Pasivos de nómina que no se saldan: cómo corregir las cuentas

¿A cuánto debe ser igual el saldo de un pasivo de nómina?

Una cuenta de pasivo de nómina federal debe ser igual al impuesto de nómina registrado por los salarios ya pagados, más, en los libros con método de acumulación, el impuesto devengado por salarios ganados pero aún no pagados, menos los depósitos y pagos ya hechos por ese impuesto. Llega a cero solo cuando se ha depositado todo monto registrado. Un saldo de una nómina cuya fecha de depósito aún no ha pasado es normal, incluido el impuesto de una nómina posterior junto al de una anterior; un saldo de una nómina cuya fecha de depósito ya pasó es un problema.

La cuenta tiene hasta tres capas: el impuesto retenido a los empleados (impuesto sobre la renta y la parte del empleado del Seguro Social y Medicare), la parte equivalente del empleador para el Seguro Social y Medicare, y el impuesto federal por desempleo. Las dos primeras se depositan juntas y se informan en el Form 941 (Publication 15). Una cuenta de «retención de impuestos de nómina» o de compensación sigue la misma regla.

El registro del IRS cubre solo el impuesto federal. La retención estatal, el desempleo estatal, la licencia pagada y los montos retenidos para terceros (aportes de jubilación, primas, embargos de sueldo) se verifican con la agencia o el destinatario que recibió el pago, no con el registro del IRS.

Estas son las fechas ordinarias. Cuando el impuesto acumulado llega a $100,000 en cualquier día de un período de depósito, se aplica en su lugar el siguiente día hábil. Los fines de semana y los feriados legales mueven las fechas de vencimiento, y un faltante pequeño puede cubrirse después según la regla de exactitud de los depósitos (accuracy of deposits rule) (Publication 15).

Clasifique el saldo por antigüedad según las nóminas que cubre. La parte que sigue ahí después de sus propias fechas de depósito es un error del libro, un monto retenido para alguien que no es el IRS, o un impuesto sin pagar. Para saber cuál es, obtenga el registro del IRS. Si muestra todos los depósitos hechos y nada pendiente, y la línea 12 del Form 941 de cada trimestre es igual al impuesto que los libros registraron por salarios pagados, la parte federal es un error de registro que se corrige en los libros. Si muestra impuesto pendiente, es primero una cuestión tributaria. El impuesto devengado por salarios ganados pero aún no pagados no está ni en el Form 941 ni en el registro del IRS hasta la fecha de pago, así que concílielo con el registro de nómina (nómina devengada al cierre del año).

El caso no es sencillo cuando el saldo ha pasado un cierre de año, es grande o negativo, ya no coincide con el registro del IRS, o una declaración o un estado financiero ya lo usó.

Reúna esto antes de cambiar nada:

• Los Forms 941 (y el Form 940) de cada trimestre abierto, y los Forms W-2 y W-3 del año.
• Los reportes de pasivo de impuestos y de pago de impuestos del proveedor de nómina, y los registros de nómina.
• El saldo de la cuenta del IRS o una transcripción de la cuenta del negocio.
• Los estados de cuenta bancarios y los números de confirmación de cada pago de impuestos, incluido cualquier pago hecho fuera del proveedor.
• El detalle de transacciones de la cuenta de pasivo, empezando por la línea más antigua.

¿Por qué los pasivos de nómina siguen en el balance general?

Un saldo estancado puede ser un error de registro y no un impuesto sin pagar. Compare las líneas de la cuenta con el reporte de pagos del proveedor para ver cuál es el caso.

¿Cómo averiguo qué tiene realmente el IRS?

El registro de la cuenta del IRS muestra los depósitos y pagos que el IRS aplicó y cualquier saldo que dice que se debe. Obténgalo antes de cambiar los libros.

Primero confirme el número de identificación del empleador que usa el proveedor. Estos pasos suponen que es el suyo. Un agente de la sección 3504 o una organización de empleadores profesionales certificada presenta declaraciones consolidadas y hace depósitos con su propio número, así que a su cuenta pueden faltarle depósitos sin que haya ninguna falla; en ese caso, concilie con sus registros de asignación y de pagos (IRS: cuadro de acuerdos con terceros; vea cuando un proveedor de nómina no pagó sus impuestos).

