Khoản phải trả từ bảng lương không xóa được: cách sửa tài khoản

Khoản phải trả từ bảng lương phải bằng bao nhiêu?

Tài khoản khoản phải trả từ bảng lương liên bang phải bằng thuế lương đã ghi nhận cho tiền lương đã trả, cộng (với sổ sách dồn tích) thuế dồn tích trên tiền lương đã kiếm được nhưng chưa trả, trừ đi các khoản nộp và thanh toán đã thực hiện. Tài khoản chỉ về không khi mọi số tiền đã ghi nhận đều đã được nộp. Số dư của kỳ lương chưa đến hạn nộp là bình thường, kể cả thuế của một kỳ lương sau nằm cạnh thuế của kỳ lương cũ hơn; số dư của kỳ lương đã quá hạn nộp là một vấn đề.

Tài khoản này chứa tối đa ba lớp: thuế khấu trừ từ nhân viên (thuế thu nhập và phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên), phần đối ứng thuế An sinh Xã hội và Medicare của người sử dụng lao động, và thuế thất nghiệp liên bang. Hai lớp đầu được nộp cùng nhau và khai trên Form 941 (Publication 15). Tài khoản "payroll tax holding" hay tài khoản trung gian cũng theo cùng quy tắc.

Hồ sơ của IRS chỉ bao gồm thuế liên bang. Thuế khấu trừ của tiểu bang, thuế thất nghiệp tiểu bang, nghỉ có lương và các khoản giữ hộ người khác (khoản đóng hưu trí, phí bảo hiểm, khoản bị tịch thu một phần tiền lương) được đối chiếu với cơ quan hoặc người nhận đã được trả tiền, không phải với hồ sơ IRS.

Đây là các ngày thông thường. Khi thuế tích lũy đạt $100.000 vào bất kỳ ngày nào trong một kỳ nộp, thì áp dụng hạn ngày làm việc kế tiếp. Cuối tuần và ngày lễ hợp pháp làm dời hạn, và một khoản thiếu nhỏ có thể được bù sau theo quy tắc về độ chính xác của khoản nộp (Publication 15).

Hãy phân loại số dư theo tuổi, theo các kỳ lương mà nó bao gồm. Phần còn lại sau chính ngày nộp của nó là lỗi sổ cái, khoản giữ hộ người không phải IRS, hoặc thuế chưa trả. Để biết là loại nào, hãy lấy hồ sơ của IRS. Nếu hồ sơ cho thấy mọi khoản nộp đã được thực hiện và không còn nợ, và line 12 của Form 941 mỗi quý bằng thuế mà sổ sách ghi nhận cho tiền lương đã trả, thì phần liên bang là lỗi ghi sổ cần xóa trong sổ sách. Nếu hồ sơ cho thấy còn nợ thuế, trước hết đó là vấn đề thuế. Thuế dồn tích trên tiền lương đã kiếm được nhưng chưa trả chưa nằm trên Form 941 hay hồ sơ IRS cho đến ngày trả lương, nên hãy đối chiếu với bảng lương (bảng lương dồn tích cuối năm).

Trường hợp không còn đơn giản khi số dư đã nằm qua cuối năm, lớn hoặc âm, không còn khớp với hồ sơ IRS, hoặc một tờ khai hay báo cáo tài chính đã dùng số đó.

Hãy gom sẵn trước khi thay đổi bất cứ điều gì:

• Form 941 (và Form 940) của từng quý còn mở, cùng Form W-2 và Form W-3 của năm.
• Báo cáo thuế phải trả và báo cáo thuế đã trả của nhà cung cấp dịch vụ bảng lương, cùng các bảng kê lương.
• Số dư tài khoản IRS hoặc bản sao hồ sơ tài khoản (account transcript) của doanh nghiệp.
• Sao kê ngân hàng và mã xác nhận của mọi khoản trả thuế, kể cả khoản trả ngoài nhà cung cấp.
• Chi tiết giao dịch của tài khoản khoản phải trả, từ dòng cũ nhất.

