Kapanmayan Bordro Yükümlülükleri: Bordro Vergisi Hesaplarını Düzeltme

Bordro yükümlülüğü bakiyesi neye eşit olmalıdır?

Federal bordro yükümlülüğü hesabı, zaten ödenmiş ücretler için kaydedilen bordro vergisine, tahakkuk esaslı kayıtlarda ayrıca kazanılmış ama henüz ödenmemiş ücretler için tahakkuk eden vergiye eşit olmalı; bunun için yapılmış ödemeler ve tahsilatlar ise düşülmelidir. Hesap, ancak kaydedilen her tutar ödendiğinde sıfıra iner. Ödeme tarihi henüz gelmemiş bir bordro için bakiye olması normaldir; daha eski bir dönemin yanında sonraki bir dönemin vergisi durması da buna dahildir. Ödeme tarihi geçmiş bir bordro için bakiye varsa bu bir sorundur.

Hesap en çok üç katman içerir: çalışanlardan kesilen vergi (gelir vergisi ile Sosyal Güvenlik ve Medicare'in çalışan payı), işverenin eşleşen Sosyal Güvenlik ve Medicare payı ve federal işsizlik vergisi. İlk ikisi birlikte ödenir ve Form 941'de bildirilir (Publication 15). “Bordro vergisi bekleme” veya aktarma hesabı da aynı kurala tabidir.

IRS kaydı yalnızca federal vergiyi kapsar. Eyalet stopajı, eyalet işsizlik vergisi, ücretli izin ve başkaları adına tutulan tutarlar (emeklilik kesintileri, primler, haciz kesintileri), IRS kaydına göre değil, ödeme yapılan kuruma veya alıcıya göre kontrol edilir.

Bunlar olağan tarihlerdir. Bir ödeme döneminde herhangi bir günde biriken vergi $100.000 tutarına ulaştığında bunun yerine sonraki iş günü geçerli olur. Hafta sonları ve resmi tatiller son tarihleri kaydırır; küçük bir eksik, ödemelerin doğruluğu kuralı uyarınca sonradan tamamlanabilir (Publication 15).

Bakiyeyi kapsadığı bordro dönemlerine göre yaşlandırın. Kendi ödeme tarihlerinden sonra hâlâ duran kısım bir defter hatası, IRS dışında birine tutulan bir tutar veya ödenmemiş bir vergidir. Hangisi olduğunu anlamak için IRS kaydını alın. Kayıt her ödemenin yapıldığını ve ödenecek bir şey olmadığını gösteriyorsa ve her çeyreğin Form 941 line 12 tutarı, kayıtların ödenen ücretler için işlediği vergiye eşitse, federal kısım kayıtlarda düzeltilecek bir kayıt hatasıdır. Kayıt ödenecek vergi gösteriyorsa önce bu bir vergi sorusudur. Kazanılmış ama henüz ödenmemiş ücretler üzerindeki tahakkuk eden vergi, ödeme gününe kadar ne Form 941'de ne de IRS kaydında yer alır; bu yüzden bordro defteriyle eşleştirin (yıl sonunda tahakkuk eden bordro).

Bakiye bir yıl sonunu aşmışsa, büyükse veya negatifse, artık IRS kaydıyla uyuşmuyorsa ya da bir beyanname veya mali tablo bunu zaten kullanmışsa durum basit değildir.

Herhangi bir şeyi değiştirmeden önce toplayın:

• Her açık çeyrek için Form 941'ler (ve Form 940) ile yılın Form W-2 ve W-3'leri.
• Bordro sağlayıcısının vergi yükümlülüğü ve vergi ödemesi raporları ile bordro defterleri.
• İşletmenin IRS hesap bakiyesi veya hesap transkripti.
• Her vergi ödemesinin banka hesap özetleri ve onay numaraları; sağlayıcı dışında yapılan ödemeler dahil.
• Yükümlülük hesabının işlem ayrıntısı, en eski satır önce.

Bordro yükümlülükleri bilançoda neden hâlâ duruyor?

Takılı kalan bakiye, ödenmemiş vergiden çok bir kayıt hatası olabilir. Hangisinin geçerli olduğunu görmek için hesabın satırlarını sağlayıcının ödeme raporuyla karşılaştırın.

IRS'nin elinde gerçekte ne olduğunu nasıl öğrenirim?

IRS hesap kaydı, IRS'nin uyguladığı ödemeleri ve ödenmesi gerektiğini söylediği bakiyeyi gösterir. Kayıtları değiştirmeden önce bunu alın.

