GST/HST por pagar no coincide con la CRA: reembolsos e intereses

¿Por qué mi GST/HST por pagar no coincide con lo que muestra la CRA?

Sus cuentas de GST/HST, tomadas en conjunto, deben igualar el impuesto neto de cada período que ya terminó, presentado o no, ajustado por cada pago, pago anticipado y reembolso registrado en ellas. Con cuentas separadas de cobrado, pagado y por pagar, el impuesto neto de un período sin presentar permanece en cobrado y pagado hasta que se registra la declaración, y entonces pasa una sola vez a GST/HST por pagar (impuesto sobre las ventas por pagar). La cuenta de la CRA muestra solo las declaraciones que ha procesado y los pagos que ha recibido. También incluye partidas que nunca tocan su banco: un reembolso que aplicó a otra deuda, un reembolso que retiene (se muestra en la página de movimientos, no en el saldo), e intereses o multas.

Un estado de cuenta bancario por sí solo no puede demostrar el monto por pagar, porque varias de esas filas nunca aparecen en él. Concilie con la cuenta de la CRA, período por período.

GST/HST por reembolsar es dinero que la CRA le debe, así que es un activo. GST/HST por pagar es dinero que usted debe, así que es un pasivo. Si lleva una sola cuenta de GST/HST, un saldo deudor es el reembolso: use esa cuenta donde esta página diga por reembolsar.

El caso es sencillo cuando una sola partida explica la diferencia. No es sencillo cuando varios períodos no coinciden, un reembolso fue retenido o aplicado en otro lugar, faltan declaraciones o la CRA hizo una nueva determinación de una declaración. Si los pasos siguientes dejan más de una diferencia que no puede explicar, pida a un profesional que revise los períodos.

Reúna: el saldo y los movimientos de la CRA por período a la fecha que está conciliando, cada declaración presentada, los avisos de la CRA, las confirmaciones de pago y los estados de cuenta bancarios. La última sección los enumera completos.

En Quebec, Revenu Québec generalmente administra el GST/HST (RC4022), así que los pasos de la CRA que se describen aquí normalmente no aplican. Confirme qué agencia tiene su cuenta.

¿Dónde veo el saldo de la CRA y con qué lo comparo?

Inicie sesión en My Business Account (el portal de la CRA para negocios; un representante autorizado usa Represent a Client), elija GST/HST y el número RT del negocio, y luego View and pay account balance (CRA: después de presentar; CRA: remita o pague). Compárelo, período por período, con la cuenta por pagar de la misma fecha. Si no puede ver la cuenta, pida el saldo y los movimientos a quien presenta las declaraciones.

1. Lea el saldo por período. La cuenta muestra un saldo provisional con los pagos y créditos recibidos de un período que aún no se determina, y un saldo deudor o acreedor con intereses acumulados de un período ya determinado. Un cierre de período sin pagos ni créditos y sin declaración procesada no muestra saldo (CRA: preguntas frecuentes sobre el saldo). La lista Returns del resumen de la cuenta muestra las declaraciones esperadas y presentadas (CRA: después de presentar).
2. Abra los movimientos. Seleccione el cierre de un período, el saldo o el total para ver los movimientos que lo componen. Los créditos retenidos, aún no aplicados y en disputa no aparecen en la página del saldo, pero sí en la página de movimientos (CRA: preguntas frecuentes sobre el saldo).
3. Sume los intereses hasta una fecha. Los intereses se actualizan a diario en la cuenta. Calculate future balance muestra el saldo con intereses hasta la fecha que elija (CRA: preguntas frecuentes sobre el saldo).
4. Alinee el monto por pagar. Anote la declaración, los pagos y los reembolsos del mismo período de su libro mayor junto a los movimientos de la CRA.

Un declarante anual que paga pagos anticipados también recibe una vez al año un estado de pagos provisionales. Confirma los pagos recibidos, muestra los saldos acreedores y las transferencias de pagos anticipados, y muestra cómo la CRA aplicó los créditos a las determinaciones (RC4022).

El momento importa al cierre del año. La CRA pide esperar 3 días hábiles después de un pago en línea, y 10 días hábiles más el tiempo de correo después de un cheque, antes de verificar adónde fue un pago (CRA: confirme un pago). Un pago hecho en los últimos días del año puede estar en los libros y todavía no en la cuenta de la CRA. Compare cada período, no solo el total: un pago aplicado al período equivocado puede dejar el total aparentemente correcto mientras ambos períodos están mal.

¿Cómo registro un reembolso de HST o GST de la CRA?

Registre el reembolso cuando presente la declaración y cancélelo cuando llegue el dinero. Una declaración cuyo saldo en la línea 113C es negativo reclama el reembolso en la línea 114 (CRA: instrucciones de la declaración).

