התחייבויות שכר שלא נסגרות במאזן: תיקון חשבונות מס שכר

למה צריכה להיות שווה יתרת התחייבות שכר?

חשבון התחייבות שכר פדרלי צריך להיות שווה למס השכר שנרשם על שכר שכבר שולם, ובספרים בשיטת צבירה גם למס שנצבר על שכר שהורווח ועדיין לא שולם, פחות ההפקדות והתשלומים שכבר בוצעו עבורו. הוא מגיע לאפס רק כשכל סכום שנרשם הופקד. יתרה על שכר שמועד ההפקדה שלו עוד לא עבר היא תקינה, כולל מס של הרצה מאוחרת יותר שיושב לצד מס של הרצה ישנה; יתרה על שכר שמועד ההפקדה שלו עבר היא בעיה.

החשבון מחזיק עד שלוש שכבות: מס שנוכה מהעובדים (מס הכנסה והחלק של העובד בביטוח לאומי ובמדיקר), התוספת התואמת של המעסיק לביטוח לאומי ולמדיקר, ומס אבטלה פדרלי. שתי הראשונות מופקדות יחד ומדווחות בטופס 941 (פרסום 15). גם חשבון “מס שכר זמני” או חשבון ביניים כפוף לאותו כלל.

הרישום ב-⁠IRS מכסה רק מס פדרלי. ניכוי מס מדינתי, מס אבטלה מדינתי, חופשה בתשלום וסכומים שמוחזקים עבור אחרים (הפרשות לפנסיה, פרמיות, עיקולים) נבדקים מול הרשות או הנמען ששולם לו, לא מול הרישום של IRS.

אלה המועדים הרגילים. כשהמס המצטבר מגיע ל-⁠⁦$100,000⁩ ביום כלשהו בתקופת הפקדה, חל במקום זה יום העסקים הבא. סופי שבוע וחגים רשמיים מזיזים מועדים, ואפשר להשלים חסר קטן מאוחר יותר לפי כלל דיוק ההפקדות (פרסום 15).

פרקו את היתרה לפי הרצות השכר שהיא מכסה. החלק שעדיין קיים אחרי מועדי ההפקדה שלו הוא שגיאה בספרים, סכום שמוחזק עבור גורם אחר שאינו IRS, או מס שלא שולם. כדי לדעת איזה מהם, הוציאו את הרישום של IRS. אם הוא מראה שכל ההפקדות בוצעו ושאין חוב, ושורה 12 בטופס 941 בכל רבעון שווה למס שהספרים רשמו על שכר ששולם, החלק הפדרלי הוא שגיאת רישום שצריך לנקות בספרים. אם הוא מראה חוב מס, זו קודם כול שאלת מס. מס שנצבר על שכר שהורווח ועדיין לא שולם אינו בטופס 941 ולא ברישום של IRS עד יום התשלום, ולכן התאימו אותו לרישום השכר (שכר שנצבר בסוף השנה).

המקרה אינו פשוט כשהיתרה עברה סוף שנה, גדולה או שלילית, כבר לא מתיישבת עם הרישום של IRS, או שדוח או דוחות כספיים כבר השתמשו בה.

אספו לפני שמשנים משהו:

• טפסי 941 (וטופס 940) לכל רבעון פתוח, וטפסי ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-3⁩ של השנה.
• דוחות ההתחייבות לתשלום מס ותשלומי המס של ספק השכר, ורישומי השכר.
• יתרת החשבון ב-⁠IRS או תדפיס חשבון של העסק.
• דפי חשבון בנק ומספרי אישור לכל תשלום מס, כולל תשלומים שבוצעו מחוץ לספק.
• פירוט התנועות בחשבון ההתחייבות, מהשורה הישנה ביותר.

למה התחייבויות שכר עדיין במאזן?

יתרה תקועה יכולה להיות שגיאת רישום ולא מס שלא שולם. השוו את שורות החשבון לדוח התשלומים של הספק כדי לראות מה חל.

איך מגלים מה בפועל יש ל-⁠IRS?

רישום החשבון ב-⁠IRS מראה את ההפקדות והתשלומים ש-⁠IRS יישם ואת כל יתרה שלפיו חייבים. הוציאו אותו לפני שמשנים את הספרים.

