İnşaat Muhasebesi: İş Maliyeti, AIA Faturalama ve Retainage

İnşaat şirketinde her işin kârı görünsün diye muhasebe kayıtlarını nasıl tutarım?

Her sözleşmeyi kendi defter seti gibi ele alın: bir bütçe, işe kodlanmış her maliyet, sözleşmeye bağlı her fatura ve maliyet, faturalama ile kazanılan gelirin aylık karşılaştırması. Bir işin kârı, onaylı değişiklik emirleri (fiyatta veya kapsamda yazılı değişiklikler, change order) dahil sözleşme bedeli eksi işe yazılan maliyetlerdir. Genel giderler işin dışında kalır; bu yüzden bu, genel giderlerden önceki kârdır: her ay işlerin kârını toplayın ve işletmenin para kazanıp kazanmadığını görmek için genel giderleri çıkarın.

Aylık rutin:

1. İmzalanan her sözleşme için, fiyatı ve maliyet koduna göre bir bütçesiyle bir iş açın.
2. Her maliyeti girildiği anda bir işe ve maliyet koduna kodlayın: faturalar, bordro saatleri, kart harcamaları, ekipman.
3. Götürü tutar yerine iş kalemleri çizelgesinden (schedule of values) faturalayın.
4. Ay sonunda her açık iş için bitirme maliyetini tahmin edin ve tamamlanma yüzdesini hesaplayın.
5. Kazanılan geliri faturalamalarla karşılaştırın ve defterleri farka göre düzeltin.
6. Her işin kârını özgün bütçeyle karşılaştırın.

Şu durumlarda tablo basit değildir:

• hangi işlerin kazandırdığını veya kaybettirdiğini ya da nedenini söyleyemiyorsanız;
• ilk büyük hakediş talebinizin zamanı geldiyse ve iş kalemleri çizelgesi yoksa;
• teminat kesintisi iki tarafta da tutuluyorsa (işveren sizin teminatınızı, siz alt yüklenicilerinizinkini tutuyorsunuz) ve yıl sonu iş ayrıntısı olmayan bakiyeler gösteriyorsa;
• iş kamuya aitse, federal fonlu ise veya geçerli ücret (prevailing wage) kapsamındaysa;
• işler yıl sonunu aşıyorsa, bu yüzden defterler ve vergi yöntemi farklı gelir gösterebiliyorsa;
• alt yüklenicilere, evrakları tamamlanmadan ödeme yapılıyorsa;
• defterler nakit esaslıysa ve banka akışından oluşturulmuşsa.

Sözleşmeyi ve değişiklik emirlerini, iş kalemleri çizelgesini, hakediş taleplerini, alt yüklenici sözleşmelerini ve faturalarını, lien feragat belgelerini ve iş bazında bordroyu toplayın. IRS, işletme defterlerinin brüt geliri, indirimleri ve kredileri göstermesi ve destekleyici belgelerle desteklenmesi gerektiğini söyler (Publication 583).

Proje bütçesini nasıl oluştururum ve hangi maliyetler işe yazılır?

Bütçeyi tahminden satır satır, muhasebe kayıtlarının gerçek maliyetler için kullanacağı aynı maliyet kodlarıyla oluşturun. Maliyet kodu, çerçeve veya elektrik gibi bir iş ya da maliyet türü için kısa bir numaradır. Bir maliyet, o iş yüzünden doğuyorsa işe aittir; zaten doğacak olan maliyet genel giderdir.

Birden fazla işe hizmet eden bir proje yöneticisi veya saha ekibi, saat veya iş büyüklüğü gibi sabit bir kuralla işlere yazılır ya da genel giderde bırakılır. Tek bir kural seçin ve her işe uygulayın.

Sahada çalışan bir sahibi işlere sabit bir saatlik oranla yazın; aksi halde işler olduğundan daha kârlı görünür. Sahip bordroda değilse bu oranı yalnızca iş raporunda tutun.