Önce sağlayıcının kimin işveren kimlik numarasını kullandığını doğrulayın. Bu adımlar kendi numaranızı kullandığını varsayar. Section 3504 acentesi veya sertifikalı bir profesyonel işveren kuruluşu, toplu beyannameleri ve ödemeleri kendi numarası altında verir. Bu durumda hiçbir aksaklık olmasa bile hesabınızda ödeme görünmeyebilir; bunun yerine onun dağıtım ve ödeme kayıtlarıyla mutabakat yapın (IRS: üçüncü taraf düzenlemeleri tablosu; bordro sağlayıcısı vergilerinizi ödemediğinde rehberine bakın).

• Business tax account. Yıllara göre hesap bakiyesini, ödeme geçmişini ve vergi transkriptlerini gösterir. Bir designated official (belirlenmiş yetkili), şirket, S şirketi veya ortaklık için, Form 1120, 1120-S ya da 1065 veren bir LLC dahil, kayıt olabilir. Schedule C veya F veren, EIN'i olan bir şahıs işletmesi sahibi kayıt olabilir. IRS, bunun şahıs işletmesi olarak beyan veren bir LLC için henüz kullanılamadığını söyler; sayfası her rolü sıralar (IRS: Business tax account).
• Transkriptler. Tax account transcript federal vergi ödemelerini, ödemeleri, cezaları ve faizi, tahakkuklarla birlikte ödenecek bakiyeyi listeler. Employment tax return transcript, IRS'nin mevcut olduğunu belirttiği yıllar için verilen Form 941'i ve yükümlülük kaydını gösterir (IRS: İşletme vergi transkripti alma).
• Online hesap yok. Form 4506-T ile posta yoluyla transkript isteyin veya IRS işletme ve özel vergi hattını arayın. E-beyan edilen bir beyannamenin görünmesi 2–3 hafta sürebilir (aynı sayfa).
• Ödeme takibi. Üçüncü bir taraf bir işletmeyi IRS ödeme sistemine kaydettiğinde işletme, kendi ödemelerini izlemek için bir Inquiry PIN alır (Publication 15).

IRS, ödemeleri genellikle çeyrek içindeki en yeni vergi yükümlülüğüne uygular; bu nedenle geç yapılan bir ödeme sonraki bir yükümlülüğü kapatıp daha eskisini eksik bırakabilir (Publication 15).

Her çeyrek için bir satır oluşturun:

Satırların uyuşmadığı çeyrek, düzeltilecek çeyrektir.

Kayıtları Form 941'lerle ve sağlayıcının raporlarıyla nasıl eşleştirebilirim?

Her çeyrek için kaydedilen vergiyi Form 941 line 12 ile, ödemeleri ve uygulanan kredileri line 13 ile ve her ödemeyi IRS kaydıyla eşleştirin.

1. Kaydedilen vergi. Çeyrekte ödenen ücretler için kesilen vergiyi ve işverenin Sosyal Güvenlik ile Medicare payını toplayın. Form 941, vergiyi tahakkuk ettiği veya ödendiği tarihe göre değil, ücretlerin ödendiği tarihe göre bildirir (Form 941 talimatları). Toplam line 12'ye eşit olmalıdır.
2. Eşit çıkmamasının bilinen nedenleri. Line 7 (kuruş kesirleri); line 8 (üçüncü taraf hastalık ödeneği); line 9 (bahşişlerde ve eski çalışanların grup dönemsel hayat sigortasında tahsil edilmemiş çalışan vergisi); line 11 (araştırma faaliyetlerini artırma için bordro vergisi kredisi); ve işveren eşleşmesi olmadan çalışandan kesilen Additional Medicare Tax (Form 941 talimatları; Publication 15). Her biri için bir not tutun.
3. Ödemeler, krediler ve sonraki ödemeler. Line 13, çeyreğin ödemeleri artı önceki bir çeyrekten veya Form 941-X'ten uygulanan fazla ödemedir; beyanname ile birlikte ödenen bir bakiye (line 14) ayrıdır (Form 941 talimatları). Tüm ödeme geçmişini IRS kaydıyla ve ödemeleri banka tarihine göre değil, her birinin kapsadığı verginin çeyreğine göre eşleştirin: aylık ödeme yapan bir işverenin Aralık ücretleri için Ocak'ta yaptığı ödeme dördüncü çeyreğe aittir.
4. Sağlayıcının yükümlülük raporu. Aylık ödeme yapan için aya göre line 16 ile, haftada iki kez ödeme yapan için ödeme gününe göre Schedule B ile eşleştirin. İşletme line 16'daki ilk kutuyu işaretlediyse yalnızca line 12 ile eşleştirin. Toplam line 12'ye eşit olmalıdır (Form 941 talimatları).
5. Yıllık toplamlar. Form W-3, kesilen gelir vergisi ile Sosyal Güvenlik ve Medicare ücretleri bakımından yılın dört Form 941'iyle uyumlu olmalıdır. Form 941'lerdeki Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisi, W-3 rakamlarının yaklaşık iki katı olmalıdır; çünkü W-3 yalnızca çalışan payını gösterir. Bir fark, IRS'den veya Social Security Administration'dan iletişime yol açabilir. Bu yüzden mutabakatı, her fark için gerekçeyle birlikte saklayın (Publication 15; Form 941 talimatları).