Vì sao khoản phải trả từ bảng lương vẫn còn trên bảng cân đối kế toán?

Số dư bị kẹt có thể là lỗi ghi sổ chứ không phải thuế chưa trả. Hãy so các dòng của tài khoản với báo cáo thanh toán của nhà cung cấp để biết trường hợp nào áp dụng.

Làm sao biết IRS thực sự có những gì?

Hồ sơ tài khoản của IRS cho thấy các khoản nộp và thanh toán IRS đã áp dụng và mọi số dư IRS cho là còn nợ. Hãy lấy hồ sơ này trước khi thay đổi sổ sách.

Trước tiên hãy xác nhận nhà cung cấp dùng mã số định danh người sử dụng lao động (EIN) của ai. Các bước này giả định là của chính bạn. Đại lý theo section 3504 hoặc tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp (PEO) được chứng nhận nộp tờ khai tổng hợp và các khoản nộp dưới số của chính họ, nên tài khoản của bạn có thể thiếu khoản nộp mà không có sai sót nào; hãy đối chiếu với hồ sơ phân bổ và thanh toán của họ (IRS: bảng các thỏa thuận với bên thứ ba; xem khi nhà cung cấp dịch vụ bảng lương không nộp thuế của bạn).

• Business Tax Account. Tài khoản này cho thấy số dư theo năm, lịch sử thanh toán và bản sao hồ sơ thuế. Một người được chỉ định (designated official) có thể đăng ký cho công ty, S corporation hoặc hợp danh, kể cả LLC nộp Form 1120, Form 1120-S hoặc Form 1065. Chủ doanh nghiệp một chủ có EIN nộp Schedule C hoặc Schedule F có thể đăng ký. IRS cho biết tài khoản này chưa dùng được cho LLC nộp tờ khai như chủ doanh nghiệp một chủ; trang của IRS liệt kê từng vai trò (IRS: Business Tax Account).
• Bản sao hồ sơ (transcript). Bản sao hồ sơ tài khoản thuế liệt kê các khoản nộp thuế liên bang, các khoản thanh toán, tiền phạt và tiền lãi, và số dư còn nợ kèm khoản dồn tích. Bản sao hồ sơ tờ khai thuế việc làm cho thấy Form 941 như đã nộp và hồ sơ thuế phải trả của nó, cho những năm IRS liệt kê là có sẵn (IRS: lấy bản sao hồ sơ thuế của doanh nghiệp).
• Không có tài khoản online. Hãy yêu cầu bản sao hồ sơ qua đường bưu điện bằng Form 4506-T hoặc gọi đường dây thuế doanh nghiệp và chuyên biệt của IRS. Tờ khai nộp điện tử có thể mất 2 đến 3 tuần mới xuất hiện (cùng trang đó).
• Theo dõi khoản nộp. Khi một bên thứ ba đăng ký doanh nghiệp vào hệ thống nộp thuế của IRS, doanh nghiệp nhận một Inquiry PIN để theo dõi các khoản nộp của chính mình (Publication 15).

IRS nhìn chung áp dụng các khoản nộp vào khoản thuế phải trả gần nhất trong quý, nên một khoản nộp trễ có thể đóng khoản phải trả sau và để thiếu khoản phải trả trước (Publication 15).

Hãy lập một hàng cho mỗi quý:

Quý nào các hàng không khớp nhau thì đó là quý cần sửa.

Làm sao đối chiếu sổ sách với Form 941 và báo cáo của nhà cung cấp?

Với mỗi quý, hãy đối chiếu thuế đã ghi nhận với line 12 của Form 941, các khoản nộp và tín thuế đã áp dụng với line 13, và mọi khoản thanh toán với hồ sơ IRS.

