GST/HST a pagar não bate com a CRA: restituição e compensação

Por que meu GST/HST a pagar não bate com o que a CRA mostra?

Suas contas de GST/HST, tomadas em conjunto, devem ser iguais ao imposto líquido de cada período encerrado, entregue ou não, ajustado por cada pagamento, parcela e restituição registrados nelas. Com contas separadas de cobrado, pago e a pagar, o imposto líquido de um período não entregue fica em cobrado e pago até a declaração ser registrada e depois passa uma única vez para GST/HST a pagar (imposto sobre vendas a pagar). A conta da CRA mostra apenas as declarações que ela processou e os pagamentos que recebeu. Ela também traz itens que nunca passam pelo seu banco: uma restituição que ela aplicou a outra dívida, uma restituição que ela está retendo (mostrada na página de transações, não no saldo) e juros ou multas.

Um extrato bancário sozinho não comprova o valor a pagar, porque várias dessas linhas nunca aparecem nele. Concilie com a conta da CRA, período por período.

GST/HST a restituir é dinheiro que a CRA deve a você, então é um ativo. GST/HST a pagar é dinheiro que você deve, então é um passivo. Se você mantém uma só conta de GST/HST, um saldo devedor (débito) é a restituição: use essa conta onde esta página diz a restituir.

O caso é simples quando um único item explica a diferença. Não é simples quando vários períodos divergem, uma restituição foi retida ou aplicada em outro lugar, faltam declarações ou a CRA fez um novo lançamento de uma declaração. Se as etapas abaixo deixarem mais de uma diferença que você não consegue explicar, peça a um profissional que confira os períodos.

Reúna: o saldo e as transações da CRA por período na data em que você está conciliando, cada declaração entregue, avisos da CRA, confirmações de pagamento e extratos bancários. A última seção os lista por completo.

Em Quebec, a Revenu Québec geralmente administra o GST/HST (RC4022), então as etapas da CRA aqui normalmente não se aplicam. Confirme qual órgão mantém a sua conta.

Onde vejo o saldo da CRA e com o que o comparo?

Entre no My Business Account (um representante autorizado usa Represent a Client), escolha GST/HST e o número RT do negócio e depois View and pay account balance (CRA: depois de entregar; CRA: recolher ou pagar). Compare-o, período por período, com a conta a pagar na mesma data. Se você não consegue ver a conta, peça a quem entrega as declarações o saldo e as transações.

1. Leia o saldo por período. A conta mostra um saldo provisório a partir de pagamentos e créditos recebidos para um período ainda não lançado, e um saldo devedor ou credor com juros acumulados para um período já lançado. Um fim de período sem pagamentos nem créditos e sem declaração processada não mostra saldo (CRA: FAQ do saldo da conta). A lista Returns na visão geral da conta mostra as declarações esperadas e entregues (CRA: depois de entregar).
2. Abra as transações. Selecione um fim de período, um saldo ou um total para ver as transações por trás dele. Créditos retidos, ainda não aplicados e contestados não aparecem na página de saldo, mas aparecem na página de transações (CRA: FAQ do saldo da conta).
3. Some os juros até uma data. Os juros são atualizados diariamente na conta. Calculate future balance mostra o saldo com juros até a data que você escolher (CRA: FAQ do saldo da conta).
4. Alinhe o valor a pagar. Liste a declaração, os pagamentos e as restituições do mesmo período no seu livro-razão, ao lado das transações da CRA.

Quem entrega a declaração anual e paga parcelas também recebe uma vez por ano um extrato de pagamentos provisórios. Ele confirma os pagamentos recebidos, mostra saldos credores e transferências de parcelas e mostra como a CRA aplicou os créditos aos lançamentos (RC4022).

O prazo importa no fim do ano. A CRA pede que você aguarde 3 dias úteis por um pagamento online e 10 dias úteis mais o tempo de correio por um cheque antes de verificar para onde o pagamento foi (CRA: confirmar um pagamento). Um pagamento feito nos últimos dias do ano pode estar na sua contabilidade e ainda não na conta da CRA. Compare cada período, não só o total: um pagamento aplicado ao período errado pode deixar o total parecendo certo enquanto os dois períodos estão errados.

Como registro uma restituição de HST ou GST da CRA?

Registre a restituição quando entregar a declaração e a baixe quando o dinheiro chegar. Uma declaração cujo saldo na linha 113C é negativo pede a restituição na linha 114 (CRA: instruções da declaração).