Bakiyeyi gideri iki kez saymadan nasıl kapatırım?

Bordro yükümlülüğünü, yeni bir gider kaydetmeyerek değil, her vergi ödemesini onu doğuran bordro dönemiyle eşleştirerek kapatın. Gider bir kez, bordro kaydedildiğinde işlenir.

Olağan bir bordro kaydı, ücretleri ve işveren bordro vergisi giderini borçlandırır, ödenecek vergi için yükümlülüğü alacaklandırır. Sonraki vergi ödemesi yükümlülüğü borçlandırır ve bankayı alacaklandırır. Vergi kuralları bakiyenin neye eşit olması gerektiğini ve IRS kaydının nerede durduğunu söyler. Bir defter hesabının nasıl temizleneceğini söylemez; bu yüzden aşağıdaki adımlar hukuk değil, muhasebe uygulamasıdır.

1. Hesaptaki her satırı tarihe göre listeleyin: bordro alacaklarını ve ödeme borçlarını.
2. Sağlayıcının ödeme raporunu ve banka hesap özetini kullanarak her ödemeyi kapsadığı bordro dönemleriyle eşleştirin.
3. Banka hesap özetindeki her vergi ödemesinin nereye kaydedildiğini kontrol edin. Gidere gitmişse o banka satırını yükümlülük hesabına yeniden kodlayın. Üstüne yeni bir kayıt eklemek yerine satırın kendisini değiştirin. Satır kapanmış bir dönemdeyse veya beyannamesi ya da mali tabloları zaten kullanılmışsa, değiştirmeden önce durun ve aşağıdaki “Temizlik çalışması kapanmış yıllara veya düzeltme beyannamelerine ne zaman uzanmalı?” bölümünü okuyun.
4. Hiç kaydedilmemiş ödemeleri, sağlayıcı dışında yapılanlar dahil, kaydedin.
5. Bakiyeyi çeyreklere göre yeniden hesaplayın ve IRS kaydıyla ve Form 941'lerle karşılaştırın.
6. Birkaç kuruşluk kalan yuvarlama için tarihli bir not bırakın. Daha büyük bir fark, kayıt yapılmadan önce bir nedene ihtiyaç duyar.

Bakiyeyi bir varlık hesabına aktarabilir veya silebilir miyim?

Bir yükümlülüğü varlık hesabına aktarmak veya gelire silmek onu kapatmaz. Bakiyeyi gizler.

Yükümlülük, işletmenin parayı borçlu olduğunu söyler; bu yüzden çözüm eksik ödemeyi veya kayıt hatasını bulmaktır. Varlık hesabı genellikle yalnızca işletmenin geri alabileceği para için doğrudur: Form 941 line 15a'daki fazla ödemede olduğu gibi IRS kaydının gösterdiği bir kredi ya da iade veya sağlayıcının kayıtlarının işletme adına hâlâ elinde tuttuğunu gösterdiği bir avans. Silme gelir kaydeder ve hâlâ ödenmemiş her vergi borç olarak kalır.

Kesilen gelir vergisi ile Sosyal Güvenlik ve Medicare'in çalışan payı trust fund vergileridir (işveren adına emanet tutulan vergiler). Bakiyenin bir kısmı kesilmiş ama ödenmemiş vergiyse, bunu ödememe konusunda kasıtlı davranan sorumlu bir kişi o vergiden kişisel olarak sorumlu olabilir (26 U.S.C. 6672). Kimin sorumlu sayıldığı ve IRS'nin tarh etmek için ne kadar süresi olduğu için trust fund recovery cezası ve bordro vergilerinde gecikme rehberlerine bakın. Bu bir silme işlemi değildir.

Negatif bordro yükümlülüğü bakiyesi ne anlama gelir?

Negatif (borç) bakiye, borçlu olunandan daha fazlasının ödenmiş olarak kaydedildiği anlamına gelir. Hangi tarafın yanlış olduğunu bulun.

