Contabilidade de construtora: custo por obra e retenção

Como faço a contabilidade de uma construtora para cada obra mostrar o seu lucro?

Trate cada contrato como um conjunto próprio de livros: um orçamento, todo custo codificado na obra, toda cobrança ligada ao contrato e uma comparação mensal entre custo, valor faturado e receita realizada. O lucro de uma obra é o preço do contrato, incluindo as ordens de alteração aprovadas (change orders, alterações escritas de preço ou de escopo), menos os custos lançados nela. Os custos indiretos ficam fora da obra; por isso, este é o lucro antes dos custos indiretos: todo mês, some o lucro das obras e subtraia os custos indiretos para ver se a empresa ganhou dinheiro.

A rotina mensal:

1. Abra uma obra para cada contrato assinado, com o preço e um orçamento por código de custo.
2. Codifique cada custo em uma obra e em um código de custo na hora do lançamento: faturas, horas da folha de pagamento, compras no cartão, equipamentos.
3. Faça a medição a partir de uma planilha de valores (schedule of values), não de um valor global.
4. No fim do mês, estime o custo para terminar cada obra em aberto e calcule o percentual de conclusão.
5. Compare a receita realizada com os valores faturados e ajuste a contabilidade pela diferença.
6. Compare o lucro de cada obra com o orçamento original.

O caso não é simples quando:

• você não sabe dizer quais obras deram lucro ou prejuízo, ou por quê;
• o seu primeiro grande pedido de pagamento vence e não existe planilha de valores;
• a retenção é feita dos dois lados, o dono da obra retém a sua e você retém a dos seus subempreiteiros, e o fim do ano mostra saldos sem detalhe por obra;
• a obra é pública, financiada com recursos federais ou com salário vigente (prevailing wage);
• as obras atravessam o fim do ano, e a contabilidade e o método fiscal podem mostrar rendas diferentes;
• os subempreiteiros são pagos antes de a documentação deles estar completa;
• a contabilidade é pelo regime de caixa e é montada a partir do extrato bancário.

Reúna o contrato e as ordens de alteração, a planilha de valores, os pedidos de pagamento, os contratos e as faturas dos subempreiteiros, as renúncias de gravame (lien waivers) e a folha de pagamento por obra. O IRS diz que os livros de uma empresa devem mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos, sustentados por documentos comprobatórios (Publication 583).

Como crio o orçamento de uma obra, e quais custos entram nela?

Monte o orçamento a partir da estimativa, linha por linha, com os mesmos códigos de custo que a contabilidade usará para os custos reais. Um código de custo é um número curto para um tipo de serviço ou de custo, como estrutura ou parte elétrica. Um custo pertence a uma obra quando existe por causa dela; um custo que existiria de qualquer forma é custo indireto.

Um gerente de projeto ou uma equipe de pátio que atende várias obras é cobrado por uma regra fixa, como horas ou tamanho da obra, ou fica nos custos indiretos. Escolha uma regra e aplique-a a todas as obras.

Lance nas obras o proprietário que trabalha no local, por uma taxa horária fixa, ou as obras parecerão mais lucrativas do que são. Se o proprietário não está na folha de pagamento, mantenha essa taxa só no relatório da obra.

Nunca sobrescreva o orçamento original. Acrescente cada ordem de alteração aprovada como uma linha própria, para que apareçam a margem original e a revisada. Os custos diretos da obra costumam ficar acima do lucro bruto; veja custo das mercadorias vendidas em uma empresa de serviços. Se o imposto sobre vendas incide sobre os materiais está em imposto sobre vendas de materiais para empreiteiros.

Como registro as medições de pagamento com uma planilha de valores (AIA billing)?

Uma planilha de valores divide o preço do contrato em itens, como demolição, estrutura e parte elétrica. Um pedido de pagamento no estilo AIA (modelado no formulário do American Institute of Architects, muitas vezes chamado de pay app) informa então, para cada linha, o serviço feito no período, o total feito até a data, os materiais estocados, a retenção feita e o valor agora devido. O pedido de pagamento é o documento de cobrança; a contabilidade o segue.

