GST/HST-Verbindlichkeit weicht von der CRA ab: Erstattung, Zinsen

Warum stimmt meine GST/HST-Verbindlichkeit nicht mit dem überein, was die CRA zeigt?

Ihre GST/HST-Konten sollten zusammen der Nettosteuer für jeden abgelaufenen Zeitraum entsprechen, eingereicht oder nicht, angepasst um jede dazu gebuchte Zahlung, Vorauszahlung und Erstattung. Bei getrennten Konten für erhobene, gezahlte und geschuldete GST/HST bleibt die Nettosteuer eines nicht eingereichten Zeitraums auf den Konten „erhoben“ und „gezahlt“, bis die Erklärung gebucht wird; dann wechselt sie einmal auf die GST/HST-Verbindlichkeit (Konto „GST/HST payable“, Umsatzsteuer-Verbindlichkeit). Das Konto der CRA zeigt nur Erklärungen, die sie verarbeitet hat, und Zahlungen, die sie erhalten hat. Es enthält auch Posten, die nie Ihre Bank berühren: eine Erstattung, die sie mit einer anderen Schuld verrechnet hat, eine Erstattung, die sie zurückhält (auf der Seite mit den Transaktionen sichtbar, nicht im Saldo), sowie Zinsen oder Zuschläge.

Ein Kontoauszug allein kann die Verbindlichkeit nicht belegen, weil mehrere dieser Zeilen darauf nie erscheinen. Stimmen Sie Zeitraum für Zeitraum mit dem Konto der CRA ab.

GST/HST-Forderung (refundable) ist Geld, das die CRA Ihnen schuldet, also ein Vermögenswert. GST/HST-Verbindlichkeit (payable) ist Geld, das Sie schulden, also eine Verbindlichkeit. Wenn Sie nur ein GST/HST-Konto führen, ist ein Sollsaldo die Erstattung: Nutzen Sie dieses Konto überall dort, wo diese Seite „Forderung“ sagt.

Der Fall ist einfach, wenn ein einzelner Posten die Differenz erklärt. Er ist nicht einfach, wenn mehrere Zeiträume abweichen, eine Erstattung zurückgehalten oder anderweitig verrechnet wurde, Erklärungen fehlen oder die CRA eine Erklärung geändert hat. Bleiben nach den folgenden Schritten mehrere Differenzen, die Sie nicht erklären können, lassen Sie die Zeiträume von einem Fachmann prüfen.

Das sollten Sie bereithalten: den Saldo und die Transaktionen der CRA nach Zeiträumen zum Abstimmungsdatum, jede eingereichte Erklärung, Schreiben der CRA, Zahlungsbestätigungen und Kontoauszüge. Der letzte Abschnitt listet sie vollständig auf.

In Québec verwaltet in der Regel Revenu Québec die GST/HST (RC4022); die Schritte zur CRA gelten hier deshalb meist nicht. Klären Sie, welche Behörde Ihr Konto führt.

Wo sehe ich den Saldo der CRA, und womit vergleiche ich ihn?

Melden Sie sich bei My Business Account an (das Geschäftskonto-Portal der CRA; ein Bevollmächtigter nutzt Represent a Client), wählen Sie GST/HST und die RT-Nummer (GST/HST-Programmkonto) des Unternehmens und dann View and pay account balance (CRA: After you file; CRA: Remit or pay). Vergleichen Sie ihn Zeitraum für Zeitraum mit dem Verbindlichkeitskonto zum selben Datum. Wenn Sie das Konto nicht sehen können, fragen Sie die Person, die die Erklärungen einreicht, nach Saldo und Transaktionen.

