Passivo da folha de pagamento que não zera: como corrigir

Quanto o saldo do passivo da folha de pagamento deve ser?

A conta de passivo federal da folha de pagamento deve ser igual ao imposto da folha registrado sobre os salários já pagos, mais, nos livros pelo regime de competência, o imposto apropriado sobre salários ganhos e ainda não pagos, menos os depósitos e pagamentos já feitos. Ela só chega a zero quando todo valor registrado foi depositado. Um saldo de uma folha cuja data de depósito ainda não passou é normal, inclusive o imposto de uma folha mais recente ao lado do de uma mais antiga; um saldo de uma folha cuja data de depósito já passou é um problema.

A conta reúne até três camadas: o imposto retido dos empregados (imposto de renda e a parte do empregado de Social Security e Medicare), a contrapartida do empregador em Social Security e Medicare, e o imposto federal de seguro-desemprego. Os dois primeiros são depositados juntos e informados no Form 941 (Publication 15). Uma conta transitória (“impostos da folha em espera”) segue a mesma regra.

O registro do IRS cobre só o imposto federal. A retenção estadual, o seguro-desemprego estadual, a licença remunerada e os valores retidos para terceiros (contribuições para aposentadoria, prêmios, penhoras) são conferidos com o órgão ou o destinatário que recebeu o pagamento, e não com o registro do IRS.

Estas são as datas comuns. Quando o imposto acumulado chega a $100.000 em qualquer dia de um período de depósito, vale o dia útil seguinte. Fins de semana e feriados legais mudam as datas de vencimento, e uma pequena diferença pode ser compensada depois pela regra de exatidão dos depósitos (Publication 15).

Classifique o saldo por idade, conforme as folhas que ele cobre. A parte que continua lá depois das datas de depósito de cada folha é um erro de lançamento, um valor retido para alguém que não é o IRS, ou um imposto não pago. Para saber qual, consulte o registro do IRS. Se ele mostra todos os depósitos feitos e nada a pagar, e a linha 12 do Form 941 de cada trimestre é igual ao imposto que os livros registraram sobre os salários pagos, a parte federal é um erro de lançamento a corrigir nos livros. Se ele mostra imposto a pagar, é primeiro uma questão fiscal. O imposto apropriado sobre salários ganhos e ainda não pagos não está no Form 941 nem no registro do IRS até a data de pagamento; por isso, concilie-o com o livro de folha de pagamento (folha de pagamento apropriada no fim do ano).

O caso deixa de ser simples quando o saldo atravessou um fim de ano, é grande ou negativo, não bate mais com o registro do IRS, ou uma declaração ou demonstração financeira já o usou.

Reúna antes de mudar qualquer coisa:

• Os Forms 941 (e o Form 940) de cada trimestre em aberto, e os Forms W-2 e W-3 do ano.
• Os relatórios de passivo e de pagamento de impostos do provedor da folha de pagamento, e os livros de folha de pagamento.
• O saldo da conta no IRS ou uma transcrição da conta da empresa.
• Os extratos bancários e os números de confirmação de cada pagamento de imposto, inclusive os feitos fora do provedor.
• O detalhe das transações da conta de passivo, da linha mais antiga para a mais recente.

Por que os passivos da folha de pagamento ainda estão no balanço?

Um saldo parado pode ser um erro de lançamento, e não imposto não pago. Compare as linhas da conta com o relatório de pagamentos do provedor para ver qual caso se aplica.

Como descubro o que o IRS realmente tem?

O registro da conta no IRS mostra os depósitos e pagamentos que o IRS aplicou e qualquer saldo que ele diz ser devido. Consulte-o antes de mudar os livros.

Primeiro confirme o número de identificação do empregador (EIN) que o provedor usa. Estes passos supõem que seja o seu. Um agente da section 3504 ou uma organização certificada de empregador profissional (PEO) entrega declarações consolidadas e faz depósitos sob o próprio número; por isso, sua conta pode não mostrar depósitos sem que haja qualquer falha, e a conciliação deve ser feita com os registros de alocação e de pagamento dele (IRS: quadro de arranjos com terceiros; veja quando um provedor de folha de pagamento não pagou seus impostos).

