التزامات الرواتب لا تُسوّى: إصلاح حسابات ضرائب الرواتب

ماذا ينبغي أن يساوي رصيد التزام الرواتب؟

يجب أن يساوي حساب التزام الرواتب الاتحادي ضريبة الرواتب المسجلة عن الأجور المدفوعة فعلًا، مضافًا إليها في دفاتر الاستحقاق الضريبة المستحقة على أجور مكتسبة لم تُدفع بعد، ناقصًا الإيداعات والمدفوعات المسددة عنها. ولا يصل إلى الصفر إلا عندما يُودَع كل مبلغ مسجل. والرصيد عن رواتب لم يحن موعد إيداعها عادي، بما في ذلك ضريبة دورة لاحقة بجوار ضريبة دورة أقدم؛ أما الرصيد عن رواتب حان موعد إيداعها ومضى فهو مشكلة.

يضم الحساب حتى ثلاث طبقات: الضريبة المستقطعة من الموظفين (ضريبة الدخل وحصة الموظف من الضمان الاجتماعي وMedicare)، ومقابل صاحب العمل في الضمان الاجتماعي وMedicare، وضريبة البطالة الاتحادية. وتُودَع الأوليان معًا وتُبلَّغ في النموذج 941 (المنشور 15). وتسري القاعدة نفسها على حساب «احتجاز ضرائب الرواتب» أو حساب التسوية.

يغطي سجل IRS الضريبة الاتحادية فقط. أما استقطاع الولاية، وبطالة الولاية، والإجازة المدفوعة، والمبالغ المحتجزة لجهات أخرى (اقتطاعات التقاعد والأقساط والحجز على الأجور) فتُفحص مع الجهة أو المستلم الذي دُفع له، لا مع سجل IRS.

هذه هي المواعيد المعتادة. وعندما تبلغ الضريبة المتراكمة 100,000 دولار في أي يوم من فترة الإيداع، يسري بدلًا منها يوم العمل التالي. وتنقل عطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية مواعيد الاستحقاق، ويمكن تدارك نقص صغير لاحقًا بموجب قاعدة دقة الإيداعات (المنشور 15).

حلّل الرصيد بحسب دورات الرواتب التي يغطيها. فالجزء الباقي بعد تواريخ إيداعه هو خطأ في دفتر الأستاذ، أو مبلغ محتجز لجهة غير IRS، أو ضريبة غير مسددة. ولمعرفة أيها، اسحب سجل IRS. فإن أظهر أن كل إيداع قد تم ولا شيء مستحق، وأن السطر 12 من النموذج 941 لكل ربع يساوي الضريبة التي سجلتها الدفاتر عن الأجور المدفوعة، فالجزء الاتحادي خطأ ترحيل ينبغي تسويته في الدفاتر. وإن أظهر ضريبة مستحقة فهي مسألة ضريبية أولًا. والضريبة المستحقة على أجور مكتسبة لم تُدفع بعد ليست في النموذج 941 ولا في سجل IRS إلى حين تاريخ الدفع، فاربطها بسجل الرواتب (الرواتب المستحقة في نهاية السنة).

الحالة ليست بسيطة عندما يمتد الرصيد عبر نهاية سنة، أو يكون كبيرًا أو سالبًا، أو لم يعد يطابق سجل IRS، أو استخدمه إقرار أو قائمة مالية بالفعل.

اجمع قبل تغيير أي شيء:

• النماذج 941 (والنموذج 940) لكل ربع مفتوح، والنماذج ⁦W-2⁩ و⁦W-3⁩ للسنة.
• تقارير التزام الضريبة ودفعاتها لدى مزوّد الرواتب، وسجلات الرواتب.
• رصيد حساب IRS أو كشف الحساب (account transcript) للنشاط التجاري.
• كشوف الحساب المصرفي وأرقام التأكيد لكل دفعة ضريبة، بما فيها أي دفعة سُدّدت خارج المزوّد.
• تفاصيل حركة حساب الالتزام، بدءًا بالسطر الأقدم.

