Contabilidad de construcción: costos por obra y retenciones

¿Cómo llevo la contabilidad de una constructora para que cada obra muestre su ganancia?

Trate cada contrato como su propio conjunto de libros: un presupuesto, cada costo codificado a la obra, cada facturación vinculada al contrato y una comparación mensual de costos, facturación e ingresos devengados. La ganancia de una obra es el precio del contrato, incluidas las órdenes de cambio aprobadas (cambios por escrito en el precio o el alcance), menos los costos cargados a ella. Los gastos generales quedan fuera de la obra, así que esta es la ganancia antes de gastos generales: cada mes, sume la ganancia de las obras y reste los gastos generales para ver si el negocio ganó dinero.

La rutina mensual:

1. Abra una obra por cada contrato firmado, con su precio y un presupuesto por código de costo.
2. Asigne cada costo a una obra y a un código de costo al registrarlo: facturas, horas de nómina, cargos de tarjeta, equipo.
3. Facture con un programa de valores, no con una suma global.
4. Al cierre del mes, estime el costo para terminar cada obra abierta y calcule el porcentaje de avance.
5. Compare los ingresos devengados con lo facturado y ajuste los libros por la diferencia.
6. Compare la ganancia de cada obra con el presupuesto original.

Un caso no es sencillo cuando:

• no puede decir qué obras ganaron o perdieron dinero, ni por qué;
• vence su primera solicitud de pago grande y no existe un programa de valores;
• la retención en garantía se aplica en ambos sentidos: el propietario de la obra retiene la suya y usted retiene la de sus subcontratistas, y al cierre del año aparecen saldos sin detalle por obra;
• la obra es pública, con fondos federales o con salario vigente (prevailing wage);
• las obras cruzan el cierre del año, por lo que los libros y el método tributario pueden mostrar ingresos distintos;
• se paga a los subcontratistas antes de tener completos sus documentos;
• los libros usan el método de efectivo y se arman a partir de la conexión bancaria.

Reúna el contrato y las órdenes de cambio, el programa de valores, las solicitudes de pago, los contratos y facturas de subcontratistas, las renuncias a gravámenes (lien waivers) y la nómina por obra. El IRS indica que los libros de un negocio deben mostrar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, respaldados por documentos (Publication 583).

¿Cómo creo el presupuesto de una obra y qué costos van en ella?

Arme el presupuesto a partir de la estimación, línea por línea, con los mismos códigos de costo que usarán los libros para los costos reales. Un código de costo es un número corto para un tipo de trabajo o de costo, como estructura de madera o electricidad. Un costo pertenece a una obra cuando existe por causa de esa obra; un costo que existiría de todos modos es un gasto general.

Un jefe de proyecto o una cuadrilla de patio que atiende varias obras se carga a las obras con una regla fija, como las horas o el tamaño de la obra, o se deja en gastos generales. Elija una regla y aplíquela a todas las obras.

Cargue a las obras una tarifa por hora fija por el propietario del negocio que trabaja en el sitio; de lo contrario, las obras parecen más rentables de lo que son. Si el propietario no está en la nómina, deje esa tarifa solo en el informe de la obra.

Nunca sobrescriba el presupuesto original. Agregue cada orden de cambio aprobada como su propia línea, para que se vean el margen original y el revisado. Los costos directos de la obra suelen ir por encima de la utilidad bruta; vea costo de los bienes vendidos en un negocio de servicios. Si el impuesto sobre las ventas se aplica a los materiales se explica en impuesto sobre las ventas de materiales para contratistas.

¿Cómo registro la facturación por avance con un programa de valores (facturación AIA)?

Un programa de valores divide el precio del contrato en partidas, como demolición, estructura de madera y electricidad. Una solicitud de pago estilo AIA (basada en el formulario del American Institute of Architects, a menudo llamada pay app) informa entonces, por cada partida, el trabajo hecho en el período, el total hecho a la fecha, los materiales almacenados, la retención en garantía y el monto que ahora se debe. La solicitud de pago es el documento de facturación; los libros la siguen.

