Nicht eingereichte GST/HST-Erklärungen: Schätzung der CRA ersetzen

Muss ich GST/HST-Erklärungen noch einreichen, die die CRA bereits geschätzt hat?

Ja. Ein GST/HST-Registrierter reicht für jeden Meldezeitraum eine Erklärung ein, auch für einen Zeitraum ohne Umsatz oder ohne abzuführende Steuer (CRA: Meldepflichten). Die Schätzung der CRA ersetzt die Erklärung nicht: Ein Steuerbescheid hebt die Pflicht nicht auf, die tatsächlichen Erklärungen einzureichen (CRA: Pflichten bei der Einreichung). Auch wer sich hätte registrieren müssen, es aber nicht getan hat, reicht für jeden Zeitraum mit abzuführender Nettosteuer eine Erklärung ein (Excise Tax Act s. 238(2)).

Dieser Ratgeber behandelt die GST/HST, die die CRA verwaltet. Hat Ihr Unternehmen seinen Sitz in Québec, gehen die GST/HST-Erklärungen in der Regel stattdessen an Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) (CRA: RC4022). Lesen Sie dazu GST/HST-Erklärungen einreichen und Vorsteuerabzüge geltend machen.

Ein fehlender Zeitraum bei vollständigen Verkaufsunterlagen ist der einfache Fall. Schwieriger wird es, wenn die CRA bereits einen Betrag geschätzt oder zur Einreichung aufgefordert hat, eine Erstattung zurückgehalten wird, mehrere Zeiträume fehlen, Vorsteuerabzüge verloren gehen können, Umsätze ohne Registrierung nie gemeldet wurden oder Verkaufsunterlagen fehlen. Ein geschätzter Steuerbescheid (Notice of Assessment) ist der Betrag, den die CRA selbst für einen Zeitraum festsetzt, für den Sie nichts eingereicht haben. Vorsteuerabzüge (Input Tax Credits) sind die GST/HST, die Sie beim Einkauf für Ihre steuerpflichtige Geschäftstätigkeit gezahlt haben und die Sie von der vereinnahmten Steuer abziehen. Welche Zeiträume zuerst an der Reihe sind, wie die Umsätze rekonstruiert werden, was Sie geltend machen und ob Sie einreichen oder Einspruch einlegen, sind Ermessensfragen.

Halten Sie vor jeder Einreichung bereit:

• Alle Bescheide und Schreiben der CRA, jeweils mit dem Versanddatum.
• Die Meldezeiträume in Ihrem CRA-Konto und welche davon nicht eingereicht sind.
• Umsätze je Zeitraum: Rechnungen, Zahlungs- und Plattformabrechnungen, Bankeingänge.
• Rechnungen und Belege für Betriebsausgaben.
• Kontoauszüge für Lücken in den Unterlagen.
• Zugang zu Ihrem CRA-Konto.

Ich habe einen Steuerbescheid oder geänderten Steuerbescheid für eine nicht eingereichte GST/HST-Erklärung erhalten: Reiche ich ein oder lege ich Einspruch ein?

Reichen Sie die Erklärung für den Zeitraum auf dem Bescheid ein, es sei denn, der Bescheid sagt Ihnen, dass Sie das nicht tun sollen. Dann legen Sie stattdessen Einspruch ein (CRA: Entscheidungshilfe zum Einspruch bei GST/HST).

Mit dem Einreichen liefern Sie die tatsächlichen Zahlen. Das hebt die Schätzung nicht von selbst auf und verlängert auch die Einspruchsfrist nicht. Prüfen Sie, ob der nächste Bescheid Ihre Zahlen anstelle der Schätzung zeigt. Ein neuer Steuerbescheid oder geänderter Steuerbescheid hat seine eigene Einspruchsfrist. Die Frist des ursprünglichen Bescheids läuft ab dem Tag, an dem er versandt wurde, nicht ab dem Tag Ihrer Einreichung (s. 301). Notieren Sie das Datum jedes Bescheids und entscheiden Sie früh, ob Sie zusätzlich Einspruch einlegen müssen.

