營建公司記帳：工程成本核算、按進度請款與保留金

營建公司怎麼記帳，才能看出每個工程的利潤？

把每份合約當作一套獨立的帳：有預算，每筆成本都編入該工程，每次請款都連到合約，並且每月比較成本、請款和已賺取的收入。工程的利潤，是合約價格（包括已核准的變更單，也就是以書面修改價格或工程範圍的文件）減去記到該工程的成本。管理費用留在工程之外，所以這是扣除管理費用前的利潤：每月把各工程的利潤加總，再減去管理費用，才知道公司有沒有賺錢。

每月的例行工作：

1. 為每份簽訂的合約開設一個工程，記下價格，並按成本代碼編列預算。
2. 每筆成本在輸入時就編入工程和成本代碼：帳單、工資工時、刷卡支出、設備。
3. 依工作量明細表請款，而不是一筆總額。
4. 月底估算每個進行中工程的完工所需成本，並算出完工百分比。
5. 比較已賺取的收入與請款金額，並按差額調整帳目。
6. 把每個工程的利潤與原始預算比較。

出現下列情況，就不單純了：

• 您說不出哪些工程賺錢、哪些虧錢，也說不出原因；
• 第一筆大額請款單即將到期，卻沒有工作量明細表；
• 保留金兩邊都有，業主扣您的，您扣分包商的，而年底顯示的餘額沒有工程明細；
• 工程是公共工程、聯邦出資的工程，或適用現行工資標準的工程；
• 工程跨越年底，所以帳目和報稅方法可能顯示不同的收入；
• 分包商的文件還沒齊全就先付款；
• 帳目採用現金收付制，並由銀行資料自動匯入而成。

請收集合約和變更單、工作量明細表、請款單、分包合約和發票、留置權放棄書，以及按工程分的工資記錄。IRS 說，企業帳簿必須顯示總收入、扣除額和抵免，並有佐證文件支持（Publication 583）。

怎麼編列工程預算？哪些成本記到工程上？

根據估價單逐行編列預算，用的成本代碼要與帳目記錄實際成本時相同。成本代碼是代表某類工作或成本的簡短編號，例如框架工程或電氣工程。因該工程而產生的成本，屬於該工程；不論有沒有這個工程都會發生的成本，屬於管理費用。

同時服務好幾個工程的專案經理或場地人員，要不是按固定規則（例如工時或工程大小）分攤到各工程，要不就留在管理費用裡。選定一種規則，並用於每個工程。

在工地工作的業主，要按固定的每小時費率記到工程上，否則工程看起來會比實際更賺錢。如果業主不在工資單上，這個費率只放在工程報表中。

絕不要覆蓋原始預算。每個已核准的變更單單獨列一行，這樣原始毛利和修訂後的毛利都看得到。直接的工程成本通常列在毛利之上；請看服務業的銷貨成本。材料是否適用銷售稅，請看承包商的材料銷售稅。

怎麼用工作量明細表記錄按進度請款（AIA 請款）？

工作量明細表把合約價格分成各個項目，例如拆除、框架和電氣。AIA 式的請款單（仿照美國建築師學會表格的請款單，常簡稱 pay app）再為每個項目報告本期完成的工作、累計完成的工作、存放的材料、扣下的保留金和現在應付的金額。請款單是請款文件，帳目跟著它走。

聯邦固定價格建築合約要求類似的明細。承包商的請款必須按工作項目逐項列出金額，列出每位分包商工作的金額，並附上聲明，證明先前已向分包商付款（FAR 52.232-5）。在私人工程上，由合約決定什麼可以請款、什麼時候可以請款。

每份請款單都按工程記為一張發票，編號一致：

月底的調整，見下文的超額與不足請款一節，使收入與已賺取的金額相符。

什麼是保留金？怎麼記？

保留金（retainage，也稱 retention）是業主在每次進度付款中扣下的一部分，直到工程完工或驗收為止。它出現在帳目的兩邊：向業主收取的應收保留金，以及向您扣下其帳單的分包商支付的應付保留金。

應收保留金是已完成、但業主還沒有付款的工程，所以屬於請款金額。把它遺漏，工程看起來就像請款不足。兩個餘額都要按工程追蹤，因為各自在不同的日期釋放。年底的保留金餘額沒有工程明細，通常表示沒有人追蹤過。批准釋放不等於付款：錢實際移動時才記入現金。