1. Thuế đã ghi nhận. Cộng thuế khấu trừ và phần An sinh Xã hội và Medicare của người sử dụng lao động cho tiền lương đã trả trong quý. Form 941 khai thuế theo ngày trả lương, không theo ngày dồn tích hay ngày nộp (hướng dẫn khai Form 941). Tổng phải bằng line 12.
2. Những lý do đã biết khiến không khớp. Line 7 (phần lẻ của cent); line 8 (tiền bệnh do bên thứ ba trả); line 9 (thuế nhân viên chưa thu trên tiền boa và trên bảo hiểm nhân thọ nhóm cho nhân viên đã nghỉ); line 11 (tín thuế lương cho việc tăng hoạt động nghiên cứu); và thuế Medicare bổ sung, khoản này khấu trừ từ nhân viên và người sử dụng lao động không đóng đối ứng (hướng dẫn khai Form 941; Publication 15). Hãy ghi chú cho từng khoản.
3. Khoản nộp, tín thuế và khoản thanh toán sau đó. Line 13 là các khoản nộp của quý cộng mọi khoản nộp thừa được chuyển từ quý trước hoặc từ Form 941-X; số còn nợ trả cùng tờ khai (line 14) là riêng (hướng dẫn khai Form 941). Hãy đối chiếu toàn bộ lịch sử thanh toán với hồ sơ IRS, và các khoản nộp theo quý mà thuế của chúng thuộc về, không theo ngày ngân hàng: khoản nộp tháng 1 của người nộp theo lịch hằng tháng cho tiền lương tháng 12 thuộc về quý bốn.
4. Báo cáo thuế phải trả của nhà cung cấp. Đối chiếu theo tháng với line 16 nếu nộp theo lịch hằng tháng, hoặc theo ngày trả lương với Schedule B nếu nộp theo lịch hai lần mỗi tuần. Nếu doanh nghiệp đã chọn ô đầu tiên ở line 16, chỉ đối chiếu với line 12. Tổng phải bằng line 12 (hướng dẫn khai Form 941).
5. Tổng cả năm. Form W-3 phải khớp với bốn Form 941 của năm về thuế thu nhập đã khấu trừ và tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội và Medicare. Thuế An sinh Xã hội và Medicare trên các Form 941 phải xấp xỉ gấp đôi số trên W-3, vì W-3 chỉ cho thấy phần của nhân viên. Chênh lệch có thể dẫn đến việc IRS hoặc Cơ quan An sinh Xã hội Hoa Kỳ (SSA) liên hệ, nên hãy giữ bảng đối chiếu cùng lý do của mọi chênh lệch (Publication 15; hướng dẫn khai Form 941).

Làm sao xóa số dư mà không tính chi phí hai lần?

Hãy xóa khoản phải trả từ bảng lương bằng cách đối chiếu từng khoản trả thuế với kỳ lương tạo ra nó, không bao giờ bằng cách ghi một chi phí mới. Chi phí chỉ được ghi một lần, khi kỳ lương được ghi sổ.

Một bút toán lương thông thường ghi nợ tiền lương và chi phí thuế lương của người sử dụng lao động, và ghi có khoản phải trả cho số thuế còn nợ. Khoản trả thuế sau đó ghi nợ khoản phải trả và ghi có ngân hàng. Quy tắc thuế cho biết số dư phải bằng bao nhiêu và hồ sơ IRS nằm ở đâu. Chúng không cho biết cách dọn một tài khoản sổ cái, nên các bước dưới đây là thông lệ ghi sổ, không phải luật.

1. Liệt kê mọi dòng trong tài khoản theo ngày: các bút toán ghi có của kỳ lương và các khoản ghi nợ của thanh toán.
2. Đối chiếu từng khoản thanh toán với các kỳ lương nó bao gồm, bằng báo cáo thanh toán của nhà cung cấp và sao kê ngân hàng.
3. Kiểm tra từng khoản trả thuế trên sao kê ngân hàng đã được ghi vào đâu. Nếu nó vào chi phí, hãy ghi lại dòng ngân hàng đó vào tài khoản khoản phải trả. Hãy sửa chính dòng đó thay vì thêm một bút toán mới chồng lên. Nếu dòng nằm trong kỳ đã đóng sổ, hoặc kỳ mà tờ khai hay báo cáo tài chính đã dùng, hãy dừng lại và đọc "Khi nào việc dọn dẹp sổ sách nên truy ngược về các năm đã đóng sổ hoặc tờ khai điều chỉnh?" bên dưới trước khi sửa.
4. Ghi mọi khoản thanh toán chưa từng được ghi nhận, kể cả các khoản trả ngoài nhà cung cấp.
5. Tính lại số dư theo quý và so với hồ sơ IRS và Form 941.
6. Để lại ghi chú có ngày cho phần lẻ làm tròn còn sót vài cent. Chênh lệch lớn hơn cần tìm ra nguyên nhân trước khi ghi bút toán.