Özgün bütçenin üzerine asla yazmayın. Onaylanan her değişiklik emrini kendi satırı olarak ekleyin; böylece özgün ve revize marj birlikte görünür. Doğrudan iş maliyetleri genellikle brüt kârın üstünde yer alır; bkz. hizmet işletmesi için satılan malın maliyeti. Satış vergisinin malzemelere uygulanıp uygulanmadığı müteahhitlerde malzemelerin satış vergisi rehberinde anlatılır.

Hakedişi iş kalemleri çizelgesiyle (AIA faturalama) nasıl kaydederim?

İş kalemleri çizelgesi (schedule of values), sözleşme bedelini yıkım, çerçeve ve elektrik gibi kalemlere böler. AIA tarzı bir hakediş talebi (Amerikan Mimarlar Enstitüsü'nün formundan model alınmıştır, çoğu zaman pay app denir) her kalem için bu dönemde yapılan işi, bugüne kadar yapılan toplamı, depolanan malzemeleri, tutulan teminat kesintisini ve şimdi ödenecek tutarı bildirir. Faturalama belgesi hakediş talebidir; defterler onu izler.

Federal sabit fiyatlı inşaat sözleşmeleri de benzer ayrıntı ister. Müteahhidin talebi tutarları iş unsuruna göre kalem kalem göstermeli, her alt yüklenicinin işi için tutarı listelemeli ve alt yüklenicilere önceki ödemelerin yapıldığına dair bir beyan taşımalıdır (FAR 52.232-5). Özel işlerde neyin faturalanabileceğini ve ne zaman faturalanacağını sözleşme belirler.

Her hakediş talebini iş başına numarası eşleşen bir fatura olarak kaydedin:

Aşağıdaki fazla ve eksik faturalama bölümündeki ay sonu düzeltmesi geliri kazanılan tutara getirir.

Teminat kesintisi (retainage) nedir ve nasıl kaydederim?

Teminat kesintisi (retention da denir), işveren işin bitmesine veya kabul edilmesine kadar her hakediş ödemesinden tuttuğu paydır. Defterlerde iki tarafta da görünür: işverenden teminat kesintisi alacağı ve faturasından kesinti yaptığınız alt yükleniciler için teminat kesintisi borcu.

Teminat kesintisi alacağı, işverenin henüz ödemediği kazanılmış iştir; bu yüzden faturalamalara aittir. Bunu dışarıda bırakırsanız iş eksik faturalanmış görünür. Her iki bakiyeyi de iş bazında takip edin; çünkü her biri kendi tarihinde serbest kalır. İş ayrıntısı olmayan bir yıl sonu teminat kesintisi bakiyesi genellikle kimsenin takip etmediği anlamına gelir. Serbest bırakma onayı ödeme değildir: parayı para hareket ettiğinde kaydedin.

Teminat kesintisini ne zaman tahsil ederim ve eyalet ile federal kurallar serbest bırakma hakkında ne diyor?

Sözleşme, kanunun o iş türü için koyduğu sınırlar içinde yüzdeyi ve serbest bırakma tarihini belirler. En açık kanunlar kamu işleri içindir. Özel işlerdeki sınırlar eyalete göre değişir; bu yüzden imzalamadan önce eyaletinizin kanununu okuyun.

Kamu işi, alt yüklenicilerden neyi tuttuğunuzu ve onlara ne zaman ödeme yaptığınızı da sınırlar. Federal bir alt sözleşme belirli bir yüzdeyi tutabilir (FAR 52.232-27), ancak müteahhit, ödeme talebinin bir alt yükleniciden tutmayı planladığı tutarları içermediğini onaylar (FAR 52.232-5). Federal bir ana sözleşme ayrıca her alt sözleşmenin, hükümet müteahhide ödeme yaptıktan sonra 7 gün içinde alt yükleniciye ödeme yapmayı, geç ödemelerde faiz ödemeyi ve bu hükümleri alt kademelere aktarmayı müteahhide yüklemesini gerektirir. Kararlaştırılan teminat kesintisi ve usulüne uygun bildirimden sonra yapılan kesintiler istisnadır (FAR 52.232-27). Florida'da kamu kurumu alt yüklenicilere ait teminat kesintisini ödediğinde müteahhit bunu zamanında aktarmalıdır (Fla. Stat. 255.078). Washington'da bir kamu projesindeki müteahhit alt yükleniciden %5 kadarından fazlasını tutamaz ve ayrılan fonlarda kazandığı oranda faiz borçludur (RCW 60.28.011).