什麼時候收回保留金？州和聯邦規定對釋放怎麼說？

保留金的百分比和釋放日期由合約決定，但要在法律對這類工程設定的限制範圍內。公共工程的法規最明確。私人工程的限制因州而異，所以簽約前要先閱讀您所在州的法律。

公共工程也限制您可以向分包商扣留多少，以及何時付款。聯邦分包合約可以扣留一個指定的百分比（FAR 52.232-27），但承包商要聲明，其請款不含它打算向分包商扣留的金額（FAR 52.232-5）。聯邦總承包合約還要求每份分包合約都規定，承包商須在政府向承包商付款後 7 天 內，向分包商付款，逾期付款要加付利息，並要把這些條款傳遞到下一層級。雙方同意的保留金，以及在適當通知後的扣留，則是例外（FAR 52.232-27）。在佛羅里達州，公共機構支付屬於分包商的保留金時，承包商必須及時轉交（Fla. Stat. 255.078）。在華盛頓州，公共工程的承包商向分包商扣留的金額不得超過 5%，並須按承包商就該保留資金所賺取的利率向其支付利息（RCW 60.28.011）。

釋放往往不只看日期：還看完工、驗收缺失清單（punch list，業主在驗收前列出的最後修補項目）、結案文件和留置權放棄書。請為每個工程記錄每項釋放條件。

什麼是超額請款和請款不足？它們在資產負債表上怎麼顯示？

在權責發生制的帳目上，超額請款（over-billing）是請款多於已賺取的金額，顯示為負債。請款不足（under-billing）是已賺取的金額多於請款，顯示為資產。這些是會計用語，不是稅務用語，沒有官方資料來源為它們下定義；帳戶名稱也各不相同。現金收付制的帳目兩個餘額都不顯示；請把比較放在在建工程明細表上，不要放在分類帳裡。

計算方法：

1. 完工百分比 = 至今的成本除以預計總成本。有些公司改用已安裝的數量或工程師的估算。已購買但尚未安裝的材料，會使至今的成本領先實際進度，所以許多承包商在材料安裝之前不計入。
2. 已賺取的收入 = 合約價格乘以完工百分比。
3. 把已賺取的收入與至今的請款金額比較。

工作量明細表偏重前期工作，就會造成超額請款，看起來像利潤，實際上是您為尚未完成的工作持有的現金。成本落後的工程，超額請款餘額持續增加，是一個警訊。請款不足表示工作完成了但還沒有請款；在下一次請款單上，請款合約允許請款的部分，並追蹤合約尚未允許的部分。

在權責發生制的管理帳上，把每個工程的超額請款負債或請款不足資產，設為請款與已賺取收入之間的累計差額，並且只過帳與上個月餘額相比的變動。請款不足增加時，借記資產，貸記合約收入；超額請款增加時，借記合約收入，貸記負債。

怎麼追蹤在建工程和完工所需的估計成本？

做一份在建工程明細表：每個進行中的工程一行，每月更新。每一行顯示含已核准變更單的合約價格、預計總成本、至今的成本、完工百分比、已賺取的收入、至今請款金額、超額或不足請款，以及預期利潤。

預計總成本是至今的成本，加上主持工程的人對完工所需成本的最新估算。不要用預算減已花費。工程可能已經花掉大半預算，卻只完成一部分，而預算減已花費的數字會把這一點掩蓋。

預期利潤是合約價格減預計總成本。虧損的工程，會在預計總成本超過合約價格的那個月顯現。在權責發生制的實務中，預期虧損的工程，一旦得知，就要為全部預期虧損入帳減值，所以要在那時就標示出來，而不是等到結案。把預期利潤與投標毛利比較，可以看出哪一類的投標會虧錢。

應計提已完成但尚未開發票的分包商工作。否則至今的成本和完工百分比都偏低，工程看起來會比實際更賺錢。

工程上的變更單、訂金和分包商帳單，怎麼處理？

每一項都連到所屬工程：變更單必須以書面核准後才提高價格，訂金在賺取之前是負債，分包商帳單是工程成本。

• 變更單：只有以書面核准後，才加到合約價格和預算中。在此之前，另外追蹤待核准的金額。額外工作的成本，不論是否核准，從第一天起就是工程成本。
• 訂金：在權責發生制的帳目上，工作完成之前收到的訂金，是連到該工程的負債，不是收入。按合約規定，用它沖抵請款單，並隨著工作的賺取確認收入。訂金何時課稅，取決於稅務方法；請看長期合約。
• 分包商帳單：每張帳單編入工程和成本代碼，按分包合約扣留保留金，並在付款前，把分包商請款的百分比與您自己的現場檢查比較。

