TPS/TVH à payer différente de l'ARC : remboursement, intérêts

Pourquoi ma TPS/TVH à payer ne concorde-t-elle pas avec ce que montre l'ARC?

Vos comptes de TPS/TVH, pris ensemble, devraient égaler la taxe nette de chaque période terminée, produite ou non, rajustée pour chaque paiement, acompte provisoire et remboursement enregistré. Si vous tenez des comptes distincts de TPS/TVH perçue, payée et à payer, la taxe nette d'une période non produite reste dans la perçue et la payée jusqu'à l'enregistrement de la déclaration, puis passe une seule fois dans la TPS/TVH à payer. Le compte de l'ARC ne montre que les déclarations qu'elle a traitées et les paiements qu'elle a reçus. Il comprend aussi des éléments qui ne passent jamais par votre banque : un remboursement qu'elle a affecté à une autre dette, un remboursement qu'elle retient (visible dans la page des opérations, non dans le solde), ainsi que les intérêts et les pénalités.

Un relevé bancaire seul ne peut pas prouver le montant à payer, parce que plusieurs de ces lignes n'y apparaissent jamais. Rapprochez avec le compte de l'ARC, période par période.

La TPS/TVH à recevoir est de l'argent que l'ARC vous doit; c'est donc un actif. La TPS/TVH à payer est de l'argent que vous devez; c'est donc un passif. Si vous tenez un seul compte de TPS/TVH, un solde débiteur représente le remboursement : utilisez ce compte partout où cette page parle de TPS/TVH à recevoir.

Le dossier est simple quand un seul élément explique l'écart. Il ne l'est pas quand plusieurs périodes ne concordent pas, qu'un remboursement a été retenu ou affecté ailleurs, que des déclarations manquent ou que l'ARC a établi une nouvelle cotisation pour une déclaration. Si les étapes ci-dessous laissent plus d'un écart que vous ne pouvez pas expliquer, faites vérifier les périodes par un professionnel.

À réunir : le solde et les opérations de l'ARC par période à la date du rapprochement, chaque déclaration produite, les avis de l'ARC, les confirmations de paiement et les relevés bancaires. La dernière section en donne la liste complète.

Au Québec, Revenu Québec administre généralement la TPS/TVH (RC4022); les étapes de l'ARC ci-dessous ne s'appliquent donc habituellement pas. Confirmez quel organisme détient votre compte.

Où voir le solde de l'ARC, et à quoi le comparer?

Ouvrez une session dans Mon dossier d'entreprise (un représentant autorisé utilise Représenter un client), choisissez TPS/TVH et le numéro RT de l'entreprise, puis Voir et payer le solde du compte (ARC : après la production; ARC : verser ou payer). Comparez-le, période par période, au compte de TPS/TVH à payer à la même date. Si vous ne pouvez pas voir le compte, demandez le solde et les opérations à la personne qui produit les déclarations.

1. Lisez le solde par période. Le compte affiche un solde provisoire à partir des paiements et des crédits reçus pour une période pas encore cotisée, et un solde débiteur ou créditeur avec les intérêts courus pour une période cotisée. Une fin de période sans paiement ni crédit et sans déclaration traitée n'affiche aucun solde (ARC : FAQ sur le solde du compte). La liste Déclarations de l'aperçu du compte montre les déclarations attendues et produites (ARC : après la production).
2. Ouvrez les opérations. Choisissez une fin de période, un solde ou un total pour voir les opérations qui le composent. Les crédits retenus, pas encore affectés et contestés n'apparaissent pas dans la page du solde, mais apparaissent dans la page des opérations (ARC : FAQ sur le solde du compte).
3. Ajoutez les intérêts jusqu'à une date. Les intérêts sont mis à jour chaque jour dans le compte. Calculer le solde futur montre le solde avec les intérêts jusqu'à la date de votre choix (ARC : FAQ sur le solde du compte).
4. Alignez le compte à payer. Mettez en parallèle la déclaration, les paiements et les remboursements de votre grand livre pour la même période et les opérations de l'ARC.

Un déclarant annuel qui verse des acomptes provisionnels reçoit aussi un relevé des paiements provisoires une fois par année. Il confirme les paiements reçus, montre les soldes créditeurs et les transferts d'acomptes, et montre comment l'ARC a appliqué les crédits aux cotisations (RC4022).

