Passifs de paie qui ne s'éteignent pas : corriger les comptes

À quoi un solde de passif de paie devrait-il être égal?

Un compte de passif de paie fédéral devrait égaler les charges sociales inscrites pour les salaires déjà payés, plus, dans les livres selon la méthode d'exercice, l'impôt couru sur les salaires gagnés mais pas encore payés, moins les dépôts et les paiements déjà faits à ce titre. Il n'atteint zéro que lorsque chaque montant inscrit a été déposé. Un solde pour une paie dont la date de dépôt n'est pas passée est normal, y compris l'impôt d'une paie plus récente à côté de celui d'une plus ancienne; un solde pour une paie dont la date de dépôt est passée est un problème.

Le compte contient jusqu'à trois couches : l'impôt retenu aux employés (impôt sur le revenu et part de l'employé des cotisations de sécurité sociale (Social Security) et Medicare), la part correspondante de l'employeur pour la sécurité sociale et Medicare, et l'impôt fédéral de chômage (FUTA). Les deux premières sont déposées ensemble et déclarées dans le formulaire 941 (Publication 15). Un compte « d'attente des charges sociales » ou de compensation suit la même règle.

Le dossier de l'IRS ne couvre que l'impôt fédéral. La retenue de l'État, le chômage de l'État, le congé payé et les sommes retenues pour d'autres (cotisations de retraite, primes, saisies-arrêts) se vérifient auprès de l'organisme ou du bénéficiaire qui a été payé, pas dans le dossier de l'IRS.

Ce sont les dates ordinaires. Dès que l'impôt accumulé atteint 100 000 $ un jour quelconque d'une période de dépôt, le dépôt du jour ouvrable suivant s'applique à la place. Les fins de semaine et les jours fériés légaux déplacent les dates d'échéance, et un petit manque peut être comblé plus tard selon la règle d'exactitude des dépôts (Publication 15).

Classez le solde par ancienneté selon les paies qu'il couvre. La partie qui reste après ses propres dates de dépôt est une erreur de registre, une somme retenue pour quelqu'un d'autre que l'IRS, ou un impôt impayé. Pour trancher, obtenez le dossier de l'IRS. S'il montre tous les dépôts faits et rien à payer, et que la ligne 12 du formulaire 941 de chaque trimestre égale l'impôt inscrit dans les livres pour les salaires payés, la partie fédérale est une erreur de comptabilisation à corriger dans les livres. S'il montre un impôt à payer, c'est d'abord une question d'impôt. L'impôt couru sur des salaires gagnés mais pas encore payés ne figure ni dans le formulaire 941 ni dans le dossier de l'IRS avant la date de paie : rapprochez-le donc du registre de paie (paie courue à la fin de l'exercice).

Le cas n'est pas simple quand le solde a traversé une fin d'exercice, est important ou négatif, ne concorde plus avec le dossier de l'IRS, ou a déjà servi dans une déclaration ou un état financier.

À rassembler avant de rien modifier :

• Les formulaires 941 (et 940) de chaque trimestre ouvert, ainsi que les formulaires W-2 et W-3 de l'année.
• Les rapports de passif fiscal et de paiement d'impôt du fournisseur de paie, et les registres de paie.
• Le solde du compte de l'IRS ou un relevé de compte (account transcript) de l'entreprise.
• Les relevés bancaires et les numéros de confirmation de chaque paiement d'impôt, y compris ceux faits en dehors du fournisseur.
• Le détail des opérations du compte de passif, de la plus ancienne ligne à la plus récente.

Pourquoi des passifs de paie figurent-ils encore au bilan?

Un solde bloqué peut être une erreur de comptabilisation plutôt qu'un impôt impayé. Comparez les lignes du compte avec le rapport de paiement du fournisseur pour savoir laquelle s'applique.

Comment savoir ce que l'IRS a réellement au dossier?

Le dossier de compte de l'IRS montre les dépôts et les paiements que l'IRS a appliqués et tout solde qu'il juge dû. Obtenez-le avant de modifier les livres.

