Baubuchhaltung: Job Costing, AIA-Abrechnung, Retainage

Wie führe ich die Buchhaltung eines Bauunternehmens, damit jeder Auftrag seinen Gewinn zeigt?

Behandeln Sie jeden Vertrag wie eigene Bücher: ein Budget, jede Kostenart dem Auftrag zugeordnet, jede Abrechnung an den Vertrag gebunden und ein monatlicher Vergleich von Kosten, Abrechnung und verdientem Erlös. Der Gewinn eines Auftrags ist der Vertragspreis, einschließlich genehmigter Change Orders (Nachträge, also schriftliche Änderungen von Preis oder Leistungsumfang), minus die ihm belasteten Kosten. Gemeinkosten bleiben außerhalb des Auftrags. Es ist also der Gewinn vor Gemeinkosten: Addieren Sie jeden Monat den Gewinn der Aufträge und ziehen Sie die Gemeinkosten ab, um zu sehen, ob das Unternehmen Geld verdient hat.

Die monatliche Routine:

1. Legen Sie für jeden unterschriebenen Vertrag einen Auftrag an, mit Preis und Budget je Kostencode.
2. Ordnen Sie jede Kostenart bei der Erfassung einem Auftrag und einem Kostencode zu: Rechnungen, Lohnstunden, Kartenbelastungen, Geräte.
3. Rechnen Sie anhand einer Wertaufstellung ab, nicht pauschal.
4. Schätzen Sie zum Monatsende für jeden offenen Auftrag die Restkosten und ermitteln Sie den Fertigstellungsgrad.
5. Vergleichen Sie den verdienten Erlös mit den Abrechnungen und passen Sie die Bücher an die Differenz an.
6. Vergleichen Sie den Gewinn jedes Auftrags mit dem ursprünglichen Budget.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• Sie nicht sagen können, welche Aufträge Gewinn oder Verlust gebracht haben oder warum;
• Ihr erster großer Zahlungsantrag fällig ist und es keine Wertaufstellung gibt;
• auf beiden Seiten ein Sicherheitseinbehalt gilt, der Bauherr Ihren einbehält und Sie den Ihrer Subunternehmer, und das Jahresende Salden ohne Auftragsdetail zeigt;
• der Auftrag öffentlich, bundesfinanziert oder an den ortsüblichen Mindestlohn gebunden ist;
• Aufträge über das Jahresende hinausgehen, sodass Bücher und Steuermethode unterschiedliche Einkünfte zeigen können;
• Subunternehmer bezahlt werden, bevor ihre Unterlagen vollständig sind;
• die Bücher nach der Zufluss-Abfluss-Methode geführt und aus dem Bankfeed aufgebaut werden.

Sammeln Sie den Vertrag und die Change Orders, die Wertaufstellung, Zahlungsanträge, Subunternehmerverträge und Rechnungen, Verzichtserklärungen auf Pfandrechte und die Lohnabrechnung je Auftrag. Der IRS sagt, die Geschäftsbücher müssten Bruttoeinkommen, Abzüge und Gutschriften zeigen, gestützt durch Belege (Publication 583).

Wie erstelle ich ein Projektbudget, und welche Kosten gehören auf den Auftrag?

Bauen Sie das Budget aus dem Kostenvoranschlag Zeile für Zeile auf, mit denselben Kostencodes, die die Buchhaltung für die tatsächlichen Kosten verwendet. Ein Kostencode ist eine kurze Nummer für eine Art von Arbeit oder Kosten, etwa Rohbau oder Elektrik. Eine Kostenart gehört zu einem Auftrag, wenn sie wegen dieses Auftrags entsteht; eine Kostenart, die ohnehin anfiele, sind Gemeinkosten.

Ein Projektleiter oder eine Hofmannschaft, der oder die mehrere Aufträge betreut, wird entweder nach einer festen Regel auf Aufträge umgelegt, etwa nach Stunden oder Auftragsgröße, oder bleibt in den Gemeinkosten. Wählen Sie eine Regel und wenden Sie sie auf jeden Auftrag an.

Belasten Sie einen Eigentümer, der auf der Baustelle arbeitet, mit einem festen Stundensatz auf die Aufträge, sonst wirken die Aufträge profitabler, als sie sind. Steht der Eigentümer nicht auf der Lohnliste, führen Sie diesen Satz nur im Auftragsbericht.

