建筑公司记账：工程成本核算、按进度开票与保留金

建筑公司怎么记账，才能看出每个工程的利润？

把每份合同当作一套独立的账：有预算，每笔成本都编码到工程上，每次开票都与合同对应，每月比较成本、开票金额和已赚取收入。一个工程的利润等于合同价（含已批准的变更单，即书面的价格或工作范围变更）减去记到它名下的成本。日常管理费用不记在工程内，所以这是扣除日常管理费用之前的利润：每月把各工程的利润加总，再减去日常管理费用，才能看出公司有没有赚钱。

每月的例行工作：

1. 每签一份合同就开一个工程，记下合同价，并按成本编码设预算。
2. 每笔成本录入时，就编码到工程和成本编码：账单、工时、信用卡消费、设备。
3. 按分项价值表开票，不要开一笔总额。
4. 月末估算每个未完工程还需要的成本，算出完工百分比。
5. 把已赚取收入与开票金额比较，并按差额调整账目。
6. 把每个工程的利润与最初预算比较。

出现下面这些情况，就不简单了：

• 您说不清哪些工程赚钱、哪些亏钱，或者原因是什么；
• 第一笔大额付款申请快要到期了，却没有分项价值表；
• 两边都有保留金，业主扣着您的，您又扣着分包商的，而年末的余额没有按工程分列；
• 工程是公共工程、联邦资助的工程，或者要求现行工资标准；
• 工程跨年度，账目和报税方法显示的收入可能不同；
• 分包商的手续还没齐就先付了款；
• 账是收付实现制，而且是用银行流水做出来的。

请先准备：合同和变更单、分项价值表、付款申请、分包合同和发票、留置权放弃书，以及按工程分列的工资。IRS 说，企业的账簿必须显示总收入、扣除和抵免，并有证明文件支持（第 583 号出版物）。

怎样做工程预算？哪些成本记到工程上？

预算按估价单逐行做，用的成本编码要和账上记录实际成本的编码一致。成本编码是给某类工作或成本编的一个简短号码，比如框架或电气。一笔成本如果因为这个工程才发生，就属于这个工程；不管有没有这个工程都会发生的成本，是日常管理费用。

同时服务几个工程的项目经理或堆场工人，要么按固定规则（比如工时或工程规模）分摊到各工程，要么留在日常管理费用里。选定一条规则，并用在每个工程上。

在现场干活的老板，要按固定的小时费率记到工程上，否则工程看起来会比实际更赚钱。如果老板不在工资单上，这个费率只放在工程报表里。

千万不要覆盖最初的预算。每个已批准的变更单单独加一行，这样原来的和修改后的利润率都能看到。工程的直接成本通常放在毛利之上；请看服务业的销货成本。材料是否要交销售税，请看承包商材料的销售税。

怎样用分项价值表按进度开票（AIA 式开票）？

分项价值表把合同价拆成若干分项，比如拆除、框架和电气。AIA 式的付款申请（仿照美国建筑师学会的表格，常简称 pay app）对每个分项报告：本期完成的工作、累计完成的工作、存放的材料、扣留的保留金和现在应付的金额。付款申请是开票的单据，账目跟着它走。

联邦固定价格建筑合同要求类似的明细。承包商的申请必须按工作项目列明金额，列出每个分包商的工作金额，并附上证明此前已向分包商付款的声明（FAR 52.232-5）。私人工程由合同决定什么可以开票、何时开票。

每份付款申请记为一个工程一张发票，编号要对应：

下面“超额开票和不足开票”一节的月末调整，会把收入调到已赚取的水平。

什么是保留金？怎样入账？

保留金（retainage，也叫 retention）是业主在每次进度付款中扣下、直到工程完工或验收才付的那一部分。它在账上出现在两边：向业主收取的应收保留金，和向被您扣下款项的分包商支付的应付保留金。

应收保留金是已经完成、业主还没有付款的工作，所以要计入开票金额。不计入的话，工程看起来就像开票不足。两个余额都要按工程跟踪，因为各自在不同的日期释放。年末的保留金余额没有按工程分列，通常说明没有人在跟踪。批准释放不等于付款：钱动了的时候才记现金。