Contratos federais de construção de preço fixo pedem um detalhamento parecido. O pedido do empreiteiro deve discriminar os valores por etapa do serviço, listar o valor do serviço de cada subempreiteiro e trazer uma certificação de que os pagamentos anteriores aos subempreiteiros foram feitos (FAR 52.232-5). Em obras privadas, o contrato define o que pode ser cobrado e quando.

Lance cada pedido de pagamento como uma fatura por obra, numerada de forma correspondente:

O ajuste de fim de mês, descrito na seção de faturamento a mais e a menos abaixo, leva a receita ao que foi realizado.

O que é a retenção contratual (retainage), e como a lanço?

A retenção contratual (retainage, também chamada de retention) é a parte de cada pagamento de medição que o dono da obra retém até o serviço terminar ou ser aceito. Ela aparece dos dois lados da contabilidade: retenção a receber do dono da obra e retenção a pagar aos subempreiteiros cujas faturas você retém em parte.

A retenção a receber é serviço realizado que o dono da obra ainda não pagou; por isso, pertence ao valor faturado. Se você a deixar de fora, a obra parece faturada a menos. Acompanhe os dois saldos por obra, porque cada um é liberado em data própria. Um saldo de retenção no fim do ano sem detalhe por obra costuma indicar que ninguém o acompanhou. A aprovação da liberação não é pagamento: lance o caixa quando o dinheiro se mover.

Quando recebo a retenção, e o que dizem as regras estaduais e federais sobre a liberação?

O contrato define o percentual e a data de liberação, dentro dos limites que a lei impõe a esse tipo de obra. As obras públicas têm os estatutos mais claros. Os limites das obras privadas variam por estado; por isso, leia a lei do seu estado antes de assinar.

A obra pública também limita o que você retém dos subempreiteiros e quando os paga. Um subcontrato federal pode reter um percentual especificado (FAR 52.232-27), mas o empreiteiro certifica que o seu pedido de pagamento deixa de fora os valores que pretende reter de um subempreiteiro (FAR 52.232-5). Um contrato principal federal também exige que todo subcontrato obrigue o empreiteiro a pagar o subempreiteiro em até 7 dias após o governo pagar o empreiteiro, com juros sobre os pagamentos em atraso, e a repassar essas cláusulas aos níveis inferiores. A retenção acordada e a retenção feita após aviso correto são as exceções (FAR 52.232-27). Na Flórida, quando um órgão público paga a retenção que pertence aos subempreiteiros, o empreiteiro deve repassá-la no prazo (Fla. Stat. 255.078). Em Washington, um empreiteiro de uma obra pública não pode reter de um subempreiteiro mais que 5% e deve pagar juros à taxa que o empreiteiro ganha sobre os fundos reservados (RCW 60.28.011).

A liberação costuma depender de mais que o calendário: conclusão, a punch list (a lista de últimos acertos do dono da obra antes da aceitação), os documentos de encerramento e as renúncias de gravame. Registre cada condição de liberação por obra.

O que são faturamento a mais e a menos, e onde aparecem no meu balanço patrimonial?

Na contabilidade pelo regime de competência, faturamento a mais (over-billing) significa que você faturou mais do que realizou e aparece como passivo. Faturamento a menos (under-billing) significa que você realizou mais do que faturou e aparece como ativo. São termos contábeis, não fiscais, e nenhuma fonte oficial os define; os nomes das contas variam. A contabilidade pelo regime de caixa não mostra nenhum dos saldos; mantenha a comparação na planilha de obras em andamento, fora do livro-razão.

Para medi-los:

1. Percentual de conclusão = custo até a data dividido pelo custo total estimado. Algumas empresas usam unidades instaladas ou uma estimativa de engenheiro. Materiais comprados e ainda não instalados podem fazer o custo até a data passar à frente do serviço real, e por isso muitos empreiteiros os deixam de fora até serem instalados.
2. Receita realizada = preço do contrato vezes o percentual de conclusão.
3. Compare a receita realizada com o valor faturado até a data.

