إعداد رواتب كاليفورنيا: حساب EDD وSDI وUI والاستقطاع

كيف أُعدّ الرواتب في كاليفورنيا، ومتى أسجّل لدى EDD؟

سجّل لدى إدارة تنمية التوظيف (EDD) خلال 15 يومًا من أن تصبح صاحب عمل: أي نشاط يوظّف موظفين ويدفع أكثر من 100 دولار أجورًا في ربع سنة تقويمي (EDD: الخطوة 1). وتُحتسب الأجور سواء دُفعت بشيك أو نقدًا أو تحويل إلكتروني أو تطبيق دفع. وتقول EDD إن جميع أصحاب العمل، ومنهم من خارج الولاية، يقدّمون ويدفعون إلكترونيًا (EDD: إلزام التقديم الإلكتروني).

التسجيل يتم عبر الإنترنت. سجّل في e-Services for Business، وأكّد بريدك الإلكتروني خلال 24 ساعة، ثم اختر New Employer وأكمل الطلب. ستحصل على رقم حساب ضريبة رواتب لصاحب العمل من ثمانية أرقام، وهو لازم لكل إقرار وتقرير ودفعة (EDD: الخطوة 3). ويوجد نموذج ورقي (DE 1) لأصحاب العمل الذين لا يستطيعون التسجيل عبر الإنترنت، ويستغرق وقتًا أطول.

ما يجعل الحالة أقل بساطة: عامل في كاليفورنيا لدى صاحب عمل مقرّه في ولاية أخرى، أو مالك يريد أن يكون على كشوف الرواتب، أو موظف يقسّم وقته بين ولايات، أو حسابات متأخرة أصلًا. اجمع رقم EIN الفيدرالي ونوع الكيان وتصنيفه الضريبي الفيدرالي وتاريخ أول دفعة أجور والأجور المتوقعة لكل ربع سنة.

خطوات أول موظف على المستوى الفيدرالي (EIN والنموذج 941 والنموذج ⁦I-9⁩ والنموذج ⁦W-4⁩) في إعداد الرواتب لأول موظف.

ما ضرائب الرواتب الأربع في كاليفورنيا، ومن يدفع كلًّا منها؟

في كاليفورنيا أربع ضرائب رواتب. يدفع صاحب العمل اثنتين منها؛ ويستقطع الأخريين من أجر الموظف ويرسلهما إلى EDD (EDD: ضرائب الرواتب).

تخضع الأجور عادةً للضرائب الأربع كلها، لكن بعض أنواع العمل لا تخضع. راجع ورقة أنواع التوظيف لدى EDD قبل أن تفترض أن العامل مشمول أو معفى (EDD: DE 44).

ما معدلات UI وETT وSDI وحدود الأجور لهذه السنة؟

للسنة الضريبية التي تخصها هذه الصفحة، معدل استقطاع SDI هو ⁦1.3%⁩ على كل الأجور، ومعدل ETT هو ⁦0.1%⁩ (لا يُفرض ما دام حساب احتياطي UI لدى صاحب العمل سالبًا، ويكون معدل UI عندها أعلى)، ولا يُطبَّق UI وETT إلا على أول 7,000 دولار من أجور كل موظف (EDD: المعدلات). وتحدد EDD المعدلات وحدود الأجور كل سنة، فراجع صفحة المعدلات قبل أول دفعة أجور في السنة الجديدة.

ترسل EDD بالبريد إشعار معدلات الاشتراكات (DE 2088) كل ديسمبر، ولديك 60 يومًا من تاريخ إرساله للاعتراض على أي بند عدا SDI وETT اللذين يحددهما القانون (EDD: المعدلات).

فخّان. لا توجد حصة لصاحب العمل في SDI: فهي تُستقطع من أجر الموظف وحده، ولم يعد لها سقف أجور، فتنطبق على كل دفعة أجور طوال السنة. أما UI وETT فيعملان بالعكس: يتوقفان متى بلغت أجور الموظف الحد المقرر (EDD: DE 44).

كيف أستقطع ضريبة الدخل في كاليفورنيا (النموذج DE 4)؟

اطلب من كل موظف جديد أن يعبّئ النموذج الفيدرالي ⁦W-4⁩ وشهادة بدلات الاستقطاع للموظف في كاليفورنيا (DE 4)، ثم استقطع ضريبة الولاية بحسب DE 4. فالنموذج ⁦W-4⁩ يحدد الاستقطاع الفيدرالي فقط (EDD: المعدلات والاستقطاع).

إذا لم يكن لديك نموذج DE 4 مكتمل من موظف، فاستقطع كما لو كان الموظف أعزب بلا بدلات. وتنشر EDD كل سنة طريقتين للاستقطاع: جدول شرائح الأجور (الطريقة A) وحسابًا دقيقًا (الطريقة B). وكلاهما في صفحة المعدلات. ولا يجوز للموظف أن يطلب عدم الاستقطاع في كاليفورنيا إلا إذا لم تكن عليه ضريبة دخل فيدرالية أو للولاية في السنة السابقة ولا يتوقع أن تكون عليه في السنة الحالية، ويجب تجديد الإعفاء بنموذج DE 4 جديد كل سنة بحلول 15 فبراير (EDD: DE 44).