• Conta fiscal da empresa (business tax account). Ela mostra o saldo da conta por ano, o histórico de pagamentos e as transcrições fiscais. Um responsável designado (designated official) pode se cadastrar para uma corporação, corporação S ou sociedade de pessoas, inclusive uma LLC que entrega o Form 1120, 1120-S ou 1065. Um empresário individual com EIN que entrega o Schedule C ou F pode se cadastrar. O IRS diz que ela ainda não está disponível para uma LLC que declara como empresário individual; a página dele lista cada função (IRS: conta fiscal da empresa).
• Transcrições. A transcrição da conta fiscal lista os depósitos de impostos federais, os pagamentos, as multas e os juros, e o saldo a pagar com os acréscimos. A transcrição da declaração de imposto sobre o emprego mostra o Form 941 como foi entregue e seu registro de passivo, para os anos que o IRS lista como disponíveis (IRS: como obter uma transcrição fiscal da empresa).
• Sem conta online. Peça uma transcrição pelo correio com o Form 4506-T ou ligue para a linha de impostos de empresas e especialidades do IRS. Uma declaração enviada eletronicamente pode levar de 2 a 3 semanas para aparecer (mesma página).
• Acompanhamento dos depósitos. Quando um terceiro inscreve uma empresa no sistema de depósitos do IRS, a empresa recebe um Inquiry PIN para acompanhar os próprios depósitos (Publication 15).

O IRS em geral aplica os depósitos ao passivo fiscal mais recente dentro do trimestre; por isso, um depósito atrasado pode quitar um passivo posterior e deixar um anterior em aberto (Publication 15).

Monte uma linha por trimestre:

O trimestre em que as linhas não batem é o trimestre a corrigir.

Como concilio os livros com os Forms 941 e os relatórios do provedor?

Em cada trimestre, concilie o imposto registrado com a linha 12 do Form 941, os depósitos e os créditos aplicados com a linha 13, e cada pagamento com o registro do IRS.

1. Imposto registrado. Some o imposto retido e a parte do empregador em Social Security e Medicare sobre os salários pagos no trimestre. O Form 941 informa o imposto pela data em que os salários foram pagos, e não pela data em que foi apropriado ou depositado (instruções do Form 941). O total deve ser igual à linha 12.
2. Motivos conhecidos para não bater. Linha 7 (frações de centavos); linha 8 (auxílio-doença pago por terceiros); linha 9 (imposto do empregado não cobrado sobre gorjetas e sobre seguro de vida em grupo de ex-empregados); linha 11 (crédito de imposto da folha por aumento de atividades de pesquisa); e o Additional Medicare Tax (imposto adicional de Medicare), que é retido do empregado sem contrapartida do empregador (instruções do Form 941; Publication 15). Guarde uma anotação para cada um.
3. Depósitos, créditos e pagamentos posteriores. A linha 13 é o total dos depósitos do trimestre mais qualquer pagamento a maior aplicado de um trimestre anterior ou de um Form 941-X; um saldo pago com a declaração (linha 14) é separado (instruções do Form 941). Concilie o histórico completo de pagamentos com o registro do IRS, e os depósitos pelo trimestre cujo imposto cada um cobre, e não pela data do banco: o depósito de janeiro de um depositante mensal, referente aos salários de dezembro, pertence ao quarto trimestre.
4. Relatório de passivo do provedor. Concilie-o por mês com a linha 16, para um depositante mensal, ou por data de pagamento com o Schedule B, para um depositante semanal. Se a empresa marcou a primeira caixa da linha 16, concilie só com a linha 12. O total deve ser igual à linha 12 (instruções do Form 941).
5. Totais do ano. O Form W-3 deve concordar com os quatro Forms 941 do ano quanto ao imposto de renda retido e aos salários de Social Security e Medicare. O imposto de Social Security e Medicare nos Forms 941 deve ser cerca de o dobro dos valores do W-3, porque o W-3 mostra só a parte do empregado. Uma diferença pode gerar contato do IRS ou da SSA (Social Security Administration, a previdência social dos EUA); por isso, guarde a conciliação com o motivo de qualquer diferença (Publication 15; instruções do Form 941).

Como zero o saldo sem contar a despesa duas vezes?

Zere o passivo da folha de pagamento conciliando cada pagamento de imposto com a folha que o gerou, e nunca lançando uma nova despesa. A despesa é registrada uma só vez, quando a folha é lançada.

Um lançamento normal da folha debita salários e a despesa com imposto da folha do empregador e credita o passivo pelo imposto devido. O pagamento do imposto, feito depois, debita o passivo e credita o banco. As regras fiscais dizem quanto o saldo deve ser e onde está o registro do IRS. Elas não dizem como limpar uma conta do razão; por isso, os passos abaixo são prática de escrituração contábil, e não lei.