Überschreiben Sie nie das ursprüngliche Budget. Fügen Sie jede genehmigte Change Order als eigene Zeile hinzu, damit die ursprüngliche und die geänderte Marge sichtbar bleiben. Direkte Auftragskosten stehen meist über dem Rohgewinn; lesen Sie Wareneinsatz bei einem Dienstleistungsunternehmen. Ob Sales Tax auf Material anfällt, steht in Sales Tax von Bauunternehmern auf Material.

Wie erfasse ich Teilabrechnungen mit einer Wertaufstellung (AIA-Abrechnung)?

Eine Wertaufstellung (Schedule of Values) teilt den Vertragspreis in Positionen auf, etwa Abbruch, Rohbau und Elektrik. Ein Zahlungsantrag im AIA-Stil (nach dem Formular des American Institute of Architects, oft „Pay App“ genannt) meldet dann für jede Position die in diesem Zeitraum erbrachte Arbeit, die insgesamt bisher erbrachte Arbeit, eingelagertes Material, den einbehaltenen Sicherheitseinbehalt und den jetzt fälligen Betrag. Der Zahlungsantrag ist das Abrechnungsdokument; die Bücher folgen ihm.

Bundesaufträge im Bau mit Festpreis verlangen ähnliche Angaben. Der Antrag des Auftragnehmers muss die Beträge nach Arbeitsabschnitten aufschlüsseln, den Betrag für die Arbeit jedes Subunternehmers nennen und eine Bestätigung enthalten, dass frühere Zahlungen an Subunternehmer geleistet wurden (FAR 52.232-5). Bei privaten Aufträgen bestimmt der Vertrag, was wann abrechenbar ist.

Buchen Sie jeden Zahlungsantrag als eine Rechnung je Auftrag, entsprechend nummeriert:

Die Anpassung zum Monatsende im Abschnitt zu Über- und Unterfakturierung unten bringt die Erlöse auf das, was verdient wurde.

Was ist ein Sicherheitseinbehalt (Retainage), und wie buche ich ihn?

Der Sicherheitseinbehalt (Retainage, auch Retention genannt) ist der Teil jeder Abschlagszahlung, den ein Bauherr bis zur Fertigstellung oder Abnahme der Arbeit zurückhält. Er erscheint auf beiden Seiten der Bücher: als Forderung aus Sicherheitseinbehalt gegen den Bauherrn und als Verbindlichkeit aus Sicherheitseinbehalt gegenüber Subunternehmern, deren Rechnungen Sie teilweise zurückhalten.

Die Forderung aus Sicherheitseinbehalt ist verdiente Arbeit, die der Bauherr noch nicht bezahlt hat, und gehört deshalb zu den Abrechnungen. Lassen Sie sie weg, wirkt der Auftrag unterfakturiert. Verfolgen Sie beide Salden je Auftrag, denn jeder wird an einem eigenen Datum freigegeben. Ein Saldo des Sicherheitseinbehalts zum Jahresende ohne Auftragsdetail bedeutet meist, dass ihn niemand verfolgt hat. Die Freigabegenehmigung ist keine Zahlung: Buchen Sie das Geld, wenn es fließt.

Wann erhalte ich den Sicherheitseinbehalt, und was sagen Bundes- und Staatsregeln zur Freigabe?

Der Vertrag legt den Prozentsatz und das Freigabedatum fest, innerhalb der Grenzen, die das Gesetz für diese Art von Auftrag setzt. Öffentliche Aufträge haben die klarsten Gesetze. Die Grenzen bei privaten Aufträgen unterscheiden sich je nach Bundesstaat; lesen Sie also das Recht Ihres Bundesstaates, bevor Sie unterschreiben.

Öffentliche Aufträge begrenzen auch, was Sie von Subunternehmern einbehalten und wann Sie sie bezahlen. Ein Bundes-Subunternehmervertrag darf einen bestimmten Prozentsatz zurückhalten (FAR 52.232-27), aber der Auftragnehmer bestätigt, dass sein Zahlungsantrag Beträge auslässt, die er von einem Subunternehmer einbehalten will (FAR 52.232-5). Ein Bundes-Hauptauftrag verlangt zudem, dass jeder Subunternehmervertrag den Auftragnehmer verpflichtet, den Subunternehmer innerhalb von 7 Tage zu bezahlen, nachdem die Regierung den Auftragnehmer bezahlt hat, mit Zinsen bei verspäteter Zahlung, und diese Klauseln an untergeordnete Ebenen weiterzugeben. Vereinbarter Sicherheitseinbehalt und Einbehalt nach ordnungsgemäßer Mitteilung sind die Ausnahmen (FAR 52.232-27). Wenn in Florida eine öffentliche Stelle Sicherheitseinbehalt zahlt, der Subunternehmern gehört, muss der Auftragnehmer ihn rechtzeitig weiterreichen (Fla. Stat. 255.078). In Washington darf ein Auftragnehmer bei einem öffentlichen Projekt von einem Subunternehmer nicht mehr als 5 % einbehalten und schuldet ihm Zinsen in Höhe des Satzes, den der Auftragnehmer auf die zurückgehaltenen Mittel erzielt (RCW 60.28.011).

