Überfällige Buchhaltung vor der Steuererklärung nachholen

Was müssen die Bücher zeigen, bevor eine Steuererklärung erstellt wird?

Die Bücher müssen Einkünfte, Ausgaben, Vermögen, Schulden und Transaktionen des Eigentümers für den gesamten Berichtszeitraum zeigen. Jede Zahl braucht einen Weg zurück zu einem Transaktionsbeleg. Ein Kontostand allein erklärt das steuerpflichtige Einkommen nicht.

Andere Selbstständige in Kanada melden Einnahmen, wenn sie erzielt werden, und Ausgaben, wenn sie entstehen, auch wenn die Zahlung später erfolgt. Landwirte, Fischer und selbstständige Provisionsvertreter dürfen die Einnahmenüberschussrechnung (Cash-Methode) verwenden. Prüfen Sie die in der Vorjahreserklärung verwendete Methode, bevor Sie unbezahlte Rechnungen und Verbindlichkeiten rekonstruieren (CRA: Buchführungsmethoden). Landwirte, die für Einnahmen die Cash-Methode nutzen, müssen für GST/HST/QST gesonderte Aufzeichnungen nach der Soll-Methode führen. Prüfen Sie offene Posten anhand dieser Aufzeichnungen. Wechseln Sie die Methode nicht, nur damit ein Bankexport zur Erklärung passt. Ein berechtigtes Unternehmen, das von der Soll-Methode zur Cash-Methode wechselt, nutzt die Cash-Methode ab der nächsten Erklärung und fügt eine Anpassungsaufstellung bei. Für den Wechsel von der Cash-Methode zur Soll-Methode braucht es die Genehmigung der CRA, die vor Fälligkeit der Erklärung schriftlich beantragt wird, sowie eine Anpassungsaufstellung (CRA: Buchführungsmethoden).

Welche Unterlagen sollte ich zuerst sammeln?

Sammeln Sie die Unterlagen, die den Anfangsstand und die lückenlose Spur der Transaktionen belegen. Die CRA verlangt Unterlagen, die so detailliert sind, dass sich Steuerpflichten und Ansprüche feststellen lassen. Das gilt auch für Unterlagen, die ein Buchhalter oder ein anderer Dritter verwahrt.

Fordern Sie vom letzten Buchhalter das Hauptbuch, die Summen- und Saldenliste, die Bankabstimmungen, die Listen offener Rechnungen und Verbindlichkeiten sowie einen nutzbaren Export oder eine Sicherung an. Nach den Hinweisen der CRA zu elektronischen Unterlagen muss beim Wechsel eines Dritten oder Systems der Zugriff auf die Daten und ihre Prüfspur erhalten bleiben. Liegen die Unterlagen verstreut, sammeln Sie sie nach Konto und Zeitraum, bevor Sie etwas erfassen. Zur Übergabe an einen neuen Buchhaltungsexperten lesen Sie Buchhaltungsexperten wechseln.

Mein Buchhalter hat mitten im Jahr aufgehört. Wo setze ich neu an?

Setzen Sie nach dem letzten Monat an, dessen Buchungen und Bank- und Kartensalden Sie prüfen können. Bewahren Sie eine Kopie dieses Hauptbuchs auf, notieren Sie den Stichtag und vergleichen Sie dessen Schlusssalden mit den nächsten Kontoauszügen, bevor Sie neue Transaktionen hinzufügen.

Wurde ein Monat erfasst, aber nie abgestimmt, prüfen Sie dessen Transaktionen, bevor Sie ihn als abgeschlossen behandeln. Vergleichen Sie für jedes Konto den Saldo im Hauptbuch mit dem Kontoauszug und berücksichtigen Sie noch nicht eingelöste Posten, etwa einen ausgestellten, aber noch nicht eingelösten Scheck. Arbeiten Sie dann der Reihe nach vorwärts. Erfassen Sie Korrekturen mit einer Erklärung und einem Quellbeleg. Überschreiben Sie frühere Buchungen nicht, nur um einen Abgleich zu erzwingen. Die Hinweise der CRA zu elektronischen Unterlagen verlangen eine Prüfspur von den Quellbelegen bis zu den zusammengefassten Konten und dokumentierte Änderungen an erfassten Transaktionen.