1. Liste todas as linhas da conta por data: créditos da folha e débitos de pagamento.
2. Concilie cada pagamento com as folhas que ele cobre, usando o relatório de pagamentos do provedor e o extrato bancário.
3. Confira onde foi lançado cada pagamento de imposto do extrato bancário. Se foi para a despesa, reclassifique essa linha do banco para a conta de passivo. Altere a própria linha, em vez de acrescentar um novo lançamento por cima dela. Se a linha está em um período encerrado, ou cuja declaração ou demonstração financeira já foi usada, pare e leia “Quando a limpeza deve alcançar anos encerrados ou declarações retificadoras?” abaixo antes de alterá-la.
4. Lance qualquer pagamento que nunca foi registrado, inclusive os feitos fora do provedor.
5. Recalcule o saldo por trimestre e compare-o com o registro do IRS e com os Forms 941.
6. Deixe uma anotação datada para sobras de arredondamento de poucos centavos. Uma diferença maior precisa de uma causa antes de receber um lançamento.

Posso transferir o saldo para uma conta de ativo ou baixá-lo?

Passar um passivo para uma conta de ativo, ou baixá-lo contra a receita, não o zera. Isso apenas esconde o saldo.

Um passivo diz que a empresa deve o dinheiro; por isso, a correção é achar o pagamento que falta ou o erro de lançamento. Uma conta de ativo em geral só é adequada para dinheiro que a empresa pode recuperar: um crédito ou uma restituição que o registro do IRS mostra, como um pagamento a maior na linha 15a do Form 941, ou um adiantamento que os registros do provedor mostram que ele ainda guarda para a empresa. Uma baixa registra receita, e o imposto que continua sem pagamento continua devido.

O imposto de renda retido e a parte do empregado de Social Security e Medicare são impostos retidos de terceiros (trust fund taxes). Se parte do saldo for imposto que foi retido e não foi pago, uma pessoa responsável que deixa de recolhê-lo de forma intencional pode responder pessoalmente por esse imposto (26 U.S.C. 6672). Veja a multa de recuperação de tributos retidos para saber quem conta como responsável e quanto tempo o IRS tem para lançá-la, e atraso nos impostos da folha de pagamento. Não é caso de baixa.

O que significa um saldo negativo no passivo da folha de pagamento?

Um saldo negativo (devedor) significa que mais foi registrado como pago do que como devido. Descubra qual lado está errado.

Se uma empresa deposita mais do que o valor correto em um trimestre, a linha 15b do Form 941 permite escolher entre uma restituição ou um crédito para a declaração seguinte. Se ela não marcar nenhuma caixa ou marcar as duas, o IRS em geral aplicará o pagamento a maior na declaração seguinte. Seja qual for a escolha, o IRS pode aplicar um pagamento a maior a qualquer imposto vencido sob o mesmo EIN (instruções do Form 941). Um crédito do IRS pertence a uma conta de ativo apenas enquanto o registro do IRS ainda o mostrar.

E se o IRS mostra um saldo a pagar, mas meus livros mostram tudo pago?

Um saldo do lado do IRS pode significar que o IRS aplicou menos dinheiro do que os livros mostram, registrou mais imposto, ou acrescentou multas e juros. Trate-o primeiro como uma questão fiscal e depois como uma questão do razão.

Quando a linha 12 do trimestre anterior e a do atual são, cada uma, de $2.500 ou mais e todos os impostos foram depositados no vencimento, o saldo a pagar da linha 14 deve ser zero (instruções do Form 941). Um saldo na linha 14 nesse caso significa que um depósito ficou aquém, ou que a linha 12 é maior do que o imposto registrado. Confira os dois.

A que ano pertencem os salários pagos no fim de dezembro e os impostos deles?

O Form 941, os depósitos de impostos e o Form W-2 seguem a data de pagamento, seja qual for o método dos livros. O trabalho que termina em dezembro e é pago em janeiro em geral são salários de janeiro no Form 941 e salários do ano seguinte no Form W-2 (instruções dos Forms W-2 e W-3).

• Livros pelo regime de caixa registram a folha em janeiro.
• Livros pelo regime de competência registram os salários e o imposto do empregador como despesa de dezembro e como passivo em 31 de dezembro, e depois zeram esse passivo quando a folha de janeiro é lançada, em vez de lançar a despesa de novo.
• Em qualquer um dos métodos: o imposto sobre salários pagos em dezembro, mas depositado em janeiro, é um passivo em 31 de dezembro. O depósito de janeiro o zera, sem nova despesa.

Os lançamentos de fim de ano e a declaração estão em folha de pagamento apropriada no fim do ano. O lançamento de cada folha está em lançamentos contábeis da folha de pagamento.

Por quanto tempo guardo os registros da folha que sustentam o saldo?

Guarde os registros do imposto sobre o emprego por pelo menos quatro anos depois da data em que o imposto venceu ou foi pago, a que for posterior (Publication 583; Publication 15).

Guarde tudo o que está por trás de um saldo ainda em aberto até que ele seja zerado e o registro do IRS concorde. O que guardar, e por quanto tempo sob outras regras, está em guarda dos registros da folha de pagamento.

Quando a limpeza deve alcançar anos encerrados ou declarações retificadoras?