La primera fila corresponde solo a un impuesto neto negativo. Si los pagos anticipados superan un impuesto neto positivo, registre primero el impuesto neto como adeudado (vea la sección de pagos anticipados). El débito que queda en GST/HST por pagar es el reembolso; para usar una cuenta separada por reembolsar, debite por reembolsar y acredite por pagar ese monto.

La CRA dice que normalmente emite los reembolsos dentro de las 4 semanas siguientes a recibir la declaración, y que una declaración a la que le falta información o que se completó incorrectamente puede demorarlo (CRA: después de presentar). La configuración de las cuentas de cobrado, pagado y por reembolsar está en GST/HST en sus libros.

Si el depósito difiere del saldo por reembolsar, los motivos habituales son:

• Depósito menor: la CRA aplicó parte del reembolso a otra deuda, o hizo una nueva determinación de la declaración.
• Depósito mayor: la CRA agregó intereses. La siguiente sección lo explica.
• Sin depósito: la CRA retuvo el reembolso o lo aplicó todo a otra deuda. Un reembolso de $2 o menos tampoco se paga: la CRA lo aplica a cualquier deuda existente (CRA: instrucciones de la declaración).

Compare el depósito con el reembolso reclamado en la línea 114 y luego con los movimientos de la CRA de ese período.

¿Cómo registro un reembolso de HST o GST que la CRA aplicó a un saldo adeudado?

Debite el saldo que la CRA saldó y acredite GST/HST por reembolsar. No se toca el banco, porque no se movió dinero.

La CRA dice que cuando un registrante tiene declaraciones faltantes o montos impagos conforme a otras leyes que administra, incluidas la Income Tax Act y la Excise Tax Act, puede retener el reembolso. También dice que puede usar un reembolso o una devolución para pagar el monto pendiente (CRA: después de presentar).

El impuesto sobre la renta personal no es un gasto del negocio, así que para un propietario único va a retiros. Tome la división entre impuesto e intereses de los movimientos de la CRA, no del total del reembolso.

Luego revise ambos lados. El monto debe aparecer como un crédito en la cuenta que se pagó, y el saldo de la otra cuenta debe bajar en el mismo monto. Si no es así, la CRA lo aplicó a otro período o a otra cuenta.

¿Por qué la CRA retuvo mi reembolso y cómo hago que lo libere?

La CRA retiene un reembolso cuando falta una declaración requerida, hay un monto impago o los datos de registro están incompletos o son incorrectos. La Excise Tax Act obliga a la CRA a pagar un reembolso con toda la diligencia debida después de presentada la declaración, pero no mientras haya una declaración requerida pendiente (s. 229(1) y (2); s. 230(1) y (2) para los pagos anticipados superiores al impuesto neto). Eliminar la causa es la manera de lograr que se libere; no se garantiza ninguna fecha.

Para un propietario único o un socio, la CRA también retiene el reembolso del impuesto sobre la renta personal mientras el negocio tenga declaraciones faltantes o montos impagos (CRA: después de presentar).

Para encontrar la causa, revise la lista Returns del resumen de la cuenta y luego los movimientos del período. Los créditos retenidos aparecen en la página de movimientos.

En los libros, deje un reembolso retenido en GST/HST por reembolsar con una nota que indique el motivo. No es efectivo que solo llega tarde: la CRA puede usarlo para pagar los montos pendientes una vez presentadas las declaraciones. Las declaraciones faltantes están en declaraciones sin presentar y determinaciones estimadas. Un saldo que no puede pagar de inmediato está en acuerdos de pago para deudas del negocio.

¿Cómo registro los pagos anticipados de GST/HST si declaro una vez al año?

Registre cada pago anticipado como un débito a GST/HST por pagar, no a un gasto. Un pago anticipado es un pago a cuenta del impuesto neto del año, así que forma un saldo deudor hasta que se presente la declaración anual.

Un declarante anual cuyo impuesto neto del ejercicio fiscal anterior es de $3,000 o más puede tener que pagar pagos anticipados trimestrales (CRA: averigüe si debe pagar con pagos anticipados). Cada uno vence dentro del mes siguiente al final de un trimestre fiscal (Excise Tax Act, s. 237). Para un cierre al 31 de diciembre, son el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero (RC4022), así que el pago del 31 de enero cae después del cierre del año y solo se pagan tres al 31 de diciembre. El pago suele ser una cuarta parte del impuesto neto del año anterior, o de una estimación del impuesto neto del año en curso si espera que sea menor (CRA: calcule sus pagos anticipados). La ley usa como base el menor de los dos, y una base inferior a $3,000 se trata como cero (s. 237(2) y (3)). Un año anterior de menos de 12 meses, como un primer año, se anualiza primero (impuesto neto dividido entre los días de registro, multiplicado por 365) (CRA: calcule sus pagos anticipados).