Führen Sie eine gesonderte Liste fehlender Zeiträume, unsicherer Buchungen und noch benötigter Quellbelege. Diese Liste verhindert, dass aus einem offenen Punkt ein erfundener Umsatz, eine erfundene Ausgabe oder eine erfundene Steuergutschrift wird.

Wie rekonstruiere ich Umsätze, unbezahlte Rechnungen und Ausgaben ohne Doppelbuchungen?

Nutzen Sie Rechnungen und andere Quellunterlagen, um zu klären, was geschehen ist, und Bank- und Karteneinträge, um zu klären, wie es beglichen wurde. Ordnen Sie eine Zahlung einer bestehenden Rechnung oder Verbindlichkeit zu, bevor Sie einen weiteren Einnahme- oder Ausgabeneintrag anlegen.

Listen Sie für Umsätze Rechnungen und Gutschriften nach Datum und Kunde auf und ordnen Sie dann Eingänge und andere Zahlungen zu. Ordnen Sie bei Karten- und Barverkäufen Verkaufszusammenfassungen und Abrechnungen den Eingängen zu. Erfassen Sie Bruttoumsatz, Erstattungen und Bearbeitungsgebühren getrennt vom Nettoeingang. Ein Eingang kann eine Kundenzahlung, eine Einlage des Eigentümers, ein Darlehen, eine Steuererstattung oder eine Überweisung zwischen Konten sein. Klären Sie die Herkunft, bevor Sie ihn als Umsatz bezeichnen. Erfassen Sie Bar- und unbare Verkäufe, die durch Unterlagen belegt sind. Die CRA verlangt für Bruttoeinkünfte Unterlagen, die Datum, Betrag und Quelle zeigen, mit Originalbelegen wie Rechnungen, Kassenbons oder Einzahlungsbelegen. Bei der Soll-Methode kann eine unbezahlte Rechnung trotzdem zu den Einkünften des Zeitraums gehören, in dem sie erzielt wurden (CRA: Buchführungsmethoden).

Ordnen Sie bei Einkäufen Lieferantenrechnungen den Kartenbelastungen oder Banküberweisungen zu. Führen Sie unbezahlte Rechnungen in einer gesonderten Liste, damit sie bei der Soll-Methode im richtigen Zeitraum erfasst werden. Kennzeichnen Sie Rücksendungen, Erstattungen und Gutschriften. Halten Sie Anschaffungen von Anlagegütern getrennt von laufenden Ausgaben, denn die Hinweise der CRA zu Betriebsausgaben behandeln Anlagevermögen anders. Für eine T2125 kürzen Sie eine Ausgabe um die GST/HST, die als Input Tax Credit geltend gemacht wird. Stimmen Sie jedes Bank- und Kartenkonto ab, nachdem Sie den Zeitraum erfasst haben, und prüfen Sie dann nicht zugeordnete Einträge, statt sie nach Vermutung zuzuweisen.

Können Konto- oder Kartenauszüge fehlende Belege ersetzen?

Ein Konto- oder Kartenauszug hilft zu belegen, dass Geld geflossen ist, kann aber oft nicht zeigen, was gekauft wurde oder wie viel davon betrieblich war. Fordern Sie zuerst ein Rechnungsduplikat, einen Beleg, einen Vertrag oder einen Lieferantenkontoauszug an und bewahren Sie ihn beim Zahlungsnachweis auf. Nach Angaben der CRA brauchen Betriebsausgaben eine Rechnung, eine Vereinbarung, einen Beleg oder einen anderen Nachweis für die Ausgabe.

