급여 부채가 정리되지 않을 때: 급여세 계정 바로잡기

급여 부채 잔액은 얼마여야 하나요?

연방 급여 부채 계정은 이미 지급한 급여에 대해 기록한 급여세에, 발생주의 장부라면 벌었지만 아직 지급하지 않은 급여에 발생한 세금을 더하고, 그에 대해 이미 낸 납부액을 뺀 금액과 같아야 합니다. 기록한 금액을 모두 납부해야만 0이 됩니다. 납부 기한이 아직 지나지 않은 급여의 잔액은 정상이며, 이전 지급분 옆에 나중 지급분의 세금이 남아 있는 경우도 마찬가지입니다. 납부 기한이 이미 지난 급여의 잔액은 문제입니다.

이 계정에는 최대 세 가지가 들어갑니다. 직원에게서 원천징수한 세금(소득세와 직원 몫의 사회보장세·메디케어세), 고용주가 같은 금액으로 내는 사회보장세·메디케어세, 연방 실업세입니다. 앞의 두 가지는 함께 납부하며 Form 941로 보고합니다(Publication 15). "급여세 보관" 계정이나 임시 계정도 같은 규칙을 따릅니다.

IRS 기록은 연방세만 다룹니다. 주 원천징수, 주 실업보험, 유급휴가, 다른 사람을 위해 보관한 금액(은퇴 연금 납입, 보험료, 급여 압류금)은 IRS 기록이 아니라 돈을 낸 기관이나 수령인의 기록과 대조합니다.

이것은 일반적인 날짜입니다. 납부 기간 중 어느 날이든 누적 세금이 $100,000에 이르면 대신 다음 영업일 규칙이 적용됩니다. 주말과 법정 공휴일에는 기한이 이동하며, 소액의 부족분은 납부 정확성 규칙에 따라 나중에 채울 수 있습니다(Publication 15).

잔액을 그 잔액이 포함하는 급여 지급별로 나누어 보세요. 자체 납부 기한이 지난 뒤에도 남아 있는 부분은 장부 오류이거나, IRS가 아닌 다른 쪽을 위해 보관한 금액이거나, 미납 세금입니다. 어느 쪽인지 알려면 IRS 기록을 받아 보세요. 모든 납부가 기록되어 있고 낼 세금이 없으며, 각 분기 Form 941의 12번 줄이 급여 지급분에 대해 장부에 기록한 세금과 같다면, 연방 부분은 장부에서 정리할 기록 오류입니다. 낼 세금이 있다고 나오면 먼저 세금 문제입니다. 벌었지만 아직 지급하지 않은 급여에 발생한 세금은 지급일이 되기 전에는 Form 941에도 IRS 기록에도 나타나지 않으므로 급여 대장과 대조하세요(연말 미지급 급여).

잔액이 연말을 넘어 남아 있거나, 크거나 마이너스이거나, 더 이상 IRS 기록과 맞지 않거나, 신고서나 재무제표가 이미 그 잔액을 사용했다면 간단한 사례가 아닙니다.

바꾸기 전에 모아 둘 자료는 다음과 같습니다.

• 열려 있는 분기별 Form 941(과 Form 940), 해당 연도의 Form W-2와 Form W-3.
• 급여 대행업체의 세금 부채 및 세금 납부 보고서, 급여 대장.
• 사업체의 IRS 계정 잔액 또는 계정 기록 사본(account transcript).
• 모든 세금 납부의 은행 명세서와 확인번호. 업체를 거치지 않고 낸 납부도 포함합니다.
• 부채 계정의 거래 내역. 가장 오래된 줄부터 보세요.

급여 부채가 왜 재무상태표에 계속 남아 있나요?

잔액이 그대로 남아 있는 것은 세금 미납이 아니라 기록 오류일 수 있습니다. 계정의 각 줄을 업체의 납부 보고서와 비교해 어느 경우인지 확인하세요.

IRS가 실제로 가진 기록은 어떻게 확인하나요?

IRS 계정 기록에는 IRS가 반영한 납부액과 낼 세금이 있다고 하는 잔액이 나옵니다. 장부를 바꾸기 전에 먼저 받아 보세요.