Uma planilha de valores carregada para o serviço inicial gera faturamento a mais, que parece lucro, mas é dinheiro que você guarda por serviço ainda não feito. Um saldo faturado a mais que cresce em uma obra cujos custos ficam para trás é um alerta. Faturado a menos significa que o serviço está feito, mas não faturado; fature, no próximo pedido, o que o contrato permite faturar e acompanhe o que ele ainda não permite.

Na contabilidade gerencial pelo regime de competência, ajuste o passivo de faturamento a mais ou o ativo de faturamento a menos de cada obra para a diferença acumulada entre o valor faturado e a receita realizada, e lance apenas a variação em relação ao saldo do mês anterior. Um faturamento a menos maior debita o ativo e credita a receita do contrato; um faturamento a mais maior debita a receita do contrato e credita o passivo.

Como acompanho as obras em andamento e o custo estimado para terminar?

Mantenha uma planilha de obras em andamento: uma linha por obra em aberto, atualizada todo mês. Cada linha mostra o preço do contrato com as ordens de alteração aprovadas, o custo total estimado, o custo até a data, o percentual de conclusão, a receita realizada, o valor faturado até a data, o faturamento a mais ou a menos e o lucro esperado.

O custo total estimado é o custo até a data mais uma estimativa nova do custo para terminar, feita por quem conduz a obra. Não use o orçamento menos o gasto. Uma obra pode estar quase toda gasta e só em parte construída, e um número de orçamento menos o gasto esconde isso.

O lucro esperado é o preço do contrato menos o custo total estimado. Uma obra com prejuízo aparece no mês em que o custo total estimado passa o preço do contrato. Na prática da competência, uma obra que deve dar prejuízo é baixada pelo prejuízo esperado inteiro assim que ele é conhecido; por isso, sinalize-o nessa hora, não no encerramento. Comparar o lucro esperado com a margem da proposta mostra que tipos de proposta dão prejuízo.

Provisione o serviço dos subempreiteiros feito e ainda não faturado. Caso contrário, o custo até a data e o percentual de conclusão ficam baixos demais e a obra parece mais lucrativa do que é.

Como trato ordens de alteração, adiantamentos e faturas de subempreiteiros em uma obra?

Ligue cada um à sua obra: uma ordem de alteração só aumenta o preço depois de aprovada por escrito, um adiantamento é um passivo até ser realizado e uma fatura de subempreiteiro é um custo da obra.

• Ordens de alteração: some-as ao preço do contrato e ao orçamento só quando aprovadas por escrito. Até lá, acompanhe o valor pendente à parte. Os custos do serviço extra são custos da obra desde o primeiro dia, aprovados ou não.
• Adiantamentos: na contabilidade pelo regime de competência, um adiantamento recebido antes de o serviço estar feito é um passivo ligado à obra, não receita. Aplique-o contra os pedidos de pagamento como diz o contrato e reconheça a receita à medida que o serviço é realizado. Quando um adiantamento é tributado depende do método fiscal; veja contratos de longo prazo.
• Faturas de subempreiteiros: codifique cada fatura em uma obra e em um código de custo, retenha como diz o subcontrato e compare o percentual que o subempreiteiro cobra com a sua própria conferência em campo antes de pagar.

Quais documentos preciso de cada subempreiteiro?

Reúna estes antes do primeiro pagamento.

Se um trabalhador é de fato um subempreiteiro depende de toda a relação: controle comportamental, controle financeiro e tipo de relação (IRS). Veja prestadores de serviços que podem ser empregados. Pagar um subempreiteiro em dinheiro está em como pagar subempreiteiros em dinheiro.

Acompanhar as obras assim muda o meu método fiscal?

Não por si só, mas os dois estão ligados. A renda tributável é calculada pelo método que o contribuinte usa regularmente na sua contabilidade, e mudar esse método em geral exige o consentimento do IRS, pedido no Form 3115 (26 U.S.C. 446; instruções do IRS). Uma planilha de obras que mede o percentual de conclusão não escolhe o método da declaração, mas uma diferença entre a contabilidade e a declaração deve ser uma escolha deliberada.