Warum bleibt die Schätzung der CRA bestehen, bis ich einreiche, und ist die Steuer auch ohne Steuerbescheid geschuldet?

Das Gesetz erlaubt der CRA, auch ohne eingereichte Erklärung festzusetzen. Ein Steuerbescheid ist gültig und bindend, bis ein Einspruch, eine Klage oder ein geänderter Steuerbescheid ihn ändert (s. 299). Die Steuer ist in beiden Fällen geschuldet: Die Haftung für Steuer, Zuschläge und Zinsen hängt weder von einem falschen Steuerbescheid noch vom Fehlen eines Steuerbescheids ab.

Solange ein Zeitraum nicht eingereicht ist, laufen Zuschläge und Zinsen weiter, bis das Konto wieder in Ordnung ist (CRA: Pflichten bei der Einreichung). Die CRA kann außerdem eine GST/HST-Erstattung oder -Rückzahlung zurückhalten, bis die erforderlichen Erklärungen eingereicht und offene Beträge gezahlt sind (CRA: nach dem Einreichen). Die Schätzung ist der eigene Betrag der CRA. Der tatsächliche Saldo kann daher niedriger oder höher ausfallen.

Nicht nur das Unternehmen kann schulden. Jeder Gesellschafter einer Personengesellschaft, der nicht ausschließlich Kommanditist ist, haftet gesamtschuldnerisch für die GST/HST, die während seiner Mitgliedschaft bei der Personengesellschaft fällig wurde. Ein ausgeschiedener Gesellschafter haftet für diesen Zeitraum weiter (s. 272.1(5)). Die Direktoren einer Kapitalgesellschaft, die zum Zeitpunkt der unterlassenen Abführung der Nettosteuer im Amt waren, haften gesamtschuldnerisch mit ihr für die Steuer sowie für die zugehörigen Zinsen und Zuschläge. Das gilt vorbehaltlich der Voraussetzungen für die Beitreibung und der Verteidigung mit gebotener Sorgfalt (s. 323). Ein Haftungsbescheid gegen einen Direktor darf spätestens zwei Jahre nach dem endgültigen Ausscheiden als Direktor ergehen. Zur Seite der Kapitalgesellschaft lesen Sie Nicht eingereichte Erklärungen von Kapitalgesellschaften nachholen.

Wie ermittle ich Umsätze, vereinnahmte Steuer und Vorsteuerabzüge für jeden Zeitraum?

Arbeiten Sie Zeitraum für Zeitraum und verwenden Sie die Fälligkeitstermine aus Ihrem CRA-Konto (CRA: Fristen; s. 238):

1. Addieren Sie die steuerpflichtigen Umsätze des Zeitraums und die darauf berechnete oder geschuldete GST/HST, auch für Umsätze, bei denen keine Steuer berechnet wurde.
2. Addieren Sie die Einkäufe für Ihre steuerpflichtige Geschäftstätigkeit, für die eine Rechnung den Abzug stützt. Einkäufe für befreite Tätigkeiten oder den privaten Gebrauch berechtigen in der Regel nicht zum Abzug (s. 169).
3. Die Nettosteuer ist die Steuer aus Schritt 1 abzüglich der Vorsteuerabzüge aus Schritt 2.

Galt für einen Zeitraum eine Wahl der Quick Method, wird anders gerechnet, und Vorsteuerabzüge für Betriebsausgaben werden nicht geltend gemacht. Prüfen Sie das, bevor Sie diesen Zeitraum neu aufbauen (CRA: Vorsteuerabzüge).

Für einen Vorsteuerabzug müssen die Unterlagen vorliegen, bevor Sie ihn geltend machen. Je höher der Einkaufsbetrag, desto genauer müssen die Angaben sein. Die folgenden Stufen gelten für Einkäufe ab dem 20. April 2021. Davor galten niedrigere Stufen (Fall Economic Statement Implementation Act, 2023, s. 142; CRA: Vorsteuerabzüge):

Fehlen Bücher, rekonstruieren Sie zuerst die Umsätze aus den Kontoauszügen. Lesen Sie dazu Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen. Bei Plattform- oder USD-Auszahlungen lesen Sie PayPal- und USD-Einkünfte für zurückliegende Jahre neu aufbauen. Wurde Kunden nie GST/HST berechnet, lesen Sie Registriert, aber keine GST/HST berechnet. Zu den Zeilen der Erklärung lesen Sie GST/HST-Erklärungen einreichen und Vorsteuerabzüge geltend machen.