Le moment compte à la fin de l'exercice. L'ARC demande de prévoir 3 jours ouvrables pour un paiement en ligne, et 10 jours ouvrables plus le délai postal pour un chèque, avant de vérifier où un paiement est allé (ARC : confirmer un paiement). Un paiement fait dans les derniers jours de l'année peut figurer dans les livres sans être encore dans le compte de l'ARC. Comparez chaque période, pas seulement le total : un paiement appliqué à la mauvaise période peut donner un total qui semble juste alors que les deux périodes sont fausses.

Comment inscrire un remboursement de TVH ou de TPS de l'ARC?

Inscrivez le remboursement à la production de la déclaration, puis soldez-le à l'arrivée de l'argent. Une déclaration dont le solde de la ligne 113C est négatif demande le remboursement à la ligne 114 (ARC : instructions de la déclaration).

La première ligne convient seulement à une taxe nette négative. Si les acomptes provisionnels dépassent une taxe nette positive, inscrivez d'abord la taxe nette comme due (voyez la section sur les acomptes provisionnels). Le débit laissé dans la TPS/TVH à payer est le remboursement; pour utiliser un compte distinct de TPS/TVH à recevoir, débitez la TPS/TVH à recevoir et créditez la TPS/TVH à payer de ce montant.

L'ARC dit qu'elle émet normalement les remboursements dans les 4 semaines suivant la réception de la déclaration, et qu'une déclaration qui manque de renseignements ou qui est mal remplie peut retarder le remboursement (ARC : après la production). La configuration des comptes de TPS/TVH perçue, payée et à recevoir figure dans la TPS/TVH dans vos livres.

Si le dépôt diffère du solde de TPS/TVH à recevoir, les raisons habituelles sont :

• Dépôt plus petit : l'ARC a affecté une partie du remboursement à une autre dette, ou a établi une nouvelle cotisation pour la déclaration.
• Dépôt plus grand : l'ARC a ajouté des intérêts. La section suivante en traite.
• Aucun dépôt : l'ARC a retenu le remboursement ou l'a entièrement affecté ailleurs. Un remboursement de 2 $ ou moins n'est pas versé non plus : l'ARC l'applique à toute dette existante (ARC : instructions de la déclaration).

Faites correspondre le dépôt au remboursement demandé à la ligne 114, puis aux opérations de l'ARC pour cette période.

Comment inscrire un remboursement de TVH ou de TPS que l'ARC a affecté à un solde dû?

Débitez le solde que l'ARC a payé et créditez la TPS/TVH à recevoir. La banque n'est pas touchée, parce qu'aucun argent n'a bougé.

L'ARC dit que lorsqu'un inscrit a des déclarations manquantes ou des sommes impayées en vertu d'autres lois qu'elle administre, y compris la Loi de l'impôt sur le revenu et la Loi sur la taxe d'accise, elle peut retenir le remboursement. Elle dit aussi qu'elle peut utiliser un remboursement ou une remise pour payer le montant en souffrance (ARC : après la production).

L'impôt sur le revenu personnel n'est pas une dépense d'entreprise; pour un entrepreneur individuel, il va donc dans les retraits. Tirez la répartition entre l'impôt et les intérêts des opérations de l'ARC, non du total du remboursement.

Vérifiez ensuite les deux côtés. Le montant devrait apparaître comme un crédit dans le compte qui a été payé, et le solde de l'autre compte devrait baisser du même montant. Sinon, l'ARC l'a appliqué à une autre période ou à un autre compte.

Pourquoi l'ARC a-t-elle gardé mon remboursement, et comment le faire libérer?

L'ARC retient un remboursement lorsqu'une déclaration exigée manque, qu'un montant est impayé ou que les renseignements d'inscription sont incomplets ou erronés. La Loi prévoit que l'ARC verse un remboursement avec toute la diligence voulue après la production de la déclaration, mais non tant qu'une déclaration exigée est en souffrance (par. 229(1) et (2); par. 230(1) et (2) pour les acomptes provisionnels supérieurs à la taxe nette). Éliminer la cause est la façon de le faire libérer; aucune date n'est garantie.