Los contratos federales de construcción a precio fijo piden un detalle similar. La solicitud del contratista debe detallar los montos por elemento de trabajo, indicar el monto del trabajo de cada subcontratista y llevar una certificación de que se hicieron los pagos anteriores a los subcontratistas (FAR 52.232-5). En obras privadas, el contrato decide qué se puede facturar y cuándo.

Registre cada solicitud de pago como una factura por obra, numerada para que coincida:

El ajuste de fin de mes de la sección de sobrefacturación y subfacturación, más abajo, lleva los ingresos a lo que se devengó.

¿Qué es la retención en garantía y cómo la registro?

La retención en garantía (retainage o retention) es la parte de cada pago por avance que el propietario de la obra retiene hasta que el trabajo termina o se acepta. Aparece en ambos lados de los libros: como retención en garantía por cobrar al propietario de la obra y como retención en garantía por pagar a los subcontratistas cuyas facturas usted retiene en parte.

La retención en garantía por cobrar es trabajo ya hecho que el propietario de la obra todavía no ha pagado, por lo que pertenece a lo facturado. Si la omite, la obra parece subfacturada. Controle ambos saldos por obra, porque cada uno se libera en su propia fecha. Un saldo de retención al cierre del año sin detalle por obra suele significar que nadie lo controló. La aprobación de la liberación no es el pago: registre el efectivo cuando el dinero se mueva.

¿Cuándo cobro la retención en garantía y qué dicen las reglas estatales y federales sobre su liberación?

El contrato fija el porcentaje y la fecha de liberación, dentro de los límites que la ley ponga a ese tipo de obra. Las obras públicas tienen los estatutos más claros. Los límites en obras privadas varían según el estado, así que lea la ley de su estado antes de firmar.

El trabajo público también limita lo que usted retiene a los subcontratistas y cuándo les paga. Un subcontrato federal puede retener un porcentaje especificado (FAR 52.232-27), pero el contratista certifica que su solicitud de pago excluye los montos que piensa retener a un subcontratista (FAR 52.232-5). Un contrato federal principal también exige que cada subcontrato obligue al contratista a pagar al subcontratista dentro de 7 días después de que el gobierno pague al contratista, con intereses por los pagos tardíos, y a trasladar esas cláusulas a los niveles inferiores. La retención en garantía acordada y la retención hecha tras un aviso adecuado son las excepciones (FAR 52.232-27). En Florida, cuando una entidad pública paga la retención en garantía que pertenece a los subcontratistas, el contratista debe trasladarla a tiempo (Fla. Stat. 255.078). En Washington, un contratista de un proyecto público no puede retener a un subcontratista más de 5% y le debe intereses a la tasa que el contratista gana sobre los fondos reservados (RCW 60.28.011).

La liberación suele depender de algo más que el calendario: la terminación, la lista de pendientes finales (punch list, la lista de últimos arreglos del propietario de la obra antes de aceptar), los documentos de cierre y las renuncias a gravámenes. Registre cada condición de liberación por obra.

¿Qué son la sobrefacturación y la subfacturación y dónde aparecen en mi balance general?

En una contabilidad por acumulación, sobrefacturación significa que usted facturó más de lo que devengó y se muestra como un pasivo. Subfacturación significa que devengó más de lo que facturó y se muestra como un activo. Son términos contables, no tributarios, y ninguna fuente oficial los define; los nombres de las cuentas varían. Los libros por método de efectivo no muestran ninguno de los dos saldos; lleve la comparación en el cuadro de trabajo en proceso, fuera del libro mayor.

Para medirlas:

1. Porcentaje de avance = costo a la fecha dividido entre el costo total estimado. Algunas empresas usan las unidades instaladas o la estimación de un ingeniero. Los materiales comprados que aún no se instalan pueden adelantar el costo a la fecha respecto del trabajo real, por lo que muchos contratistas los excluyen hasta que se instalan.
2. Ingresos devengados = precio del contrato por el porcentaje de avance.
3. Compare los ingresos devengados con lo facturado a la fecha.