Serbest bırakma çoğu zaman takvimden fazlasına bağlıdır: tamamlanma, eksik listesi (punch list, işverenin kabulden önceki son düzeltme listesi), kapanış belgeleri ve lien feragat belgeleri. Her serbest bırakma koşulunu iş bazında kaydedin.

Fazla faturalama ve eksik faturalama nedir ve bilançomda nerede görünür?

Tahakkuk esaslı defterlerde fazla faturalama, kazandığınızdan fazlasını faturaladığınız anlamına gelir ve yükümlülük olarak görünür. Eksik faturalama, faturaladığınızdan fazlasını kazandığınız anlamına gelir ve varlık olarak görünür. Bunlar vergi değil muhasebe terimleridir ve hiçbir resmî kaynak bunları tanımlamaz; hesap adları değişir. Nakit esaslı defterler bu bakiyelerin hiçbirini göstermez; karşılaştırmayı defterin dışında, devam eden iş çizelgesinde tutun.

Bunları ölçmek için:

1. Tamamlanma yüzdesi = bugüne kadarki maliyet bölü tahmini toplam maliyet. Bazı şirketler bunun yerine kurulan birimleri veya bir mühendis tahminini kullanır. Satın alınmış ama henüz monte edilmemiş malzemeler bugüne kadarki maliyeti gerçek işin önüne geçirebilir; bu yüzden birçok müteahhit onları monte edilene kadar dışarıda bırakır.
2. Kazanılan gelir = sözleşme bedeli çarpı tamamlanma yüzdesi.
3. Kazanılan geliri bugüne kadarki faturalamalarla karşılaştırın.

Erken işlere ağırlık verilmiş bir iş kalemleri çizelgesi fazla faturalama yaratır; bu kâr gibi görünür ama henüz yapılmamış iş için elinizde tuttuğunuz paradır. Maliyetleri geride kalan bir işte büyüyen fazla faturalanmış bakiye bir uyarıdır. Eksik faturalama, işin yapıldığı ama faturalanmadığı anlamına gelir; sözleşmenin bir sonraki talepte faturalamanıza izin verdiğini faturalayın ve henüz izin vermediğini takip edin.

Tahakkuk esaslı yönetim defterlerinde, her işin fazla faturalama yükümlülüğünü veya eksik faturalama varlığını faturalamalar ile kazanılan gelir arasındaki kümülatif farka ayarlayın ve yalnızca geçen ayın bakiyesine göre değişimi kaydedin. Daha büyük bir eksik faturalama varlığı borçlandırır ve sözleşme gelirini alacaklandırır; daha büyük bir fazla faturalama sözleşme gelirini borçlandırır ve yükümlülüğü alacaklandırır.

Devam eden işi ve bitirme için tahmini maliyeti nasıl takip ederim?

Bir devam eden iş (work-in-progress) çizelgesi tutun: her açık iş için bir satır, her ay güncellenir. Her satır onaylı değişiklik emirleriyle sözleşme bedelini, tahmini toplam maliyeti, bugüne kadarki maliyeti, tamamlanma yüzdesini, kazanılan geliri, bugüne kadar faturalananı, fazla veya eksik faturalamayı ve beklenen kârı gösterir.

Tahmini toplam maliyet, bugüne kadarki maliyet artı işi yöneten kişiden gelen bitirme maliyetinin yeni bir tahminidir. Bütçe eksi harcanan tutarı kullanmayın. Bir iş büyük ölçüde harcanmış ama yalnızca kısmen inşa edilmiş olabilir ve bütçe eksi harcanan rakamı bunu gizler.

Beklenen kâr, sözleşme bedeli eksi tahmini toplam maliyettir. Zarar eden bir iş, tahmini toplam maliyetin sözleşme bedelini aştığı ay görünür. Tahakkuk esaslı uygulamada, para kaybedeceği beklenen bir iş, bu bilindiğinde beklenen zararın tamamı kadar değerinden düşürülür; bu yüzden onu kapanışta değil, o zaman işaretleyin. Beklenen kârı teklif marjıyla karşılaştırmak hangi tür tekliflerin kaybettirdiğini gösterir.