Tôi có thể chuyển số dư sang tài khoản tài sản hoặc xóa sổ không?

Chuyển một khoản phải trả sang tài khoản tài sản, hoặc xóa sổ thành thu nhập, không xóa được nó. Làm vậy chỉ che số dư đi.

Khoản phải trả cho biết doanh nghiệp nợ tiền, nên cách sửa là tìm khoản thanh toán bị thiếu hoặc lỗi ghi sổ. Tài khoản tài sản nhìn chung chỉ đúng với tiền doanh nghiệp có thể nhận lại: khoản tín thuế hoặc hoàn thuế mà hồ sơ IRS cho thấy, như khoản nộp thừa ở line 15a của Form 941, hoặc khoản tạm ứng mà hồ sơ của nhà cung cấp cho thấy họ vẫn giữ cho doanh nghiệp. Xóa sổ là ghi nhận thu nhập, và thuế nào vẫn chưa trả thì vẫn còn nợ.

Thuế thu nhập đã khấu trừ và phần An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên là thuế ủy thác (trust fund). Nếu bất kỳ phần nào của số dư là thuế đã khấu trừ mà chưa nộp, người có trách nhiệm cố ý không nộp thuế đó có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về khoản thuế ấy (26 U.S.C. 6672). Xem tiền phạt thu hồi thuế ủy thác để biết ai được coi là người có trách nhiệm và IRS có bao lâu để ấn định, và chậm nộp thuế lương. Đó không phải là khoản xóa sổ.

Số dư âm của khoản phải trả từ bảng lương nghĩa là gì?

Số dư âm (ghi nợ) nghĩa là số đã ghi nhận là đã trả nhiều hơn số đã ghi nhận là còn nợ. Hãy tìm xem bên nào sai.

Nếu doanh nghiệp nộp nhiều hơn số đúng cho một quý, line 15b của Form 941 cho phép chọn hoàn thuế hoặc chuyển thành tín thuế sang tờ khai kế tiếp. Nếu không chọn ô nào hoặc chọn cả hai, IRS nhìn chung sẽ áp dụng khoản nộp thừa vào tờ khai kế tiếp. Dù các ô ghi gì, IRS có thể áp dụng khoản nộp thừa vào bất kỳ khoản thuế quá hạn nào dưới cùng EIN (hướng dẫn khai Form 941). Khoản tín thuế của IRS chỉ thuộc về tài khoản tài sản chừng nào hồ sơ IRS còn cho thấy nó.

Nếu IRS cho thấy số thuế còn nợ nhưng sổ sách của tôi cho thấy đã trả hết thì sao?

Một số dư ở phía IRS có thể có nghĩa là IRS đã áp dụng ít tiền hơn sổ sách cho thấy, đã ghi nhận nhiều thuế hơn, hoặc đã thêm tiền phạt và tiền lãi. Hãy coi đó trước hết là vấn đề thuế, sau đó mới là vấn đề sổ cái.

Khi line 12 của quý trước và quý hiện tại đều từ $2.500 trở lên và mọi khoản thuế đã được nộp đúng hạn, số còn nợ ở line 14 phải bằng không (hướng dẫn khai Form 941). Số dư ở line 14 trong trường hợp đó có nghĩa là một khoản nộp bị thiếu, hoặc line 12 cao hơn thuế đã ghi nhận. Hãy kiểm tra cả hai.