Wie reiche ich eine überfällige Erklärung ein, und muss ich elektronisch einreichen?

Erklärungen reichen Sie in Ihrem CRA-Konto ein (My Business Account oder Represent a Client). Halten Sie Ihre Unternehmensnummer sowie das Beginn- und das Enddatum des Zeitraums bereit. Ein Zeitraum ohne meldepflichtige Beträge kann als Nullerklärung (Nil Return) eingereicht werden (CRA: im CRA-Konto). Nimmt das Konto einen alten Zeitraum nicht an, fragen Sie die CRA, bevor Sie eine Erklärung auf Papier senden.

Die elektronische Einreichung ist Pflicht für Meldezeiträume, die im Jahr 2024 oder später beginnen, außer für Wohltätigkeitsorganisationen und bestimmte gelistete Finanzinstitute. Den Zuschlag finden Sie in der Tabelle weiter unten (CRA: So reichen Sie ein; Budget Implementation Act, 2023, No. 1, s. 112). Die Fristenseite der CRA formuliert den Beginn anders, nämlich für Zeiträume, die im Jahr 2024 und später enden (CRA: Fristen). Die geltende Regelung stellt auf den Tag ab, an dem ein Zeitraum beginnt. Für einen früher begonnenen Zeitraum gelten die früheren Regeln, die nicht jeden Registrierten erfassten (Electronic Filing Regulations, s. 2).

Das Einreichen meldet den Saldo. Die Zahlung ist ein eigener Schritt, und die Zinsen laufen, bis der Betrag gezahlt ist (s. 280). Können Sie den Saldo nicht vollständig zahlen, lesen Sie Zahlungsvereinbarung mit der CRA für Unternehmensschulden. Die CRA bearbeitet die meisten Erklärungen innerhalb von 4 Wochen (CRA: nach dem Einreichen).

GST/HST nach langer Pause wieder einreichen: Kann ich ältere Zeiträume überspringen?

Gehen Sie nicht davon aus, dass sich ein älterer Zeitraum überspringen lässt. Jeder nicht eingereichte Zeitraum bleibt geschuldet (s. 299), und eine Erstattung kann zurückgehalten werden, bis die erforderlichen Erklärungen eingereicht sind. Das Gesetz setzt Fristen für die Festsetzung der Nettosteuer. Sie laufen aber ab dem späteren der beiden Tage, dem Fälligkeitstag der Erklärung oder dem Tag ihrer Einreichung, und es gibt Ausnahmen (s. 298). Da dieser Fristlauf von einem Einreichungstag abhängt, sollten Sie nicht annehmen, dass ein nicht eingereichter Zeitraum verjährt ist.

Die Seiten der CRA zur Einreichung und Festsetzung nennen keine Obergrenze dafür, wie viele zurückliegende Zeiträume sie verlangen kann. Klären Sie, welche Zeiträume Sie in welcher Reihenfolge einreichen, bevor Sie den ersten einreichen.

Hat das Unternehmen keine steuerpflichtigen Leistungen mehr, ist das Schließen des Kontos ein eigener Schritt. Die CRA verlangt weiterhin eine Abschlusserklärung und alle offenen Beträge (CRA: Konto schließen). Erklärungen bleiben geschuldet, bis der CRA die Schließung des Kontos mitgeteilt wird (CRA: Pflichten bei der Einreichung). Zum Schließen statt Nullerklärungen lesen Sie Versäumte Nullerklärungen für GST/HST und PST.

Wie weit zurück kann ich versäumte Vorsteuerabzüge geltend machen?