Pour un entrepreneur individuel ou un associé, l'ARC retient aussi le remboursement d'impôt sur le revenu personnel tant que l'entreprise a des déclarations manquantes ou des sommes impayées (ARC : après la production).

Pour trouver la cause, vérifiez la liste Déclarations de l'aperçu du compte, puis les opérations de la période. Les crédits retenus apparaissent dans la page des opérations.

Dans les livres, laissez un remboursement retenu dans la TPS/TVH à recevoir avec une note qui en donne la raison. Ce n'est pas de l'argent simplement en retard : l'ARC peut l'utiliser pour payer les montants en souffrance une fois les déclarations produites. Les déclarations manquantes sont traitées dans les déclarations de TPS/TVH non produites et les cotisations estimatives. Un solde que vous ne pouvez pas payer d'un coup est traité dans les ententes de paiement pour une dette d'entreprise.

Comment inscrire les acomptes provisionnels de TPS/TVH si je produis une fois par année?

Inscrivez chaque acompte provisionnel au débit de la TPS/TVH à payer, non dans une dépense. Un acompte provisionnel est un paiement sur la taxe nette de l'année; il fait donc grossir un solde débiteur jusqu'à la production de la déclaration annuelle.

Un déclarant annuel dont la taxe nette de l'exercice précédent est de 3 000 $ ou plus peut devoir verser des acomptes provisionnels trimestriels (ARC : devez-vous payer par acomptes provisionnels). Chacun est dû au plus tard un mois après la fin d'un trimestre d'exercice (Loi sur la taxe d'accise, art. 237). Pour une fin d'exercice au 31 décembre, cela donne le 30 avril, le 31 juillet, le 31 octobre et le 31 janvier (RC4022); l'acompte du 31 janvier tombe donc après la fin de l'exercice, et seulement trois sont versés au 31 décembre. Le paiement correspond habituellement au quart de la taxe nette de l'exercice précédent, ou d'une estimation de la taxe nette de l'exercice en cours si vous la prévoyez plus basse (ARC : calculer vos acomptes provisionnels). La Loi retient le moindre des deux comme base, et une base inférieure à 3 000 $ est traitée comme nulle (par. 237(2) et (3)). Un exercice précédent de moins de 12 mois, comme une première année, est d'abord ramené à l'année (taxe nette divisée par le nombre de jours d'inscription, multipliée par 365) (ARC : calculer vos acomptes provisionnels).

Dans la déclaration annuelle, la ligne 110 contient les acomptes provisionnels versés pour l'année. Un entrepreneur individuel qui a un revenu d'entreprise et une fin d'exercice au 31 décembre paie la taxe nette au plus tard le 30 avril, mais produit au plus tard le 15 juin, et ajoute ce paiement à la ligne 110 (ARC : instructions de la déclaration; Loi sur la taxe d'accise, par. 228(2) et par. 238(1)). Des acomptes provisionnels supérieurs à la taxe nette donnent un remboursement à la ligne 114. Un manque est le montant dû de la ligne 115.

Un piège : les acomptes provisionnels codés en dépense. La dépense est surévaluée et le montant à payer semble trop élevé. Recodez-les dans la TPS/TVH à payer. Les intérêts sur un acompte tardif ou insuffisant sont traités dans la section suivante; gardez-les hors du montant à payer.

Pour la plupart des déclarants annuels, la déclaration et le dernier paiement sont dus 3 mois après la fin de l'exercice (ARC : dates limites). La taxe nette de l'année est donc un passif au 31 décembre même si elle est payée plus tard, et le compte de l'ARC n'en montre rien tant que la déclaration n'est pas produite. Les dates de production figurent dans la production de la TPS/TVH et des crédits de taxe sur les intrants.

Comment inscrire les intérêts que l'ARC me verse ou me facture?

Gardez les deux hors du compte à payer. Les intérêts reçus sont un autre produit. Les intérêts facturés vont dans leurs propres lignes, à part des charges d'intérêts ordinaires, de sorte que le solde de l'ARC égale la TPS/TVH à payer plus ces lignes.

Un remboursement versé dans les 30 jours suivant la plus tardive des deux dates ne porte aucun intérêt selon cette règle. Le remboursement d'une société porte un taux plus bas que celui d'un inscrit qui n'est pas une société (ARC : taux d'intérêt prescrits; RC4022).