A primeira linha só serve para um imposto líquido negativo. Se as parcelas excedem um imposto líquido positivo, registre primeiro o imposto líquido como devido (veja a seção sobre parcelas). O débito que sobra em GST/HST a pagar é a restituição; para usar uma conta separada de a restituir, debite a restituir e credite a pagar por esse valor.

A CRA diz que normalmente emite restituições em até 4 semanas depois de receber a declaração, e que uma declaração sem informações ou preenchida incorretamente pode atrasá-la (CRA: depois de entregar). A configuração das contas de cobrado, pago e a restituir está em GST/HST na sua contabilidade.

Se o depósito difere do saldo a restituir, os motivos usuais são:

• Depósito menor: a CRA aplicou parte da restituição a outra dívida ou fez um novo lançamento da declaração.
• Depósito maior: a CRA somou juros. A próxima seção trata disso.
• Nenhum depósito: a CRA reteve a restituição ou aplicou tudo em outro lugar. Uma restituição de $2 ou menos também não é paga: a CRA a aplica a qualquer dívida existente (CRA: instruções da declaração).

Confira o depósito com a restituição pedida na linha 114 e depois com as transações da CRA daquele período.

Como registro uma restituição de HST ou GST que a CRA aplicou a um saldo devedor?

Debite o saldo que a CRA quitou e credite GST/HST a restituir. O banco não é afetado, porque nenhum dinheiro se movimentou.

A CRA diz que, quando um contribuinte registrado tem declarações em falta ou valores em aberto em outras leis que ela administra, incluindo a Income Tax Act e a Excise Tax Act, ela pode reter a restituição. Diz também que pode usar uma restituição ou um reembolso (rebate) para pagar o valor em aberto (CRA: depois de entregar).

O imposto de renda pessoal não é uma despesa do negócio, então, para um empresário individual, vai para as retiradas. Tire a divisão entre imposto e juros das transações da CRA, não do total da restituição.

Depois confira os dois lados. O valor deve aparecer como crédito na conta que foi paga, e o saldo da outra conta deve cair no mesmo valor. Se não, a CRA aplicou a um período ou conta diferente.

Por que a CRA ficou com a minha restituição e como a libero?

A CRA retém uma restituição quando falta uma declaração exigida, há um valor em aberto ou os dados do registro estão incompletos ou errados. A Lei manda a CRA pagar uma restituição com toda a presteza depois de a declaração ser entregue, mas não enquanto uma declaração exigida estiver pendente (seção 229(1) e (2); seção 230(1) e (2) para parcelas acima do imposto líquido). Eliminar a causa é o caminho para liberá-la; nenhuma data é garantida.

Para um empresário individual ou um sócio, a CRA também retém a restituição do imposto de renda pessoal enquanto o negócio tiver declarações em falta ou valores em aberto (CRA: depois de entregar).

Para achar a causa, confira a lista Returns na visão geral da conta e depois as transações do período. Os créditos retidos aparecem na página de transações.

Na contabilidade, deixe uma restituição retida em GST/HST a restituir com uma observação do motivo. Não é dinheiro apenas atrasado: a CRA pode usá-lo para pagar os valores em aberto depois que as declarações forem entregues. As declarações em falta estão em declarações não entregues e lançamentos estimados. Um saldo que você não consegue pagar de uma vez está em acordos de pagamento para dívidas do negócio.

Como registro as parcelas de GST/HST se eu entrego a declaração uma vez por ano?

Lance cada parcela como débito em GST/HST a pagar, não em despesa. Uma parcela é um pagamento sobre o imposto líquido do ano, então forma um saldo devedor até a declaração anual ser entregue.

Quem entrega a declaração anual e teve imposto líquido de $3.000 ou mais no exercício fiscal anterior pode ter de pagar parcelas trimestrais (CRA: você precisa pagar por parcelas?). Cada uma vence dentro de um mês depois do fim de um trimestre do exercício fiscal (Excise Tax Act, seção 237). Para um exercício encerrado em 31 de dezembro, são 30 de abril, 31 de julho, 31 de outubro e 31 de janeiro (RC4022); assim, a parcela de 31 de janeiro cai depois do fim do ano e apenas três são pagas até 31 de dezembro. O pagamento costuma ser um quarto do imposto líquido do ano anterior, ou de uma estimativa do imposto líquido do ano corrente se você espera que ele seja menor (CRA: calcular suas parcelas). A Lei usa o menor dos dois como base, e uma base abaixo de $3.000 é tratada como zero (seção 237(2) e (3)). Um ano anterior com menos de 12 meses, como o primeiro ano, é primeiro anualizado (imposto líquido dividido pelos dias de registro, vezes 365) (CRA: calcular suas parcelas).