Bir işletme bir çeyrek için doğru tutardan fazlasını öderse, Form 941 line 15b iade veya bir sonraki beyannameye kredi arasında seçim yapmasına izin verir. İkisi de işaretlenmezse veya ikisi birden işaretlenirse IRS genellikle fazla ödemeyi bir sonraki beyannameye uygular. Kutular ne derse desin, IRS fazla ödemeyi aynı EIN altındaki gecikmiş herhangi bir vergiye uygulayabilir (Form 941 talimatları). Bir IRS kredisi, yalnızca IRS kaydı hâlâ onu gösterdiği sürece bir varlık hesabına aittir.

IRS ödenecek bakiye gösteriyor ama kayıtlarımda her şey ödenmiş görünüyorsa ne olur?

IRS tarafındaki bakiye, IRS'nin kayıtlardan daha az para uyguladığı, daha fazla vergi kaydettiği veya ceza ve faiz eklediği anlamına gelebilir. Önce bir vergi sorusu, sonra bir defter sorusu olarak ele alın.

Önceki ve cari çeyreklerin line 12 tutarlarının her biri $2.500 veya daha fazlaysa ve tüm vergiler zamanında ödendiyse, line 14'teki ödenecek bakiye sıfır olmalıdır (Form 941 talimatları). Bu durumda line 14'te bir bakiye, bir ödemenin eksik kaldığı veya line 12'nin kaydedilen vergiden yüksek olduğu anlamına gelir. İkisini de kontrol edin.

Aralık sonunda ödenen ücretler ve vergileri hangi yıla aittir?

Kayıtlarda hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın, Form 941, vergi ödemeleri ve Form W-2 ödeme gününü izler. Aralık'ta biten ve Ocak'ta ödenen iş, Form 941'de genellikle Ocak ücreti, Form W-2'de ise gelecek yılın ücretidir (Form W-2 ve W-3 talimatları).

• Nakit esaslı kayıtlar bordroyu Ocak'ta kaydeder.
• Tahakkuk esaslı kayıtlar ücretleri ve işveren vergisini Aralık gideri ve 31 Aralık yükümlülüğü olarak kaydeder; sonra Ocak bordrosu kaydedildiğinde bunu yeniden gidere yazmak yerine bu yükümlülüğü kapatır.
• Hangi yöntem olursa olsun: Aralık'ta ödenen ama Ocak'ta yatırılan ücretlerin vergisi 31 Aralık'ta bir yükümlülüktür. Ocak ödemesi, yeni bir gider olmadan onu kapatır.

Yıl sonu kayıtları ve beyanname yıl sonunda tahakkuk eden bordro rehberinde yer alır. Her bordro dönemi için kayıt bordro yevmiye kayıtları rehberindedir.

Bakiyeyi destekleyen bordro kayıtlarını ne kadar saklamalıyım?

İstihdam vergisi kayıtlarını, verginin ödenmesi gereken veya ödendiği tarihten, hangisi daha sonraysa, itibaren en az dört yıl saklayın (Publication 583; Publication 15).

Hâlâ açık olan bir bakiyenin arkasındaki her şeyi, bakiye kapanana ve IRS kaydı uyuşana kadar saklayın. Neyin saklanacağı ve diğer kurallara göre ne kadar saklanacağı bordro kayıtlarının saklanması rehberinde yer alır.

Temizlik çalışması kapanmış yıllara veya düzeltme beyannamelerine ne zaman uzanmalı?

Eski bakiye, verilmiş veya dayanılmış bir rakamı değiştirdiğinde geriye uzanın: bir Form 941, bir Form W-2 veya bir gelir vergisi beyannamesi. Yalnızca defterdeki bir hata kayıtlarda kalır.

941-X süreleri, bir Form 941'in ne zamana kadar düzeltilebileceğini sınırlar. Kayıtların ne kadar geriye düzeltilebileceğini sınırlamaz.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm rakamlar ABD dolarıdır.

Mart'tan beri bakiyesi duran bir diş hekimliği S şirketi

Bir diş hekimliği S şirketinin Bordro Yükümlülükleri hesabında Mart'tan beri hareket etmeyen $4.800 var. Mart bordro kaydı, kesilen ve işveren vergisi olarak yükümlülüğü $4.800 alacaklandırdı. Sağlayıcı sonra IRS için bankadan $4.800 çekti ve banka bağlantısı bu çekimi Bordro Vergisi Giderine kodladı. Bordro gideri $4.800 fazla; bir kez bordro kaydında, bir kez çekimde sayıldı ve yükümlülük hiç düşmedi.