קודם ודאו תחת מספר זיהוי המעסיק של מי הספק פועל. השלבים האלה מניחים שהמספר שלכם. סוכן לפי סעיף 3504 או ארגון מעסיק מקצועי מוסמך (CPEO) מגיש דוחות מצטברים ומפקיד תחת מספר משלו, ולכן בחשבון שלכם עשויות להיות חסרות הפקדות בלי שום כשל; התאימו במקום זה לרישומי ההקצאה והתשלום שלו (IRS: טבלת הסדרי צד שלישי; ראו כשספק שכר לא שילם את המסים שלכם).

• חשבון מס עסקי (Business tax account). הוא מציג את יתרת החשבון לפי שנה, היסטוריית תשלומים ותדפיסי מס. Designated official יכול להירשם עבור חברה, חברת S או שותפות, כולל LLC שמגיש טופס 1120, ⁦1120-S⁩ או 1065. בעל עסק יחידני עם EIN שמגיש Schedule C או F יכול להירשם. IRS אומר שהוא עדיין לא זמין ל-⁠LLC שמגיש כבעל עסק יחידני; הדף שלו מפרט כל תפקיד (IRS: חשבון מס עסקי).
• תדפיסים. תדפיס חשבון המס מפרט הפקדות מס פדרליות, תשלומים, קנסות וריבית, וחוב עם תוספות. תדפיס הדוח של מס התעסוקה מציג את טופס 941 כפי שהוגש ואת רישום החבות שלו, לשנים ש-⁠IRS מפרט כזמינות (IRS: קבלת תדפיס מס עסקי).
• אין חשבון מקוון. בקשו תדפיס בדואר בטופס ⁦4506-T⁩ או התקשרו לקו המסים לעסקים ולמקרים מיוחדים של IRS. דוח שהוגש באופן אלקטרוני יכול להופיע אחרי 2 עד 3 שבועות (אותו עמוד).
• מעקב אחר הפקדות. כשצד שלישי רושם עסק במערכת ההפקדות של IRS, העסק מקבל Inquiry PIN כדי לעקוב אחר ההפקדות שלו (פרסום 15).

IRS מיישם הפקדות בדרך כלל על החבות העדכנית ביותר ברבעון, ולכן הפקדה מאוחרת יכולה לסגור חבות מאוחרת יותר ולהשאיר חבות מוקדמת יותר חסרה (פרסום 15).

בנו שורה אחת לכל רבעון:

רבעון ששורותיו אינן מתיישבות הוא הרבעון שצריך לתקן.

איך מתאימים את הספרים לטפסי 941 ולדוחות הספק?

בכל רבעון, התאימו את המס שנרשם לשורה 12 בטופס 941, את ההפקדות והזיכויים שיושמו לשורה 13, ואת כל התשלומים לרישום של IRS.

1. המס שנרשם. חברו את המס שנוכה ואת החלק של המעסיק בביטוח לאומי ובמדיקר על שכר ששולם ברבעון. טופס 941 מדווח מס לפי תאריך תשלום השכר, לא לפי מועד הצבירה או ההפקדה (הוראות טופס 941). הסך צריך להיות שווה לשורה 12.
2. סיבות ידועות לחוסר התאמה. שורה 7 (שברי סנט); שורה 8 (תשלום מחלה של צד שלישי); שורה 9 (מס עובד שלא נגבה על טיפים ועל ביטוח חיים קבוצתי לעובדים לשעבר); שורה 11 (זיכוי מס שכר להגדלת פעילות מחקר); ו-⁠Additional Medicare Tax, שמנוכה מהעובד בלי תוספת תואמת של המעסיק (הוראות טופס 941; פרסום 15). רשמו הערה לכל אחת.
3. הפקדות, זיכויים ותשלומים מאוחרים. שורה 13 היא ההפקדות של הרבעון בתוספת תשלום יתר שיושם מרבעון קודם או מטופס ⁦941-X⁩; חוב ששולם עם הדוח (שורה 14) הוא נפרד (הוראות טופס 941). התאימו את כל היסטוריית התשלומים לרישום של IRS, ואת ההפקדות לפי הרבעון שהמס שלו הן מכסות, לא לפי תאריך הבנק: הפקדה בינואר של מפקיד חודשי על שכר דצמבר שייכת לרבעון הרביעי.
4. דוח ההתחייבות של הספק. התאימו אותו לפי חודש לשורה 16 עבור מפקיד חודשי, או לפי תאריך תשלום ל-⁠Schedule B עבור מפקיד חצי-שבועי. אם העסק סימן את התיבה הראשונה בשורה 16, התאימו רק לשורה 12. הסך חייב להיות שווה לשורה 12 (הוראות טופס 941).
5. סכומי השנה. טופס ⁦W-3⁩ צריך להתאים לארבעת טפסי 941 של השנה במס הכנסה שנוכה ובשכר לביטוח לאומי ולמדיקר. מס ביטוח לאומי ומדיקר בטפסי 941 צריך להיות בערך כפול מהנתונים ב-⁠⁦W-3⁩, כי ⁦W-3⁩ מראה רק את החלק של העובד. פער יכול להביא פנייה מ-⁠IRS או ממינהל הביטוח הלאומי האמריקאי (SSA), ולכן שמרו את ההתאמה עם הסיבה לכל פער (פרסום 15; הוראות טופס 941).

