GST/HST phải trả không khớp CRA: hoàn thuế, bù trừ, tiền lãi

Vì sao GST/HST phải trả của tôi không khớp với số liệu của CRA?

Các tài khoản GST/HST của bạn gộp lại phải bằng số thuế ròng của mọi kỳ đã kết thúc, dù đã nộp tờ khai hay chưa, sau khi điều chỉnh theo mọi khoản thanh toán, khoản nộp tạm tính và khoản hoàn thuế đã ghi. Nếu bạn dùng các tài khoản đã thu, đã trả và phải trả riêng, thuế ròng của kỳ chưa nộp tờ khai vẫn nằm ở tài khoản đã thu và đã trả cho đến khi tờ khai được ghi, rồi chuyển một lần sang GST/HST phải trả (thuế bán hàng phải trả). Tài khoản của CRA chỉ hiển thị các tờ khai đã được xử lý và các khoản thanh toán đã nhận. Tài khoản đó còn có các khoản không đi qua ngân hàng của bạn: khoản hoàn CRA đã dùng để trả khoản nợ khác, khoản hoàn CRA đang giữ (hiển thị ở trang giao dịch, không nằm trong số dư), cùng tiền lãi và tiền phạt.

Chỉ sao kê ngân hàng không thể chứng minh số dư phải trả, vì nhiều dòng trong số đó không bao giờ xuất hiện trên sao kê. Hãy đối chiếu với tài khoản của CRA, từng kỳ một.

GST/HST được hoàn (refundable) là số tiền CRA nợ bạn, nên là tài sản. GST/HST phải trả (payable) là số tiền bạn nợ, nên là khoản nợ phải trả. Nếu bạn chỉ dùng một tài khoản GST/HST, số dư bên nợ chính là khoản hoàn: hãy dùng tài khoản đó ở mọi chỗ trang này nói đến tài khoản được hoàn.

Trường hợp đơn giản là khi một khoản mục giải thích được chênh lệch. Trường hợp không đơn giản là khi nhiều kỳ không khớp, một khoản hoàn bị giữ hoặc bị bù trừ ở nơi khác, thiếu tờ khai, hoặc CRA đã ấn định lại một tờ khai. Nếu các bước dưới đây vẫn để lại nhiều hơn một chênh lệch mà bạn không giải thích được, hãy nhờ chuyên gia kiểm tra các kỳ đó.

Cần chuẩn bị: số dư và giao dịch của CRA theo từng kỳ tại ngày bạn đối chiếu, từng tờ khai đã nộp, thông báo từ CRA, xác nhận thanh toán và sao kê ngân hàng. Phần cuối liệt kê đầy đủ các mục này.

Tại Québec, Revenu Québec nhìn chung quản lý GST/HST (RC4022), nên các bước của CRA ở đây thường không áp dụng. Hãy xác nhận cơ quan nào giữ tài khoản của bạn.

Tôi xem số dư của CRA ở đâu, và so sánh với gì?

Đăng nhập My Business Account (người đại diện được ủy quyền dùng Represent a Client), chọn GST/HST và số RT của doanh nghiệp, rồi chọn View and pay account balance (CRA: sau khi bạn nộp tờ khai; CRA: nộp hoặc thanh toán). Hãy so sánh, từng kỳ một, với tài khoản phải trả tại cùng ngày. Nếu bạn không xem được tài khoản, hãy hỏi người nộp tờ khai cho bạn về số dư và các giao dịch.