1. Lesen Sie den Saldo nach Zeiträumen. Das Konto zeigt für einen noch nicht veranlagten Zeitraum einen vorläufigen Saldo aus erhaltenen Zahlungen und Gutschriften, für einen veranlagten Zeitraum einen Soll- oder Habensaldo mit aufgelaufenen Zinsen. Ein Periodenende ohne Zahlungen oder Gutschriften und ohne verarbeitete Erklärung zeigt keinen Saldo (CRA: Account balance FAQ). Die Liste Returns in der Kontoübersicht zeigt die erwarteten und eingereichten Erklärungen (CRA: After you file).
2. Öffnen Sie die Transaktionen. Wählen Sie ein Periodenende, einen Saldo oder eine Summe, um die dahinterliegenden Transaktionen zu sehen. Zurückgehaltene, noch nicht angerechnete und strittige Gutschriften erscheinen nicht auf der Saldoseite, aber auf der Seite mit den Transaktionen (CRA: Account balance FAQ).
3. Rechnen Sie Zinsen bis zu einem Datum hinzu. Die Zinsen werden im Konto täglich aktualisiert. Calculate future balance zeigt den Saldo mit Zinsen bis zu einem von Ihnen gewählten Datum (CRA: Account balance FAQ).
4. Stellen Sie die Verbindlichkeit gegenüber. Listen Sie Erklärung, Zahlungen und Erstattungen desselben Zeitraums aus Ihrem Hauptbuch neben den Transaktionen der CRA auf.

Ein jährlicher Einreicher, der Vorauszahlungen leistet, erhält außerdem einmal im Jahr eine Aufstellung der Zwischenzahlungen. Sie bestätigt die erhaltenen Zahlungen, zeigt Guthaben und Übertragungen aus Vorauszahlungen und zeigt, wie die CRA die Guthaben auf Steuerfestsetzungen angerechnet hat (RC4022).

Der Zeitpunkt zählt zum Jahresende. Die CRA bittet, für eine Online-Zahlung 3 Werktage und für einen Scheck 10 Werktage plus Postlaufzeit abzuwarten, bevor Sie prüfen, wohin eine Zahlung gegangen ist (CRA: Confirm a payment). Eine Zahlung in den letzten Tagen des Jahres kann schon in den Büchern stehen, aber noch nicht im Konto der CRA. Vergleichen Sie jeden Zeitraum, nicht nur die Summe: Eine Zahlung, die dem falschen Zeitraum zugeordnet wurde, kann die Summe richtig aussehen lassen, obwohl beide Zeiträume falsch sind.

Wie buche ich eine HST- oder GST-Erstattung der CRA?

Buchen Sie die Erstattung, wenn Sie die Erklärung einreichen, und lösen Sie sie auf, wenn das Geld eintrifft. Eine Erklärung, deren Saldo in Zeile 113C negativ ist, beantragt die Erstattung in Zeile 114 (CRA: Anleitung zur Erklärung).

Die erste Zeile passt nur bei einer negativen Nettosteuer. Übersteigen die Vorauszahlungen eine positive Nettosteuer, buchen Sie zuerst die Nettosteuer als geschuldet (siehe Abschnitt zu den Vorauszahlungen). Der in der GST/HST-Verbindlichkeit verbleibende Sollbetrag ist die Erstattung; für ein getrenntes Forderungskonto buchen Sie diesen Betrag im Soll der Forderung und im Haben der Verbindlichkeit.

Die CRA sagt, dass sie Erstattungen normalerweise innerhalb von 4 Wochen nach Eingang der Erklärung auszahlt und dass fehlende Angaben oder eine fehlerhaft ausgefüllte Erklärung die Auszahlung verzögern können (CRA: After you file). Die Einrichtung der Konten für erhobene, gezahlte und erstattungsfähige GST/HST steht in GST/HST in Ihren Büchern.

Weicht die Einzahlung vom Forderungssaldo ab, sind die üblichen Gründe:

• Kleinere Einzahlung: Die CRA hat einen Teil der Erstattung mit einer anderen Schuld verrechnet oder die Erklärung geändert.
• Größere Einzahlung: Die CRA hat Zinsen hinzugefügt. Der nächste Abschnitt behandelt sie.
• Keine Einzahlung: Die CRA hat die Erstattung zurückgehalten oder vollständig anderweitig verrechnet. Auch eine Erstattung von $2 oder weniger wird nicht ausgezahlt: Die CRA rechnet sie auf eine bestehende Schuld an (CRA: Anleitung zur Erklärung).

Ordnen Sie die Einzahlung der in Zeile 114 beantragten Erstattung zu und dann den Transaktionen der CRA für diesen Zeitraum.

Wie buche ich eine HST- oder GST-Erstattung, die die CRA auf einen offenen Saldo angerechnet hat?