איך מנקים את היתרה בלי לספור את ההוצאה פעמיים?

מנקים התחייבות שכר על ידי התאמת כל תשלום מס להרצת השכר שיצרה אותו, לעולם לא על ידי רישום הוצאה חדשה. ההוצאה נרשמת פעם אחת, כשהשכר נרשם.

פקודת שכר רגילה מחייבת שכר והוצאת מס שכר של המעסיק, ומזכה את ההתחייבות במס שחייבים. תשלום המס שאחריה מחייב את ההתחייבות ומזכה את הבנק. כללי המס קובעים למה היתרה צריכה להיות שווה ואיפה הרישום של IRS נמצא. הם לא קובעים איך מנקים חשבון בספרים, ולכן הצעדים שלהלן הם נוהג בהנהלת חשבונות ולא חוק.

1. רשמו כל שורה בחשבון לפי תאריך: זיכויי שכר וחיובי תשלום.
2. התאימו כל תשלום להרצות השכר שהוא מכסה, לפי דוח התשלומים של הספק ודף הבנק.
3. בדקו איפה נרשם כל תשלום מס בדף הבנק. אם הוא נרשם להוצאה, סווגו מחדש את שורת הבנק לחשבון ההתחייבות. שנו את השורה עצמה במקום להוסיף פקודה חדשה מעליה. אם השורה נמצאת בתקופה סגורה, או כזו שדוח או דוחות כספיים שלה כבר שימשו, עצרו וקראו בהמשך “מתי ניקוי צריך להגיע אחורה לשנים סגורות או לדוחות מתוקנים?” לפני שמשנים אותה.
4. רשמו כל תשלום שלא נרשם מעולם, כולל תשלומים שבוצעו מחוץ לספק.
5. חשבו מחדש את היתרה לפי רבעון והשוו אותה לרישום של IRS ולטפסי 941.
6. השאירו הערה מתוארכת לעיגול שנותר של כמה סנטים. הפרש גדול יותר צריך סיבה לפני שנרשמת בגללו פקודה.

אפשר למפות את היתרה לחשבון נכס או למחוק אותה?

העברת התחייבות לחשבון נכס, או מחיקתה להכנסה, לא סוגרת אותה. היא מסתירה את היתרה.

התחייבות אומרת שהעסק חייב את הכסף, ולכן התיקון הוא למצוא את התשלום החסר או את שגיאת הרישום. חשבון נכס מתאים בדרך כלל רק לכסף שהעסק יכול לקבל בחזרה: זיכוי או החזר שהרישום של IRS מראה, כמו תשלום יתר בשורה 15a בטופס 941, או מקדמה שרישומי הספק מראים שהוא עדיין מחזיק עבור העסק. מחיקה רושמת הכנסה, ומס שעדיין לא שולם נשאר חוב.

מס הכנסה שנוכה והחלק של העובד בביטוח לאומי ובמדיקר הם מסי נאמנות (trust fund taxes). אם חלק מהיתרה הוא מס שנוכה ולא שולם, אדם אחראי שנמנע בכוונה מלהעביר אותו עלול להיות חייב באופן אישי באותו מס (⁦26 U.S.C. 6672⁩). ראו קנס שחזור מסי נאמנות לגבי מי נחשב אחראי וכמה זמן יש ל-⁠IRS לקבוע אותו, וכן פיגור במסי שכר. זו לא מחיקה.

מה פירוש יתרה שלילית בהתחייבות שכר?

יתרה שלילית (חיוב) אומרת שנרשם כשולם יותר ממה שנרשם כחוב. מצאו איזה צד שגוי.