Yapılmış ama henüz faturalanmamış alt yüklenici işini tahakkuk ettirin. Aksi halde bugüne kadarki maliyet ve tamamlanma yüzdesi çok düşük çıkar ve iş olduğundan daha kârlı görünür.

Bir işte değişiklik emirlerini, avansları ve alt yüklenici faturalarını nasıl yönetirim?

Her birini işine bağlayın: değişiklik emri fiyatı yalnızca yazılı onaylandığında yükseltir, avans kazanılana kadar bir yükümlülüktür ve alt yüklenici faturası bir iş maliyetidir.

• Değişiklik emirleri: bunları sözleşme bedeline ve bütçeye yalnızca yazılı onaylandığında ekleyin. O zamana kadar bekleyen tutarı ayrı takip edin. Ek işin maliyetleri, onaylansın onaylanmasın, ilk günden itibaren iş maliyetidir.
• Avanslar (deposits): tahakkuk esaslı defterlerde, iş yapılmadan önce alınan bir avans gelir değil, işe bağlı bir yükümlülüktür. Sözleşmede yazdığı gibi hakediş taleplerine mahsup edin ve gelire iş kazanıldıkça kaydedin. Bir avansın ne zaman vergilendirildiği vergi yöntemine bağlıdır; bkz. uzun vadeli sözleşmeler.
• Alt yüklenici faturaları: her faturayı bir işe ve maliyet koduna kodlayın, teminat kesintisini alt sözleşmede yazdığı gibi tutun ve ödemeden önce alt yüklenicinin faturaladığı yüzdeyi kendi saha kontrolünüzle karşılaştırın.

Her alt yüklenicide hangi evraklara ihtiyacım var?

Bunları ilk ödemeden önce toplayın.

Bir işçinin alt yüklenici olup olmadığı ilişkinin bütününe bağlıdır: davranışsal kontrol, mali kontrol ve ilişkinin türü (IRS). Bkz. çalışan olabilecek yükleniciler. Alt yükleniciye nakit ödeme alt yüklenicilere nakit ödeme rehberinde anlatılır.

İşleri bu şekilde takip etmek vergi yöntemimi değiştirir mi?

Kendi başına hayır, ama ikisi bağlantılıdır. Vergilendirilebilir gelir, mükellefin defterleri tutarken düzenli olarak kullandığı yönteme göre hesaplanır ve bu yöntemin değişmesi genellikle IRS onayı gerektirir; bu, Form 3115 ile istenir (26 U.S.C. 446; IRS talimatları). Tamamlanma yüzdesini ölçen bir iş çizelgesi beyannamenin yöntemini seçmez, ancak defterlerle beyanname arasındaki bir fark bilinçli bir tercih olmalıdır.

Federal kanun bazı uzun vadeli sözleşmeler için tamamlanma yüzdesini zorunlu kılar, diğerlerini muaf tutar; bunlar arasında belirli konut inşaatı sözleşmeleri ve 448(c) maddesinin brüt hasılat sınırı içinde kalan, yasaklı bir vergi sığınağı (tax shelter) olmayan bir işletme için iki yıl içinde bitirmeyi beklediği inşaat sözleşmeleri vardır (26 U.S.C. 460(e); Public Law 119-21, section 70430). Her istisna tanımlı bir testtir; bu yüzden bir sözleşmenin nitelikli olup olmadığı süresine, türüne ve büyüklüğünüze bağlıdır.

Vergi için yöntem kuralları, teminat kesintisi ve avanslar uzun vadeli sözleşmeler rehberindedir. Nakit esaslı ve tahakkuk esaslı defterler nakit esasından tahakkuk esasına geçiş rehberindedir.

Örnek

Bu örnekler ABD dolarını ve yuvarlak, açıklayıcı rakamları kullanır.