Kann ein Lieferant keinen Beleg liefern, tragen Sie Name und Adresse des Lieferanten, Zahlungsbetrag und -datum sowie die Einzelheiten des Geschäfts im Ausgabenjournal ein, wie es die Hinweise der CRA zu Geschäftsunterlagen vorgeben. Bewahren Sie jeden Vertrag, Schriftverkehr oder anderen verfügbaren Nachweis auf. Kennzeichnen Sie für den Ersteller der Steuererklärung, was unsicher bleibt. Ein Eintrag im Kontoauszug allein begründet keinen Abzug.

Für eine Input Tax Credit gilt ein gesonderter Nachweistest. Die CRA verlangt ausreichende Unterlagen, bevor eine ITC geltend gemacht wird, einschließlich Angaben zum Lieferanten, zum Geschäft und, soweit zutreffend, zur berechneten GST/HST. Leiten Sie die GST/HST nicht aus einer Kartenbelastung und beantragen Sie keine ITC ohne ausreichenden Beleg. Die Regeln zu Antrag und Korrektur finden Sie unter GST/HST und Input Tax Credits einreichen.

Wie trenne ich private Ausgaben und Überweisungen des Eigentümers?

Ordnen Sie jede gemischte Transaktion danach ein, was sie tatsächlich darstellt. Eine Überweisung zwischen den Konten des Eigentümers und dem Geschäftskonto ist nicht automatisch Umsatz oder Ausgabe. Ein privater Einkauf mit der Geschäftskarte ist keine Betriebsausgabe.

Erfassen Sie bei einem Einzelunternehmer Auszahlungen als Entnahmen und private Mittel oder Vermögenswerte, die ins Unternehmen fließen, als Einlagen. Prüfen Sie bei einer Personengesellschaft den Vertrag und die Belege, bevor Sie jede Überweisung eines Gesellschafters als Einlage, Entnahme, Darlehen oder Darlehensrückzahlung einordnen, und führen Sie den Saldo jedes Gesellschafters getrennt. Der Leitfaden der CRA für Einkünfte Selbstständiger beschreibt Einlagen, sein Leitfaden für Personengesellschaften unterscheidet Gesellschafterdarlehen. Erfassen Sie bei einer gemischt genutzten Ausgabe nur den betrieblichen Teil. Die CRA schließt private Ausgaben von den Abzügen in der T2125 aus.

Führen Sie bei einer Kapitalgesellschaft eine gesonderte Liste jeder Zahlung des Eigentümers an die Gesellschaft und von ihr, mit Nachweis. Der Ersteller der Steuererklärung muss feststellen, ob jeder Posten eine erstattungsfähige Betriebsausgabe, ein Darlehen, Lohn, eine Dividende oder ein anderes Geschäft mit dem Aktionär ist. Wenn eine Kapitalgesellschaft die private Rechnung eines Eigentümers bezahlt, braucht das diese Prüfung und keine automatische Aufwandsbuchung. Zu Buchung und Erstattung lesen Sie Privat bezahlte Betriebsausgaben.

Überträgt eine Kapitalgesellschaft Vermögen für weniger als den Marktwert an einen nahestehenden Eigentümer kann der Eigentümer einen Teil ihrer Einkommensteuer oder GST/HST für den Übertragungszeitraum oder einen früheren Zeitraum schulden, begrenzt durch die Schuld und den Wertunterschied. Die CRA kann den Empfänger jederzeit nach Income Tax Act Abschnitt 160 oder Excise Tax Act Abschnitt 325 in Anspruch nehmen, auch wenn die Steuer der Kapitalgesellschaft erst nach der Übertragung festgesetzt wurde.

Wie prüfe ich GST/HST und Lohn gegen bereits eingereichte Erklärungen?

Stimmen Sie die neu aufgebauten Steuerkonten je Meldezeitraum mit den Erklärungen, Bescheinigungen, Abführungen und Buchungen im CRA-Konto ab, die bereits vorliegen. Ein Unterschied ist eine Frage, die zu klären ist, und keine Einladung, eine eingereichte Erklärung stillschweigend zu ändern.