1. Đọc số dư theo từng kỳ. Tài khoản hiển thị số dư tạm thời từ các khoản thanh toán và khoản ghi có đã nhận cho kỳ chưa được ấn định thuế, và số dư nợ hoặc có kèm tiền lãi dồn tích cho kỳ đã được ấn định. Cuối kỳ không có khoản thanh toán hay ghi có nào và chưa có tờ khai nào được xử lý thì không hiển thị số dư (CRA: câu hỏi thường gặp về số dư tài khoản). Danh sách Returns trong phần tổng quan tài khoản cho thấy các tờ khai dự kiến và đã nộp (CRA: sau khi bạn nộp tờ khai).
2. Mở các giao dịch. Chọn cuối kỳ, số dư hoặc tổng số để xem các giao dịch tạo nên số đó. Các khoản ghi có bị giữ, chưa được áp dụng và đang bị tranh chấp không xuất hiện ở trang số dư nhưng có ở trang giao dịch (CRA: câu hỏi thường gặp về số dư tài khoản).
3. Cộng tiền lãi đến một ngày. Tiền lãi được cập nhật hằng ngày trên tài khoản. Calculate future balance cho biết số dư kèm tiền lãi đến ngày bạn chọn (CRA: câu hỏi thường gặp về số dư tài khoản).
4. Xếp tài khoản phải trả cho khớp. Liệt kê tờ khai, các khoản thanh toán và khoản hoàn của cùng kỳ từ sổ cái của bạn bên cạnh các giao dịch của CRA.

Người khai hằng năm có nộp thuế tạm tính cũng nhận một bản sao kê các khoản thanh toán tạm thời mỗi năm một lần. Bản sao kê xác nhận các khoản thanh toán đã nhận, cho thấy số dư có và các khoản chuyển của khoản nộp tạm tính, và cho thấy CRA đã áp dụng các khoản ghi có vào các lần ấn định thuế như thế nào (RC4022).

Thời điểm rất quan trọng vào cuối năm. CRA yêu cầu bạn chờ 3 ngày làm việc đối với khoản thanh toán trực tuyến, và 10 ngày làm việc cộng thời gian gửi thư đối với séc, trước khi kiểm tra khoản thanh toán đã vào đâu (CRA: xác nhận một khoản thanh toán). Khoản thanh toán thực hiện trong những ngày cuối năm có thể đã nằm trong sổ sách nhưng chưa vào tài khoản của CRA. Hãy so sánh từng kỳ, không chỉ tổng số: một khoản thanh toán áp dụng sai kỳ có thể khiến tổng số trông đúng trong khi cả hai kỳ đều sai.

Tôi ghi khoản hoàn HST hoặc GST từ CRA như thế nào?

Hãy ghi khoản hoàn khi nộp tờ khai, rồi xóa khi tiền về. Tờ khai có số dư âm ở line 113C xin hoàn thuế ở line 114 (CRA: hướng dẫn tờ khai).

Dòng đầu tiên chỉ phù hợp với thuế ròng âm. Nếu các khoản nộp tạm tính vượt thuế ròng dương, trước hết hãy ghi thuế ròng là khoản còn nợ (xem phần về khoản nộp tạm tính). Số dư bên nợ còn lại trong GST/HST phải trả là khoản hoàn; nếu muốn dùng tài khoản được hoàn riêng, hãy ghi nợ tài khoản được hoàn và ghi có tài khoản phải trả cho số tiền đó.

CRA cho biết thông thường họ phát hành khoản hoàn trong vòng 4 tuần sau khi nhận tờ khai, và tờ khai thiếu thông tin hoặc điền sai có thể làm chậm việc này (CRA: sau khi bạn nộp tờ khai). Cách thiết lập các tài khoản đã thu, đã trả và được hoàn nằm trong GST/HST trong sổ sách của bạn.

Nếu khoản tiền vào tài khoản khác với số dư được hoàn, các lý do thường gặp là:

• Khoản tiền nhỏ hơn: CRA đã bù trừ một phần khoản hoàn vào khoản nợ khác, hoặc đã ấn định lại tờ khai.
• Khoản tiền lớn hơn: CRA đã cộng thêm tiền lãi. Phần tiếp theo nói về việc này.
• Không có khoản tiền nào: CRA giữ khoản hoàn hoặc bù trừ toàn bộ vào chỗ khác. Khoản hoàn từ $2 trở xuống cũng không được chi trả: CRA áp dụng nó vào bất kỳ khoản nợ hiện có nào (CRA: hướng dẫn tờ khai).

Hãy đối chiếu khoản tiền nhận được với khoản hoàn xin ở line 114, rồi với các giao dịch của CRA cho kỳ đó.

Tôi ghi khoản hoàn HST hoặc GST mà CRA đã bù trừ vào số tiền còn nợ như thế nào?