In der Regel innerhalb von vier Jahre. Die Grenze ist aber eine Einreichungsfrist und keine Zählung von Tagen: Die Erklärung, mit der Sie einen Vorsteuerabzug geltend machen, muss bis zum Fälligkeitstermin der Erklärung für den letzten Meldezeitraum eingereicht sein, der innerhalb dieser Frist nach dem Zeitraum endet, zu dem der Vorsteuerabzug gehört (CRA: RC4022; s. 225(4)). Eine kürzere Frist von zwei Jahre gilt für gelistete Finanzinstitute und bestimmte größere Unternehmen.

Einen Vorsteuerabzug, den Sie in einer früheren Erklärung versäumt haben, können Sie in einer späteren Erklärung geltend machen, solange diese innerhalb derselben Frist eingereicht wird. Eine verspätete Erklärung für einen alten Zeitraum kann zu spät kommen, um die Vorsteuerabzüge dieses Zeitraums noch geltend zu machen. Das Gesetz kann der CRA außerdem erlauben, einen nicht geltend gemachten Vorsteuerabzug bei der Festsetzung des Zeitraums zuzulassen, wenn er in einer rechtzeitigen Erklärung zugelassen worden wäre und die erforderlichen Unterlagen vorliegen (s. 296(2)). Ob das Ihre Vorsteuerabzüge erfasst, sollten Sie vor dem Einreichen der ältesten Zeiträume klären.

Wie lange habe ich Zeit für einen Einspruch, und wann lohnt er sich?

Sie haben 90 Tage ab dem Versand des Bescheids (s. 301). Der Einspruch erfolgt in der vorgeschriebenen Form und Weise, mit Ihren Gründen und den maßgeblichen Tatsachen.

Der Einspruch ist der Weg der CRA, wenn der Bescheid Ihnen sagt, dass Sie nicht einreichen sollen, oder wenn Sie mit einem Betrag in einer eingereichten Erklärung nicht einverstanden sind. Bei einem nicht eingereichten Zeitraum, für den der Bescheid das nicht sagt, ist der Weg der CRA die Erklärung. Das Recht auf Einspruch ist nicht auf diese Fälle beschränkt, und die 90 Tage laufen ab dem Versandtag des Bescheids, welchen Weg Sie auch wählen. Klären Sie daher früh, ob Sie beide Wege brauchen.

Nach Ablauf der Frist darf der Minister sie nur verlängern, wenn Sie den Antrag innerhalb von ein Jahr nach Fristablauf stellen. Sie müssen zeigen, dass Sie nicht handeln konnten oder wirklich Einspruch einlegen wollten, dass eine Verlängerung gerecht und billig ist und dass Sie den Antrag gestellt haben, sobald es die Umstände zuließen (s. 303).

Welche Zuschläge und Zinsen fallen für verspätet eingereichte Erklärungen an?

Der Verspätungszuschlag fällt nicht an, wenn nichts geschuldet ist oder die CRA Ihnen eine Erstattung schuldet (CRA: Zuschläge; CRA: RC4022). Der Zinssatz wird jedes Quartal neu festgelegt. Für das Quartal in der Wertetabelle weiter unten beträgt er 7 % (CRA: Zinssätze; s. 124).

Die Berechnung des Zuschlags im Einzelnen finden Sie in Verspätungszuschlag bei der GST/HST. Waren alle versäumten Erklärungen Nullerklärungen, lesen Sie Versäumte Nullerklärungen für GST/HST und PST.

Können Zuschläge und Zinsen erlassen werden, und hilft eine freiwillige Offenlegung?

In begrenzten Fällen kann die CRA GST/HST-Zuschläge und -Zinsen aufheben oder erlassen, etwa bei außergewöhnlichen Umständen, Handlungen der CRA oder Zahlungsunfähigkeit. Sie berücksichtigt außerdem Ihre bisherige Steuertreue, ob Sie mit gebotener Sorgfalt gehandelt haben und wie schnell Sie die Verspätung behoben haben (GST/HST Memorandum 16.3).