Comme le solde de l'ARC comprend les intérêts jusqu'à la date indiquée, inscrivez les intérêts courus à chaque fin d'exercice à partir des opérations du compte. Les pénalités figurent dans le même solde. Le ministre peut annuler ou supprimer les intérêts en vertu de l'article 280, et certaines pénalités, de sa propre initiative ou sur demande, dans un délai de 10 années civiles après la fin de la période de déclaration (art. 281.1). Le solde de l'ARC baisse alors sans paiement : renversez cette écriture. Les écritures pour les intérêts et les pénalités facturés, et la question de leur déductibilité, figurent dans l'enregistrement des nouvelles cotisations et des pénalités de l'ARC. La pénalité pour production tardive est traitée dans la pénalité pour production tardive de la TPS/TVH.

Mon compte à payer affiche encore un solde après que j'ai produit et payé : quelle est la cause habituelle de l'écart?

Les causes habituelles sont un paiement porté à une autre période ou à un autre compte, un paiement encore en transit, un remboursement ou une compensation non encore inscrit, des intérêts ou des pénalités, ou une déclaration produite qui diffère des livres.

Pour trouver ce qui reste, passez les périodes en revue, de la plus ancienne à la plus récente :

1. Cochez chaque opération de l'ARC qui a une écriture correspondante du grand livre, de même montant et de même période.
2. Ce qui reste seulement du côté de l'ARC est habituellement une compensation, des intérêts, une pénalité, une nouvelle cotisation ou un paiement absent des livres.
3. Ce qui reste seulement du côté des livres est habituellement un paiement en transit, une déclaration pas encore produite, ou un acompte provisionnel ou un remboursement inscrit à un autre compte.
4. Deux restes de même montant et de signe opposé dans des périodes différentes sont habituellement un seul paiement mal imputé.

Ce qui ne concorde toujours pas après cela est la partie à confier à un professionnel.

Quand les livres et la déclaration produite diffèrent, lequel corriger?

Le côté qui contredit les documents est celui qu'il faut corriger. Si la déclaration concorde avec les factures, les reçus et les notes de crédit, ce sont habituellement les livres qu'il faut corriger. Si la déclaration est erronée, on la corrige habituellement en premier et les livres suivent.

Si la déclaration elle-même est erronée, l'ARC dit de ne pas produire une nouvelle déclaration (ARC : après la production). Le choix entre modifier, rajuster et corriger dans la prochaine déclaration est expliqué dans la correction d'une déclaration de TPS/TVH produite.

N'éliminez pas un écart par une écriture de journal dans un compte de « rajustement ». Cela cache quel côté était erroné, et le même écart revient à la période suivante. Pour les ventes de la ligne 101 comparées à l'état des résultats, voyez quand la déclaration ne correspond pas aux livres.

Qu'apporter à la clôture de fin d'exercice?

Apportez la vue de l'ARC sur le compte à la fin de l'exercice, les déclarations et la preuve de chaque paiement.

• Le solde et les opérations de TPS/TVH de l'ARC par période à la fin de l'exercice, y compris les crédits retenus.
• Chaque déclaration produite dans l'année, avec la taxe nette (ligne 109), les acomptes provisionnels et les paiements (ligne 110), et le remboursement (ligne 114) ou le montant dû (ligne 115).
• Une liste de toute période pas encore produite.
• Les avis de cotisation ou de nouvelle cotisation, et tout avis indiquant qu'un remboursement a été retenu ou affecté.
• Les confirmations de paiement et les relevés bancaires couvrant chaque paiement, acompte provisionnel et dépôt.
• Le relevé annuel des paiements provisoires, si vous versez des acomptes provisionnels.
• Les intérêts et les pénalités du compte à la fin de l'exercice.
• Les soldes de paie et d'impôt sur le revenu, si un remboursement a été affecté à l'un ou à l'autre.

À la fin de l'exercice, tenez compte des paiements en transit et de toute période pas encore produite. Sa taxe nette reste dans la perçue et la payée (pour un déclarant annuel, la taxe nette de toute l'année, moins les acomptes provisionnels déjà dans le montant à payer). Le montant à payer devrait alors correspondre au solde de taxe de l'ARC, et les lignes d'intérêts et de pénalités devraient correspondre au reste de son solde. Tout ce qui n'est pas expliqué va à la personne qui prépare la T2 ou le formulaire T2125 avant que les états financiers soient définitifs. La liste de contrôle pour une société figure dans la clôture de fin d'exercice d'une société.