• Cuenta de impuestos de la empresa (Business Tax Account). Muestra el saldo de la cuenta por año, el historial de pagos y las transcripciones de impuestos. Un funcionario designado (designated official) puede registrarse en nombre de una corporación, una corporación S o una sociedad de personas, incluida una LLC que presenta el Form 1120, 1120-S o 1065. Un propietario único con un EIN que presenta el Schedule C o F puede registrarse. El IRS indica que todavía no está disponible para una LLC que presenta como propietario único; su página enumera cada función (IRS: Business Tax Account).
• Transcripciones. La transcripción de la cuenta tributaria enumera los depósitos de impuestos federales, los pagos, las multas y los intereses, y el saldo a pagar con sus acumulaciones. La transcripción de la declaración de impuestos de empleo muestra el Form 941 tal como se presentó y su registro de pasivo, para los años que el IRS indica como disponibles (IRS: cómo obtener una transcripción de impuestos del negocio).
• Sin cuenta en línea. Solicite una transcripción por correo con el Form 4506-T o llame a la línea del IRS para impuestos de negocios y especialidades. Una declaración presentada por vía electrónica puede tardar de 2 a 3 semanas en aparecer (misma página).
• Supervisión de los depósitos. Cuando un tercero inscribe a un negocio en el sistema de depósitos del IRS, el negocio recibe un Inquiry PIN para supervisar sus propios depósitos (Publication 15).

Por lo general, el IRS aplica los depósitos al pasivo tributario más reciente dentro del trimestre, así que un depósito tardío puede cerrar un pasivo posterior y dejar corto uno anterior (Publication 15).

Arme una fila por trimestre:

Un trimestre en el que las filas no coinciden es el trimestre que hay que corregir.

¿Cómo concilio los libros con los Forms 941 y los reportes del proveedor?

Para cada trimestre, concilie el impuesto registrado con la línea 12 del Form 941, los depósitos y créditos aplicados con la línea 13, y cada pago con el registro del IRS.

1. Impuesto registrado. Sume el impuesto retenido y la parte del empleador del Seguro Social y Medicare de los salarios pagados en el trimestre. El Form 941 informa el impuesto según la fecha en que se pagaron los salarios, no cuando se devengó ni cuando se depositó (instrucciones del Form 941). El total debe ser igual a la línea 12.
2. Razones conocidas por las que no coincidirá. La línea 7 (fracciones de centavo); la línea 8 (pago por enfermedad de terceros); la línea 9 (impuesto no cobrado a los empleados sobre propinas y sobre el seguro de vida colectivo a término de exempleados); la línea 11 (crédito de impuestos de nómina por aumentar actividades de investigación); y el Impuesto Adicional de Medicare (Additional Medicare Tax), que se retiene al empleado sin una parte equivalente del empleador (instrucciones del Form 941; Publication 15). Deje una nota por cada una.
3. Depósitos, créditos y pagos posteriores. La línea 13 es la suma de los depósitos del trimestre más cualquier pago en exceso aplicado de un trimestre anterior o de un Form 941-X; un saldo pagado con la declaración (línea 14) es aparte (instrucciones del Form 941). Concilie el historial completo de pagos con el registro del IRS, y los depósitos por el trimestre cuyo impuesto cubre cada uno, no por la fecha del banco: el depósito de enero de un depositante mensual por salarios de diciembre pertenece al cuarto trimestre.
4. Reporte de pasivo del proveedor. Concílielo por mes con la línea 16 si es depositante mensual, o por fecha de pago con el Schedule B si es depositante semanal doble. Si el negocio marcó la primera casilla de la línea 16, concilie solo con la línea 12. El total debe ser igual a la línea 12 (instrucciones del Form 941).
5. Totales del año. El Form W-3 debe coincidir con los cuatro Forms 941 del año en el impuesto sobre la renta retenido y en los salarios sujetos al Seguro Social y Medicare. El impuesto del Seguro Social y Medicare en los Forms 941 debe ser aproximadamente el doble de las cifras del W-3, porque el W-3 muestra solo la parte del empleado. Una diferencia puede traer un contacto del IRS o de la Administración del Seguro Social, así que conserve la conciliación con el motivo de cualquier diferencia (Publication 15; instrucciones del Form 941).

¿Cómo saldo el saldo sin contar el gasto dos veces?

Se salda un pasivo de nómina conciliando cada pago de impuestos con la nómina que lo generó, nunca registrando un gasto nuevo. El gasto se registra una sola vez, cuando se registra la nómina.

Un asiento normal de nómina debita los salarios y el gasto de impuestos de nómina del empleador, y acredita el pasivo por el impuesto adeudado. El pago posterior del impuesto debita el pasivo y acredita el banco. Las reglas tributarias dicen a qué debe ser igual el saldo y dónde está el registro del IRS. No dicen cómo limpiar una cuenta del libro mayor, así que los pasos siguientes son práctica contable, no ley.

