם מופיעים במאזן?

בספרים בשיטת צבירה, חיוב יתר (over-billing) פירושו שחייבתם יותר ממה שהרווחתם, והוא מופיע כהתחייבות. חיוב חסר (under-billing) פירושו שהרווחתם יותר ממה שחייבתם, והוא מופיע כנכס. אלה מונחי חשבונאות ולא מונחי מס, ושום מקור רשמי לא מגדיר אותם; שמות החשבונות משתנים. ספרים בשיטת מזומן אינם מציגים אף אחת מהיתרות; נהלו את ההשוואה בלוח העבודה בתהליך (work-in-progress), מחוץ לפנקס.

לצורך המדידה:

1. אחוז השלמה = עלות עד היום חלקי העלות הכוללת המוערכת. חברות מסוימות משתמשות במקום זאת ביחידות שהותקנו או בהערכת מהנדס. חומרים שנקנו וטרם הותקנו עלולים להקדים את העלות עד היום לעבודה בפועל, ולכן קבלנים רבים משמיטים אותם עד ההתקנה.
2. הכנסה שהושגה = מחיר החוזה כפול אחוז ההשלמה.
3. השוו הכנסה שהושגה לחיובים עד היום.

לוח ערכים שמוטה לעבודות מוקדמות יוצר חיוב יתר, שנראה כמו רווח אבל הוא מזומן שאתם מחזיקים בשביל עבודה שעדיין לא נעשתה. יתרת חיוב יתר שגדלה בפרויקט שהעלויות שלו מפגרות היא אזהרה. חיוב חסר פירושו שהעבודה נעשתה אבל לא חויבה; חייבו בבקשה הבאה את מה שהחוזה מאפשר לחייב, ועקבו אחרי מה שהוא עדיין לא מאפשר.

בספרי ניהול בשיטת צבירה, קבעו את התחייבות החיוב היתר או את נכס החיוב החסר של כל פרויקט להפרש המצטבר בין חיובים להכנסה שהושגה, ורשמו רק את השינוי מיתרת החודש הקודם. חיוב חסר גדול יותר מחייב את הנכס ומזכה הכנסות מחוזה; חיוב יתר גדול יותר מחייב הכנסות מחוזה ומזכה את ההתחייבות.

איך עוקבים אחרי עבודה בתהליך ואחרי העלות המוערכת להשלמה?

נהלו לוח עבודה בתהליך (work-in-progress): שורה אחת לכל פרויקט פתוח, מתעדכנת מדי חודש. כל שורה מציגה מחיר חוזה עם הוראות שינוי מאושרות, עלות כוללת מוערכת, עלות עד היום, אחוז השלמה, הכנסה שהושגה, חיוב עד היום, חיוב יתר או חסר ורווח צפוי.

עלות כוללת מוערכת היא עלות עד היום ועוד הערכה עדכנית של העלות להשלמה ממי שמנהל את הפרויקט. אל תשתמשו בתקציב פחות מה שהוצא. פרויקט יכול להיות מנוצל ברובו ובנוי רק בחלקו, ונתון של תקציב פחות מה שהוצא מסתיר זאת.

רווח צפוי הוא מחיר החוזה פחות העלות הכוללת המוערכת. פרויקט מפסיד מתגלה בחודש שבו העלות הכוללת המוערכת עוברת את מחיר החוזה. בנוהג חשבונאי בשיטת צבירה, פרויקט שצפוי להפסיד מופחת בכל ההפסד הצפוי ברגע שהוא ידוע, ולכן סמנו אותו אז ולא בסגירה. השוואת הרווח הצפוי למרווח בהצעת המחיר מראה אילו סוגי הצעות מפסידים.

צברו עבודה של קבלני משנה שבוצעה ועדיין לא חויבה. אחרת העלות עד היום ואחוז ההשלמה נמוכים מדי והפרויקט נראה רווחי יותר ממה שהוא.

איך מטפלים בהוראות שינוי, בפיקדונות ובחשבוניות קבלני משנה בפרויקט?