En la declaración anual, la línea 110 contiene los pagos anticipados del año. Un propietario único con ingresos de negocio y cierre al 31 de diciembre paga el impuesto neto a más tardar el 30 de abril, pero presenta a más tardar el 15 de junio, y suma ese pago a la línea 110 (CRA: instrucciones de la declaración; Excise Tax Act, s. 228(2) y s. 238(1)). Los pagos anticipados que superan el impuesto neto producen un reembolso en la línea 114. Un faltante es el monto adeudado en la línea 115.

Una trampa: pagos anticipados codificados como gasto. El gasto queda sobrestimado y el monto por pagar parece demasiado alto. Recodifíquelos a GST/HST por pagar. Los intereses de un pago anticipado tardío o insuficiente están en la siguiente sección; manténgalos fuera del monto por pagar.

Para la mayoría de los declarantes anuales, la declaración y el pago final vencen 3 meses después del cierre del ejercicio fiscal (CRA: fechas límite). Por eso el impuesto neto del año es un pasivo al 31 de diciembre aunque se pague después, y la cuenta de la CRA no muestra nada de él hasta que se presenta la declaración. Las fechas de presentación están en cómo presentar el GST/HST y reclamar créditos fiscales por insumos.

¿Cómo registro los intereses que me paga o me cobra la CRA?

Mantenga ambos fuera del monto por pagar. Los intereses recibidos son otros ingresos. Los intereses cobrados van en sus propias líneas, aparte del gasto de intereses ordinario, de modo que el saldo de la CRA sea igual al GST/HST por pagar más esas líneas.

Un reembolso pagado dentro de los 30 días posteriores a la fecha más tardía no genera intereses según esa regla. El reembolso de una corporación genera una tasa menor que el de un registrante que no es corporación (CRA: tasas de interés prescritas; RC4022).

Como el saldo de la CRA incluye intereses hasta la fecha mostrada, registre los intereses acumulados al cierre de cada año a partir de los movimientos de la cuenta. Las multas están en el mismo saldo. El ministro puede renunciar a los intereses o cancelarlos conforme a la s. 280, y ciertas multas, por iniciativa propia o a solicitud, dentro de 10 años calendario después del fin del período de declaración (s. 281.1). El saldo de la CRA baja entonces sin pago alguno: revierta ese asiento. Los asientos de intereses y multas cobrados, y si alguna parte es deducible, están en cómo registrar nuevas determinaciones y multas de la CRA. La multa por presentación tardía está en la multa por presentación tardía del GST/HST.

Mi cuenta por pagar aún muestra un saldo después de presentar y pagar: ¿qué suele causar la diferencia?

Las causas habituales son un pago aplicado a otro período o a otra cuenta, un pago aún en tránsito, un reembolso o una compensación todavía sin registrar, intereses o multas, o una declaración presentada que difiere de los libros.

Para encontrar lo que queda sin explicar, recorra los períodos, del más antiguo al más reciente:

1. Marque cada movimiento de la CRA que tenga un asiento del libro con el mismo monto y período.
2. Lo que queda solo del lado de la CRA suele ser una compensación, intereses, una multa, una nueva determinación o un pago que falta en los libros.
3. Lo que queda solo del lado de los libros suele ser un pago en tránsito, una declaración aún no presentada, o un pago anticipado o reembolso registrado en otra cuenta.
4. Dos diferencias de igual monto y signo opuesto en períodos distintos suelen ser un solo pago mal aplicado.

Lo que aún no coincide después de eso es la parte que debe llevar a un profesional.

Cuando los libros y la declaración presentada difieren, ¿cuál corrijo?

El lado que no concuerda con los documentos es el que hay que corregir. Si la declaración coincide con las facturas, los recibos y las notas de crédito, normalmente hay que corregir los libros. Si la declaración está mal, normalmente se corrige primero y los libros la siguen.

Si la declaración misma está mal, la CRA dice que no presente una declaración nueva (CRA: después de presentar). La elección entre enmendar, ajustar y corregir en la siguiente declaración está en cómo corregir una declaración de GST/HST presentada.

No elimine una diferencia con un asiento a una cuenta de «ajuste». Oculta qué lado estaba mal, y la misma diferencia vuelve el período siguiente. Para las ventas de la línea 101 frente al estado de resultados, vea cuando la declaración no coincide con los libros.

¿Qué llevo al cierre del año?

Lleve la vista de la CRA de la cuenta al cierre del año, las declaraciones y la prueba de cada pago.