Confirmez d'abord le numéro d'identification de l'employeur (EIN) que le fournisseur utilise. Ces étapes supposent le vôtre. Un mandataire de l'article 3504 ou une organisation d'employeurs professionnels certifiée produit des déclarations globales et fait des dépôts sous son propre numéro : votre compte peut donc manquer de dépôts sans qu'il y ait eu défaut; rapprochez plutôt ses registres de répartition et de paiement (IRS : tableau des arrangements avec un tiers; consultez quand un fournisseur de paie n'a pas payé vos impôts).

• Business tax account (compte fiscal d'entreprise). Il montre le solde du compte par année, l'historique des paiements et les relevés fiscaux. Un représentant désigné peut s'inscrire pour une société, une société de type S ou une société de personnes, y compris une LLC qui produit le formulaire 1120, 1120-S ou 1065. Un entrepreneur individuel qui a un EIN et produit l'annexe C ou F peut s'inscrire. L'IRS dit qu'il n'est pas encore offert à une LLC qui produit comme entrepreneur individuel; sa page énumère chaque rôle (IRS : Business tax account).
• Relevés. Le relevé de compte fiscal (tax account transcript) énumère les dépôts d'impôt fédéral, les paiements, les pénalités et les intérêts, ainsi que le solde dû avec les intérêts courus. Le relevé de déclaration d'impôt sur l'emploi (employment tax return transcript) montre le formulaire 941 tel que produit et son dossier de passif, pour les années que l'IRS indique comme disponibles (IRS : obtenir un relevé fiscal d'entreprise).
• Aucun compte en ligne. Demandez un relevé par la poste avec le formulaire 4506-T ou téléphonez à la ligne de l'IRS pour les entreprises et les impôts spécialisés. Une déclaration transmise par voie électronique peut mettre de 2 à 3 semaines à apparaître (même page).
• Suivi des dépôts. Quand un tiers inscrit une entreprise au système de dépôt de l'IRS, l'entreprise reçoit un NIP de consultation (Inquiry PIN) pour suivre ses propres dépôts (Publication 15).

L'IRS applique généralement les dépôts à l'impôt le plus récent dans le trimestre : un dépôt tardif peut donc régler un passif plus récent et laisser un passif plus ancien à découvert (Publication 15).

Dressez une ligne par trimestre :

Le trimestre où les lignes ne concordent pas est celui à corriger.

Comment rapprocher les livres des formulaires 941 et des rapports du fournisseur?

Pour chaque trimestre, rapprochez l'impôt inscrit de la ligne 12 du formulaire 941, les dépôts et les crédits appliqués de la ligne 13, et chaque paiement du dossier de l'IRS.

1. Impôt inscrit. Additionnez l'impôt retenu et les cotisations de sécurité sociale (Social Security) et Medicare de l'employeur pour les salaires payés dans le trimestre. Le formulaire 941 déclare l'impôt selon la date de paiement des salaires, pas selon le moment où il a couru ou a été déposé (instructions du formulaire 941). Le total devrait égaler la ligne 12.
2. Raisons connues d'un écart. Ligne 7 (fractions de cents); ligne 8 (indemnités de maladie versées par un tiers); ligne 9 (impôt de l'employé non perçu sur les pourboires et sur l'assurance-vie collective temporaire des anciens employés); ligne 11 (crédit sur les charges sociales pour l'augmentation des activités de recherche); et la cotisation Medicare additionnelle, qui est retenue à l'employé sans contrepartie de l'employeur (instructions du formulaire 941; Publication 15). Gardez une note pour chacune.
3. Dépôts, crédits et paiements ultérieurs. La ligne 13 est la somme des dépôts du trimestre et de tout paiement en trop appliqué d'un trimestre antérieur ou d'un formulaire 941-X; un solde payé avec la déclaration (ligne 14) est distinct (instructions du formulaire 941). Rapprochez tout l'historique des paiements du dossier de l'IRS, et les dépôts selon le trimestre dont chacun couvre l'impôt, pas selon la date bancaire : le dépôt de janvier d'un déposant mensuel pour les salaires de décembre appartient au quatrième trimestre.
4. Rapport de passif du fournisseur. Rapprochez-le par mois de la ligne 16 pour un déposant mensuel, ou par date de paie de l'annexe B pour un déposant semi-hebdomadaire. Si l'entreprise a coché la première case de la ligne 16, rapprochez seulement de la ligne 12. Le total doit égaler la ligne 12 (instructions du formulaire 941).
5. Totaux de l'année. Le formulaire W-3 devrait concorder avec les quatre formulaires 941 de l'année pour l'impôt sur le revenu retenu et pour les salaires assujettis à la sécurité sociale et à Medicare. L'impôt de sécurité sociale et de Medicare des formulaires 941 devrait être environ le double des chiffres du W-3, car le W-3 ne montre que la part de l'employé. Un écart peut entraîner un contact de l'IRS ou de la Social Security Administration (SSA) : conservez donc le rapprochement avec la raison de tout écart (Publication 15; instructions du formulaire 941).