Stellen Sie den Antrag in Ihrem CRA-Konto oder auf Form RC4288 (CRA: So beantragen Sie). Für infrage kommende GST/HST-Zuschläge muss der Meldezeitraum innerhalb von 10 Kalenderjahre vor dem Jahr des Antrags geendet haben. Bei Zinsen kann die CRA Zinsen berücksichtigen, die innerhalb dieser Spanne angefallen sind, auch für einen älteren Zeitraum. Das Fenster rückt jedes Jahr zum 1. Januar vor (CRA: Frist). Welche Gründe zählen und wie Sie den Antrag stellen, steht in Zuschläge, Zinsen und Erlass.

Eine freiwillige Offenlegung (Voluntary Disclosure) kann Zuschläge und Zinsen mindern, wenn sie freiwillig und vollständig ist, einen mindestens einen Meldezeitraum überfälligen Zeitraum betrifft und eine Zahlung oder einen Antrag auf eine Zahlungsvereinbarung enthält (GST/HST Memorandum 16-5-1). Die CRA gewährt mehr Erlass, wenn ein Antrag aus eigenem Antrieb kommt, als wenn er veranlasst wurde. Ein Schreiben oder Bescheid (außer einem allgemeinen Informationsschreiben), das eine Frist zur Einreichung oder zur Korrektur einer Auslassung setzt, gehört zu den veranlassten Fällen. Ein geschätzter Steuerbescheid oder eine Aufforderung zur Einreichung kann Sie also dorthin bringen; das entscheidet die CRA.

Das Memorandum schließt bereits festgesetzte Zuschläge und Zinsen aus, ebenso Anträge, die nur Vorsteuerabzüge, andere Anpassungen von Abzügen oder Rückzahlungen erhöhen, ohne dass die Steuerschuld entsprechend steigt. Ein Antrag ist nicht freiwillig, wenn eine Prüfung oder Untersuchung der offenzulegenden Angaben gegen Sie oder eine nahestehende Person bereits begonnen hat, sei es durch die CRA oder eine andere Stelle wie eine Strafverfolgungsbehörde oder Wertpapieraufsicht. Der Zeitpunkt zählt: Lassen Sie sich beraten, bevor Sie die Erklärungen einreichen, wenn eine Offenlegung infrage kommt. Wie ein Antrag abläuft und welche Erlassstufen es gibt, lesen Sie in Überprüfungen, Prüfungen und freiwillige Offenlegung.

Was gilt, wenn ich mich früher hätte registrieren müssen und es nie getan habe?

Das Datum, zu dem Sie sich hätten registrieren müssen, bestimmt, welche Zeiträume Sie einreichen und für welche Einkäufe Vorsteuerabzüge möglich sind. Die Registrierung war Pflicht, sobald eine Person, die in Kanada steuerpflichtige Leistungen erbringt, die Grenze für Kleinunternehmer (Small Supplier) von $30.000 überschritt (s. 240). Überschreiten die Umsätze die Grenze in einem einzigen Quartal, ist das Wirksamkeitsdatum der Registrierung spätestens an dem Tag der Lieferung, mit der Sie die Grenze überschritten haben, und Sie berechnen ab dieser Leistung GST/HST (CRA: Wann registrieren).

Vorsteuerabzüge setzen in der Regel voraus, dass die Steuer zu einem Zeitpunkt fällig wurde, zu dem Sie registriert waren (s. 169). Das Wirksamkeitsdatum, das die CRA akzeptiert, bestimmt daher, für welche Einkäufe Vorsteuerabzüge möglich sind. Zu Einkäufen vor der Registrierung lesen Sie Vor der Registrierung gezahlte GST/HST geltend machen. Zum Wirksamkeitsdatum und dazu, wie Sie ein früheres beantragen, lesen Sie Wann man sich für die GST/HST registrieren muss. Zur Offenlegung, bevor die CRA auf Sie zukommt, lesen Sie den Abschnitt zur freiwilligen Offenlegung weiter oben. Fahrer von Mitfahr- oder Lieferdiensten lesen Fahrer von Mitfahr- und Lieferdiensten, die sich nie registriert haben.