每位分包商需要哪些文件？

在第一次付款之前收集這些。

工人是否算分包商，要看整體關係：行為控制、財務控制和關係的類型（IRS）。請看可能屬於雇員的承包人。以現金支付分包商的做法，請看以現金支付分包商。

這樣追蹤工程，會改變我的報稅方法嗎？

本身不會，但兩者有關聯。應稅收入依納稅人記帳時經常使用的方法計算，而改變這個方法，一般需要 IRS 同意，須用 3115 表申請（26 U.S.C. 446；IRS 填表說明）。衡量完工百分比的工程明細表，並不會決定稅表採用的方法，但帳目與稅表之間的差異，應當是經過審慎決定的。

聯邦法律要求某些長期合約使用完工百分比法，也豁免其他合約，包括某些住宅建築合約，以及符合第 448(c) 條總收入限額、且不是被禁止的避稅工具的企業，預計在兩年內完成的建築合約（26 U.S.C. 460(e)；Public Law 119-21，第 70430 條）。每項豁免都有明確的測試，所以合約是否符合，取決於它的期限、類型和您的規模。

報稅方法的規則、保留金和稅務上的訂金，請看長期合約。現金收付制與權責發生制的帳目，請看從現金收付制改為權責發生制。

舉例

這些例子使用美元和四捨五入的說明性數字。

請款不足的裝修工程

一位裝修業者簽下一份 $250,000 的工程，已請款 $125,000。至今成本 $90,000，預計總成本 $150,000，所以工程完成 60%，已賺取的收入是 $150,000。$25,000 的差額是請款不足，在資產負債表上是資產。如果這是該工程的第一次調整，月底分錄借記超過請款的成本及估計盈利，貸記合約收入，金額 $25,000。預期利潤是 $100,000。合約允許的話，下一份請款單應當請求這部分工作的款項；不允許的話，要追蹤是什麼擋住了它。

兩邊都有的保留金

一份 $300,000 的商業合約扣留 10%。請款 $200,000 的工作後，$180,000 現在可收，$20,000 在應收保留金裡。一位框架分包商請款 $90,000，承包商扣留 10%：$81,000 現在應付，$9,000 是應付保留金。兩個保留金餘額都在釋放的款項付出時沖銷，而不是在開發票時。

現金看起來沒問題、實際卻虧錢的工程

一個 $200,000 的工程，投標時預計成本 $170,000。進行五個月後，至今成本 $110,000，專案經理估計還要 $110,000 才能完工，所以預計總成本是 $220,000，工程完成 50%。已賺取的收入是 $100,000。一份偏重前期工作的工作量明細表已請款 $120,000，業主也已付款，所以工程超額請款 $20,000，銀行餘額看起來很健康。預期利潤是 $20,000 的虧損，本月就看得到，而不是到結案才發現。已賺取的收入減至今成本，到目前只顯示 $10,000 的虧損；依上述全額虧損的做法，要把另外的 $10,000 記為尚未發生的損失準備。這是帳目分錄；稅務則依稅表採用的方法。

您的情況不同嗎？

• 您投標的工程虧錢卻說不出原因、第一筆大額請款單即將到期，或年底出現沒人追蹤的保留金：成本代碼和在建工程明細表只需設定一次，帳目也可以建立成供應適用的任何報稅方法。請先尋求記帳協助。
• 您的帳目落後好幾個月：請看補做逾期的帳目和記帳協助。
• 您的帳目採用現金收付制，而且工程跨越年底：請看從現金收付制改為權責發生制。
• 銀行或保證公司要求報表或在建工程明細表：請看銀行貸款用的財務報表和記帳協助。
• 合約跨越年底，或您必須選擇或改變報稅方法：請用長期合約。
• 您的 1099 表顯示工程全額，但工人是從中支付的：請看Schedule C 上的分包商轉付。
• 分包商可能其實是雇員：請看可能屬於雇員的承包人。
• 工程由聯邦出資或適用現行工資標準：受涵蓋的承包商每週提交工資報表，所以從第一份請款單起，就要按工程和工人追蹤工資記錄。請看記帳協助。