אם עסק מפקיד יותר מהסכום הנכון לרבעון, שורה 15b בטופס 941 מאפשרת לו לבחור החזר או זיכוי לדוח הבא. אם הוא לא מסמן אף תיבה או מסמן שתיהן, IRS יישם בדרך כלל את תשלום היתר על הדוח הבא. לא משנה מה התיבות אומרות, IRS רשאי ליישם תשלום יתר על כל מס שבפיגור תחת אותו EIN (הוראות טופס 941). זיכוי של IRS שייך לחשבון נכס רק כל עוד הרישום של IRS עדיין מראה אותו.

מה אם IRS מראה חוב אבל הספרים שלי מראים שהכול שולם?

יתרה בצד של IRS יכולה לומר ש-⁠IRS יישם פחות כסף ממה שהספרים מראים, רשם יותר מס, או הוסיף קנסות וריבית. התייחסו לזה קודם כשאלת מס ורק אחר כך כשאלת ספרים.

כששורה 12 ברבעון הקודם ובנוכחי הן כל אחת ⁦$2,500⁩ או יותר וכל המסים הופקדו במועד, החוב בשורה 14 צריך להיות אפס (הוראות טופס 941). יתרה בשורה 14 במקרה כזה אומרת שהפקדה הייתה חסרה, או ששורה 12 גבוהה מהמס שנרשם. בדקו את שני הדברים.

לאיזו שנה שייכים שכר שנשלם בסוף דצמבר והמסים עליו?

טופס 941, הפקדות המס וטופס ⁦W-2⁩ עוקבים אחר תאריך התשלום, לא משנה באיזו שיטה הספרים מנוהלים. עבודה שמסתיימת בדצמבר ומשולמת בינואר היא בדרך כלל שכר ינואר בטופס 941 ושכר השנה הבאה בטופס ⁦W-2⁩ (הוראות טפסים ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-3⁩).

• ספרים בשיטת מזומן רושמים את השכר בינואר.
• ספרים בשיטת צבירה רושמים את השכר ואת מס המעסיק כהוצאת דצמבר וכהתחייבות ב-⁠31 בדצמבר, ואז סוגרים את ההתחייבות כשהשכר של ינואר נרשם, במקום להוציא אותו כהוצאה שוב.
• בכל שיטה: מס על שכר ששולם בדצמבר אבל הופקד בינואר הוא התחייבות ב-⁠31 בדצמבר. ההפקדה של ינואר סוגרת אותה, בלי הוצאה חדשה.

פקודות סוף השנה והדוח מוסברים בשכר שנצבר בסוף השנה. הפקודה לכל הרצה מוסברת בפקודות יומן לשכר.

כמה זמן שומרים את רישומי השכר שתומכים ביתרה?

שמרו רישומי מס תעסוקה לפחות ארבע שנים אחרי המועד שבו המס נעשה חייב או שולם, המאוחר מביניהם (פרסום 583; פרסום 15).

שמרו את כל מה שעומד מאחורי יתרה שעדיין פתוחה עד שהיא נסגרת והרישום של IRS מתאים. מה לשמור, ולכמה זמן לפי כללים אחרים, מוסבר בשמירת רישומי שכר.

מתי ניקוי צריך להגיע אחורה לשנים סגורות או לדוחות מתוקנים?

חזרו אחורה כשהיתרה הישנה שינתה מספר שהוגש או שהסתמכו עליו: טופס 941, טופס ⁦W-2⁩ או דוח מס הכנסה. שגיאה שנמצאת רק בספרים נשארת בספרים.

תקופות ⁦941-X⁩ מגבילות עד מתי אפשר לתקן טופס 941. הן לא מגבילות עד כמה אחורה אפשר לתקן את הספרים.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

חברת S של רופאי שיניים עם יתרה מאז מרץ

בחברת S של רופאי שיניים יש ⁦$4,800⁩ בהתחייבויות שכר שלא זזו מאז מרץ. רישום השכר של מרץ זיכה את ההתחייבות ב-⁦$4,800⁩ של מס שנוכה ומס של המעסיק. אחר כך הספק משך ⁦$4,800⁩ מהבנק עבור IRS, וחיבור הבנק סיווג את המשיכה להוצאת מס שכר. הוצאת השכר גבוהה ב-⁦$4,800⁩, נספרה פעם ברישום השכר ופעם במשיכה, וההתחייבות מעולם לא ירדה.