Ghi nợ khoản nợ mà CRA đã thanh toán và ghi có GST/HST được hoàn. Không đụng đến ngân hàng, vì không có tiền nào di chuyển.

CRA cho biết khi người đăng ký thiếu tờ khai hoặc có khoản chưa trả theo các đạo luật khác mà CRA quản lý, kể cả Income Tax Act và Excise Tax Act, CRA có thể giữ khoản hoàn. CRA cũng cho biết có thể dùng khoản hoàn hoặc khoản giảm thuế để trả số tiền còn nợ (CRA: sau khi bạn nộp tờ khai).

Thuế thu nhập cá nhân không phải chi phí kinh doanh, nên với chủ doanh nghiệp một chủ, khoản này ghi vào khoản rút tiền của chủ sở hữu. Hãy lấy phần chia giữa thuế và tiền lãi từ các giao dịch của CRA, không lấy từ tổng khoản hoàn.

Sau đó kiểm tra cả hai phía. Số tiền phải hiển thị là khoản ghi có trong tài khoản đã được trả, và số dư của tài khoản kia phải giảm cùng số tiền. Nếu không, CRA đã áp dụng vào một kỳ hoặc tài khoản khác.

Vì sao CRA giữ khoản hoàn của tôi, và làm sao để được giải phóng?

CRA giữ khoản hoàn khi thiếu một tờ khai bắt buộc, có khoản chưa trả, hoặc thông tin đăng ký chưa đầy đủ hay sai. Luật yêu cầu CRA chi trả khoản hoàn với mọi sự khẩn trương hợp lý sau khi nộp tờ khai, nhưng không phải khi còn thiếu tờ khai bắt buộc (s. 229(1) và (2); s. 230(1) và (2) đối với khoản nộp tạm tính vượt thuế ròng). Cách để được giải phóng là xử lý nguyên nhân; không có ngày nào được bảo đảm.

Với chủ doanh nghiệp một chủ hoặc thành viên hợp danh, CRA cũng giữ khoản hoàn thuế thu nhập cá nhân khi doanh nghiệp còn thiếu tờ khai hoặc có khoản chưa trả (CRA: sau khi bạn nộp tờ khai).

Để tìm nguyên nhân, hãy xem danh sách Returns trong phần tổng quan tài khoản, rồi các giao dịch của kỳ đó. Các khoản ghi có bị giữ hiển thị ở trang giao dịch.

Trong sổ sách, hãy để khoản hoàn bị giữ trong GST/HST được hoàn, kèm ghi chú nêu lý do. Đây không phải tiền mặt chỉ đến trễ: CRA có thể dùng nó để trả các khoản còn nợ sau khi các tờ khai được nộp. Về tờ khai còn thiếu, xem tờ khai chưa nộp và thuế bị ấn định theo ước tính. Về số dư bạn chưa thể trả ngay, xem thỏa thuận thanh toán cho khoản nợ doanh nghiệp.

Tôi ghi các khoản nộp tạm tính GST/HST như thế nào nếu khai mỗi năm một lần?

Ghi mỗi khoản nộp tạm tính bên nợ của GST/HST phải trả, không ghi vào chi phí. Khoản nộp tạm tính là khoản thanh toán cho thuế ròng của năm, nên nó tạo ra số dư bên nợ cho đến khi tờ khai hằng năm được nộp.

Người khai hằng năm có thuế ròng của năm tài chính trước từ $3.000 trở lên có thể phải nộp thuế tạm tính hằng quý (CRA: bạn có phải nộp thuế tạm tính không). Mỗi khoản đến hạn trong vòng một tháng sau khi kết thúc một quý tài chính (Excise Tax Act, s. 237). Với năm kết thúc ngày 31 tháng 12, đó là ngày 30 tháng 4, ngày 31 tháng 7, ngày 31 tháng 10 và ngày 31 tháng 1 (RC4022), nên khoản nộp ngày 31 tháng 1 rơi sau cuối năm và chỉ có ba khoản được nộp chậm nhất vào ngày 31 tháng 12. Khoản thanh toán thường bằng một phần tư thuế ròng của năm trước, hoặc của ước tính thuế ròng năm hiện tại nếu bạn dự kiến thấp hơn (CRA: tính các khoản nộp tạm tính). Luật dùng số nhỏ hơn trong hai số đó làm cơ sở, và cơ sở dưới $3.000 được coi là bằng không (s. 237(2) và (3)). Năm trước ngắn hơn 12 tháng, như năm đầu tiên, trước hết được quy đổi theo năm (thuế ròng chia cho số ngày đã đăng ký, nhân 365) (CRA: tính các khoản nộp tạm tính).