لماذا لا تزال التزامات الرواتب في الميزانية العمومية؟

قد يكون الرصيد العالق خطأ ترحيل لا ضريبة غير مسددة. قارن سطور الحساب مع تقرير الدفعات لدى المزوّد لمعرفة أيهما ينطبق.

كيف أعرف ما لدى IRS فعلًا؟

يُظهر سجل حساب IRS الإيداعات والدفعات التي طبّقتها IRS وأي رصيد تقول إنه مستحق. اسحبه قبل تغيير الدفاتر.

أكّد أولًا أي رقم تعريف لصاحب العمل (EIN) يستخدمه المزوّد. تفترض هذه الخطوات رقمك أنت. فالوكيل بموجب المادة 3504 أو منظمة أصحاب العمل المهنية المعتمدة تقدّم إقرارات مجمّعة وتودع برقمها هي، فقد يخلو حسابك من الإيداعات دون أي إخفاق؛ طابق بدلًا من ذلك مع سجلات التوزيع والدفع لديها (IRS: مخطط ترتيبات الطرف الثالث؛ راجع حين لا يدفع مقدّم كشوف الرواتب ضرائبك).

• الحساب الضريبي للأعمال. يعرض رصيد الحساب لكل سنة وسجل الدفعات وكشوف الحسابات الضريبية. ويمكن لمسؤول معيَّن (designated official) التسجيل لشركة أو شركة S أو شراكة، بما فيها LLC تقدم النموذج 1120 أو ⁦1120-S⁩ أو 1065. ويمكن لمالك منشأة فردية لديه EIN ويقدم Schedule C أو F أن يسجل. وتقول IRS إنه غير متاح بعد لـ LLC تقدم إقرارها كمنشأة فردية؛ وتسرد صفحتها كل دور (IRS: الحساب الضريبي للأعمال).
• كشوف IRS (Transcripts). يسرد كشف الحساب الضريبي الإيداعات الاتحادية والدفعات والغرامات والفوائد والرصيد المستحق مع الاستحقاقات. ويعرض كشف إقرار ضريبة التوظيف النموذج 941 كما قُدّم وسجل التزامه، للسنوات التي تذكر IRS أنها متاحة (IRS: الحصول على كشف ضريبي للأعمال).
• لا حساب إلكتروني. اطلب كشفًا بالبريد بالنموذج ⁦4506-T⁩ أو اتصل بخط IRS للأعمال والضرائب المتخصصة. وقد يستغرق ظهور إقرار قُدّم إلكترونيًا من 2 إلى 3 أسابيع (الصفحة نفسها).
• مراقبة الإيداعات. عندما يسجّل طرف ثالث نشاطًا تجاريًا في نظام الإيداع في IRS، يتلقى النشاط رقم استعلام شخصيًا (Inquiry PIN) لمراقبة إيداعاته (المنشور 15).

تطبّق IRS الإيداعات عمومًا على أحدث التزام ضريبي ضمن الربع، لذا قد يغلق إيداع متأخر التزامًا لاحقًا ويترك التزامًا أقدم ناقصًا (المنشور 15).

ابنِ صفًا لكل ربع:

الربع الذي تختلف فيه الصفوف هو الربع الذي ينبغي إصلاحه.

كيف أطابق الدفاتر مع النماذج 941 وتقارير المزوّد؟

لكل ربع، طابق الضريبة المسجلة مع السطر 12 من النموذج 941، والإيداعات والائتمانات المطبقة مع السطر 13، وكل دفعة مع سجل IRS.