• El saldo y los movimientos de GST/HST de la CRA por período al cierre del año, incluidos los créditos retenidos.
• Cada declaración presentada en el año, con el impuesto neto (línea 109), los pagos anticipados y pagos (línea 110), y el reembolso (línea 114) o el monto adeudado (línea 115).
• Una lista de cualquier período aún no presentado.
• Avisos de determinación o de nueva determinación, y cualquier aviso de que un reembolso se retuvo o se aplicó.
• Confirmaciones de pago y estados de cuenta bancarios que cubran cada pago, pago anticipado y depósito.
• El estado anual de pagos provisionales, si paga pagos anticipados.
• Los intereses y las multas de la cuenta al cierre del año.
• Los saldos de nómina y de impuesto sobre la renta, si un reembolso se aplicó a alguno de ellos.

Al cierre del año, considere los pagos en tránsito y cualquier período aún no presentado. El impuesto neto de ese período está en cobrado y pagado (para un declarante anual, el impuesto neto de todo el año, menos los pagos anticipados que ya estén en por pagar). El monto por pagar debe entonces coincidir con el saldo de impuesto de la CRA, y las líneas de intereses y multas deben coincidir con el resto de su saldo. Todo lo que no se pueda explicar va a la persona que prepara la T2 o el T2125 antes de que los estados financieros queden finales. La lista de verificación para corporaciones está en cierre del año de una corporación.

Ejemplo

Todas las cifras están en dólares canadienses y son ilustrativas.

Un reembolso aplicado a retenciones de nómina atrasadas

Los libros de una corporación de Ontario muestran un reembolso de HST adeudado de C$4,200. La CRA lo aplica a C$4,200 de impuesto sobre la renta retenido atrasado de los pagos a empleados, así que no llega ningún depósito. El asiento debita retenciones de nómina por pagar C$4,200 y acredita HST por reembolsar C$4,200. No se toca el banco. Ambos saldos bajan C$4,200, y una conciliación solo con el banco nunca habría encontrado la partida.

Pagos anticipados codificados como gasto

Un propietario único de Alberta con cierre al 31 de diciembre presenta el GST una vez al año y paga cuatro pagos anticipados trimestrales de C$1,000 por el año, cada uno codificado a una cuenta de gasto. El cuarto se paga el 31 de enero, después del cierre del año. La declaración muestra un GST neto de C$3,600. Recodificar los C$4,000 de gasto a GST por pagar deja en GST por pagar un crédito de C$3,600 (impuesto neto) y un débito de C$4,000 (pagos anticipados): un saldo deudor de C$400, el reembolso de la línea 114. Al 31 de diciembre solo se han pagado C$3,000, así que el impuesto neto menos los pagos anticipados queda en C$600 adeudados hasta que el pago anticipado de enero lo convierte en el reembolso de C$400. Los gastos del negocio bajan C$3,000 en el año y C$1,000 en el siguiente.

Un reembolso que llega con intereses

Un reembolso de C$2,000 llega como C$2,038. Los C$38 son intereses de la CRA. El asiento debita bancos C$2,038, acredita HST por reembolsar C$2,000 y acredita otros ingresos C$38. La cuenta por reembolsar queda en cero, y el monto por pagar no se ve afectado por los intereses.

¿Su caso es distinto?

• Los saldos difieren por más de una partida que pueda explicar, un reembolso fue retenido o aplicado en otro lugar, o varios períodos no coinciden: la diferencia puede estar en un período distinto del que está revisando, y la solución puede ser en los libros, en la declaración o en ambos antes del cierre del año. Obtenga ayuda con la contabilidad, o vea cómo ponerse al día con libros atrasados si los libros llevan meses de atraso.
• La declaración misma está mal: vea cómo corregir una declaración de GST/HST presentada.
• Faltan declaraciones o la CRA estimó un monto: vea declaraciones sin presentar y determinaciones estimadas.
• La CRA hizo una nueva determinación o le cobró multas: vea cómo registrar nuevas determinaciones y multas de la CRA.
• No puede pagar el saldo: vea acuerdos de pago para deudas del negocio. La deuda puede ir más allá del negocio: cada socio general es responsable solidario del GST/HST de una sociedad de personas (s. 272.1(5)), y a los directores de una corporación que no remite el impuesto neto se les puede determinar una deuda personal, sujeta a condiciones de cobro y a una defensa de debida diligencia, dentro de dos años después de que dejaron de ser directores por última vez (s. 323).
• El año de su corporación está cerrando: vea cierre del año de una corporación.
• Su negocio está en Quebec: Revenu Québec generalmente administra el GST/HST allí, así que los pasos de la CRA de esta página normalmente no aplican. Confirme qué agencia tiene la cuenta.