קשרו כל אחד לפרויקט שלו: הוראת שינוי מעלה את המחיר רק אחרי שאושרה בכתב, פיקדון הוא התחייבות עד שהושג, וחשבונית קבלן משנה היא עלות פרויקט.

• הוראות שינוי: הוסיפו אותן למחיר החוזה ולתקציב רק כשהן מאושרות בכתב. עד אז, עקבו אחרי הסכום הממתין בנפרד. עלויות העבודה הנוספת הן עלויות פרויקט מהיום הראשון, מאושרות או לא.
• פיקדונות: בספרים בשיטת צבירה, פיקדון שהתקבל לפני שהעבודה נעשתה הוא התחייבות הקשורה לפרויקט ולא הכנסה. קזזו אותו מבקשות התשלום כפי שהחוזה קובע, והכירו בהכנסה ככל שהיא מושגת. מתי פיקדון חייב במס תלוי בשיטת המס; ראו חוזים ארוכי טווח.
• חשבוניות קבלני משנה: קודדו כל חשבונית לפרויקט ולקוד עלות, עכבו סכום מעוכב כפי שחוזה המשנה קובע, והשוו את האחוז שקבלן המשנה מחייב לבדיקה שלכם בשטח לפני התשלום.

איזו ניירת צריך מכל קבלן משנה?

אספו אותם לפני התשלום הראשון.

אם עובד הוא קבלן משנה בכלל תלוי ביחסים כולם: שליטה התנהגותית, שליטה כספית וסוג היחסים (IRS). ראו קבלנים שאולי הם עובדים. תשלום במזומן לקבלן משנה מוסבר בתשלום במזומן לקבלני משנה.

האם מעקב אחרי פרויקטים בצורה הזו משנה את שיטת המס שלי?

לא בפני עצמו, אבל השניים קשורים. הכנסה חייבת מחושבת לפי השיטה שהנישום משתמש בה באופן קבוע בניהול הספרים, ושינוי בשיטה הזו דורש בדרך כלל הסכמה של IRS, שמבקשים בטופס 3115 (⁦26 U.S.C. 446⁩; הוראות IRS). לוח פרויקטים שמודד אחוז השלמה אינו בוחר את שיטת הדוח, אבל הפרש בין הספרים לדוח צריך להיות בחירה מודעת.

החוק הפדרלי מחייב שיטת שיעור ההשלמה בחוזים ארוכי טווח מסוימים ופוטר אחרים, כולל חוזי בנייה למגורים מסוימים, ועבור עסק שנמצא במגבלת התקבולים ברוטו של סעיף ⁦448(c)⁩ ואינו מקלט מס אסור (tax shelter), חוזי בנייה שהוא צופה לסיים תוך שנתיים (⁦26 U.S.C. 460(e)⁩; Public Law 119-21, section 70430). כל פטור הוא מבחן מוגדר, ולכן אם חוזה מתאים תלוי באורכו, בסוגו ובגודל שלכם.

כללי השיטה, הסכום המעוכב והפיקדונות לצורכי מס מוסברים בחוזים ארוכי טווח. ספרים בשיטת מזומן לעומת צבירה מוסברים במעבר משיטת מזומן לשיטת צבירה.

דוגמה

הדוגמאות בדולרים אמריקאיים ובמספרים מעוגלים להמחשה.

שיפוץ עם חיוב חסר

שיפוצניק חותם על פרויקט של ⁦$250,000⁩ וחייב ⁦$125,000⁩. העלויות עד היום הן ⁦$90,000⁩ מול עלות כוללת מוערכת של ⁦$150,000⁩, ולכן הפרויקט הושלם ב-⁠⁦60%⁩ וההכנסה שהושגה היא ⁦$150,000⁩. הפער של ⁦$25,000⁩ הוא חיוב חסר, נכס במאזן. אם זו ההתאמה הראשונה בפרויקט, רישום סוף החודש מחייב את חשבון העלויות והרווח המוערך העולים על חיובים ומזכה הכנסות מחוזה ב-⁦$25,000⁩. הרווח הצפוי הוא ⁦$100,000⁩. אם החוזה מאפשר זאת, בקשת התשלום הבאה צריכה לחייב את העבודה הזו; אם לא, עקבו אחרי מה שמעכב אותה.