Tiền lương trả vào cuối tháng 12 và thuế của chúng thuộc về năm nào?

Form 941, các khoản nộp thuế và Form W-2 theo ngày trả lương, bất kể sổ sách dùng phương pháp nào. Công việc kết thúc vào tháng 12 và được trả vào tháng 1 nhìn chung là tiền lương tháng 1 trên Form 941 và là tiền lương của năm sau trên Form W-2 (hướng dẫn khai Form W-2 và W-3).

• Sổ sách tiền mặt ghi bảng lương vào tháng 1.
• Sổ sách dồn tích ghi tiền lương và thuế của người sử dụng lao động là chi phí tháng 12 và khoản phải trả ngày 31 tháng 12, rồi xóa khoản phải trả đó khi kỳ lương tháng 1 được ghi sổ thay vì ghi chi phí lần nữa.
• Dù dùng phương pháp nào: thuế trên tiền lương trả vào tháng 12 nhưng nộp vào tháng 1 là khoản phải trả vào ngày 31 tháng 12. Khoản nộp tháng 1 xóa nó, không phát sinh chi phí mới.

Các bút toán cuối năm và tờ khai nằm trong bảng lương dồn tích cuối năm. Bút toán cho từng kỳ lương nằm trong bút toán sổ cái cho bảng lương.

Tôi giữ hồ sơ bảng lương chứng minh số dư trong bao lâu?

Hãy giữ hồ sơ thuế việc làm ít nhất bốn năm sau ngày thuế đến hạn hoặc ngày thuế được trả, tùy ngày nào muộn hơn (Publication 583; Publication 15).

Hãy giữ mọi thứ đằng sau một số dư còn mở cho đến khi nó được xóa và hồ sơ IRS khớp. Cần giữ gì, và trong bao lâu theo các quy tắc khác, có trong lưu giữ hồ sơ bảng lương.

Khi nào việc dọn dẹp sổ sách nên truy ngược về các năm đã đóng sổ hoặc tờ khai điều chỉnh?

Hãy truy ngược khi số dư cũ đã làm thay đổi một con số đã nộp hoặc đã được dựa vào: Form 941, Form W-2 hoặc tờ khai thuế thu nhập. Một lỗi chỉ nằm ở sổ cái thì ở lại trong sổ sách.

Các kỳ hạn của Form 941-X giới hạn khi nào Form 941 có thể được sửa. Chúng không giới hạn việc sổ sách có thể được sửa lùi bao xa.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số liệu đều bằng đô la Hoa Kỳ.

S corporation nha khoa có số dư tồn từ tháng 3

Một S corporation nha khoa có $4.800 trong Payroll Liabilities (tài khoản khoản phải trả từ bảng lương) không thay đổi từ tháng 3. Bút toán lương tháng 3 ghi có khoản phải trả $4.800 gồm thuế khấu trừ và thuế của người sử dụng lao động. Sau đó nhà cung cấp rút $4.800 từ ngân hàng cho IRS, và nguồn cấp dữ liệu ngân hàng ghi khoản rút đó vào Payroll Tax Expense (chi phí thuế lương). Chi phí lương cao hơn thực tế $4.800, bị tính một lần ở bút toán lương và một lần nữa ở khoản rút, và khoản phải trả không bao giờ giảm.

Ghi lại dòng ngân hàng vào Payroll Liabilities cho cùng kết quả. Khoản phải trả về không và chi phí giảm $4.800. Nếu tháng 3 nằm trong một năm mà tờ khai đã nộp, lợi nhuận của S corporation đã bị khai thấp $4.800, và áp dụng mục "Khi nào việc dọn dẹp sổ sách nên truy ngược về các năm đã đóng sổ hoặc tờ khai điều chỉnh?".

LLC nhà hàng trả lương tháng 12 vào tháng 1

Một LLC nhà hàng dùng sổ sách dồn tích trả lương cho thời gian từ ngày 20 đến ngày 31 tháng 12 vào ngày 5 tháng 1. Tổng tiền lương là $10.000 và phần An sinh Xã hội và Medicare của người sử dụng lao động ở mức 7,65% là $765.