Banka satırını Bordro Yükümlülüklerine yeniden kodlamak aynı etkiyi yapar. Yükümlülük sıfıra iner ve gider $4.800 azalır. Mart, beyannamesi zaten verilmiş bir yıla düşüyorsa S şirketinin kârı $4.800 eksik gösterilmiştir ve “Temizlik çalışması kapanmış yıllara veya düzeltme beyannamelerine ne zaman uzanmalı?” bölümü geçerlidir.

Aralık ücretlerini Ocak'ta ödeyen bir restoran LLC'si

Tahakkuk esaslı kayıt tutan bir restoran LLC'si, 20–31 Aralık ücretlerini 5 Ocak'ta öder. Brüt ücretler $10.000, işverenin %7,65 oranındaki Sosyal Güvenlik ve Medicare payı $765'tir.

• 31 Aralık'ta kayıtlar ücretleri $10.000 ve bordro vergisi giderini $765 borçlandırır; tahakkuk eden ücretleri $10.000 ve tahakkuk eden bordro vergilerini $765 alacaklandırır.
• 5 Ocak'ta bordro bu tahakkuklara karşı kaydedilir. Form 941 ve Form W-2 ücretleri Ocak'ta sayar ve ödeme süresi 5 Ocak'ta başlar.
• Ocak bordrosu ayrıca tamamen gidere de kaydedildiyse tahakkuklar hiç kapanmaz ve gider iki kez sayılır. “Kapanmayan yükümlülük” budur.

Kayıtlar $9.000 gösteriyor, IRS ödenecek bir şey göstermiyor

Bir işletmenin kayıtları, ödeme tarihleri geçmiş bordro için bordro yükümlülüklerinde $9.000 gösteriyor. IRS hesabı ödenecek bir şey göstermiyor ve her ödeme yapılmış; her çeyreğin Form 941 line 12 tutarı da kayıtların işlediği vergiye eşit. $9.000'ın tamamı federal vergiyse yükümlülük bir muhasebe kaydı bakiyesidir. Ödemeler yapılmış ama başka bir yere, örneğin gidere ya da sahip kişisel ödediyse sahip katkısına kaydedilmiştir. Her ödemeyi kendi dönemiyle eşleştirin ve yeniden kodlayın.

Line 12, kayıtların işlediği vergiden düşükse beyanname yanlış olabilir: bordro hatasını düzeltme rehberine bakın. IRS hesabı $9.000 ödenecek gösterseydi sorun defter değil, kaçırılan veya yanlış uygulanan ödemeler olurdu. Ödemeleri bordro dönemleriyle eşleştirmeye devam edin ama IRS kaydı anlaşılana kadar yeniden kodlamayı veya silmeyi bekletin.

Sizin için farklı mı?

• Bakiye eski, büyük veya negatif ya da IRS hesabı kayıtlarla uyuşmuyor: bunun bir kayıt hatası mı yoksa gerçek bir vergi bakiyesi mi olduğu, hangi yılların düzeltilmesi gerektiği ve kayıtları ile beyanları kimin düzelteceği. Muhasebe desteği alın.
• Bir beyanname, kredi dosyası veya mali tablolar yanlış rakamları zaten kullandı: düzeltilecek yıllar ve etkilenen beyanlar bir uzmanın değerlendirmesini gerektirir. Muhasebe desteği alın.
• Bakiye bir eyalet bordro hesabı: aynı eşleştirme eyalet kurumunun kaydına karşı uygulanır. California için California bordro vergileri ve EDD kurulumu rehberine bakın.
• IRS ödenecek bakiye gösteriyor veya ödemeler kaçırıldı: bordro vergilerinde gecikme rehberine bakın.
• Sağlayıcı parayı çekti ama yatırmadı: bordro sağlayıcısı vergilerinizi ödemediğinde rehberine bakın.
• Bir bordro dönemi veya Form 941 yanlıştı: bordro hatasını düzeltme rehberine bakın.
• Yıl içinde sağlayıcı değiştirdiniz: bordro sağlayıcısını değiştirme rehberine bakın. Yükümlülükler çoğu zaman iki ayrı rapor setine bölünür.
• Bir bordro dönemi için kayda ihtiyacınız var: bordro yevmiye kayıtları rehberine bakın.
• Aralık işi için ücretler Ocak'ta ödendi: yıl sonunda tahakkuk eden bordro rehberine bakın.
• Birkaç dönemin kayıtları geride: gecikmiş muhasebe kayıtlarının tamamlanması rehberine bakın ve muhasebe desteği alın.