Lohnverbindlichkeiten bleiben offen: Lohnsteuerkonten bereinigen

Welchem Betrag sollte ein Saldo der Lohnverbindlichkeiten entsprechen?

Ein Konto für Lohnverbindlichkeiten des Bundes sollte der erfassten Lohnsteuer für bereits gezahlte Löhne entsprechen, bei periodengerechten Büchern zuzüglich der Steuer, die auf verdiente, aber noch nicht gezahlte Löhne aufgelaufen ist, abzüglich der dafür bereits geleisteten Einzahlungen und Zahlungen. Es erreicht null erst, wenn jeder erfasste Betrag eingezahlt wurde. Ein Saldo für Löhne, deren Einzahlungstermin noch nicht verstrichen ist, ist normal, auch wenn die Steuer eines späteren Laufs neben der eines älteren steht; ein Saldo für Löhne, deren Einzahlungstermin verstrichen ist, ist ein Problem.

Das Konto enthält bis zu drei Schichten: die von den Arbeitnehmern einbehaltene Steuer (Einkommensteuer und der Arbeitnehmeranteil an Social Security und Medicare), die entsprechenden Beiträge des Arbeitgebers zu Social Security und Medicare sowie die Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung. Die ersten beiden werden zusammen eingezahlt und in Form 941 gemeldet (Publication 15). Für ein „Lohnsteuer-Zwischenkonto“ oder Verrechnungskonto gilt dieselbe Regel.

Das Konto beim IRS betrifft nur Bundessteuern. Einbehalte der Bundesstaaten, Arbeitslosenversicherung der Bundesstaaten, bezahlte Freistellung und für Dritte einbehaltene Beträge (Rentenbeiträge, Prämien, Pfändungen) werden mit der Behörde oder dem Empfänger abgestimmt, an die oder den gezahlt wurde, nicht mit dem Konto beim IRS.

Dies sind die üblichen Termine. Erreicht die aufgelaufene Steuer an einem Tag innerhalb einer Einzahlungsperiode $100.000, gilt stattdessen der nächste Werktag. Wochenenden und gesetzliche Feiertage verschieben Fälligkeitstermine, und ein kleiner Fehlbetrag kann nach der Genauigkeitsregel für Einzahlungen später nachgeholt werden (Publication 15).

Gliedern Sie den Saldo nach den Lohnläufen, die er abdeckt. Der Teil, der nach den eigenen Einzahlungsterminen noch dasteht, ist ein Buchungsfehler, ein Betrag, der für jemand anderen als den IRS einbehalten wurde, oder eine nicht gezahlte Steuer. Um das zu klären, rufen Sie das Konto beim IRS ab. Zeigt es jede Einzahlung und nichts Fälliges, und entspricht Zeile 12 der Form 941 jedes Quartals der Steuer, die die Bücher für gezahlte Löhne erfasst haben, ist der Bundesanteil ein Buchungsfehler, den Sie in den Büchern bereinigen. Zeigt es fällige Steuer, ist es zuerst eine Steuerfrage. Auf verdiente, aber noch nicht gezahlte Löhne aufgelaufene Steuer steht bis zum Zahltag weder in Form 941 noch im Konto beim IRS; stimmen Sie sie daher mit dem Lohnjournal ab (abgegrenzte Löhne zum Jahresende).

Der Fall ist nicht einfach, wenn der Saldo über einen Jahreswechsel hinweg besteht, groß oder negativ ist, nicht mehr zum Konto beim IRS passt oder eine Steuererklärung oder ein Jahresabschluss ihn bereits verwendet hat.

Stellen Sie zusammen, bevor Sie etwas ändern:

• Forms 941 (und Form 940) für jedes offene Quartal sowie die Forms W-2 und W-3 des Jahres.
• Die Berichte des Lohnabrechnungsanbieters zu Steuerverbindlichkeiten und Steuerzahlungen sowie die Lohnjournale.
• Den Saldo des IRS-Kontos oder einen Kontoauszug (Account Transcript) des Unternehmens.
• Kontoauszüge und Bestätigungsnummern für jede Steuerzahlung, auch für Zahlungen außerhalb des Anbieters.
• Die Buchungsdetails des Verbindlichkeitskontos, die älteste Zeile zuerst.