Prüfen Sie für jeden eingereichten Zeitraum, ob ein berechtigter Registrierter die GST/HST Quick Method online oder auf Form GST74 gewählt hat, wenn die CRA das Konto verwaltet. Jahreszahler müssen bis der erste Tag des zweiten Geschäftsquartals wählen. Ausgenommen sind neu Registrierte mit kurzer erster Periode, die bis zum Fälligkeitstag dieser Erklärung wählen können. Monats- oder Quartalszahler wählen bis der Fälligkeitstag der ersten Erklärung nach der Quick Method. Die Berechtigung kann enden, wenn sich Umsatz oder Geschäftstätigkeit ändern. Wo die Methode galt, stimmen Sie ihre Abführung getrennt von der vereinnahmten Steuer ab, einschließlich einer etwaigen Gutschrift für die ersten Umsätze. Beantragen Sie keine Input Tax Credits für laufende Ausgaben oder Wareneinkäufe und rechnen Sie die nach dieser Methode einbehaltene Steuer zu den Einkünften. Berechtigte Anschaffungen von Anlagegütern können weiterhin Input Tax Credits ergeben.

Nach Angaben der CRA müssen GST/HST-Unterlagen die vereinnahmte Steuer und die beantragten Gutschriften belegen, und Lohnunterlagen müssen die Arbeitsstunden der Arbeitnehmer und die einbehaltenen Beträge zeigen. Die Anleitung zur T4-Zusammenfassung verlangt, dass ihre Summen mit den Bescheinigungen übereinstimmen und die Abzüge mit den Abführungen verglichen werden. GST/HST-Zeiträume und Kalenderjahre der Lohnabrechnung können vom Einkommensteuerjahr abweichen. Beschriften Sie daher jeden Vergleich mit seinem tatsächlichen Zeitraum. Muss eine eingereichte GST/HST-Erklärung korrigiert werden, folgen Sie GST/HST und Input Tax Credits einreichen.

Ein Einzelunternehmer schuldet die Abführungen des Unternehmens unmittelbar. Aktuelle und frühere Komplementäre können für GST/HST der Personengesellschaft haften, die fällig wurde, solange sie Gesellschafter waren. Wer bei der Auflösung Gesellschafter war, kann für danach fällige Beträge haften. Schulden aus der Zeit vor dem Beitritt können nach Excise Tax Act Abschnitt 272.1(5) ebenfalls das Vermögen der Personengesellschaft erfassen. Direktoren einer Kapitalgesellschaft können für nicht abgeführte Einkommensteuerabzüge, CPP-Beiträge, EI-Prämien und Netto-GST/HST haften, und zwar nach Income Tax Act Abschnitt 227.1, Canada Pension Plan Abschnitt 21.1, Employment Insurance Act Abschnitt 83 und Excise Tax Act Abschnitt 323, vorbehaltlich der gesetzlichen Voraussetzungen für Einziehung und Sorgfalt. Die CRA muss Direktoren für GST/HST innerhalb von zwei Jahre nach ihrem Ausscheiden in Anspruch nehmen, und Verfahren zur Einziehung der Lohnabzüge müssen innerhalb dieser Frist beginnen.

Sollte die Eröffnungsbilanz einer Kapitalgesellschaft mit dem Abschluss des Vorjahres übereinstimmen?

Beginnen Sie das laufende Hauptbuch der Kapitalgesellschaft normalerweise mit den endgültigen Schlusssalden des Vorjahres und erklären Sie jeden Unterschied. Ein geänderter Eröffnungssaldo kann die aktuelle Bilanz, die Gesellschafterkonten und die Finanzangaben in der T2 beeinflussen.

Vergleichen Sie die Eröffnungssalden für Bank, Karte, Forderungen, Verbindlichkeiten, Darlehen, GST/HST, Lohnabrechnung und Eigenkapital mit der endgültigen Summen- und Saldenliste und den Finanzabschlüssen des Vorjahres. Vergleichen Sie auch die eingereichten Angaben zu den Finanzabschlüssen der T2 des Vorjahres mit diesen Abschlüssen. Prüfen Sie, ob der frühere Ersteller der Steuererklärung Anpassungen zum Jahresende gebucht hat, nachdem die Kopie des Buchhalters erstellt wurde. Führen Sie jeden Unterschied auf eine Anpassung, eine korrigierte Zahl des Vorjahres oder eine fehlende Transaktion zurück und bewahren Sie die Erklärung bei den Büchern auf. Der GIFI-Leitfaden der CRA nutzt Angaben aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung für die T2. Zur Arbeit an Abschluss und GIFI selbst lesen Sie Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft.