المكافآت وغيرها من الأجور الإضافية لها قواعد استقطاع منفصلة في DE 44.

متى أودع SDI وPIT، ومتى يُستحق UI وETT؟

يُستحق UI وETT كل ربع سنة. أما إيداعات SDI وPIT فتُستحق بحسب جدول يحدده جدول الإيداع الفيدرالي لديك ومبلغ PIT المتراكم في كاليفورنيا (EDD: الإيداعات). ويجوز لك دفع UI وETT مبكرًا مع إيداع SDI وPIT.

تُستحق الدفعات ربع السنوية في اليوم الـ1 بعد انتهاء الربع (1 أبريل و1 يوليو و1 أكتوبر و1 يناير) وتصبح متأخرة بعد آخر يوم من ذلك الشهر. وإذا وافق موعد الاستحقاق عطلة نهاية أسبوع أو عطلة رسمية، انتقل إلى يوم العمل التالي. راجع جدول الإيداع الحالي. وتتم الإيداعات بنموذج إيداع ضريبة الرواتب (DE 88) عبر e-Services for Business (EDD: DE 44).

ما الإقرارات وتقارير الأجور التي أقدّمها كل ربع سنة، وهل يجب تقديمها عبر الإنترنت؟

قدّم إقرارًا ربع سنويًا (DE 9) وتقرير أجور ربع سنويًا (DE 9C)، كلاهما عبر الإنترنت، كل ربع سنة. يطابق DE 9 الأجور والضرائب للربع؛ ويسرد DE 9C أجور كل موظف وأجور PIT وPIT المستقطعة (EDD: الإقرارات المطلوبة).

يشمل الإلزام الإقرارات وتقارير الأجور والإيداعات. ويجوز لصاحب العمل طلب إعفاء بالنموذج DE 1245W إذا تعذّر عليه فعلًا التقديم إلكترونيًا؛ وبدون إعفاء معتمد، يكلّف الإقرار الورقي 50 دولارًا عن كل إقرار، حتى لو كان إقرارًا ورقيًا بلا أجور (EDD: إلزام التقديم الإلكتروني).

الربع الذي لا أجور فيه يتطلب مع ذلك DE 9 وDE 9C ما دام الحساب مفتوحًا. وإذا لم تتوقع أجورًا في السنة القادمة، فأغلق الحساب في e-Services for Business (EDD: الإقرارات المطلوبة).

هل أبلغ كاليفورنيا عن الموظفين الجدد، وخلال كم من الوقت؟

نعم. أبلغ سجل الموظفين الجدد لدى EDD عن كل موظف جديد أو معاد توظيفه يعمل في كاليفورنيا خلال 20 يومًا تقويميًا من أول يوم عمل مقابل أجر، باستخدام DE 34 في e-Services for Business (EDD: سجل الموظفين الجدد). ويطلب التقرير رقم حسابك لدى EDD ورقم EIN، واسم الموظف ورقم الضمان الاجتماعي وعنوان سكنه وتاريخ بدء العمل.

يجب الإبلاغ عن إعادة التوظيف إذا انقطع الموظف عن صاحب العمل نفسه لمدة 60 يومًا متتاليًا على الأقل. وصاحب العمل الذي يبلّغ إلكترونيًا يرسل اثنان تقارير في الشهر، بينها 12 إلى 16 يومًا، ولا يرسل شيئًا إذا لم يكن هناك ما يُبلَّغ عنه. وقد يكلّف التقرير المتأخر 24 دولارًا عن كل موظف، أو 490 دولارًا إذا اتفق صاحب العمل والموظف على حذف المعلومات أو تزويرها.

هل يمكن لعضو LLC أو شريك أو مالك شركة S أن يكون على كشوف رواتب كاليفورنيا؟

يعتمد ذلك على كيفية خضوع الكيان للضريبة، وبالنسبة إلى مالك يعمل في النشاط لا تتطابق الإجابة مع القاعدة الفيدرالية. فتطبّق EDD في كاليفورنيا قواعدها الخاصة بحسب نوع الكيان. وصفوف LLC والشريك أدناه مأخوذة من أوراق معلومات EDD عن الكيانات ذات المسؤولية المحدودة وأنواع التوظيف، وهي تستند إلى القوانين. وهذه الأوراق قديمة ولا تعيد صفحات EDD على الويب ذكرها، فتأكد من EDD أو من محاسب CPA قبل الاعتماد على صف يخص مالكًا. وصف المسؤول (officer) موجود أيضًا في الأسئلة الشائعة عن ضرائب الرواتب لدى EDD.

LLC بعضو واحد مُهمَلة ضريبيًا على المستوى الفيدرالي لا تتناولها هذه الأوراق، فتأكد من معاملتها لدى EDD قبل وضع المالك على كشوف الرواتب (EDD: DE 231TE).