Warum stehen Lohnverbindlichkeiten noch in der Bilanz?

Ein hängender Saldo kann ein Buchungsfehler statt nicht gezahlter Steuer sein. Vergleichen Sie die Zeilen des Kontos mit dem Zahlungsbericht des Anbieters, um zu sehen, welcher Fall vorliegt.

Wie erfahre ich, was der IRS tatsächlich verbucht hat?

Das Konto beim IRS zeigt die Einzahlungen und Zahlungen, die der IRS angerechnet hat, und jeden Saldo, den er als fällig ausweist. Rufen Sie es ab, bevor Sie die Bücher ändern.

Prüfen Sie zuerst, unter welcher EIN (US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen) der Anbieter einreicht. Diese Schritte gehen von Ihrer eigenen aus. Ein Section-3504-Agent (vom IRS bevollmächtigter Dienstleister) oder eine zertifizierte Professional Employer Organization reicht zusammengefasste Erklärungen ein und zahlt unter seiner eigenen Nummer ein, sodass Ihrem Konto Einzahlungen fehlen können, ohne dass ein Versäumnis vorliegt; stimmen Sie stattdessen mit seinen Aufteilungs- und Zahlungsunterlagen ab (IRS: Übersicht der Vereinbarungen mit Dritten; siehe wenn ein Lohnabrechnungsanbieter Ihre Steuern nicht gezahlt hat).

• Business Tax Account. Es zeigt den Kontosaldo nach Jahren, den Zahlungsverlauf und Steuerauszüge (Transcripts). Ein Designated Official kann sich für eine Kapitalgesellschaft, S Corporation oder Personengesellschaft registrieren, auch für eine LLC, die Form 1120, 1120-S oder 1065 einreicht. Ein Einzelunternehmer mit EIN, der Schedule C oder F einreicht, kann sich registrieren. Laut IRS ist es für eine LLC, die als Einzelunternehmen einreicht, noch nicht verfügbar; die Seite listet jede Rolle (IRS: Business Tax Account).
• Transcripts. Der Account Transcript listet Einzahlungen der Bundessteuern, Zahlungen, Strafzuschläge und Zinsen sowie den fälligen Saldo mit Aufschlägen. Der Employment Tax Return Transcript zeigt Form 941 wie eingereicht und ihren Verbindlichkeitsverlauf, für die Jahre, die der IRS als verfügbar aufführt (IRS: Einen Steuerauszug für Unternehmen anfordern).
• Kein Online-Konto. Fordern Sie einen Transcript per Post mit Form 4506-T an oder rufen Sie die Business-and-Specialty-Tax-Line des IRS an. Eine elektronisch eingereichte Erklärung kann 2 bis 3 Wochen brauchen, bis sie erscheint (dieselbe Seite).
• Überwachung der Einzahlungen. Meldet ein Dritter ein Unternehmen im Einzahlungssystem des IRS an, erhält das Unternehmen eine Inquiry PIN, um seine eigenen Einzahlungen zu überwachen (Publication 15).

Der IRS rechnet Einzahlungen in der Regel auf die jüngste Steuerverbindlichkeit innerhalb des Quartals an, sodass eine verspätete Einzahlung eine spätere Verbindlichkeit schließen und eine frühere unterdeckt lassen kann (Publication 15).

Legen Sie eine Zeile je Quartal an:

Ein Quartal, in dem die Zeilen voneinander abweichen, ist das Quartal, das Sie korrigieren.

Wie stimme ich die Bücher mit den Forms 941 und den Berichten des Anbieters ab?

Ordnen Sie je Quartal die erfasste Steuer Zeile 12 der Form 941 zu, die Einzahlungen und angerechneten Guthaben Zeile 13 und jede Zahlung dem Konto beim IRS.