1. Enumere por fecha cada línea de la cuenta: los créditos de nómina y los débitos de pago.
2. Concilie cada pago con las nóminas que cubre, con el reporte de pagos del proveedor y el estado de cuenta bancario.
3. Revise dónde se registró cada pago de impuestos del estado de cuenta bancario. Si se fue a gasto, reclasifique esa línea del banco a la cuenta de pasivo. Cambie la línea misma en lugar de agregar un asiento nuevo encima. Si la línea está en un período cerrado, o cuya declaración o estados financieros ya se usaron, deténgase y lea «¿Cuándo debe una limpieza llegar a años cerrados o declaraciones enmendadas?» más abajo antes de cambiarla.
4. Registre cualquier pago que nunca se anotó, incluidos los pagos hechos fuera del proveedor.
5. Vuelva a calcular el saldo por trimestre y compárelo con el registro del IRS y los Forms 941.
6. Deje una nota fechada para los restos de redondeo de unos pocos centavos. Una diferencia mayor necesita una causa antes de recibir un asiento.

¿Puedo pasar el saldo a una cuenta de activo o darlo de baja?

Pasar un pasivo a una cuenta de activo, o darlo de baja contra el ingreso, no lo salda. Oculta el saldo.

Un pasivo indica que el negocio debe el dinero, así que la corrección es encontrar el pago que falta o el error de registro. Una cuenta de activo por lo general es correcta solo para dinero que el negocio puede recuperar: un crédito o reembolso que muestra el registro del IRS, como un pago en exceso en la línea 15a del Form 941, o un anticipo que los registros del proveedor muestran que todavía tiene a nombre del negocio. Una baja registra ingreso, y cualquier impuesto que siga sin pagarse sigue adeudándose.

El impuesto sobre la renta retenido y la parte del empleado del Seguro Social y Medicare son impuestos en fideicomiso (trust fund taxes). Si parte del saldo es impuesto que se retuvo y no se pagó, una persona responsable que con intención no lo entrega puede ser personalmente responsable de ese impuesto (26 U.S.C. 6672). Vea la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso para saber quién se considera responsable y de cuánto tiempo dispone el IRS para determinarla, y atrasado en impuestos de nómina. No es una baja.

¿Qué significa un saldo negativo en el pasivo de nómina?

Un saldo negativo (de débito) significa que se registró como pagado más de lo que se registró como adeudado. Averigüe qué lado está mal.

Si un negocio deposita más del monto correcto en un trimestre, la línea 15b del Form 941 le permite elegir un reembolso o un crédito para la siguiente declaración. Si no marca ninguna casilla o marca las dos, por lo general el IRS aplicará el pago en exceso a la siguiente declaración. Sin importar lo que digan las casillas, el IRS puede aplicar un pago en exceso a cualquier impuesto vencido con el mismo EIN (instrucciones del Form 941). Un crédito del IRS pertenece a una cuenta de activo solo mientras el registro del IRS lo siga mostrando.

¿Y si el IRS muestra un saldo a pagar pero mis libros muestran todo pagado?

Un saldo del lado del IRS puede significar que el IRS aplicó menos dinero del que muestran los libros, registró más impuesto o agregó multas e intereses. Trátelo primero como una cuestión tributaria y después como una cuestión del libro.

Cuando la línea 12 del trimestre anterior y la del actual son cada una de $2,500 o más y todos los impuestos se depositaron a tiempo, el saldo a pagar de la línea 14 debe ser cero (instrucciones del Form 941). Un saldo en la línea 14 en ese caso significa que un depósito quedó corto, o que la línea 12 es mayor que el impuesto registrado. Revise ambos.

¿A qué año pertenecen los salarios de fines de diciembre y sus impuestos?

El Form 941, los depósitos de impuestos y el Form W-2 siguen la fecha de pago, sea cual sea el método que usen los libros. El trabajo que termina en diciembre y se paga en enero por lo general son salarios de enero en el Form 941 y salarios del año siguiente en el Form W-2 (instrucciones de los Forms W-2 y W-3).

• Los libros con método de efectivo registran la nómina en enero.
• Los libros con método de acumulación registran los salarios y el impuesto del empleador como gasto de diciembre y un pasivo al 31 de diciembre, y luego saldan ese pasivo cuando se registra la nómina de enero, en lugar de registrarlo otra vez como gasto.
• Con cualquiera de los métodos: el impuesto sobre salarios pagados en diciembre pero depositado en enero es un pasivo al 31 de diciembre. El depósito de enero lo salda, sin un gasto nuevo.

Los asientos de cierre del año y la declaración se explican en nómina devengada al cierre del año. El asiento de cada nómina está en asientos de diario de nómina.

¿Cuánto tiempo conservo los registros de nómina que respaldan el saldo?

Conserve los registros de impuestos de empleo al menos cuatro años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, la que sea posterior (Publication 583; Publication 15).

Conserve todo lo que respalda un saldo que sigue abierto hasta que se salde y el registro del IRS coincida. Qué conservar, y por cuánto tiempo según otras reglas, se explica en cómo conservar los registros de nómina.