什么时候能收回保留金？州和联邦对释放有什么规定？

保留金的比例和释放日期由合同定，但不能超出法律对这类工程设的限制。公共工程的法规最明确。私人工程的限制因州而异，所以签约前要读您所在州的法律。

公共工程还限制您能向分包商扣留什么、何时付款。联邦分包合同可以扣留约定的比例（FAR 52.232-27），但承包商要声明其付款申请中不含它打算向分包商扣留的金额（FAR 52.232-5）。联邦总承包合同还要求每份分包合同都约定，承包商在政府向其付款后 7 天 内向分包商付款，逾期要付利息，并把这些条款向下传递给更下层的分包商。约定的保留金和经过适当通知后的扣留是例外（FAR 52.232-27）。在佛罗里达州，公共机构支付属于分包商的保留金时，承包商必须及时转付（Fla. Stat. 255.078）。在华盛顿州，公共工程的承包商向分包商扣留的款项不得超过 5%，并要按承包商在这笔预留资金上赚到的利率向分包商支付利息（RCW 60.28.011）。

释放往往不只看日期：还要看完工、收尾清单（业主在验收前列出的最后整改项目）、结算文件和留置权放弃书。每个工程都要记录各项释放条件。

什么是超额开票和不足开票？在资产负债表上显示在哪里？

在权责发生制的账上，超额开票是指您开的票超过了您赚到的，显示为负债。不足开票是指您赚到的超过了您开的票，显示为资产。这些是会计术语，不是税务术语，也没有官方来源对它们下定义；科目名称各不相同。收付实现制的账上两个余额都没有；比较放在在建工程表里，不进总账。

计算方法：

1. 完工百分比 = 截至目前的成本除以估计总成本。有些公司改用已安装的数量或工程师的估算。买了但还没安装的材料，会让截至目前的成本跑到实际工作前面，所以许多承包商在安装之前不把它们计入。
2. 已赚取收入 = 合同价乘以完工百分比。
3. 把已赚取收入与截至目前的开票金额比较。

分项价值表把金额向早期工作倾斜，就会造成超额开票，看起来像利润，其实是您手里为还没做的工作收到的现金。成本滞后的工程，超额开票余额越来越大，就是一个警告。不足开票意味着工作做了但没有开票；在下一次付款申请上开合同允许开的部分，并跟踪合同暂时还不允许开的部分。

在权责发生制的管理账上，把每个工程的超额开票负债或不足开票资产，设为开票金额与已赚取收入的累计差额，只过账与上月余额相比的变动。不足开票增加时，借记资产、贷记合同收入；超额开票增加时，借记合同收入、贷记负债。

怎样跟踪在建工程和估计的完工成本？

做一张在建工程表：每个未完工程一行，每月更新。每一行显示含已批准变更单的合同价、估计总成本、截至目前的成本、完工百分比、已赚取收入、截至目前的开票金额、超额或不足开票，以及预期利润。

估计总成本等于截至目前的成本，加上负责工程的人对完工成本的最新估算。不要用预算减已花的钱。一个工程可能钱已经花了大半，而工程只完成了一部分，预算减已花的算法会掩盖这一点。

预期利润等于合同价减去估计总成本。亏损的工程，在估计总成本超过合同价的那个月就会显示出来。按权责发生制的做法，预计亏损的工程，一旦知道就要按全部预计亏损减记，所以要在那时就标出来，而不是等到结算。把预期利润与投标利润率比较，能看出哪类投标在亏钱。

分包商已经做完但还没有开票的工作，要预提入账。否则截至目前的成本和完工百分比都偏低，工程看起来比实际更赚钱。

变更单、订金和分包商账单，在工程上怎么处理？

每一项都要记到对应的工程：变更单只有在书面批准后才增加合同价，订金在赚到之前是负债，分包商账单是工程成本。

• 变更单： 只有书面批准后，才加到合同价和预算里。在这之前，把待批准的金额单独跟踪。额外工作的成本从第一天起就是工程成本，不论批没批准。
• 订金： 在权责发生制的账上，工作完成之前收到的订金是记在工程名下的负债，不是收入。按合同约定用它抵付款申请，并随着工作的完成确认收入。订金什么时候征税，取决于报税方法；请看长期合同。
• 分包商账单： 每张账单编码到工程和成本编码，按分包合同扣留保留金，付款前把分包商开出的完工百分比与您自己的现场检查比较。