먼저 업체가 어느 고용주 식별번호를 쓰는지 확인하세요. 아래 단계는 본인의 번호를 쓴다고 가정합니다. section 3504 대리인이나 공인 고용 대행 업체(CPEO)는 자기 번호로 합산 신고서를 제출하고 납부하므로, 아무런 불이행이 없어도 본인 계정에 납부 내역이 없을 수 있습니다. 이 경우 대신 업체의 배분 및 납부 기록과 대조하세요(IRS: 제3자 급여 대행 구조 표, 급여 대행업체가 세금을 내지 않았을 때 참고).

• Business tax account. 연도별 계정 잔액, 납부 내역, 세금 기록 사본을 볼 수 있습니다. 법인, S corporation, 파트너십(Form 1120, 1120-S, 1065를 제출하는 LLC 포함)은 지정 대표자(Designated Official)가 등록할 수 있습니다. Schedule C나 F를 제출하는 EIN 보유 개인사업자도 등록할 수 있습니다. IRS는 개인사업자로 제출하는 LLC에는 아직 제공되지 않는다고 하며, 해당 페이지에 역할별로 정리되어 있습니다(IRS: Business tax account).
• 기록 사본(Transcript). 세금 계정 기록 사본에는 연방 세금 납부액, 지급액, 가산세와 이자, 발생분을 포함한 낼 세금이 나옵니다. 고용세 신고서 기록 사본에는 제출된 Form 941과 그 부채 기록이 나오며, IRS가 제공한다고 안내하는 연도에 한합니다(IRS: 사업체 세금 기록 사본 받기).
• 온라인 계정이 없는 경우. Form 4506-T로 우편 요청하거나 IRS 사업체·전문 세금 전화번호로 전화하세요. 전자 제출한 신고서가 나타나기까지 2~3주가 걸릴 수 있습니다(같은 페이지).
• 납부 모니터링. 제3자가 사업체를 IRS 납부 시스템에 등록하면, 사업체는 자신의 납부를 확인할 수 있는 조회용 PIN(Inquiry PIN)을 받습니다(Publication 15).

IRS는 일반적으로 납부액을 해당 분기 안에서 가장 최근의 세금 부채에 적용하므로, 늦은 납부가 나중의 부채를 정리하고 이전 부채는 모자라게 남길 수 있습니다(Publication 15).

분기마다 한 줄씩 만드세요.

줄끼리 맞지 않는 분기가 바로잡아야 할 분기입니다.

장부를 Form 941과 업체의 보고서에 어떻게 맞추나요?

분기마다 기록한 세금은 Form 941의 12번 줄에, 납부액과 반영된 공제액은 13번 줄에, 모든 납부는 IRS 기록에 맞춰 보세요.

1. 기록한 세금. 그 분기에 지급한 급여에 대해 원천징수한 세금과 고용주 몫의 사회보장세·메디케어세를 더합니다. Form 941은 세금이 발생한 때나 납부한 때가 아니라 급여를 지급한 날짜 기준으로 신고합니다(Form 941 작성 안내). 합계가 12번 줄과 같아야 합니다.
2. 맞지 않는 알려진 이유. 7번 줄(센트 단위 단수 처리), 8번 줄(제3자 병가 급여), 9번 줄(팁과 퇴직 직원의 단체 정기 생명보험에 대해 징수하지 못한 직원 세금), 11번 줄(연구 활동 증가에 대한 급여세 공제), 그리고 고용주 몫 없이 직원에게서만 원천징수하는 추가 메디케어세입니다(Form 941 작성 안내, Publication 15). 각각에 대해 메모를 남기세요.
3. 납부, 공제, 이후 납부. 13번 줄은 그 분기의 납부액에 이전 분기나 Form 941-X에서 넘어온 초과 납부액을 더한 금액입니다. 신고서와 함께 낸 잔액(14번 줄)은 별개입니다(Form 941 작성 안내). 전체 납부 내역을 IRS 기록과 대조하고, 납부는 은행 날짜가 아니라 해당 세금이 속한 분기별로 맞추세요. 월별 납부 대상자가 12월 급여에 대해 1월에 낸 납부는 넷째 분기에 속합니다.
4. 업체의 부채 보고서. 월별 납부 대상자는 월별로 16번 줄에, 주 두 번 납부하는 대상자는 급여일별로 Schedule B에 맞춥니다. 사업체가 16번 줄의 첫 번째 칸을 선택했다면 12번 줄에만 맞춥니다. 합계는 12번 줄과 같아야 합니다(Form 941 작성 안내).
5. 연간 합계. Form W-3은 원천징수한 소득세와 사회보장·메디케어 급여에서 그해 Form 941 네 장과 일치해야 합니다. Form W-3은 직원 몫만 보여 주므로, Form 941의 사회보장세·메디케어세는 W-3 수치의 약 두 배여야 합니다. 차이가 있으면 IRS나 사회보장국(SSA)에서 연락이 올 수 있으므로, 대사 자료와 차이의 이유를 함께 보관하세요(Publication 15, Form 941 작성 안내).