Buchen Sie im Soll den Saldo, den die CRA getilgt hat, und im Haben die GST/HST-Forderung. Die Bank wird nicht berührt, weil kein Geld geflossen ist.

Die CRA sagt, dass sie die Erstattung zurückhalten kann, wenn ein Registrierter fehlende Erklärungen oder offene Beträge nach anderen Gesetzen hat, die sie verwaltet, darunter der Income Tax Act und der Excise Tax Act. Sie sagt auch, dass sie eine Erstattung oder Rückvergütung zur Zahlung des offenen Betrags verwenden kann (CRA: After you file).

Die persönliche Einkommensteuer ist keine Betriebsausgabe, daher gehört sie bei einem Einzelunternehmer zu den Entnahmen. Entnehmen Sie die Aufteilung zwischen Steuer und Zinsen den Transaktionen der CRA, nicht dem Gesamtbetrag der Erstattung.

Prüfen Sie dann beide Seiten. Der Betrag sollte im bezahlten Konto als Gutschrift erscheinen, und der Saldo des anderen Kontos sollte um denselben Betrag sinken. Tut er das nicht, hat die CRA den Betrag einem anderen Zeitraum oder Konto zugeordnet.

Warum hat die CRA meine Erstattung zurückgehalten, und wie bekomme ich sie freigegeben?

Die CRA hält eine Erstattung zurück, wenn eine vorgeschriebene Erklärung fehlt, ein Betrag unbezahlt ist oder die Registrierungsangaben unvollständig oder falsch sind. Der Excise Tax Act verpflichtet die CRA, eine Erstattung nach Einreichung der Erklärung unverzüglich auszuzahlen, aber nicht, solange eine vorgeschriebene Erklärung aussteht (s. 229(1) und (2); s. 230(1) und (2) für Vorauszahlungen über der Nettosteuer). Die Ursache zu beheben ist der Weg zur Freigabe; ein Datum ist nicht garantiert.

Bei einem Einzelunternehmer oder Gesellschafter hält die CRA auch die Erstattung der persönlichen Einkommensteuer zurück, solange das Unternehmen fehlende Erklärungen oder offene Beträge hat (CRA: After you file).

Um die Ursache zu finden, prüfen Sie die Liste Returns in der Kontoübersicht und dann die Transaktionen des Zeitraums. Zurückgehaltene Gutschriften erscheinen auf der Seite mit den Transaktionen.

Lassen Sie eine zurückgehaltene Erstattung in den Büchern in der GST/HST-Forderung stehen und notieren Sie den Grund. Sie ist kein Bargeld, das nur verspätet ist: Die CRA kann sie zur Tilgung offener Beträge verwenden, sobald die Erklärungen eingereicht sind. Fehlende Erklärungen behandelt nicht eingereichte Erklärungen und geschätzte Steuerfestsetzungen. Einen Saldo, den Sie nicht sofort zahlen können, behandelt Zahlungsvereinbarungen für Geschäftsschulden.

Wie buche ich GST/HST-Vorauszahlungen, wenn ich einmal im Jahr einreiche?

Buchen Sie jede Vorauszahlung im Soll der GST/HST-Verbindlichkeit, nicht als Aufwand. Eine Vorauszahlung ist eine Zahlung auf die Nettosteuer des Jahres und baut daher einen Sollsaldo auf, bis die Jahreserklärung eingereicht wird.

Ein jährlicher Einreicher, dessen Nettosteuer für das vorherige Geschäftsjahr $3.000 oder mehr betrug, muss unter Umständen vierteljährliche Vorauszahlungen leisten (CRA: Do you need to pay by instalments). Jede ist innerhalb eines Monats nach Ende eines Geschäftsquartals fällig (Excise Tax Act, s. 237). Bei einem Geschäftsjahr bis zum 31. Dezember sind das der 30. April, der 31. Juli, der 31. Oktober und der 31. Januar (RC4022); die Vorauszahlung vom 31. Januar fällt also nach dem Jahresende, und bis zum 31. Dezember werden nur drei gezahlt. Die Zahlung beträgt in der Regel ein Viertel der Nettosteuer des Vorjahres oder einer Schätzung der Nettosteuer des laufenden Jahres, wenn Sie erwarten, dass sie niedriger ist (CRA: Calculate your instalments). Das Gesetz nimmt als Grundlage den niedrigeren der beiden Werte, und eine Grundlage unter $3.000 gilt als null (s. 237(2) und (3)). Ein Vorjahr mit weniger als 12 Monaten, etwa das erste Jahr, wird zuerst auf ein Jahr hochgerechnet (Nettosteuer geteilt durch die Tage der Registrierung, mal 365) (CRA: Calculate your instalments).