Trên tờ khai hằng năm, line 110 ghi các khoản nộp tạm tính đã trả trong năm. Chủ doanh nghiệp một chủ có thu nhập kinh doanh và năm kết thúc ngày 31 tháng 12 nộp thuế ròng chậm nhất vào ngày 30 tháng 4 nhưng nộp tờ khai chậm nhất vào ngày 15 tháng 6, và cộng khoản thanh toán đó vào line 110 (CRA: hướng dẫn tờ khai; Excise Tax Act, s. 228(2) và s. 238(1)). Các khoản nộp tạm tính vượt thuế ròng tạo ra khoản hoàn ở line 114. Phần thiếu là số tiền còn nợ ở line 115.

Một cái bẫy: khoản nộp tạm tính bị ghi vào chi phí. Chi phí bị phóng đại và khoản phải trả trông quá cao. Hãy ghi lại vào GST/HST phải trả. Tiền lãi của khoản nộp tạm tính trễ hoặc thiếu nằm ở phần tiếp theo; đừng đưa vào khoản phải trả.

Với đa số người khai hằng năm, tờ khai và khoản thanh toán cuối cùng đến hạn 3 tháng sau ngày kết thúc năm tài chính (CRA: thời hạn). Vì vậy thuế ròng của năm là khoản nợ phải trả vào ngày 31 tháng 12 dù được trả muộn hơn, và tài khoản của CRA không hiển thị khoản nào cho đến khi tờ khai được nộp. Ngày nộp nằm trong nộp GST/HST và xin tín thuế đầu vào.

Tôi ghi tiền lãi CRA trả cho tôi hoặc tính của tôi như thế nào?

Hãy để cả hai ngoài khoản phải trả. Tiền lãi nhận được là thu nhập khác. Tiền lãi bị tính ghi vào các dòng riêng, tách khỏi chi phí lãi vay thông thường, để số dư của CRA bằng GST/HST phải trả cộng các dòng đó.

Khoản hoàn được trả trong vòng 30 ngày kể từ ngày muộn hơn thì không có tiền lãi theo quy tắc đó. Khoản hoàn của công ty có lãi suất thấp hơn khoản hoàn của người đăng ký không phải công ty (CRA: lãi suất quy định; RC4022).

Vì số dư của CRA gồm tiền lãi đến ngày hiển thị, hãy ghi tiền lãi dồn tích vào mỗi cuối năm từ các giao dịch của tài khoản. Tiền phạt nằm trong cùng số dư. Bộ trưởng có thể miễn hoặc hủy tiền lãi theo s. 280, và một số loại tiền phạt, theo sáng kiến riêng hoặc theo đơn, trong vòng 10 năm theo lịch sau khi kết thúc kỳ báo cáo (s. 281.1). Khi đó số dư của CRA giảm mà không có khoản thanh toán nào: hãy đảo ngược bút toán đó. Các bút toán cho tiền lãi và tiền phạt bị tính, và việc khoản nào được khấu trừ hay không, nằm trong ghi sổ các khoản ấn định lại và tiền phạt của CRA. Tiền phạt nộp trễ nằm trong tiền phạt nộp trễ tờ khai GST/HST.

Khoản phải trả của tôi vẫn còn số dư sau khi tôi đã nộp tờ khai và trả tiền: thường do nguyên nhân nào?

Các nguyên nhân thường gặp là khoản thanh toán bị ghi vào kỳ hoặc tài khoản khác, khoản thanh toán còn đang chuyển, khoản hoàn hoặc bù trừ chưa được ghi sổ, tiền lãi hoặc tiền phạt, hoặc tờ khai đã nộp khác với sổ sách.