Comment éteindre le solde sans compter la charge deux fois?

Éteignez un passif de paie en rapprochant chaque paiement d'impôt de la paie qui l'a créé, jamais en inscrivant une nouvelle charge. La charge est inscrite une seule fois, lors de la comptabilisation de la paie.

Une écriture de paie normale débite les salaires et la charge de charges sociales de l'employeur, et crédite le passif pour l'impôt dû. Le paiement d'impôt qui suit débite le passif et crédite la banque. Les règles fiscales disent à quoi le solde devrait être égal et où se trouve le dossier de l'IRS. Elles ne disent pas comment nettoyer un compte de grand livre : les étapes ci-dessous relèvent donc de la pratique de la tenue de livres, pas de la loi.

1. Dressez la liste de chaque ligne du compte par date : crédits de paie et débits de paiement.
2. Rapprochez chaque paiement des paies qu'il couvre, à l'aide du rapport de paiement du fournisseur et du relevé bancaire.
3. Vérifiez où chaque paiement d'impôt du relevé bancaire a été inscrit. S'il est allé en charge, réaffectez cette ligne bancaire au compte de passif. Modifiez la ligne elle-même au lieu d'ajouter une nouvelle écriture par-dessus. Si la ligne se trouve dans une période fermée, ou dont la déclaration ou les états financiers ont déjà servi, arrêtez-vous et lisez « Quand un nettoyage doit-il remonter dans des années fermées ou des déclarations modifiées? » ci-dessous avant de la modifier.
4. Inscrivez tout paiement qui n'a jamais été enregistré, y compris ceux faits en dehors du fournisseur.
5. Recalculez le solde par trimestre et comparez-le au dossier de l'IRS et aux formulaires 941.
6. Laissez une note datée pour un reste d'arrondi de quelques cents. Un écart plus grand exige une cause avant de recevoir une écriture.

Puis-je transférer le solde dans un compte d'actif ou le radier?

Transférer un passif dans un compte d'actif, ou le radier en revenu, ne l'éteint pas. Cela masque le solde.

Un passif indique que l'entreprise doit l'argent : la solution consiste donc à trouver le paiement manquant ou l'erreur de comptabilisation. Un compte d'actif n'est généralement approprié que pour de l'argent que l'entreprise peut récupérer : un crédit ou un remboursement que montre le dossier de l'IRS, comme un paiement en trop à la ligne 15a du formulaire 941, ou une avance que les registres du fournisseur montrent qu'il détient encore pour l'entreprise. Une radiation inscrit un revenu, et tout impôt encore impayé reste dû.

L'impôt sur le revenu retenu et la part de l'employé des cotisations de sécurité sociale (Social Security) et Medicare sont des impôts détenus en fiducie (trust fund taxes). Si une partie du solde est un impôt retenu et non payé, une personne responsable qui omet délibérément de le verser peut en être personnellement responsable (26 U.S.C. 6672). Consultez la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie pour savoir qui est considéré comme responsable et de combien de temps l'IRS dispose pour cotiser, ainsi que retard dans les charges sociales. Ce n'est pas une radiation.

Que signifie un solde négatif de passif de paie?