In der Jahreserklärung enthält Zeile 110 die für das Jahr geleisteten Vorauszahlungen. Ein Einzelunternehmer mit Geschäftseinkünften und einem Geschäftsjahr bis zum 31. Dezember zahlt die Nettosteuer bis zum 30. April, reicht aber bis zum 15. Juni ein und addiert diese Zahlung zu Zeile 110 (CRA: Anleitung zur Erklärung; Excise Tax Act, s. 228(2) und s. 238(1)). Vorauszahlungen über der Nettosteuer ergeben in Zeile 114 eine Erstattung. Ein Fehlbetrag ist der geschuldete Betrag in Zeile 115.

Eine Falle: Vorauszahlungen, die auf Aufwand gebucht wurden. Der Aufwand ist zu hoch, und die Verbindlichkeit wirkt zu groß. Buchen Sie sie auf die GST/HST-Verbindlichkeit um. Zinsen auf eine verspätete oder zu niedrige Vorauszahlung behandelt der nächste Abschnitt; halten Sie sie aus der Verbindlichkeit heraus.

Für die meisten jährlichen Einreicher sind Erklärung und Abschlusszahlung 3 Monate nach dem Ende des Geschäftsjahres fällig (CRA: Deadlines). Die Nettosteuer des Jahres ist daher am 31. Dezember eine Verbindlichkeit, obwohl sie später gezahlt wird, und das Konto der CRA zeigt davon nichts, bis die Erklärung eingereicht ist. Die Einreichungstermine stehen unter GST/HST und Vorsteuerabzug einreichen.

Wie buche ich Zinsen, die die CRA mir zahlt oder berechnet?

Halten Sie beide aus der Verbindlichkeit heraus. Erhaltene Zinsen sind sonstige Erträge. Berechnete Zinsen kommen auf eigene Zeilen, getrennt vom gewöhnlichen Zinsaufwand, sodass der Saldo der CRA der GST/HST-Verbindlichkeit plus diesen Zeilen entspricht.

Eine Erstattung, die innerhalb von 30 Tagen nach dem späteren Zeitpunkt gezahlt wird, bringt nach dieser Regel keine Zinsen. Die Erstattung einer Kapitalgesellschaft wird niedriger verzinst als die eines Registrierten, der keine Kapitalgesellschaft ist (CRA: Prescribed interest rates; RC4022).

Weil der Saldo der CRA die Zinsen bis zum angezeigten Datum enthält, buchen Sie die aufgelaufenen Zinsen zu jedem Jahresende anhand der Transaktionen des Kontos. Zuschläge stehen im selben Saldo. Der Minister kann Zinsen nach s. 280 und bestimmte Zuschläge von sich aus oder auf Antrag erlassen oder streichen, und zwar innerhalb von 10 Kalenderjahre nach dem Ende des Meldezeitraums (s. 281.1). Der Saldo der CRA sinkt dann ohne Zahlung: Stornieren Sie diese Buchung. Die Buchungen für berechnete Zinsen und Zuschläge und die Frage, ob davon etwas abzugsfähig ist, stehen unter CRA-Steuerbescheide und Zuschläge buchen. Den Verspätungszuschlag behandelt der Zuschlag bei verspäteter GST/HST-Einreichung.

Meine Verbindlichkeit zeigt nach Einreichung und Zahlung noch einen Saldo: Was verursacht die Differenz meistens?

Meist ist es eine Zahlung, die einem anderen Zeitraum oder Konto zugeordnet wurde, eine Zahlung unterwegs, eine noch nicht gebuchte Erstattung oder Verrechnung, Zinsen oder Zuschläge oder eine eingereichte Erklärung, die von den Büchern abweicht.