Để tìm phần chênh lệch còn lại, hãy xử lý lần lượt các kỳ, từ kỳ cũ nhất:

1. Đánh dấu từng giao dịch của CRA có bút toán sổ cái tương ứng với cùng số tiền và cùng kỳ.
2. Phần chỉ còn ở phía CRA thường là khoản bù trừ, tiền lãi, tiền phạt, khoản ấn định lại hoặc khoản thanh toán chưa có trong sổ sách.
3. Phần chỉ còn ở phía sổ sách thường là khoản thanh toán đang chuyển, tờ khai chưa nộp, hoặc khoản nộp tạm tính hay khoản hoàn bị ghi vào tài khoản khác.
4. Hai phần chênh lệch có số tiền bằng nhau và ngược dấu ở hai kỳ khác nhau thường là một khoản thanh toán bị ghi sai.

Phần vẫn chưa khớp sau đó là phần cần mang đến chuyên gia.

Khi sổ sách và tờ khai đã nộp khác nhau, tôi sửa bên nào?

Bên nào không khớp với chứng từ thì bên đó cần sửa. Nếu tờ khai khớp với hóa đơn, biên lai và giấy báo có, thường sổ sách cần sửa. Nếu tờ khai sai, thường tờ khai được sửa trước và sổ sách theo sau.

Nếu chính tờ khai sai, CRA nói không nên nộp tờ khai mới (CRA: sau khi bạn nộp tờ khai). Việc chọn giữa điều chỉnh tờ khai đã nộp, điều chỉnh và sửa ở tờ khai kế tiếp nằm trong sửa tờ khai GST/HST đã nộp.

Đừng xóa chênh lệch bằng bút toán vào tài khoản "điều chỉnh". Cách đó che mất bên nào sai, và cùng khoản chênh lệch sẽ quay lại ở kỳ sau. Về doanh thu line 101 so với báo cáo kết quả kinh doanh, xem khi tờ khai không khớp với sổ sách.

Tôi cần mang gì đến khâu đóng sổ cuối năm?

Hãy mang góc nhìn của CRA về tài khoản vào cuối năm, các tờ khai và chứng từ của mọi khoản thanh toán.

• Số dư và giao dịch GST/HST của CRA theo từng kỳ vào cuối năm, kể cả các khoản ghi có bị giữ.
• Mỗi tờ khai đã nộp trong năm, với thuế ròng (line 109), khoản nộp tạm tính và khoản thanh toán (line 110), và khoản hoàn (line 114) hoặc số tiền còn nợ (line 115).
• Danh sách mọi kỳ chưa nộp tờ khai.
• Thông báo ấn định hoặc ấn định lại thuế, và mọi thông báo về việc khoản hoàn bị giữ hoặc bị bù trừ.
• Xác nhận thanh toán và sao kê ngân hàng bao gồm mọi khoản thanh toán, khoản nộp tạm tính và khoản tiền nhận được.
• Bản sao kê hằng năm về các khoản thanh toán tạm thời, nếu bạn nộp thuế tạm tính.
• Tiền lãi và tiền phạt trên tài khoản vào cuối năm.
• Số dư thuế lương và thuế thu nhập, nếu khoản hoàn đã bị bù trừ vào một trong hai.

Vào cuối năm, hãy tính đến các khoản thanh toán đang chuyển và mọi kỳ chưa nộp tờ khai. Thuế ròng của kỳ đó nằm ở tài khoản đã thu và đã trả (với người khai hằng năm, là thuế ròng của cả năm, trừ các khoản nộp tạm tính đã có trong tài khoản phải trả). Khi đó khoản phải trả phải khớp với số dư thuế của CRA, và các dòng tiền lãi, tiền phạt phải khớp với phần còn lại của số dư. Mọi khoản không giải thích được chuyển cho người lập T2 hoặc T2125 trước khi báo cáo tài chính được chốt. Danh sách việc cần làm của công ty nằm trong đóng sổ cuối năm của công ty.

Ví dụ

Mọi số liệu đều bằng đô la Canada và chỉ mang tính minh họa.