Un solde négatif (au débit) signifie qu'on a inscrit plus de paiements que de montants dus. Trouvez quel côté est erroné.

Si une entreprise dépose plus que le montant exact pour un trimestre, la ligne 15b du formulaire 941 lui permet de choisir un remboursement ou un crédit appliqué à la prochaine déclaration. Si elle ne coche aucune case ou les deux, l'IRS applique généralement le paiement en trop à la prochaine déclaration. Quelles que soient les cases, l'IRS peut appliquer un paiement en trop à tout impôt en souffrance sous le même EIN (instructions du formulaire 941). Un crédit de l'IRS n'appartient à un compte d'actif que tant que le dossier de l'IRS le montre encore.

Et si l'IRS affiche un solde à payer alors que mes livres montrent que tout est payé?

Un solde du côté de l'IRS peut signifier que l'IRS a appliqué moins d'argent que les livres n'en montrent, a inscrit plus d'impôt, ou a ajouté des pénalités et des intérêts. Traitez-le d'abord comme une question d'impôt, puis comme une question de grand livre.

Quand la ligne 12 du trimestre précédent et celle du trimestre courant sont chacune de 2 500 $ ou plus et que tous les impôts ont été déposés à temps, le solde dû à la ligne 14 devrait être nul (instructions du formulaire 941). Un solde à la ligne 14 dans ce cas signifie qu'un dépôt était insuffisant, ou que la ligne 12 est plus élevée que l'impôt inscrit. Vérifiez les deux.

À quelle année appartiennent les salaires de la fin de décembre et leurs impôts?

Le formulaire 941, les dépôts d'impôt et le formulaire W-2 suivent la date de paie, quelle que soit la méthode des livres. Un travail qui se termine en décembre et qui est payé en janvier correspond généralement à des salaires de janvier dans le formulaire 941 et à des salaires de l'année suivante dans le formulaire W-2 (instructions des formulaires W-2 et W-3).

• Les livres selon la méthode de caisse inscrivent la paie en janvier.
• Les livres selon la méthode d'exercice inscrivent les salaires et les charges sociales de l'employeur comme charge de décembre et passif au 31 décembre, puis éteignent ce passif lorsque la paie de janvier est comptabilisée, au lieu de la passer de nouveau en charge.
• Dans les deux cas : l'impôt sur des salaires payés en décembre mais déposé en janvier est un passif au 31 décembre. Le dépôt de janvier l'éteint, sans nouvelle charge.

Les écritures de fin d'exercice et la déclaration se trouvent dans paie courue à la fin de l'exercice. L'écriture de chaque paie se trouve dans écritures de journal de la paie.

Combien de temps conserver les registres de paie qui appuient le solde?

Conservez les registres de l'impôt sur l'emploi pendant au moins quatre ans après la date où l'impôt devient exigible ou est payé, selon la plus tardive (Publication 583; Publication 15).

Conservez tout ce qui appuie un solde encore ouvert jusqu'à ce qu'il soit éteint et que le dossier de l'IRS concorde. Ce qu'il faut conserver, et pendant combien de temps selon d'autres règles, est expliqué dans conservation des registres de paie.

Quand un nettoyage doit-il remonter dans des années fermées ou des déclarations modifiées?

Remontez quand l'ancien solde a changé un chiffre qui a été produit ou sur lequel on s'est appuyé : un formulaire 941, un formulaire W-2 ou une déclaration de revenus. Une erreur limitée au grand livre reste dans les livres.

Les délais du formulaire 941-X limitent le moment où un formulaire 941 peut être corrigé. Ils ne limitent pas jusqu'où on peut corriger les livres.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les chiffres sont en dollars américains.

Société de type S de soins dentaires avec un solde depuis mars

Une société de type S de soins dentaires a 4 800 $ dans Passifs de paie qui n'ont pas bougé depuis mars. L'écriture de paie de mars a crédité le passif de 4 800 $ d'impôt retenu et d'impôt de l'employeur. Le fournisseur a ensuite prélevé 4 800 $ à la banque pour l'IRS, et le flux bancaire a affecté ce prélèvement à Charge d'impôts sur la paie. La charge de paie est trop élevée de 4 800 $, comptée une fois à l'écriture de paie et une autre fois au prélèvement, et le passif n'a jamais diminué.

