S-Corporation-Gehalt: Höhe und Korrektur früherer Jahre

Muss ich mir von meiner S Corporation ein Gehalt zahlen?

Ein Gesellschafter einer S Corporation, der als Officer der Gesellschaft arbeitet und dafür eine Zahlung erhält oder beanspruchen kann, ist in der Regel Arbeitnehmer. Die Gesellschaft muss die angemessene Vergütung für diese Leistungen als Lohn behandeln, bevor sie diesem Gesellschafter Ausschüttungen ohne Lohncharakter zahlt (IRS: Vergütung der Gesellschafter; IRS: Officers einer Gesellschaft).

Beurteilen Sie die Arbeit jedes Gesellschafters einzeln. Ein Gesellschafter, der keine Leistungen erbringt, braucht kein Gehalt, nur weil ein anderer Gesellschafter arbeitet oder die Gesellschaft ausschüttet (IRS: Officers einer Gesellschaft).

Die enge Ausnahme gilt für einen Officer, der keine oder nur geringfügige Leistungen erbringt und weder direkt noch indirekt eine Zahlung erhält oder beanspruchen kann (IRS: Paying yourself). Ein Titel, eine Beteiligung oder die Behauptung, die Arbeit sei unentgeltlich, entscheidet die Frage nicht, wenn der Eigentümer tatsächlich arbeitet und Geld entnimmt.

Prüfen Sie Barausschüttungen, Sachwerte, von der Gesellschaft bezahlte private Rechnungen und als Darlehen bezeichnete Beträge. Der IRS warnt davor, mit solchen Bezeichnungen Löhne zu ersetzen. Ein echtes Gesellschafterdarlehen braucht übliche Darlehensbedingungen, einschließlich Rückzahlung und Zinsen (IRS: Merkblatt zur Vergütung; IRS: Paying yourself). Nach Angaben des IRS übersteigt eine angemessene Vergütung nicht das, was der Gesellschafter direkt oder indirekt erhält. Diese Obergrenze erlaubt aber nicht, jede Zahlung als Ausschüttung einzuordnen (IRS: Vergütung der Gesellschafter).

Was hält der IRS für ein angemessenes Gehalt?

Ein angemessenes Gehalt spiegelt die Arbeit wider, die der Gesellschafter tatsächlich leistet, und was vergleichbare Arbeit kosten würde. Der IRS prüft zuerst, woher die Einnahmen der Gesellschaft stammen: aus den Leistungen des Eigentümers, aus den Leistungen anderer Arbeitnehmer oder aus Kapital und Ausstattung (IRS: Vergütung der Gesellschafter).

Der IRS nennt diese Faktoren und sagt, dass Gerichte strittige Beträge nach den Fakten des Einzelfalls entscheiden. Leitungsarbeit zählt auch dann, wenn der Eigentümer keinem Kunden direkt Leistungen in Rechnung stellt (IRS: Vergütung der Gesellschafter). Listen Sie die Aufgaben und Stunden des Eigentümers auf, ermitteln Sie die örtliche Vergütung für vergleichbare Arbeit und passen Sie sie an Erfahrung und Verantwortung an. Prüfen Sie dann, ob der Eigentümer, andere Arbeitnehmer oder die Ausstattung die Einnahmen erzeugen. Halten Sie den Vergleich fest und begründen Sie, warum das gewählte Gehalt abweicht. Überprüfen Sie es, wenn sich die Arbeit ändert.

Gibt es eine 60/40-Regel für Gehalt und Ausschüttung?

Nein. Der IRS legt weder eine Aufteilung von 60/40 noch einen festen Gewinnanteil oder ein Standardgehalt fest. Ein angemessenes Gehalt hängt von der Arbeit des Eigentümers und den Fakten des Unternehmens ab. Das Gesetz (Internal Revenue Code) und die Verordnungen enthalten keine bestimmte Formel (IRS: Merkblatt zur Vergütung).