1. الضريبة المسجلة. اجمع الضريبة المستقطعة وحصة صاحب العمل من الضمان الاجتماعي وMedicare عن الأجور المدفوعة في الربع. يبلّغ النموذج 941 عن الضريبة بتاريخ دفع الأجور، لا بتاريخ استحقاقها أو إيداعها (تعليمات النموذج 941). ويجب أن يساوي المجموع السطر 12.
2. أسباب معروفة لعدم التطابق. السطر 7 (كسور السنتات)؛ السطر 8 (أجر المرض من طرف ثالث)؛ السطر 9 (ضريبة الموظف غير المحصَّلة على الإكراميات وعلى التأمين على الحياة الجماعي لموظفين سابقين)؛ السطر 11 (ائتمان ضريبة الرواتب لزيادة أنشطة البحث)؛ وضريبة Medicare الإضافية (Additional Medicare Tax) التي تُستقطع من الموظف دون مقابل من صاحب العمل (تعليمات النموذج 941؛ المنشور 15). دوّن ملاحظة عن كل منها.
3. الإيداعات والائتمانات والدفعات اللاحقة. السطر 13 هو إيداعات الربع زائد أي دفع زائد طُبّق من ربع سابق أو من النموذج ⁦941-X⁩؛ أما الرصيد المدفوع مع الإقرار (السطر 14) فمنفصل (تعليمات النموذج 941). طابق سجل الدفعات الكامل مع سجل IRS، وطابق الإيداعات بحسب الربع الذي تغطي ضريبته، لا بحسب تاريخ البنك: فإيداع يناير لمن يودع شهريًا عن أجور ديسمبر ينتمي إلى الربع الرابع.
4. تقرير الالتزام لدى المزوّد. اربطه شهريًا بالسطر 16 لمن يودع شهريًا، أو بحسب تاريخ الدفع بـ Schedule B لمن يودع نصف أسبوعيًا. وإذا وضع النشاط علامة في الخانة الأولى بالسطر 16، فاربط بالسطر 12 فقط. ويجب أن يساوي المجموع السطر 12 (تعليمات النموذج 941).
5. مجاميع السنة. يجب أن يتفق النموذج ⁦W-3⁩ مع النماذج 941 الأربعة للسنة في ضريبة الدخل المستقطعة وفي أجور الضمان الاجتماعي وMedicare. وينبغي أن تكون ضريبة الضمان الاجتماعي وMedicare في النماذج 941 ضعف أرقام ⁦W-3⁩ تقريبًا، لأن ⁦W-3⁩ يعرض حصة الموظف فقط. وقد تؤدي الفجوة إلى اتصال من IRS أو من إدارة الضمان الاجتماعي (SSA)، فاحتفظ بالتسوية مع سبب أي فجوة (المنشور 15؛ تعليمات النموذج 941).

كيف أسوّي الرصيد دون احتساب المصروف مرتين؟

تُسوّى التزامات الرواتب بمطابقة كل دفعة ضريبة مع دورة الرواتب التي أنشأتها، لا بقيد مصروف جديد. فالمصروف يُسجَّل مرة واحدة، عند ترحيل الرواتب.

قيد الرواتب العادي يجعل الأجور ومصروف ضريبة صاحب العمل مدينين ويجعل الالتزام بالضريبة المستحقة دائنًا. وتجعل دفعة الضريبة اللاحقة الالتزام مدينًا والبنك دائنًا. وتحدد القواعد الضريبية ما ينبغي أن يساويه الرصيد وأين يوجد سجل IRS؛ لكنها لا تقول كيف يُنظَّف حساب في دفتر الأستاذ، فالخطوات أدناه ممارسة في مسك الدفاتر، وليست قانونًا.

1. اسرد كل سطر في الحساب بحسب التاريخ: القيود الدائنة للرواتب والقيود المدينة للدفعات.
2. طابق كل دفعة مع دورات الرواتب التي تغطيها، باستخدام تقرير الدفعات لدى المزوّد وكشف الحساب المصرفي.
3. تحقق من الموضع الذي رُحِّلت إليه كل دفعة ضريبة في كشف الحساب المصرفي. فإن ذهبت إلى المصروف، فأعد ترميز سطر البنك إلى حساب الالتزام. غيّر السطر نفسه بدل إضافة قيد جديد فوقه. وإذا كان السطر في فترة مغلقة، أو استُخدم إقرارها أو قوائمها المالية بالفعل، فتوقف واقرأ «متى ينبغي أن تمتد التسوية إلى سنوات مغلقة أو إقرارات معدّلة؟» أدناه قبل تغييره.
4. سجّل أي دفعة لم تُسجَّل قط، بما فيها الدفعات المسددة خارج المزوّد.
5. أعد احتساب الرصيد بحسب الربع وقارنه مع سجل IRS والنماذج 941.
6. اترك ملاحظة مؤرَّخة لما تبقى من تقريب بضعة سنتات. أما الفرق الأكبر فيحتاج إلى سبب قبل أن يُسجَّل له قيد.