Réaffecter la ligne bancaire à Passifs de paie a le même effet. Le passif tombe à zéro et la charge diminue de 4 800 $. Si mars se situe dans une année dont la déclaration est déjà produite, le bénéfice de la société de type S était sous-évalué de 4 800 $, et « Quand un nettoyage doit-il remonter dans des années fermées ou des déclarations modifiées? » s'applique.

LLC de restauration qui paie en janvier les salaires de décembre

Une LLC de restauration, avec des livres selon la méthode d'exercice, paie le 5 janvier les salaires du 20 au 31 décembre. Les salaires bruts sont de 10 000 $ et les cotisations de sécurité sociale (Social Security) et Medicare de l'employeur, à 7,65 %, de 765 $.

• Le 31 décembre, les livres débitent les salaires de 10 000 $ et la charge de charges sociales de 765 $, et créditent les salaires courus de 10 000 $ et les charges sociales courues de 765 $.
• Le 5 janvier, la paie est comptabilisée en regard de ces montants courus. Le formulaire 941 et le formulaire W-2 comptent les salaires en janvier, et le délai de dépôt commence le 5 janvier.
• Si la paie de janvier a aussi été comptabilisée en entier en charge, les montants courus ne s'éteignent jamais et la charge est doublée. C'est le « passif qui ne s'éteint pas ».

Les livres montrent 9 000 $ et l'IRS n'indique rien à payer

Les livres d'une entreprise montrent 9 000 $ de passifs de paie pour une paie dont les dates de dépôt sont passées. Son compte de l'IRS ne montre rien à payer et tous les dépôts faits, et la ligne 12 du formulaire 941 de chaque trimestre égale l'impôt que les livres ont inscrit. Si les 9 000 $ sont entièrement de l'impôt fédéral, le passif est un solde de tenue de livres. Les paiements ont été faits mais inscrits ailleurs, par exemple en charge, ou dans un apport du propriétaire quand le propriétaire a payé personnellement. Rapprochez chaque paiement de sa paie et réaffectez-le.

Si la ligne 12 est inférieure à l'impôt inscrit dans les livres, la déclaration peut être erronée : consultez corriger une erreur de paie. Si le compte de l'IRS indiquait 9 000 $ à payer, le problème serait des dépôts omis ou mal appliqués, pas le grand livre. Continuez de rapprocher les paiements des paies, mais ne réaffectez ni ne radiez rien tant que le dossier de l'IRS n'est pas compris.

Votre situation est différente?

• Le solde est ancien, important ou négatif, ou le compte de l'IRS ne concorde pas avec les livres : s'agit-il d'une erreur de comptabilisation ou d'un vrai solde d'impôt, quelles années doivent être corrigées, et qui corrige les livres et les productions. Obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Une déclaration, un dossier de prêteur ou des états financiers ont déjà utilisé les mauvais chiffres : les années à corriger et les productions touchées exigent la lecture d'un professionnel. Obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Le solde est un compte de paie d'un État : le même rapprochement s'applique au dossier de l'organisme de l'État. Pour la Californie, consultez charges sociales de la Californie et inscription à l'EDD.
• L'IRS affiche un solde à payer ou des dépôts ont été omis : consultez retard dans les charges sociales.
• Le fournisseur a prélevé l'argent sans le déposer : consultez quand un fournisseur de paie n'a pas payé vos impôts.
• Une paie ou un formulaire 941 était erroné : consultez corriger une erreur de paie.
• Vous avez changé de fournisseur durant l'année : consultez changer de fournisseur de paie. Les passifs sont souvent répartis entre deux séries de rapports.
• Vous avez besoin de l'écriture d'une paie : consultez écritures de journal de la paie.
• Des salaires payés en janvier pour du travail de décembre : consultez paie courue à la fin de l'exercice.
• Plusieurs périodes de livres sont en retard : consultez rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.