Khoản hoàn bị bù trừ vào khoản khấu trừ tiền lương quá hạn

Sổ sách của một công ty ở Ontario cho thấy khoản hoàn HST C$4.200 còn được nhận. CRA bù trừ khoản này vào C$4.200 thuế thu nhập quá hạn đã khấu trừ từ tiền lương nhân viên, nên không có tiền nào về tài khoản. Bút toán ghi nợ khoản khấu trừ tiền lương phải trả C$4.200 và ghi có HST được hoàn C$4.200. Ngân hàng không bị đụng đến. Cả hai số dư đều giảm C$4.200, và một bước đối chiếu chỉ dựa vào ngân hàng sẽ không bao giờ tìm ra khoản này.

Khoản nộp tạm tính bị ghi vào chi phí

Một chủ doanh nghiệp một chủ ở Alberta có năm kết thúc ngày 31 tháng 12 khai GST mỗi năm một lần và nộp bốn khoản thuế tạm tính hằng quý C$1.000 cho năm, mỗi khoản đều bị ghi vào tài khoản chi phí. Khoản thứ tư được trả ngày 31 tháng 1, sau cuối năm. Tờ khai cho thấy GST ròng C$3.600. Ghi lại C$4.000 từ chi phí sang GST phải trả thì khoản phải trả có số dư có C$3.600 (thuế ròng) và số dư nợ C$4.000 (khoản nộp tạm tính): số dư bên nợ C$400, là khoản hoàn ở line 114. Đến ngày 31 tháng 12 mới trả C$3.000, nên thuế ròng trừ các khoản nộp tạm tính còn nợ C$600 cho đến khi khoản nộp tháng 1 biến nó thành khoản hoàn C$400. Chi phí kinh doanh giảm C$3.000 trong năm và C$1.000 trong năm sau.

Khoản hoàn đến kèm tiền lãi

Một khoản hoàn C$2.000 về tài khoản thành C$2.038. C$38 là tiền lãi từ CRA. Bút toán ghi nợ ngân hàng C$2.038, ghi có HST được hoàn C$2.000 và ghi có thu nhập khác C$38. Tài khoản được hoàn về không, và khoản phải trả không bị tiền lãi ảnh hưởng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các số dư chênh nhau nhiều hơn một khoản bạn giải thích được, một khoản hoàn bị giữ hoặc bị bù trừ ở nơi khác, hoặc nhiều kỳ không khớp: chênh lệch có thể nằm ở kỳ khác với kỳ bạn đang kiểm tra, và cách sửa có thể là sửa sổ sách, tờ khai hoặc cả hai trước cuối năm. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán, hoặc xem bắt kịp sổ sách quá hạn nếu sổ sách đã trễ nhiều tháng.
• Chính tờ khai sai: hãy xem sửa tờ khai GST/HST đã nộp.
• Thiếu tờ khai hoặc CRA đã ước tính một khoản: hãy xem tờ khai chưa nộp và thuế bị ấn định theo ước tính.
• CRA đã ấn định lại thuế hoặc tính tiền phạt của bạn: hãy xem ghi sổ các khoản ấn định lại và tiền phạt của CRA.
• Bạn không thể trả số dư: hãy xem thỏa thuận thanh toán cho khoản nợ doanh nghiệp. Khoản nợ có thể vượt ra ngoài doanh nghiệp: mỗi thành viên hợp danh chung chịu trách nhiệm chung và riêng đối với GST/HST của hợp danh (s. 272.1(5)), và các giám đốc của công ty không nộp thuế ròng có thể bị ấn định thuế cá nhân, tùy theo điều kiện thu nợ và lập luận bào chữa về sự cẩn trọng hợp lý (due diligence), trong vòng hai năm sau khi họ thôi làm giám đốc lần cuối (s. 323).
• Năm tài chính của công ty bạn sắp đóng sổ: hãy xem đóng sổ cuối năm của công ty.
• Doanh nghiệp của bạn đặt tại Québec: Revenu Québec nhìn chung quản lý GST/HST ở đó, nên các bước của CRA trong trang này thường không áp dụng. Hãy xác nhận cơ quan nào giữ tài khoản.