סיווג מחדש של שורת הבנק להתחייבויות שכר נותן אותו אפקט. ההתחייבות יורדת לאפס וההוצאה יורדת ב-⁦$4,800⁩. אם מרץ נמצא בשנה שהדוח שלה כבר הוגש, הרווח של חברת S היה נמוך ב-⁦$4,800⁩, וחל הסעיף “מתי ניקוי צריך להגיע אחורה לשנים סגורות או לדוחות מתוקנים?”.

LLC של מסעדה ששילם שכר דצמבר בינואר

LLC של מסעדה בספרים בשיטת צבירה משלם ב-⁠5 בינואר שכר עבור 20 עד 31 בדצמבר. השכר ברוטו הוא ⁦$10,000⁩, וביטוח לאומי ומדיקר של המעסיק בשיעור ⁦7.65%⁩ הם ⁦$765⁩.

• ב-⁠31 בדצמבר הספרים מחייבים שכר ⁦$10,000⁩ והוצאת מס שכר ⁦$765⁩, ומזכים שכר לתשלום ⁦$10,000⁩ ומסי שכר לתשלום ⁦$765⁩.
• ב-⁠5 בינואר השכר נרשם כנגד הצבירות האלה. טופס 941 וטופס ⁦W-2⁩ סופרים את השכר בינואר, ושעון ההפקדה מתחיל ב-⁠5 בינואר.
• אם הרצת ינואר נרשמה גם במלואה להוצאה, הצבירות לא נסגרות וההוצאה כפולה. זו “התחייבות שלא נסגרת”.

הספרים מראים ⁦$9,000⁩ ו-⁠IRS לא מראה חוב

הספרים של עסק מראים ⁦$9,000⁩ בהתחייבויות שכר עבור שכר שמועדי ההפקדה שלו עברו. החשבון שלו ב-⁠IRS לא מראה חוב וכל ההפקדות בוצעו, ושורה 12 בטופס 941 בכל רבעון שווה למס שהספרים רשמו. אם כל ⁦$9,000⁩ הם מס פדרלי, ההתחייבות היא יתרה של הנהלת חשבונות. התשלומים בוצעו אבל נרשמו במקום אחר, למשל להוצאה, או להזרמת הון של הבעלים כשהבעלים שילם מכיסו. התאימו כל תשלום להרצה שלו וסווגו מחדש.

אם שורה 12 נמוכה מהמס שהספרים רשמו, ייתכן שהדוח שגוי: ראו תיקון טעות בשכר. אילו החשבון ב-⁠IRS היה מראה חוב של ⁦$9,000⁩, הבעיה הייתה הפקדות שהוחמצו או יושמו בטעות, לא הספרים. המשיכו להתאים תשלומים להרצות, אבל המתינו עם סיווג מחדש או מחיקה עד שהרישום של IRS מובן.

המצב שלכם שונה?

• היתרה ישנה, גדולה או שלילית, או שהחשבון ב-⁠IRS לא מתאים לספרים: האם זו שגיאת רישום או חוב מס אמיתי, אילו שנים דורשות תיקון, ומי מתקן את הספרים ואת ההגשות. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• דוח, חבילה למלווה או דוחות כספיים כבר השתמשו במספרים שגויים: השנים לתיקון וההגשות המושפעות דורשות קריאה של איש מקצוע. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• היתרה היא חשבון שכר מדינתי: אותה התאמה חלה מול הרישום של רשות המדינה. לקליפורניה, ראו מסי שכר בקליפורניה והגדרת EDD.
• IRS מראה חוב או שהפקדות הוחמצו: ראו פיגור במסי שכר.
• הספק לקח את הכסף אבל לא הפקיד אותו: ראו כשספק שכר לא שילם את המסים שלכם.
• הרצת שכר או טופס 941 היו שגויים: ראו תיקון טעות בשכר.
• החלפתם ספקים במהלך השנה: ראו החלפת ספקי שכר. לעיתים קרובות ההתחייבויות מפוצלות בין שתי קבוצות של דוחות.
• אתם צריכים את הפקודה להרצת שכר: ראו פקודות יומן לשכר.
• שכר ששולם בינואר על עבודה של דצמבר: ראו שכר שנצבר בסוף השנה.
• כמה תקופות של ספרים מפגרות: ראו השלמת ספרים באיחור וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.