Alcance o passado quando o saldo antigo mudou um número que foi entregue ou em que alguém se baseou: um Form 941, um Form W-2 ou uma declaração de imposto de renda. Um erro apenas no razão fica nos livros.

Os períodos do Form 941-X limitam quando um Form 941 pode ser corrigido. Eles não limitam até onde os livros podem ser corrigidos no passado.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Corporação S de odontologia com saldo desde março

Uma corporação S de odontologia tem US$4.800 em Passivos da folha de pagamento sem movimento desde março. O lançamento da folha de março creditou o passivo com US$4.800 de imposto retido e do empregador. O provedor então retirou US$4.800 do banco para o IRS, e o feed bancário lançou esse débito em Despesa com impostos da folha. A despesa de folha ficou US$4.800 alta demais, contada uma vez no lançamento da folha e outra no débito, e o passivo nunca diminuiu.

Reclassificar a linha do banco para Passivos da folha de pagamento tem o mesmo efeito. O passivo vai a zero e a despesa cai US$4.800. Se março estiver em um ano cuja declaração já foi entregue, o lucro da corporação S foi subestimado em US$4.800, e vale “Quando a limpeza deve alcançar anos encerrados ou declarações retificadoras?”.

LLC de restaurante pagando salários de dezembro em janeiro

Uma LLC de restaurante com livros pelo regime de competência paga em 5 de janeiro os salários de 20 a 31 de dezembro. Os salários brutos são US$10.000 e a contrapartida do empregador em Social Security e Medicare, a 7,65%, é de US$765.

• Em 31 de dezembro, os livros debitam salários em US$10.000 e despesa com impostos da folha em US$765, e creditam salários a pagar em US$10.000 e impostos da folha a pagar em US$765.
• Em 5 de janeiro, a folha é lançada contra essas apropriações. O Form 941 e o Form W-2 contam os salários em janeiro, e o prazo do depósito começa em 5 de janeiro.
• Se a folha de janeiro também foi lançada integralmente como despesa, as apropriações nunca zeram e a despesa fica em dobro. Esse é o “passivo que não zera”.

Livros mostram US$9.000 e o IRS não mostra nada a pagar

Os livros de uma empresa mostram US$9.000 em passivos da folha de pagamento de folhas cujas datas de depósito já passaram. A conta dela no IRS não mostra nada a pagar e todos os depósitos feitos, e a linha 12 do Form 941 de cada trimestre é igual ao imposto que os livros registraram. Se os US$9.000 são todos imposto federal, o passivo é um saldo de escrituração contábil. Os pagamentos foram feitos, mas lançados em outro lugar, por exemplo na despesa, ou em aporte do proprietário quando ele pagou do próprio bolso. Concilie cada pagamento com a sua folha e reclassifique-o.

Se a linha 12 for menor do que o imposto que os livros registraram, a declaração pode estar errada: veja como corrigir um erro na folha de pagamento. Se a conta no IRS mostrasse US$9.000 a pagar, o problema seriam depósitos não feitos ou aplicados no lugar errado, e não o razão. Continue conciliando os pagamentos com as folhas, mas adie a reclassificação ou a baixa até entender o registro do IRS.

E no seu caso?

• O saldo é antigo, grande ou negativo, ou a conta no IRS não bate com os livros: se é um erro de lançamento ou um saldo real de imposto, quais anos precisam de correção e quem corrige os livros e as declarações. Busque ajuda com escrituração contábil.
• Uma declaração, um pacote para o credor ou demonstrações financeiras já usaram os números errados: os anos a corrigir e as declarações afetadas exigem a leitura de um profissional. Busque ajuda com escrituração contábil.
• O saldo é de uma conta estadual da folha de pagamento: vale a mesma conciliação, contra o registro do órgão estadual. Para a Califórnia, veja impostos da folha de pagamento da Califórnia e cadastro no EDD.
• O IRS mostra um saldo a pagar ou depósitos não foram feitos: veja atraso nos impostos da folha de pagamento.
• O provedor retirou o dinheiro, mas não o depositou: veja quando um provedor de folha de pagamento não pagou seus impostos.
• Uma folha de pagamento ou um Form 941 estava errado: veja como corrigir um erro na folha de pagamento.
• Você trocou de provedor durante o ano: veja como trocar de provedor de folha de pagamento. Os passivos costumam ficar divididos entre dois conjuntos de relatórios.
• Você precisa do lançamento de uma folha de pagamento: veja lançamentos contábeis da folha de pagamento.
• Salários pagos em janeiro por trabalho de dezembro: veja folha de pagamento apropriada no fim do ano.
• Vários períodos de livros estão atrasados: veja colocar a escrituração contábil atrasada em dia e busque ajuda com escrituração contábil.