Beispiel

Die Beispiele verwenden kanadische Dollar und gerundete, erfundene Zahlen.

Berater in Ontario, vier Quartale nicht eingereicht

Ein Berater, der sich für die vierteljährliche Einreichung entschieden hatte, reichte die vier Erklärungen eines Jahres nie ein. Der Umsatz betrug C$60.000. Die CRA schätzte C$9.000 als geschuldet. Die tatsächlichen Erklärungen zeigen C$7.800 vereinnahmte HST (13 % von C$60.000) und C$2.100 Vorsteuerabzüge. Der Saldo beträgt damit C$5.700 und nicht C$9.000. Erst mit dem Einreichen der vier Erklärungen kann die CRA die Schätzung ersetzen. Zuschläge und Zinsen werden auf den Betrag berechnet, den jedes Quartal schuldete, ab dessen eigenem Fälligkeitstermin.

Handwerker in Alberta, nur GST

Eine Jahreserklärung wurde nie eingereicht, und die CRA schickt einen Steuerbescheid über C$5.000. Die steuerpflichtigen Umsätze betrugen C$80.000, die vereinnahmte GST also C$4.000. Die Vorsteuerabzüge betrugen C$1.200, der tatsächliche Saldo also C$2.800. Der Bescheid sagt dem Handwerker nicht, dass er nicht einreichen soll, der Weg ist also die Erklärung. Das Einreichen verlängert die 90 Tage für den Einspruch nicht, die ab dem Versanddatum des Bescheids laufen. Ist die Schätzung kurz vor diesem Datum noch streitig, kann zusätzlich ein Einspruch nötig sein.

Kapitalgesellschaft ohne Geschäftstätigkeit, neun Nullquartale

Eine Kapitalgesellschaft blieb registriert, hatte aber in neun Quartalen weder Umsätze noch Einkäufe noch andere meldepflichtige Beträge. Jede Erklärung wäre daher eine Nullerklärung mit C$0 zur Abführung, und sie reichte keine ein. Ein Verspätungszuschlag fällt nicht an, wenn nichts geschuldet ist, aber neun Erklärungen sind weiter geschuldet. Befreite Umsätze machen eine Erklärung nicht zur Nullerklärung, sie werden trotzdem gemeldet. Schickt die CRA eine Aufforderung zur Einreichung und die Kapitalgesellschaft reicht nicht ein, fällt ein pauschaler Zuschlag von C$250 an.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben einen geschätzten Steuerbescheid, eine Aufforderung zur Einreichung oder eine zurückgehaltene Erstattung, oder mehrere Zeiträume fehlen und die Verkaufsunterlagen sind weg: Welche Zeiträume zuerst an der Reihe sind, wie die Umsätze rekonstruiert werden, was Sie geltend machen und ob Sie einreichen oder Einspruch einlegen, sind Ermessensfragen. Bringen Sie die Bescheide und Kontoauszüge zur Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre gesamte Kapitalgesellschaft ist im Rückstand (T2, GST/HST, Lohnabrechnung): Lesen Sie Nicht eingereichte Erklärungen von Kapitalgesellschaften nachholen.
• Jede versäumte Erklärung war eine Nullerklärung: Lesen Sie Versäumte Nullerklärungen für GST/HST und PST.
• Sie sind für einen Mitfahr- oder Lieferdienst gefahren und haben sich nie registriert: Lesen Sie Fahrer von Mitfahr- und Lieferdiensten, die sich nie registriert haben.
• Sie müssen den geänderten Steuerbescheid, Zuschläge und Zinsen verbuchen: Lesen Sie Änderungsbescheide und Zuschläge der CRA verbuchen.
• Die CRA prüft eine Erklärung, die Sie eingereicht haben: Lesen Sie GST/HST-Überprüfungen und Betriebsprüfungen und Überprüfungen, Prüfungen und freiwillige Offenlegung.
• Auch Ihre persönlichen Erklärungen und Bücher sind im Rückstand: Lesen Sie Nicht eingereichte kanadische Steuererklärungen nachholen und Überfällige Buchhaltung aufholen.