Na declaração anual, a linha 110 traz as parcelas pagas no ano. Um empresário individual com renda de negócio e exercício encerrado em 31 de dezembro paga o imposto líquido até 30 de abril, mas entrega até 15 de junho, e soma esse pagamento à linha 110 (CRA: instruções da declaração; Excise Tax Act, seção 228(2) e seção 238(1)). Parcelas acima do imposto líquido geram uma restituição na linha 114. Uma diferença a menor é o valor a pagar na linha 115.

Uma armadilha: parcelas lançadas em despesa. A despesa fica inflada e o valor a pagar parece alto demais. Reclassifique-as para GST/HST a pagar. Os juros sobre uma parcela atrasada ou menor estão na próxima seção; mantenha-os fora do valor a pagar.

Para a maioria dos contribuintes anuais, a declaração e o pagamento final vencem 3 meses depois do fim do exercício fiscal (CRA: prazos). O imposto líquido do ano é, portanto, um passivo em 31 de dezembro, ainda que seja pago depois, e a conta da CRA não mostra nada dele até a declaração ser entregue. As datas de entrega estão em entregar o GST/HST e pedir créditos de imposto sobre insumos.

Como registro os juros que a CRA me paga ou me cobra?

Mantenha os dois fora do valor a pagar. Os juros recebidos são outras receitas. Os juros cobrados vão em linhas próprias, separadas da despesa de juros comum, para que o saldo da CRA seja igual ao GST/HST a pagar mais essas linhas.

Uma restituição paga em até 30 dias da data mais tardia não rende juros por essa regra. A restituição de uma corporação rende uma taxa menor do que a de um contribuinte registrado que não é corporação (CRA: taxas de juros prescritas; RC4022).

Como o saldo da CRA inclui juros até a data mostrada, registre os juros acumulados em cada fim de ano a partir das transações da conta. As multas ficam no mesmo saldo. O ministro (Minister) pode dispensar ou cancelar os juros pela seção 280, e certas multas, por iniciativa própria ou a pedido, dentro de 10 anos-calendário depois do fim do período de declaração (seção 281.1). O saldo da CRA então cai sem nenhum pagamento: estorne esse lançamento. Os lançamentos de juros e multas cobrados, e se qualquer parte é dedutível, estão em registrar novos lançamentos fiscais e multas da CRA. A multa por atraso na entrega está em a multa por atraso na entrega do GST/HST.

Meu valor a pagar ainda mostra saldo depois que entreguei e paguei: o que costuma causar a diferença?

As causas usuais são um pagamento lançado em outro período ou conta, um pagamento ainda em trânsito, uma restituição ou compensação ainda não registrada, juros ou multas, ou uma declaração entregue que difere da contabilidade.

Para achar o que sobrou, percorra os períodos, do mais antigo ao mais recente:

1. Marque cada transação da CRA que tenha um lançamento correspondente no livro-razão, com o mesmo valor e período.
2. O que sobra só do lado da CRA costuma ser uma compensação, juros, uma multa, um novo lançamento ou um pagamento que falta na contabilidade.
3. O que sobra só do lado da contabilidade costuma ser um pagamento em trânsito, uma declaração ainda não entregue, ou uma parcela ou restituição registrada em outra conta.
4. Duas sobras de valores iguais e sinais opostos em períodos diferentes costumam ser um único pagamento lançado no lugar errado.

O que ainda não bater depois disso é a parte a levar a um profissional.

Quando a contabilidade e a declaração entregue diferem, qual corrijo?

O lado que discorda dos documentos é o que precisa de correção. Se a declaração bate com as faturas, os recibos e as notas de crédito, a contabilidade geralmente precisa ser corrigida. Se a declaração está errada, em geral ela é corrigida primeiro e a contabilidade a segue.

Se a própria declaração está errada, a CRA diz para não entregar uma nova declaração (CRA: depois de entregar). A escolha entre retificar, ajustar e corrigir na próxima declaração está em corrigir uma declaração de GST/HST entregue.

Não elimine uma diferença com um lançamento contábil em uma conta de “ajuste”. Isso esconde qual lado estava errado, e a mesma diferença volta no período seguinte. Para as vendas da linha 101 em relação à demonstração do resultado, veja quando a declaração não bate com a contabilidade.

O que levo para o fechamento do exercício?

Leve a visão da CRA sobre a conta no fim do ano, as declarações e a comprovação de cada pagamento.