• Vào ngày 31 tháng 12, sổ sách ghi nợ tiền lương $10.000 và chi phí thuế lương $765, và ghi có tiền lương phải trả dồn tích $10.000 và thuế lương phải trả dồn tích $765.
• Vào ngày 5 tháng 1, kỳ lương được ghi sổ đối ứng với các khoản dồn tích đó. Form 941 và Form W-2 tính tiền lương vào tháng 1, và đồng hồ hạn nộp bắt đầu từ ngày 5 tháng 1.
• Nếu kỳ lương tháng 1 cũng được ghi đầy đủ vào chi phí, các khoản dồn tích không bao giờ được xóa và chi phí bị tính hai lần. Đó là "khoản phải trả không chịu hết".

Sổ sách cho thấy $9.000 còn IRS cho thấy không nợ gì

Sổ sách của một doanh nghiệp cho thấy $9.000 khoản phải trả từ bảng lương cho các kỳ lương đã quá hạn nộp. Tài khoản IRS của doanh nghiệp không cho thấy khoản nào còn nợ và mọi khoản nộp đã được thực hiện, và line 12 của Form 941 mỗi quý bằng thuế mà sổ sách ghi nhận. Nếu $9.000 đều là thuế liên bang, thì khoản phải trả là số dư do ghi sổ. Các khoản thanh toán đã được thực hiện nhưng bị ghi vào chỗ khác, chẳng hạn vào chi phí, hoặc vào khoản góp vốn của chủ sở hữu khi chủ sở hữu tự trả. Hãy đối chiếu từng khoản thanh toán với kỳ lương của nó và ghi lại.

Nếu line 12 thấp hơn thuế mà sổ sách ghi nhận, tờ khai có thể sai: xem sửa sai sót về bảng lương. Nếu tài khoản IRS cho thấy còn nợ $9.000, vấn đề sẽ là các khoản nộp bị bỏ lỡ hoặc áp dụng sai, không phải sổ cái. Hãy tiếp tục đối chiếu các khoản thanh toán với kỳ lương, nhưng chưa ghi lại hay xóa sổ cho đến khi hiểu rõ hồ sơ IRS.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Số dư đã cũ, lớn hoặc âm, hoặc tài khoản IRS không khớp với sổ sách: đó là lỗi ghi sổ hay số thuế thật, những năm nào cần sửa, và ai sửa sổ sách cùng các tờ khai. Hãy nhờ dịch vụ ghi sổ.
• Một tờ khai, hồ sơ vay hoặc báo cáo tài chính đã dùng số sai: các năm cần sửa và các tờ khai bị ảnh hưởng cần một chuyên gia đọc kỹ. Hãy nhờ dịch vụ ghi sổ.
• Số dư thuộc tài khoản thuế lương của tiểu bang: áp dụng cùng cách đối chiếu, với hồ sơ của cơ quan tiểu bang. Với California, xem thuế lương California và thiết lập EDD.
• IRS cho thấy số thuế còn nợ hoặc các khoản nộp đã bị bỏ lỡ: xem chậm nộp thuế lương.
• Nhà cung cấp đã lấy tiền nhưng không nộp: xem khi nhà cung cấp dịch vụ bảng lương không nộp thuế của bạn.
• Một kỳ lương hoặc Form 941 bị sai: xem sửa sai sót về bảng lương.
• Bạn đổi nhà cung cấp dịch vụ bảng lương trong năm: xem đổi nhà cung cấp dịch vụ bảng lương. Các khoản phải trả thường bị chia giữa hai bộ báo cáo.
• Bạn cần bút toán cho một kỳ lương: xem bút toán sổ cái cho bảng lương.
• Tiền lương trả vào tháng 1 cho công việc của tháng 12: xem bảng lương dồn tích cuối năm.
• Nhiều kỳ sổ sách bị chậm: xem làm bù sổ sách quá hạn và nhờ dịch vụ ghi sổ.