비용을 두 번 잡지 않고 잔액을 어떻게 정리하나요?

급여 부채는 새 비용을 기록하는 것이 아니라 각 세금 납부를 그 부채를 만든 급여 지급과 대조해서 정리합니다. 비용은 급여를 기록할 때 한 번만 잡습니다.

일반적인 급여 분개는 급여와 고용주 급여세 비용을 차변으로, 낼 세금에 대한 부채를 대변으로 기록합니다. 나중에 세금을 납부하면 부채를 차변으로, 은행을 대변으로 기록합니다. 세법은 잔액이 얼마여야 하는지와 IRS 기록이 어디에 있는지를 알려 줄 뿐, 장부 계정을 정리하는 방법은 정하지 않습니다. 아래 단계는 법이 아니라 장부 관리 실무입니다.

1. 계정의 모든 줄을 날짜순으로 나열하세요. 급여 대변과 납부 차변입니다.
2. 업체의 납부 보고서와 은행 명세서를 이용해 각 납부를 해당하는 급여 지급과 대조하세요.
3. 은행 명세서의 세금 납부 건이 어디에 기록되었는지 확인하세요. 비용으로 갔다면 그 은행 거래를 부채 계정으로 다시 분류하세요. 그 위에 새 분개를 더하지 말고 해당 줄 자체를 고치세요. 줄이 마감된 기간에 있거나 신고서나 재무제표가 이미 사용한 기간에 있다면, 바꾸기 전에 멈추고 아래 "정리 작업은 언제 마감된 연도나 수정 신고서까지 거슬러 올라가야 하나요?"를 읽으세요.
4. 기록하지 않은 납부가 있으면 기록하세요. 업체를 거치지 않고 낸 납부도 포함합니다.
5. 분기별로 잔액을 다시 계산해 IRS 기록과 Form 941에 비교하세요.
6. 몇 센트 정도의 단수 차이는 날짜를 적은 메모로 남기세요. 그보다 큰 차이는 원인을 찾은 다음에 분개하세요.

잔액을 자산 계정으로 옮기거나 손실 처리할 수 있나요?

부채를 자산 계정으로 옮기거나 수입으로 처리해도 정리되지 않습니다. 잔액을 숨길 뿐입니다.

부채는 사업체가 그 돈을 갚아야 한다는 뜻이므로, 해결책은 누락된 납부나 기록 오류를 찾는 것입니다. 자산 계정은 사업체가 돌려받을 수 있는 돈일 때만 일반적으로 맞습니다. Form 941의 15a번 줄 초과 납부처럼 IRS 기록에 나타난 공제나 환급, 또는 업체의 기록상 사업체를 위해 아직 보유 중인 선지급금입니다. 손실 처리는 수입을 기록하는 것이고, 아직 내지 않은 세금은 계속 내야 합니다.

원천징수한 소득세와 직원 몫의 사회보장세·메디케어세는 신탁기금 세금입니다. 잔액 일부가 원천징수했지만 납부하지 않은 세금이라면, 고의로 납부하지 않은 책임자는 그 세금에 대해 개인적으로 책임을 질 수 있습니다(26 U.S.C. 6672). 누가 책임자인지와 IRS가 부과할 수 있는 기간은 신탁기금 회수 가산세를, 급여세가 밀린 경우는 급여세 체납을 참고하세요. 이것은 손실 처리 대상이 아닙니다.

급여 부채 잔액이 마이너스이면 무슨 뜻인가요?

마이너스(차변) 잔액은 낼 금액으로 기록한 것보다 낸 금액으로 기록한 것이 더 많다는 뜻입니다. 어느 쪽이 잘못되었는지 찾으세요.