Ein Prozentsatz vom Gewinn kann eine Rechengröße für die Planung sein, ersetzt aber keinen Vergleich mit Gehältern. Eine feste Aufteilung kann einen Eigentümer überbezahlen, dessen Unternehmen vor allem von Arbeitnehmern und Ausstattung lebt, oder einen Eigentümer unterbezahlen, der fast die gesamte Arbeit selbst erledigt. Ob der Status als S Corporation sinnvoll ist oder wie Löhne den Abzug für qualifiziertes Betriebseinkommen beeinflussen, klärt Sollten Sie die Besteuerung als S Corporation wählen?.

Kann ich in einem gewinnschwachen oder ersten Jahr wenig oder kein Gehalt nehmen?

Ein gewinnschwaches Jahr schafft keine Ausnahme vom Gehalt. Erhält ein mitarbeitender Gesellschafter Geld oder Sachwerte, muss die Gesellschaft feststellen, welcher Teil eine angemessene Vergütung für Leistungen ist, auch im ersten Jahr (IRS: Merkblatt zur Vergütung).

Ein bundesweiter Mindestbetrag für jede S Corporation existiert nicht. Löhne lassen sich möglicherweise nicht begründen, wenn ein Officer nicht mehr als geringfügige Leistungen erbringt und keine Zahlung erhält oder beanspruchen kann. Leistet der Eigentümer wesentliche Arbeit, die Gesellschaft zahlt aber nichts, dokumentieren Sie, dass kein Geld gezahlt wurde, und jeden Zahlungsanspruch. Ob Löhne fällig waren, hängt von diesen Fakten ab (IRS: Officers einer Gesellschaft; IRS: Paying yourself). Eine Überweisung zum Jahresende, die als Ausschüttung bezeichnet wird, ist nicht schon dadurch von der Lohnbehandlung ausgenommen, dass die Gesellschaft einen Verlust ausweist.

Zählen Krankenversicherung oder Altersvorsorgebeiträge als Gehalt?

Qualifizierende Krankenversicherungsprämien des Eigentümers werden in Box 1 von Form W-2 gemeldet, ersetzen aber keine angemessene Vergütung für die Arbeit. Bei einem Gesellschafter mit einer Beteiligung von mehr als 2 % sind von der Gesellschaft gezahlte Prämien in der Regel von den Löhnen für Social Security und Medicare ausgenommen, wenn die Planbedingungen des IRS erfüllt sind (IRS: Vergütung der Gesellschafter und Krankenversicherung). Einzelheiten zu Abzug und Meldung finden Sie unter Krankenversicherung für Eigentümer.

Beiträge der Arbeitnehmer zur Altersvorsorge werden vom W-2-Lohn abgezogen. Beiträge des Arbeitgebers sind eigene Leistungen auf Grundlage der berücksichtigungsfähigen W-2-Vergütung. Für Beiträge zu Altersvorsorgeplänen gelten Ausschüttungen einer S Corporation nicht als Vergütung (IRS: Fragen zu Altersvorsorgeplänen).

Kann ich statt der Lohnabrechnung ein Form 1099 verwenden, und was muss ich einreichen?

Ein Gesellschafter-Officer, der Arbeitnehmer ist, kann die Behandlung als selbstständiger Auftragnehmer nicht durch Ausstellen von Form 1099-NEC wählen. Melden Sie die Vergütung für Leistungen auf Form W-2, mit Einbehalt von US-Bundeseinkommensteuer sowie Social-Security- und Medicare-Steuern, soweit anwendbar (IRS: Paying yourself; IRS: Publication 15).

Prüfen Sie den Lohnsteuereinbehalt und die Anmeldung zur Arbeitslosenversicherung des Bundesstaates, in dem der Eigentümer arbeitet. Regeln und Fristen der Bundesstaaten unterscheiden sich. Arbeitgeber ist die Gesellschaft, nicht der Eigentümer als Einzelunternehmer. Die Gesellschaft kann auch in einem Quartal ohne Löhne Pflichten in der Lohnabrechnung haben, wenn sie weiterhin Form 941 einreichen muss (IRS: Anleitung zu Form 941).