סכום מעוכב בשני הצדדים

חוזה מסחרי של ⁦$300,000⁩ מעכב ⁦10%⁩. אחרי שחויבה עבודה בסך ⁦$200,000⁩, סכום של ⁦$180,000⁩ לקבל עכשיו ו-⁦$20,000⁩ נמצאים בסכום מעוכב לקבל. קבלן משנה לשלד מחייב ⁦$90,000⁩, והקבלן מעכב ⁦10%⁩: ⁦$81,000⁩ לתשלום עכשיו ו-⁦$9,000⁩ הם סכום מעוכב לשלם. שתי יתרות הסכום המעוכב מתאפסות כשהכסף ששוחרר משולם, לא בחשבונית.

פרויקט מפסיד כשהמזומן נראה תקין

פרויקט של ⁦$200,000⁩ הוצע בעלות של ⁦$170,000⁩. אחרי חמישה חודשים, העלויות עד היום הן ⁦$110,000⁩ ומנהל הפרויקט מעריך ⁦$110,000⁩ נוספים להשלמה, ולכן העלות הכוללת המוערכת היא ⁦$220,000⁩ והפרויקט הושלם ב-⁠⁦50%⁩. ההכנסה שהושגה היא ⁦$100,000⁩. לוח ערכים שמוטה לעבודות מוקדמות חייב ⁦$120,000⁩, ובעל הפרויקט שילם אותם, ולכן הפרויקט מחויב ביתר ב-⁦$20,000⁩ ויתרת הבנק נראית תקינה. הרווח הצפוי הוא הפסד של ⁦$20,000⁩, שנראה החודש במקום בסגירה. הכנסה שהושגה פחות עלות עד היום מראה עד כה הפסד של ⁦$10,000⁩ בלבד; לפי נוהג ההפסד המלא שתואר למעלה, רשמו את ⁦$10,000⁩ הנוספים כהפרשה להפסד שעוד יגיע. זו רשומה בספרים; המס עוקב אחרי שיטת הדוח.

המצב שלכם שונה?

• אתם מגישים הצעות מחיר לפרויקטים שמפסידים ולא יודעים להסביר מדוע, בקשת התשלום הגדולה הראשונה שלכם מגיעה, או שבסוף השנה מופיע סכום מעוכב שאיש לא עקב אחריו: קודי העלות ולוח העבודה בתהליך מוגדרים פעם אחת, ואפשר לבנות את הספרים כך שיזינו כל שיטת מס שחלה. התחילו עם עזרה בהנהלת חשבונות.
• הספרים שלכם בפיגור של חודשים: ראו השלמת ספרים שמתעכבים ועזרה בהנהלת חשבונות.
• הספרים שלכם בשיטת מזומן ופרויקטים חוצים את סוף השנה: ראו מעבר משיטת מזומן לשיטת צבירה.
• בנק או חברת ערבויות רוצים דוחות או לוח עבודה בתהליך: ראו דוחות כספיים להלוואה מבנק ועזרה בהנהלת חשבונות.
• חוזים נמשכים אחרי סוף השנה, או שאתם צריכים לבחור או לשנות שיטת מס: השתמשו בחוזים ארוכי טווח.
• טופס 1099 שלכם מציג את סכום הפרויקט המלא אבל צוותים קיבלו תשלום ממנו: ראו העברת תשלום לקבלני משנה ב-⁠Schedule C.
• ייתכן שקבלני משנה הם בעצם עובדים: ראו קבלנים שאולי הם עובדים.
• הפרויקט ממומן פדרלית או עם שכר מקובל: קבלנים מכוסים מגישים דוחות שכר מדי שבוע, ולכן עקבו אחרי השכר לפי פרויקט ועובד מבקשת התשלום הראשונה. ראו עזרה בהנהלת חשבונות.