1. Erfasste Steuer. Addieren Sie die einbehaltene Steuer und den Arbeitgeberanteil an Social Security und Medicare für die im Quartal gezahlten Löhne. Form 941 meldet die Steuer nach dem Tag, an dem die Löhne gezahlt wurden, nicht nach Entstehung oder Einzahlung (Anleitung zu Form 941). Die Summe sollte Zeile 12 entsprechen.
2. Bekannte Gründe, warum sie nicht stimmt. Zeile 7 (Bruchteile von Cent); Zeile 8 (Krankengeld über Dritte); Zeile 9 (nicht erhobene Arbeitnehmersteuer auf Trinkgelder und auf Gruppenlebensversicherungen für ehemalige Arbeitnehmer); Zeile 11 (Lohnsteuergutschrift für gesteigerte Forschungstätigkeit); und die Additional Medicare Tax (zusätzliche Medicare-Steuer), die vom Arbeitnehmer ohne Arbeitgeberanteil einbehalten wird (Anleitung zu Form 941; Publication 15). Halten Sie zu jedem Punkt eine Notiz fest.
3. Einzahlungen, Guthaben und spätere Zahlungen. Zeile 13 sind die Einzahlungen des Quartals plus jede Überzahlung, die aus einem früheren Quartal oder einer Form 941-X angerechnet wurde; ein mit der Erklärung gezahlter Saldo (Zeile 14) ist davon getrennt (Anleitung zu Form 941). Stimmen Sie den gesamten Zahlungsverlauf mit dem Konto beim IRS ab, und zwar Einzahlungen nach dem Quartal, dessen Steuer sie abdecken, nicht nach dem Bankdatum: Die Januar-Einzahlung eines monatlichen Einzahlers für Dezemberlöhne gehört ins vierte Quartal.
4. Verbindlichkeitsbericht des Anbieters. Stimmen Sie ihn bei einem monatlichen Einzahler monatsweise mit Zeile 16 ab, bei einem halbwöchentlichen Einzahler nach Zahltag mit Schedule B. Hat das Unternehmen das erste Kästchen in Zeile 16 angekreuzt, stimmen Sie nur mit Zeile 12 ab. Die Summe muss Zeile 12 entsprechen (Anleitung zu Form 941).
5. Jahressummen. Form W-3 (Zusammenfassung der Lohnbescheinigungen) sollte mit den vier Forms 941 des Jahres bei der einbehaltenen Einkommensteuer und bei den Löhnen für Social Security und Medicare übereinstimmen. Die Steuer für Social Security und Medicare in den Forms 941 sollte etwa doppelt so hoch sein wie die Zahlen der W-3, weil die W-3 nur den Arbeitnehmeranteil zeigt. Eine Lücke kann zu Rückfragen des IRS oder der Social Security Administration (US-Sozialversicherungsbehörde) führen; bewahren Sie die Abstimmung mit dem Grund für jede Lücke auf (Publication 15; Anleitung zu Form 941).

Wie gleiche ich den Saldo aus, ohne den Aufwand doppelt zu zählen?

Gleichen Sie eine Lohnverbindlichkeit aus, indem Sie jede Steuerzahlung dem Lohnlauf zuordnen, der sie ausgelöst hat, nie durch einen neuen Aufwand. Der Aufwand wird einmal erfasst, wenn die Lohnabrechnung gebucht wird.

Eine normale Lohnbuchung bucht Löhne und den Lohnsteueraufwand des Arbeitgebers im Soll und die Verbindlichkeit für die geschuldete Steuer im Haben. Die spätere Steuerzahlung bucht die Verbindlichkeit im Soll und das Bankkonto im Haben. Die Steuerregeln sagen, welchem Betrag der Saldo entsprechen sollte und wo das Konto beim IRS liegt. Sie sagen nicht, wie man ein Konto der Buchhaltung bereinigt; die folgenden Schritte sind daher Buchhaltungspraxis, kein Gesetz.