• O saldo e as transações de GST/HST da CRA por período no fim do ano, incluindo créditos retidos.
• Cada declaração entregue no ano, com o imposto líquido (linha 109), as parcelas e os pagamentos (linha 110) e a restituição (linha 114) ou o valor a pagar (linha 115).
• Uma lista de qualquer período ainda não entregue.
• Avisos de lançamento ou de novo lançamento e qualquer aviso de que uma restituição foi retida ou aplicada.
• Confirmações de pagamento e extratos bancários que cubram cada pagamento, parcela e depósito.
• O extrato anual de pagamentos provisórios, se você paga parcelas.
• Os juros e as multas na conta no fim do ano.
• Os saldos de folha de pagamento e de imposto de renda, se uma restituição foi aplicada a algum deles.

No fim do ano, considere os pagamentos em trânsito e qualquer período ainda não entregue. O imposto líquido dele fica em cobrado e pago (para quem entrega anualmente, o imposto líquido do ano todo, menos as parcelas já em a pagar). O valor a pagar deve então bater com o saldo de imposto da CRA, e as linhas de juros e multas devem bater com o resto do saldo. Tudo que não for explicado vai para quem prepara a T2 ou o T2125 antes de as demonstrações ficarem finais. O checklist de corporação está em fechamento do exercício de uma corporação.

Exemplo

Todos os valores estão em dólares canadenses e são ilustrativos.

Uma restituição aplicada a retenções da folha de pagamento em atraso

Os livros de uma corporação de Ontário mostram uma restituição de HST de C$4.200 a receber. A CRA a aplica a C$4.200 de imposto de renda retido de empregados e em atraso, então nenhum depósito chega. O lançamento debita retenções da folha de pagamento a pagar C$4.200 e credita HST a restituir C$4.200. O banco não é tocado. Os dois saldos caem C$4.200, e uma conciliação feita só com o banco nunca teria achado o item.

Parcelas lançadas em despesa

Um empresário individual de Alberta com exercício encerrado em 31 de dezembro entrega o GST uma vez por ano e paga quatro parcelas trimestrais de C$1.000 no ano, cada uma lançada em uma conta de despesa. A quarta é paga em 31 de janeiro, depois do fim do ano. A declaração mostra GST líquido de C$3.600. Reclassificar os C$4.000 de despesa para GST a pagar deixa o valor a pagar com um crédito de C$3.600 (imposto líquido) e um débito de C$4.000 (parcelas): um saldo devedor de C$400, a restituição da linha 114. Em 31 de dezembro, apenas C$3.000 foram pagos, então o imposto líquido menos as parcelas está em C$600 a pagar até a parcela de janeiro transformá-lo na restituição de C$400. As despesas do negócio caem C$3.000 no ano e C$1.000 no seguinte.

Uma restituição que chega com juros

Uma restituição de C$2.000 chega como C$2.038. Os C$38 são juros da CRA. O lançamento debita o banco em C$2.038, credita HST a restituir em C$2.000 e credita outras receitas em C$38. A conta a restituir zera, e o valor a pagar não é afetado pelos juros.

E no seu caso?

• Os saldos diferem por mais de um item que você consiga explicar, uma restituição foi retida ou aplicada em outro lugar, ou vários períodos divergem: a diferença pode estar em um período diferente daquele que você está conferindo, e a correção pode ser na contabilidade, na declaração ou em ambas antes do fim do ano. Busque ajuda com escrituração contábil ou veja como colocar em dia a contabilidade atrasada se a contabilidade está meses atrasada.
• A própria declaração está errada: veja corrigir uma declaração de GST/HST entregue.
• Faltam declarações ou a CRA estimou um valor: veja declarações não entregues e lançamentos estimados.
• A CRA fez um novo lançamento ou cobrou multas: veja registrar novos lançamentos fiscais e multas da CRA.
• Você não consegue pagar o saldo: veja acordos de pagamento para dívidas do negócio. A dívida pode ir além do negócio: cada sócio geral responde solidariamente pelo GST/HST de uma sociedade de pessoas (seção 272.1(5)), e os administradores de uma corporação que deixa de recolher o imposto líquido podem ser lançados pessoalmente, sujeitos a condições de cobrança e a uma defesa de devida diligência, dentro de dois anos depois de deixarem de ser administradores pela última vez (seção 323).
• O exercício da sua corporação está encerrando: veja fechamento do exercício de uma corporação.
• Seu negócio fica em Quebec: a Revenu Québec geralmente administra o GST/HST lá, então as etapas da CRA desta página normalmente não se aplicam. Confirme qual órgão mantém a conta.