A lei federal exige o percentual de conclusão para alguns contratos de longo prazo e dispensa outros, inclusive certos contratos de construção residencial e, para uma empresa dentro do limite de receita bruta da seção 448(c) que não seja um abrigo fiscal vedado, os contratos de construção que ela espera concluir em até dois anos (26 U.S.C. 460(e); Public Law 119-21, seção 70430). Cada dispensa é um teste definido; assim, se um contrato se qualifica depende da duração, do tipo e do seu porte.

As regras do método, a retenção e os adiantamentos para fins fiscais estão em contratos de longo prazo. A contabilidade pelo regime de caixa e pelo de competência está em como passar do regime de caixa para o de competência.

Exemplo

Estes exemplos usam dólares americanos e números arredondados e ilustrativos.

Uma reforma faturada a menos

Um reformador assina uma obra de US$250.000 e já faturou US$125.000. Os custos até a data são US$90.000, contra um custo total estimado de US$150.000; assim, a obra está 60% concluída e a receita realizada é de US$150.000. A diferença de US$25.000 é faturamento a menos, um ativo no balanço patrimonial. Se este é o primeiro ajuste da obra, o lançamento de fim de mês debita custos e lucros estimados acima do valor faturado e credita a receita do contrato em US$25.000. O lucro esperado é de US$100.000. Se o contrato permitir, o próximo pedido de pagamento deve cobrar esse serviço; se não, acompanhe o que o impede.

Retenção dos dois lados

Um contrato comercial de US$300.000 retém 10%. Depois de faturados US$200.000 de serviço, US$180.000 são a receber agora e US$20.000 ficam em retenção a receber. Um subempreiteiro de estrutura fatura US$90.000, e o empreiteiro retém 10%: US$81.000 são a pagar agora e US$9.000 são retenção a pagar. Os dois saldos de retenção são baixados quando o dinheiro liberado é pago, não na fatura.

Uma obra que dá prejuízo enquanto o caixa parece bem

Uma obra de US$200.000 foi orçada com um custo de US$170.000. Cinco meses depois, os custos até a data são US$110.000 e o gerente de projeto estima mais US$110.000 para terminar; assim, o custo total estimado é de US$220.000 e a obra está 50% concluída. A receita realizada é de US$100.000. Uma planilha de valores carregada para o serviço inicial faturou US$120.000, e o dono da obra pagou; assim, a obra está faturada a mais em US$20.000 e o saldo bancário parece saudável. O lucro esperado é um prejuízo de US$20.000, visível neste mês e não no encerramento. A receita realizada menos o custo até a data mostra apenas um prejuízo de US$10.000 até agora; pela prática do prejuízo integral descrita acima, lance os outros US$10.000 como provisão para o prejuízo que ainda virá. Esse é um lançamento contábil; o imposto segue o método da declaração.

E no seu caso?

• Você faz propostas de obras que dão prejuízo e não sabe dizer por quê, o seu primeiro grande pedido de pagamento vence ou o fim do ano mostra retenção que ninguém acompanhou: os códigos de custo e a planilha de obras em andamento são montados uma vez, e a contabilidade pode ser construída para alimentar o método fiscal que se aplicar. Comece com a ajuda com a escrituração contábil.
• A sua contabilidade está meses atrasada: veja como pôr em dia a contabilidade atrasada e ajuda com a escrituração contábil.
• A sua contabilidade é pelo regime de caixa e as obras atravessam o fim do ano: veja como passar do regime de caixa para o de competência.
• Um banco ou uma seguradora de fianças pede demonstrações ou uma planilha de obras em andamento: veja demonstrações financeiras para um empréstimo bancário e ajuda com a escrituração contábil.
• Os contratos passam do fim do ano, ou você precisa escolher ou mudar um método fiscal: use contratos de longo prazo.
• O seu 1099 mostra o valor total da obra, mas as equipes foram pagas com ele: veja repasse a subempreiteiros no Schedule C.
• Os subempreiteiros podem ser, na prática, empregados: veja prestadores de serviços que podem ser empregados.
• A obra é financiada com recursos federais ou tem salário vigente: os empreiteiros cobertos enviam a folha de pagamento toda semana; por isso, acompanhe a folha por obra e por trabalhador desde o primeiro pedido de pagamento. Veja ajuda com a escrituração contábil.