1. Listen Sie jede Zeile des Kontos nach Datum auf: Gutschriften aus Lohnabrechnungen und Zahlungen im Soll.
2. Ordnen Sie jede Zahlung den Lohnläufen zu, die sie abdeckt, anhand des Zahlungsberichts des Anbieters und des Kontoauszugs.
3. Prüfen Sie, wohin jede Steuerzahlung auf dem Kontoauszug gebucht wurde. Ging sie auf den Aufwand, buchen Sie diese Bankzeile auf das Verbindlichkeitskonto um. Ändern Sie die Zeile selbst, statt eine neue Buchung darüber zu setzen. Liegt die Zeile in einer abgeschlossenen Periode oder in einer, deren Erklärung oder Jahresabschluss bereits verwendet wurde, halten Sie an und lesen Sie unten „Wann sollte eine Bereinigung auf abgeschlossene Jahre oder geänderte Erklärungen zurückgreifen?“, bevor Sie sie ändern.
4. Buchen Sie jede nie erfasste Zahlung nach, auch Zahlungen außerhalb des Anbieters.
5. Berechnen Sie den Saldo je Quartal neu und vergleichen Sie ihn mit dem Konto beim IRS und den Forms 941.
6. Halten Sie für Restdifferenzen von wenigen Cent eine Notiz mit Datum fest. Eine größere Differenz braucht eine Ursache, bevor sie eine Buchung bekommt.

Kann ich den Saldo auf ein Vermögenskonto buchen oder ausbuchen?

Eine Verbindlichkeit auf ein Vermögenskonto umzubuchen oder als Ertrag auszubuchen, löst sie nicht auf. Es verdeckt den Saldo.

Eine Verbindlichkeit besagt, dass das Unternehmen das Geld schuldet; die Lösung ist also, die fehlende Zahlung oder den Buchungsfehler zu finden. Ein Vermögenskonto ist in der Regel nur für Geld richtig, das das Unternehmen zurückbekommen kann: ein Guthaben oder eine Erstattung, die das Konto beim IRS zeigt, etwa eine Überzahlung in Zeile 15a der Form 941, oder einen Vorschuss, den der Anbieter laut seinen Unterlagen noch für das Unternehmen hält. Eine Ausbuchung erfasst Ertrag, und nicht gezahlte Steuer bleibt geschuldet.

Einbehaltene Einkommensteuer und der Arbeitnehmeranteil an Social Security und Medicare sind Trust Fund Taxes (treuhänderisch einbehaltene Steuern). Ist ein Teil des Saldos einbehaltene und nicht gezahlte Steuer, kann eine verantwortliche Person, die sie vorsätzlich nicht abführt, persönlich für diese Steuer haften (26 U.S.C. 6672). Wer als verantwortlich gilt und wie lange der IRS Zeit hat, die Steuer festzusetzen, steht unter Trust Fund Recovery Penalty, und unter Rückstand bei Lohnsteuern. Das ist keine Ausbuchung.

Was bedeutet ein negativer Saldo der Lohnverbindlichkeiten?

Ein negativer (Soll-)Saldo bedeutet, dass die erfassten Zahlungen die erfasste Schuld übersteigen. Finden Sie heraus, welche Seite falsch ist.

Zahlt ein Unternehmen für ein Quartal mehr als den richtigen Betrag ein, lässt ihm Zeile 15b der Form 941 die Wahl zwischen einer Erstattung und einem Guthaben für die nächste Erklärung. Kreuzt es keines oder beide Kästchen an, rechnet der IRS die Überzahlung in der Regel auf die nächste Erklärung an. Unabhängig von den Kästchen kann der IRS eine Überzahlung auf jede überfällige Steuer unter derselben EIN anrechnen (Anleitung zu Form 941). Ein Guthaben des IRS gehört nur so lange auf ein Vermögenskonto, wie das Konto beim IRS es noch zeigt.

Was, wenn der IRS einen fälligen Saldo ausweist, meine Bücher aber alles als bezahlt zeigen?

Ein Saldo auf Seiten des IRS kann bedeuten, dass der IRS weniger Geld angerechnet hat, als die Bücher zeigen, mehr Steuer erfasst oder Strafzuschläge und Zinsen hinzugefügt hat. Behandeln Sie es zuerst als Steuerfrage und erst danach als Frage der Buchhaltung.

Beträgt Zeile 12 im Vor- und im laufenden Quartal jeweils $2.500 oder mehr und wurden alle Steuern fristgerecht eingezahlt, sollte der fällige Saldo in Zeile 14 null sein (Anleitung zu Form 941). Ein Saldo in Zeile 14 bedeutet in diesem Fall, dass eine Einzahlung zu niedrig war oder Zeile 12 höher ist als die erfasste Steuer. Prüfen Sie beides.