Un programa de valores cargado hacia el trabajo inicial crea sobrefacturación, que parece ganancia pero es efectivo que usted tiene por trabajo aún no hecho. Un saldo sobrefacturado que crece en una obra cuyos costos se atrasan es una señal de alerta. Subfacturación significa que el trabajo está hecho pero no facturado; facture en la siguiente solicitud lo que el contrato le permita facturar y controle lo que todavía no permite.

En los libros de gestión por acumulación, fije el pasivo por sobrefacturación o el activo por subfacturación de cada obra en la diferencia acumulada entre lo facturado y los ingresos devengados, y registre solo el cambio respecto del saldo del mes anterior. Una subfacturación mayor debita el activo y acredita los ingresos del contrato; una sobrefacturación mayor debita los ingresos del contrato y acredita el pasivo.

¿Cómo controlo el trabajo en proceso y el costo estimado para terminar?

Lleve un cuadro de trabajo en proceso: una fila por obra abierta, actualizada cada mes. Cada fila muestra el precio del contrato con las órdenes de cambio aprobadas, el costo total estimado, el costo a la fecha, el porcentaje de avance, los ingresos devengados, lo facturado a la fecha, la sobrefacturación o subfacturación y la ganancia esperada.

El costo total estimado es el costo a la fecha más una estimación nueva del costo para terminar, dada por quien dirige la obra. No use presupuesto menos lo gastado. Una obra puede estar casi toda gastada y solo en parte construida, y la cifra de presupuesto menos gastado lo oculta.

La ganancia esperada es el precio del contrato menos el costo total estimado. Una obra que pierde dinero aparece el mes en que el costo total estimado supera el precio del contrato. En la práctica contable por acumulación, una obra que se espera que pierda dinero se rebaja por toda la pérdida esperada en cuanto se conoce, así que márquela entonces, no al cierre de la obra. Comparar la ganancia esperada con el margen de la oferta muestra qué tipos de ofertas pierden.

Acumule el trabajo de subcontratistas ya hecho pero todavía no facturado. De lo contrario, el costo a la fecha y el porcentaje de avance quedan muy bajos y la obra parece más rentable de lo que es.

¿Cómo manejo las órdenes de cambio, los anticipos y las facturas de subcontratistas en una obra?

Vincule cada uno a su obra: una orden de cambio aumenta el precio solo cuando se aprueba por escrito, un anticipo es un pasivo hasta que se devenga y una factura de subcontratista es un costo de la obra.

• Órdenes de cambio: agréguelas al precio y al presupuesto del contrato solo cuando estén aprobadas por escrito. Mientras tanto, controle el monto pendiente por separado. Los costos del trabajo adicional son costos de la obra desde el primer día, estén aprobados o no.
• Anticipos: en los libros por acumulación, un anticipo recibido antes de hacer el trabajo es un pasivo vinculado a la obra, no un ingreso. Aplíquelo contra las solicitudes de pago como indique el contrato y reconozca el ingreso a medida que se devenga el trabajo. Cuándo tributa un anticipo depende del método tributario; vea contratos de largo plazo.
• Facturas de subcontratistas: codifique cada factura a una obra y a un código de costo, retenga la retención en garantía como indique el subcontrato y compare el porcentaje que factura el subcontratista con su propia revisión en el sitio antes de pagar.

¿Qué documentos necesito de cada subcontratista?

Reúna estos documentos antes del primer pago.

Si un trabajador es o no un subcontratista depende de toda la relación: el control del comportamiento, el control financiero y el tipo de relación (IRS). Vea contratistas que podrían ser empleados. El pago a un subcontratista en efectivo se explica en cómo pagar a subcontratistas en efectivo.

¿Llevar las obras de esta manera cambia mi método tributario?

No por sí solo, pero ambos están vinculados. El ingreso gravable se calcula con el método que el contribuyente usa regularmente para llevar los libros, y un cambio de ese método generalmente necesita el consentimiento del IRS, que se pide en el Form 3115 (26 U.S.C. 446; instrucciones del IRS). Un cuadro de obras que mide el porcentaje de avance no elige el método de la declaración, pero una diferencia entre los libros y la declaración debe ser una decisión deliberada.