Um den Restbetrag zu finden, gehen Sie die Zeiträume durch, den ältesten zuerst:

1. Haken Sie jede Transaktion der CRA ab, zu der ein Eintrag im Hauptbuch mit demselben Betrag und Zeitraum passt.
2. Was nur auf der Seite der CRA übrig bleibt, ist meist eine Verrechnung, Zinsen, ein Zuschlag, ein geänderter Steuerbescheid oder eine in den Büchern fehlende Zahlung.
3. Was nur auf der Seite der Bücher übrig bleibt, ist meist eine Zahlung unterwegs, eine noch nicht eingereichte Erklärung oder eine auf ein anderes Konto gebuchte Vorauszahlung oder Erstattung.
4. Zwei Restbeträge mit gleichem Betrag und umgekehrtem Vorzeichen in verschiedenen Zeiträumen sind meist eine falsch zugeordnete Zahlung.

Was danach noch nicht stimmt, gehört zu einem Fachmann.

Wenn Bücher und eingereichte Erklärung abweichen: Welche korrigiere ich?

Korrigiert werden muss die Seite, die von den Belegen abweicht. Stimmt die Erklärung mit den Rechnungen, Belegen und Gutschriften überein, müssen meist die Bücher korrigiert werden. Ist die Erklärung falsch, wird meist zuerst sie korrigiert, und die Bücher folgen.

Ist die Erklärung selbst falsch, sagt die CRA, dass Sie keine neue Erklärung einreichen sollen (CRA: After you file). Die Wahl zwischen Änderung, Anpassung und Korrektur in der nächsten Erklärung steht unter eingereichte GST/HST-Erklärung korrigieren.

Gleichen Sie eine Differenz nicht mit einem Buchungssatz auf ein Konto „Anpassung“ aus. Das verdeckt, welche Seite falsch war, und dieselbe Lücke kehrt im nächsten Zeitraum wieder. Zu den Umsätzen in Zeile 101 im Vergleich zur Gewinn- und Verlustrechnung siehe wenn die Erklärung nicht zu den Büchern passt.

Was bringe ich zum Jahresabschluss mit?

Bringen Sie die Sicht der CRA auf das Konto zum Jahresende mit, die Erklärungen und den Nachweis jeder Zahlung.

• Der GST/HST-Saldo und die Transaktionen der CRA nach Zeiträumen zum Jahresende, einschließlich zurückgehaltener Gutschriften.
• Jede im Jahr eingereichte Erklärung mit Nettosteuer (Zeile 109), Vorauszahlungen und Zahlungen (Zeile 110) und der Erstattung (Zeile 114) oder dem geschuldeten Betrag (Zeile 115).
• Eine Liste aller noch nicht eingereichten Zeiträume.
• Steuerbescheide oder geänderte Steuerbescheide und jede Mitteilung, dass eine Erstattung zurückgehalten oder verrechnet wurde.
• Zahlungsbestätigungen und Kontoauszüge für jede Zahlung, Vorauszahlung und Einzahlung.
• Die jährliche Aufstellung der Zwischenzahlungen, wenn Sie Vorauszahlungen leisten.
• Die Zinsen und Zuschläge auf dem Konto zum Jahresende.
• Die Salden aus Lohnabzügen und Einkommensteuer, wenn eine Erstattung auf eines davon verrechnet wurde.

Berücksichtigen Sie zum Jahresende Zahlungen unterwegs und jeden noch nicht eingereichten Zeitraum. Dessen Nettosteuer steht auf den Konten „erhoben“ und „gezahlt“ (bei einem jährlichen Einreicher die Nettosteuer des ganzen Jahres, abzüglich der bereits in der Verbindlichkeit stehenden Vorauszahlungen). Die Verbindlichkeit sollte dann dem Steuersaldo der CRA entsprechen, und die Zeilen für Zinsen und Zuschläge dem Rest ihres Saldos. Alles Ungeklärte gehört zu der Person, die die T2 oder die T2125 erstellt, bevor der Jahresabschluss endgültig ist. Die Checkliste für Kapitalgesellschaften steht unter Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft.

Beispiel

Alle Beträge sind kanadische Dollar und dienen der Veranschaulichung.