Welchem Jahr gehören Löhne von Ende Dezember und ihre Steuern an?

Form 941, Steuereinzahlungen und Form W-2 folgen dem Zahltag, unabhängig von der Methode der Bücher. Arbeit, die im Dezember endet und im Januar bezahlt wird, sind in der Regel Januarlöhne in Form 941 und Löhne des nächsten Jahres in Form W-2 (Anleitung zu Form W-2 und W-3).

• Bücher nach Zahlungseingang und -ausgang erfassen die Lohnabrechnung im Januar.
• Periodengerechte Bücher erfassen die Löhne und die Arbeitgebersteuer als Dezemberaufwand und als Verbindlichkeit zum 31. Dezember und gleichen diese Verbindlichkeit aus, wenn die Januar-Lohnabrechnung gebucht wird, statt sie erneut als Aufwand zu buchen.
• Bei beiden Methoden: Steuer auf im Dezember gezahlte, aber im Januar eingezahlte Löhne ist am 31. Dezember eine Verbindlichkeit. Die Januar-Einzahlung gleicht sie aus, ohne neuen Aufwand.

Die Buchungen zum Jahresende und die Erklärung stehen unter abgegrenzte Löhne zum Jahresende. Die Buchung für jeden Lauf steht unter Buchungen zur Lohnabrechnung.

Wie lange bewahre ich die Lohnunterlagen auf, die den Saldo belegen?

Bewahren Sie Unterlagen zur Lohnsteuer mindestens vier Jahre nach dem späteren der beiden Zeitpunkte auf: Fälligkeit der Steuer oder Zahlung (Publication 583; Publication 15).

Bewahren Sie alles hinter einem noch offenen Saldo auf, bis er ausgeglichen ist und das Konto beim IRS übereinstimmt. Was Sie aufbewahren und wie lange nach anderen Regeln, steht unter Aufbewahrung von Lohnunterlagen.

Wann sollte eine Bereinigung auf abgeschlossene Jahre oder geänderte Erklärungen zurückgreifen?

Greifen Sie zurück, wenn der alte Saldo eine Zahl verändert hat, die eingereicht wurde oder auf die man sich verlassen hat: eine Form 941, eine Form W-2 oder eine Einkommensteuererklärung. Ein Fehler nur im Hauptbuch bleibt in den Büchern.

Die Fristen der Form 941-X begrenzen, wann eine Form 941 korrigiert werden kann. Sie begrenzen nicht, wie weit zurück die Bücher korrigiert werden können.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar.

S Corporation einer Zahnarztpraxis mit einem Saldo seit März

Eine S Corporation einer Zahnarztpraxis hat $4.800 in Lohnverbindlichkeiten, die sich seit März nicht bewegt haben. Die Lohnbuchung im März schrieb der Verbindlichkeit $4.800 einbehaltene Steuer und Arbeitgebersteuer gut. Danach buchte der Anbieter $4.800 für den IRS vom Bankkonto ab, und der Bankfeed kodierte diese Abbuchung auf den Lohnsteueraufwand. Der Lohnaufwand ist um $4.800 zu hoch, einmal bei der Lohnbuchung und noch einmal bei der Abbuchung gezählt, und die Verbindlichkeit ist nie gesunken.

Die Umbuchung der Bankzeile auf Lohnverbindlichkeiten hat dieselbe Wirkung. Die Verbindlichkeit geht auf null, und der Aufwand sinkt um $4.800. Liegt der März in einem Jahr, dessen Erklärung bereits eingereicht ist, war der Gewinn der S Corporation um $4.800 zu niedrig ausgewiesen, und „Wann sollte eine Bereinigung auf abgeschlossene Jahre oder geänderte Erklärungen zurückgreifen?“ gilt.

Restaurant-LLC zahlt Dezemberlöhne im Januar

Eine Restaurant-LLC mit periodengerechten Büchern zahlt die Löhne vom 20. bis 31. Dezember am 5. Januar. Die Bruttolöhne betragen $10.000, und der Arbeitgeberanteil an Social Security und Medicare mit 7,65 % beträgt $765.