Woran erkenne ich, dass die Bücher für den Ersteller der Steuererklärung bereit sind?

Ist die Erklärung bald fällig, senden Sie dem Ersteller jetzt den letzten geprüften Monat, die verfügbaren Unterlagen und die Liste offener Punkte. Die Bücher können die Zahlen für die Erklärung liefern, wenn der gesamte Zeitraum erfasst ist und wesentliche Salden abgestimmt oder mit Belegen erklärt sind. Legen Sie dem Ersteller verbleibende Fragen vor, bevor diese Zahlen verwendet werden.

Für eine T1 einer selbstständigen Person ist die Steuer in der Regel am 30. April fällig und die Erklärung am 15. Juni des Folgejahres. Eine Kapitalgesellschaft zahlt in der Regel innerhalb von zwei Monate nach Jahresende (drei Monate für eine qualifizierte CCPC) und reicht ihre T2 innerhalb von sechs Monate ein. Ist eine T5013 erforderlich, ist sie 31. März nach dem Jahr fällig, wenn alle Gesellschafter Privatpersonen sind, fünf Monate nach Jahresende, wenn alle Gesellschafter Kapitalgesellschaften sind, oder zum früheren Datum bei gemischten Gesellschaftern. Eine verspätete T1 oder T2 mit unbezahlter Steuer kostet in der Regel 5 % plus 1 % je vollem Monat, bis zu 12 Monate. Eine verspätete T5013 kostet $25 pro Tag, von $100 bis $2.500 (CRA: Leitfaden zur T5013). Hat die CRA eine verspätete T1 oder T2 angefordert und galt in einem der vorangegangenen 3 Steuerjahre ein Verspätungszuschlag, beträgt der Wiederholungszuschlag 10 % plus 2 % je vollem Monat, bis zu 20 Monate (Income Tax Act Abschnitt 162).

• Stimmen Sie jeden Bank- und Kartensaldo mit dem letzten Kontoauszug ab und listen Sie nicht eingelöste Posten auf.
• Ordnen Sie Kundenzahlungen und Lieferantenzahlungen offenen Rechnungen und Verbindlichkeiten zu und prüfen Sie alte unbezahlte Posten.
• Prüfen Sie Umsatz- und Ausgabenkategorien, Erstattungen, Anschaffungen von Anlagegütern, gegebenenfalls den Warenbestand und gemischt genutzte Kosten.
• Ordnen Sie Einlagen und Entnahmen der Eigentümer und Geschäfte der Kapitalgesellschaft mit ihren Eigentümern den Belegen zu.
• Vergleichen Sie GST/HST- und Lohnsalden mit eingereichten Erklärungen, Bescheinigungen, Abführungen und Buchungen im CRA-Konto.
• Stimmen Sie bei einer Kapitalgesellschaft die Eröffnungssalden mit dem endgültigen Abschluss des Vorjahres ab und erklären Sie Anpassungen.
• Senden Sie eine Aufstellung von Einnahmen und Ausgaben für den gesamten Zeitraum, Transaktionsdetails, Abstimmungen, gegebenenfalls Listen offener Rechnungen und Verbindlichkeiten, Quellunterlagen und eine Liste offener Punkte. Fügen Sie eine Summen- und Saldenliste und eine Bilanz bei, wenn das Unternehmen sie führt. Der Ersteller der T2 einer Kapitalgesellschaft braucht außerdem deren Angaben aus Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz.