Die Freigabe hängt oft von mehr ab als dem Kalender: Fertigstellung, der Punch List (der Mängelliste des Bauherrn vor der Abnahme), Abschlussdokumenten und Verzichtserklärungen auf Pfandrechte. Erfassen Sie jede Freigabebedingung je Auftrag.

Was sind Über- und Unterfakturierung, und wo erscheinen sie in meiner Bilanz?

Bei periodengerechter Buchführung bedeutet Überfakturierung, dass Sie mehr abgerechnet haben, als Sie verdient haben, und sie erscheint als Verbindlichkeit. Unterfakturierung bedeutet, dass Sie mehr verdient haben, als Sie abgerechnet haben, und sie erscheint als Vermögenswert. Das sind buchhalterische, keine steuerlichen Begriffe, und keine offizielle Quelle definiert sie; Kontennamen unterscheiden sich. Bücher nach der Zufluss-Abfluss-Methode zeigen keinen der beiden Salden; führen Sie den Vergleich im Schedule der Arbeiten in Ausführung (Work in Progress), außerhalb des Hauptbuchs.

So messen Sie sie:

1. Fertigstellungsgrad = bisherige Kosten geteilt durch geschätzte Gesamtkosten. Manche Unternehmen nehmen stattdessen die eingebauten Einheiten oder die Schätzung eines Ingenieurs. Material, das gekauft, aber noch nicht eingebaut ist, kann die bisherigen Kosten vor die tatsächliche Arbeit schieben; viele Bauunternehmer lassen es deshalb bis zum Einbau weg.
2. Verdienter Erlös = Vertragspreis mal Fertigstellungsgrad.
3. Vergleichen Sie den verdienten Erlös mit den bisherigen Abrechnungen.

Eine Wertaufstellung, die auf frühe Arbeiten ausgerichtet ist, erzeugt Überfakturierung. Sie sieht aus wie Gewinn, ist aber Geld, das Sie für noch nicht geleistete Arbeit halten. Ein wachsender überfakturierter Saldo bei einem Auftrag mit nachhinkenden Kosten ist ein Warnzeichen. Unterfakturierung bedeutet, dass Arbeit erledigt, aber nicht abgerechnet ist; rechnen Sie im nächsten Antrag ab, was der Vertrag zulässt, und verfolgen Sie, was er noch nicht zulässt.

Setzen Sie bei periodengerechten Management-Büchern die Verbindlichkeit aus Überfakturierung oder den Vermögenswert aus Unterfakturierung jedes Auftrags auf die kumulierte Differenz zwischen Abrechnungen und verdientem Erlös und buchen Sie nur die Änderung gegenüber dem Saldo des Vormonats. Eine größere Unterfakturierung belastet den Vermögenswert und schreibt den Vertragserlösen gut; eine größere Überfakturierung belastet die Vertragserlöse und schreibt der Verbindlichkeit gut.

Wie verfolge ich Arbeiten in Ausführung und die geschätzten Restkosten?

Führen Sie einen Schedule der Arbeiten in Ausführung (Work in Progress): eine Zeile pro offenem Auftrag, jeden Monat aktualisiert. Jede Zeile zeigt Vertragspreis mit genehmigten Change Orders, geschätzte Gesamtkosten, bisherige Kosten, Fertigstellungsgrad, verdienten Erlös, bisher abgerechneten Betrag, Über- oder Unterfakturierung und erwarteten Gewinn.

Die geschätzten Gesamtkosten sind die bisherigen Kosten plus eine frische Schätzung der Restkosten von der Person, die den Auftrag leitet. Verwenden Sie nicht Budget minus Ausgegebenes. Ein Auftrag kann fast ausgegeben und nur zum Teil gebaut sein, und eine Zahl aus Budget minus Ausgegebenem verbirgt das.