Eine Erstattung, die auf überfällige Lohnabzüge angerechnet wird

In den Büchern einer Kapitalgesellschaft in Ontario steht eine geschuldete HST-Erstattung von C$4.200. Die CRA rechnet sie auf C$4.200 überfällige, vom Arbeitslohn einbehaltene Einkommensteuer an, sodass keine Einzahlung eintrifft. Die Buchung belastet die Verbindlichkeit aus Lohnabzügen mit C$4.200 und schreibt der HST-Forderung C$4.200 gut. Die Bank bleibt unberührt. Beide Salden sinken um C$4.200, und ein Abgleich allein mit der Bank hätte den Posten nie gefunden.

Vorauszahlungen auf Aufwand gebucht

Ein Einzelunternehmer in Alberta mit einem Geschäftsjahr bis zum 31. Dezember reicht die GST jährlich ein und zahlt für das Jahr vier vierteljährliche Vorauszahlungen von je C$1.000, jeweils auf ein Aufwandskonto gebucht. Die vierte wird am 31. Januar nach dem Jahresende gezahlt. Die Erklärung zeigt eine Netto-GST von C$3.600. Wenn die C$4.000 vom Aufwand auf die GST-Verbindlichkeit umgebucht werden, steht in der Verbindlichkeit ein Haben von C$3.600 (Nettosteuer) und ein Soll von C$4.000 (Vorauszahlungen): ein Sollsaldo von C$400, die Erstattung in Zeile 114. Am 31. Dezember sind erst C$3.000 gezahlt, sodass die Nettosteuer abzüglich Vorauszahlungen bei C$600 geschuldet steht, bis die Vorauszahlung im Januar sie in die Erstattung von C$400 verwandelt. Die Betriebsausgaben sinken im Jahr um C$3.000 und im nächsten Jahr um C$1.000.

Eine Erstattung, die mit Zinsen eintrifft

Eine Erstattung von C$2.000 trifft als C$2.038 ein. Die C$38 sind Zinsen der CRA. Die Buchung belastet die Bank mit C$2.038, schreibt der HST-Forderung C$2.000 und den sonstigen Erträgen C$38 gut. Das Forderungskonto geht auf null, und die Verbindlichkeit wird von den Zinsen nicht berührt.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Salden weichen um mehr als einen Posten ab, den Sie erklären können, eine Erstattung wurde zurückgehalten oder anderweitig verrechnet, oder mehrere Zeiträume weichen ab: Die Lücke kann in einem anderen Zeitraum liegen als dem, den Sie prüfen, und die Korrektur kann die Bücher, die Erklärung oder beide vor dem Jahresende betreffen. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, oder siehe überfällige Buchhaltung nachholen, wenn die Bücher Monate im Rückstand sind.
• Die Erklärung selbst ist falsch: siehe eingereichte GST/HST-Erklärung korrigieren.
• Erklärungen fehlen oder die CRA hat einen Betrag geschätzt: siehe nicht eingereichte Erklärungen und geschätzte Steuerfestsetzungen.
• Die CRA hat Sie neu veranlagt oder Zuschläge berechnet: siehe CRA-Steuerbescheide und Zuschläge buchen.
• Sie können den Saldo nicht zahlen: siehe Zahlungsvereinbarungen für Geschäftsschulden. Die Schuld kann über das Unternehmen hinausreichen: Jeder Komplementär haftet gesamtschuldnerisch für die GST/HST einer Personengesellschaft (s. 272.1(5)), und die Direktoren einer Kapitalgesellschaft, die die Nettosteuer nicht abführt, können persönlich veranlagt werden, vorbehaltlich Einziehungsbedingungen und der Verteidigung der gebotenen Sorgfalt (Due Diligence), und zwar innerhalb von zwei Jahre nach dem Zeitpunkt, zu dem sie zuletzt aufgehört haben, Direktor zu sein (s. 323).
• Das Geschäftsjahr Ihrer Kapitalgesellschaft schließt: siehe Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft.
• Ihr Unternehmen hat seinen Sitz in Québec: Revenu Québec verwaltet dort in der Regel die GST/HST, daher gelten die Schritte zur CRA auf dieser Seite meist nicht. Klären Sie, welche Behörde das Konto führt.