Was passiert, wenn der IRS mein Gehalt für zu niedrig hält?

Der IRS kann Ausschüttungen oder andere Zahlungen insoweit als Löhne behandeln, als sie eine angemessene Vergütung für die Leistungen des Eigentümers sind. Dann können Beschäftigungssteuern für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, korrigierte Lohnmeldungen und Erklärungen sowie mögliche Strafzuschläge und Zinsen anfallen (IRS: Vergütung der Gesellschafter; IRS: Paying yourself).

Wer für nicht abgeführte Arbeitnehmersteuern verantwortlich ist und vorsätzlich gehandelt hat, kann zusätzlich persönlich mit der Trust Fund Recovery Penalty belegt werden. Sie gilt nicht für Steuer, die mit den ermäßigten Sätzen nach Abschnitt 3509 festgesetzt wird (IRS: Trust Fund Recovery Penalty; IRS: Handbuch zu Beschäftigungssteuern).

Für das Steuerjahr dieser Seite beträgt die Social-Security-Steuer 6,2 % je Seite auf erfasste Löhne bis $184.500, und die Medicare-Steuer beträgt 1,45 % je Seite ohne Lohngrenze (IRS: Publication 15). Auch der Einbehalt von US-Bundeseinkommensteuer, eine mögliche zusätzliche Medicare-Steuer, die Arbeitslosensteuer des Bundes und der Bundesstaaten sowie der Einbehalt des Bundesstaates können eine Rolle spielen. Verwenden Sie die Sätze und Lohngrenzen für jedes zu korrigierende Jahr, nicht die Sätze dieser Seite.

Meine Gesellschaft hat nur Ausschüttungen gezahlt. Wie korrigiere ich das?

Beginnen Sie mit Jahr und Zahlungsunterlagen und bestimmen Sie dann einen vertretbaren Lohnbetrag für die geleistete Arbeit. Korrigieren Sie die Lohnunterlagen und die davon betroffenen Einkommensteuererklärungen. Stellen Sie nicht einfach ein W-2 des laufenden Jahres für Zahlungen eines früheren Jahres aus (IRS: Merkblatt zur Vergütung; IRS: Beschäftigungssteuern korrigieren).

Prüfen Sie für jedes betroffene Jahr die Meldungen zu Löhnen, Einbehalt und Arbeitslosenversicherung in den Bundesstaaten, in denen der Eigentümer gearbeitet hat. Die Korrekturregeln der Bundesstaaten unterscheiden sich (IRS: Anleitung zu W-2).

Für zu niedrig gemeldete Steuer muss Form 941-X in der Regel innerhalb von drei Jahren nach Einreichung von Form 941 eingereicht werden. Ein Form 941, das vor dem 15. April des Folgejahres eingereicht wurde, gilt für diese Frist als am 15. April eingereicht (IRS: Anleitung zu Form 941-X).

Stimmen Sie vor den Korrekturen alle Geldüberweisungen, von der Gesellschaft gezahlte private Ausgaben und als Darlehen bezeichnete Beträge ab. Sammeln Sie Kontoauszüge, das Hauptbuch, alte Form 941, W-2, 1120-S, K-1 und 1040 sowie Notizen zu Aufgaben, Stunden, vergleichbaren Gehältern und Lohnkonten der Bundesstaaten. Sind die Unterlagen unvollständig, beginnen Sie mit Überfällige Buchhaltung nachholen. Ist die Wahl der Besteuerung als S Corporation selbst unklar, prüfen Sie Nachträgliche Wahl der Besteuerung als S Corporation, bevor Sie Erklärungen der S Corporation ändern.

Was kann die Korrektur früherer Jahre kosten?

Die Kosten hängen von den umqualifizierten Löhnen, den betroffenen Jahren, den eingereichten und abgeführten Beträgen und dem Bundesstaat ab. Erstellen Sie die Schätzung Jahr für Jahr, statt einen einzigen Prozentsatz auf alle Ausschüttungen anzuwenden (IRS: Publication 15; IRS: Strafzuschlag für nicht erfolgte Abführung).