每个分包商需要提供哪些手续文件？

第一次付款之前就要收齐这些。

一个人究竟是不是分包商，要看整体关系：行为控制、财务控制和关系类型（IRS）。请看可能属于员工的承包商。用现金支付分包商，请看用现金支付分包商。

这样跟踪工程会改变我的报税方法吗？

本身不会，但两者有关联。应税收入按纳税人在记账中一贯使用的方法计算，而更改这个方法一般需要 IRS 同意，用 3115 表申请（26 U.S.C. 446；IRS 填报说明）。衡量完工百分比的工程表并不决定税表用什么方法，但账目与税表之间的差异应当是有意的选择。

联邦法律对一些长期合同要求用完工百分比法，对另一些则豁免，包括某些住宅建筑合同，以及对于总收入在第 448(c) 条限额之内、又不是被禁止的避税安排的企业，预计在两年内完成的建筑合同（26 U.S.C. 460(e)；公法 119-21，第 70430 条）。每项豁免都有明确的测试，所以一份合同是否符合，取决于它的期限、类型和您的规模。

报税的方法规则、保留金和订金，见长期合同。收付实现制和权责发生制的账，请看从收付实现制转为权责发生制。

示例

这些示例使用美元和凑整的说明性数字。

一个开票不足的装修工程

一位装修商签了一份 $250,000 的工程，已经开票 $125,000。截至目前的成本是 $90,000，估计总成本是 $150,000，所以工程完成了 60%，已赚取收入是 $150,000。$25,000 的差额就是不足开票，在资产负债表上是资产。如果这是该工程的第一次调整，月末分录是借记超出开票的成本和估计收益、贷记合同收入，金额 $25,000。预期利润是 $100,000。合同允许的话，下一次付款申请应当开出这部分工作；不允许的话，要跟踪是什么拦住了它。

两边都有保留金

一份 $300,000 的商业合同扣留 10%。按 $200,000 的工作量开票后，$180,000 现在可收，$20,000 在应收保留金里。一位框架分包商开出 $90,000 的账单，承包商扣留 10%：$81,000 现在应付，$9,000 是应付保留金。两个保留金余额，都是在释放的钱付出时才结清，而不是在开发票时。

现金看起来不错、工程却在亏钱

一个 $200,000 的工程，投标时的成本是 $170,000。五个月后，截至目前的成本是 $110,000，项目经理估计还要 $110,000 才能完工，所以估计总成本是 $220,000，工程完成了 50%。已赚取收入是 $100,000。向早期工作倾斜的分项价值表已开票 $120,000，业主也已付款，所以工程超额开票 $20,000，银行余额看起来很健康。预期利润是 $20,000 的亏损，这个月就能看到，而不是等到结算。已赚取收入减去截至目前的成本，只显示目前亏了 $10,000；按上文的全额亏损做法，另外 $10,000 要记为对尚未发生的亏损的拨备。这是账上的分录；税务按税表的方法处理。

您的情况不同？

• 您投标的工程在亏钱却说不清原因，第一笔大额付款申请快到期，或者年末出现没人跟踪的保留金： 成本编码和在建工程表只需要建立一次，账目可以设计成为适用的任何报税方法提供数据。请先找记账帮助。
• 您的账落后了好几个月： 请看补做逾期未做的账和记账帮助。
• 您的账是收付实现制，工程又跨年度： 请看从收付实现制转为权责发生制。
• 银行或担保公司要报表或在建工程表： 请看银行贷款用的财务报表和记账帮助。
• 合同跨过年末，或者您必须选择或更改报税方法： 请使用长期合同。
• 您的 1099 表显示整个工程的金额，但工人是从里面支付的： 请看Schedule C 上的分包商转付款项。
• 分包商可能其实是员工： 请看可能属于员工的承包商。
• 工程由联邦资助，或要求现行工资标准： 适用的承包商每周提交工资表，所以从第一笔付款申请起，就要按工程和工人跟踪工资。请看记账帮助。