Exemple

Tous les montants sont en dollars canadiens et servent d'illustration.

Un remboursement affecté à des retenues sur la paie en souffrance

Les livres d'une société de l'Ontario montrent un remboursement de TVH de 4 200 $ CA à recevoir. L'ARC l'affecte à 4 200 $ CA d'impôt sur le revenu retenu et en souffrance sur la paie des employés; aucun dépôt n'arrive donc. L'écriture débite les retenues sur la paie à payer de 4 200 $ CA et crédite la TVH à recevoir de 4 200 $ CA. La banque n'est pas touchée. Les deux soldes baissent de 4 200 $ CA, et un rapprochement bancaire seul n'aurait jamais trouvé l'élément.

Acomptes provisionnels codés en dépense

Un entrepreneur individuel de l'Alberta, dont l'exercice se termine le 31 décembre, produit la TPS une fois par année et verse quatre acomptes provisionnels trimestriels de 1 000 $ CA pour l'année, chacun codé dans un compte de dépenses. Le quatrième est payé le 31 janvier, après la fin de l'exercice. La déclaration montre une TPS nette de 3 600 $ CA. Le recodage des 4 000 $ CA de la dépense vers la TPS à payer laisse un crédit de 3 600 $ CA (taxe nette) et un débit de 4 000 $ CA (acomptes provisionnels) dans le compte à payer : un solde débiteur de 400 $ CA, le remboursement de la ligne 114. Au 31 décembre, seulement 3 000 $ CA ont été payés; la taxe nette moins les acomptes provisionnels s'établit donc à 600 $ CA à payer jusqu'à ce que l'acompte de janvier la transforme en remboursement de 400 $ CA. Les dépenses d'entreprise baissent de 3 000 $ CA dans l'année et de 1 000 $ CA dans la suivante.

Un remboursement qui arrive avec des intérêts

Un remboursement de 2 000 $ CA arrive sous la forme de 2 038 $ CA. Les 38 $ CA sont des intérêts de l'ARC. L'écriture débite la banque de 2 038 $ CA, crédite la TVH à recevoir de 2 000 $ CA et crédite les autres produits de 38 $ CA. Le compte de TVH à recevoir revient à zéro, et le montant à payer n'est pas touché par les intérêts.

Votre situation est différente?

• Les soldes diffèrent par plus d'un élément que vous pouvez expliquer, un remboursement a été retenu ou affecté ailleurs, ou plusieurs périodes ne concordent pas : l'écart peut se trouver dans une autre période que celle que vous vérifiez, et le correctif peut toucher les livres, la déclaration ou les deux avant la fin de l'exercice. Obtenez de l'aide en tenue de livres, ou voyez le rattrapage de livres en retard si les livres ont des mois de retard.
• La déclaration elle-même est erronée : voyez la correction d'une déclaration de TPS/TVH produite.
• Des déclarations manquent ou l'ARC a estimé un montant : voyez les déclarations de TPS/TVH non produites et les cotisations estimatives.
• L'ARC a établi une nouvelle cotisation ou facturé des pénalités : voyez l'enregistrement des nouvelles cotisations et des pénalités de l'ARC.
• Vous ne pouvez pas payer le solde : voyez les ententes de paiement pour une dette d'entreprise. La dette peut aller au-delà de l'entreprise : chaque associé commandité est solidairement responsable de la TPS/TVH d'une société de personnes (par. 272.1(5)), et les administrateurs d'une société qui ne verse pas la taxe nette peuvent faire l'objet d'une cotisation personnelle, sous réserve de conditions de recouvrement et d'une défense de diligence raisonnable, dans un délai de deux ans après la dernière date à laquelle ils ont cessé d'être administrateurs (par. 323).
• L'exercice de votre société se termine : voyez la clôture de fin d'exercice d'une société.
• Votre entreprise est située au Québec : Revenu Québec y administre généralement la TPS/TVH; les étapes de l'ARC de cette page ne s'appliquent donc habituellement pas. Confirmez quel organisme détient le compte.