من يتولى إدارة LLC أو LLP ويمتنع عمدًا عن دفع ضرائب الرواتب في كاليفورنيا قد يتحمل شخصيًا المبلغ المستحق مع الغرامات والفوائد، رغم أن أعضاء LLC في كاليفورنيا لا يتحملون عادةً ديونها لمجرد كونهم أعضاء (EDD: DE 231LLC).

كم يجب أن يأخذ مالك شركة S من راتب سؤال مختلف: راجع راتب مالك شركة S. وللمنشآت الفردية ومالكي LLC عمومًا، راجع كيف تدفع لنفسك من LLC.

ما تكلفة الإيداع أو الإقرار المتأخر؟

تفرض EDD 15% على دفعة ضريبة الرواتب المتأخرة، إضافةً إلى الفوائد، ولا تُلغى الغرامة إلا لسبب وجيه (EDD: الإيداعات؛ EDD: جدول الغرامات). وتُعاد حركة الفوائد كل ستة أشهر (EDD: DE 44).

يؤدي الرصيد غير المدفوع إلى كشف حساب (Statement of Account)، وقد تسجّل EDD حق امتياز ضريبيًا للولاية (state tax lien) يصبح سجلًا عامًا (EDD: DE 44). وإذا كانت الإيداعات أو الإقرارات متأخرة بالفعل، فراجع التأخر في ضرائب الرواتب.

مثال

كل المبالغ توضيحية بالدولار الأمريكي.

LLC في كاليفورنيا مصنّفة ضريبيًا كشركة S توظّف أول موظف

تدفع LLC لموظف 5,000 دولار في آخر يوم من كل شهر. يستقطع صاحب العمل SDI بنسبة ⁦1.3%⁩ على كامل 5,000 دولار، أي 65 دولارًا. ويستقطع أيضًا ضريبة الدخل في كاليفورنيا بحسب DE 4 وجدول الاستقطاع لدى EDD؛ افترض أن الجدول يعطي 150 دولارًا. فيتسلّم الموظف 4,785 دولارًا قبل استقطاع ضريبة الدخل الفيدرالية والضمان الاجتماعي وMedicare. ويدين صاحب العمل بشكل منفصل بـ UI وETT على أول 7,000 دولار من أجور الموظف في السنة. ويُحتفظ بـ SDI وPIT أمانة ويُودَعان بحسب الجدول، ولا تُعدّان نقدًا للنشاط أبدًا.

شركة في Delaware لديها موظف واحد عن بُعد في كاليفورنيا

تدفع شركة في Delaware لموظف جديد يعمل من منزله في كاليفورنيا فقط 3,000 دولار في 10 أغسطس. هذا يتجاوز حد الأجور، فتسجّل الشركة لدى EDD بحلول 25 أغسطس، وتعبّئ مع الموظف نموذج DE 4، وتبلّغ عن التوظيف بنموذج DE 34 خلال 20 يومًا من أول يوم عمل. ويُطبَّق استقطاع كاليفورنيا على الأجور عن العمل المؤدى في كاليفورنيا (EDD: DE 44). وهل لولاية أخرى حق أيضًا؟ هذا موضوع الموظفين في ولاية أخرى.

السنة الأولى لصاحب عمل جديد

يُحدَّد لصاحب العمل الجديد معدل UI قدره ⁦3.4%⁩ (استخدم المعدل في إشعارك). يدفع لموظف واحد 5,000 دولار شهريًا، أي 60,000 دولار في السنة. وUI هي ⁦3.4%⁩ من أول 7,000 دولار من الأجور، أي 238 دولارًا. وETT هي ⁦0.1%⁩ من الـ7,000 دولار نفسها، أي 7 دولارات. وكلتاهما تُسدَّدان بالكامل بحلول الشهر الثاني من الدفع، فلا يدين صاحب العمل بشيء إضافي من UI أو ETT عن ذلك الموظف في السنة. أما SDI المستقطعة من الموظف فهي ⁦1.3%⁩ من كامل 60,000 دولار، أي 780 دولارًا، لأنه لا سقف لـ SDI.

هل وضعك مختلف؟

• عاملك يعيش أو يعمل جزئيًا في ولاية أخرى: راجع الموظفين في ولاية أخرى.
• أنت مالك شركة S وتقرر كم تدفع لنفسك: راجع راتب مالك شركة S.
• تدفع للناس كمقاولين: اختبارات وضع العامل في كاليفورنيا تختلف عن الفيدرالية؛ راجع مقاولون قد يكونون موظفين.
• أنت العامل الوحيد في LLC الخاصة بك: راجع كيف تدفع لنفسك من LLC.
• إيداع أو إقرار متأخر بالفعل: راجع التأخر في ضرائب الرواتب.
• لا تزال تحتاج إلى الخطوات الفيدرالية (EIN والنموذج 941 والنموذج ⁦I-9⁩ والنموذج ⁦W-4⁩): راجع إعداد الرواتب لأول موظف.
• لديك عدة ولايات، أو مالك شركة، أو إقرارات سابقة تحتاج إلى استكمال: اجمع EIN ونوع الكيان وتاريخ أول دفعة أجور والأجور لكل ربع سنة وأي إشعارات من EDD، ثم احصل على مساعدة في مسك الدفاتر.