هل أستطيع تحويل الرصيد إلى حساب أصول أو شطبه؟

نقل الالتزام إلى حساب أصول، أو شطبه إلى الدخل، لا يسوّيه. إنه يخفي الرصيد.

يقول الالتزام إن النشاط مدين بالمال، فالحل هو إيجاد الدفعة المفقودة أو خطأ الترحيل. وحساب الأصول صحيح عمومًا فقط للمال الذي يمكن للنشاط استرداده: ائتمان أو استرداد يُظهره سجل IRS، كالدفع الزائد في السطر 15a من النموذج 941، أو دفعة مقدمة تُظهر سجلات المزوّد أنه لا يزال يحتفظ بها للنشاط. والشطب يسجّل دخلًا، وأي ضريبة لا تزال غير مسددة تبقى مستحقة.

ضريبة الدخل المستقطعة وحصة الموظف من الضمان الاجتماعي وMedicare هي ضرائب الصندوق الاستئماني (trust fund taxes). وإذا كان جزء من الرصيد ضريبة استُقطعت ولم تُدفع، فقد يُحمَّل شخص مسؤول يمتنع عن عمد عن توريدها المسؤولية الشخصية عن تلك الضريبة (⁦26 U.S.C. 6672⁩). راجع غرامة استرداد أموال الصندوق الاستئماني لمعرفة من يُعدّ مسؤولًا وكم من الوقت لدى IRS للتقدير، والتأخر في سداد ضرائب الرواتب. وهذا ليس شطبًا.

ماذا يعني رصيد التزام الرواتب السالب؟

الرصيد السالب (المدين) يعني أن المسجَّل كمدفوع أكثر من المسجَّل كمستحق. اعرف أي الجانبين خاطئ.

إذا أودع نشاط تجاري أكثر من المبلغ الصحيح لربع ما، فإن السطر 15b من النموذج 941 يتيح له أن يختار استردادًا أو ائتمانًا للإقرار التالي. وإذا لم يحدد أيًّا من الخانتين أو حدد الاثنتين، فستطبق IRS الدفع الزائد عمومًا على الإقرار التالي. وأيًّا كانت الخانات، قد تطبق IRS الدفع الزائد على أي ضريبة متأخرة تحت رقم EIN نفسه (تعليمات النموذج 941). ولا يوضع ائتمان IRS في حساب أصول إلا ما دام سجل IRS لا يزال يُظهره.

ماذا لو أظهرت IRS رصيدًا مستحقًا بينما تُظهر دفاتري أن كل شيء مدفوع؟

قد يعني الرصيد لدى IRS أن IRS طبّقت مالًا أقل مما تُظهره الدفاتر، أو سجّلت ضريبة أكثر، أو أضافت غرامات وفوائد. تعامل معه كمسألة ضريبية أولًا ومسألة دفتر ثانيًا.

عندما يكون السطر 12 للربعين السابق والحالي كل منهما 2,500 دولار أو أكثر وأُودعت كل الضرائب في موعدها، ينبغي أن يكون الرصيد المستحق في السطر 14 صفرًا (تعليمات النموذج 941). ووجود رصيد في السطر 14 في هذه الحالة يعني أن إيداعًا نقص، أو أن السطر 12 أعلى من الضريبة المسجلة. افحص الاثنين.