La ley federal exige el porcentaje de avance para algunos contratos de largo plazo y exime a otros, entre ellos ciertos contratos de construcción residencial y, para un negocio dentro del límite de ingresos brutos de la sección 448(c) que no sea un refugio fiscal excluido, los contratos de construcción que espera terminar en dos años (26 U.S.C. 460(e); Public Law 119-21, sección 70430). Cada exención es una prueba definida, así que si un contrato califica depende de su duración, su tipo y su tamaño.

Las reglas del método, la retención en garantía y los anticipos para efectos de impuestos están en contratos de largo plazo. La contabilidad por efectivo frente a la de acumulación se explica en cómo pasar de la contabilidad de efectivo a la de acumulación.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares estadounidenses y cifras redondeadas e ilustrativas.

Una remodelación subfacturada

Un remodelador firma una obra de $250,000 y ha facturado $125,000. Los costos a la fecha son $90,000 frente a un costo total estimado de $150,000, así que la obra lleva un avance del 60% y los ingresos devengados son $150,000. La diferencia de $25,000 es subfacturación, un activo en el balance general. Si este es el primer ajuste de la obra, el asiento de fin de mes debita costos y ganancias estimadas en exceso de la facturación y acredita ingresos del contrato por $25,000. La ganancia esperada es $100,000. Si el contrato lo permite, la siguiente solicitud de pago debe facturar ese trabajo; si no, controle lo que lo impide.

Retención en garantía en ambos lados

Un contrato comercial de $300,000 retiene el 10%. Después de facturar $200,000 de trabajo, $180,000 son por cobrar ahora y $20,000 quedan en retención en garantía por cobrar. Un subcontratista de estructura de madera factura $90,000 y el contratista retiene el 10%: $81,000 se deben pagar ahora y $9,000 son retención en garantía por pagar. Ambos saldos de retención se cancelan cuando se paga el dinero liberado, no al emitirse la factura.

Una obra que pierde dinero mientras el efectivo parece bien

Una obra de $200,000 se ofertó con un costo de $170,000. A los cinco meses, los costos a la fecha son $110,000 y el jefe de proyecto estima $110,000 más para terminar, así que el costo total estimado es $220,000 y la obra lleva un avance del 50%. Los ingresos devengados son $100,000. Un programa de valores cargado hacia el trabajo inicial ha facturado $120,000 y el propietario de la obra los pagó, así que la obra está sobrefacturada por $20,000 y el saldo bancario parece sano. La ganancia esperada es una pérdida de $20,000, visible este mes en lugar de al cierre de la obra. Los ingresos devengados menos el costo a la fecha muestran una pérdida de solo $10,000 hasta ahora; con la práctica de pérdida total descrita arriba, registre los otros $10,000 como una provisión por la pérdida que aún vendrá. Eso es un asiento de los libros; los impuestos siguen el método de la declaración.

¿Su caso es distinto?

• Hace ofertas en obras que pierden dinero y no sabe por qué, vence su primera solicitud de pago grande, o al cierre del año aparece una retención en garantía que nadie controló: los códigos de costo y el cuadro de trabajo en proceso se configuran una sola vez, y los libros pueden armarse para alimentar el método tributario que corresponda. Empiece con ayuda con la contabilidad.
• Sus libros llevan meses de atraso: vea cómo ponerse al día con libros atrasados y ayuda con la contabilidad.
• Sus libros usan el método de efectivo y las obras cruzan el cierre del año: vea cómo pasar de la contabilidad de efectivo a la de acumulación.
• Un banco o una compañía de fianzas pide estados financieros o un cuadro de trabajo en proceso: vea estados financieros para un préstamo bancario y ayuda con la contabilidad.
• Los contratos pasan del cierre del año, o debe elegir o cambiar un método tributario: use contratos de largo plazo.
• Su 1099 muestra el monto completo de la obra, pero con él se pagó a las cuadrillas: vea cómo trasladar pagos a subcontratistas en el Schedule C.
• Los subcontratistas podrían ser en realidad empleados: vea contratistas que podrían ser empleados.
• La obra tiene fondos federales o salario vigente: los contratistas cubiertos presentan la nómina cada semana, así que lleve la nómina por obra y por trabajador desde la primera solicitud de pago. Vea ayuda con la contabilidad.