사업체가 한 분기에 정확한 금액보다 많이 납부했다면, Form 941의 15b번 줄에서 환급 또는 다음 신고서에 대한 공제 중 하나를 선택할 수 있습니다. 둘 다 선택하지 않거나 둘 다 선택하면 IRS는 일반적으로 초과 납부액을 다음 신고서에 적용합니다. 칸에 무엇이 적혀 있든, IRS는 같은 EIN으로 된 과거 미납 세금에 초과 납부액을 적용할 수 있습니다(Form 941 작성 안내). IRS 공제는 IRS 기록에 여전히 나타나는 동안에만 자산 계정에 속합니다.

IRS 기록에는 낼 세금이 있는데 장부에는 모두 납부한 것으로 되어 있다면 어떻게 하나요?

IRS 쪽 잔액은 IRS가 장부보다 적은 금액을 반영했거나, 더 많은 세금을 기록했거나, 가산세와 이자를 더했다는 뜻일 수 있습니다. 먼저 세금 문제로, 그다음에 장부 문제로 다루세요.

직전 분기와 당 분기의 12번 줄이 각각 $2,500 이상이고 모든 세금을 기한 안에 납부했다면, 14번 줄의 낼 세금은 0이어야 합니다(Form 941 작성 안내). 이 경우 14번 줄에 잔액이 있다면 납부액이 모자랐거나 12번 줄이 장부에 기록한 세금보다 높다는 뜻입니다. 둘 다 확인하세요.

12월 말에 지급한 급여와 그 세금은 어느 해에 속하나요?

Form 941, 세금 납부, Form W-2는 장부가 어떤 방식을 쓰든 급여일을 따릅니다. 12월에 끝난 업무에 대해 1월에 지급한 급여는 일반적으로 Form 941에서는 1월 급여이고, Form W-2에서는 다음 해 급여입니다(Form W-2와 W-3 작성 안내).

• 현금주의 장부는 급여를 1월에 기록합니다.
• 발생주의 장부는 급여와 고용주 세금을 12월 비용과 12월 31일 부채로 기록한 다음, 1월 급여가 기록될 때 그 부채를 정리합니다. 비용을 다시 잡지 않습니다.
• 어느 방식이든 12월에 지급한 급여에 대한 세금을 1월에 납부했다면 12월 31일 기준으로 부채입니다. 1월 납부로 정리되며 새 비용은 없습니다.

연말 분개와 신고서는 연말 미지급 급여에서, 급여 지급별 분개는 급여 분개에서 다룹니다.

잔액을 뒷받침하는 급여 기록은 얼마나 오래 보관하나요?

고용세 기록은 세금 납부 기한이 된 날과 세금을 낸 날 중 늦은 날부터 최소 4년 보관하세요(Publication 583, Publication 15).

아직 열려 있는 잔액 뒤에 있는 모든 자료는 잔액이 정리되고 IRS 기록과 일치할 때까지 보관하세요. 무엇을 얼마나 보관할지는 다른 규칙과 함께 급여 기록 보관에서 다룹니다.

정리 작업은 언제 마감된 연도나 수정 신고서까지 거슬러 올라가야 하나요?

오래된 잔액이 이미 제출했거나 의존한 숫자를 바꿨을 때 거슬러 올라갑니다. Form 941, Form W-2, 소득세 신고서가 그 예입니다. 장부에만 있는 오류는 장부 안에서 정리합니다.

941-X 기간은 Form 941을 정정할 수 있는 시기를 제한합니다. 장부를 얼마나 과거까지 고칠 수 있는지를 제한하지는 않습니다.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것입니다. 모든 금액은 미국 달러입니다.

3월부터 잔액이 남은 치과 S corporation

치과 S corporation의 급여 부채에 3월 이후 변동 없는 $4,800가 있습니다. 3월 급여 분개는 원천징수한 세금과 고용주 세금 $4,800를 부채로 대변에 기록했습니다. 이후 업체가 IRS에 낼 $4,800를 은행에서 인출했는데, 은행 연동이 그 인출금을 급여세 비용으로 분류했습니다. 급여 비용은 급여 분개에서 한 번, 인출에서 한 번 잡혀 $4,800만큼 높아졌고, 부채는 줄지 않았습니다.