لأي سنة تنتمي أجور أواخر ديسمبر وضرائبها؟

يتبع النموذج 941 وإيداعات الضريبة والنموذج ⁦W-2⁩ تاريخ الدفع، أيًّا كانت الطريقة التي تستخدمها الدفاتر. والعمل الذي ينتهي في ديسمبر ويُدفع في يناير هو عمومًا أجور يناير في النموذج 941 وأجور السنة التالية في النموذج ⁦W-2⁩ (تعليمات النموذجين ⁦W-2⁩ و⁦W-3⁩).

• دفاتر الأساس النقدي تسجل الرواتب في يناير.
• دفاتر الاستحقاق تسجل الأجور وضريبة صاحب العمل مصروفًا في ديسمبر والتزامًا في 31 ديسمبر، ثم تسوّي ذلك الالتزام عند ترحيل رواتب يناير بدل تسجيله مصروفًا مرة أخرى.
• في الطريقتين: ضريبة الأجور المدفوعة في ديسمبر والمودَعة في يناير التزام في 31 ديسمبر. ويسوّيه إيداع يناير، دون مصروف جديد.

قيود نهاية السنة والإقرار في الرواتب المستحقة في نهاية السنة. وقيد كل دورة رواتب في قيود يومية الرواتب.

كم أحتفظ بسجلات الرواتب التي تدعم الرصيد؟

احتفظ بسجلات ضريبة التوظيف مدة لا تقل عن أربع سنوات بعد تاريخ استحقاق الضريبة أو دفعها، أيهما أبعد (المنشور 583؛ المنشور 15).

احتفظ بكل ما يقف خلف رصيد لا يزال مفتوحًا إلى أن يُسوّى ويتفق سجل IRS. وما يُحتفظ به، ولمدة كم بموجب قواعد أخرى، تجده في الاحتفاظ بسجلات الرواتب.

متى ينبغي أن تمتد التسوية إلى سنوات مغلقة أو إقرارات معدّلة؟

ارجع إلى الماضي عندما يكون الرصيد القديم قد غيّر رقمًا قُدّم أو اعتُمد عليه: نموذج 941 أو نموذج ⁦W-2⁩ أو إقرار ضريبة الدخل. أما الخطأ الذي في دفتر الأستاذ وحده فيبقى في الدفاتر.

تحدد مدد النموذج ⁦941-X⁩ متى يمكن تصحيح النموذج 941. ولا تحدد إلى أي وقت سابق يمكن تصحيح الدفاتر.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية. كل الأرقام بالدولار الأمريكي.

شركة S لطب الأسنان برصيد عالق منذ مارس

لدى شركة S لطب الأسنان 4,800 دولار في Payroll Liabilities (التزامات الرواتب) لم تتحرك منذ مارس. قيّد قيد الرواتب لشهر مارس الالتزام دائنًا بمبلغ 4,800 دولار من الضريبة المستقطعة وضريبة صاحب العمل. ثم سحب المزوّد 4,800 دولار من البنك لصالح IRS، ورمّزت تغذية البنك ذلك السحب إلى Payroll Tax Expense (مصروف ضريبة الرواتب). فمصروف الرواتب أعلى بمبلغ 4,800 دولار، إذ حُسب مرة عند قيد الرواتب ومرة أخرى عند السحب، ولم ينخفض الالتزام قط.

إعادة ترميز سطر البنك إلى Payroll Liabilities لها الأثر نفسه. يصل الالتزام إلى الصفر وينخفض المصروف بمبلغ 4,800 دولار. وإذا وقع شهر مارس في سنة قُدّم إقرارها بالفعل، فقد كان ربح شركة S مسجلًا بأقل من حقيقته بمبلغ 4,800 دولار، وتنطبق «متى ينبغي أن تمتد التسوية إلى سنوات مغلقة أو إقرارات معدّلة؟».

LLC لمطعم تدفع أجور ديسمبر في يناير

تدفع LLC لمطعم على دفاتر الاستحقاق أجور المدة من 20 إلى 31 ديسمبر في 5 يناير. إجمالي الأجور 10,000 دولار وحصة صاحب العمل من الضمان الاجتماعي وMedicare بنسبة ⁦7.65%⁩ هي 765 دولار.