• Am 31. Dezember buchen die Bücher Löhne $10.000 und Lohnsteueraufwand $765 im Soll und abgegrenzte Löhne $10.000 und abgegrenzte Lohnsteuern $765 im Haben.
• Am 5. Januar wird die Lohnabrechnung gegen diese Abgrenzungen gebucht. Form 941 und Form W-2 zählen die Löhne im Januar, und die Frist für die Einzahlung beginnt am 5. Januar.
• Wurde der Januarlauf zusätzlich vollständig auf den Aufwand gebucht, lösen sich die Abgrenzungen nie auf, und der Aufwand ist doppelt. Das ist die „Verbindlichkeit, die sich nicht auflöst“.

Bücher zeigen $9.000, der IRS nichts Fälliges

Die Bücher eines Unternehmens zeigen $9.000 Lohnverbindlichkeiten für Löhne, deren Einzahlungstermine verstrichen sind. Sein Konto beim IRS zeigt nichts Fälliges und jede Einzahlung, und Zeile 12 der Form 941 jedes Quartals entspricht der Steuer, die die Bücher erfasst haben. Sind die $9.000 ausschließlich Bundessteuer, ist die Verbindlichkeit ein Buchhaltungssaldo. Die Zahlungen wurden geleistet, aber anderswo gebucht, etwa auf den Aufwand oder auf eine Einlage des Eigentümers, wenn dieser persönlich zahlte. Ordnen Sie jede Zahlung ihrem Lauf zu und buchen Sie sie um.

Ist Zeile 12 niedriger als die Steuer, die die Bücher erfasst haben, kann die Erklärung falsch sein: siehe einen Fehler bei der Lohnabrechnung korrigieren. Zeigte das Konto beim IRS $9.000 als fällig, ginge es um versäumte oder falsch angerechnete Einzahlungen, nicht um das Hauptbuch. Ordnen Sie Zahlungen weiter den Läufen zu, aber verschieben Sie Umbuchungen oder Ausbuchungen, bis der Stand beim IRS verstanden ist.

Anders in Ihrem Fall?

• Der Saldo ist alt, groß oder negativ, oder das Konto beim IRS passt nicht zu den Büchern: ob es ein Buchungsfehler oder ein echter Steuersaldo ist, welche Jahre zu korrigieren sind und wer die Bücher und Einreichungen korrigiert. Holen Sie Hilfe bei der Buchhaltung.
• Eine Erklärung, ein Kreditpaket oder ein Jahresabschluss hat bereits die falschen Zahlen verwendet: Die zu korrigierenden Jahre und die betroffenen Einreichungen brauchen eine fachliche Prüfung. Holen Sie Hilfe bei der Buchhaltung.
• Der Saldo ist ein Lohnkonto eines Bundesstaates: Dieselbe Abstimmung gilt gegen die Unterlagen der Behörde des Bundesstaates. Für Kalifornien siehe Lohnsteuern in Kalifornien und Einrichtung beim EDD (Arbeitsbehörde Kaliforniens).
• Der IRS zeigt einen fälligen Saldo, oder Einzahlungen wurden versäumt: siehe Rückstand bei Lohnsteuern.
• Der Anbieter hat das Geld genommen, aber nicht eingezahlt: siehe wenn ein Lohnabrechnungsanbieter Ihre Steuern nicht gezahlt hat.
• Eine Lohnabrechnung oder Form 941 war falsch: siehe einen Fehler bei der Lohnabrechnung korrigieren.
• Sie haben im Laufe des Jahres den Anbieter gewechselt: siehe den Lohnabrechnungsanbieter wechseln. Verbindlichkeiten verteilen sich oft auf zwei Berichtssätze.
• Sie brauchen die Buchung für einen Lohnlauf: siehe Buchungen zur Lohnabrechnung.
• Löhne im Januar für Arbeit im Dezember: siehe abgegrenzte Löhne zum Jahresende.
• Mehrere Zeiträume der Bücher sind im Rückstand: siehe überfällige Buchhaltung nachholen und holen Sie Hilfe bei der Buchhaltung.