은행 거래를 급여 부채로 다시 분류해도 같은 효과가 납니다. 부채는 사라지고 비용은 $4,800만큼 줄어듭니다. 3월이 이미 신고서를 제출한 연도에 속한다면 S corporation의 이익이 $4,800만큼 적게 신고된 것이며, "정리 작업은 언제 마감된 연도나 수정 신고서까지 거슬러 올라가야 하나요?"가 적용됩니다.

12월 급여를 1월에 지급하는 레스토랑 LLC

발생주의 장부를 쓰는 레스토랑 LLC가 12월 20일부터 31일까지의 급여를 1월 5일에 지급합니다. 총급여는 $10,000이고 고용주 사회보장세·메디케어세 7.65%는 $765입니다.

• 12월 31일에 장부는 급여 $10,000와 급여세 비용 $765를 차변으로, 미지급 급여 $10,000와 미지급 급여세 $765를 대변으로 기록합니다.
• 1월 5일에 급여가 그 미지급 항목에 대해 기록됩니다. Form 941과 Form W-2는 이 급여를 1월 급여로 집계하고, 납부 기한은 1월 5일부터 시작됩니다.
• 1월 급여를 전액 비용으로도 기록했다면 미지급 항목이 정리되지 않고 비용이 두 배가 됩니다. 이것이 "정리되지 않는 부채"입니다.

장부에는 $9,000이 남아 있는데 IRS에는 낼 세금이 없다고 나옴

한 사업체의 장부에 납부 기한이 지난 급여에 대한 급여 부채 $9,000가 있습니다. IRS 계정에는 낼 세금이 없고 모든 납부가 이루어졌으며, 각 분기 Form 941의 12번 줄이 장부에 기록한 세금과 같습니다. $9,000이 모두 연방세라면 이 부채는 장부상의 잔액입니다. 납부는 이루어졌지만 비용이나, 소유주가 개인적으로 낸 경우의 소유주 출자 같은 다른 곳에 기록되었습니다. 각 납부를 해당 급여 지급과 대조하고 다시 분류하세요.

12번 줄이 장부에 기록한 세금보다 낮다면 신고서가 틀렸을 수 있습니다. 급여 실수 바로잡기를 참고하세요. IRS 계정에 낼 세금 $9,000가 나온다면 문제는 장부가 아니라 납부 누락이나 잘못된 적용일 것입니다. 납부를 급여 지급과 계속 대조하되, IRS 기록을 이해하기 전에는 다시 분류하거나 손실 처리하지 마세요.

상황이 다르다면?

• 잔액이 오래되었거나 크거나 마이너스이거나, IRS 계정이 장부와 맞지 않습니다. 기록 오류인지 실제 세금 잔액인지, 어느 연도를 고쳐야 하는지, 누가 장부와 제출 서류를 고칠지는 장부 관리 도움을 받으세요.
• 신고서, 대출 서류, 재무제표가 이미 잘못된 숫자를 사용했습니다. 고칠 연도와 영향을 받는 제출 서류는 전문가의 검토가 필요합니다. 장부 관리 도움을 받으세요.
• 잔액이 주 급여 계정입니다. 주 세무 당국의 기록과 같은 방식으로 대조합니다. 캘리포니아 주는 캘리포니아 급여세와 EDD 설정을 참고하세요.
• IRS 기록에 낼 세금이 있거나 납부가 누락되었습니다. 급여세 체납을 참고하세요.
• 업체가 돈을 가져가고 납부하지 않았습니다. 급여 대행업체가 세금을 내지 않았을 때를 참고하세요.
• 급여 지급이나 Form 941이 잘못되었습니다. 급여 실수 바로잡기를 참고하세요.
• 연중에 급여 대행업체를 바꿨습니다. 급여 대행업체 바꾸기를 참고하세요. 부채가 두 업체의 보고서에 나뉘어 있는 경우가 많습니다.
• 급여 지급 한 건의 분개가 필요합니다. 급여 분개를 참고하세요.
• 12월 업무에 대한 급여를 1월에 지급했습니다. 연말 미지급 급여를 참고하세요.
• 여러 기간의 장부가 밀렸습니다. 밀린 장부 정리하기를 참고하고 장부 관리 도움을 받으세요.