• في 31 ديسمبر تجعل الدفاتر حساب الأجور مدينًا بمبلغ 10,000 دولار وحساب مصروف ضريبة الرواتب مدينًا بمبلغ 765 دولار، وتجعل حساب الأجور المستحقة دائنًا بمبلغ 10,000 دولار وحساب ضرائب الرواتب المستحقة دائنًا بمبلغ 765 دولار.
• في 5 يناير تُرحَّل الرواتب مقابل تلك الاستحقاقات. ويحتسب النموذج 941 والنموذج ⁦W-2⁩ الأجور في يناير، ويبدأ عدّاد الإيداع في 5 يناير.
• وإذا رُحِّلت دورة يناير أيضًا بالكامل إلى المصروف، فلا تُسوّى الاستحقاقات ويتكرر المصروف. وهذا هو «الالتزام الذي لا يُسوّى».

الدفاتر تُظهر 9,000 دولار وIRS لا تُظهر شيئًا مستحقًا

تُظهر دفاتر نشاط تجاري 9,000 دولار التزامات رواتب عن رواتب حان موعد إيداعها ومضى. ويُظهر حسابه لدى IRS أنه لا شيء مستحق وأن كل إيداع تم، ويساوي السطر 12 من النموذج 941 لكل ربع الضريبة التي سجلتها الدفاتر. وإذا كان مبلغ 9,000 دولار كله ضريبة اتحادية، فالالتزام رصيد في مسك الدفاتر. فالمدفوعات تمت لكنها رُحِّلت إلى موضع آخر، مثل المصروف، أو مساهمة المالك عندما دفع المالك شخصيًا. طابق كل دفعة مع دورتها وأعد ترميزها.

إذا كان السطر 12 أقل من الضريبة التي سجلتها الدفاتر، فقد يكون الإقرار خاطئًا: راجع إصلاح خطأ في الرواتب. وإذا أظهر حساب IRS 9,000 دولار مستحقة، فستكون المشكلة إيداعات فائتة أو مطبّقة في غير موضعها، لا الدفتر. واستمر في مطابقة الدفعات مع الدورات، لكن أجّل إعادة الترميز أو الشطب إلى أن يُفهم سجل IRS.

هل وضعك مختلف؟

• الرصيد قديم أو كبير أو سالب، أو لا يطابق حساب IRS الدفاتر: هل هو خطأ ترحيل أم رصيد ضريبي حقيقي، وأي السنوات تحتاج إلى تصحيح، ومن يصلح الدفاتر والإقرارات. احصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• أرقام خاطئة استخدمها بالفعل إقرار أو ملف مُقرِض أو قوائم مالية: السنوات التي تحتاج إلى تصحيح والإقرارات المتأثرة تحتاج إلى قراءة محترف. احصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• الرصيد حساب رواتب في الولاية: تنطبق المطابقة نفسها مع سجل جهة الولاية. وفي كاليفورنيا، راجع ضرائب الرواتب في كاليفورنيا وإعداد EDD.
• تُظهر IRS رصيدًا مستحقًا أو فاتت إيداعات: راجع التأخر في سداد ضرائب الرواتب.
• أخذ المزوّد المال ولم يودعه: راجع حين لا يدفع مقدّم كشوف الرواتب ضرائبك.
• كانت إحدى دورات الرواتب أو النموذج 941 خاطئة: راجع إصلاح خطأ في الرواتب.
• غيّرت مزوّد الرواتب خلال السنة: راجع تغيير مزوّدي الرواتب. كثيرًا ما تتوزع الالتزامات على مجموعتين من التقارير.
• تحتاج إلى قيد دورة رواتب: راجع قيود يومية الرواتب.
• أجور دُفعت في يناير عن عمل ديسمبر: راجع الرواتب المستحقة في نهاية السنة.
• عدة فترات من الدفاتر متأخرة: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.