Der erwartete Gewinn ist der Vertragspreis minus die geschätzten Gesamtkosten. Ein Verlustauftrag zeigt sich in dem Monat, in dem die geschätzten Gesamtkosten den Vertragspreis übersteigen. In der periodengerechten Praxis wird ein Auftrag, bei dem ein Verlust erwartet wird, um den gesamten erwarteten Verlust abgeschrieben, sobald dieser bekannt ist; kennzeichnen Sie ihn also dann, nicht erst beim Abschluss. Der Vergleich des erwarteten Gewinns mit der Angebotsmarge zeigt, welche Arten von Angeboten Verlust bringen.

Grenzen Sie Subunternehmerarbeit ab, die erledigt, aber noch nicht in Rechnung gestellt ist. Sonst sind die bisherigen Kosten und der Fertigstellungsgrad zu niedrig, und der Auftrag wirkt profitabler, als er ist.

Wie behandle ich Change Orders, Anzahlungen und Subunternehmerrechnungen bei einem Auftrag?

Ordnen Sie jede dem Auftrag zu: Eine Change Order erhöht den Preis erst, wenn sie schriftlich genehmigt ist, eine Anzahlung ist eine Verbindlichkeit, bis sie verdient ist, und eine Subunternehmerrechnung sind Auftragskosten.

• Change Orders: Fügen Sie sie dem Vertragspreis und dem Budget erst hinzu, wenn sie schriftlich genehmigt sind. Bis dahin verfolgen Sie den ausstehenden Betrag getrennt. Die Kosten der zusätzlichen Arbeit sind vom ersten Tag an Auftragskosten, genehmigt oder nicht.
• Anzahlungen: Bei periodengerechter Buchführung ist eine Anzahlung, die vor Abschluss der Arbeit eingeht, eine an den Auftrag gebundene Verbindlichkeit, kein Erlös. Verrechnen Sie sie mit Zahlungsanträgen, wie der Vertrag es sagt, und erfassen Sie Erlöse, sobald die Arbeit verdient ist. Wann eine Anzahlung besteuert wird, hängt von der Steuermethode ab; lesen Sie langfristige Verträge.
• Subunternehmerrechnungen: Ordnen Sie jede Rechnung einem Auftrag und einem Kostencode zu, halten Sie den Sicherheitseinbehalt zurück, wie es der Subunternehmervertrag sagt, und vergleichen Sie den Prozentsatz, den der Subunternehmer abrechnet, vor der Zahlung mit Ihrer eigenen Prüfung vor Ort.

Welche Unterlagen brauche ich von jedem Subunternehmer?

Sammeln Sie diese Unterlagen vor der ersten Zahlung.

Ob eine Arbeitskraft überhaupt ein Subunternehmer ist, hängt vom gesamten Verhältnis ab: Verhaltenskontrolle, finanzielle Kontrolle und Art der Beziehung (IRS). Lesen Sie Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten. Die Bezahlung eines Subunternehmers in bar behandelt Subunternehmer bar bezahlen.

Ändert die Verfolgung von Aufträgen auf diese Weise meine Steuermethode?

Nicht von selbst, aber beides hängt zusammen. Das steuerpflichtige Einkommen wird nach der Methode berechnet, die der Steuerpflichtige regelmäßig bei der Führung seiner Bücher anwendet, und eine Änderung dieser Methode erfordert in der Regel die Zustimmung des IRS, beantragt auf Form 3115 (26 U.S.C. 446; Anleitung des IRS). Ein Auftragsschedule, der den Fertigstellungsgrad misst, bestimmt nicht die Methode der Steuererklärung, aber ein Unterschied zwischen den Büchern und der Erklärung sollte eine bewusste Wahl sein.

Das Bundesrecht verlangt für manche langfristigen Verträge die Methode nach Fertigstellungsgrad und nimmt andere aus, darunter bestimmte Verträge über Wohnungsbau und, für ein Unternehmen innerhalb der Grenze für Bruttoeinnahmen nach Abschnitt 448(c), das keine ausgeschlossene Steuersparkonstruktion ist, Bauverträge, die es voraussichtlich innerhalb von zwei Jahren abschließt (26 U.S.C. 460(e); Public Law 119-21, section 70430). Jede Ausnahme ist ein definierter Test; ob ein Vertrag sie erfüllt, hängt also von seiner Dauer, seiner Art und Ihrer Größe ab.

Die Methodenregeln, den Sicherheitseinbehalt und Anzahlungen für die Steuer finden Sie in langfristige Verträge. Bücher nach der Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerecht stehen in Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchführung.

Beispiel

Diese Beispiele verwenden US-Dollar und gerundete, anschauliche Zahlen.