Eksik faturalanmış bir tadilat

Bir tadilat müteahhidi $250.000 değerinde bir iş imzalıyor ve şimdiye kadar $125.000 faturalamış. Bugüne kadarki maliyetler, $150.000 tahmini toplam maliyete karşı $90.000; bu yüzden iş %60 tamamlanmış ve kazanılan gelir $150.000. $25.000 tutarındaki fark eksik faturalamadır ve bilançoda bir varlıktır. Bu işin ilk düzeltmesiyse ay sonu kaydı, “faturalamaları aşan maliyetler ve tahmini kazançlar” hesabını borçlandırır ve sözleşme gelirini $25.000 tutarında alacaklandırır. Beklenen kâr $100.000. Sözleşme izin veriyorsa bir sonraki hakediş talebi bu işi faturalamalıdır; vermiyorsa neyin engellediğini takip edin.

İki tarafta da teminat kesintisi

$300.000 değerinde bir ticari sözleşme %10 kesinti yapar. $200.000 değerinde iş faturalandıktan sonra $180.000 şimdi tahsil edilebilir, $20.000 ise teminat kesintisi alacağında durur. Bir çerçeve alt yüklenicisi $90.000 faturalar ve müteahhit %10'unu tutar: $81.000 şimdi ödenecek, $9.000 teminat kesintisi borcudur. Her iki teminat kesintisi bakiyesi de faturada değil, serbest bırakılan para ödendiğinde kapanır.

Nakit durumu iyi görünürken para kaybeden bir iş

$200.000 değerinde bir iş $170.000 maliyetle teklif edilmişti. Beş ay sonra bugüne kadarki maliyetler $110.000 ve proje yöneticisi bitirmek için $110.000 daha tahmin ediyor; bu yüzden tahmini toplam maliyet $220.000 ve iş %50 tamamlanmış. Kazanılan gelir $100.000. Erken işlere ağırlık verilmiş bir iş kalemleri çizelgesi $120.000 faturalamış ve işveren bunu ödemiş; bu yüzden iş $20.000 fazla faturalanmış ve banka bakiyesi sağlıklı görünüyor. Beklenen kâr $20.000 zarardır; kapanışta değil, bu ay görünür. Kazanılan gelir eksi bugüne kadarki maliyet şimdilik yalnızca $10.000 zarar gösterir; yukarıdaki tam zarar uygulamasına göre kalan $10.000 tutarını henüz gelmemiş zarar için karşılık olarak kaydedin. Bu bir defter kaydıdır; vergi, beyannamenin yöntemini izler.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Para kaybettiren işler için teklif veriyorsanız ve nedenini söyleyemiyorsanız, ilk büyük hakediş talebinizin zamanı geldiyse veya yıl sonu kimsenin takip etmediği teminat kesintisi gösteriyorsa: maliyet kodları ve devam eden iş çizelgesi bir kez kurulur ve defterler geçerli olan vergi yöntemini besleyecek şekilde oluşturulabilir. Muhasebe kayıtları desteği ile başlayın.
• Defterleriniz aylarca gerideyse: bkz. gecikmiş defterleri yetiştirme ve muhasebe kayıtları desteği.
• Defterleriniz nakit esaslıysa ve işler yıl sonunu aşıyorsa: bkz. nakit esasından tahakkuk esasına geçiş.
• Bir banka veya teminat (bonding) şirketi tablolar veya bir devam eden iş çizelgesi istiyorsa: bkz. banka kredisi için mali tablolar ve muhasebe kayıtları desteği.
• Sözleşmeler yıl sonunu aşıyorsa veya bir vergi yöntemi seçmeniz ya da değiştirmeniz gerekiyorsa: uzun vadeli sözleşmeler rehberini kullanın.
• 1099'unuz işin tamamını gösteriyor ama ekipler bundan ödendiyse: bkz. Schedule C'de alt yüklenici aktarımı.
• Alt yükleniciler aslında çalışan olabilirse: bkz. çalışan olabilecek yükleniciler.
• İş federal fonluysa veya geçerli ücret kapsamındaysa: kapsamdaki müteahhitler bordroyu haftalık sunar; bu yüzden ilk hakediş talebinden itibaren bordroyu iş ve işçi bazında takip edin. Bkz. muhasebe kayıtları desteği.