Die CRA verlangt nicht, dass Sie Quellunterlagen mit der Einkommensteuererklärung einsenden, verlangt aber in der Regel, dass Sie sie sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres aufbewahren, auf das sie sich beziehen (CRA: Aufbewahrung von Unterlagen). Ein Ersteller kann sie trotzdem brauchen, um unsichere Beträge vor der Einreichung zu klären.

Beispiel

Beträge in kanadischen Dollar zur Veranschaulichung. Die Unterlagen einer Kapitalgesellschaft in Kanada enden nach August. Ihr letzter geprüfter Banksaldo beträgt C$10.000. Der Kontoauszug für September zeigt einen Kundeneingang von C$5.000, eine Überweisung des Eigentümers von C$2.000 und eine Lieferantenzahlung von C$1.000. Der Buchhalter hat außerdem eine Verkaufsrechnung über C$5.000, die der Kunde im September bezahlt hat.

Erfassen Sie die Rechnung über C$5.000 einmal in dem Zeitraum, in dem sie erzielt wurde, und ordnen Sie ihr den Eingang zu. Die Zahlung ist kein zweiter Verkauf. Halten Sie die Überweisung des Eigentümers über C$2.000 bis zur Prüfung auf einem Konto für Eigentümergeschäfte und nicht im Umsatz. Ordnen Sie die Zahlung über C$1.000 der Lieferantenrechnung zu. Rechnung und Zahlung sind keine zwei Ausgaben. Der Banksaldo beträgt vor nicht eingelösten Posten C$16.000 (C$10.000 + C$5.000 + C$2.000 − C$1.000). Prüfen Sie dann GST/HST und die Salden des Eigentümers anhand der eingereichten Unterlagen und geben Sie dem Ersteller der Steuererklärung offene Punkte weiter.

Anders in Ihrem Fall?

Der nächste Schritt ändert sich, wenn Erklärungen nicht eingereicht sind, Fristen nahen oder Unterlagen sich nicht belegen lassen.

• Mehrere T2-, GST/HST- oder Lohnerklärungen einer Kapitalgesellschaft wurden nie eingereicht: Lesen Sie Nicht eingereichte Erklärungen einer Kapitalgesellschaft nachholen.
• Erklärungen von Privatpersonen oder Einzelunternehmern sind nicht eingereicht: Lesen Sie Nicht eingereichte Steuererklärungen nachholen.
• Eine Frist für Einreichung oder Zahlung einer Kapitalgesellschaft naht: Lesen Sie Die Steuererklärung Ihrer Kapitalgesellschaft einreichen.
• Eine Frist für Erklärung oder Zahlung eines Einzelunternehmers naht: Lesen Sie Wann Sie einen Buchhaltungsexperten für Steuern brauchen.
• Ihre GST/HST-Einreichungen oder -Gutschriften müssen korrigiert werden: Lesen Sie GST/HST und Input Tax Credits einreichen.
• Sie wechseln den Buchhaltungsexperten oder können die alten Unterlagen nicht abrufen: Lesen Sie Buchhaltungsexperten wechseln.
• Québec ist betroffen: Sammeln Sie QST- und Lohnunterlagen der Provinz sowie die Zahlen für TP-80 für Einzelunternehmer und Gesellschafter, TP-600 und RL-15 für Personengesellschaften, wo erforderlich, oder CO-17 für Kapitalgesellschaften mit Betriebsstätte in Québec. Stimmen Sie auch die Erklärungen und Kontoauszüge der Provinz ab. Für eine Wahl der Quick Method, die Revenu Québec verwaltet, prüfen Sie Form FP-2074-V.
• Eine Kapitalgesellschaft in Alberta ist betroffen: Ihr Ersteller braucht auch Zahlen für die gesonderte AT1-Erklärung, die innerhalb von sechs Monate nach Jahresende fällig ist.
• Quellunterlagen, Geschäfte der Eigentümer oder Eröffnungssalden bleiben unsicher: Bringen Sie die Liste offener Punkte und die verfügbaren Unterlagen zur Hilfe bei der Buchhaltung, bevor Sie sich auf die neu aufgebauten Zahlen verlassen.