Eine unterfakturierte Renovierung

Ein Renovierer unterschreibt einen Auftrag über $250.000 und hat $125.000 abgerechnet. Die bisherigen Kosten betragen $90.000 bei geschätzten Gesamtkosten von $150.000, der Auftrag ist also zu 60 % fertig, und der verdiente Erlös beträgt $150.000. Die Lücke von $25.000 ist Unterfakturierung, ein Vermögenswert in der Bilanz. Ist dies die erste Anpassung des Auftrags, belastet die Buchung zum Monatsende das Konto „Kosten und geschätzte Erträge über den Abrechnungen“ und schreibt den Vertragserlösen $25.000 gut. Der erwartete Gewinn beträgt $100.000. Wenn der Vertrag es zulässt, sollte der nächste Zahlungsantrag diese Arbeit abrechnen; wenn nicht, verfolgen Sie, was sie aufhält.

Sicherheitseinbehalt auf beiden Seiten

Ein gewerblicher Vertrag über $300.000 behält 10 % ein. Nachdem Arbeiten über $200.000 abgerechnet sind, sind $180.000 jetzt fällig, und $20.000 liegen als Forderung aus Sicherheitseinbehalt. Ein Subunternehmer für den Rohbau rechnet $90.000 ab, und der Auftragnehmer hält 10 % zurück: $81.000 sind jetzt zu zahlen, und $9.000 sind Verbindlichkeit aus Sicherheitseinbehalt. Beide Salden des Sicherheitseinbehalts werden ausgeglichen, wenn das freigegebene Geld gezahlt wird, nicht bei der Rechnung.

Ein Auftrag mit Verlust, obwohl die Liquidität gut aussieht

Ein Auftrag über $200.000 wurde mit Kosten von $170.000 angeboten. Fünf Monate später betragen die bisherigen Kosten $110.000, und der Projektleiter schätzt weitere $110.000 bis zur Fertigstellung, die geschätzten Gesamtkosten betragen also $220.000, und der Auftrag ist zu 50 % fertig. Der verdiente Erlös beträgt $100.000. Eine auf frühe Arbeiten ausgerichtete Wertaufstellung hat $120.000 abgerechnet, und der Bauherr hat sie bezahlt, der Auftrag ist also um $20.000 überfakturiert, und der Kontostand sieht gesund aus. Der erwartete Gewinn ist ein Verlust von $20.000, sichtbar in diesem Monat statt erst beim Abschluss. Verdienter Erlös abzüglich bisheriger Kosten zeigt bisher nur einen Verlust von $10.000; erfassen Sie nach der oben beschriebenen Praxis des vollen Verlusts die anderen $10.000 als Rückstellung für den noch kommenden Verlust. Das ist eine Buchung in den Büchern; die Steuer folgt der Methode der Steuererklärung.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie bieten Aufträge an, die Verlust bringen, und können nicht sagen, warum, Ihr erster großer Zahlungsantrag ist fällig, oder das Jahresende zeigt einen Sicherheitseinbehalt, den niemand verfolgt hat: Die Kostencodes und der Schedule der Arbeiten in Ausführung werden einmal eingerichtet, und die Bücher lassen sich so aufbauen, dass sie jede anwendbare Steuermethode speisen. Beginnen Sie mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Bücher liegen Monate zurück: Lesen Sie überfällige Buchhaltung aufholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Bücher folgen der Zufluss-Abfluss-Methode, und Aufträge gehen über das Jahresende hinaus: Lesen Sie Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchführung.
• Eine Bank oder ein Bürgschaftsgeber verlangt Abschlüsse oder einen Schedule der Arbeiten in Ausführung: Lesen Sie Finanzabschlüsse für einen Bankkredit und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Verträge laufen über das Jahresende hinaus, oder Sie müssen eine Steuermethode wählen oder ändern: Nutzen Sie langfristige Verträge.
• Ihre Form 1099 zeigt den vollen Auftragsbetrag, aber die Teams wurden daraus bezahlt: Lesen Sie Durchleitung an Subunternehmer in Schedule C.
• Subunternehmer sind möglicherweise in Wahrheit Arbeitnehmer: Lesen Sie Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.
• Der Auftrag ist bundesfinanziert oder an den ortsüblichen Mindestlohn gebunden: Erfasste Auftragnehmer reichen wöchentlich die Lohnabrechnung ein; verfolgen Sie die Lohnabrechnung also vom ersten Zahlungsantrag an je Auftrag und Arbeitnehmer. Lesen Sie Hilfe bei der Buchhaltung.