¿Cuándo debe una limpieza llegar a años cerrados o declaraciones enmendadas?

Debe llegar cuando el saldo viejo cambió una cifra que se presentó o en la que se confió: un Form 941, un Form W-2 o una declaración del impuesto sobre la renta. Un error solo del libro se queda en los libros.

Los plazos del Form 941-X limitan cuándo se puede corregir un Form 941. No limitan hasta qué año atrás se pueden corregir los libros.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Corporación S de odontología con un saldo desde marzo

Una corporación S de odontología tiene $4,800 en Pasivos de nómina que no se han movido desde marzo. El asiento de la nómina de marzo acreditó el pasivo con $4,800 de impuesto retenido y del empleador. Luego el proveedor cargó $4,800 al banco para el IRS, y la conexión bancaria codificó ese cargo como Gasto de impuestos de nómina. El gasto de nómina está $4,800 demasiado alto, contado una vez en el asiento de la nómina y otra vez en el cargo, y el pasivo nunca bajó.

Reclasificar la línea del banco a Pasivos de nómina tiene el mismo efecto. El pasivo llega a cero y el gasto baja $4,800. Si marzo cae en un año cuya declaración ya se presentó, la ganancia de la corporación S se subestimó en $4,800, y se aplica «¿Cuándo debe una limpieza llegar a años cerrados o declaraciones enmendadas?».

LLC de un restaurante que paga salarios de diciembre en enero

Una LLC de un restaurante con libros de acumulación paga el 5 de enero los salarios del 20 al 31 de diciembre. Los salarios brutos son $10,000 y la parte del empleador del Seguro Social y Medicare, al 7.65%, es $765.

• Al 31 de diciembre, los libros debitan los salarios por $10,000 y el gasto de impuestos de nómina por $765, y acreditan los salarios devengados por $10,000 y los impuestos de nómina devengados por $765.
• El 5 de enero la nómina se registra contra esos devengos. El Form 941 y el Form W-2 cuentan los salarios en enero, y el plazo del depósito comienza el 5 de enero.
• Si la nómina de enero también se registró completa como gasto, los devengos nunca se saldan y el gasto está duplicado. Ese es el «pasivo que no se salda».

Los libros muestran $9,000 y el IRS no muestra nada pendiente

Los libros de un negocio muestran $9,000 en pasivos de nómina de nóminas cuyas fechas de depósito ya pasaron. Su cuenta del IRS no muestra nada pendiente y todos los depósitos hechos, y la línea 12 del Form 941 de cada trimestre es igual al impuesto que los libros registraron. Si los $9,000 son todos impuesto federal, el pasivo es un saldo contable. Los pagos se hicieron pero se registraron en otro lugar, por ejemplo en gasto, o en un aporte del propietario cuando el propietario pagó de su bolsillo. Concilie cada pago con su nómina y reclasifíquelo.

Si la línea 12 es menor que el impuesto que registraron los libros, la declaración puede estar mal: vea cómo corregir un error de nómina. Si la cuenta del IRS mostrara $9,000 pendientes, el problema serían depósitos omitidos o mal aplicados, no el libro. Siga conciliando pagos con nóminas, pero no reclasifique ni dé de baja nada hasta entender el registro del IRS.

¿Su caso es distinto?

• El saldo es viejo, grande o negativo, o la cuenta del IRS no coincide con los libros: si es un error de registro o un saldo de impuesto real, qué años hay que corregir y quién corrige los libros y las presentaciones. Obtenga ayuda con el registro contable.
• Una declaración, un paquete para un prestamista o unos estados financieros ya usaron las cifras equivocadas: los años por corregir y las presentaciones afectadas requieren la lectura de un profesional. Obtenga ayuda con el registro contable.
• El saldo es de una cuenta estatal de nómina: se aplica la misma conciliación con el registro de la agencia estatal. Para California, vea impuestos de nómina de California y alta ante el EDD.
• El IRS muestra un saldo a pagar o se omitieron depósitos: vea atrasado en impuestos de nómina.
• El proveedor tomó el dinero pero no lo depositó: vea cuando un proveedor de nómina no pagó sus impuestos.
• Una nómina o un Form 941 estaba mal: vea cómo corregir un error de nómina.
• Cambió de proveedor durante el año: vea cómo cambiar de proveedor de nómina. Los pasivos suelen quedar repartidos entre dos juegos de reportes.
• Necesita el asiento de una nómina: vea asientos de diario de nómina.
• Salarios pagados en enero por trabajo de diciembre: vea nómina devengada al cierre del año.
• Varios períodos de libros están atrasados: vea cómo ponerse al día con libros atrasados y obtenga ayuda con el registro contable.