Um zu niedrig gemeldete Steuer in einem bereits eingereichten Form 941 zu korrigieren, reichen Sie Form 941-X bis zum Fälligkeitstag von Form 941 für das Quartal ein, in dem Sie den Fehler entdeckt haben, und zahlen Sie bei der Einreichung. Tragen Sie das Datum der Entdeckung ein und erklären Sie die Korrektur ausführlich. Das vermeidet in der Regel Zinsen sowie Strafzuschläge für nicht erfolgte Zahlung oder Abführung. Das gilt nicht, wenn die Gesellschaft die Steuer wissentlich zu niedrig gemeldet hat, eine frühere Prüfung das Thema aufgegriffen hat oder sie eine Zahlungsaufforderung oder eine Feststellung nach Abschnitt 7436 erhalten hat (IRS: Anleitung zu Form 941-X).

Zum Erlass von Strafzuschlägen für verspätete Erklärungen siehe Strafzuschläge für verspätete Einreichung und Zahlung.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung, in US-Dollar, kein Gehaltsmaßstab. Ein Eigentümer arbeitet 30 Stunden pro Woche für Kunden. Vergleichbare Vollzeitarbeit in der Region wird mit $72.000 vergütet, daher sind $54.000 ein Ausgangspunkt auf Grundlage von 30 von 40 Stunden. Der Eigentümer prüft Leitungsaufgaben und Erfahrung und dokumentiert dann, warum $54.000 W-2-Bruttolohn zur Arbeit passen. Angenommen, die Gesellschaft hat nach Betriebskosten, die nicht den Eigentümer betreffen, $100.000, alle Löhne liegen unter der Lohngrenze für Social Security, und keine zusätzliche Medicare-Steuer fällt an.

Die Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitnehmers beträgt $4.131 und wird vom Lohn einbehalten. Die Gesellschaft schuldet weitere $4.131 als Arbeitgeberanteil. Vor Arbeitslosensteuer, Lohnkosten der Bundesstaaten und Liquiditätsreserven bleiben nach Bruttolohn und Arbeitgeberanteil $41.869 übrig. Der Lohn ergab sich aus dem Arbeitsvergleich, nicht aus einem vorgeschriebenen Gewinnanteil.

Anders bei Ihnen?

• Sie haben die Wahl der Besteuerung als S Corporation nicht getroffen oder nicht bestätigt: siehe Sollten Sie die Besteuerung als S Corporation wählen? oder Nachträgliche Wahl der Besteuerung als S Corporation.
• Ein Gesellschafter ist oder wird nach US-Steuerrecht ein nicht ansässiger Ausländer: Eine S Corporation darf keinen nicht ansässigen ausländischen Gesellschafter haben. Die Wahl der Besteuerung als S Corporation endet in der Regel an dem Tag, an dem die Gesellschaft nicht mehr berechtigt ist. Prüfen Sie ihren Steuerstatus, bevor Sie dieses Gehaltsmodell anwenden. Siehe Eine Gesellschaft aus dem Ausland gründen und führen (IRS: S Corporations; IRS: Anleitung zu Form 1120-S).
• Sie brauchen die Steuer- und Anschaffungskostenregeln für Ausschüttungen: siehe Wie S Corporations besteuert werden.
• Sie möchten die Krankenversicherungsprämien des Eigentümers abziehen: siehe Krankenversicherung für Eigentümer.
• Die Gesellschaft hat auch Form 1120-S versäumt: siehe Nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen.
• Mehrere Jahre haben keine Lohnabrechnung oder brauchbare Buchhaltung: Beginnen Sie mit Überfällige Buchhaltung nachholen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Vergütung abzustimmen, bevor Sie Erklärungen korrigieren.
• Ihre LLC hat die Besteuerung als S Corporation nicht gewählt: siehe Sich selbst aus einer LLC bezahlen.
• Sie möchten Ihre Kinder in die Lohnabrechnung aufnehmen: siehe Kinder anstellen.